Curso de Especializao em Governo Eletrnico Disciplina: tica em Governo Eletrnico Professor: Hugo Cesar Hoeschl Aluna: Victoria von

Heuss Bloesst

A GESTO DE DOCUMENTOS NO BANCO CENTRAL Resumo Este artigo tem por objetivo apresentar a gesto documental no Banco Central do Brasil, com destaque para a implantao do novo sistema de gesto eletrnica de documento, e-BC. Avaliar a contribuio da implementao do processo eletrnico para a gesto do conhecimento no Banco Central do Brasil. Palavras chave: processo eletrnico, Banco Central do Brasil, gesto do conhecimento. HISTRICO DA GESTO DE DOCUMENTOS NO BANCO CENTRAL A gesto de documentos no Banco Central remonta a 1976 quando foram introduzidos os conceitos da Arquivologia e os procedimentos da Arquivstica no mbito da instituio .1 Em 1992, houve uma evoluo na gesto de documento quando todos os registros passaram a ser informatizados, entrando em funcionamento o Sistema de Informaes Documentais (Sidoc), desenvolvido no prprio Banco Central e utilizado at os dias atuais. A implementao do Sidoc foi considerado um marco para a gesto de documentos no Banco Central, uma vez que o sistema incorpora todas as atividades arquivsticas, desde a produo dos conjuntos documentais at a sua destinao final de forma centralizada e para todo o Banco Central. O sistema permite ainda uma melhor administrao dos espaos fsicos de arquivo ao identificar os documentos potencialmente disponveis para eliminao, microfilmagem ou digitalizao, sendo essa ltima uma opo mais recente, quantificando cada uma dessas operaes. Acompanhando a constante evoluo tecnolgica, o Banco Central desenvolveu outros sistemas informatizados mais atualizados para incrementar a gesto documental, a exemplo do Sistema Numerar 2 e, mais recentemente, do Sistema de Processo Eletrnico (e-BC), sendo que os sistemas mais recentes mantiveram os conceitos e procedimentos que norteiam a gesto de documentos no Banco Central nos ltimos 38 anos. CARACTERSTICAS DO PROCESSO ELETRNICO A utilizao de processos em meio eletrnico traz um sem nmero de vantagens que vo desde a possibilidade de reduo do volume fsico de arquivamento viabilizao do aumento da transparncia, da segurana e maior disponibilidade e facilidade de localizao de documentos e processos. importante tambm destacar a possibilidade de integrao automatizada entre os sistemas que do
1 Coitinho de S, Leonardo. A
do Brasil. Fevereiro de 2011. Promoo do Conhecimento Corporativo a partir da Gesto de Documentos no Banco Central

2 O Sistema Numerar registra a entrada e sada, numerando todos os documentos que circulam no Banco Central, com todas
as funcionalidades de um protocolo.

suporte aos processos de trabalho com a produo dos documentos eletrnicos, permitindo ainda a integrao entre rgos atravs da interoperabilidade entre os sistemas. Destacamos a seguir importantes caractersticas do processo eletrnico:

Documentos guardados em repositrios controlados pelo sistema: em qualquer pesquisa o

sistema responsvel pela localizao dos arquivos e perfis de documentos, independente de sua localizao fsica.

Padronizao dos documentos produzidos no Banco: utilizao de formulrios de edio

para todos os modelos de documentos utilizados no Banco.

Facilidade e reduo do tempo de pesquisa em documentos: pesquisa indexada por campos

importantes e possibilidade de pesquisa em todo contedo do documento. Prevista a da digitalizao e indexao de documentos originariamente em papel.

Consulta a documentos em toda a instituio: pesquisa de documentos institucionais,

obedecendo aos critrios de segurana e publicidade.

Reduo do nmero de cpias: atravs da digitalizao de documentos de origem externa e

organizao dos documentos produzidos em meio eletrnico no Banco, pode-se disponibilizar consulta simultnea a esses documentos em meio eletrnico.

Controle sobre os documentos recebidos pelo Banco e sobre sua circulao independente
de pertencerem a algum processo: documento passa a ser controlado desde sua entrada no protocolo, a sua incluso ou no em processos, at seu arquivamento ou eliminao.

Segurana com grupos de acesso e senhas: alteraes e acessos a documentos liberados para
grupos definidos, acompanhados do registro do acesso e da liberao do acesso.

