Modelo de Gerenciamento de Obras Pblicas

Secretaria de Estado de Transportes e Obras Pblicas Subsecretaria de Infraestrutura

ndice

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Introduo ............................................................................................................................... 3 O Modelo de Gerenciamento de Obras Pblicas ......................................................................... 4 Estrutura Organizacional ......................................................................................................... 5 Planejamento............................................................................................................................ 6 Monitoramento......................................................................................................................... 9 Avaliao ............................................................................................................................... 12 Inovao................................................................................................................................. 14

1. Introduo A contratao e realizao de obras pblicas um processo complexo que vai desde o planejamento oramentrio at a entrega definitiva do empreendimento. No estado de Minas Gerais, o Departamento de Obras Pblicas do Estado de Minas Gerais (DEOPMG), autarquia vinculada Secretaria de Estado de Transportes e Obras Pblicas, SETOP, a instituio responsvel pela contratao e fiscalizao das obras de edificaes e infraestrutura demandadas pelos diversos rgos e entidades governamentais. Estes ltimos so os financiadores das obras e, portanto, clientes dos servios prestados pela autarquia. Muitos so os desafios enfrentados pelo DEOP-MG na realizao de obras pblicas, na relao com os clientes e na relao com as empreiteiras contratadas. A Superintendncia de Infraestrutura Governamental (SIG), da Subsecretaria de Infraestrutura da SETOP, junto Assessoria de Gesto Estratgica e Inovao (AGEI) da SETOP, buscam oferecer um assessoramento gerencial ao DEOP-MG, atravs de definies estratgicas e da aplicao de tcnicas e ferramentas da rea de Gerenciamento de Projetos, com vistas a facilitar o andamento do processo e a relao entre os diversos atores envolvidos. O objetivo deste documento detalhar o Modelo de Gerenciamento de Obras Pblicas, proposto pela SIG, com intuito de viabilizar a entrega de obras dentro dos requisitos de preo, prazo e qualidade previamente determinados. O Modelo, inspirado nas diretrizes estabelecidas pelo PMBOK, prope uma gesto ancorada em 4 grupos de processo (planejamento, monitoramento, avaliao e inovao) que sero detalhados a seguir.

2. O Modelo de Gerenciamento de Obras Pblicas O Modelo adotado, baseado na perspectiva de gerenciamento de projetos, busca aplicar conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas ao processo de execuo de obras pblicas. O Modelo abrange a identificao de requisitos, o controle das necessidades e expectativas das partes interessadas e o balanceamento das restries conflitantes no processo (principalmente escopo, qualidade, prazo, oramento e risco). A Gesto realizada atravs de 4 (quatro) grupos de processos, adaptaes do consagrado ciclo PDCA. So eles: Planejamento (Plan): realizada uma anlise situacional, identificando os problemas que impedem o alcance dos resultados desejados; metas e objetivos so estabelecidos. Neste momento, define-se o escopo, a qualidade, o cronograma, os custos e os riscos inicialmente mapeados. Os produtos desta fase servem como entrada para a fase de monitoramento. Monitoramento (Do): uma vez que a execuo fica a cargo de outros rgos, no modelo feito o monitoramento, de forma proativa, das atividades conforme o que foi planejado. Os produtos desta fase servem como insumos para o processo de avaliao. Avaliao (Check): avaliar, com critrios preestabelecidos e rigor metodolgico, os resultados e o desempenho das atividades desenvolvidas. Confrontam-se os resultados com o que foi planejado. Utiliza-se de indicadores na tentativa de julgar a eficincia, efetividade e eficcia do processo de realizao de obras pblicas. Inovao (Action): a ao transformada em Inovao. Agir com base nos resultados do processo de avaliao, desenvolvendo planos de aes com o fim de aperfeioar os processos e melhorar a eficincia, a eficcia e a efetividade do processo de realizao de obras pblicas.

