O Processo de

Arquivamento
aula 02

Prof°. ADM Marcus Souza

 Arquivo
Quem trabalha em escritório passa a
maior parte do seu tempo lidando com
documentos, seja enviando, recebendo
e também arquivando, para tanto, é
necessário conhecimento sobre como
arquivar tais documentos de maneira
racional.
 E É O
O Q U
U I VO
A R Q
 Arquivo
 É o conjunto de documentos que são
reunidos por processo de acumulação ao
longo das atividades de pessoas físicas ou
jurídicas, públicas ou privadas, e
conservados em decorrência de atividades
específicas.
 Arquivo
É o centro de informações, a memória viva e
mecânica da empresa. Armazena informações,
em formas de documentos, que são provas de
fatos ocorridos, necessitando serem
guardados para futuras consultas.

É a parte da empresa que deve ser mais bem

organizada e acessível a todos.
Por que Arquivar
Não podemos confiar demasiadamente em
nossa memória. Sua capacidade é limitada e
muitas vezes falha nos momentos difíceis.
Sempre que possível devemos transferir
nossas informações para o arquivo.
A Importância do Arquivo
Instrumento de Controle;
Resoluções de Problemas;
Tomada de Decisões;
Relatórios;
 Rotina de Arquivo
1) Ler: toda a documentação para poder
classificar;
2) Classificar: de acordo com o método
adotado na empresa;;
3) Numerar ou codificar: de acordo com
o método adotado na empresa;
4) Agrupar: o material com outros,
conforme o código utilizado;
5) Arquivar: furar, colocar em pastas,
etiquetar, etc;
 Classificação dos
Arquivos
Arquivo Ativo;
Arquivo Inativo;
Arquivo Histórico;
Arquivo Dinâmico.
 Classificação dos Arquivos
Arquivo Ativo:
É aquele que fornece informações
constantemente, composto por documentos
referentes a assuntos ativos ou em
andamento.
 Classificação dos Arquivos
Arquivo Inativo:
É aquele que fornece informações
ocasionalmente. É o que muitas vezes é
classificado, erroneamente, como morto. É
formado por documentos relativos a
assuntos encerrados, porém ainda são
importantes para comprovações ocasionais e
futuras.
 Classificação dos Arquivos
Arquivo Histórico:
São documentos que proporcionam apenas
um histórico ou museu da empresa, ou
sejam, empresas que preservam sua história
por meio de um centro de documentos.

Exemplos: Livros antigos, primeiras

matérias, fotos do início da empresa, etc.
 Classificação dos Arquivos
Arquivo Dinâmico:
É aquele que está em formação, recebendo e
fornecendo informações. É o arquivo do ano
em curso.
Sistemas Físicos de
Arquivamento
Sistema Vertical
Sistema Horizontal
Sistema Rotativo
 SISTEMA VERTICAL
O mais usado nas empresas
vertical, no qual as pastas
dispostas verticalmente.
padronizados, com até quatro
divisões.
é o arquivo de aço
ficam suspensas e
Possui tamanhos
gavetas, com ou sem
 SISTEMA VERTICAL
VANTAGENS

Baixo Custo, econômico, ocupa pouco espaço

Fácil de ser operador, proteção contra incêndio e

roubo

Permite o arquivamento de grande número de

documentos de uma pequena área.
SISTEMA HORIZONTAL
É aquele no formato de uma mesa/caixote, onde
são guardados os documentos.. Para se ter acesso
aos documentos, basta se aproximar do arquivo,
abrir o tampo da mesa, deslizando-o para a direita
ou para a esquerda.
SISTEMA HORIZONTAL
VANTAGENS

Recebe Iluminação Direta.

As anotações podem ser feitas no Local.

 SISTEMA ROTATIVO
Os documentos são arquivados de forma a girar em
torno de um eixo(vertical ou horizontal). Os
rotativos são muito utilizados para atendimento em
postos de trabalho fixo, como recepções, bancos,
etc.
 SISTEMA ROTATIVO
VANTAGENS

Grande Visibilidade e Possui capacidade Ilimitada

Grande Rapidez nas consultas – fácil manuseio

Ocupa pequena área e iluminação Perfeita

Como Arquivar????
1) Saber onde guardar os documentos;
Pastas Suspensas Caixas Arquivo

Pastas Elásticas
Pasta Fichário
Como Arquivar????
2) Saber a área de identificação do arquivo;

ORDEM DA IDENTIFICAÇÃO
A B C PASTA

CLIENTES
SUB
PASTAS

Relação de DOCUMENTOS de
clientes dentro de pastas e
ÁREA DE subpastas
IDENTIFICAÇÃO
3) Quando precisar guardar informações de clientes
e fornecedores, por exemplo, a melhor forma de
organização é arquivar os documentos POR ORDEM
ALFABÉTICA;

Método Alfabético:
Consiste em abrir pastas com o nome
correspondente à pessoa ou empresa (em
ordem alfabética) de quem tratam os
documentos nela contidos.
 Método Alfabético
É simples de elaboração e de manuseio, desde que o
elemento a ser considerado seja o NOME.

Regra Básica da Divisão:

Nome: Milton da Cunha

Sobrenome: Cunha
Prenome: Milton da
 Regra Geral da
 Alfabetação
Divida o nome em Unidades de Arquivamento.
Cada palavra ou abreviatura que faz parte do nome
de pessoas é uma unidade de arquivamento e é a
base para a ordenação alfabética.

