10 - PMBOK Cap10 Comunicas

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PMBOK 4
Edio III
Gerenciamento das
comunicaes do projeto
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Gerenciamento das
Garantir a gerao, coleta,
distribuio, armazenamento,
recuperao e destinao final das
informaes sobre o projeto.
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Gerenciamento das
.1 Identificar as partes
interessadas
Determinao das pessoas e
organizaes que afetam, influem ou
contribuem para o sucesso ou fracasso
do projeto.
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Gerenciamento das
.2 Planejar as comunicaes
Determinao das necessidades e
forma de comunicao das
informaes a coletar e fornecer
para as partes interessadas no
projeto.
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Gerenciamento das
.3 Distribuir as informaes

Colocao das informaes necessrias
disposio das partes interessadas no
projeto no momento adequado.
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Gerenciamento das
.4 Gerenciar as expectativas das
partes interessadas
Gerenciamento das comunicaes e
interaes para satisfazer os requisitos
das partes interessadas no projeto e
resolver seus problemas medida em
que acontecem.
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Gerenciamento das
.5 Reportar o desempenho
Coleta e distribuio das informaes
sobre o desempenho.
Isso inclui o relatrio de andamento,
medio do progresso e previses.
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I dentificar as Partes I nteressadas
Essa identificao busca reconhecer no
pblico, clientes, patrocinadores,
legisladores e a organizao executora,
fontes de auxlio ou combate ao
projeto, permitindo estabelecer
prioridades e os relacionamentos
indispensveis para o sucesso do
projeto.
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Entradas
.1 Termo de abertura do projeto
.2 Documentos de aquisio (contratos)
.3 Fatores ambientais da empresa
.4 Ativos de processos organizacionais
TAP
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Ferramentas e tcnicas
.1 Anlise das partes interessadas

Localize
os
agentes
e os trate
de
acordo
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.2 Opinio especializada
buscar quem pode dar as informaes
alta administrao, outros clientes,
associaes tcnicas e profissionais,
fornecedores, bases de dados privadas ou
governamentais, especialistas na rea,
gerentes e participantes de projetos
anteriores...
Bl...
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Sadas
Registro das partes interessadas
Identificao, avaliao, classificao, acesso
Estratgia para o seu gerenciamento
Listados os interesses, medidas a tomar para
ampliar oportunidades ou reduzir efeitos de
ataques, estabelecer parcerias, prioridades e
demais itens de relacionamento.
Bl...
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Planejar as comunicaes
O planejamento das comunicaes
determina as necessidades de
informaes e comunicaes das
partes interessadas identificadas;
quem precisa de qual informao,
quando ser requerida, como ser
fornecida, periodicidade, meio de
transporte e por quem.
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Os requisitos de comunicao das partes interessadas
As informaes que sero comunicadas, inclusive o
formato, contedo e nvel de detalhes
A pessoa responsvel pela comunicao das
informaes
A pessoa ou os grupos que recebero as informaes
Os mtodos ou tecnologias usados para transmitir as
informaes, como memorandos, e-mail e/ou
comunicados imprensa
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A frequncia da comunicao.
Os prazos para identificar processos para aumentar
o nvel e a cadeia gerencial (nomes) para levar para
nveis mais altos problemas que no podem ser
resolvidos em um nvel hierrquico mais baixo
O mtodo para atualizar e refinar o plano de
gerenciamento das comunicaes conforme o
projeto se desenvolve e avana
Glossrio da terminologia comum.
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Item de comunicaes. As informaes que sero
distribudas s partes interessadas.
Objetivo. A razo da distribuio dessas informaes.
Freqncia. A frequncia de distribuio dessas
informaes.
Datas de incio / concluso. O prazo para a
distribuio das informaes.
Formato / meio fsico. O layout das informaes e o
mtodo de transmisso.
Responsabilidade. O membro da equipe
encarregado da distribuio das informaes.
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Entradas
(so as sadas do processo anterior)
.1 Registro das partes interessadas
.2 Estratgia para o seu gerenciamento
.3 Fatores ambientais da empresa
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Anlise dos requisitos da comunicao
Organogramas, volumes, tecnologia,
distribuio geogrfica, hierarquia,
responsabilidades e segurana de
acesso a dados...
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Tecnologia e metodologia das comunicaes
As metodologias podem variar
significativamente.
Por exemplo, uma equipe de gerenciamento de
projetos pode incluir desde conversas breves at
reunies demoradas ou incluir como mtodos de
comunicao desde simples documentos por
escrito at itens que podem ser acessados on-
line (como cronogramas e bancos de dados).
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Modelos das comunicaes
Modelos emissor-receptor.
Escolha dos meios de comunicao.
Estilo de redao.
Tcnicas de apresentao.
Tcnicas de gerenciamento de reunies.
Codificao, Mensagem.
Rudo.
Meio fsico.
Decodificao ou compreenso.
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Modelos das comunicaes

