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2011
Aldie Trabachini
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SUMRIO
INTRODUO .............................................................................................................. 05 1. FUNDAMENTOS DA GERNCIA DE PROJETOS ................................................. 06 1.1. O Que Projeto? ............................................................................................. 06 1.2. O Que Gerenciamento de Projetos? ........................................................... 07 1.3. Os Fatores Gerenciveis no MS Project 08 1.4. As reas de Conhecimento em Gesto de Projetos na Viso PMI ............. 09 1.5. O Planejamento em Projetos .......................................................................... 10 1.5.1. Etapas Essenciais no Planejamento de Projetos ............................... 11 2. O MS PROJECT 2000 ............................................................................................. 12 2.1. Viso Geral ....................................................................................................... 12 2.1.1. Barra de Menus ...................................................................................... 13 2.1.2. Barra de Ferramentas Padro ............................................................... 14 2.1.3. Barra de Formatao ............................................................................. 15 2.1.4. Barra de Modos ...................................................................................... 16 2.2. Principais Vises ............................................................................................. 17 2.2.1. O Grfico de Gantt ................................................................................. 18 2.2.2. A Planilha de Recursos ......................................................................... 20 2.2.3. O Grfico de Recursos .......................................................................... 21 2.2.4. A Planilha de Uso do Recurso .............................................................. 22 2.2.5. A Planilha de Uso da Tarefa .................................................................. 23 2.2.6. O Diagrama de Rede .............................................................................. 24 3. CRIAO E EDIO DE PROJETOS .................................................................... 25 3.1. Viso Geral ....................................................................................................... 25 3.2. Tutorial ............................................................................................................. 25 3.2.1. Abrindo um Novo Arquivo no MS Project ........................................... 27 3.2.2. Criando um Modelo de Arquivo no MS Project .................................. 28
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3.2.3. Formatando o Modelo de Trabalho ...................................................... 30 3.2.4. Trabalhando com um Novo Arquivo .................................................... 33 3.2.5. Definindo o Escopo Bsico do Projeto................................................ 34 3.2.6. Definindo a Data de Incio do Projeto .................................................. 35 3.2.7. Definindo a Estrutura e Vnculos do Projeto ....................................... 36 3.2.8. Definindo a Durao da Tarefa ............................................................. 41 3.2.9. Definindo o Tipo de Tarefa ................................................................... 42 3.2.10. Definindo os Recursos do Projeto ..................................................... 44 3.2.11. Alocando os Recursos ........................................................................ 46 3.2.12. Superalocao de Recursos ............................................................... 48 4. A Linha de Base ..................................................................................................... 49 4.1. O que Linha de Base? .................................................................................. 49 4.2. Por que devo Criar uma Linha de Base? ....................................................... 49 4.3. Quando devo Criar uma Linha de Base?....................................................... 49 4.4. O que o Microsoft Project faz com os Dados da Linha de Base?............... 51 4.5. Como Criar uma Linha de Base? ................................................................... 51 5. Acompanhando Projetos ....................................................................................... 59 6. Exerccio ................................................................................................................. 61 7. Bibliografia ............................................................................................................. 62
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INTRODUO
O Microsoft Project um poderoso instrumental como um programa de gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar como uma valiosa fonte de informaes para seu projeto. O formato desta apostila contemplado como um tutorial onde voc poder seguir passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.
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1.1.
O que um Projeto?
UM EMPREENDIMENTO NO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA SEQUNCIA CLARA E LGICA DE EVENTOS, COM INCIO, MEIO E FIM, QUE SE DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR PESSOAS DENTRO DE PARMETROS PR-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE.
Ou seja, todo projeto possui, por definio, algumas caractersticas bsicas relacionadas com a clara definio de parmetros que permitam a efetiva administrao.
Vargas, Ricardo Vianna Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos Rio de Janeiro, Brasport, 2000.
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Podemos resumir estas caractersticas como abaixo relacionadas, ento, geralmente, um projeto: Possui um processo prvio de planejamento; Deve possuir parmetros definidos e planejados de controle e avaliao; No repetitivo, ou seja, inovador e indito; Possui um incio e um fim determinados; Objetiva gerar um produto com especificaes conhecidas e que seja claro e definido; realizado por pessoas; Tem um componente de custo limitado e definido. Assim sendo, o foco de um projeto obter uma meta identificada. responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direo da meta, com base nos parmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos; enquanto se mantm um padro de qualidade especificado.
1.2.
Segundo Margareth Carneiro 2 o Gerenciamento de projetos a aplicao de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos interessados e que envolve o balanceamento de: Escopo, tempo, custo e qualidade; Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou no definidos); Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta ou indiretamente. Isso indica que para o gerenciamento de projetos no necessrio apenas a vontade ou a necessidade da realizao dessa tarefa. preciso reconhecer que o gerente de projetos precisa de conhecimentos especficos da rea para melhor desempenhar as suas funes. Existe uma tendncia das empresas em administrar as operaes com a abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prev a aplicao
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Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.
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das tcnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na conduo de operaes da empresa. O termo usado para essa tendncia ou filosofia o gerenciamento por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratgicos da empresa com inmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execuo no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.
1.3.
Escopo do Projeto
Recursos
Tempo
Estes fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execuo. A gerncia dessas variveis feita sob o ponto de vista de um modelo matemtico, onde se admite que a modificao do valor de uma delas ter um impacto previsvel em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a reduo, por exemplo, da varivel tempo acarretar em um incremento na varivel recursos ou implicar na alterao de alguma especificao do produto. Alm disso, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das variveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo. Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no contedo das variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.
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Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.
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Gerenciamento de Integrao entre os elementos do projeto; Gerenciamento de Escopo de Projeto; Gerenciamento de Tempo do projeto; Gerenciamento do Custo; Gerenciamento da Qualidade; Gerenciamento de Recursos Humanos; Gerenciamento de Comunicao; Gerenciamento de Risco; Gerenciamento de Contratos. Estas disciplinas juntas, aliadas s tcnicas, mtodos e ferramentas de cada uma, apoiam a conduo do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados. Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o incio do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, at a sua concluso. A Integrao dos processos tambm tratada como uma disciplina pelo PMI. Na perspectiva do MS Project 2000, todas estas disciplinas ou reas de conhecimento podem e devem ser contempladas na realizao de um projeto. A metodologia de gerenciamento de projetos a base sobre a qual todos os trabalhos devero ser efetuados. O software apenas auxiliar o gerente a estruturar a metodologia a uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.
1.5.
O Planejamento em Projetos
O planejamento em qualquer atividade de uma organizao sempre encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gastase refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado. Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um enfoque em projetos para uma organizao, extremamente necessrio um planejamento criterioso de todas as possveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princpio que todos os participantes de um projeto tem, como princpio, um claro entendimento de que planejar essencial. A realidade bem distante desta viso.
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No objetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project 2000 essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.
Planejamento do Escopo Formatao Inicial do Project Estimativa dos Custos Montagem da Equipe
Planejamento dos Recursos Definio das Atividades Determinao do Tipo de Atividade Durao das Atividades
Definio do Cronograma
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O MS Project uma ferramenta automatizada de apoio Gerncia de Projetos, onde possvel planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variveis de um projeto. O MS Project uma ferramenta for Windows e portanto utiliza os padres conhecidos dessa interface com o usurio. Se voc no est familiarizado com o Windows, a figura abaixo apresenta esta interface.
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Caractersticas Windows: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. MS Project 2000; Barra de menus; Barra de ferramentas; Barra de formatao; Barra de modos. Barras de rolagem.
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Barra de Modos
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2.2.
Principais Vises:
Inicialmente, verificamos que o MS Project possui trs formatos bsicos para de exibir as informaes. So eles: Os Grficos - Que representam graficamente as informaes. So grficos os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de Recursos e Calendrio. As Planilhas - Que representam informaes em linhas e colunas. Cada linha contm informaes sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contm um campo onde voc insere informaes especficas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project so, em geral, chamadas de campos.) Os Formulrios Que representam informaes em um formato semelhante a um formulrio em papel. Eles mostram informaes sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez. Entretanto, como o MS Project possui variadas formas de visualizar as informaes de um projeto e nem sempre estas so sempre necessrias, em nosso curso bsico iremos estudar as formas de visualizao que so essenciais para a elaborao e conduo de projetos. Desta forma, as principais vises so: O Grfico de Gantt; A Planilha de Recursos; O Grfico de Recursos; A Planilha de Uso do Recurso; A Planilha de Uso da Tarefa; Diagrama de Rede.
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No lado direito desse modo de exibio, voc pode usar as barras de Gantt para exibir graficamente as duraes das tarefas e as datas de incio e de trmino em uma escala de tempo. A posio relativa das barras de Gantt mostra a seqncia na qual as tarefas do seu projeto esto agendadas para ocorrer.
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Neste curso, seguiremos um tutorial de aprendizado. Este tutorial, por sua vez, segue as nossas etapas essenciais de planejamento como visto abaixo.
Alocao dos Recursos Estimativa dos Custos Montagem da Equipe
Planejamento dos Recursos Definio das Atividades Determinao do Tipo de Atividade Durao das Atividades
Definio do Cronograma
Se seguirmos o tutorial e o esquema acima, seremos capazes de elaborar e realizar modificaes necessrias em um projeto.
3.2.
O Tutorial:
4.2.1. Abra o MS Project em um novo projeto em Arquivo/Novo; 4.2.2. Crie um modelo de trabalho no software; 4.2.3. Realize uma formatao inicial no seu modelo de trabalho; 4.2.4.Salve-o com outro nome (sugesto: nomedoprojeto@@@#.mpp, onde @@@ a verso do projeto e # assume valores p planejamento ou e execuo); 4.2.5. Defina um escopo bsico do seu projeto, ou seja, os objetivos do projeto, sua durao mxima prevista e recursos necessrios em Arquivo/Propriedades/Resumo/Comentrios;
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4.2.6. Defina a data de incio do projeto em Projeto/Informaes Sobre Projeto; 4.2.7. Defina a estrutura de eventos e a durao de cada evento do projeto no Grfico de Gantt/Exibir/Tabela/Entrada; 4.2.8. Defina os vnculos entre as tarefas, caso seja necessrio, no cone Vincular na Barra de Ferramentas; 4.2.9. Determine para cada atividade se esta de Durao Fixa, Unidade Fixa ou Trabalho Fixo; assim como se ou no Controlada pelo Empenho. Clicar duas vezes em cada atividade e pasta Avanado. 4.2.10. Defina os recursos de trabalho do projeto atravs da Planilha de Recurso; 4.2.11. Aloque cada recurso ao respectivo evento atravs do Grfico de Gantt/ Teclar Alt + F10; 4.2.12. Defina os recursos materiais, para cada atividade, aloque nas respectivas atividades atravs do Grfico de Gantt/ Teclar Alt + F10;; 4.2.13. Verifique a existncia de possveis conflitos na alocao de recursos (Planilha de Recursos); 4.2.14. Caso haja conflito, depois de verificado quais recursos apresentam conflitos, verifique para cada recurso o tipo possvel de conflito (no Grfico de Recursos e na planilha de Uso do Recurso e Uso da Tarefa) e realoque os recursos de modo a elimin-lo, voltando para o item anterior. No havendo conflito passe para o item seguinte; 4.2.15. Utilizando o Grfico de Gantt, analise o seu planejamento e faa, se preciso, os ajustes necessrios; 4.2.16. Salve o arquivo como arquivo de planejamento; 4.2.17. Salve a linha de base; 4.2.18. Salve como arquivo de execuo (sugesto: nomedoprojeto@@@#.mpp, onde @@@ a verso do projeto e # assume valores p planejamento ou e execuo);
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Utilize-se da ajuda do prprio software sempre que precisar. Ela de grande auxlio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado. Feche ou minimize a ajuda. Em seqncia, vamos criar um modelo de trabalho.
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Como estaremos trabalhando com um modelo, no se faz necessrio estabelecer a data de incio de projetos agora. Ento, basta apenas manter todas as informaes e clicar em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais sobre esta janela de Informaes sobre o projeto.
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3.2.2.3.
Siga os procedimentos abaixo: No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo. No campo Salvar como tipo, selecione Modelo. Clique em salvar. Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project 2000, a etapa seguinte ser a de format-lo segundo as nossas necessidades.
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Na pasta Calendrio, na janela Opes, defina a estrutura padro de trabalho da sua organizao. Por exemplo, por padro, o MS Project 2000 define a Hora de incio padro como sendo 09:00, se na sua organizao o horrio de incio de trabalho for 08:00, digite este horrio na janela respectiva. Faa as alteraes necessrias aqui para definir o padro de calendrio da sua organizao. Quando estiver terminado clique no cone Definir como padro e em OK.
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3.2.3.2. Defina a carga horria padro, os dias teis e os feriados ao longo da durao do projeto em Ferramentas/Alterar Perodo de Trabalho.
Nesta janela devemos alterar o padro do MS Project 2000 para o perodo de trabalho desejado. Por padro, este software no possui nenhum feriado marcado e o horrio padro de 09:00 s 13:00 e de 14:00 s 18:00. Como exemplo, vamos alterar o horrio padro, de segunda-feira a sextafeira, 08:00 s 12:00 e de 14:00 s 19:00. Para isso, na janela Alterar perodo de trabalho, no espao Data(s) selecionada(s), clique nas letras dos respectivos dias que queremos modificar, segure o boto direito clicado e arraste passando de S, T, Q, Q at S. Voc dever ter a janela na aparncia da figura acima. No espao Definir a(s) data(s) selecionada(s) como: Modifique o horrio para o nosso horrio sugerido como exemplo. Este nosso procedimento ir modificar o horrio para todos os dias da semana, de todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso voc possa precisar modificar um dia especfico, semana ou ms, basta clicar nos dias ou nas semanas ou no ms sem selecionar pelas letras da semana como feito acima.
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Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 25 de dezembro de 2002. Utilizando a barra de rolagem do campo Data(s) selecionada(s), clique na seta para baixo ou para cima at que o calendrio indique o ms de dezembro. Clique no dia 25 e em seqncia no espao Perodo de Folga, no campo Definir a(s) data(s) selecionada(s), como na figura abaixo.
Deste modo, podemos fazer qualquer adaptao no calendrio do MS Project 2000 para que ele reflita exatamente o calendrio que queremos. Ao final de sua formatao, clique em OK.
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Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser recuadas a direita!
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Trmino-a-incio (TI) A tarefa (B) no pode iniciar antes que a tarefa (A) termine.
A B
Incio-a-incio (II) A tarefa (B) no pode iniciar antes que a tarefa (A) seja iniciada.
A B
Trmino-a-trmino (TT) A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa (A) termine.
A B
Incio-a-trmino (IT) A tarefa (B) no pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada.
A B
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recurso precisar executar. Como se trata de uma tarefa de unidade fixa, isso ter o efeito adicional de reduzir a durao. Se voc tiver uma tarefa de Durao Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribudos, menor ser o trabalho que cada recurso precisar fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuio. Como se trata de uma tarefa de durao fixa, isso ter o efeito adicional de que cada recurso poder ter um esforo menor, isto , menos unidades de atribuio. Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo controlada pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se voc adicionar recursos, o trabalho ser distribudo entre as atribuies e a durao diminuir.
