MANUAL DE PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PARA CASAS LOTRICAS

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 2

JUNHO/2010 Verso 1

Objetivo A finalidade da implantao da FICHA DE CONTROLE DE CAIXA, a de acompanhar o movimento financeiro da Casa Lotrica e consequentemente o desempenho individual dos Operadores de Caixa, em relao aos servios/produtos que so comercializados, levantando o movimento por cada tipo de operao realizada, o que permitir extrair informaes estatsticas quanto ao desempenho financeiro do negcio. Alm disto, adoo deste documento ajudar em muito a elucidar as perdas de numerrios por parte dos Operadores de Caixa, que quando ocorre, suas causas quase nunca so levantadas pelos responsveis das Gerncias das Lojas, o motivo: mais fcil imputar a falha aos Operadores de Caixa a levantar o porque destas falhas, se ocorrem por falta de ateno, defeito no equipamento ou m-f. Em quase sempre, a atitude que parece ser padro atribuir o erro ao Operador de Caixa sem contudo dar a este qualquer chance de contestao, ora, se parte do princpio que quase todos que ali trabalham esto por indicao, ou seja, so pessoas gozam de certo grau de confiana e que as mesmas por assim entender no devem cometer erros de m-f, ento, justo que se tenha uma apurao mais criteriosa

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 3

em levantar onde ocorreu a falha. Se houve divergncia nos valores apurados quando do fechamento do caixa, deve a Gerncia levantar juntamente com o Operador como ocorreu e no simplesmente fazer com que este a pague sem ao menos lhe ter sido dado a chance de defesa, ou seja, a apurao de fato do que ocorreu, atravs claro de documentos que demonstrem as operaes por ele realizadas por intermdio de controles extra-caixas sejam estes quais forem, controles estes que parecem inexistentes para APURAR AS RESPONSABILIDADES, seja pela clareza dos dados informados ou a insuficincia destes para a apurao, ou ainda, falta de cobrana por parte da Gerncia do preenchimento correto dos dados pelo Operador (em mdia cada Operador movimenta R$ 10.000,00/dia, com picos de at R$ 24.000,00/dia).

Contedo 1. Da Estrutura Organizacional da Casa Lotrica

2. Descrio das Responsabilidades dos Componentes da Estrutura

Organizacional
3. Procedimentos para emisso da Ficha de Controle de Caixa

4. Fluxograma Operacional do Preenchimento da Ficha de Controle de Caixa

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 4

5. Formulrio da Ficha de Controle de Caixa (FCC) 6. Procedimentos para Preenchimento da Ficha de Controle de Caixa 7. Tabulaes das Informaes Obtidas pela Ficha de Controle de Caixa 8. Formulrio do Ticket de Controle de Servio 9. Procedimentos para Preenchimento do Ticket de Controle de Servio 10. Procedimentos para Emisso do Recibo para Quitao da

Diferena do Caixa 11. Modelo de Recibo de Quitao da Diferena de Caixa

1. Estrutura Organizacional da Casa Lotrica 1.1. Organograma

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 5

Gerncia

Caixa 1

Caixa Excutivo

Caixa 2

2. Responsabilidades dos Componentes da Estrutura Operacional 2.1. Gerente de Loja Responsvel por apresentar melhorias constantes no resultado operacional e financeiro da loja;

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 6

Supervisionar o gerenciamento do atendimento e elaborar as escalas de folga e frias da sua equipe; Acompanhar atravs de relatrios prprios o desempenho de vendas dos produtos e servios e periodicamente fazer reunies com os operadores de caixas para levantar dificuldades encontradas e debater solues; Informar a gerncia geral o consolidado da movimentao financeira e de produtos/servios da loja, atravs de relatrios prprios; Receber os repasses de dinheiro feito pelos operadores de caixa, conferindo os valores repassados; Fazer o repasse do dinheiro recebido dos caixas para o carro-forte. 2.1. Operador de caixa Responsvel pelas cobranas dos valores dos produtos lotricos vendidos e dos boletos bancrios recebidos dos clientes. Prestar um timo atendimento ao cliente, divulgando os produtos lotricos para os clientes e demonstrando interesse para ajud-lo em quaisquer dvidas; Cobrar os valores expressamente corretos, sendo que em cartes de dbitos solicitar a identidade; Fechar o caixa certo, tanto na separao dos documentos para facilitar no setor financeiro.

