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Processo de Certificao: Atividade Comentrios Passo 1: A CERTIFICADORA, atravs do seu departamento comercial, envia um formulrio a ser preenchido com

informaes da empresa para elaborao da proposta. Com o formulrio preenchido a CERTIFICADORA elabora o contrato com as informaes sobre o processo de 1 - Solicitao certificao, incluindo tipo e quantidade de auditorias, durao das auditorias, credenciamentos de proposta e e valores. Processo de Tipos de auditorias: Certificao

1.1 - Pr-auditoria (Auditoria Preliminar): avaliao parcial do Sistema de Gesto


com foco na documentao. Objetiva tambm uma aproximao da equipe auditora com a Empresa. Caso no se opte pela Pr-Auditoria uma Visita Inicial dever ser conduzida. A Pr-Auditoria, como qualquer tipo de auditoria, baseia-se em uma tcnica de amostragem e pode no identificar todas as No-Conformidades existentes em um Sistema de Gesto. essencial que o Relatrio dessa auditoria seja encarado pela Empresa de uma maneira mais abrangente, de modo a poder identificar se o problema sistemtico ou simplesmente um fato isolado.

1.2 - Visita Inicial: No optando por uma Pr-Auditoria, uma Visita Inicial ser
conduzida antes da Auditoria Inicial, tambm chamada Auditoria de Certificao. Esta visita busca assegurar que a Empresa e o Auditor estabeleam um contato pessoal, que possveis dvidas sejam dirimidas no que se refere ao processo de certificao e que a reviso da documentao seja realizada. Nesta oportunidade tambm sero confirmados o escopo da Auditoria e a aplicabilidade da Norma escolhida. Para auditorias com base na ISO 14001 e OHSAS 18001 esta etapa obrigatria com ou sem a realizao da Pr-Auditoria.

1.3 Auditoria Inicial (Certificao): necessrio que o Sistema de Gesto tenha sido
implementado e apresente evidncias, incluindo um ciclo da Reviso Gerencial e de Auditorias Internas completo, com o acompanhamento ("follow-up") e fechamento de qualquer Ao Corretiva gerada. As deficincias encontradas durante a PrAuditoria/Visita Inicial devero ser corrigidas antes da conduo da Auditoria de Certificao. Ao final da auditoria a Empresa ser comunicada quanto recomendao ou no para sua Certificao. Na Reunio de Encerramento sero apresentados os passos posteriores ou aes necessrias para as possveis pendncias para a obteno final da recomendao para certificao. A recomendao para a certificao somente poder ser realizada aps a aprovao pela CERTIFICADORA e implementao das aes corretivas para todas as no conformidades identificadas. Cabe ao Auditor Lder avaliar a possibilidade de proceder a recomendao para certificao com aes corretivas para no conformidades categoria 2 aprovadas, mas ainda no implementadas. No conformidades categoria 1 devem ser eliminadas antes da recomendao para certificao.

1.4 Auditorias Peridicas (Auditorias de Manuteno): Conduzidas conforme a


freqncia acordada para a manuteno do Certificado. A abrangncia das Auditorias Peridicas definida de modo a garantir que todos os elementos da Norma sero revistos dentro da validade do certificado (3 anos). A base para o agendamento das auditorias peridicas data da auditoria de certificao.

1.5 Auditoria de Recertificao: O Certificado tem validade de 3 (trs) anos. Antes


do vencimento do certificado, aproximadamente 3 meses antes, deve ser realizada uma Auditoria de Recertificao. A Auditoria de Recertificao deve ser realizada at 3 anos da data da auditoria de certificao e no da data da emisso do certificado.

1.6 - Auditoria de Follow-up: Realizada quando da necessidade de verificao da


implementao e eficcia das aes corretivas.

2 - Assinatura do 3 -Agendamento contrato das auditorias

1.7 - Auditoria Especial ou Auditoria No-Programada: Realizada quando da


necessidade de verificao de mudanas significativas no sistema de gesto da Empresa ou de reclamaes de terceira parte, ou quando solicitada pelo cliente.

