Principais passos para o planejamento de um site

Gesto de projetos web: o roteiro das etapas necessrias para a construo de um portal: a concepo, o planejamento, preparo, o lanamento, o ciclo de atualizao e a manuteno evolutiva.
Um desafio para quem faz a gesto de projetos de web visualizar desde o incio o que a demanda representa em sua totalidade. Por isso, interessante ter em mente, de forma clara, todas as etapas desde a concepo da ideia, o planejamento, passando pelo lanamento, o ciclo de atualizao e a manuteno evolutiva. Esse artigo pretende detalhar as atividades essenciais para pensar em uma ao interativa de alta complexidade, como a construo de um site ou de um portal, servindo como uma referncia para quem precisa participar de tarefas dessa natureza e ainda no tem a experincia necessria. Obviamente, em comunicao no existe receita de bolo. Portanto, importante sempre pesquisar mais sobre o assunto para alcanar melhores resultados.

Diagnstico
A primeira etapa para comear a se pensar em um site o diagnstico. Nesta fase, so levantadas todas as variveis que podem influenciar na conduo do projeto. nela que tambm devemos ter um entendimento real dos objetivos de comunicao e suas metas, e fazer anlise de pesquisas e estudos que permitam embasar a tomada de decises. Entendimento da demanda. O projeto comea com a reunio de kick off, onde apresentada uma proposta de cronograma de atividades a serem cumpridas em determinado espao de tempo, bem como a definio dos integrantes do grupo de trabalho e seus respectivos papis. fundamental nomear um gestor do projeto, um sponsor ou patrocinador, e definir os respectivos papis dos responsveis pela comunicao, marketing e tecnologia. neste incio tambm que devem ser envolvidos os representantes das reas que fornecero contedo, geralmente os gestores de unidades estratgicas da instituio/cliente, que tero o papel de apoiar a iniciativa, garantindo o seu sucesso. A partir dessa reunio, importante que o gestor e a empresa contratada para o planejamento do site agendem e acompanhem uma srie de encontros com

os responsveis das reas envolvidas, para aprofundar o entendimento do negcio e das necessidades de comunicao especficas do projeto. Nesse processo ser levantado o tom do discurso e tambm as informaes disponveis, que serviro como insumos para a construo do contedo e para a arquitetura da informao. Como exemplo, em um portal de uma universidade, importante que sejam feitas uma srie de entrevistas em profundidade com todas as reas gestoras da instituio, para entendimento da atuao e levantamento de contedo e produtos e servios que podero ser oferecidos ao pblico em geral. Entendimento da necessidade do pblico. Depois de compreender o que o patrocinador do projeto almeja, vital tambm ouvir o que pensa o pblico, para encontrar um meio termo que garanta o sucesso da iniciativa. Qualquer insumo que afira a opinio externa pode ter utilidade na fase de levantamento. Dados interessantes para esta etapa so pesquisas de opinio e de hbitos/necessidades feitas com os mesmos pblicos do site, relatrios de mensagens do servio de atendimento ao cliente ou do fale conosco do site. No caso de reformulao de um site existente, vale a pena investir em algum tipo de pesquisa de opinio com seus usurios para verificar oportunidades de melhoria. Neste caso, ao contratar uma nova pesquisa ou um teste de usabilidade, que o ideal, importante que seja escolhido um fornecedor especializado, que saber como captar hbitos da audincia no que diz respeito ao uso da internet e mdias digitais e necessidades, com metodologias especficas. Anlise de mtricas. Na internet, mtrica um termo que designa as estatsticas de visitao, como nmero de pginas vistas, visitantes, entre outros. No caso de reformulao de sites ou portais j existentes, fundamental que seja feita uma anlise das mtricas atuais do veculo. Assim temos um retrato fiel das reas mais atraentes e daquelas que merecem ateno especial. Avaliao da navegabilidade do site atual. Nesta etapa, a equipe de planejamento, arquitetura e criao que estar envolvida no projeto avalia o site atual para verificar oportunidades de melhoria e gargalos a serem resolvidos. Esse estudo normalmente feito com o apoio da anlise de mtricas. Benchmarking. fundamental tambm que faa parte da etapa de levantamento uma avaliao de projetos bem sucedidos. Muitas vezes a anlise das melhores prticas da concorrncia pode ser feita no apenas em projetos similares, mas tambm em aes que contenham

solues criativas para problemas semelhantes, mesmo que em campos totalmente diferentes. Relatrios. O final da etapa de diagnstico pode ser um relatrio com a anlise do ambiente externo e interno, que pode ser validado pelos gestores e sponsor para embasar e dar credibilidade e nortear o projeto.

