RELATOS DE EXPERINCIAS

A informao eficaz na empresa

Auta Rojas Barreto

ATUALIZAO PALAVRA-CHAVE

medida em que avanam em direo ao sculo XXI, as organizaes enfrentam mudanas freqentes. difcil afirmar que as estratgias de negcios, que no passado permitiram construir uma empresa com xito, continuaro sendo vlidas no futuro prximo. A informao sobre produtos e mercados mundiais um fator de fora a ser buscado. A atualizao , sem dvida, palavrachave no mundo empresarial moderno. As mudanas que enfrentamos so de natureza variada, algumas associadas s grandes modificaes econmicas e sociais deste fim de sculo, tais como: - a globalizao e a integrao de grandes grupos econmicos, fazendo com que sejam redefinidas as fronteiras tradicionais de pases, sejam de comrcio, de mercadorias ou de conhecimento; - a necessidade de especializao setorial; - a tendncia de reviver a iniciativa individual; - o reconhecimento da importncia de uma administrao mais cuidadosa em todos os nveis organizacionais; - a valorizao do fator qualidade, seja de vida ou de trabalho, tanto em servios como nos produtos. Com a globalizao da economia, a competitividade entre empresas e pases tornou-se intimamente ligada qualidade do sistema de informao de que dispem em relao a seus concorrentes. Saber o que o concorrente direto est desenvolvendo no campo da tecnologia, saber as tendncias que a tecnologia est assumindo no seu setor de atuao, conhecer as estratgias dos concorrentes em termos mercadolgicos tarefa indispensvel de uma empresa moderna, sendo condio de sobrevivncia no mercado. Empresas de consultoria, indstrias nacionais ou multinacionais e em nvel macro, pases precisam estar bem informados. Na era em que a qualidade constitui fator essencial para a competio, a atualizao ferramenta fundamental para a manuteno e a eventual conquista de novos mercados para as empresas.

Na Inglaterra, a Aslib deixou de ser uma associao de bibliotecas e de documentalistas especializados para se transformar em organizao com carter empresarial, que trabalha com a venda de servios de informao e de consultoria especializada. Usam a mesma sigla, mas a associao passou a ser The Association for Information Management. Seu atual diretor executivo um homem de negcios, tendo sido anteriormente diretor de marketing do jornal Daily Mirror. No Brasil, h uma tmida conscincia do problema. necessrio, entretanto, discutir esses aspectos em nvel governamental e privado onde governo, indstrias, empresas privadas que atuam na rea de bens, produtos e servios, bem como empresas de consultoria, possam contribuir para um aprimoramento estrutural e de procedimentos referente ao assunto. A atualizao permanente uma necessidade comum a todos os elos que participam dessa cadeia para transformar a informao em elemento eficaz de gesto.

ATUALIZAO - PROSPECO TECNOLGICA E DE INTELIGNCIA

Os servios, conhecidos como monitorao, prospeco tecnolgica e inteligncia surgiram com a finalidade de ajudar a melhor definir o negcio das empresas (produtos, mercados, necessidades a satisfazer, tecnologia, grau de integrao, direes de crescimento) e sua cultura corporativa. Surgiram tambm para definir oportunidades e riscos, foras e debilidades; para identificar eventos ameaadores e seus impactos nas empresas e para estabelecer estratgias de utilizao de recursos e de definio, de forma a obter vantagem competitiva sustentvel. Esses servios surgiram, ainda, para poder realizar anlise de consistncia com avaliao da qualidade de factibilidade e de risco associado ao plano estratgico. Um sistema de prospeco tecnolgica e de inteligncia, visa, portanto, a identificao, anlise e utilizao da informao do meio ambiente de uma empresa ou de um tipo de negcio para apoiar a elaborao de seu planejamento estratgico e operacional. A maioria das grandes empresas multinacionais dispe de sistemas de informao desse tipo.

Resumo
Faz-se uma anlise da importncia da atualizao de procedimentos necessria ao desenvolvimento das atividades nas empresas modernas. Apresenta-se a informao como ingrediente vital para o desenvolvimento do pessoal das empresas e como instrumento de monitorao, prospeco tecnolgica e de inteligncia, bem como gerencial. Indica-se a potencialidade das empresas de consultoria para estimular e promover o uso da informao, contribuindo, assim, para o melhor desempenho das atividades empresariais e conquista de melhores posies no mercado. Palavras-chave Informao tecnolgica; Prospeco tecnolgica; Servios de informao; Empresa de consultoria; Capacitao gerencial; Recursos humanos; Produtos de informao.

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Alguns pases tambm tm sistemas com essa mesma finalidade: prospeco tecnolgica e de inteligncia. Na Frana, por exemplo, o Instituto de Propriedade Industrial produz o Clignotant, que um alerta tecnolgico com o objetivo de mostrar tendncias de tecnologias a partir de informaes contidas em documentos de patentes. Outras organizaes como o Observatoire des Strategies Industrialles (OSI), do Ministrio da Indstria, cuidam permanentemente de informaes relacionadas com o que as 500 maiores empresas industriais europias esto fazendo e como esto se desenvolvendo. No Canad, o Centre de Recherche Industrielle du Quebec (CRIQ) atravs do setor Industrie Information mantm um banco de informao industrial com informaes sobre 15 000 empresas de manufatura sediadas na regio, bem como sobre seus produtos. Desse Banco de Dados so extradas diversas publicaes de carter regional e setorial. Nos Estados Unidos existem organizaes similares que trabalham com informaes para empresas, como o Instituto do Futuro, sediado na Califrnia. Diversas empresas e agncias do governo encomendam estudos a esse instituto.

a promover a capacitao de pessoal diretivo e intermedirio de empresas: 1. Estratgia de negcio . administrao estratgica . planejamento estratgico . sistemas de monitorao e inteligncia . administrao de mudanas 2. Tecnologia . administrao de tecnologia . desenvolvimento de novos produtos . estratgia de manufatura . incrementos de produtividade 3. Informao . criao e desenvolvimento de servios de informao e de assistncia tcnica e sua implementao; . comercializao, divulgao e marketing dos servios de informao, no mbito da prpria empresa ou em nvel externo.

Para oferta de um bom servio de informao, mais importante concentrar esforos na metodologia a ser seguida e nas estratgias de marketing, do que estabelecer conceitos de cada tipo de informao disponvel. Essa reflexo diz respeito no s a servios oferecidos por empresas de consultoria, mas tambm aos servios j implantados nas empresas. importante analisar cuidadosamente a necessidade de cada usurio (ou grupo de usurios) e utilizar procedimentos j comprovados como os mais eficientes, economizando, desse modo, raciocnio e melhorando a eficincia dos servios de informao. Os produtos de informao devem ser criados a partir de necessidades bem identificadas e de estudos do pblico a ser atendido, no simplesmente copiando-se modelos tradicionalmente oferecidos. O objetivo no saber tudo, mas saber onde encontrar os dados e informaes para transform-los em inteligncia e para utiliz-los nas ocasies necessrias.

INFORMAO
O mundo da informao, hoje, oferece ao termo diferentes realidades para seu uso. , entretanto, importante evitar confuso de contedo, de objetivos, de uso, de resultados esperados e de elementos envolvidos nas diversas atividades que implicam o uso da palavra informao ou sistema de informao. Consideramos que a informao tcnica, cientfica e econmica uma necessidade para as empresas modernas em frente das mudanas que vm ocorrendo em nossa sociedade, permanentemente em evoluo. Como exemplo, notamos que a informao jornalstica e a informao sobre impostos e tributos podem estar associadas na medida em que jornais e revistas divulgam as mudanas fiscais implantadas pelo governo, sendo esta uma informao de carter econmico e de interesse fundamental para as empresas. Nesse sentido, o que importa no exatamente o suporte onde se encontra a informao, mas, sem dvida, o uso adequando que se faz dela e na profundidade com que a desejamos. A experincia de uma empresa de consultoria que trabalha com a informao em seu cotidiano, como matria-prima e como suporte a ser oferecido a seus clientes, leva-nos a refletir sobre que produtos de informao devem ser oferecidos e a quem, para assegurar que tais produtos contenham conhecimentos teis, adaptados e operacionais.

PRODUTOS E SERVIOS DE INFORMAO

Os produtos e servios de informao necessrios a uma empresa podem variar em complexidade e custo. Podem ser gerados na prpria instituio ou atravs de uma empresa especializada. Nossa experincia est baseada em trs tipos de ofertas, com custos bem diferentes: - Na escala de valores de custos, dos mais baratos o servio de leitura de jornais e revistas comumente denominado "servio de clipping". um tipo de monitoramento do mercado de atuao da empresa e mesmo da sua prpria penetrao nesse mercado. Serve para avaliar os servios de assessoria de imprensa e de marketing. Contribui para a estratgia a ser seguida por essas reas e pode at ser instrumento gerencial, se os artigos forem analisados e as informaes neles contidas transformadas em bases de dados. As informaes assim armazenadas podem identificar, de modo atualizado e retrospectivo, o que est sendo veiculado, na mdia impressa de rea geogrfica especfica, sobre um determinado assunto de interesse da empresa, relativo a seus concorrentes ou a respeito dela prpria. - Na ordem de custos, outro servio muito importante o de pergunta-resposta,

CAPACITAO
Possivelmente uma das principais preocupaes do corpo diretor de uma organizao a de manter o equilbrio entre dois grandes objetivos: - aprimoramento das atividades atuais, isto , incremento contnuo do desempenho da empresa no mercado e obteno de melhor resultado econmico possvel: melhor qualidade, com menor custo; - desenvolvimento futuro, atravs da inverso de recursos na criao de novas capacitaes tecnolgicas e administrativas. A maneira como as empresas resolvem esta dicotomia resulta da capacidade da alta direo de adequar o aprimoramento cotidiano das operaes com uma viso a longo prazo que assegure no s a sobrevivncia, como tambm o crescimento da organizao. A taxa de capacitao deve ser maior, ou pelo menos igual taxa de mudanas do ambiente onde estas se realizam. Em resumo, C * M a equao recomendada por especialistas para manter em dia a capacitao das empresas. So trs as reas que requerem cursos e mesmo treinamento continuado, com vista
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que normalmente informa sobre documentos tcnico-cientficos identificados e localizados para obteno de cpias. Podem informar tambm sobre dados estatsticos, associaes de classe, empresas de consultoria que atuam em diversas reas como de treinamento, direito tributrio, de anlises qumicas, ou mesmo fabricantes de determinadas mercadorias. Nesse caso, necessrio ter um outro tipo de base de dados para prestar essas informaes sobre quem faz, o que faz e onde faz. Os servios mais caros, que apenas algumas empresas tm condies de oferecer e para isso contam com consultores associados, dizem respeito a: pareceres tcnicos e de mercado, cadastro de fontes de informao e levantamentos de patentes, normas e regulamentos tcnicos.

As organizaes que tm obtido alto nvel de competitividade tendem a interagir mais estreitamente com seus entornos, incluindo os recursos de organizaes que proporcionam apoios externos: informao, capacitao, consultoria tcnica. O acesso e a adequada utilizao de especialistas que enriqueam as habilidades internas facilitam a instrumentao de programas dirigidos obteno de mudanas na cultura, nos sistemas de trabalho e nas tecnologias utilizadas pelas empresas. A premissa que acompanha os servios de consultoria que se trata de uma consultoria de processo. fundamental a ativa participao dos dirigentes das empresas no projeto. O que se procura induzir, nas organizaes e nos indivduos que as integram, a atitude de mudana a partir do reconhecimento da situao presente e das alternativas disponveis. Tudo isso, com a ativa participao do pessoal da empresa. Automatizar um servio de informao, gerar uma base de dados, organizar arquivos ser um servio de consultoria melhor, muito mais adequado a cada organizao, se for desenvolvido contando com a contribuio da equipe local. Desta maneira, entendem-se os servios de consultoria como uma verdadeira transferncia de tecnologias para os clientes, a fim de que se permita utilizar as metodologias e as experincias j consolidadas na identificao e instrumentao dos sistemas estratgicos e tecnolgicos necessrios. No mbito de servios e produtos de informao, pode-se dividir o processo nos seguintes itens: 1. definio do problema das oportunidades das necessidades; 2. integrao de algumas alternativas de trabalho; 3. desenvolvimento do produto desejado (organizao, automao, indexao etc.); 4. capacitao de pessoal da empresa no uso das ferramentas necessrias para conseguir o objetivo do trabalho; 5. acompanhamento de instrumentao dos programas de trabalhos realizados e de implementao dos servios; 6. difuso e marketing do servio realizado. Nossa experincia mostra que s se efetiva um processo de mudana quando os membros envolvidos so ativos participantes do mesmo, e no, espectadores passi-

vos que tm que viver com as conseqncias de recomendaes, nem sempre validadas com a realidade que vive a organizao.

CONCLUSO No difcil e fascinante momento que enfrentamos, em um mundo de rpidas mudanas, com profissionais com trnsito internacional, bem informados e dispostos a conquistar as melhores posies do mercado, importante contar com o apoio de experincias valiosas. O acesso informao atravs de prospeco tecnolgica, do uso de um servio de monitorao e inteligncia facilita o desenvolvimento de um plano estratgico, possibilita mudanas necessrias e cria ambiente propcio inovao nas empresas. Atualizao, informao e capacitao transformam-se em conhecimento, que pode ser transferido atravs de servios de consultoria. Sentimos a necessidade de poder compartilhar metodologias e experincias prticas, j testadas, a fim de avanar na obteno de uma estrutura produtiva em benefcio das prximas geraes.

CONSULTORIA EXTERNA; SINERGIA COM RECURSOS INTERNOS DA EMPRESA A maior parte do pessoal das empresas est dedicada a atender assuntos relacionados com o presente, considerando-se as presses que este exerce sobre elas, restando muito pouco tempo para criar o amanh ou reorganizar atividades acumuladas no passado. claro que no fcil, em meio a crises que ocorrem cotidianamente, fazer convergir recursos valiosos para formular estratgias que permitam a evoluo da organizao no tempo. Modernizar as empresas faz parte desta estratgia. Dot-las de servios de informao eficazes tarefa que, hoje em dia, no pode mais ser protelada. Capacitar seu pessoal sobretudo importante. Os executivos que tm a capacitao para planejar o futuro e agir no presente so realmente os de que as empresas necessitam. Tanto na rea de capacitao de recursos humanos para modernizar as empresas, como na oferta de produtos e servios de informao, muito conveniente poder utilizar recursos externos a fim de complementar as capacidades internas da empresa. cada vez menor a possibilidade de se poder contar, em casa, com uma gama de conhecimentos muito vasta, no quadro de pessoal permanente. Por isso, mais gil e mais econmico contratar pessoal externo prpria organizao que auxilie sem ser parte da prpria estrutura, que deve ser mantida leve, flexvel e dinmica.
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Auta Rojas Barreto Diretora da Collecta - Processo, Produto e Coleta de Dados Lida. So Paulo, SP.

The effectiveness of the information in the enterprise Abstract

An analysis of the importance of updating procedures needed for the development of activities in modern enterprises is made. Information is presented as a vital ingredient for development of personnel in enterprises and as an instrument for monitoring, for technological and inteligence prospection, as well as a management tool. The potentiality of consulting enterprises is indicated with reference to stimulating and promoting the use of information, thus contributing to the better performance of the enterprise activities and the achievement of better positions in the market. Key words Technological information; Technological prospection; Information services; Consulting enterprise; Management ability; Human resources; Information products.

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