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iniciativas comunitárias.
Introdução
Sumário
Notas ao formador
Capítulo 1: Apresentação
Sumário
Uma correcta política de compras é fundamental a qualquer empresa
que pretenda maximizar os seus lucros. No entanto, não é possível
traçar um bom plano de compras sem uma eficaz gestão de stocks. Com
efeito, a empresa deve ser capaz de satisfazer atempadamente as
necessidades dos seus clientes, sem correr o risco de se afundar em
“monos”.
• Itinerário Temático
• Desenvolvimento Temático
• Fichas de trabalho
• Transparências
• Bibliografia
2
Capítulo 1: Apresentação
3
Capítulo 1: Apresentação
Notas ao formador
Este módulo foi concebido tendo em atenção os seguintes objectivos e
condições:
Objectivos gerais
• Apetrechar os formadores de recursos pedagógicos adequados e
motivadores, na área de Compras e Gestão de Stocks.
Enquadramento do módulo
Qualquer formação de futuros empreendedores aborda os aspectos
fundamentais relacionados com a gestão da empresa, como é o caso
das compras e da gestão dos stocks.
O presente módulo insere-se neste âmbito, uma vez que comprar bem
e gerir correctamente os stocks é fundamental para o sucesso da
iniciativa empresarial.
4
Capítulo 1: Apresentação
Zonas geográficas
Recursos
O formador dispõe de recursos tradicionais e de recursos informáticos,
de forma a tirar o melhor partido do que dispõe em função das
condições da sala de formação:
• Recursos tradicionais:
5
Capítulo 1: Apresentação
• Recursos informáticos:
Funcionamento do módulo
O módulo é composto por:
Itinerário Temático:
Fichas de Trabalho:
Transparências:
6
Capítulo 1: Apresentação
Bibliografia:
Simbologia
Desenvolvimento Temático
Transparências
Discussão Turma
Trabalho Equipa
7
Capítulo 2: Compras
As compras
Introdução
Introdução
As empresas têm de realizar um conjunto de acções a fim de se
abastecerem dos bens e serviços indispensáveis ao seu funcionamento.
As compras são uma das áreas de actividade da empresa e têm por fim
a procura nos mercados interno e externo das possibilidades de compra
de bens e serviços que satisfaçam as necessidades nas melhores
condições e ao menor custo.
• a quem comprar
Transparência 1
• em que condições comprar
• o momento a comprar
• o preço
Nota:
9
Capítulo 2: Compras
O comprador
Quando falamos de compras é necessário ter em conta o comprador, a
pessoa que se propõe comprar um determinado bem ou serviço.
Figura 2: O comprador
10
Capítulo 2: Compras
Matérias-primas:
Exemplos:
Fábrica de confecções: compra TECIDOS para
fabricar calças
Fábrica de esferográficas: compra PLÁSTICO
para produzir esferográficas
Mercadorias:
Exemplos:
Hipermercado: compra CALÇAS e
ESFEROGRÁFICAS para as vender
Consumíveis:
Exemplos:
Compra de esferográficas para uso no
escritório
11
Capítulo 2: Compras
Ficha de Trabalho 1
12
Capítulo 2: Compras
• Grossistas
• As centrais de compras
Grossista
13
Capítulo 2: Compras
As centrais de compras
• e ainda ao Estado.
Transparência 3
Ficha de Trabalho 2
14
Capítulo 2: Compras
Assim
A empresa comercial
A empresa industrial
Matérias-subsidiárias:
Bens que contribuem para o produto final, mas que não sofrem
qualquer transformação.
Exemplos:
Cola, nas marcenarias
Linhas, nas confecções
Transparência 4
15
Capítulo 2: Compras
1 Comprar o quê?
2 Porquê comprar?
3 Quando?
Este é um dos pontos mais delicados, exige uma verdadeira ciência das
compras. A solução é saber calcular o ponto de aprovisionamento, para
poder satisfazer sempre a procura, mas não ficar com artigos parados
muito tempo.