1.8 Auditoria de Transferncia: Realizada quando um cliente solicita


CERTIFICADORA que emita um certificado em substituio a um certificado existente concedido por um outro organismo certificador. A auditoria de transferncia deve incluir: - O gerenciamento do sistema, incluindo reclamaes de clientes - Reviso da documentao - A avaliao do resultados das auditorias anteriores conduzidas pelo outro organismo certificador e pendncias de no-conformidades, se existirem - Validade e situao do certificado existente, com relao s atividades e locais, incluindo o estgio do ciclo de certificao - Indicadores de desempenho - Efetividade das auditorias internas - Processos crticos para realizao e entrega do produto ou servio - Adequabilidade da amostragem de mltiplos locais, se aplicvel - Atendimentos legislao aplicvel A recomendao para emisso do certificado acontecer somente com as noconformidades fechadas, conforme procedimento para auditorias de certificao. O certificado manter a data de certificao e data de validade conforme o original, sendo a data de emisso aquela em que o certificado CERTIFICADORA for emitido. Passo 2: Assinatura do contrato, por ambas as partes, para incio das atividades. Passo 3: A equipe de programadores da CERTIFICADORA entra em contato com a empresa para agendamento das auditorias, quando ser confirmada a data de realizao da auditoria. A equipe de auditores ser selecionada de acordo com os requisitos da ISO 19011. 4 - Realizao da Auditoria Passo 4: 4.1 O programa da auditoria ser enviado aproximadamente 1 semana antes da auditoria. O programa identifica as datas da auditoria, equipe auditora, escopo, locais a serem auditados, norma, acreditao, horrio de incio e trmino da auditoria, bem como quaisquer condies especiais se existirem, idioma da auditoria, e arranjos necessrios para sua realizao e distribuio das atividades entre os membros da equipe auditora . Empresa dado o direito de no aceitar os auditores apresentados, desde que informado os motivos para tal. No cabe Empresa a seleo dos auditores. 4.2 A auditoria inicia com a reunio de abertura durante a qual o Auditor Lder: - Apresenta a equipe auditora - Reafirma o escopo e norma da auditoria - Esclarece o programa da auditoria, em caso de dvidas, ajustando-o caso necessrio - Explica o processo de auditoria, informando como a equipe pretende realizar a auditoria - Explica quais os documentos que sero utilizados ou gerados pelo processo de auditoria - Explica a categorizao das no-conformidades - Confirma com a empresa quem sero os acompanhantes da equipe auditora - Confirma com a empresa a disponibilidade de todos os recursos, incluindo equipamentos de proteo, para a conduo da auditoria - Confirma o termo de confidencialidade Nesta reunio deve estar presente no mnimo o representante da direo. 4.3 Aps a Reunio de Abertura a equipe auditora inicia o processo de auditoria propriamente dito, conforme programa acordado, atravs da anlise de documentos do sistema de gesto da empresa, entrevistas e observao das rotinas sendo realizadas. A equipe auditora pode, se julgar necessrio, utilizar-se de lista de verificao, porm no deve ficar restrita a mesma. Caso identificado situaes potenciais de no-conformidades graves estas devem ser imediatamente reportadas ao auditado pelo auditor lder. Situaes potenciais de conflito ou de impossibilidade

de continuidade da auditoria devem ser imediatamente reportadas ao auditor lder para comunicao com o auditado. Especialistas, que por ventura componham a equipe auditora, no devem conduzir a auditoria, limitando-se a dar suporte tcnico equipe auditora. Mudanas na conduo da auditoria devem ser acordadas com o auditado. A equipe auditora, conforme estabelecido no programa da auditoria, realiza a reunio para concluso dos resultados da auditoria. De acordo com a complexidade e durao da auditoria a equipe auditora pode decidir por reunies dirias, mas ao menos uma reunio dever existir antes da apresentao dos resultados da auditoria para o auditado. Na reunio, a equipe auditora deve definir pelo registro de no-conformidades, observaes, oportunidades de melhoria e esforos dignos de nota, bem como discutir quaisquer problemas que tenham surgido. Os registros efetuados devem ser apresentados ao representante do cliente antes da reunio de encerramento. Durante a auditoria a Empresa deve: Suprir a Equipe Auditora com informaes suficientes para que se possa concluir com segurana que o Sistema foi totalmente documentado de acordo com a Norma. Permitir Equipe Auditora o fcil acesso s dependncias, pessoal e registros, a fim de que se possa verificar que o Sistema foi estabelecido e est sendo mantido. Cooperar integralmente na resoluo de quaisquer no conformidades. 4.4 Reunio de encerramento, com a presena de no mnimo o representante da direo, para apresentao da concluso final da auditoria. O Auditor Lder: - Reafirma o escopo e norma da auditoria - Explica o processo de auditoria, informando que onde deficincias no foram encontradas no significa a inexistncia delas - Comenta sobre o resultado registrado da auditoria - Explica sobre a recomendao, ou no, da certificao ou de sua manuteno - Explica sobre o relatrio da auditoria - Reafirma o termo de confidencialidade Todas as no-conformidades devem ser aceitas pelo cliente antes do trmino da auditoria, caso contrrio o cliente deve ser informado que a recomendao para certificao ou sua manuteno, no ser finalizada at que o assunto seja resolvido. 4.5 Um relatrio formal enviado ao cliente com o resultado da auditoria, incluindo qualquer desvio do processo de auditoria e elementos da norma no aplicveis, se algum. Os registros da auditoria so: relatrio, notas de no-conformidades, observaes, oportunidades de melhoria e esforos dignos de nota. 4.6 Abortar uma Auditoria: Uma auditoria pode ser abortada nas seguintes situaes: - Situao significativa de perigo ou risco sade - Elevado nmero de no-conformidades categoria 1, impossibilitando a recomendao para a certificao e que exija uma nova auditoria completa (vlida somente para auditorias de certificao ou recertificao) - No atendimento importante e significativa legislao aplicvel (vlida somente para auditorias de certificao ou recertificao) - Srios problemas em obter acesso ao pessoal, reas de trabalho e registros necessrios para a amostragem da auditoria - Tentativa bvia de suborno do auditor O Auditor lder o responsvel por decidir por abortar a auditoria, devendo informar a gerncia operacional da CERTIFICADORA com a brevidade possvel. Uma reunio com o cliente deve ser feita informando a deciso e razes para o aborto da auditoria. No caso de uma auditoria de certificao ou recertificao deve ser apresentada ao cliente a opo de transform-la em uma pr-auditoria. O cliente deve ser avisado que uma auditoria completa ser necessrio para uma certificao ou recertificao. 4.7 Auditorias em Empresas com Multisites: Quando auditando empresas com mltiplos locais, multisite, o seguinte deve ser levado em considerao: - a matriz, ou unidade responsvel pelo gerenciamento do sistema, deve ser auditada em todas as auditorias do processo de certificao; - a empresa deve ser capaz de demonstrar que todas as suas unidades foram auditadas

5 Resultados da Auditoria

internamente; - a empresa deve ser capaz de demonstrar controle sobre reclamaes de clientes de todas as suas unidades; - 25% dos locais, sites, a serem auditados devem ser escolhidos aleatoriamente; - Caso seja detectado uma no-conformidade em um dos locais da empresa a certificao da empresa como um todo fica dependente da anlise da ao corretiva proposta, ou seja, a recomendao para emisso/continuidade do certificado no pode ser feita. No admissvel que a empresa resolva retirar o local problemtico durante o processo de certificao. - O certificado deve informar em seu corpo, ou em anexos, os endereos de todos os sites que fazem parte do processo de certificao. Passo 5: Os resultados das auditorias podem ser: 5.1 Certificao recomendada. O relatrio enviado para reviso tcnica pela CERTIFICADORA, se tudo estiver adequado o certificado emitido no prazo de 30 a 60 dias, caso seja detectada alguma discrepncia no processo de auditoria aes devem ser tomadas antes da emisso do certificado. 5.2 Certificao no recomendada. Devido falta de implementao do sistema de gesto. Neste caso a Empresa dever iniciar um novo processo de certificao. 5.3 Recomendao para a certificao aguardando aes corretivas para as no-conformidades detectadas. A empresa tem at 10 semanas para tratar as no-conformidades, conforme item 6 abaixo, e apresentar para avaliao do auditor lder. Quando aprovado, a Empresa passa a ter sua certificao recomendada. 5.4 Manuteno da certificao recomendada. Utilizada quando da realizao de auditorias peridicas. 5.5 Manuteno da certificao sujeita a tomada de aes para as no-conformidades detectadas. Utilizada quando da realizao de auditorias peridicas. 5.6 Suspenso da certificao recomendada. Utilizada durante auditorias de follow-up, ver item 6 abaixo, quando as aes no so suficientes para eliminar as no-conformidades categoria 1. 5.7 Cancelamento da certificao recomendada. Utilizada quando a Empresa no atende ao estabelecido aps a suspenso da certificao, ou quando a Empresa deliberadamente decide no atender aos procedimentos da CERTIFICADORA para o processo de certificao.

6 NoConformidades, Observaes e Auditoria de Follow-up

Passo 6: (ver tambm anexo I) No-conformidade Categoria 1 (grave): A ausncia ou falta total de funcionamento do sistema em atender a um dos requisitos da norma, o qual no tenha sido documentado e/ou implementado. Um grupo de no-conformidades categoria 2 contra um requisito da norma que, quando combinado, pode representar a falta total do sistema e, portanto, passa a ser considerado uma categoria 1. Uma no-conformidade categoria 2 persistente. No-conformidades categoria 1 requerem a realizao de uma auditoria de follow-up, em um prazo mximo de 10 semanas. Durante a auditoria de follow-up a no-conformidade pode ser eliminada ou categorizada como 2 (leve). No-conformidade Categoria 2 (leve): Um lapso isolado de disciplina ou controle de um requisito de sistema da norma, o qual no crtico para a operao do sistema de gesto. No-conformidades categoria 2 requerem que o cliente implemente as aes corretivas em 10 semanas, sendo que a CERTIFICADORA pode verificar a eficcia destas aes na auditoria subseqente. Observao: Uma condio ou fato evidenciado pelo auditor lder, o qual no se caracteriza como uma no conformidade, mas que deveria ser investigado. Existe a possibilidade de surgir no futuro uma no conformidade categoria 1 ou 2 se as observaes no forem totalmente investigadas .

Oportunidade de Melhoria: Uma situao observada a qual NO uma no-conformidade, mas onde os resultados atingidos, baseado no julgamento e experincia do auditor, no so timos. Estas oportunidades so registradas para o benefcio do cliente. Esforo Digno de Nota: Uma situao observada onde os resultados atingidos, baseado no julgamento e experincia do auditor, so timos. Estes esforos so registrados para reconhecimento e motivao do cliente. Auditoria de follow-up - tem o objetivo de verificar apenas a implementao e eficcia das aes para as no-conformidades detectadas. obrigatria para as no-conformidades categoria 1 e pode ser requerida pelo auditor lder para alguns casos de no-conformidades categoria 2. De qualquer forma caso uma Auditoria de Follow-up seja necessria o auditor dever verificar a implementao e eficcia das aes para a todas as no-conformidades em aberto, independente de sua categoria.

