Gestão de Documentos

Arquivísticos da Unicamp

Neire do Rossio Martins

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 O Sistema de Arquivos da
Universidade Estadual de
Campinas (SIARQ)

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 Cronologia
1983/84 – Instalação e Estruturação Divisão de
Documentação
1986 – Criação do Arquivo Central e do Sistema de
Arquivos (SIARQ)
 Recolhimento de Documentos

1987/88 – Criação da Comissão Executiva “Projeto

SIARQ”, da CCAD e das CSArq
1989 – Criação do SIARQ (Del. CONSU A-39/89)
1991 – I Seminário Nacional de Arquivos Universitários
1995 – Reformulação do SIARQ (Del. CONSU A-8/95)

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 Missão do SIARQ

“Coordenar e desenvolver a política e a gestão

arquivística de documentos da Unicamp, visando
agilizar o acesso a informação, contribuindo para
a eficiência administrativa e acadêmica e
preservar a memória institucional, para servir
como referência, informação, prova ou fonte de
pesquisa.”
(Planejamento Estratégico do Arquivo Central – SIARQ / fev. 2004)

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Documento Arquivístico

“É a informação registrada,
independente da forma ou do suporte,
produzida ou recebida no decorrer das
atividades de uma instituição ou
pessoa, dotada de organicidade, que
possui elementos constitutivos
suficientes para servir de prova dessas
atividades.”
(www.arquivonacional.gov.br/conarq)
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 Gestão de Documentos

“Art. 3º - Considera-se gestão de

documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.”
(Lei Federal n.º 8159/91)
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 Estrutura do SIARQ
¾ Arquivo Central – Órgão Coordenador

9 Arquivos Permanente
9 Arquivo Intermediário

¾ Conselho Consultivo

¾ Comissão Central de Avaliação de Documentos

¾ Rede de Arquivos e Protocolos

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 Reitor CAD
CONSU
CEPE

ESPUNICAMP Mapa geral do Sistema de Gestão

de documentos e Arquivos da
Abrangência
PG CPP I e II

CPDI ASCOM
UNICAMP (processos)
Complexo HC
Hospitalar Gastrocentro

Ouvidoria CAISM
GR
Hemocentro
Ensino e Pesquisa Centros e Núcleos
INOVACAMP

SG EDITORA IE CBMEG

AEPLAN IA CCS
CORI
IFCH CDMC
BC
CGU IEL CEB
COCEN
IB CEMIB
CAI

CT IQ CEPAGRI

SIARQ IFGW CEPETRO

PRP FAEP
IMECC CESOP
CADI
IG CLE
CENAPAD
IC CMU
PIBIC
FEA CPQBA
PRG CCG
FEAGRI LUME
CONVEST
FOP NEE
Mor. Estud.
FEC NEPA
DAC
FEQ NEPAM
SAE

FEM NEPO
CEMT

FCM NEPP
SAPPE

FEE NIB
PRPG CCPG

CONEX FE NICS
PREAC
Extecamp FEF NIED
CDC
COTUCA NIPE
CCO
CESET NUDECRI
Casa do
Lago
COTIL PAGU
AUDINT
CORH
CEL NIDIC
DGA CAS
PRODECAD
CEMEQ
CECI/Creche S.
DGRH Pré-esc./1º grau

CSS (CECOM) AC/SIARQ - Gerência do sistema de Protocolo/DGA - Gerência do Sistema

PRDU
gestão de processos e arquivos protocolo em relação ao credenciamento
Prefeitura Telefonia das unidades e órgãos das unidades e órgãos
Unitransp Total (permite a abertura,
ESTEC Vigilância Acervo no Arquivo Central trâmite e arquivamento de
processos)
Restaurantes
CCUEC Jd. Botânico Acervo parcial nas Parcial (trâmite e consulta)
unidades e órgãos
P. Ecológico
AFPU

CEES Acervos completos nas

06/05/2004 CGI
unidades
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O Arquivo Central gerencia o acervo de documentos de toda a
PFL Unicamp: semi-ativos de longa guarda (recursos humanos
CGU/SIARQ inativos, e 1963/1994) e documentos permanentes.
Arquivo Central CDI Obs: Todos os registros, empréstimos e demais controles
21/01/2004 arquivísticos são feitos por meio eletrônico: Sistema Protocolo
 Instrumentos de Gestão
1. Tabelas de Temporalidade de
Documentos – publicadas
Documentos das Gestões:
z Administrativa
z Acadêmica
z Pesquisa
z Extensão e Assistência
2. Plano de Classificação de
Atividades e Documentos da
Unicamp (fase de revisão)
06/05/2004
- Institutos e Faculdades
- Diretoria Acadêmica
- Diretoria Geral de
Administração
- Gabinete do Reitor
- Procuradoria Geral
- Centro de Atenção Integral à
Saúde da Mulher
9
 Sistemas Automatizados de
Gestão de Documentos
Arquivísticos