3. Estrutura Organizacional A Superintendncia de Infraestrutura Governamental (SIG) funciona como um Escritrio de Projetos que presta assessoria no gerenciamento de demandas por obras pblicas executadas pelo DEOP-MG. A SIG constituda de duas diretorias com competncias distintas e complementares. A Diretoria de Planejamento e Inovao tem como competncias: Elaborar, junto ao cliente, planejamento da demanda por obra pblica, utilizando-se de ferramentas e tcnicas baseadas na perspectiva de gerenciamento de projetos. Propor solues para os problemas identificados no processo de execuo de obras pblicas. Acompanhar a implementao das solues propostas.

A Diretoria de Monitoramento e Avaliao tem como competncias: Monitorar o andamento da demanda, principalmente da fase de execuo da obra. Avaliar o desempenho e os resultados de cada demanda executada pelo DEOP-MG.

A figura abaixo esclarece a distribuio dos grupos de processos entre as diretorias da SIG:

A seguir, ser detalhado cada um desses grupos, explicitando as especificidades da aplicao destes ao gerenciamento de obras pblicas.

4. Planejamento A fase de planejamento inicia-se com a apresentao da demanda SETOP e estende-se at a definio dos requisitos de tempo e custo da obra. composta pelos processos realizados para estabelecer o escopo total do esforo, definir e refinar os objetivos e desenvolver o curso de ao necessrio para alcanar esses objetivos.

Cadastro da demanda no SIOP: De acordo com a Resoluo SETOP n 064 de 29 de dezembro de 2010, todas as solicitaes de demandas por projetos e obras por parte dos clientes do DEOPMG devero ser cadastradas no Sistema Integrado de Obras Pblicas (SIOP). Ao realizar o cadastro, o cliente informa os dados bsicos da demanda - incluindo descrio, municpio beneficiado, durao prevista e categoria e os dados oramentrios e de convnios. Deve tambm responder os formulrios disponveis com informaes complementares que visam auxiliar o planejamento e gerenciamento da demanda, e anexar documentos e estudos j realizados. Com base nas informaes disponibilizadas, a Diretoria de Planejamento e Inovao realiza a anlise de exeqibilidade da demanda, encaminha-a ao DEOP-MG e elabora o Termo de Abertura da Demanda (TA). Termo de Abertura da Demanda: O Termo de Abertura da Demanda contm informaes gerais e especficas do projeto, autorizando-o formalmente e documentando os requisitos iniciais que satisfaam as necessidades e expectativas dos clientes. O TA elaborado pela Diretoria de Planejamento e Inovao valendo-se das informaes fornecidas no cadastro no SIOP. Quando definido pela Diretoria, ser convocada reunio com o cliente e, se necessrio, DEOP-MG, para discusso e complementao do TA. O Termo de Abertura da Demanda deve ser assinado por dirigente do cliente e pelo Subsecretrio de Infraestrutura. Plano de Gerenciamento da Demanda: O Plano de Gerenciamento da Demanda (PGD) contm a documentao das aes necessrias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos

auxiliares, incluindo as reas de escopo, prazo, custo, qualidade, comunicao, riscos e outras definidas pela Diretoria de Planejamento e Inovao. (i) Planejamento do Escopo: define como esse ser estabelecido, documentado, verificado e controlado, registrando os requisitos e expectativas dos stakeholders. Deve conter o escopo do produto (caractersticas e funes que descrevem a obra pretendida) e o escopo da demanda (todo o trabalho que precisa ser realizado para entregar a obra que atenda aos requisitos e expectativas). (ii) Planejamento dos Prazos: estabelece a linha de base do cronograma. Define e registra as etapas e atividades necessrias, com seu sequenciamento e relaes de precedncia, bem como a data de incio, durao e trmino previstos. Define as regras para alterao da linha de base. (iii) Planejamento dos Custos: estabelece o oramento disponvel, como e quando os recursos sero alocados e executados. Define a linha de base dos custos e as regras e procedimentos para sua alterao. (iv) Planejamento da Qualidade: define indicadores de desempenho e de resultado que permitam identificar se a qualidade almejada ser alcanada. Estabelece as formas de mensurao e monitoramento desses, bem como as metas a serem atingidas para a garantia da qualidade. (v) Planejamento da Comunicao: determina as necessidades de informaes e comunicaes das partes interessadas, definindo quem informar, o que ser informado, a quem se destina, em que momento ou com qual frequncia e a fontes das informaes. (vi) Planejamento de Respostas a Riscos: inclui a identificao e caracterizao dos riscos e os planos de ao e contramedidas a serem adotadas para anular ou mitig-los. (vii) Planejamento de Mudanas: estabelece um processo de aprovao de mudanas em qualquer um dos planos auxiliares definindo, dependendo da complexidade da alterao, os responsveis e o ciclo de aprovaes. O PGD define o ciclo de vida selecionado para a demanda e os processos que sero aplicados a cada fase. elaborado em conjunto com o cliente e as reas envolvidas do DEOP-MG, utilizando modelo definido pela SIG (ver ANEXO I). Deve haver ao menos uma reunio com representantes dos atores envolvidos para discusso do Plano, o qual assinado pelo cliente responsvel pela demanda e pelo Superintendente de Infraestrutura Governamental. Os objetivos principais do PGD so estimular o exerccio do planejamento, documentar os requisitos de escopo, qualidade, custo e prazo, e alinhar as expectativas em relao a esses aspectos e aos riscos inerentes aos empreendimentos de obras pblicas.
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Atualizaes do Plano de Gerenciamento da Demanda: No momento de elaborao do PGD algumas informaes no se encontram disponveis e muitas incertezas esto envolvidas. Dessa forma, o plano deve ser atualizado, em momentos oportunos, incluindo novas informaes

disponveis, decises que tenham sido tomadas e novas atividades desenvolvidas. H dois pontos do processo em que sero realizadas reunies para reviso do Plano, nas quais as linhas de base do planejamento podem ser alteradas. Esses pontos so: o trmino da elaborao do Termo de

Referncia para contratao de Projeto Executivo e o trmino da elaborao do Termo de Referncia para contratao da obra. Nesses momentos o escopo, os custos e o tempo de realizao dessas atividades esto definidos de forma precisa. Demais alteraes no planejamento somente so realizadas se documentadas, analisadas e aprovadas conforme processo de Gerenciamento de Mudanas, determinado pela Superintendncia de Infraestrutura Governamental.

5. Monitoramento As atividades planejadas para a demanda devem ser acompanhadas e avaliadas. Tendo como entrada as definies estabelecidas no T.A e no PGD, a Diretoria de Monitoramento e Avaliao realiza o monitoramento dos custos, prazos, escopo, qualidade, riscos e comunicao reportando aos diversos atores interessados o status atualizado da demanda gerenciada. Como resultados das atividades de monitoramento, disponibilizam-se informaes que viabilizam estudos de avaliao acerca da eficincia, eficcia e efetividade do processo de execuo de obras pblicas.

Monitoramento dos Custos: Estando definidos os requisitos de tempo e custo da obra, a empresa vencedora da licitao apresenta cronograma fsico-financeiro que estabelece a evoluo fsica e a distribuio dos custos entre os meses que compem a durao a obra. A Diretoria de Monitoramento e Avaliao faz o registro do cronograma no PGD e monitora as medies mensais, confrontando o valor medido com o valor previsto para cada ms. Na ocorrncia de alteraes de escopo ou outros eventos que acarretem impacto nos custos (aditivos de preo), requerida atualizao dos custos no cronograma junto empreiteira contratada.