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 7

2.1. Operador de caixa

Assegurar qualidade operacional da loja atravs do apoio gerncia em suas funes. Responsvel pelas cobranas dos valores dos produtos lotricos vendidos e dos boletos bancrios recebidos dos clientes. Prestar um timo atendimento ao cliente, divulgando os produtos lotricos para os clientes e demonstrando interesse para ajud-lo em quaisquer dvidas; Cobrar os valores expressamente corretos, sendo que em cartes de dbitos solicitar a identidade; Fechar o caixa certo, tanto na separao dos documentos para facilitar no setor financeiro.

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 8

3. Emisso da Ficha de Controle de Caixa 3.1. Objetivo O objetivo da implantao deste controle permitir uma fiscalizao mtua entre a Gerncia e o Operador, evitando com certeza que um ou outro venha se apropriar dos valores movimentados. Uma das funes deste controle de evitar as reclamaes posteriores dos valores de TROCO DE ABERTURA e DIFERENA CAIXA, pois o Operador quando for assumir sua posio ir confirmar o valor do TROCO DE ABERTURA e a DIFERENA CAIXA ABERTURA e os VALORES/QUANTIDADES DOS PRODUTOS a ele entregues pela Gerncia. A Ficha de Controle de Caixa ir ser assinada por ambos, Operador e Gerncia, ficando esta em poder do Operador para ser entregue ao final do expediente onde haver nova verificao quando do fechamento do caixa, realizando a confirmao dos valores do TROCO DE FECHAMENTO, da DIFERENA CAIXA DIA e da DIFERENA CAIXA ACUMULADA, quando ambos assinaro novamente o documento. A assinatura desta ficha ser a CONFIRMAO e ACEITAO por ambos, Operador e Gerente, dos valores informados e levantados,

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 9

evitando insinuaes ou acusaes do tipo: pegou dinheiro do caixa, deu valor a maior na passagem, deu valor a menor na passagem, deu troco a mais ao cliente, caso haja alguma divergncia de valores, o desgaste emocional ser menor na apurao.

4. Fluxograma Operacional da Ficha de Controle de Caixa

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010
A
G erente , emite uma FCC
G re te p e ch o e n re n e s d d s d FCC ao a : L ja , O e d r o p ra o , Da , ta V . Dife n Ca lr re a ixa A m d cu la a , Tro d co a G ve a ta (A e ra ) b rtu

Revisado em: 06/2010

Pgina:

10

Inic io

G eren en te treg a a FC e as in C s a jun c o to om O erad p or

C liente v i a Loja a efetu a c m ra ar o p de P utos e rod /o u S rvi e os

S IM S i ? erv o
- Recarga Celular - Vale Transporte - Xerox (Cpia )

O perador entrega o TKSv ao Cliente para que este preencha

O ra r ex cu pe do e ta o se i p ido rv o ed pelo C n lie te

O perador junta o TKSv emitido pela mquina e o preenchido por ele

O perador anexa o TKSv da mquina e o preenchido , na FCC

N O
Cartes Telefnicos Tele Senas Raspadinhas O utros

> N .d Te fo e r o le n ; > V lo d Re rg a r a ca a ; > O e d ra p ra o (No e ). m > Q e .c ia td p s > V lo d C ia a r a p > O X ro C ia p o e x p

Vlr .G aveta =< R$ 1000 ,00

S IM

O perador monta o mao de notas ,e em papel c ite /valor do repasse e anota neste a sequncia .

