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DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
E PRIVACIDADE (SGSIP) PPD-003

Título: Aviso Interno de Privacidade Revisão: 00

Data de Emissão: 13/06/2023 Classificação: Interna

Criação do documento.

Data da
Rev. Data Elaborado por Descrição da revisão próxima
aprovação

00 13/06/2023 Thainá Barbosa Criação do documento 13/06/2024

Elaborado por: Analisado por: Aprovado por:

Equipe de GRC –
Gerência de GRC – Governança, Risco Diretoria de Segurança da
Governança, Riscos e Informação e Privacidade
e Compliance
Compliance

FGQ-001
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E PRIVACIDADE (SGSIP) PPD-003

Título: Aviso Interno de Privacidade Revisão: 00

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1 OBJETIVO

O Grupo AlmavivA do Brasil respeita o seu direito à privacidade. Este Aviso

explica como coletamos, utilizamos e compartilhamos os dados pessoais de
nossos colaboradores, informando como poderão ser exercidos os direitos
trazidos pela Lei Federal nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados
“LGPD”, além de outras informações importantes a respeito da forma de
tratamento destes dados pessoais.

2 QUAIS INFORMAÇÕES COLETAMOS?

De maneira geral, os dados descritos a seguir compõem todas as

informações coletadas de nossos colaboradores. Se nós pedirmos qualquer
informação não descrita nesta lista, nós informaremos, de maneira clara, os
motivos para solicitá-las.

• Dados de identificação: nome completo, CPF, RG, PIS, título de eleitor,

CTPS, data de nascimento, dados de dependentes, estado civil;
• Dados de contato: endereço, CEP, cidade, telefone, celular, e-mail;
• Dados de qualificação: nacionalidade, educação e treinamentos,
experiência profissional e acadêmico, histórico de emprego,
habilidades relacionadas à função, certificações, participação em
grupos profissionais, científicos ou acadêmicos;
• Dados financeiros: dados bancários, salário;
• Dados sensíveis: origem racial ou étnica, filiação a sindicato, dado
referente à saúde, dado genético ou biométrico, quando vinculado a
uma pessoa natural; e
• Dados de dispositivos eletrônicos: endereço IP, tipo de dispositivo,
navegador, localização GPS, e outros dados técnicos de sua
navegação online;

Nós fazemos o possível para reduzir a quantidade de dados sensíveis que

tratamos. Contudo, há situações específicas em que o uso de tais
informações será essencial para o cumprimento de obrigações legais e
regulatórias. Caso precisemos tratar dados sensíveis de nossos
colaboradores e não tivermos uma obrigação legal ou regulatória para
tanto, solicitaremos o seu consentimento específico para esta finalidade.

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3 POR QUE PRECISAMOS DAS SUAS INFORMAÇÕES?

A seguir você poderá ver os principais motivos pelos quais precisamos de

seus dados pessoais:

A) Permitir a plena execução do contrato de trabalho firmado com o

colaborador

O Grupo AlmavivA do Brasil tratará os dados pessoais dos seus

colaboradores, inclusive dados bancários e/ou financeiros, tais como
números de cadastro, números de agência e conta bancária, dentre outros,
com a finalidade de viabilizar a execução do trabalho, realizar o pagamento
da remuneração e amparar o colaborador em toda e qualquer situação que
demande o tratamento de seus dados pessoais.

B) Permitir a plena execução de Contratos Acessórios Relacionados

ao Contrato de Trabalho Firmado com o Colaborador

O Grupo AlmavivA do Brasil tratará dados pessoais dos colaboradores,

incluindo números de cadastro, dados e informações de familiares e
dependentes, dentre outros, para permitir o gozo de benefícios como planos
de saúde, passagens aéreas, assistência odontológica, vale refeição, vale
alimentação, e demais benefícios fornecidos pela AlmavivA possivelmente
oferecidos enquanto vigente o contrato de trabalho celebrado.

C) Zelar pela Saúde dos Colaboradores

O Grupo AlmavivA do Brasil poderá tratar dados pessoais dos

colaboradores, incluindo dados sensíveis relacionados à saúde, tais como
histórico e prontuário médico, visando proteger a saúde pessoal, incluindo,
através de serviços de saúde junto a planos médico-hospitalares,
campanhas de vacinação e incentivo à saúde, atendimento médico em caso
de acidente ou doença ocupacional e qualquer outro procedimento
vinculado à saúde.

