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Manual de Operaes

Exemplo

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APRESENTAO
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MANUAL DE OPERAES NDICE ESTRUTURA PROCESSOS ?

APRESENTAO
APRESENTAO
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MANUAL DE OPERAES NDICE ESTRUTURA PROCESSOS ?

O presente documento tem como objetivo apresentar o projeto de manualizao eletrnica criado pela Parceria
Consultores Associados, empresa especializada em redesenho organizacional, contratada pela Servis para este
fim.

Para a sua apresentao, criamos uma empresa fictcia, chamada Empresa Modelo S/A. O que voc ver neste
documento apenas uma amostra do que representa este importante instrumento para a sua Empresa.

A seguir, voc ter uma viso geral de como funciona este manual e como ele pode facilitar na padronizao e
disseminao da arquitetura organizacional da Empresa, bem como dos seus processos, devidamente redesenhados.

Suas principais caractersticas so:

Simplicidade de uso;
Interatividade;

Todas as instrues sobre como utilizar este Manual encontram-se neste seo.

Agradecemos imensamente o envio de sugestes de melhoria deste e de outros produtos por ns desenvolvidos.
Caso haja algum comentrio, favor encaminhar para parceria@parceriaconsult.com.

Cordialmente

Parceria Consultores Associados


NDICE
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NDICE
NDICE
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NDICE GERAL

Apresentao, A-2

ndice, A-4

Como Utilizar Este Manual, A-7

CAPTULO I ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, B-1

Estrutura Organizacional, B-2


Descrio dos rgos que Compem a Estrutura, B-3

CAPTULO II PROCESSOS, C-1

Macro Processos, C-2


Processo Controlar Estoque Comprar, C-3
Processo Controlar Finanas Contas a Pagar, C-6

ANEXOS, C-10
Telas do Sistema, C-11
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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COMO
UTILIZAR
ESTE MANUAL
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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MANUAL DE OPERAES NDICE ESTRUTURA PROCESSOS ?

Este Manual foi elaborado segundo as mais modernas tcnicas de documentao, de modo a torn-lo interativo, de
fcil consulta e leitura. As orientaes contidas abaixo so imprescindveis para facilitar a sua consulta.

ARQUIVOS QUE COMPEM ESTE MANUAL

Modelo Manual de Operaes.pps


Modelo Estrutura.pps
Modelo Processos.pps

COMO INSTALAR ESTE MANUAL

Crie o Diretrio Manual Servis, preferencialmente em Meus Documentos e copie todos os arquivos citados acima
para este diretrio. Para consult-lo necessrio SEMPRE dar um duplo clique no arquivo Manual de Operaes e
seguir as instrues abaixo. necessrio que tenha instalado o Power Point 97, ou superior, software grfico que faz
parte do pacote MS Office. Caso no queira instalar no micro, o manual pode ser consultado a partir do CD.

COMO CONSULTAR ESTE MANUAL

Esta pgina que voc est vendo tem o mesmo padro visual em todo o documento. Voc proceder a consulta
atravs dos botes dispostos no cabealho ou dos grficos existentes em cada captulo.
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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BOTES GERAIS DE CONSULTA

Clicando neste boto, em qualquer pgina do Manual, voc ir acessar o ndice Geral, cujos
NDICE
nmeros das pginas so links para as suas principais sees

Clicando neste boto, em qualquer pgina do Manual, voc ir acessar a Estrutura


ESTRUTURA Organizacional apresentada no Captulo I. Clicando em cada rgo apresentado na
estrutura, voc ver a descrio daquele rgo.

Clicando neste boto, em qualquer pgina do Manual, voc ir acessar a viso geral dos
PROCESSOS Macro Processos que foram redesenhados e manualizados (Captulo II). Clicando em cada
caixa (que indica um macro-processo), voc ver a descrio do mesmo.

Clicando neste boto, em qualquer pgina do Manual, voc retroceder pgina anterior.

