MANUAL DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS

INFORMAES CONTIDAS NESTE MANUAL Orientao Geral: 1. Rotina do pessoal 1.1 admisses de empregados 1.2 documentos necessrios para admisso 1.3 demisses de funcionrios 1.4 Trabalho do Menor/Mulher 1.5 Documentos de afixao obrigatria 2. Obrigaes mensais 3. Documentos contbeis mensais 4. Obrigaes anuais fiscais 5. Arquivo Geral de documentos 6. Lembretes objetivos

Obrigaes Trabalhistas 1) Na admisso 2) Registros 3) Legal 4) Casos Especiais

Tabela Geral de Prazos de Recolhimentos de Impostos e Contribuies - Tem por finalidade a orientao para organizao e controle da agenda quanto ao vencimento dos impostos e contribuies federais, estaduais, municipais e trabalhistas 1-) LEGISLAO TRABALHISTA E PROVIDENCIRIA1-) LEGISLAO TRABALHISTA E PREVIDENCIRIA

2-) LEGISLAO ESTADUAL - (artigo 193 - RICMS) 3-) LEGISLAO MUNICIPAL 4-) LEGISLAO DO IMPOSTO DE RENDA

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Tabela de Prazos para a Guarda de Documentos - Tem por finalidade a orientao para organizao do arquivo inativo ASSUNTOS SOCIETRIOS ASSUNTOS FEDERAIS ASSUNTOS ESTADUAIS ASSUNTOS MUNICIPAIS ASSUNTOS TRABALHISTAS/ PREVIDENCIRIOS

ORIENTAO GERAL Temos por finalidade de orientar de forma geral quanto as obrigaes e rotinas Administrativas, do Pessoal, Fiscal e Arquivo como segue: 1. ROTINAS DO PESSOAL 1.1. Procedimentos para Admisses de Empregados a) Carteiras Profissionais b) Ficha de Registro de Empregados c) Ficha Salrio Famlia d) Declarao de dependentes do I.R. e) Declarao de Salrio Famlia f) Cadastramento no PIS, caso seja o 1. emprego do funcionrio

1.2. Documentos Necessrios para Admisso a) Xerox da identidade b) Xerox do ttulo do eleitor c) Xerox do comprovante de voto d) Xerox do Certificado de Reservista e) Atestado de Sade - Exame Mdico Admissional f) Certido de nascimento dos filhos menores de 14 (quatorze) anos g) Fotografia 3x4

1.3. Procedimento para Demisses de Funcionrios a) Elaborao da quitao dos funcionrios de acordo com os seus direitos trabalhistas em relao sua demisso
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b) Caso o empregado tenha mais de 01 (um) ano de casa, a quitao do funcionrio dever ser efetuada na presena do fiscal no Ministrio do Trabalho ou Sindicato de Classe, de posse dos documentos necessrios para este fim c) No momento do desligamento do funcionrio quando for dispensado pela empresa, dever ser emitido a Comunicao de Dispensa - CD, e postado no correio at 05 (cinco) dias de seu desligamento d) As homologaes devem ser feitas no prazo estabelecido pela conveno do Sindicato de Classe e) Exame demissional

1.4. Trabalho do Menor/Mulher a) Horrio especial para estudante/gestante b) Proibio de horas - extras

1.5. Documentos de afixao obrigatria a) Quadro de horrio de funcionamento do estabelecimento b) Taxa de licena e funcionamento da Prefeitura Municipal c) Alvar de Licena e funcionamento Municipal (a emisso deste Alvar pela Prefeitura est vinculado as condies de habitabilidade do imvel, planta aprovada, normas de segurana, bombeiros, higiene, etc.) d) Alvar de funcionamento emitido pelo Ministrio do Trabalho (a emisso deste Alvar est vinculada as condies de higiene, segurana e Medicina do Trabalho) e) Contribuio sindical empregador f) Documento de inscrio na Prefeitura Municipal, Estado e Receita Federal g) Vide documentos de afixao obrigatria na parte de orientao trabalhista anexa a presente

ATENO: A falta de apresentao dos Alvars acima mencionados implicar em elevadas multas e o conseqente fechamento do estabelecimento.

2. OBRIGAES MENSAIS

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a) Execuo da Folha de Pagamento e envelopes b) Apurao e recolhimento dos encargos sociais e contribuies previdencirias: INSS, FGTS, IR FONTE, Contribuio Sindical e Assistencial, carn do INSS dos scios c) Apurao e recolhimento dos impostos federais, estaduais e municipais: IRPJ / Contribuio Social / IPI / PIS / COFINS / ICMS / ISS / ITR / IRRF sobre servios profissionais de terceiros e alugueis d) Entrega do CAGED (Cadastro de Admitidos e Demitidos). e) Execuo da Folha de Pr-Labore dos diretores e respectivos recibos de pagamento f) Escriturao Fiscal dos Livros: 1. Registro de Entrada de Mercadorias (modelo 1/1A) 2. Registro de Sada de Mercadorias (modelo 2/2A) 3. Apurao do ICMS (modelo 9) 4. Apurao do IPI (modelo 8) 5. Livro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termo de Ocorrncia (modelo 6) 6. Controle de Produo e do Estoque (modelo 3) 7. Registro de Inventrio (modelo 7) 8. Registro de Notas Fiscais de Servios Prestados (modelo 51) 9. Livro de Registro de Fatura de Servios Prestados Terceiros (modelo 53) 10. Registro de Recebimentos Impressos Fiscais e Termos Ocorrncia (mod. 57) 11. Registro de Duplicatas 12. Livro Caixa g) Entrega da Guia de Recolhimento do ICMS (GIA) h) Remessa de uma cpia autenticada da GPS quitada para o Sindicato Patronal

3. DOCUMENTOS MENSAIS PARA REMESSA CONTABILIDADE 1. Cpias de cheques ou recibos de pagamento, com os respectivos documentos quitados, devidamente reconciliados com os extratos bancrios, para que no haja falta de documentos
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2. Comprovantes de recebimento ou depsito, com as respectivas duplicatas em anexo 3. Extratos bancrios com os avisos de Dbito e Crdito, devidamente reconciliados para que no haja falta de documentos 4. Extratos de aplicaes financeiras 5. Processo de Importao e Exportao 6. Processo de Fechamento de Cmbio 7. Xerox dos Livros Fiscais do ms (Entrada, Sada, Apurao do IPI e ICMS) 8. Xerox das Folhas de Pagamentos e Pr-Labore 9. Xerox das Guias de Recolhimento do INSS, FGTS, IR Fonte, ICM, IPI, PIS, COFINS, ISS, Contribuio Sindical e Assistencial 10. 01 (uma) via de Notas de Vendas de Mercadorias e Servios 11. 01 (uma) via das Notas de Compra de Mercadorias, Servios, Mquinas, Mveis e Utenslios, etc.

4. OBRIGAES ANUAIS FISCAIS Balano Patrimonial e respectivas Demonstraes de Resultado Declarao de Imposto de Renda Pessoa Jurdica Declarao de Imposto de Renda Pessoa Fsica de todos os scios Declarao de Movimento Econmico ao Estado / Prefeitura (DAME) Declarao das Operaes por unidade de Federao ao Estado (GI-INTER) DIPI DIPAM. RAIS DIRF Informe de Rendimentos Assalariados / Scios / Autnomos / Alugueis / Servios de Terceiros Recolhimento da Contribuio Sindical Patronal Taxa de Licena de Funcionamento (TLIF) Renovao CADAN e recolhimento da taxa de Publicidade e Funcionamento (TFA)
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Renovao dos atestados mdicos dos funcionrios Renovao dos Alvars de Funcionamento Recolhimento da anuidade aos Conselhos Regionais e entidade de Classe Registro dos Livros Fiscais Levantamento do Estoque em 31 de dezembro de cada ano, ou em qualquer poca quando do levantamento de balanos fiscais

5. SUGESTO PARA ARQUIVO DE DOCUMENTOS MONTAR PASTAS SUSPENSAS DE:

ASSUNTOS SOCIETRIOS Balano Contrato Social e Alteraes Documentos das Inscries Legais (CGC / DECA / FDC / Registro Importador /Exportador)

ASSUNTOS FEDERAIS Declarao de Renda Pessoa Jurdica (DIPJ) Declarao de Contribuies e Tributos Federais (DCTF) Declarao de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) Declarao do IPI (DIPI) DARF do Imposto de Renda Retido na Fonte de: 3.1 Assalariados e Pr-Labore 3.2 Aluguis 3.3 Servios Pessoa Jurdica 3.4 Servios de Pessoa Fsica inscritas (autnomos) 3.5 Servios de Pessoa Fsica no inscritas DARF do Imposto de Renda Pessoa Jurdica DARF do PIS s/ FATURAMENTO e PIS REPIQUE GUIA de recolhimento do COFINS

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ASSUNTOS ESTADUAIS Guias de Informao e Apurao do ICMS (GIA) Guias de Recolhimento do ICMS (GARE) Declarao de Operaes Interestaduais (GI-Inter)