Controle da eliminao de documentos desvinculados de PTs: documentos desvinculados

de PTs passam a ter temporalidade prpria, podendo assim serem eliminados.

Reduo de PTs em papel: criao de PTs com circulao exclusiva em meio eletrnico, de
acordo com a convenincia do procedimento.

Controle da movimentao de documentos entre o Banco e outras instituies: registro da

sada e entrada de documentos, inclusive com registro de recibos.

Controle de prazos de resposta de documentos e processos: possibilidade de agendamentos

de aes com lembretes comandados pelo sistema.

Sistema ativo no controle de movimentao de documentos: utilizando sistema de

mensagens para controlar e avisar aos usurios sobre movimentao de documentos com um ambiente amigvel, intuitivo e auto-explicativo.

Relatrios estatsticos de utilizao e produo de documentos: grande produtividade e

versatilidade na criao de relatrios, baseados em dados confiveis.

Reutilizao do conhecimento na emisso de pareceres e trato de Processos: atravs do

compartilhamento de documentos entre Unidades e da agilidade na pesquisa. IMPLEMENTAO DO PROCESSO ELETRNICO NO BANCO CENTRAL DO BRASIL O Departamento de Infraestrutura e Gesto Patrimonial (Demap), em conjunto com o Departamento

de Tecnologia da Informao (Deinf) vm buscando h algum tempo uma forma que permita utilizar os avanos da TI para dar tratamento digital ao grande volume de informaes desestruturadas que transitam pelos departamentos do Banco. Em 2008, foram iniciados estudos para a aquisicao de um conjunto de tecnologias de gesto de contedo e modelagem de processos empresariais ECM/BPM. O projeto de implantao dessas tecnologias foi includo no Plano Diretor de Tecnologia da Informao (PDTI) para o trinio 2009-2011 e, em maro de 2009, o Banco Central adquiriu o conjunto de software denominado Suite Documentum. A iniciativa de implementao da gesto eletrnica de documentos encontra-se alinhada com os objetivos estratgicos do Banco Central para o perodo de 2010 a 2014, em especial o de promover melhorias na comunicaco e no relacionamento com os pblicos interno e externo e o de aprimorar a governana, a estrutura e a gesto da Instituio. No que tange comunicao corporativa, a implementao do processo eletrnico reconfigura no s o processo de circulao de informaes, onde os documentos "em papel" so substitudos pelo documentos digitais, tornando todo o processo mais veloz, mais seguro e de melhor conservao, mas modificando tambm as etapas dos processos de trabalho da instituio, que precisam se adequar nova realidade. A GESTO DE DOCUMENTOS E A GESTO DO CONHECIMENTO Aliado ao pleno exerccio da guarda e da conservao dos documentos (seja em papel ou seja virtual) est o da finalidade dos arquivos, qual seja, de inicialmente servir administrao, constituindo-se, consequentemente, em base do conhecimento da Histria 3. Considerando o grande volume de dados que transitam na instituio e a necessidade de racionalizar e agilizar a recuperao de informaes, que o Banco Central implantou o Sistema de Processo Eletrnico (e-BC). O e-B uma importante ferramenta que resulta em maior segurana, mais eficincia na recuperao e na difuso das informaes e contribui para a diminuio do acmulo dos conjuntos documentais em papel, permitindo uma melhor preservao de direitos de terceiros e da prpria instituio. A informao preservada serve de subsdio para o exerccio das atividades institucionais dos servidores que, por sua natureza repetitiva ou por fora regimental, legal, fiscal devem ser tratadas da mesma forma e deve ser utilizada como elemento propulsor de aprendizado contnuo na instituio. Uma organizao moderna, de qualquer natureza, necessita, ao mesmo tempo, de talento, inovao e conhecimento, assim como de processos eficientes e eficazes para compartilhar e disseminar informaes e, consequentemente, o prprio conhecimento gerado a partir das atividades que desempenha.4 A Gesto do conhecimento pode ser compreendido como o processo orientado implementao de uma metodologia que permita a captao, a acumulao, o acesso e o uso compartilhado do conhecimento existente e a ser criado, agregando valor ao desempenho da organizao. As informaes elaboradas a partir das atividades desempenhadas pelos servidores do Banco Central podem ser utilizadas como potencial de conhecimento corporativo e, para que o conhecimento seja exercitado, existem vrias ferramentas disponveis, como os portais corporativos, as universidades corporativas, as comunidades de prticas e de lies aprendidas (wiki, sharepoint), entre outros, para
3 Paes, Marilena Leite, 1997, p.4

4 Caiara Junior, Ccero, 2006.

que o conhecimento organizacional se torne cada vez mais latente. Segundo Stewart 5, "gesto do conhecimento identificar o que se sabe, captar e organizar esse conhecimento e utiliz-lo de modo a gerar retornos". Identificar as informaes constantes dos conjuntos documentais, prioritariamente, com o objetivo de tornar visveis as lies aprendidas, diminuiria sensivelmente o retrabalho e promoveria o aprimoramento das aes institucionais. Atualmente, a gesto do conhecimento no ocorre no mbito dos sistemas de informao, pois os sistemas so importantes ferramentas para guarda e conservao dos documentos, mas restringindo o conhecimento e as lies imbutidas nos conjuntos documentais somente a quem produziu e acompanhou os processos. O que se prope, uma vez que o sistema de processo eletrnico (e-BC) esteja totalmente implementado e apropriado pelos usurios, considerar a incluso de novas funcionalidades (termos, indexadores, palavras-chaves) no sistema que permitam uma maior flexibilidade para o servidor registrar os resultados/lies aprendidas dos processos de trabalho que esto refletidos nos documentos disponibilizados no sistema, como os motivos dos sucessos ou fracassos no alcance dos resultados das atividades institucionais, que podero contribuir para a gesto do conhecimento na organizao. No entanto, a simples disponibilizao de informaes e fucionalidades no e-BC no seriam suficientes para a promoo da gesto do conhecimento. Adicionalmente implementao e alterao do sistema, sero necessrias outras iniciativas para garantir o comprometimento dos servidores do Banco em extrair informaes relevantes dos processos sob sua guarda, o que exigir uma profunda e lenta mudana cultural da organizao CONCLUSO A implantao do Processo Eletrnico no Banco Central teve como objetivo buscar uma tecnologia que permitisse o tratamento digital ao grande volume de informaes desestruturadas que transitam pela instituio. uma importante etapa para a efetivao da gesto do conhecimento na instituio, ao possibilitar o acesso imediato e simultneo por vrios usurios s informaes e processos de trabalhos constantes no sistema. O Banco Central do Brasil tem sempre buscado identificar as tecnologias mais apropriadas para atender as novas demandas de atuao do Banco, pois a tecnologia deixou de ser apenas uma ferramenta para a substituio de pessoal ou de execuo de tarefas rotineiras para se transformar em um fator estratgico das organizaes, essencial para obter vantagem competitiva no mercado. O grande desafio das organizaes estabelecer interfaces entre as novas aquisies de TI com os sistemas existentes (sistemas legados), que mesmo estando baseadas em plataformas mais antiquadas, ainda so essenciais para a execuo de suas atividades. O objetivo construir um conjunto de sistemas integrados, fundamentado em um banco de dados completo e confivel, para assegurar um fluxo contnuo de informaes aos gestores, que contribuam para a tomada de deciso mais apropriada. No entanto, a simples implantao do sistema de gerenciamento de documentos na organizao, por si s, no condio suficiente para a gerao espontnea do conhecimento e a sua disseminao. Para a gerao, o desenvolvimento e o compartilhamento do conhecimento necessrio que os usurios se interessem por buscar, apropriar, modificar e incrementar a informao disponibilizada, agregando valores e experincias, promovendo, assim, a gerao de novos conhecimentos e, consequentemente, uma atuao mais eficiente da organizao.

5 Stewart, Thomas A. 2002.p. 172.

Referncias: - COITNHO DE S, Leonardo. A Promoo do Conhecimento Corporativo a partir da Gesto de Documentos no Banco Central do Brasil. Fevereiro de 2011. - CAIARA JUNIOR, Ccero. Sistema Integrado de Gesto - ERP : uma abordagem gerencial. Curitiba: Ibpex, 2006. - PAES, Marilena Leite. Arquivo, teoria e prtica. 3 ed. rev. ampl. Rio de Janeiro. Editora Fundao Getlio Vargas, 1997. - STEWART, Thomas A. Capital intelectual: a nova vantagem competitiva das empresas. Rio de Janeiro: Campus, 2002.