Alm do monitoramento das medies, acompanha-se, tambm, a situao oramentria da dotao que financia a obra. verificada a necessidade de crdito suplementar para manuteno do andamento da obra conforme o planejado. Monitoramento dos Prazos: O cronograma da demanda, estabelecido no momento de elaborao do PGD, tambm monitorado pela Diretoria de Monitoramento e Avaliao. Tendo como referncia a linha base de planejamento, que contm a durao de cada etapa da demanda, acompanha-se o andamento da mesma, registrando as datas reais de incio e trmino das etapas. O software utilizado para esse acompanhamento o MS Project. No momento de publicao do cronograma fsico-financeiro da obra, feita atualizao no cronograma, detalhando as etapas da obra e reestimando a durao total prevista da demanda. Na ocorrncia de alteraes de escopo ou outros eventos que acarretem impacto nos prazos (aditivos de prazo), requerida atualizao dos prazos no cronograma junto empreiteira contratada. Monitoramento do Escopo: as especificaes do escopo da demanda, do projeto de engenharia e da obra registrados no PGD so monitorados pela Diretoria de Monitoramento e Avaliao. Quaisquer mudanas solicitadas e aprovadas, ou no, devero ser registradas em relatrio especfico. O processo de aprovao de mudanas no escopo varia de acordo com critrios a serem estabelecidos pela SIG. Monitoramento da Qualidade: com base nos indicadores definidos no momento de elaborao do PGD, a Diretoria de Monitoramento e Avaliao registra, com periodicidade definida, o desempenho do indicador. Comparando-se as tendncias observadas com a meta estabelecida possvel identificar desvios de rumo em relao ao planejamento e elaborar planos de ao. Monitoramento dos Riscos: os riscos mapeados para a demanda, registrados no PGD, requerem aes que anulem ou ao menos mitiguem o impacto previsto. So definidos os responsveis pelas aes, assim como a durao prevista para concluso destas. Cabe Diretoria acompanhar o andamento das aes e cobrar dos responsveis a celeridade adequada ao processo. Monitoramento da Comunicao: o PGD contm o registro de todas as partes interessadas na demanda e a matriz que indica o fluxo e a forma com que as comunicaes devem ser realizadas. A

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Diretoria de Monitoramento e Avaliao deve monitorar as comunicaes estabelecidas na matriz e, tambm, indicar a melhor forma de obteno de informaes s partes interessadas. Alm disso, cabe ao Monitoramento registrar os fatos e as decises tomadas nas reunies e, posteriormente, monitorar a execuo das aes derivadas destas decises.

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6. Avaliao Na fase de avaliao, as informaes registradas durante o monitoramento so coletadas e analisadas pela prpria Diretoria de Monitoramento e Avaliao. Os relatrios de avaliao elaborados nesta fase servem como subsdio para tomada de futuras decises gerenciais e, alm disso, apontam para possveis aes a serem desenvolvidas na fase de inovao.

Coleta de Informaes: A Diretoria de Monitoramento e Avaliao, durante e aps as atividades de monitoramento, registra as informaes relevantes para julgamento da eficincia, efetividade e eficcia do processo de realizao de cada obra pblica. A coleta e o tratamento dos registros subsidiam os estudos de avaliao realizados pela Diretoria. Alm disso, as avaliaes outrora realizadas orientam a Diretoria na escolha e conduo dos estudos, aumentando a probabilidade de xito dos mesmos. Anlise das Informaes: A anlise consiste no desenvolvimento de estudos capazes de aferir a eficincia, a eficcia e a efetividade das demandas executadas pelo DEOP-MG. As avaliaes desenvolvidas pela Diretoria de Monitoramento e Avaliao podem ser classificadas como somativas ou formativas. As primeiras ocorrem, geralmente, quando a demanda ou um conjunto de demandas encontra-se finalizado. Buscam aferir a eficcia e o valor geral agregado pela interveno (efetividade). J as avaliaes formativas so conduzidas durante e aps a execuo das demandas. O propsito maior avaliar a eficincia da interveno, atravs da anlise da gesto, da implementao e do desenvolvimento da demanda. Em alguns casos, recorre-se s instituies especializadas para execuo de avaliaes especficas, que exigem maior rigor metodolgico e podem atribuir maior imparcialidade aos resultados. Uso dos Relatrios: importante que os relatrios, produtos dos estudos de avaliao, sejam efetivamente utilizados. A Diretoria de Monitoramento e Avaliao busca, a partir do uso