Clicando neste boto, em qualquer pgina do Manual, voc avanar pgina seguinte.

? Clicando neste boto, em qualquer pgina do Manual, voc acessar este captulo de ajuda.

Clicando neste boto, em qualquer pgina do Manual, voc fechar o Manual de Operaes.
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CONSULTANDO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Para consultar determinado rgo da Estrutura Organizacional, basta acessar o Organograma, clicando no boto
Estrutura e clicar no rgo correspondente. Outra opo ir passando as pginas com as setas acima.

CONSULTANDO OS PROCESSOS

Os processos foram organizados numa viso de camadas. Assim, parte-se dos macro-processos, at a descrio dos
processos propriamente ditos. Clicando num macro-processo, voc acessar um grfico detalhado, contendo o fluxo
definido. Clicando em cada caixa (que representa uma etapa do processo) voc ter a descrio da etapa. Na
referida descrio, voc contar com um boto para voltar ao grfico detalhado do processo e outro com a tela
correspondente do Sistema de Automao Comercial. Clicando no Boto Processos voc voltar Tela Macro-
Processos, que, tal como o Organograma no Captulo I Estrutura, funciona como ponto de partida para acessar
rapidamente qualquer parte deste captulo. Os botes abaixo ajudaro na navegao, neste captulo:

cones Encontrados nos Grficos dos Processos

Este cone indica a rea da Empresa onde ocorre a etapa do


rea processo. No grfico, tambm chamado de raia.
Comercial

Este cone indica a rea ou entidade fora da Empresa, onde ocorre a


etapa do processo. No grfico, tambm chamado de raia.
Cl iente

Este cone indica a rea especfica do Sistema, no grfico


Sistem a
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cones Encontrados nos Grficos dos Processos

1
Este cone indica uma atividade que ocorre em cada processo. Dentro da caixa est
Agendar visita a descrio da atividade e acima o nmero de ordem no fluxo. Clicando neste boto,
voc acessar a tela contendo a descrio detalhada da atividade.

Sim Este cone indica uma deciso a ser tomada no processo. No centro do losango
OK?
existe uma pergunta. Para cada caso (positivo ou negativo) o fluxo segue um
No

caminho distinto.

Propostas Este cone indica todas as funes e mdulos do Sistema, no grfico

Este cone indica o incio ou o fim de um processo, no grfico.

Instalar Este cone indica o incio ou o fim de um processo, encaminhando para outro.
Equipamentos Clicando no crculo azul, voc acessar o Processo descrito no mesmo.

Este cone est presente quando o grfico ocupar mais de uma pgina. Clicando
nele, voc acessar a pgina seguinte, com a continuidade do fluxo.

Este cone est presente quando o grfico ocupar mais de uma pgina. Clicando
nele, voc acessar a pgina anterior do fluxo.
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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cones Encontrados na Descrio Detalhada dos Processos

Estando na descrio detalhada de um processo especfico, clique neste boto para


voltar ao grfico correspondente.

Para cada etapa descrita do processo onde houver acesso ao Sistema, haver este
boto. Clicando nele, voc acessar a tela do Sistema, correspondente etapa
descrita.

Este boto indica a existncia de um Mtodo de Trabalho (MP) especfico para detalhar
a etapa descrita. Clicando nele, voc acessar o referido procedimento.

cones Encontrados nos Anexos


Clicando neste cone, voc voltar a tela contendo a descrio do processo
correspondente.

COMO IMPRIMIR ESTE MANUAL

Referido Manual tambm pode ser impresso normalmente. Para tanto, necessrio iniciar o Power Point, abrir o
arquivo correspondente, cujo tipo Apresentao do Power Point e imprimi-lo normalmente. Tal procedimento, no
entanto, deve requerer um rigoroso controle quanto s atualizaes que tornam-se muito mais difceis de serem
acompanhadas e atualizadas. Uma sugesto adotar o modo de impresso Puro Preto e Branco, no menu
Imprimir.
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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COMO ENTREGAR ESTE MANUAL AOS USURIOS

A distribuio deste Manual ser controlada por profissional definido pela Gerncia Executiva. Sua entrega aos
usurios, portanto, deve ser protocolada. Sugerimos a distribuio sempre do formato eletrnico, em CD ou disquete.