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D) Zelar pela Segurança e Incolumidade Física dos Colaboradores e

Evitar Fraudes

O Grupo AlmavivA do Brasil poderá tratar dados pessoais dos

colaboradores, incluindo dados pessoais sensíveis, inclusive biometria, para
zelar pela segurança dos Colaboradores e terceiros, incluindo para o
controle de acesso às suas dependências, bem como para evitar fraudes de
identidade.

E) Cumprir Obrigações Legais e Regulatórias

O Grupo AlmavivA do Brasil tratará dados pessoais de seus colaboradores

tais como qualificação completa, documentos pessoais, dados bancários e
previdenciários, para cumprir com obrigações dispostas por lei, por
regulações de órgãos governamentais, por autoridades fiscais, pelo Poder
Judiciário e/ou por qualquer outra autoridade competente. Este tratamento
poderá incluir também dados sensíveis, como afiliação sindical, dados
relacionados à origem racial ou étnica, dados biométricos, e exames
admissionais.

F) Exercer Direitos da AlmavivA

O Grupo AlmavivA do Brasil tratará dados pessoais dos colaboradores,

inclusive após o término da relação contratual, para exercer os seus direitos
garantidos por lei, inclusive para utilização como prova de pagamento de
tributos, ou prova em processos judiciais e administrativos.

G) Viabilizar Finalidades Necessárias para a Operação da AlmavivA

O Grupo AlmavivA do Brasil poderá tratar e compartilhar dados pessoais de

seus colaboradores para finalidades legítimas envolvendo a continuidade
de suas atividades, tais como a análise e condução de relatórios internos,
levantamento e análise de estatísticas, avaliação de rendimento,
endomarketing, organização interna de processos e procedimentos, bem

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como negociações e operações societárias. Nestes casos, o tratamento

somente ocorrerá se estritamente necessário para o alcance dessas
finalidades.

H) Realizar Decisões Automatizadas

Em alguns casos, tratamos informações pessoais de maneira automatizada.

Por exemplo, quando da execução de atividades de análise de
desempenho, acompanhamento de resultados de pesquisas e relatórios.
Implementamos medidas para garantir que seus direitos não sejam
ameaçados durante esse processamento, e garantimos que você possa
pedir revisão humana de qualquer decisão automatizada da qual você
discorde. Você pode exercer esse direito pelos meios de contato indicados
ao final deste documento.

Normalmente, nós utilizamos as suas informações apenas para as

finalidades descritas neste Aviso, ou para os propósitos explicados para
você quando coletarmos esses dados. Contudo, nós poderemos usar seus
dados para outras finalidades que sejam compatíveis com aquela
apresentada no momento da coleta dos dados, incluindo criação de
histórico, e propósitos estatísticos, sempre e quando nos for permitido tratar
estes dados observando a LGPD e outras regras aplicáveis. Quando a
coleta de dados não for obrigatória para determinadas finalidades, você
será claramente informado a respeito disso.

4 COMO COLETAMOS ESTAS INFORMAÇÕES?

Coletamos suas informações por meio de uma das seguintes formas:

A) Informações Coletadas Diretamente do Colaborador

Nós pedimos algumas informações diretamente para você em diferentes

momentos durante o seu relacionamento conosco. Essas informações
podem ter diversas finalidades, todas informadas neste Aviso, ou
informadas no momento em que solicitarmos algum dado pessoal do
colaborador.

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B) Informações que Coletamos Automaticamente

Em alguns casos, podemos coletar dados automaticamente dos dispositivos

que fornecemos a você ou que sejam conectados à nossa rede. Perante a
LGPD, o seu padrão de uso desses dispositivos pode ser considerado um
dado pessoal. Particularmente, coletamos automaticamente dados como:
endereço IP, tipo de dispositivo, navegador, localização GPS, e outros
dados técnicos de sua navegação online. Nos casos em que você acesse
alguma de nossas plataformas online, é possível que coletemos também
dados de sua interação com essas páginas.

Coletar estas informações nos garante entender melhor o uso de nossas

plataformas online por nossos colaboradores, bem como garantir o devido
monitoramento das atividades nos dispositivos do Grupo AlmavivA do Brasil
e em sua rede. Alguns destes dados podem ser coletados por meio de
cookies ou tecnologia similar, explicadas em maiores detalhes no Aviso de
Privacidade do nosso site.

C) Informações que Obtemos de Terceiros

Em casos específicos, o Grupo AlmavivA do Brasil poderá obter

informações de seus colaboradores por meio de terceiros. Por exemplo,
podemos solicitar informações suas a empresas terceiras, firmas de
recrutamento, antigos ou atuais empregados, para confirmar dados que
você nos forneceu, como seu histórico de trabalho.

Dentro dos limites legais, o Grupo AlmavivA do Brasil poderá, ainda, fazer
background checks para posições específicas dentro da empresa, ocasião
na qual o processo poderá envolver a consulta de antecedentes criminais.

D) Informações Públicas

Há também a possibilidade de coletarmos informações disponibilizadas

publicamente, incluindo, mas não se limitando a mídias voltadas para
networking (Ex. LinkedIn). Em todos os casos que usarmos informações

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públicas, observaremos sempre o motivo pelo qual essa informação foi

divulgada. Assim, dados de mídias sociais de cunho particular (Ex.
Facebook, Instagram) não serão consultadas, ao não ser em casos de
prevenção ou combate à fraude ou falsidade ideológica.

5 POR QUANTO TEMPO MANTEMOS SUAS INFORMAÇÕES?

O Grupo AlmavivA do Brasil apenas mantém informações para as quais

possuem uma base legal para realizar seu tratamento. Via de regra, isso
significa que a Almaviva armazenará as informações pessoais de seus
colaboradores até o término da relação de trabalho estabelecida. Contudo,
certas informações poderão ser mantidas mesmo após seu desligamento,
para cumprir prazos de guarda estabelecidos nas legislações aplicáveis, ou
para resguardar direitos do Grupo AlmavivA do Brasil.

Quando possível, o Grupo AlmavivA do Brasil utilizará meios técnicos para

impedir a associação direta ou indireta entre as informações pessoais que
guardamos e seus respectivos titulares. Se isto não for possível (por
exemplo, se seus dados estiverem em nosso backup) o Grupo AlmavivA do
Brasil se assegurará de manter seus dados pessoais guardados de maneira
segura, e isolados de qualquer outra atividade de tratamento além do
simples armazenamento até que esses dados possam ser descartados.

6 COMO É FEITO O COMPARTILHAMENTO DOS SEUS DADOS?

O Grupo AlmavivA do Brasil poderá compartilhar os dados pessoais de

seus colaboradores com terceiros. Por exemplo, os dados pessoais dos
colaboradores podem ser compartilhados com administradores de
benefícios, planos de saúde, instituições financeiras, empresas afiliadas,
subsidiárias, parceiros, fornecedores de serviço e/ou infraestrutura, dentre
outros.

Em alguns momentos, parcerias com outras empresas podem ser firmadas

para garantir o bem estar físico e mental dos colaboradores (atividades
físicas, terapias e tratamentos em geral) ou para proporcionar vantagens ou
descontos em serviços diversos (universidades, cursos, comércio, entre
outros).

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É possível que compartilhemos seus dados com autoridades competentes,

inclusive regulatórias, organismos governamentais, com o poder judiciário,
ou com outros terceiros se entendermos que esse compartilhamento é
necessário (i) por força de uma obrigação legal ou regulatória, (i) para
exercer, estabelecer, ou defender nossos direitos, ou (iii) para proteger
interesses vitais seus ou de terceiros. Ainda, compartilhamentos podem
acontecer em caso de operações societárias, como parte das negociações,
proposta, ou qualquer andamento de uma compra, fusão, ou aquisição de
parte ou da totalidade do Grupo AlmavivA do Brasil.

Nestas situações, isso acontecerá para cumprir alguma finalidade

específica, compartilhando somente os dados estritamente necessários, e
sempre observando os motivos iniciais da coleta dessas informações. Nós
nos utilizamos de instrumentos contratuais e procedimentos técnicos para
assegurar que quaisquer dos destinatários de dados pessoais dos
colaboradores do Grupo AlmavivA do Brasil estejam em conformidade com
as regras aplicáveis em matéria de proteção de dados, incluindo a LGPD.