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Sistemas Informatizados de Gestão
de Documentos Arquivísticos

1. Protocolo (CCUEC/DGA/SIARQ)
em atualização SIA/Unicamp
2. SUARQH (CCUEC/CEDOC/SIARQ)
em atualização SIARQ/AEL
3. SIARQ/Pesquisa (SIARQ)
4. Sistema Tabelas de Temporalidade de
Documentos (SIARQ)

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06/05/2004 12
 Formas de Incorporação de
Documentos Permanentes ao SIARQ

Recolhimentos Sistemáticos e Informais

9 Unidades e Órgãos – Ativos

Doação
9 Docentes
9 Pesquisadores
9 Alunos
9 Funcionários
9 Outros Interessados
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Memória Científica e Tecnológica

Acervo de Documentos Permanentes

Arquivo Central/SIARQ:

9 200 Fundos documentais (1963/2004)

9 5 fundos privados (docentes)
9 Coleções particulares de alunos
9 Depoimentos de docentes e funcionários

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 MEMÓRIA
Acervo Permanente da Unicamp
Pesquisa: Tipos Documentais:
9 Pró-Reitoria de 9 Patentes
Pesquisa
9 Secretaria Geral 9 Dossiês de Docentes
9 Comissão Central de 9 Projetos de Pesquisa
Graduação 9 Relatórios de Projetos
9 Comissão Central de
Pós-Graduação 9 Pareceres de Projetos
9 Unidades 9 Correspondências
Acadêmicas e de 9 Projetos de Iniciação
Pesquisa
Científica
9 Fundos Privados

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 MEMÓRIA
Acervo Permanente da Unicamp
Ensino:
9 Pró-Reitoria de Graduação
9 Pró-Reitoria de Pós-
Graduação
9 Unidades Acadêmicas e
de Pesquisa
9 Diretoria Acadêmica
9 Serviço de Apoio ao
Estudante
9 Fundos Privados
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Tipos Documentais:
9 Dossiês de Alunos
9 Catálogos de Cursos
9 Programas de Cursos
9 Histórico Escolar
9 Relatórios Científicos
9 Projetos de Pesquisa da
Pós-Graduação
16
 MEMÓRIA
Acervo Permanente da Unicamp

Extensão: Tipos Documentais:

9 Pró-Reitoria de 9 Projetos de Ação
Extensão Cultural
9 Rádio e TV Unicamp 9 Processos
9 Coordenadoria de Convênios
Desenvolvimento
9 Relatórios de
Cultural
Convênios

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 MEMÓRIA
Científica e Tecnológica
Problemas com a Gestão e a Preservação

1. O AC/SIARQ não recolhe e não preserva a

totalidade de tipos de documentos
permanentes produzidos pelas atividades
de pesquisa e de pós graduação.

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 MEMÓRIA
Científica e Tecnológica
Problemas com a Gestão e a Preservação

2. Falta de cultura da preservação de documentos

científicos e tecnológicos.

3. Falta de integração dos sistemas de informação

referenciais da produção científica e tecnológica,
em funcionamento (SIPEX, RH, Acadêmico,
Biblioteca Digital, Protocolo/Arquivo etc.)

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 MEMÓRIA
Científica e Tecnológica
Problemas com a Gestão e a Preservação

4. Falta de programas específicos constantes,

para identificação, recolhimento,
armazenamento, tratamento e disposição à
pesquisa de arquivos de cientistas e
pesquisadores da Unicamp, já acumulados.

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 Propostas

¾ Implementar a Gestão Arquivística de

Documentos Científicos e Tecnológicos

9 Buscar experiências

9 Criação do Grupo Multidisciplinar

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 Grupo de Trabalho “Gestão e
Preservação de Documentos Científicos
e Tecnológicos"
Âmbito:

9 Reitoria
9 Conselho Consultivo do SIARQ
9 Comissão Central de Avaliação de Documentos

Órgãos Envolvidos:

9 Pró-Reitoria de Pesquisa
9 Pró-Reitoria de Pós-Graduação
9 Biblioteca Central

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 Objetivos do Grupo

9 Diagnosticar a situação arquivística dos

documentos científicos e Tecnológicos
produzidos pela universidade;

9 Identificar os projetos e iniciativas

desenvolvidas para o registro e o acesso aos
documentos;

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 Objetivos do Grupo

9 Elaborar um Plano de Diretrizes de Gestão e

Preservação de documentos científicos e
tecnológicos da Unicamp;

9 Elaborar projetos para implementação dos

objetivos estabelecidos no Plano de
Diretrizes.

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 SIARQ

http://www.unicamp.br/siarq
siarq@unicamp.br

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