7 Emisso do Certificado e Uso das Logomarcas

Passo 7: Completando-se com sucesso a Auditoria de Certificao, a CERTIFICADORA emitir um Certificado para a Empresa detalhando a Norma do Sistema de Gesto segundo a qual a Auditoria foi realizada e o escopo de certificao. O Certificado vlido por um perodo de trs anos a partir da data da sua emisso. A certificao de um Sistema de Gesto no implica na certificao do produto ou servio da Empresa e no a exime, portanto, de suas obrigaes legais. O Certificado emitido para a Empresa ostentar o Logotipo de credenciamento relevante. A Empresa estar autorizada a expor seu Certificado no seu local de trabalho, nas suas instalaes ou em qualquer literatura promocional ou propaganda. A Empresa estar autorizada a expor o Logotipo apropriado na sua correspondncia e em qualquer outra literatura promocional de acordo com as instrues que acompanham o certificado. O uso do Certificado e do Logotipo sero controlados pela CERTIFICADORA. A CERTIFICADORA mantm uma lista de Empresas certificadas. Esta lista se encontra disponvel ao pblico quando requerido. Passo 8: O Certificado vlido mantida a contnua conformidade com a Norma. A CERTIFICADORA monitorar essa conformidade atravs das Auditorias de Manuteno, que asseguram que o sistema de gesto tenha todos os elementos auditados no perodo de validade do certificado. No caso de solicitao do organismo de credenciamento, de reclamao de uso inadequado do sistema de gesto e/ou logomarcas, ou de mudana significativa no sistema de gesto da Empresa, ou de mudana de endereo, ou por solicitao de extenso do escopo pela Empresa a CERTIFICADORA poder conduzir auditorias no-programadas durante a manuteno da certificao. Se durante o perodo de certificao de trs anos a Empresa fizer mudanas significativas no seu Sistema de Gesto tais mudanas devero ser prontamente notificadas a CERTIFICADORA, que as avaliar para garantir que no existe conflito com as exigncias da Norma. Uma auditoria no-programada pode ser requerida. Quando requisitos externos forem alterados como um resultado de mudanas na legislao, normas, requisitos de credenciamento, etc., sobre os quais a CERTIFICADORA no possuir controle, um perodo de transio ser concedido, durante o qual a Empresa poder efetuar as alteraes necessrias em seu Sistema ou Organizao. Este perodo ser devidamente informado Empresa, devendo sempre ser igual ou menor ao perodo mnimo estabelecido pela legislao ou rgos Credenciadores. A Data base, ou Data referncia, para o agendamento das auditorias de manuteno ser data da auditoria de certificao. Passo 9: A CERTIFICADORA se reserva o direito de suspender, retirar ou cancelar o Certificado a qualquer momento durante o perodo de certificao de trs anos. A Certificao poder ser suspensa, retirada ou cancelada nos seguintes casos:

8 Manuteno da Certificao

9 Suspenso, Cancelamento e Retirada de Certificado

Se a Empresa no completar as aes corretivas dentro do prazo estipulado; Se existirem no-conformidades reincidentes; Se for apurado, de alguma maneira, o uso indevido das logomarcas CERTIFICADORA e do organismo de credenciamento, ou propaganda inadequada ou enganosa da certificao do sistema de gesto; Se a Empresa falhar em cumprir os compromissos financeiros do Contrato celebrado com a CERTIFICADORA, ou Se a Empresa, de algum modo, acionar a CERTIFICADORA ou coloc-la em descrdito. A CERTIFICADORA se reserva o direito de publicar, da maneira que julgar apropriada, a suspenso, retirada ou cancelamento do Certificado. Se, durante o perodo de certificao de trs anos, a Empresa decidir no mais manter a certificao ou julgar impossvel faz-lo, ento a CERTIFICADORA ao receber tal comunicao cancelar o Certificado. Na suspenso do certificado a Empresa dever cessar toda e qualquer divulgao/ propaganda da sua certificao. A CERTIFICADORA identificar a Empresa como certificao suspensa em seu banco de dados e informar tal situao quando questionada. No caso de Cancelamento ou Retirada do certificado aplicam-se regras semelhantes ao da suspenso, apenas que a empresa dever devolver seus certificados para a CERTIFICADORA. A CERTIFICADORA deve retirar o nome da Empresa da relao de empresas certificadas. Passo 10: No caso de reclamaes contra servios prestados pela CERTIFICADORA a Empresa poder faz-lo atravs de formulrio de pesquisa de satisfao do cliente, enviado com a documentao da auditoria, ou diretamente ao escritrio local da CERTIFICADORA. A Empresa poder recorrer (apelar) contra decises da CERTIFICADORA com respeito ao seguinte: Recusa em aceitar uma solicitao para certificao da Empresa. Falha em recomendar a Certificao. Suspenso, retirada ou cancelamento do Certificado. Um recurso de um terceiro contra uma deciso de conceder Certificao. Neste caso, a Empresa dever faz-lo primeiramente com a Gerncia de Operaes da CERTIFICADORA Brasil. No satisfeita com o resultado poder requisitar apreciao pela Diretoria de Operaes da CERTIFICADORA-Brasil. Caso no concorde com a deciso poder solicitar que a apelao seja apreciada pelo Comit de Experts da CERTIFICADORA, devendo neste caso aguardar o perodo de realizao da reunio do Comit. Toda e qualquer apelao dever ser feita por escrito. Passo 11: O contrato estabelecido entre a Empresa e a CERTIFICADORA j estabelecem os critrios de confidencialidade da CERTIFICADORA.

10 Reclamaes e Apelos

11 Confidencialidade