Devido à natureza da atividade do Grupo AlmavivA do Brasil, pode ocorrer

o compartilhamento de dados com empresas Contratantes com as
seguintes finalidades:

a) Comprovação junto à Contratante do cumprimento por parte do Grupo

AlmavivA do Brasil das obrigações trabalhistas para com seus
colaboradores, conforme exigência contratual;
b) Criação e gestão de credenciais de acesso aos sistemas da Contratante
para os colaboradores do Grupo AlmavivA do Brasil. Estas credenciais
são necessárias para que os colaboradores possam exercer suas
atividades de trabalho.

7 COMO MANTER OS SEUS DADOS ATUALIZADOS?

O Grupo AlmavivA do Brasil faz o possível para garantir que os seus dados
pessoais estejam corretos e sempre atualizados para atender às finalidades
contidas neste Aviso de Privacidade. Para isso, solicitamos que nossos

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colaboradores atualizem os seus dados pessoais sempre que houver

alguma alteração de suas informações, ou comunicar a AlmavivA para que
faça as mudanças necessárias.

Para informar e requerer a atualização de seus dados pessoais, você

deverá entrar em contato, através do “Fale com o RH”, no Portal do
Colaborador (https://portaldocolaborador.almavivadobrasil.com.br).

Para garantirmos estar sempre protegendo a privacidade de nossos

colaboradores e seus dados pessoais, é importante que você conheça e
respeite nossas políticas e procedimentos. Você pode conhecê-los no
Portal de Qualidade.

8 COMO EXERCER OS SEUS DIREITOS?

Você, colaborador do Grupo AlmavivA do Brasil, tem alguns direitos

garantidos pela LGPD, conforme exemplos a seguir:

a) Acessar e/ou obter cópia de seus próprios dados pessoais;

b) Saber com quem compartilhamos os seus dados pessoais;
c) Corrigir, atualizar e/ou completar os seus dados;
d) Retirar seu consentimento quanto ao uso de determinado dado pessoal;
e) Exercer qualquer outro direito conferido por lei.

Para acessar, obter cópia, bem como exercer quaisquer outros direitos
trazidos pela LGPD, você deve enviar um e-mail para o Encarregado de
Proteção de Dados por meio do endereço de e-mail
dpobr@almavivadobrasil.com.br ou realizar uma solicitação através do
Portal da Privacidade, locaizado no Portal do Colaborador.

9 COMO A ALMAVIVA PROTEGE OS SEUS DADOS?

O Grupo AlmavivA do Brasil adota políticas e medidas internas adequadas

a manter os dados pessoais seguros e protegidos de acessos não
autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda,
alteração, comunicação ou qualquer outra forma de tratamento inadequado
ou ilícito, sempre à luz das regras aplicáveis de proteção de dados e

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segurança da informação. São exemplos destas medidas:

a) Controle estrito do tratamento de dados pessoais, incluindo limitação de

acesso, e acesso protegido por senha;
b) Mecanismos de autenticação de acesso, incluindo sistemas de dupla
autenticação (quando necessário) que asseguram a individualização dos
registros;
c) Registro dos acessos e atividades de processamento realizada com os
dados; e
d) Soluções de gestão dos registros por meio de técnicas que garantam a
inviolabilidade dos dados, incluindo encriptação ou medidas de proteção
equivalentes, sem prejuízo da adoção de outros padrões técnicos
posteriormente estipulados pelas autoridades competentes.

10 ATUALIZAÇÕES DESTE AVISO DE PRIVACIDADE

Este Aviso Interno de Privacidade faz parte de um conjunto de políticas

aplicáveis à sua relação de trabalho com o Grupo Almaviva do Brasil. O
documento poderá ser alterado a qualquer momento. As adaptações deste
Aviso serão sempre para garantir a máxima transparência com nossos
colaboradores, e em resposta a mudanças legais, a mudanças técnicas, ou
ao desenvolvimento do Grupo AlmavivA do Brasil.

11 CONTATO

Caso tenha qualquer dúvida, sugestão ou solicitação que envolva este

documento, entre em contato com o Encarregado de Proteção de Dados,
por meio do endereço de e-mail dpobr@almavivadobrasil.com.br. Nosso
Encarregado de Proteção de Dados poderá responder e auxiliar no
entendimento deste documento.

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