Ponto de Aprovisionamento:
4 Quanto?
Depende de tipo:
16
Capítulo 2: Compras
5 A quem?
6 Onde?
• prazos de entrega
7 Como?
Transparência 5
• escolha de fornecedores;
• preço;
• prazos de entrega;
17
Capítulo 2: Compras
Transparência 6
Ficha de Trabalho 3
18
Capítulo 2: Compras
• vendedores
• chefes de empresa
• agentes comerciais
• técnicos, funcionários
• transportadoras
• ...
Relações Externas
Constituem um dos aspectos mais importantes do serviço de compras.
Relações Internas
São as que se estabelecem dentro da própria empresa e que, quando
bem organizadas, permitem um bom planeamento das compras.
19
Capítulo 2: Compras
• Serviço de vendas
• Serviço de armazém
• Serviço de compras
• Serviço de contabilidade
20
Capítulo 2: Compras
Máquinas e
Equipamentos
C
O
Utensílios
M
P
R Material de
Expediente
A
S
Mercadorias
Transparência 8
21
Capítulo 2: Compras
8 Procura do fornecedor:
9 Escolha do fornecedor
10 Efectivação do pedido
Transparência 9
Fases da compra
22
Capítulo 2: Compras
• pontual
Exemplos:
• compra de um equipamento
• periódico
Exemplos:
Transparência 10
23
Capítulo 2: Compras
Procura do fornecedor
• entrevistas a vendedores
Transparência 11
24
Capítulo 2: Compras
Escolha do fornecedor
Realização do pedido
Figura 7: A Encomenda
Triplicado
Serviço de controlo
Duplicado
Fornecedor Transparência 12 a 14
25
Capítulo 2: Compras
3 Armazenar a mercadoria
Transparência 15
• Documento base
• Documento de apoio
• Documento de movimentação
26
Capítulo 2: Compras
Documentos Documentos
Base de Apoio
Mapa de Registo de
1ª Fase Lista de Produtos
Necessidades
Lista de Fornecedores
Propostas Contactos anteriores
2ª Fase
Orçamentos Ficheiros de Fornecedores
Tabelas de Preços
Proposta do Fornecedor
4ª Fase Nota de Encomenda
escolhido
Cópias da Nota de
5ª Fase Nota de Encomenda
Encomenda
Transparência 16
Tabela 1: Fases/Documentos
27
Capítulo 2: Compras
Liquidação:
Pagamento:
28
Capítulo 3: Gestão de Stocks
A Gestão de Stocks
Os stocks
Colaboração da informática
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Os Stocks
Não é possível traçar um bom plano de compras
sem uma eficaz gestão de stocks. Com efeito, a
empresa deve ser capaz de satisfazer
atempadamente as necessidades dos clientes, sem
correr o risco de se afundar em "monos".
Conceito de Stock
Stocks são todos os artigos que se encontram em armazém para serem
utilizados numa fase posterior.
Mas por outro lado, não podem ser em excesso, pois produtos em
armazém:
• custam dinheiro
30
Capítulo 3: Gestão de Stocks
• aproveitar oportunidades
• capital imobilizado
Tipos de stocks
De uma maneira geral, nos armazéns existe uma variedade de artigos,
que pela sua natureza, rotação ou importância para os utilizadores, se
caracterizam da seguinte forma:
31
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Rotação de Stocks:
Ficha de Trabalho 5
Figura 9: Rotação de Stocks
32
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Objectivos
Transparência 21
Implantação do armazém
Transparência 22
Instalações
As instalações devem:
Transparência 23
Arrumação do armazém
34
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Vantagem:
Inconveniente:
Vantagem:
Inconveniente:
A movimentação
35
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Grandes armazéns
Armazéns Médios e
Pequenos
• empilhadores
• tubagens
• porta paletes
• carrinhos de mão
Transparência 26
Documentação
36
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Recepção
Conservação e Entrega
Ficha de armazém
Transparência 27
37
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Exemplo:
FICHA DE ARMAZÉM
Critério:
Guia de Entrada
Transparência 28
Data: __/__/__
Quantidade
Refª Descrição Existência
Recebida Entrada
38
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Transparência 29
Guia de Saída
Ficha de Trabalho 6
Quantidade
Refª Descrição Existência
Recebida Saída
39
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Objectivos
1 Custo de aquisição
40
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Stock de segurança
Ruptura de Stocks:
Stock de Segurança:
Transparência 32
Quantidade necessária à satisfação das necessidades,
durante o prazo de entrega
41
Capítulo 3: Gestão de Stocks
GRÁFICOEM
GRÁFICO EMDENTES
DENTESDE
DESERRA
SERRA
600
600
500
500
400
Quantidades
400
Quantidades
300
300
200
200
Consumo Anual previsto 2000
100
100Tempo de realização da encomenda 30
0
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Meses/ano
Pe Meses/ano
Transparência 33
Pe = Ponto de Encomenda
42
Capítulo 3: Gestão de Stocks
√
2x N x D
Qe =
P
Em que:
43
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Exemplo:
√ √ 40 000
2x1000 x 200$
Qe = 10$ = = 200
Qe = 200 unidades
Análise ABC
44
Capítulo 3: Gestão de Stocks
CURVA ABC
100
% acumulada valor anual
80
60
40
20
% acumulada nº artigos
Transparência 35
45
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Objectivos
Activo:
46
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Nomenclatura:
é um conjunto de termos ou símbolos que definem com
precisão os artigos utilizados pela empresa,
convenientemente registados e ordenados segundo critérios
adequados.
• Alfabética
Transparência 37
• Numérica
• Alfanumérica
47
Capítulo 3: Gestão de Stocks
Colaboração da informática
• calculando
• custos de stocks
• lotes económicos
• pontos de encomenda
• permitindo
Ficha de Trabalho 8
48
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
Fichas de Trabalho
Ficha nº 1
Ficha nº 2
Ficha nº 3
Ficha nº 4
Ficha nº 5
Ficha nº 6
Ficha nº 7
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
Ficha nº 1
Quais são?
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
50
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
Coluna 1 Coluna 2
51
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
Ficha nº 2
Coluna 1 Coluna 2
52
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
Ficha nº 3
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
53
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
Ficha nº 4
Fases da Compra
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
54
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
Ficha nº 5
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55
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
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56
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
Ficha nº 6
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57
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
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...............................................................................................
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58
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
Ficha nº 7
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...............................................................................................
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...............................................................................................
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59
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
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...............................................................................................
...............................................................................................
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...............................................................................................
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...............................................................................................
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...............................................................................................
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...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
60
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
61
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
62
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
Ficha nº 8
Movimento de armazém
BRAGA
63
Capítulo 4: Fichas de Trabalho
PTE Euros
PEDIDOS:
• pedido de material
• ficha do fornecedor
• nota de encomenda
• guia de remessa
• guia de saída
• ficha de armazém
64
Capítulo nº 5: Conclusão
Conclusão
Bibliografia
Participantes
Capítulo 5: Conclusão
Bibliografia
• Bernarténé, H.
• Editorial Pórtico
• Krippendorff, Herbert
• Editorial Pórtico
• Técnica de Aprovisionamento
• Editorial Pórtico
• Gestão de Aprovisionamento
• Braga, Miguel
• A Gestão de Stocks
• Zermati, Pierre
66
Capítulo 5: Conclusão
• A Empresa
• Plátano Editora
67
Capítulo 5: Conclusão
Participantes
Participaram neste trabalho as formadoras abaixo referidas, que
cederam os respectivos direitos de propriedade e autoria:
68
AS COMPRAS A NATUREZA DAS COMPRAS
• COMPRAS CORRENTES
Para COMPRAR é preciso saber:
• COMPRAS EXCEPCIONAIS
onde
a quem
• COMPRAS INTERMITENTES
quando
como • COMPRAS TÉCNICAS
a que preço
A Empresa Comercial
• Individuais, retalhistas
independentes Compra para vender
Para consumo próprio ou para
vender directamente ao público
• Grossistas
Para revenda, aos retalhistas
A Empresa Industrial
• Grandes armazéns
independentes e fábricas Compra para transformar,
antes de vender
• Centrais de compras
A sede compra para todas as filiais
3 4
• O QUÊ?