Estratgia
De posse de todos os insumos colhidos na etapa de diagnstico, a equipe de planejamento inicia o desenvolvimento da estratgia de posicionamento do projeto nos meios digitais, que pode incluir tambm como funcionar a estratgia de links patrocinados. Faz parte desse processo a matriz de SWOT, que prev as foras, fraquezas, oportunidades e ameaas relativas ao site. A etapa inclui tambm a estratgia de comunicao a ser utilizada com cada pblico-alvo e seus desdobramentos para uma presena eficiente na web. Nesta fase, muito importante que seja feita uma matriz cruzando os servios, produtos, informaes e seus pblicos, com hierarquia em prioridades baixa, mdia e alta. Esse insumo ser fundamental no momento de desenho da arquitetura do site e deve ser validado pelo grupo de trabalho para evitar decepes futuras e frustraes da equipe. A metodologia de trabalho e a organizao das informaes so diretamente responsveis pelo sucesso ou fracasso do projeto. Exemplo de matriz cruzando pblicos e servios

Especificao e prottipo
Com base nas necessidades e nos produtos e servios priorizados, possvel iniciar o desenho do mapa do site e do wireframe com a macro e micro arquitetura, ou o prottipo propriamente dito do novo projeto, com todas as telas e regras de navegao. Esses rascunhos digitais funcionam quase como a planta baixa de uma casa para os leigos e servem para dar uma idia das funcionalidades do site e da prioridade que ganhar cada servio*. Planejamento. nesta fase que ser detalhado o plano macro de implementao e sero especificadas as funcionalidades e ferramentas

necessrias para funcionamento do projeto. fundamental que nesta fase sejam consideradas questes importantes como acessibilidade, navegabilidade e a facilidade para indexao em buscadores. Somente nesse momento, quando forem definidos os requisitos e preparada a documentao do projeto, recomendado que seja escolhida a ferramenta de gesto de contedo, o Content Management System (CMS) a ser utilizado. Contedo. interessante que tambm seja definida a matriz de contedo, com aquilo que dever ser produzido inicialmente e o que precisar ser atualizado periodicamente, bem como a equipe necessria para manter o canal em funcionamento. Agora poder ser definida tambm a equipe que permanecer fazendo a gesto e a alimentao do site, bem como o plano de mtricas, isto , as pginas nas quais a visitao ser monitorada e as metas de acesso s mesmas. E mais, ser possvel, tambm, obter-se uma estimativa mais clara do investimento para implantao do projeto, dos requisitos de sistema e ferramentas adequadas para a sua manuteno e sucesso.

Implantao
Depois da validao da estratgia e tendo em mos a planta do projeto que pretendemos construir, a rea de comunicao faz a contratao do leiaute, a identidade visual e replicao da mesma para as telas desenhadas no wireframe. interessante que essa contratao tenha como produto final o HTML do site j montado, para evitar erros na fase de codificao, e que inclua tambm as animaes eventuais em flash que faro parte do site. Html e produo. Com o HTML em mos, fica mais fcil para a rea de tecnologia codificar a pgina eletrnica, utilizando, se for o caso, o gerenciador de contedo previamente escolhido. Ao mesmo tempo, a rea de comunicao inicia a produo do contedo: textos, imagens e contedo multimdia para compor a carga inicial de informao do site. Carga de contedo. Depois do site codificado, recomendvel que os conteudistas e a rea de tecnologia faam a homologao de todas as sees, isso , testem a publicao do material para verificar problemas antes de ir para o ar. Depois das eventuais falhas solucionadas, feita ento a alimentao do contedo produzido, o que deixa o projeto pronto para a publicao, que pode levar alguns dias.

Lanamento, avaliao e manuteno evolutiva

Com o site pronto, a equipe de comunicao prepara tambm o lanamento do projeto, que pode prever uma campanha em vrias mdias e para diversos pblicos. Com o site no no ar e em pleno funcionamento, inicia-se o processo de manuteno do contedo, e tambm de avaliao de mtricas e de erros e acertos para o planejamento da manuteno evolutiva. Em aproximadamente seis meses, o site j ter uma certa maturidade e recomendvel que passe por novo teste de usabilidade para avaliao de melhorias. Este passo-a-passo pode variar de acordo com cada situao, como porte do cliente, verba disponvel, tempo para realizao, entre outros. Mas a linhabase e o raciocnio empregados sero teis para guiar iniciantes e profissionais a sistematizarem a produo de um site do comeo ao fim. Lembre-se, planejamento a chave para uma ao bem sucedida. A comunicao interativa no foge esta regra. [Webinsider] * Para melhor entendimento, confira os links: Wireframe, documento cada vez mais importante Wireframe da verso antiga do Webinsider (imagem)