1ª Unidade = último sobrenome, seguido de vírgula;

2ª Unidade = prenome
3ª Unidade = sobrenome (s)
 Regra Geral da
Alfabetação EXEMPLOS:
Ex1: Pedro Paulo Macedo = Macedo, Pedro Paulo

Ultimo
Prenome
Sobrenome

1ª Unidade 2ª Unidade

Ex2: Maria Gerundina= Gerundina, Maria

Ultimo
Sobrenome Prenome

1ª Unidade 2ª Unidade
 Outras Regras
2) As partículas D´, de, da, e, das, do, dos, não
são consideradas unidades de arquivamento e
devem ser anexadas na mesma unidade que a
palavra anterior.
EXEMPLOS:
Ex1: Carlos D´ Andrade = D´ Andrade, Carlos

Ultimo
Prenome
Sobrenome

1ª Unidade 2ª Unidade
 Outras Regras
EXEMPLOS:
Ex2: Paula D´ Alencar = D’ Alencar, Paula

Ultimo
Prenome
Sobrenome

1ª Unidade 2ª Unidade

Ex3: João de Castro Xavier = Xavier, João de Castro

Ultimo
Sobrenome Prenome Sobrenome

1ª Unidade 2ª Unidade 3ª Unidade

 Outras Regras
EXEMPLOS:
Ex1: Luiza da Câmara= Câmara, Luiza da

Ultimo
Prenome
Sobrenome

1ª Unidade 2ª Unidade

Ex2: Luiza da Câmara Santoro = Santoro, Luiza da Câmara

Ultimo
Prenome Sobrenome
Sobrenome

1ª Unidade 2ª Unidade 3ª Unidade

 Outras Regras
3) Sobrenomes compostos de um substantivo e
um adjetivo, ou ligados por hífen, não se
separam.

Ex1: Heitor Villa-Lobos = Villa-Lobos, Heitor

Ex2: Humberto Castelo-Branco = Castelo-Branco,

Humberto
 Outras Regras
4) Sobrenomes formados com Santo,
Santa, São - seguem as regras dos
nomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.

Ex1: Paulo Santa Cruz = Santa Cruz, Paulo

Ex1: Maria Santa Rita = Santa Rita, Maria

 Outras Regras
5) As iniciais abreviativas de prenomes
têm precedência na classificação de
nomes iguais.

Ex1: J. Pereira = Pereira, J.

Ex2: P. Moreira = Moreira, P.

 Outras Regras
6) Os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco como Filho, Júnior, Neto, são
considerados parte integrante do último
sobrenome - mas não são considerados na
ordenação alfabética.

Ex1: Wilson de Almeida Filho = Almeida Filho,

Wilson de
Ex2: Sebastião de Pádua Neto= Pádua Neto,
Sebastião de
 Outras Regras
7) Os Títulos são colocados no fim entre
Parênteses.
Ex1: Ministro João Cabral = Cabral, João
(Ministro).

Ex2: Dra. Paula Brito = Brito, Paula (Dra.)

8)
Outras Regras
Os nomes de firmas, empresas,
instituições e órgãos governamentais
devem ser transcritos como se
apresentam. Não se considera para
ordenação os artigos, preposições que
compõem os nomes.
Ex1: Banco Real S.A = BANCO Real S.A
Ex2: A Insinuante LTDA = Insinuante LTDA (A)

ARTIGO
 Outras Regras
9) Nos títulos de Congressos,
Conferências, Reuniões, Assembléias,
etc, os números arábicos, romanos ou
escritos por extenso, deverão aparecer
no fim, entre parênteses.
Ex1: II Conferência de Saúde = Conferência de
Saúde (II)
Ex2: 3º Congresso de Direito = Congresso de
direito (3º)
4) Quando um escritório recebe muitos
documentos, o ideal é organizá-los por tipo e por
data, ou seja, utilizar o Arquivamento
CRONOLÓGICO

Método Cronológico:
A documentação é ordenada tendo por base
DATAS (emissão, fabricação, aquisição, prazo,
vencimento, etc). É muito utilizado nos
departamentos de Contabilidade, Cobrança e
outros de caráter financeiro, porque controla
datas de pagamentos entre outras.
Método Cronológico:
TIPO DATAS
EXEMPLO:

NOTAS FISCAIS
NOTAS FISCAIS 2011
JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ
01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01
02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02
03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03
04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04
05 05 05 05 05 05 05 05 05 05 05 05
NOTAS FISCAIS 2012
JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ
01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01
02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02
4) Alguns escritórios usam a classificação
codificada, criando um código para cada arquivo,
(Identificação).

Método Numérico:
É um método indireto e, assim, necessita de
índice remissivo, ordenado alfabeticamente,
para arquivamento ou localização de um
documento.
Método Numérico:
EXEMPLO: No Arquivo Fornecedores, temos os
códigos com as subdivisões das inicias dos
mesmos

FORNECEDORES
100 – 200 ( A, B, C, D, E, F, G)
CÓDIGOS
201 – 300 (H, I, J, L, M, N)
301 – 400 (O, P, Q, R,S)
401 – 500 (T, U, V, X, Z)
 EXERCÍCIO: Arquive corretamente no método
alfabético os seguintes nomes.
Maria Fernanda Cruz:
César Gomes:
Antônio Villa-Gomes:
Luciana d’ Ferreira:
Mestre João Souza:
5ª Conferência de Empresários do Pará:
k. Santana:
João de França Filho:
Maurício Costa Ferreira da Silva:
 EXERCÍCIO: Arquive corretamente no método
alfabético os seguintes nomes.
Maria Fernanda Cruz: Cruz, Maria Fernanda.
César Gomes: Gomes, César.
Antônio Villa-Gomes:
Luciana d’ Ferreira:
Mestre João Souza:
5ª Conferência de Empresários do Pará:
k. Santana:
João de França Filho:
Maurício Costa Ferreira da Silva: