Planeamento de Eventos

 
Marcos Costa
 Planeamento de Eventos - Organograma
Promotor

•  Comissão de
acompanhamento

Promotor ou
diretor do evento

Direção Direção
Direção Comercial Direção Financeira
Administrativa Operacional

Serviços Gerais Logística Vendas Tesouraria

Montagem e Contas com

Recursos Humanos Promoção
desmontagem terceiros

Plano Geral Plano Operacional Planos de Mktg Plano financeiros

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Comissão de
acompanhamento

• 

Direção
Direção Financeira
Operacional
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1-Características do processo de planeamento de eventos
• Estratégico
• Normativo
• Demorado
• Limitado
• Irrepetível
• Complexo
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Características do processo de planeamento de eventos
• Estratégico: depois de aprovado não pode ser alterado a não ser em circunstâncias
excecionais
• Normativo: o plano do evento é a norma que todos devem respeitar.
• Demorado: é um processo muito longo podendo prolongar-se por vários meses os
anos até (evnto do Grand Slam Ténis, Raly de Portugal, Europeus de futebol, Jogos
Olímpicos….
• Limitado: tem um horizonte temporal previamente definido no tempo uma vez que
se sabe quando vai começar quando vai acabar.
• Irrepetível: tem que ser recomeçado para cada evento. Não há dois eventos iguais
nem dois planos iguais.
• Complexo: é condicionado por inúmeras circunstâncias que envolvem o evento,
cuja natureza é muito diferenciada.
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Características do processo de planeamento de eventos
• O processo de planeamento é estratégico e não tático, isto é deve
definir os objetivos a alcançar e os meios a atingir e deve ser
respeitado com persistência e determinação.
• Quando organizamos um evento não é possível alterar elementos
fundamentais como:
• Objetivos
• O segmento do mercado alvo
• Local
• Conteúdos nucleares.
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Características do processo de planeamento de eventos
O processo de planeamento é um processo normativo e comprometedor
para todos. Quando o promotor do evento aprova o plano e a sua
organização é lançada. A realização do evento não pode estar sujeita a
decisões arbitrárias as quais poderiam por em causa os seu objetivos,
económicos, logística, administrativos…
Por outro lado todos os organizadores e parceiros comprometem-se a
cumprir com o plano estabelecido.
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Características do processo de planeamento de eventos
No negócio dos eventos o processo de planeamento tem um horizonte
temporal limitado e bem definido: sabe-se quando começa e quando
acaba.
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Características do processo de planeamento de eventos
Os eventos são sempre irrepetíveis, isto é, não se voltam a repetir no
mesmo formato uma vez que os fatores internos e externos se alteram,
como sejam fatores políticos, sociais, económicas e tecnológicas e até
meteorológicas.
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Características do processo de planeamento de eventos
Os eventos são sempre complexos. Significa que para a realização dos
eventos necessitamos de contratar muitas empresas externas, como sejam
a logística, empresários do espetáculo, transportes, alojamento,
alimentação, segurança, etc…
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Fases do evento

1. Preparação
2. Realização
3. Encerramento
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Fases do evento

1. Preparação
• Definição clara pelo promotor dos objetivos
• Ideia, ou escolha do tema e os seus conteúdos
• Definição do tipo de evento mais adequado ao conceito e objetivos
• Definição do nosso público-alvo
• Definição das exigências técnicas
• Escolha do destino, locais e datas, pelo menos três alternativas para cada uma
delas
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Fases do evento

1. Preparação
• Análise da situação envolvente política, económica e social nos possíveis
destinos
• Elaboração do plano global (planos comercial e mktg, operacional e financeira)
• Elaboração de um plano calendarizado
• Avaliação da capacidade humana, física e financeira
• Listagem de resultados esperados
• Decisão sobre a realização do evento
• Elaboração de um plano B (caso haja imprevistos)
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2-Tipo de planeamento de eventos
Geral- Nele se incluem o representante do promotor e um diretor
geral.
Administrativo – é o back-office do evento
Operacional-aspetos físicos e materiais
Comercial- promoção, publicidade e RP
Económico-avaliação das contribuições da events industry
Financeiro-movimentos de tesouraria e movimentos com terceiros
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3- Fases do processo de planeamento
Preparação: É a fase do planeamento em que se elaboram os planos.
Realização: Executam-se as tarefas para que o evento se realize
Encerramento: Avalia-se o resultado e se processa o seu encerramento.