Gestão do Tempo e Organização do

Trabalho
•Pense no que programou para fazer amanhã .......
•Às 18 horas você foi ao médico e ficou sabendo que tem 6 meses de
vida
•Como fica sua programação para amanhã?
•O tempo é um bem inelastico
•Vivemos como se o tempo não tivesse limites
•Todos nós temos 24 horas para gastar
“É um bem socializado”
Começando...
Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa trabalhava.
Podia se dedicar a si, à família e aos amigos.
Hoje, quanto mais rico, mais o homem trabalha. E não tem
tempo para si próprio, para a família e muito menos para
os amigos.

O Futuro do Trabalho:
Fadiga e ócio na sociedade pós-industrial

Domenico De Masi
 Os luxos do Século XXI
O que é luxo hoje?
No passado, luxo podia ser dinheiro, os carros de muitas
cilindradas ou os barcos.
Hoje as coisas raras são sobretudo o tempo, o espaço, o
silêncio, a autonomia e a segurança. Esses são os grandes
luxos para o século 21.
Domenico De Masi
Tempo do Executivo: O Que Há de Novo
• Está Chegando ao fim o enfoque puramente mecanicista
• Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempo que se ganha
• O uso do tempo como instrumento de diferencial competitivo constitui outra
tendência clara. É a diferenciação da concorrência, via administração do tempo
• Não dá mais para se tentar envolver apenas o Executivo/Gerente na solução do
problema administração do tempo; sua secretária, seus subordinados, seus
superiores, são elementos fundamentais para, em conjunto, resolver o
problema.
• Quando se fala em solucionar problemas de administração do tempo é
fundamental que se busque a causa do problema; tratar apenas os efeitos é
solução para curto prazo
• As interrupções nem sempre são problemáticas; suspender toda e qualquer
interrupção pode representar a perda da oportunidade de fechar o maior
negócio do ano
• A programação de apenas 70/80% do dia costuma ser uma das características de
executivos eficazes
•Usar o tempo como instrumento para melhoria da qualidade de vida é outra clara
tendência
•A utilização da mais moderna tecnologia de informação/comunicação está cada vez
mais presente
•A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de uma tecnologia, mas pelo uso
que se faz dela para aumentar a receita ou diminuir a despesa do seu negócio
 Grupos de 4
•Qual o maior Problema?

5 Minutos
 Autodiagnóstico
Que É Mais Importante: Trabalho ou Família? Quanto
Tempo Dedicar a Cada Um?
• Se você souber que vai morrer dia 30/07....
• O que fazer ou como fazer?
• Você sabe dizer não? E o sim?
• Objetivos  prioridades  atividades?
• Importância atividade = Tempo dedicado a ela?
• Urgente = apareceu de repente?
• Você começa o dia pelo assunto mais importante?
• Marca momento de início e fim de cada atividade?
• O que acontece quando entra de férias?
• Quanto tempo para rotina e inovação?
• Qual o percentual do seu dia costuma programar?
• Ganhar tempo ou usar bem o tempo?
ATIVIDADES/TAREFAS
IMPORTANTES E
URGENTES
 Matriz do Tempo
Urgente Menos Urgente

I II
 Crises
 Projetos com prazos determinados  Prevenção de problemas, proação
 Atividades sob pressão externa  Planejamento
 Conflito com clientes significativos  Prospecção de oportunidades
 Situações de conflito ou atrito com familiares ou  Fortalecimento de relacionamentos e amizades
Importante amigos  Busca de novas formas de atuação
 Cobrança de resultados decisivos  Reflexão e avaliação de sua forma de proceder

III IV

 Interromper seu trabalho com freqüência para  Manter-se ativo para parecer que trabalha duro
atender os outros  Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo
 Atividades de efeito a curto prazo  Hiperatividade social no trabalho
 Trabalho levado para casa que poderia ser feito  Arquivo morto
no dia seguinte  Fofocas com vizinhos
Menos
 Resposta imediata a todas as solicitações vindas  Visitas sociais por obrigação
Importante
de terceiros
 Usando seu tempo com prazer
Você é kairos ou chronos?
•Kairos tem a ver com valores e quantidade no uso do tempo

•Chronos tem a ver com horários, atrasos, prazos e duração de eventos e

atividades
 Aproveite e curta seu tempo!

•Tempo é algo para ser experimentado, e a essência do kairos é o

que se obtém desse tempo.
•Já o chronos está preocupado com o quanto se gastou e o quanto
resta desse mesmo tempo
 Grupos de 5
•Qual o maior obstáculo?
À Solução
5 Minutos
 Obstáculo/Cumplices
• Aspectos Estratégicos
• Mostrar à outra parte envolvida que ela também terá benefícios com sua idéia
• Explicar antes, às pessoas envolvidas, o porquê de sua aplicação
• Implantar as idéias gradualmente
• Iniciar pela idéia/sugestão cuja implantação dependa exclusivamente de você
• Ser flexível, evitando radicalismos
• Ter persistência
• Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelo outro
• Respeitar o tempo do outro
•Aspectos Táticos
• O superior
• Se for interrompido pelo superior pondere: “Fulano, você pediu para eu ir até
ai agora mas estou com sicrano, tratando do assunto X: devo ou não subir?”
• Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu superior toda
semana
• Manter o superior informado do progresso dos seus esforços

• Subordinados
• Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também
alternativas de solução
• Habituar os subordinados a ligar previamente para você
• Nas conversas com subordinados, solicitar que os assuntos sejam tratados na
seqüência do mais importante para o menos importante
•Secretária
•Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária.Usar estes
momentos para definir pessoas, documentos, que quer ou não receber
•Solicitar a ela que coloque, por escrito, e arquive toda instrução sua
•Pedir que a documentação seja entregue empilhada e arrumada, colocando na
parte superior o que for mais importante
•Instruir sua secretária para interrompê-lo o mínimo necessário, de preferência
através de bilhetes

•Clientes
•Reservar horários hredeterminados para atendimento de clientes
•Definir, previamente, de comum acordo com os clientes, o momento do início e
término de cada entrevista
 Grupos de 6

• O que você faria se “ganhasse” 60 minutos por dia?

Exemplifique/Quantifique
8 minutos
 Para Encerrar
• Não desanime ao primeiro fracasso;até porque ele vai acontecer
• Comece pelo que depender de você
• Divulgue o que deu certo;isso realimenta o processo

“Por que nos tenemos nada lo haremos todo”

Carlos Dittborn
“Do que nada se espera é que não sai nada mesmo”
Bãrão de Itararé