apropriado dos relatrios de avaliao, viabilizar o uso da avaliao como ferramenta de feedback e,
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assim, melhorar o processo de tomada de decises . Tais relatrios servem como insumos para os processos de inovao, capazes de prover melhorias ou solues para os problemas identificados. importante destacar que o uso das avaliaes desenvolvidas pode destinar-se tanto prpria demanda quanto organizao (DEOP-MG). O primeiro se refere a estudos individuais de avaliao e o segundo tem a ver com o efeito cumulativo, de aprendizagem, derivado de diversos tipos de avaliaes realizadas pela Diretoria. O primeiro pode ser posteriormente classificado em uso instrumental, em que a avaliao d suporte a uma ao especfica relacionada demanda (confirmao, modificao ou trmino) e o uso conceitual, em que no se toma nenhuma ao imediata, mas no qual os resultados so considerados e a informao acumulada para uso posterior. Determinao de Tendncias: nesta etapa sero examinados os relatrios do processo de avaliao, e os cenrios ambientais e organizacionais para identificao de fatores, oportunidades e ameaas tendenciais que podero influenciar, positiva ou negativamente, o desempenho na consecuo das demandas por obras pblicas. Podero ser utilizados brainstorms, reunies, entrevistas e conversas informais para anlise da pertinncia e adequao das oportunidades de inovao aos objetivos estratgicos do Governo do Estado, da SETOP e do DEOP-MG.

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7. Inovao O processo de inovao ocorre de maneira contnua antes, durante e aps a consecuo de demandas por obras pblicas. Os produtos gerados pelo processo de avaliao servem como insumos e subsdios inovao.

Implementar solues: consiste na transformao de ideias potenciais em alguma soluo concreta, qual seja, redesenho de processos, reviso da metodologia de gerenciamento, criao de fluxos de informao, desenvolvimento de sistemas de informao, entre outras. Para isso, so estabelecidos planos de ao, com a abertura de Projeto de Inovao gerenciado segundo as diretrizes do PMBOK. Os projetos de inovao devem ser amplamente discutidos e validados com os stakeholders, em processo de co-criao nos moldes preconizados pelo modelo de Open Inovation, e em articulao com as reas tcnicas, financeiras, gerenciais e de tecnologia da informao dos envolvidos. Aprender: consiste na gerao de conhecimento que subsidie a realizao das adaptaes necessrias. Nesta etapa so monitorados e avaliados os resultados dos Projetos de Inovao, e devem ser desenvolvidas formas de mensurao do valor gerado e dos impactos na performance do Gerenciamento de Obras Pblicas, atravs de indicadores de desempenho, resultados e maturidade

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GOVERNADOR DO ESTADO Antonio Augusto Junho Anastasia SECRETRIO DE ESTADO DE TRANSPORTES E OBRAS PBLICAS Carlos do Carmo Andrade Melles SECRETRIO ADJUNTO DE TRANSPORTES E OBRAS PBLICAS Fabrcio Torres Sampaio SUBSECRETRIO DE INFRAESTRUTURA Bruno Oliveira Alencar SUPERINTENDENTE DE INFRAESTRUTURA GOVERNAMENTAL Ailton Alves Moreira ASSESSOR CHEFE DE GESTO ESTRATGICA E INOVAO Gustavo Horta Palhares

ELABORAO TCNICA: Diogo de Vasconcelos Teixeira Floriano Lyra Neto Gabriela Pinheiro Rocha Matheus Guimares Novais Marcus Vincius Mota de Meira Lopes Renata Neri

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