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Restries.
As restries so fatores que podem limitar
as opes da equipe de gerenciamento de
projetos.
Exemplos de restries incluem membros da
equipe em locais geogrficos diferentes,
verses incompatveis de software de
comunicao ou capacidades tcnicas de
transmisso ou divulgao limitadas.
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Mtodos de comunicao
interativa
reunies, telefonemas, visitas
passiva (pull ns mandamos)
cartas, memos, relatrios, e-mails, comunicados
pela imprensa, correio
ativa (push eles buscam)
o destinatrio tem acesso informao sites,
assinaturas...
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Sadas
.1 Plano de gerenciamento das
comunicaes
Inclui diretrizes para reunies de andamento do
projeto, da equipe do projeto, eletrnicas e e-mails.
.2 Atualizaes nos documentos do projeto
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Distribuir informaes
Envolve colocar as informaes
disposio das partes interessadas no
projeto no momento oportuno.

Implementar o plano de comunicaes
Responder a solicitaes de
informaes no previstas
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Entradas
.1 Plano de gerenciamento do projeto
(captulo comunicaes)
.2 Relatrios de desempenho
.3 Ativos de processos
organizacionais

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.1 Mtodos de comunicao
As habilidades de gerenciamento geral
relacionadas s comunicaes incluem garantir
que as pessoas certas obtenham as informaes
certas na hora adequada;
O emissor responsvel por garantir que as
informaes estejam claras e completas, de
forma que o receptor as possa receber
corretamente, e pela confirmao de que elas
so adequadamente entendidas.
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Reunies, conferncias (tele e reais)
Linguagens escrita e oral, ouvir e falar
Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente,
os meios de comunicao, o pblico)
Formal (relatrios, briefings) e informais
(memorandos, conversas para fins especficos)
Vertical (para cima e para baixo na
organizao) e horizontal (entre os pares).
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.2 Ferramentas de distribuio das informaes
As informaes podem ser coletadas e
recuperadas por diversos meios, inclusive
sistemas manuais de arquivamento, bancos de
dados eletrnicos, software de gerenciamento de
projetos e sistemas que possibilitam o acesso
documentao tcnica, como desenhos de
engenharia, especificaes de design e planos
de teste.
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.2 Ferramentas de distribuio das informaes
Reunies do projeto, distribuio de cpias impressas de
documentos, sistemas manuais de arquivamento e
bancos de dados eletrnicos de acesso compartilhado
Ferramentas para conferncias e comunicao
eletrnica, como e-mail, fax, correio de voz, telefone,
videoconferncia e conferncias, e publicaes na
Internet.
Ferramentas eletrnicas de gerenciamento de projetos,
como interfaces Web para software de gerenciamento de
projetos e elaborao de cronogramas, suporte a
reunies e escritrios virtuais, portais e ferramentas de
gerenciamento de trabalho colaborativo.
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Sadas
.1 Ativos de processos organizacionais (atualizaes)
Documentao das lies aprendidas.
A documentao inclui as causas dos problemas,
as razes que motivaram as aes corretivas
escolhidas e outros tipos de lies aprendidas sobre
a distribuio das informaes.
As lies aprendidas so documentadas de forma
que integrem o banco de dados histrico tanto para
este projeto como para a organizao executora.
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Sadas
(atualizaes)
Registros do projeto.
Incluem correspondncias, memorandos e
documentos que descrevem o projeto;
conforme possvel e adequado, mantidas de
uma forma organizada.
Os membros da equipe podem tambm
manter registros em um dirio do projeto.
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Sadas
Relatrios do projeto. Os relatrios formais e
informais do projeto detalham o andamento do projeto
e incluem lies aprendidas, registros de problemas,
relatrios de encerramento do projeto e sadas de
outras reas de conhecimento
Apresentaes do projeto. A equipe do projeto
fornece informaes, formal ou informalmente, a
algumas ou a todas as partes interessadas no projeto.
Essas informaes so relevantes para as
necessidades da audincia e o mtodo de
apresentao adequado.
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Sadas
Feedback das partes interessadas.
As informaes recebidas das partes interessadas
relativas s operaes do projeto podem ser
distribudas e usadas para modificar ou melhorar o
desempenho futuro do projeto.
Notificaes das partes interessadas.
possvel fornecer informaes s partes
interessadas sobre problemas resolvidos, mudanas
aprovadas e andamento geral do projeto.
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Sadas
.2 Mudanas solicitadas
As mudanas surgidas no processo
distribuio das informaes devem
causar mudanas nos planos de
gerenciamento do projeto e das
comunicaes.
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Gerenciar expectativas das partes
interessadas
O gerenciamento das expectativas das
partes interessadas se refere a administrar
as comunicaes para satisfazer suas
necessidades no projeto e resolver seus
problemas na medida em que ocorrem.
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interessadas
Entradas
.1 Registro das partes interessadas
Lista de participantes visando sua
incluso nas comunicaes do projeto.
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interessadas
Entradas
.2 Estratgia para gerenciamento das
partes interessadas
Os requisitos e expectativas das
partes interessadas propiciam um
entendimento das suas metas,
objetivos e nvel de comunicao
durante o projeto.
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interessadas
Entradas
No que diz respeito ao plano de
comunicaes durante o projeto.
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interessadas
Entradas
.4 Registros de questes
Um registro de problemas ou um registro de itens de
ao so ferramentas que podem ser usadas para
documentar e monitorar a resoluo de problemas.
Em geral, os problemas no chegam a ter a importncia
de um projeto ou atividade, mas normalmente so
abordados para manter bons relacionamentos
construtivos de trabalho entre as vrias partes
interessadas, inclusive os membros da equipe.
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interessadas
Entradas
.5 Registros de mudanas
Um registro de mudanas documenta as
alteraes e permite comunicar as
consequencias aos interessados a
respeito dos impactos em tempo, custo e
risco.
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interessadas
.6 Ativos de processos
organizacionais
Conforme aparecem problemas no
projeto, o gerente de projetos deve
abordar e resolver esses problemas
juntamente com as partes
interessadas no projeto adequadas.
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As reunies presenciais dos membros
so os meios mais eficazes de
comunicao e resoluo de
problemas com as partes interessadas.
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.2 Habilidades interpessoais
Estabelecimento de confiana
Soluo de conflitos
Escuta ativa
Superao das resistncias mudana
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.3 Habilidades gerenciais
Habilidades de apresentao
Negociao
Habilidades de redao
Capacidade de falar em pblico
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interessadas
Sadas
.1 Problemas resolvidos
Conforme os requisitos das partes
interessadas so identificados e
resolvidos, o registro de problemas ir
documentar as questes que foram
abordadas e encerradas.
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interessadas
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(atualizaes)
A documentao das lies aprendidas inclui
as causas dos problemas, as razes que
motivaram as aes corretivas escolhidas e
outros tipos de lies aprendidas sobre o
gerenciamento das partes interessadas.

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interessadas
.2 Solicitaes de mudanas
Incluem mudanas no andamento dos
problemas das partes interessadas no plano
de gerenciamento de pessoal, que so
necessrias para refletir as mudanas em
como as comunicaes com as partes
interessadas iro ocorrer.
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interessadas
.3 Plano de gerenciamento do
projeto (atualizaes)
O plano de gerenciamento do
projeto atualizado para refletir as
mudanas feitas no plano das
comunicaes, escopo etc.
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interessadas
.4 Documentos do projeto (atualizaes)
Aes corretivas incluem mudanas para
fazer com que o desempenho futuro
esperado do projeto fique de acordo com o
plano de gerenciamento do projeto.
Registros das partes interessadas
Registros das questes
etc
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Reportar o desempenho
O processo de reportar o desempenho
envolve a coleta de todos os dados de linha
de base e a distribuio das informaes
sobre o desempenho s partes interessadas.
O relatrio de desempenho deve
normalmente fornecer informaes sobre
escopo, cronograma, custo e qualidade.
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Entradas

O plano de gerenciamento do projeto
fornece informaes sobre a linha de
base e suas variaes.

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Entradas
.2 Informaes sobre o desempenho
do trabalho
Situao atual das entregas, e sobre o
que foi realizado, coletadas como parte
da execuo do projeto como
andamento, progresso e custos
incorridos.
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Entradas
.3 Medies de desempenho do
trabalho
Os valores calculados da variao de
datas de incio e fim, do ndice de
desempenho de prazos, custos e
tcnicos.
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Entradas
.4 Previso de oramento
Um valor de Estimativa de Prazo e
Custos calculado fornecido pela
organizao executora documentado
e o valor comunicado s partes
interessadas.
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Entradas
.5 Ativos de Processos Organizacionais
Modelos de relatrios
Polticas e procedimentos
Limites de variao admitidos

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.1 Anlise da variao
Viso das causas das diferenas entre
a realizao e a linha de base
Verificar a qualidade das informaes
coletadas
Determinar as variaes
Determinar impacto em custos e
cronograma d projeto
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.2 Mtodos de previso
sries temporais
mtodos causais
mtodos subjetivos
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As informaes podem ser coletadas e
compiladas a partir de diversos meios como
nos processos anteriores.
.4 Sistemas de distribuio de informaes
Os pacotes de software que incluem
relatrios de tabelas, anlise de planilhas,
apresentaes ou capacidades grficas
podem ser usados para criar imagens de
qualidade para a apresentao dos dados de
desempenho do projeto.
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Sadas
.1 Relatrios de desempenho
informaes coletadas organizadas e
sintetizadas, apresentam os resultados de
qualquer anlise comparados com a linha de
base da medio de desempenho.
.3 Solicitaes de mudanas
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