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Sugestes: Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades. Para atribuir vrios recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos no-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.
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Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se necessrio, digite o nome de um novo recurso no campo Nome. Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est atribudo tarefa selecionada. O nome do recurso tambm aparece prximo barra de tarefas no Grfico de Gantt.
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3.2.12.1.1.
Aps ter atribudo um recurso a uma tarefa, voc pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um perodo de tempo especfico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalizao de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa em um nvel mais detalhado. Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos esto agrupados embaixo das tarefas s quais esto atribudos. Na parte da escala de tempo do modo de exibio, altere os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribudos. Ateno: Voc tambm pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuio de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho. Obs: Voc tambm pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais esto atribudos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.
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momento durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que a diferena justifica isso.
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5. Acompanhando o Projeto:
Quando voc gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do tringulo do projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os outros dois. Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alteraes de recursos podem causar problemas em sua agenda. Se voc mantiver as informaes do projeto atualizadas, voc sempre poder ver o status mais recente do projeto. Dessa forma, voc pode identificar mais cedo os problemas que podem prejudicar o xito do projeto e usar o Microsoft Project para encontrar solues. Para manter o seu projeto dentro da programao, certifique-se de que as tarefas iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibio Gantt de controle ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Voc pode ento ajustar a dependncia entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir algumas tarefas para atender os seus prazos finais. O modo de exibio Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda original de cada tarefa. Quando tiver salvo o projeto com uma linha de base, mas antes de ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibio Gantt de controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais sincronizadas. Para acompanhar um projeto no MS Project 2000, siga os passos abaixo: No menu Exibir, clique em Gantt de controle. Para exibir os campos de variao, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Variao. Se necessrio, pressione TAB para ver os campos de variao. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle. Atualize o andamento das tarefas em seu projeto. Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em seguida, clique em Atualizar como agendado . Se a tarefa no estiver com o andamento agendado, No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em atualizar tarefas . Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Incio ou Trmino.
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Se voc inserir uma data de trmino, certifique-se de que a tarefa esteja 100% concluda; o Microsoft Project assumir que a data est correta e reagendar as tarefas apropriadamente. Clique em OK.
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ATIVIDADES
Incio do Projeto Planejamento Escrever proposta Contratar arquiteto Localizar nova instalao Apresentar a proposta Aprovao pela corporao Negociar novo aluguel Finalizar plantas Selecionar subcontratados Contratar empresa de mudanas Submeter plantas Permisso recebida Remodelagem Demolio do espao existente Estruturar paredes interiores Instalao eltrica Instalao de linhas telefnicas e de dados Terminar paredes Instalar portas e hardware Pintura Instalar carpetes no espao do escritrio Instalar vinil: sala do servidor Acabamento e fixao final Testar sistemas Retocagem Limpeza final Remodelao completada Mudana Espao do escritrio Desconectar computadores/equip. Desmontar mveis Mudar mveis/equip./caixas Montar mveis Reconectar computadores/equip. Espao do escritrio completado Sala do servidor Desconectar servidor Mover servidor Reconectar servidor Testar servidor Sala do servidor completada Reinaugurao do Escritrio
DURAO
0d 10d 3d 2d 1s 2d 0d 4d 2s 1,5s 3d 1,5s 0d 10d 3d 4d 6,5d 3d 2s 3d 4d 3d 3d 1s 2d 3d 2d 0d 2d 2d 2d 2d 4h 2d 2d 0d 2d 2d 4h 2d 1d 0d 0d
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7. Bibliografia
Kimura; Marcos. Apostila ENAP PMI, Microsoft Project 2000, 2002 Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000. Cardoso, Marco Antonio Siqueira, Convergente, 1998. Microsoft Project 2000; Step by Step, Makron Books, 2000. Microsoft Project 2007; Equipe Tcnica da HS Solues em Informtica, 2008. Vargas, Ricardo Vianna Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos Rio de Janeiro, Brasport, 2000.
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