1. Fazer uma análise de mercado, em
.................................................................................................................................................... função das necessidades da
empresa
• PORQUÊ?
....................................................................................................................................................
• QUANTO?
....................................................................................................................................................
3. Manter relações estreitas com os
• A QUEM? fornecedores, a fim de conseguir
melhores condições
....................................................................................................................................................
• ONDE?
4. Ter sempre em atenção a entrada
....................................................................................................................................................
de novos produtos no mercado
• COMO?
....................................................................................................................................................
5 6
1
RELAÇÕES INTERNAS E EXTERNAS AS COMPRAS DA EMPRESA
C
O Utensílios
RELAÇÕES EXTERNAS
M
P
RELAÇÕES INTERNAS R Material de
Expediente
A
S
Mercadorias
Relações que se estabelecem
dentro da empresa, com vista ao
bom planeamento das compras
7 8
3. Negociação e Comunicação
3. Efectivação do Pedido
4. Realização da Compra
9 10
Realização do Pedido
Faltas de Produtos
Emissão de
NOTA DE ENCOMENDA
Procura de Fornecedor
Triplicado
CONTROLO
Duplicado
Original RECEPÇÃO
Ficheiros
Actualizados FORNECEDOR
11 12
2
NOTA DE ENCOMENDA REQUISIÇÃO
Noção: Noção:
É um documento comercial, emitido pelo É um documento comercial, emitido pelo
comprador através do qual o comprador comprador, que este utiliza para
dá a conhecer ao fornecedor (vendedor) levantar de imediato as mercadorias no
os produtos que quer comprar e em que armazém do vendedor.
condições.
Elementos: Elementos:
13 14
Noção:
DOCUMENTOS DOCUMENTOS
É um documento comercial, emitido pelo BASE DE APOIO
vendedor (fornecedor) e que acompanha
os produtos, para entrega ao comprador. 1ª Listas de
Mapa de Registo
FASE
de Necessidades Produtos
Elementos:
Lista, Contacto e
2ª Propostas e
Ficheiro de
• Timbre do vendedor FASE Orçamentos Fornecedores
• Nome e número
3ª Mapas Propostas
FASE Comparativos
• Data de emissão Recebidas
• Descrição dos produtos
Proposta do
• Quantidades Fornecedor
4ª Nota de
• Preços unitários FASE Encomenda escolhido
• Meio de transporte e local
de entrega
5ª
Cópias da Nota Nota de
• Assinatura do fornecedor FASE
de Encomenda Encomenda
15 16
17 18
3
“PRÓS” E “CONTRAS” DOS STOCKS TIPOS DE STOCKS
Vantagens (pró
(prós):
s) 1. Stock permanente/activo
• evitam rupturas
• asseguram o consumo regular do
produto 2. Stock afectado
• aproveitam-se oportunidades
• faz-se face a imprevistos de consumo
e entrega
3. Stock de excedentes
Desvantagens (contras):
(contras)
• fragilidade e validade de certos 4. Stock em trânsito
produtos
• improdutividade do material não
vendido
• capital imobilizado 5. Stock de segurança
• custos com a armazenagem
19 20
21 22
As instalaç
instalações do armazém Arrumação do armazém é
devem: fundamental pois:
23 24
4
OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL
25 26
Guia de Entrada
Entradas/Saídas (Guia de Remessa Fornecedor)
Registo na Entrada
FICHA DE ARMAZÉM
27 28
Guia de Saída
(Guia de Remessa) É constituída por um conjunto de
acções que visam:
Saída
29 30
5
OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA
31 32
QUANTIDADE ECONÓMICA DE
ENCOMENDA
2xNxD
Qe = P
Em que:
que
33 34
80
60
40
0
quantidades dos produtos entrados
e saídos
% acumulada nº artigos
35 36
6
OS STOCKS-GESTÃO ADMINISTRATIVA
Nomenclatura
Alfabética
Numérica
Alfanumérica
Código de Barras
37
7
Sub-Projecto de Gestão: Formação de Formadores de Gestão de Micro e Pequenas Empresas
1. Compras
• Indicar as características do comprador
• Caracterizar as diferentes formas de compra 1.1. Introdução • Método expositivo
• Descrever as funções do serviço de compras 1.2. O Comprador
• Demonstrar a importância das relações internas 1.3. Diferentes formas de compras
e externas de um serviço de compras
1.4. A função do serviço de compras
• Referir diferentes fases de compra
• Justificar a necessidade de um serviço de 1.5. Relações internas e externas do serviço de • Projecção de transparências
compras compras
• Referir o objectivo da pesquisa do fornecedor 1.5 A organização das compras
• Mencionar os diferentes factores a ter em conta 1.5.1. Fases de compra • Exploração e análise de
na selecção do fornecedor, identificando as casos
1.5.2. Registo de Necessidades de compra
vantagens e inconvenientes da escolha de um
único fornecedor 1.5.3. Procura do fornecedor
• Indicar os documentos que podem ser utilizados 1.5.4. Escolha do fornecedor
na efectivação do pedido 1.5.5. Realização do pedido
• Demonstrar a importância da recepção e • Análise critica de textos de
1.5.6. Recepção e controlo das mercadorias apoio
controlo das mercadorias
1.5.7. Apoio às fases de compra
• Distinguir recepção quantitativa de recepção
qualitativa
1/3
Sub-Projecto de Gestão: Formação de Formadores de Gestão de Micro e Pequenas Empresas
2. Gestão de stocks
• Definir Stock 2.1. Os Stocks • Método expositivo
2.1.1. Conceito de stocks
• Indicar vantagens e inconvenientes dos stocks 2.1.2. Importância dos stocks
2.1.3. Vantagens e inconvenientes dos stocks
• Caracterizar as diferentes espécies de stocks 2.1.4. Tipos de stocks
• Projecção de transparências
• Referir os objectivos da gestão material de 2.2. A Gestão Material dos stocks • Exploração e análise de
stocks 2.2.1. Objectivos casos
• Mencionar os factores a ter em conta a quando 2.2.2. Implantação do armazém
da implantação do armazém 2.2.3. Instalações • Análise critica de textos de
• Indicar regras de segurança e higiene nas 2.2.4. Arrumação do armazém apoio
instalações interiores 2.2.5 A movimentação
• Mencionar as tarefas de ordenação do armazém 2.2.6 Documentação • Exploração pedagógica de
• Descrever vantagens e inconvenientes dos material audiovisual
diferentes métodos de arrumação utilizados
• Referir os diferentes tipos de equipamento de • Distribuição de fichas de
arrumação e movimentação trabalho
• Indicar os objectivos da gestão económica dos 2.3. A Gestão Económica dos Stocks • Método expositivo
stocks
• Identificar os diferentes custos dos stocks 2.3.1. Objectivos
• Dar a noção de stocks de Segurança 2.3.2. Custo dos stocks
• Justificar a importância de stock de segurança 2.3.3. Stock de segurança
• Elaborar gráficos em dente de serra 2.3.4. Gráfico em dente de serra
• Definir lote económico 2.3.5. Quantidade económica de encomenda
• Calcular lotes económicos
2/3
Sub-Projecto de Gestão: Formação de Formadores de Gestão de Micro e Pequenas Empresas
• Método expositivo
• Elaborar a curva ABC 2.3.6. Análise ABC
• Analisar a curva ABC • Projecção de transparências
• Caracterizar os métodos de gestão económica
de stocks • Exploração e análise de
• Referir as vantagens e inconvenientes dos casos
métodos de gestão económica de stocks
• Referir os objectivos da gestão administrativa de 2.4. Gestão administrativa dos stocks • Análise critica de textos de
stocks apoio
• Explicar a importância de gestão administrativa 2.4.1. Objectivos
de stocks 2.4.2. Nomenclatura dos artigos em stock
• Definir nomenclatura de artigos
• Indicar os elementos da nomenclatura dos • Exploração pedagógica de
artigos material audiovisual
• Referir as etapas para estabelecimento de uma
nomenclatura de aprovisionamento
• Mencionar os diferentes sistemas de • Trabalhar todos os
classificação documentos de apoio
• Identificar os diferentes documentos de apoio à
função
• Distribuição de fichas de
trabalho
3/3