COMO ATUALIZAR ESTE MANUAL

Todas as cpias deste Manual devem ser fornecidas em formato eletrnico, com os arquivos habilitados apenas para
leitura, no permitindo que sejam alterados, a no ser por profissional responsvel por tal funo. Referido profissional
tambm ser responsvel pela entrega de novos exemplares e verses., que devem sempre refletir a realidade do
funcionamento da Servis. Sempre que alguma alterao for feita, este profissional dever:

Atualizar o nmero da reviso e da emisso, constantes no cabealho do Manual (Slide Mestre);


Atualizar a numerao das pginas, se for o caso (Slide Mestre);
Atualizar o ndice, se for o caso;
Distribuir novos arquivos, solicitando que substituam os antigos, sempre protocolando tal entrega;
Imprimir e distribuir parte ou todo o manual queles que utilizam a cpia impressa, mantendo o devido registro de
entrega (procedimento adotado somente em ltimo caso).
Solicitar que tanto arquivos eletrnicos quanto manuais impressos que estejam desatualizados sejam destrudos.
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CAPTULO I

ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL
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ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL

DIRETORIA
GERAL

Assessoria

Gerncia Gerncia Gerncia


Comercial Tcnica Adm/Financeira

Vendedores Instalao Manuteno Administrativo Financeiro


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DIRETORIA GERAL
FUNO:
DIRETORIA Diretor Geral
GERAL

SUPERVISO DIRETA:
Assessoria
Assessoria
Gerncia Comercial
Gerncia Tcnica
Gerncia Administrativa e Financeira
Gerncia
Gerncia Gerncia
Gerncia Gerncia
Gerncia
Comercial
Comercial Tcnica
Tcnica Adm/Financeira
Adm /Financeira
Adm/Financeira
RELACIONAMENTO TCNICO:
Vendedores
Vendedores Instalao
Instalao Manuteno
Manuteno Administrativo
Administrativo Financeiro
Financeiro Com todas as demais reas da Empresa.

ATRIBUIES:
Estabelecer, manter e fazer cumprir a Poltica da Qualidade, Poltica Comercial e de Expanso, Poltica Financeira,
Poltica de Pessoal, bem como todas aquelas julgadas necessrias ao bom desenvolvimento da Organizao;
Estabelecer e fazer cumprir, atravs das Unidades, os objetivos da qualidade e objetivos estratgicos do Grupo;
Acompanhar o desempenho de todas as Unidades do Grupo, zelando pela elevao das taxas de crescimento, dos
nveis de rentabilidade e melhoria contnua dos nveis de qualidade;
Estabelecer contatos institucionais, em nome da Empresa;
Zelar pelo desenvolvimento de todas as estratgias de longo prazo da Empresa.
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GERNCIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA


FUNO:
DIRETORIA
GERAL
Gerente Administrativo e Financeiro

SUBORDINAO:
Assessoria
Assessoria
Diretoria Geral

Gerncia
Gerncia Gerncia
Gerncia Gerncia
Gerncia
SUPERVISO:
Comercial Tcnica Adm/Financeira
Adm /Financeira
Comercial Tcnica Adm/Financeira
Administrativo
Manuteno Financeiro
Financeiro
Vendedores
Vendedores Instalao
Instalao Manuteno Administrativo
Administrativo Financeiro

RELACIONAMENTO TCNICO:
Com todas as demais reas da Empresa.
ATRIBUIES:
Controlar todas as receitas da Empresa, oriundas dos produtos e servios vendidos;
Efetuar os pagamentos de fornecedores e profissionais da Empresa, aps aprovados pela Diretoria Geral;
Supervisionar as atividades da rea de pessoal, no mbito da Empresa;
Supervisionar as atividades de controle do estoque de materiais, no Almoxarifado da Empresa, de acordo com o
procedimento Controlar Estoque;
Realizar as demais atividades de apoio administrativo, especificamente servios gerais, controle do fluxo de
documentos, servios externos (contnuo) etc.
Manter controlado e devidamente organizado todo o arquivo de documentos da Empresa.
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CAPTULO II

PROCESSOS
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MACRO-PROCESSOS VISO GERAL

Controlar Finanas
Contas Contas Fundo
a Receber a Pagar Fixo

Realizar Instalar Manter Realizar


Venda Equipamento Equipamento Ps-Venda

TP Controlar Estoque
Informtica Entregar Devolver Trocar
Comprar
Produtos Produtos Produtos
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CONTROLAR ESTOQUE COMPRAR

Controlar
Finanas
Financeiro

Ordem de Compra/Nota Fiscal


2 3 4
Efetuar coleta Aprovar Emitir Ordem
de preos Coleta de Compra

Ordem de Compra
Ger. Adm/Fin
1 5 6
Informar
necessidade de Receber Armazenar
repor estoque itens Itens

Al moxarifado

Estoque

Sistem a
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CONTROLAR ESTOQUE COMPRAR

1. Informar Necessidade de Repor Estoque Responsvel: Almoxarifado

O Almoxarifado informa para a Gerncia Administrativa e Financeira a necessidade de reposio do estoque,


baseado na anlise do saldo atual dos itens.

2. Efetuar Coleta de Preos Responsvel: Ger. Adm/Fin

A Gerncia Administrativa e Financeira efetua a coleta dos preos, utilizando o Sistema a partir da Tela 12
Solicitao Cotao.

3. Aprovar Coleta de Preos Responsvel: Ger. Adm/Fin

Uma vez definidas as quantidades a serem adquiridas, consultados os preos nos fornecedores e definido o
vencedor, a Gerncia Administrativa e Financeira aprova a Coleta, no Sistema na Tela 13 Aprovao das
Cotaes, selecionando a cotao especfica e clicando no boto Aprovar Selecionadas ou aprovando todas
as cotaes pendentes, clicando no boto Aprovar Todas.

4. Emitir Ordem de Compra Responsvel: Ger. Adm/Fin

Tendo aprovada a compra, a Ger. Adm/Fin emite uma Ordem de Compra para cada Unidade solicitante, de acordo
com as quantidades a serem atendidas. Para tanto, ela utiliza a Tela 14 Compras/Ordem de Compra. Uma
cpia da Ordem de Compra encaminhada ao Fornecedor, e a Holding informa a compra s Unidades.
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CONTROLAR ESTOQUE - COMPRAR

5. Receber Itens Responsvel: Almoxarifado

O Almoxarifado, recebe os itens, consulta na Tela 15 Compras Listagem, a Ordem de Compra pendente,
examina a existncia fsica dos itens e confere as quantidades e especificaes, confrontando-as com a Nota
Fiscal e a Ordem de Compra. Indica o recebimento dos itens, clicando no boto Receber, na Tela 14
Compras/Ordem de Compra.

6. Armazenar Itens Responsvel: Almoxarifado

O Almoxarifado indica tambm o recebimento dos itens no corpo da Nota Fiscal e da Ordem de Compra (atravs
de carimbo de recebido assinando-o e datando-o), enviando-as ao Setor Financeiro e aguarda a necessidade de
movimentao, que ser descrita nos Processos Controlar Estoque Entregar Itens, Controlar Estoque
Trocar Produtos.
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CONTROLAR FINANAS CONTAS A PAGAR 1a. PARTE

Diretoria 4
Autorizar
pagamento

CPs eletrnicas
documentos
Ger Adm/Fin
1 2 3
Documentos
Cadastrar Encaminhar OP
pagamento Imprimir OP
Controlar p/ Holding
Estoque
Financeiro Comprar

Estoque Contas a Pagar


Sistem a

Bancos
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CONTROLAR FINANAS CONTAS A PAGAR 2a. PARTE


5
Emitir OPs aprovadas/cheques/doctos.
cheque

Diretoria

Caixa e documentos
Ger Adm/Fin

6 7 8
Realizar Controlar
pagamento Emitir Caixa pagamentos
Financeiro

Contas a Pagar**
Sistem a

Pagamento
automtico
Bancos
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CONTROLAR FINANAS CONTAS A PAGAR

1. Cadastrar Pagamento Responsvel: Financeiro

Sempre que assumir um compromisso financeiro ou receber um comprovante para pagamentos futuros, o Setor
Financeiro cadastra o pagamento no Sistema, na Tela 23 Contas a Pagar Contas a Pagar. Para tanto, ele
analisar a validade e origem dos documentos, certificando-se de que tratam-se de contas vlidas.
A qualquer momento, o Setor Financeiro poder consultar, na Tela 24 Contas a Pagar Consultas, as contas
a pagar, de modo a subsidiar a sua programao financeira.

2. Imprimir CP Responsvel: Financeiro

Diariamente, o Setor Financeiro checa as contas a pagar e, para cada uma delas, rene a documentao
comprobatria, imprime a OP, clicando no boto Imprimir OP, na Tela 23 Contas a Pagar Contas a Pagar.

3. Encaminhar CP para a Holding Responsvel: Financeiro

Com todas as OPs emitidas e os respectivos documentos, o Setor Financeiro gera um arquivo no Sistema,
atravs do menu Financeiro/Contas a Pagar/Exportar Dados, encaminhando tudo para a Ger. Adm/Fin.

4. Autorizar Pagamento Responsvel: Ger. Adm/Fin

A Gerncia Adm. Financeira, recebe os documentos citados acima, analisa a probidade dos pagamentos e
autoriza a realizao dos mesmos, encaminhando-os para a Diretoria
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CONTROLAR FINANAS CONTAS A PAGAR

5. Emitir Cheque Responsvel: Diretoria Geral


A Diretoria Geral recebe os documentos citados acima, consulta os saldos bancrios, emite os cheques
correspondentes, encaminhando-os para o Setor Financeiro, para que o mesmo possa realizar os pagamentos.

6. Realizar Pagamento Responsvel: Financeiro

O Setor Financeiro recebe as OPs, os cheques, os documentos comprobatrios do pagamento e o arquivo


eletrnico contendo todos os pagamentos devidamente cadastrados. Importa os dados da Diretoria para o
Sistema, acessando o menu Financeiro Contas a Pagar Importar Dados. Realiza o pagamento, tendo o
cuidado de obter o documento adequado de quitao, e efetua a baixa das contas, clicando no boto Baixar
Conta, na Tela 24 Contas a Pagar Consultas.

7. Emitir Caixa Responsvel: Financeiro

Diariamente, o Setor Financeiro rene toda a documentao comprobatria dos pagamentos realizados no dia
(OP e documento de quitao) e emite um Caixa, documento contendo o encerramento financeiro da Unidade,
encaminhando-o para a Gerncia Adm. Financeira.

8. Controlar Pagamentos Responsvel: Financeiro

A qualquer momento, o Setor Financeiro controlar os pagamentos realizados consultando a Tela 24 Contas a
Pagar Consultas.
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ANEXOS
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TELA 12 Solicitao/Cotao
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TELA 13 Aprovao das Cotaes


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MANUAL DE OPERAES NDICE ESTRUTURA PROCESSOS ?

TELA 14 Compras Ordem de Compra


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TELA 15 Compras Listagem


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TELA 23 Contas a Pagar - Contas a Pagar


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TELA 24 Contas a Pagar - Consultas