O rad pe or p enc e a re h FC (R as e ) e C ep s av a G is eren cia

G erente conta o dinheiro do Repasse (FCC ) junto com o O perador

G erente e o O rador rub a pe ric oR epas e (FC ) s C

N O N O

Final do Expediente

S IM
O perador emite os TKSvs da Maquina e o Manual por ele preenchido G erncia confere junto com o O perador , os valores inform ados na FCC

O perador transcreve os valores constante nos TKS vs para a FCC

D iferen a E c trad n on a S IM

N O ? N O N O
G erncia , conserta os valores na FCC junto com o O perador G erncia comunica a Administrao G eral os novos valores apurados , H diferenas de caixa para quitar pelo O perador no dia do PAG TO

O perador avisa a G erncia para que esta acompanhe a contagem de valores

S IM
?

Causada por Dolo ?

S IM
O e d r ju ta e te p ra o n m n co aG r cia m e n , ru rica aFCC b m ,dno ad a co firm d s n a o o va re a u d s lo s p ra o

G erncia comunica a Administrao G al informando os fatos apurados

G erencia , emite um Recibo (padronizado ) contra o O perador , dando quitao do valor a ser pago

Administrao G al comunica a G erncia a deciso quanto ao valor a ser pago

.,

G erncia comunica a Adm inistrao G al e aguarda a deciso quanto ao valor que dever ser pago

.,

G erncia recolhe as FCC , e as repassa via fax , juntamente com outros relatrios a Administrao G al

FIM
.

G erncia , informa na FCC o valor pago e rem onta os saldos iniciais de abertura

S IM A

H d re a ife n n C a ? o aix N O

G erncia , emite nova FCC j com os saldos iniciais corrigidos

G r ciaco u icaa e n mn A m istra oG l d in a , in rm n o fo a d : L JA , O V L R DADIFE NA AO RE eNO EDO M OE A R P R DO

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 11

5. Formulrio da Ficha de Controle de Caixa

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 12

6. Procedimentos para Preenchimento da Ficha de Controle de Caixa

6.1. No inicio do expediente, o Gerente preenche na presena do

operador de caixa, os seguintes dados da FCC: Nome da Loja Nome do Operador Data do dia O valor do DIFERENA CAIXA-ABERTURA, cujo o valor o mesmo da DIFERENA CAIXA-ACUMULADA, sendo este calculado e apurado no dia anterior.

O valor do TROCO DA GAVETA (abertura), cujo o valor o mesmo do TROCO DA GAVETA (fechamento), sendo este calculado e apurado no dia anterior.

6.2. O Operador de Caixa, ao final do expediente, efetua o fechamento do caixa, transcrevendo os valores apurados pelas mquinas, atravs dos tickets emitidos por estas e pelos ticket s de servios por ele preenchidos, e anexa todos a FCC.
6.3.

O Gerente far a conferncia dos valores informados junto com o Operador de Caixa, e ambos rubricaro a FCC, dando quitao dos valores e confirmando as informaes ali preenchidas. Lembrando que os valores confirmados (datados e rubricados), no podero ser objetos de contestao por ambas as partes, aps o envio da FCC Gerncia Geral. Ao final de cada ms, CASO HAJA divergncia apurada no campo DIFERENA CAIXAACUMULADO, o Gerente dever preencher

6.4.

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 13

no cabealho da FCC, que a DIFERENA CAIXAACUMULADO, foi dado a seguinte destinao:

Caso o valor seja negativo(FALTA): dever ser ZERADO, SE o operador efetuar o pagamento no valor total da diferena apurada (at o limite de 30% do salrio ou o que a DIREO determinar), no que Gerncia dever emitir um recibo (padronizado) em 2(duas) vias, referente a este pagamento, onde ambos (Operador e Gerencia) assinaro, dando quitao da diferena, anexando uma das vias a FCC do Operador e a outra informar no movimento do dia; Caso o pagamento no seja no valor total da diferena apurada, a Gerncia da Loja dever abater o valor pago da DIFERENA CAIXA - ACUMULADA, e informar o novo valor calculado no campo DIFERENA CAIXA ACUMULADA - NOVA, que permanecer negativo(FALTA) at a sua completa liquidao pelo Operador de Caixa, e na FCC do 1.dia subsequente ao que foi encerrado, informar este valor calculado no campo DIFERENA DE CAIXA ACUMULADA. Ex; ENCERRAMENTO DO MS (Preenchimento exclusivo pela Gerncia) DIFERENA CAIXA ACUMULADA = VALOR PAGO PELO OPERADOR + DIFERENA CAIXA ACUMULADA - NOVA =

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 14

Caso o valor seja positivo(SOBRA), poder ser DISTRIBUIDO, aps 30 dias do fechamento do ms onde apurou-se as sobras, e sem que nenhum cliente o venha reclamar aps este prazo, na seguinte proporo: 50% para o Operador onde ocorreu a sobra, e 50% restante para o FUNDO DE LOJA, para compra de itens de consumo (cafeteria, itens de higiene e limpeza, papel, canetas e outros). A Gerncia da Loja aps o fechamento do dia, ir enviar no dia seguinte ao fechamento, as FCC via fax ou via e-mail, escaneado e anexado para a Administrao Geral, e esta de posse das informaes contidas neste documento, dever tabular os dados contidos nele, podendo extrair diversas informaes, tanto financeiras como quantitativas dos produtos e servios comercializados pelas Lojas e o desempenho destas.

6.5.

7. Tabulao das Informaes Obtidas pela Ficha de Controle de Caixa Na tabulao dos dados poder ser gerados grficos de evoluo do negcio em todos os seus aspectos (financeiros, quantitativos e de produtividade) que serviro de base para traar polticas de vendas e de metas no alcance de melhores resultados.

7.1. OPERADOR EM TERMOS DE VALOR:

Qual o MAIOR valor movimentado por Operador no dia e no ms;

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 15

Qual o Operador que apresentou a MAIOR diferena de caixa (devedor) no dia e no ms; Qual o Operador que apresentou a MENOR diferena de caixa (devedor) no dia e no ms; Qual o Operador que apresentou a MAIOR sobra de caixa(credor) no dia e no ms; Qual o Operador que apresentou a MENOR sobra de caixa(credor) no dia e no ms Qual o Operador que vendeu MAIS produtos e servios(ranking) no dia e no ms Qual o Operador que vendeu MENOS produtos e servios(ranking) no dia e no ms; Qual o Operador que vendeu MAIS de um determinado produto e servio no dia e no ms; Qual o Operador que vendeu MENOS de um determinado produto e servio no dia e no ms; Qual o Operador que fez o MAIOR valor de repasse acumulado no dia e no ms; Qual o Operador que fez o MENOR valor de repasse acumulado no dia e no ms;

7.2. OPERADOR EM TERMOS DE QUANTIDADE: Qual o Operador que vendeu MAIS de um determinado produto e servio no dia e no ms;

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 16

Qual o Operador que vendeu MENOS de um determinado produto e servio no dia e no ms;

Qual o Operador que fez a MAIOR quantidade de repasse acumulado no dia e no ms;

Qual o Operador que fez a MENOR quantidade de repasse acumulado no dia e no ms;

7.3. LOJA EM TERMOS DE VALOR:

Qual o maior valor movimentado por Loja no dia e no ms;

Quais os valores das despesas realizadas por cada loja, entende-se ai, as Despesas Operacionais tais como: salrios, vale transportes, aux.alimentao, cafeteria, material de consumo e de higiene e limpeza; Qual a rentabilidade de cada loja, em termos percentuais (%) e de valores ($) no ms;

Qual a Loja que apresentou a MAIOR diferena de caixa (devedora) no dia e no ms;

Qual a Loja que apresentou a MENOR diferena de caixa (devedora) no dia e no ms;

Qual a Loja que vendeu MAIS produtos e servios no dia e no ms

Qual a Loja que vendeu MENOS produtos e servios no dia e no ms;

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 17

Qual a Loja que apresentou MAIOR sobra de caixa(credora) no dia e no ms; Qual a Loja que apresentou MENOR sobra de caixa(credora) no dia e no ms

Qual a Loja que vendeu MAIS de um determinado produto e servio no dia e no ms;

Qual a Loja que vendeu MENOS de um determinado produto e servio no dia e no ms;

Qual a Loja que apresentou o MAIOR ranking de vendas no dia e no ms

Qual a Loja que apresentou o MENOR ranking de vendas no dia e no ms

7.4. LOJA EM TERMOS QUANTITATIVOS:

Qual a Loja que vendeu MAIS produtos e servios no dia e no ms Qual a Loja que vendeu MENOS produtos e servios no dia e no ms; Qual a Loja que vendeu MAIS de um determinado produto e servio no dia e no ms; Qual a Loja que vendeu MENOS de um determinado produto e servio no dia e no ms;

8. Formulrio do Ticket de Controle de Servio 8.1- Layout

NR.TELEFONE

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 18

VALOR

OPERADORA Oi TIM VIVO CLARO Xerox(cpia)

9. Procedimentos para preenchimento do Ticket de Controle de Servio

9.1. RECARGA DE CELULAR, o Cliente ir preencher:

nr.do telefone; o valor; e a operadora;

9.2. XEROX(cpia), o Operador de Caixa ir preencher:

nr.do telefone > informar a(s) quantidade(s) de cpia(s) valor operadora > marcar o campo xerox(cpia) no verso informar o nome do operador, caso seja este a receber o dinheiro pelo caixa

9.3.

O Operador de Caixa ir guardar estes comprovantes, juntamente com os tickets que forem emitidos pelas mquinas da CEF, que

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 19

quando do encerramento do expediente devero ser anexados a FCC; 10. Procedimentos para Emisso do Recibo para Quitao da Diferena do Caixa Quando do pagamento da diferena de caixa, uma via deste recibo dever ser dado ao operador de caixa quando do pagamento por parte deste da diferena de caixa que fora apurada at a presente data, na quantia acordada entre este e a Gerncia Geral, lembrando que uma via deste recibo dever ser anexado a FCC do Operador, na data em que este efetuou o pagamento.

11.

Modelo de Recibo de Quitao da Diferena do Caixa

RECIBO DE QUITAO DE DIFERNA DO CAIXA Eu, Jose Manoel da Costa, Casado, Brasileiro, natural do Rio de Janeiro, portador do CPF No 358.757.171-71, e da carteira de identidade No. 077649291-71, emitido pelo DIC/Detran-RJ,

Manual de Controles Internos Normas

MDULO 01 Ficha de Controle de Caixa (V.01) Cdigo: VCLOT01 Emitido em: 06/2010 Revisado em: 06/2010 Pgina: 20

representante da empresa CASA LOTRICA BILHETE PREMIADO LTDA-ME., declaro para os devidos fins ter recebido de Maria Antnia da Silva, Solteira, Brasileira, natural do Rio de Janeiro, portadora do CPF No 358.858.171-17, e da carteira de identidade No. 07785239119, emitido pelo DIC/Detran-RJ a quantia de R$ 165,25 (cento e sessenta e cinco reais e vinte e cinco centavos), referente as diferenas de valores do caixa que foram apurados no ms de abril de 2010, sendo verdadeiro o acima mencinado abaixo assinamos juntamente com uma testemunha e juntos damos f ao referido. Rio de Janeiro, 17 de maio de 2010.
_______________________________
Jose Manoel da Costa Gerente Geral

__________________________________
Maria Antnia da Silva Operadora de Caixa

_________________________________________________
Renata Campos de Almeida (Testemunha) Gerente de Loja