ASSUNTOS MUNICIPAIS Taxa de Licena de Funcionamento (TLIF) Taxa de Licena de Anncio (TFA) CADAN Declarao Anual (DIPAM) Alvar de Funcionamento Guia de recolhimento do Imposto Predial

ASSUNTOS TRABALHISTAS / PREVIDENCIRIOS Folha de Pagamento Folha de Pr-Labore Guia de recolhimento do INSS Guia de recolhimento do FGTS e respectiva relao de empregados Guia de recolhimento de Contribuio Sindical e Assistencial dos Empregados Guia de recolhimento de Contribuio Sindical Empregador Guia de recolhimento do Conselho Regional e rgo de Classe CAGED Certificado de Regularidade - Cadastro de Admitidos e Demitidos Pronturio de Funcionrios, uma pasta para cada empregado com todos os documentos desde a admisso at o desligamento Conveno / Acordo Coletivo entre Sindicato Patronal e Sindicato dos Empregados

ARQUIVO INATIVO Adotar caixa onde devero ser arquivados por dia, ms e ano os documentos contbeis de caixa e banco, evitando neste arquivo colocar documentos originais de pagamento de impostos, j referidos nos itens anteriores

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6. LEMBRETES OBJETIVOS Ficar atento ao seguinte: Datas de vencimento de todos os impostos Reteno do IRRF quando adquirir servios de terceiros prestados por outras empresas (pessoa jurdica) ou autnomo (pessoa fsica). Alteraes constantes da Tabela de Imposto de Renda na Fonte Aumento do Salrio Mnimo Aumento do Salrio Referncia (piso salarial) Dissdio Coletivo da categoria de seus empregados (deve ser retirado no Sindicato) Clusulas constantes no acordo coletivo entre os sindicatos (deve ser retirado no Sindicato) Jornada de Trabalho: limite de 44 horas semanais, no podendo possuir dias na semana com jornada superior a 10 horas. Cdigo de Defesa do Consumidor Alvars e Licenas de Funcionamento (toda empresa obrigada independente de porto ou ramo de atividade) Renovao dos atestados mdicos (PCMSO Programa de Controle Mdico e Sade Ocupacional) Providencias quanto a CIPA Ordem e qualidade dos arquivos fiscais e pronturio dos funcionrios Recolhimento da previdncia social dos scios Elaborao da Declarao de Imposto de Renda dos scios

Todas as orientaes neste manual, tem como objetivo, uma orientao geral de forma sinttica para que os controles das Obrigaes Fiscais, Contbeis e Legais, fiquem de forma regular de acordo com a Legislao em vigor.

OBRIGAES TRABALHISTAS Nossa Legislao Trabalhista remonta da dcada de 40 (quarenta), logo notamos que a mesma torna-se falha pelo avano social e tecnolgico, porm devemos

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nos preocupar em ter a documentao como segue, em ordem, evitando assim infraes trabalhistas e conseqente multas elevadas. A Legislao Trabalhista exige que certos documentos sejam afixados em lugares visveis, isto , fiquem expostos de maneira que todas as pessoas tomem conhecimento deles, tais documentos recebem o nome de DOCUMENTOS DE AFIXAO OBRIGATRIA, como: a) Quadro de Horrio do Trabalho b) Quadro de Horrio de Trabalho do Menor c) Quadro de Disposies de Proteo ao Trabalhador dos menores d) Guia de Recolhimento - Contribuio Sindical Patronal e Empregados e) Quadro de Horrios de funcionamento da casa f) Guia de recolhimento de INSS e FGTS do ms OBSERVAO: - A jornada normal de trabalho so de oito horas, podendo ser prorrogada por mais duas horas, quando o excesso de um dia fora compensado em outro dentro da mesma semana, sendo que a jornada no poder ultrapassar a horas normais de 44 (quarenta e quatro) semanais e 220 (duzentas e vinte) mensais. Passaremos a listar, a seguir outros documentos obrigatrios, que so:

NA ADMISSO a) Contrato de Trabalhos (registro) b) Carteira de Trabalho e Previdncia Social c) Prova de quitao com o servio militar, se masculino entre 17 e 45 anos de idade d) Ttulo de Eleitor, se maior e) Cdula de Identidade f) Comprovante de inscrio no PIS g) Carteira de Sade h) Exame mdico admissional i) CIC j) Cpia da Certido de Nascimento dos Filhos e de Casamento l) Fotografia 3x4, de frente recente

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REGISTROS a) Contrato de Experincia b) Declarao de Opo de FGTS c) Declarao de Dependncia Econmica d) Termo de Responsabilidade e) Ficha de Salrio Famlia f) Caderneta de Vacinao dos filhos nascidos partir de 01.01.77 g) Ficha Salrio Maternidade h) Carteira de Motorista (para tal funo)

3.) LEGAL a) Os mencionados de afixao obrigatria b) Relao Anual de Informaes Sociais (RAIS) c) Cadastro Geral de Empregados Admitidos e Demitidos d) Guia de Recolhimento - FGTS e) Guia de Recolhimento - INSS f) Relao de Empregados - FGTS g) Comunicao de Acidente do Trabalho h) Solicitao de Cadastro no PIS i) Contrato de Aprendizagem de Menores j) Livro de Inspeo de Trabalho l) Alvar Judicial para menores trabalharem em via pblica m) Ficha de Horrios Externos (motorista / vendedores, etc) n) Certificado de Aprovao de Instalaes o) Acordo p/ Prorrogao da Durao de Trabalho p) Acordo p/ Compensao de Durao de Trabalho q) Assistncia mdica efetuada por profissional licenciado pela Medicina do Trabalho OBSERVAO: - O menor e a mulher no podero fazer horas extraordinrias, exceo feita s mulheres que tiverem atestado mdico do Ministrio do Trabalho; o acordo para Compensao de Horas do menor e da mulher dever ser
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feito em termo homologado pelo Sindicato de Classe.

4.) - CASOS ESPECIAIS a) As empresas com vinte ou mais empregados devero organizar a COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES - CIPA b) As empresas onde trabalhem trinta ou mais mulheres com dezesseis anos de idade ou mais, devero firmar convnios com creches c) Toda empresa dever manter uma pasta para cada empregado, contendo todos os documentos ao mesmo relacionado d) Cumprimento rigoroso da Portaria 24 de 23/12/96, que exige a assistncia mdica por profissional registrado no M.T.P.S., para as admisses e demisses, bem como o acompanhamento anual de sade dos funcionrios. O caso de no cumprimento, implica em multas trabalhistas Lembramos que atualmente as multas trabalhistas oscilam entre 03 (trs) 200 (duzentas) valor referncia da poca, e qualquer falta com as obrigaes acima estar incorrendo em tais multas.

TABELA DE PRAZOS DOS RECOLHIMENTOS DE IMPOSTOS E CONTRIBUIES

*** Solicitar atualizada, ao contador da RSM/RDM ***

IMPOSTOS

PRAZO PARA RECOLHIMENTO EM R$

ATUALIZAO MONETRIA

MULTA s/ valor atualizado

JUROS s/ valor atualizado

GUARDA DE DOCUMENTOS - PRAZO PRESCRICIONAL

A presente tem por finalidade orientar V.Sa. quanto o prazo para guarda de documentos de acordo com as Legislaes Trabalhista, Estadual, Municipal e Federal, como segue.

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1-) LEGISLAO TRABALHISTA E PREVIDENCIRIA Para o trabalhador urbano, os documentos trabalhistas e previdencirios devem ser guardados pelo prazo mnimo de cinco anos, contados da data do pagamento, ou dois anos da resciso contratual, j para os fundirios, devem ser guardados por, no mnimo, 30 (trinta) anos. (Fundamento: art. 7 , XXIX, da Constituio Federal - DF; Lei n 8.036/90 e art. 55 do Dec. n 99.684/90). Existem documentos que, por disposio legal ou por medida cautelar, devem permanecer arquivados por prazos diversos, conforme quadro abaixo:

Documento
Acordo de Compensao Acordo de Prorrogao Atestado Mdico

Perodo
5 anos durante o emprego, at 2 anos aps a resciso 5 anos durante o emprego, at 2 anos aps resciso 5 anos durante o emprego, at 2 anos aps resciso * vide gps 5 anos durante o emprego, at 2 anos aps resciso 2 anos 3 anos a contar da data da postagem

Fundamentao Legal
CF, art. 7, XXIX CF, art. 7, XXIX CF, art. 7, XXIX

Autorizao para desconto no previsto em lei Aviso Prvio CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP Declarao de Instalao (NR2 Portaria 3.214/78) Documentos referentes a levantamento do dbito pela fiscalizao previdenciria atravs de NFLD Documentos sobre imposto de renda fonte Exames Mdicos FGTS Relao dos depsitos ou recibos Gfip, RE, GRE Ficha de Anlise de Acidentes Folha de votao de eleio da CIPA GRCS Guia de Recolhimento de Contribuio Sindical gps e toda documentao previdenciria

CF, art. 7, XXIX CF, art. 7, XXIX Port. Mtb 194/95, art. 1 2 Dec.-lei n 2.052/83, arts. 3 e 10. No h Lei 8.212/91, art. 46

10 anos Indeterminado 10 anos

7 anos Indeterminado 30 anos Indeterminado 5 anos 5 anos Quando no tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salrio Famlia, Atestados mdicos, guia de

Art. 174 do CTN No h Decreto n 99.684/90 No h Portaria n 3.214/78 CTN Lei 5.172/66, art. 174 10 ano

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recolhimento

Livro de Atas da CIPA Livro de Inspeo do Trabalho Mapa Anual de Acidente de Trabalho Pedido de Demisso RAIS Recibo de abono de frias Recibo de adiantamento salarial Recibo de entrega da Comunicao de Dispensa CD (Seguro Desemprego) Recibo de Gozo de Frias Recibo de Pagamento de Salrio Registro de Empregados Registro de segurana de caldeiraria Salrio Educao Documentos de convnios Solicitao de abono de frias Termo de Resciso de Contrato de Trabalho Vale Transporte

Indeterminado Indeterminado 5 anos 2 anos 10 anos 5 anos, durante o emprego, at 2 anos aps a resciso 5 anos durante o emprego, at 2 anos aps a resciso 5 anos

No h No h Portaria n 3.214/78, NR4 CF, art. 7, XXIX Dec.-lei n 2.052/83, arts. 3 e 10 CF, art. 7, XXIX CF, art. 7, XXIX Resoluo CODEFAT n 71/94 CF, art. 7, XXIX CF, art. 7, XXIX No h No h Dec.-lei n 1.422/75, art. 1 3 CF, art 7, XXIX CF, art. 7, XXIX CF, art. 7, XXIX

5 anos durante o emprego, at 2 anos aps a resciso 5 anos durante o emprego, at 2 anos aps a resciso Indeterminado Indeterminado 10 anos 5 anos durante o emprego, at 2 anos aps a resciso 2 anos * vide gps 5 anos durante o emprego, at 2 anos aps a resciso

Esclarecemos que contra empregados menores de 18 anos de idade no corre prazo prescricional (CLT, art. 440), assim a partir da data em que completarem 18 anos todos os documentos a eles referentes devem ser guardados pelos prazos acima descritos. Os exames mdicos admissional, peridico e demissional, compreendendo investigao clnica, devem ser guardados at que sejam renovados, o que deve ocorrer com a seguinte periodicidade:

I - Investigao clnica: a) de seis em seis meses para os que trabalham nas atividades e operaes
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insalubres constantes da NR 15 b) anualmente, nas demais atividades II - Investigao radiolgica - telerradiografia de trax:

a) exame admissional e/ou peridico; e b) anualmente, sempre que o candidato a emprego ou empregado tenha trabalhado exposto a determinados agentes insalubres, constantes da NR 15, capazes de causar leso pulmonar detectvel por meio de telerradiografia

LEGISLAO ESTADUAL - (artigo 193 - RICMS)

Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com imposto, devero ser conservados, no mnimo, pelo prazo de 5 anos, e, quando relativos a operaes ou prestaes objeto de processo pendente, at sua deciso definitiva, ainda que esta seja proferida aps aquele prazo.

3-) LEGISLAO MUNICIPAL Os livros fiscais e comerciais so de exibio obrigatria ao Fisco, devendo ser conservados durante o prazo de 5 anos, contados do encerramento. (art. 103 - Decreto Lei 26.120 de 07/06/88). Os comprovantes de lanamentos neles efetuados sero conservados at que ocorra a prescrio dos crditos tributrios, contados conforme disposto no item 4. (Lei 5172 arts. 173 e 195 - CTN).

4-) LEGISLAO DO IMPOSTO DE RENDA

(Lei 5.172, de 25/10/66 - Cdigo Tributrio nacional - artigos 173 e 195 DOU de 27/10/66 c/ Retif. em 31/10/66): Para efeitos da legislao tributria, os livros obrigatrios de escriturao comercial e fiscal, arquivos, documentos, papis e comprovantes que deram origem aos lanamentos contbeis, devem ser guardados at que
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ocorra a prescrio dos crditos tributrios decorrentes das operaes a que se refiram.

No caso do Imposto de Renda, o direito de a Fazenda Pblica constituir o crdito tributrio extingue-se aps 5 anos, contados das seguinte forma: a) do 1. dia do exerccio seguinte quele em que o lanamento poderia ter sido efetuado; ou b) da data em que se tornar definitiva a deciso que houver anulado, por vcio formal, o lanamento anteriormente efetuado.

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