Métodos de Gestão

de Tarefas e
Organização

José Félix Ladeia Rodrigues

26-05-2012
Agenda
• Introdução
– Objetivo
– Sistemas motivacionais (3 min)
– Classificação dos métodos
• Métodos
– GTD
– Pomarola
– POSEC
• Ferramentas
– Papéis e Formulários
– Desktop
– Mobile
– Outras
Tópicos
• Introdução
– Objetivo
– Sistemas motivacionais (3 min)
– Classificação dos métodos
– Princípios
• Métodos
– GTD
– Pomarola
– POSEC
• Ferramentas
– Papéis e Formulários
– Desktop
– Mobile
– Outras
Introdução
• Eu Avisei...
– Que seriam necessários pelo menos 2 Marmitechs
para tratar completamente (em profundidade) esse
assunto. Não foi possível, infelizmente. O calendário
de Marmitechs do ano é muito apertado!
• Eu relembro que...
- saber muito sobre futebol não te faz um bom jogador
de futebol.
• Eu testei...
– Diversos métodos / técnicas que estamos analisando
aqui, especialmente o Pomodoro, GTD e POSEC.
Introdução
• Quando entrei em contato pela primeira vez
com esses métodos de organização mental...
– Achei que eram “mágicos”
– Apresentam grande efetividade a curto prazo
• Mas com o tempo, passei a ter uma perspectiva
mais madura com relação a eles. Encontrei:
– Falhas nos métodos
– Falhas pessoais
Objetivo
• Apresentar um embasamento básico psicológico da
motivação humana
• Apresentar os métodos genericamente, de forma a
fazer com que as pessoas:
– Saibam que os métodos existem e no que se
aplicam
– Saibam princípios genéricos dos métodos
– Saibam as principais armadilhas e os pontos fracos
de cada método (de acordo com minha perspectiva
pessoal)
• Discutir e compartilhar experiências sobre métodos e
ferramentas de gerenciamento do tempo
Sistemas motivacionais – Porque
Falar disso?

Motivation is Key for

Successful Time
Management
Sistemas motivacionais

INTRÍNSECO
Sistemas motivacionais

EXTRÍNSECO
Sistemas motivacionais

Extrinseco

Inibe Leva a
continuamente Procurar

Intrínseco

Motivação e
autoconfiança
Sistemas Motivacionais
• Exemplo do discurso do Daniel (se houver tempo)
• Moral da “História”
– Tenha sempre em mente objetivos em nível
macro (alimentação do sistema intrínseco)
– “Aprecie com moderação” os sistemas de
gerenciamento de tempo
Sistemas de gerenciamento -
Princípios
• Princípios são:
– “Métodos Gerais” , que oferecem guias para a
execução das técnicas
• Pirâmide de Marslow
– Hierarquia de necessidades
• Diagramas de Pareto
– “Lei natural do 80/20’
• Teoria do “Jarro de picles”
– Coloque nessa ordem: as pedras, pedreguhos, areia ...
... e cerveja
Sistemas de gerenciamento -
Princípios
A “Lei da Gravidade” das ações
Humanas
Sistemas de gerenciamento - Tipos
• Gerenciamento de Ações
– GTD
– POSEC
– NeoTriad
• Gerenciamento de um Projeto*
– Pomodoro
• Gerenciament de Atividades de Grupos
– Trac
– Sharepoint
– NeoTriad
Sistemas de gerenciamento - POSEC
• POSEC não é um nome de remédio – estilo
PROSAC (que dizem que também resolve)!
• POSEC stands for:
• Prioritize
• Organize
• Streamline
• Economize
• Contribute
Sistemas de gerenciamento - POSEC
• Prioritize – Your tasks according to your goals
• Organize – Put your actions in an orderly structure
according to your goals
• Streamline – Execute them in a pipeline order
• Economize -  Creating economy involves those things
that you must do or would like to do, but are not needed
to be done with any degree of urgency
• Contribute –  Tasks whose measure of benefit may
not be evident immediately, but make a difference in the
long run
Sistemas de gerenciamento - POSEC

• Problemas:
– É estático. Pessoas mudam, é fato.
– Envolve a capacidade de fazer uma
“autópsia” da própria vida
• Vantagens:
– Permite estabelecer uma “visão”, através de
um braimtorming direcionado (pela piramide
de marslow) da própria vida
Sistemas de gerenciamento - GTD
• Get Things Done – Informações básicas
– Criado a partir da vasta experiencia de
coaching de David Allen
– Envolve estabelecer uma caixa de entrada, de
preferencia única, para tudo
– Consiste em:
• Análise da entrada de acordo com um “algoritmo”
• Priorizar atividades de acordo com um dos métodos
fornecidos (energia disponível, tempo, etc)
• Revisar semanalmente as atividades
Sistemas de gerenciamento - GTD
• Vantagens:
– É provavelmente o mais completo sistema de gerenciamento de ações.
Contempla o tratamento de diversas falhas que os outros processos
não contemplam.
– Existem muitas ferramentas de mercado que são específicas para o
GTD (inclusive todo o esquema NeoTriad pode ser usado como GTD)

• Desvantagens:
– Não é bom para atividades longas do tipo “Corno Job” . Deve ser
complementado por uma outra técnica como o Pomodoro.
– Induz a crença de que tudo pode ser controlado, te transformando
numa “maquina”.
– Em caso de “falha” em alguma classificação, traz desmotivação. Muitas
vezes gasta-se muito tempo classificando uma atividade.
– Onde eu errei: Não pude fazer a revisão semanal das atividades. Isso
trouxe bastante desordem para o sistema.
Sistemas de gerenciamento -
NeoTriad
• É um misto de sistema de organização e ferramenta.
• Através dele é possível criar
– Listas de tarefas
– Agendas
– Cronogramas
– Mapas mentais
– Fóruns
– ...
• É totalmente integrado com o Office e aplicações
Mobile – Para equipes ou indivíduos
Sistemas de gerenciamento -
NeoTriad
• Vantagens:
– Todos os softwares organizacionais integrados
em uma única ferramenta
– Serve tanto para a organização pessoal quanto
para a organização da equipe.
– Integração com Microsoft Office, sistemas
mobile (iOS e Android), e é multiplataforma
• Desvantagens:
– É pago.
– Possibilidade de misturar demais vida
profissional com pessoal.
Sistemas de gerenciamento -
Pomodoro
• Introdução
– A capacidade do ser humano médio de
manter o foco de atenção reduziu-se
drasticamente nas últimas décadas

– É preciso uma forma “mais moderna” de

condicionar o cerebro humano a realizar
tarefas.
Sistemas de gerenciamento -
Pomodoro
• O Pomodoro ( tomate ) consiste em dividir uma
tarefa longa em sprints.
– Os primeiros 4 sprints têm duração de 25
minutos.
– Entre cada sprint, faça um intervalo de 5
minutos.
– Depois do quarto Sprint, faça um intervalo de
pelo menos 15 minutos
Sistemas de gerenciamento -
Pomodoro
• Vantagens:
– Leva em conta e reforça a necessidade de
intervalos
– Induz ao “hiperfoco”

• Desvantagens:
– Exige que o ambiente seja apropriado.
Sistemas de gerenciamento de Ações
- Ferramentas
• Mobile:
– Wunderlist
– Etc...
• Desktop
– MonkeyGTD
– Remember The Milk
– Etc...
• Físicos:
– MoleSkins
– Folhas de execução de tarefas do Pomodoro