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APOSTILA MICROSOFT ACCESS 2000 SUMRIO I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. XXII. XXIII. XXIV. XXV. XXVI. XXVII. XXVIII. XXIX. XXX. XXXI. XXXII. XXXIII. XXXIV. XXXV. XXXVI. XXXVII. XXXVIII. XXXIX. XL. XLI. XLII. XLIII. XLIV. XLV. INTRODUO INICIANDO O ACCESS 2000 CRIANDO UM BANCO DE DADOS TABELAS NOME DO CAMPO TIPO DE DADOS PROPRIEDADES DOS CAMPOS FORMATO MSCARA DE ENTRADA CHAVE PRIMRIA DEFININDO UMA CHAVE PRIMRIA INSERINDO DADOS NA TABELA EDITANDO A TABELA DE DADOS CLASSIFICAO CRESCENTE DECRESCENTE LOCALIZAR REGISTROS EXCLUIR REGISTROS EXCLUIR CAMPOS INSERIR CAMPOS CONSULTAS CRIAR UMA CONSULTA SELEO DOS CAMPOS CLASSIFICANDO A CONSULTA EXIBIO DE CAMPOS SALVAR A CONSULTA CRITRIOS DE PESQUISA CONSULTANDO VRIAS TABELAS SQL DECLARAOES SQL RELACIONAMENTOS FORMULRIOS CRIANDO UM FORMULRIO ESTRUTURA DO FORMULRIO ALTERAR APARENCIA DO TEXTO RTULO DO FORMULRIO EXIBIR FORMULRIO RELATRIOS CRIANDO UM RELATRIO ESTRUTURA DO RELATRIO IMPRIMINDO O RELATRIO MACROS CRIAR UMA MACRO CDIGO VISUAL BASIC NO MICROSOFT ACCESS CRIANDO CDIGO VISUAL BASIC ENDEREOS TERMO DE USO

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INTRODUO

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O Access um poderoso sistema de gerenciamento de banco de dados para o sistema operacional Windows. O Access utiliza tabelas para armazenar os dados dos usurios. Portanto o primeiro passo a ser tomado a criao de tabelas em seu banco de dados. Em seguida criar relacionamentos entre as tabelas e as planilhas de consultas de dados. Para interagir com o seu banco de dados utilizando uma interface grfica mais aprimorada criamos os formulrios. Para imprimir os dados do Banco de dados utilizamos os relatrios. Para funes que se repetem constantemente criamos Macros e cdigo Visual Basic. O Access permite que se construa um banco de dados para uma grande gama de atividades de controle de dados. Podemos utilizar o Access para criar desde um simples cadastro de clientes a um complexo controle de estoque, passando por aplicaes de folha de pagamento, contas a pagar/receber, sistema de vendas, e no menos importante manipular dados na Internet com total interao com sua audincia (visitantes). Banco de dados Banco de dados um elemento cuja finalidade armazenagem de dados. Um banco de dados possui uma srie de informaes relacionadas a um determinado assunto. Um exemplo, cadastro de clientes, onde est agrupado todos os dados dos clientes, nome, endereo, telefone, tudo isso num nico lugar e de fcil consulta. Campo O campo a menor unidade de informao existente em um arquivo de banco de dados. Isso significa que toda informao entrada em um arquivo de banco de dados quebrada em pores menores, que recairo em campos especficos. Registro Um registro um conjunto de campos. a entidade que identifica uma entrada nica em um banco de dados. ndices Os ndices de um banco de dados permitem que as instrues sejam encontradas com uma maior rapidez. De certa forma, eles se assemelham aos ndices encontrados nos livros, ou seja, direcionam at a posio onde se encontra a informao desejada. Chave Uma chave uma entidade que permite a distino dos registros de uma tabela. Uma chave pode ser formada por um campo ou um conjunto de campos. No ltimo caso, elas so chamadas de chaves compostas. Uma chave primria determina necessariamente a ordem dos registros dentro da tabela. INICIANDO O ACCESS 2000 Para iniciar o access, clique no boto Iniciar. Posicione o cursor do mouse sobre Programas. Clique em Microsoft Access

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CRIANDO UM BANCO DE DADOS Para criar um banco de dados, utilize a opo Banco de dados vazio do Access.

Clique em OK. Na prxima tela fornea um nome para o banco de dados e escolha a pasta onde seu banco de dados ser armazenado.

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Clique em Criar, e seu banco de dados ser criado. O prximo passo criar uma tabela. TABELAS Para cria uma nova tabela de um clique duplo em Criar tabela no modo estrutura

A tabela possui trs colunas

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So elas: Nome do campo: Identifica a natureza da informao. Ex: Nome, Endereo, Telefone, etc. Tipo de dados: Identifica a caracterstica do dado armazenado no campo. Ex: Texto, Data/Hora, Moeda, Nmero, etc. Descrio: O preenchimento nesta coluna opcional, porm sempre bom digitar um texto explicativo nesta coluna, que ser mostrado na "Barra de status" do formulrio na hora do preenchimento dos dados. Na tabela, o primeiro passo definir a estrutura, informando quais sero os nomes dos campos, o tipo de dado que ser digitado, e outras informaes adicionais. NOME DO CAMPO Para definir o nome do campo, utilize at 64 caracteres (letras e nmeros), incluindo espaos. No so permitidos sinais como ponto(.), exclamao(!) e colchetes([ ]). Exemplos de nomes de campo: Nome do cliente Telefone comercial Data de nascimento

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TIPO DE DADOS

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Aps definir o Nome do campo, voc deve informar o tipo de dados do mesmo. O tipo escolhido depender da natureza da informao que voc deseja. Veja a seguir, os tipos de dados permitidos.

Texto Armazena caracteres alfanumricos (texto e nmero). o tipo indicado para armazenar informaes que no requerem clculo. Ex: nome de pessoas ou endereos. Memorando Armazena caracteres, no entanto, ele utilizado para aguardar grandes blocos de texto que so divididos em pargrafos. Nmero Armazena valores numricos inteiros ou fracionrios. Este tipo dever ser escolhido como padro quando desejarmos efetuar clculos com valores de campos. Data/Hora Faz com que o banco de dados trate os caracteres como datas ou horas, dependendo da forma como sero digitados. Moeda O tipo de dados Moeda tem todas caractersticas de um dado do tipo numrico, porm com acrscimo do smbolo monetrio. Exemplo: R$ AutoNumerao Utilizado para contagem de registros. A cada registro inserido na tabela ele automaticamente incrementado em um valor. Sim/No Permite a entrada de valores do tipo Sim, No, Verdadeiro ou Falso. Qualquer outro tipo de valor que voc digite no campo do tipo Sim/No causar um erro, e o Access soar um beep alertando sobre o erro. Valores como Verdadeiro e Falso, o Access os converte para Sim ou No automaticamente. Quando digitar um valor No certifique que digitou com o acento (til), caso contrrio o Access tratar o valor como incorreto.

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Objeto OLE Esse tipo de dado uma grande vantagem do ambiente grfico Windows, pois voc pode definir que o dado seja uma imagem grfica. Umas das utilizaes seria ter associada ficha dos funcionrios uma foto do mesmo. Hyperlink um tipo de campo que ir armazenar um texto que permite saltar para um arquivo, um local em um arquivo, uma pgina HTML na Web. Exemplo: http://fp13vs23.digiweb.com

Assistente de pesquisa Cria um campo que permite que voc escolha um valor a partir de uma tabela ou de uma lista de valores, utilizando uma caixa de combinao. A escolha dessa opo na lista de tipos de dados inicia um assistente para definir isso para voc. PROPRIEDADES DO CAMPO Ao definir o Tipo de dados, aparecero na parte inferior da janela as propriedades do campo. Voc dever definir as propriedades especficas para cada tipo de dados. Tamanho do campo Define o tamanho mximo de caracteres que ser permitido em um campo. Texto: Pode ser entre 0 a 255 caracteres. Nmero: Definio Byte Inteiro Inteiro Longo Simples Duplo Descrio Nmeros de 0 a 255 (no fracionrios) Nmeros de 32.768 a 32.767 (no fracionrios) Nmeros de 2.147.483.648 a 2.147.483.647 (no fracionrios) Nmeros com seis dgitos de preciso podendo valer at 3,402823x1038 Nmeros com 10 dgitos de preciso, de-1,79769313486232x10308 at 1,79769313486232x10308

FORMATO Especifica o formato para exibio de nmeros, datas, horas e texto. Texto e Memorando Voc pode utilizar smbolos para especificar se caractere de texto permitido e se todos os caracteres so exibidos em maisculas ou minsculas. Smbolo @ Descrio Um caractere de texto requerido

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& < > Um caractere de texto no requerido Transforma todos os caracteres em letras minsculas Transforma todos os caracteres em letras maisculas Dados 123456789 123-45-6789 123456789 leonardo LEONARDO Leonardo leonardo LEONARDO Leonardo Exibio 123-45-6789 123-45-6789 123456789 LEONARDO LEONARDO LEONARDO leonardo leonardo leonardo

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Exemplos: Smbolo @@@-@@-@@@@ @@@@@@@@@ > > > < < < Nmero e moeda: Formato Nmero geral Moeda Fixo Standard Por cento Cientfico Exemplos: Formato Nmero geral Moeda Standard Por cento Cientfico Data/Hora: Formato Data geral Data completa Data mdia Data abreviada Hora completa

Descrio (Padro) Exibe o nmero exatamente como foi inserido Utiliza p separador de milhares; exibe nmeros negativos entre parnteses. Exibe pelo menos um dgito Utiliza o separador de milhares Multiplica o valor por 100; anexa um sinal de porcentagem. Utiliza a notao cientfica padro Nmero digitado 1234567 -1234,567 $123,45 1234,789 -1234,789 3,56645 1234,789 2 0,35 3456,789 -3456,789 Nmero formatado 1234,567 -1234,567 $123,45 $1.234,79 -1234,79 3,57 1.234,79 200% 35% 3,46E+03 -3,46E+03

Descrio (Padro) Se o valor for somente data, a hora no ser exibida; se o valor for somente hora, a data no ser exibida. Exemplos: 3/3/99 07:45:00, 4/4/99 e 06:55:00 Exibe a data por extenso. Exemplo: Domingo, 2 de abril de 2000 Exemplo: 6-abr-99 Exemplo: 4/4/99 Exemplo: 8:22:21

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Hora mdia Hora abreviada Sim/No: Formato Sim/No Verdadeiro/Falso Ativado/Desativado Exemplo: 09:15 Exemplo: 21:30 Descrio (Padro) Sim=-1, No=0 Verdadeiro=-1, Falso=0 Ativado=-1, Desativado=0

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MSCARA DE ENTRADA um formato que voc especifica para controlar a entrada de dados no campo. Uma mscara de entrada consiste em caracteres exibidos (tais como parnteses, pontos ou traos) e caracteres de mscara que especificam onde os dados devem entrar, que tipo de dados e quantos caracteres so permitidos. Para criar uma mscara de entrada, selecione a tabela desejada e clique no boto Estrutura.

Em seguida clique no boto para construir na caixa de propriedade Mscara de entrada.

Casas decimais Determina o nmero de casas decimais que o Access utilizar para exibir os nmeros.

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Legenda o ttulo do campo quando usado em um formulrio. As legendas so tipicamente utilizadas para fornecer informaes ao usurio. Se voc no definir uma legenda, o nome do campo usado como ttulo. Valor padro uma maneira para se garantir que os dados inseridos no banco de dados esto corretos.Voc especifica regras com uma expresso. Por exemplo, para um campo numrico aceitar apenas valores acima ou igual a 50, utiliza a seguinte regra de validao: >=50. Ao utilizar regra de validao, voc dever: Usar aspas em expresses que contenham texto. Usar o sinal # em expresses que contenham data. Utiliza os seguintes operadores: > Maior < Menor = Igual >= Maior ou igual <= Menor ou igual <> Diferente Exemplos: Regra de validao <>0 Em(SP, MG) >=Data() Entre 1 e 5 Como L?? <#3/3/99# Texto de validao Insira um valor diferente de zero Estado deve ser SP ou MG Nenhuma da ta antes de hoje Valores entre 1 e 5 3 caracteres comeando com L Apenas datas antes 3/3/1999

Voc tambm pode criar uma regra de validao que compare os valores em dois campos. Por exemplo, voc pode querer ter certeza de que a data de entrega para envio de um pedido ser dentro de 15 dias a partir da data do pedido, exemplo: [Data de entrega]<=[Data do pedido]+15 Texto de validao a mensagem de erro que aparece quando o valor proibido pela regra de validao. Requerido Especifica se um valor ou no requerido em um campo. Se esta propriedade definida como Sim, voc obrigado a digitar um valor no campo. Definio Sim No Descrio O campo requer um valor (Padro) O campo no requer um valor

Permitir comprimento zero Permite definir se ser aceita uma entrada de dados em branco (nenhum caractere). Para entrar com uma seqncia vazia em um campo, digite duas aspas ( ).

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Indexado O ndice um recurso do Access que aumenta a velocidade da busca e classificao em uma tabela. Pode-se criar tantos ndices quantos forem desejados. Os ndices so criados quando voc salva a estrutura da tabela so automaticamente atualizados quando voc adiciona ou altera registros. Definio No Sim (Duplicao autorizada) Sim (Duplicao no autorizada) Descrio (Padro) Sem ndice O ndice permite valores duplicados O ndice no permite duplicao, ou seja, os valores sero nicos.

Compactao Unicode Um esquema de codificao que armazene cada caractere em um byte limita voc a uma nica pgina de cdigo um conjunto numerado contendo no mximo 256 caracteres. Entretanto, o Unicode pode oferecer suporte no mximo 65.536 caracteres, porque representa cada caractere como dois bytes. Como resultado, os dados em um campo Texto, Memorando ou Hyperlink exigem mais espao de armazenamento do que nas verses anteriores do Access. CHAVE PRIMRIA Aps definir os nomes e propriedades dos campos, voc deve definir a chave primria, que uma marca nica que tem o objetivo de identificar cada registro em uma tabela. Toda tabela deve possuir uma chave primria. Definindo uma chave primria em um campo, o Access atribuir as seguintes caractersticas sua tabela: Um ndice ser criado automaticamente com base na chave primria, acelerando assim as operaes de consultas, pesquisas, etc. Os dados sero mostrados na folha de dados na ordem da chave primria. No ser permitidos a entrada de registros com dados duplicados nos campos que definem a chave primria.

DEFININDO UMA CHAVE PRIMRIA Para definir uma chave primria, tome o seguinte procedimento: 1) Selecione a tabela desejada e clique no boto ( 2) Clique no campo que deseja como chave primria. ) Estrutura.

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3) Clique no boto ( ) Chave primria. Um smbolo aparece no lado esquerdo do campo chave primria.

4) Clique no boto (

) Salvar para salvar as alteraes.

INSERINDO DADOS NA TABELA Selecione a tabela que deseja inserir dados. Clique no boto ( ) Abrir.

O modo Folha de dados semelhante a uma planilha eletrnica. Os nomes dos campos aparecem em um cabealho.

Digite o dado correspondente no seu campo de origem. Para mudar de campo, clique com o mouse no campo desejado, ou pressione a tecla [TAB]. Inicialmente, as larguras das colunas obedecem a um tamanho padro. Para alterar a largura de uma coluna, posicione o ponteiro do mouse no cabealho das colunas, na linha que separa o nome dos campos. O Ponteiro se transforma em uma seta de duas pontas; arraste-o em seguida.

Ao pressionar a tecla [TAB] para passar ao prximo campo, aparece o smbolo de um lpis indicando que este registro ainda no foi salvo.

O registro ser salvo aps digitar os dados do ltimo campo. O pressionar a tecla [TAB], aparece um tringulo indicando que aquele registro foi salvo.

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Se voc no quiser salvar o registro atual, clique no boto ( ) Desfazer. Um clique neste boto desfaz a ltima ao, se clicar mais de uma vez, outras aes sero desfeitas. Para sair do banco de dados, clique no menu Arquivo/Fechar. Para finalizar o trabalho no Access clique no menu Arquivo/Sair. EDITANDO A TABELA DE DADOS Para abrir o banco de dados, clique em Arquivo/Abrir.

Abrindo uma tabela de dados Para abrir uma tabela de dados, selecione a tabela desejada, clique no boto ( Abrir. Para movimentar-se entre os dados da tabela, utilize os botes de rolagem.

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CLASSIFICAO CRESCENTE DECRESCENTE Para classificar a sua tabela, clique no campo que dever comandar a ordem de classificao. Depois, clique em um dos botes de classificao. Voc poder escolher entre Crescente (A, B, C, D,...) ou Decrescente (..., D, C, B, A).

LOCALIZAR REGISTROS Para localizar um determinado registro em sua tabela clique no boto ( Um caixa de dilogo aparecer. ) Localizar.

Em Localizar, digite a palavra que deseja localizar na tabela. Em Examinar, selecione o campo. Em Coincidir, selecione a opo Campo inteiro. Aps digitar a palavra que deseja localizar, clique no boto para Localizar.

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Para ter mais opes de procura clique no boto Mais. EXCLUIR REGISTROS

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Para excluir um registro da tabela, clique no lado esquerdo da janela para poder seleciona-lo.

) Excluir registro. Em seguida clique no boto ( Esta ao (Excluir registro) pede a confirmao da excluso.

Clicando no boto Sim, no ser mais possvel recuperar aquele registro. Clicando no boto No, o registro permanece na tabela. EXCLUIR CAMPOS Para excluir um campo da tabela, voc deve selecionar a tabela desejada, clicar no boto ( ) Estrutura. Ao excluir um campo de uma tabela todos os dados referentes a este campo sero perdidos. Aps selecionar a tabela desejada e entrar no modo estrutura, clique no lado esquerdo do campo que deseja excluir. Clique no boto ( ) Excluir linhas.

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Uma mensagem de alerta ir aparecer. Clicando no boto Sim, voc estar dando um fim no campo selecionado. Clicando no boto No, o campo permanece na tabela. INSERIR CAMPOS

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Selecione a tabela desejada e clique no boto ( ) Estrutura. Clique no lado esquerdo do nome do campo, na posio onde deseja inseri-lo. Em seguida, clique no boto ( ) Inserir linhas.

Aps clicar no boto (inserir linhas), aparecer uma linha em branco onde voc dever preencher com os dados sobre o novo campo. Para salvar as alteraes da tabela, clique no boto ( CONSULTAS A consulta uma maneira predefinida e personalizada de se pesquisar os dados da usa tabela. Por exemplo, em um banco de dados Clientes, voc pode querer consultar todas as pessoas da cidade So Paulo. Ou quem sabe consultar quantos clientes voc conseguiu nos ltimos trinta dias. Ao invs de se estabelecer os critrios toda vez que voc desejar localizar esses registros, voc pode montar uma consulta, e ento bastar abri-la. CRIAR UMA CONSULTA Para criar uma nova consulta, d um clique sobre o item Consultas na janela Banco de Dados. D um clique duplo em Criar consulta no modo estrutura. ) Salvar.

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Aparecer a caixa de dilogo Mostrar tabela com todas tabelas do seu banco de dados. Selecione a tabela deseja e clique no boto Adicionar. Em seguida clique no boto Fechar.

A janela de consultas contm duas partes. A parte superior contm as tabelas que voc seleciona para fazerem parte da consulta, e a parte inferior define os critrios de busca das informaes desejadas, bem como os campos que faro parte da consulta.

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SELEO DOS CAMPOS O primeiro passo na criao de uma consulta a seleo dos campos que faro parte da pesquisa. Para selecionar um campo, clique na grade Campo (parte inferior). Selecione o campo desejado clicando na seta que aparece ao lado da grade.

Voc tambm pode selecionar um Campo arrastando o campo da tabela (parte superior) at a grade Campo (parte inferior).

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Para excluir uma coluna da grade inferior, clique sobre a linha da coluna desejada e em seguida, clique em Editar/Excluir colunas. CLASSIFICANDO A CONSULTA Voc poder configurar a consulta para exibir os dados de uma forma classificada. Clique na seta e escolha a ordem de classificao.

EXIBIO DE CAMPOS Na linha Mostrar da grade inferior, voc nota a presena de um quadrado com uma marcao, indicando que este campo ser mostrado no resultado da pesquisa. Se voc retirar a marcao do quadrado, o campo no ser exibido na consulta.

SALVAR A CONSULTA Para salvar a consulta, utilize o comando Arquivo/Salvar. Em seguida, digite o nome para a consulta e clique em OK para salvar a consulta. Voc pode salvar a pesquisa como Formulrio, Consulta ou Relatrio, basta clicar na seta para baixo e escolher a opo desejada.

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Para fechar a consulta, clique no menu Arquivo/Fechar. Para abrir uma pesquisa existente, selecione a consulta desejada no item Consultas, em seguida clique no boto ( ) Abrir. Para fazer alteraes em uma consulta, selecione a consulta desejada no item Consultas, em seguida clique no boto ( ) Estrutura. CRITRIOS DE PESQUISA Para especificar um critrio de pesquisa, clique sobre a linha Critrio (Grade inferior). Digite uma expresso na coluna do campo desejado para o critrio. Utilize os seguintes operadores para construir um critrio: > < = >= <= <> Maior Menor Igual Maior ou igual Menor ou igual Diferente

Regras: Use aspas em expresses que contenham texto. Use o sinal # em expresses que contenham data. Exemplos: Critrio <>0 Em(MG,TO) >=Data Entre 2 e 5 Como L?? <#1/1/99# L* >#17/04/99 Avenida 30 Resultado Diferente de zero Estado deve ser MG ou TO Nenhuma data antes de hoje Valores entre 2 e 5 2 caracteres comeando com L Apenas datas antes de 1999 Comeando com a letra L Data aps 17/04/99 Palavras iguais Avenida. Nmeros iguais a 30

CONSULTANDO VRIAS TABELAS

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Voc pode utilizar mais de uma tabela para criar uma consulta.Para adicionar uma nova tabela a sua consulta, clique em Consulta/Mostrar tabela ou clique no boto ( ) Mostrar tabela.

D um clique na tabela desejada para poder seleciona-la, e clique no boto Adicionar. Aps adicionar todas tabelas que gostaria que fizesse parte da consulta clique no boto Fechar. O Access estabelece uma conexo entre ambas tabelas atravs de uma linha ligando os campos em comum. Voc pode adicionar campos na grande inferior (QBE) provenientes das duas tabelas.

SQL A SQL (Linguagem de Consulta Estruturada) surgiu com a terceira gerao de banco de dados, os RDBs-Relational Databases (Banco de dados relacionais).

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SQL na verdade uma linguagem para definir e manipular bancos de dados relacionais. Praticamente todos os produtos de banco de dados relacionais que esto no mercado suportam SQL, e com o Microsoft Access voc poder criar critrios com base na linguagem SQL. DECLARAOES SQL A declarao SQL pode ser feita de duas formas: 1) No campo Critrio digitando a declarao em portugus. Exemplo: Entre #01/01/00# E #01/05/00# 2) No Modo SQL. Quando estiver criando uma consulta no modo Estrutura, clique no menu Exibir/Modo SQL. Exemplo: SELECT Clientes.Nome, Clientes.[E-mail], Clientes.Data FROM Clientes WHERE (((Clientes.Data) Between #4/15/2000# And #5/1/2000#)) ORDER BY Clientes.Nome, Clientes.[E-mail] DESC; RELACIONAMENTOS Voc define um relacionamento adicionando as tabelas que deseja relacionar com a janela ( ) Relacionamentos e, em seguida, arrastando o campo chave de uma tabela e soltando-o no campo chave da outra tabela.

A espcie de relacionamento que o Microsoft Access cria depende de como os campos relacionados so definidos:

Um relacionamento um-para-muitos criado quando somente um dos campos relacionados uma chave primria ou tem um ndice exclusivo.

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Um relacionamento um-para-um criado quando ambos os campos relacionados so chaves primrias ou tm ndices exclusivos. Na verdade, um relacionamento muitos-para-muitos so dois relacionamentos umpara-muitos com uma terceira tabela cuja chave primria consiste em dois campos as chaves externas das outras duas tabelas.

FORMULRIOS O formulrio uma excelente interface para manipular as informaes do banco de dados. O formulrio contm recursos grficos que permite filtrar e modificar os dados. atravs dos formulrios que podemos incluir cdigos ou chamadas que executem macros funes especificas. CRIANDO UM FORMULRIO Para criar um formulrio, clique na guia Formulrio. Selecione Criar formulrio usando o assistente, em seguida clique no boto ( ).

Aparecer a tela do Assistente de formulrio. Onde voc deve escolher a tabela ou consulta de origem de dados e os campos que faro parte de seu formulrio.

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Na janela Assistente de Formulrio, existem duas caixas de opo: a da esquerda exibe os campos disponveis, e a da direita os campos escolhidos. Repare que existem botes no centro da janela Assistente de formulrio que servem para movimentao dos campos.

Selecione os campos disponveis e clicar no boto avanar.

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Na prxima tela voc dever definir o layout do formulrio. Escolhendo a opo Coluna (default) o formulrio apresentar um registro por vez.

Clique no boto avanar para aceitar a opo default. No prximo passo, defina o estilo que seu formulrio adotar. Aps decidir a opo que ir utilizar, clique no boto avanar.

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Na prxima etapa informe o ttulo para o formulrio. Clique no boto Concluir e seu formulrio estar pronto.

Agora voc pode visualizar os registros de uma forma grfica, e poder incluir novos dados em seu formulrio.

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Movimente-se em seu formulrio utilizando as os botes para movimentar-se entre os registros.

Para incluir um novo registro na tabela de dados, clique sobre o boto ( ESTRUTURA DO FORMULRIO Voc pode alterar a estrutura do formulrio afim de: Alterar a largura das caixas dos campos do formulrio. Alterar o texto do formulrio. Modificar o posicionamento do texto. Cor do fundo da tela.

) novo registro.

Selecione o formulrio desejado na guia Formulrio. Clique no boto ( ) Estrutura. Ao clicar em um controle, este ficar selecionado. Podendo ter seu tamanho, cor, formato modificado.

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Voc pode selecionar vrios controles, arrastando o ponteiro do mouse ao redor deles. Aps soltar o boto do mouse todos os controles estaro selecionados.

Os controles podem ser selecionados, mantendo a tecla SHIFT pressionada, enquanto clica sobre os controles. ALTERAR APARENCIA DO TEXTO Para alterar a aparncia de um controle, voc deve primeiro seleciona-lo clicando nele uma vez.

Agora selecione uma ( O( A( O( A( ) Tamanho da fonte.

) Fonte para o texto.

) Formatao (negrito, itlico ou sublinhado). ) Alinhamento do texto (esquerdo, centro, direito). ) Cor de fundo/Preenchimento.

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A( A( A( O(

) Cor do primeiro plano/fonte. ) Cor da linha/borda. ) Largura da linha/borda. ) Plano.

Os resultados so aplicados imediatamente quando se tem um controle selecionado e se clica no boto correspondente ao efeito desejado. O resultado final pode ser visto mesmo antes de aceitar as alteraes feitas na aparncia.

Se voc no gostar das alteraes, clique no boto ( ) Desfazer. Para aceitar as mudanas clique no boto ( ) Salvar. RTULO DO FORMULRIO Voc pode definir um rtulo para seu formulrio separando o Cabealho do formulrio, e o Detalhe dos campos e controles.

Aps separar o Cabealho do formulrio do Detalhe clique no boto ( ferramentas. Na pequena Caixa de ferramenta selecione ( ) Rtulo.

) Caixa de

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Clique com o mouse no espao vazio entre o Cabealho do formulrio e Detalhe.

Digite o rtulo para seu formulrio e pressione a tecla Enter quando terminar. Voc pode usar as mesmas formataes (fonte, cor, tamanho, etc.) que usou para o texto com o rtulo. Para salvar as alteraes em seu formulrio clique em Arquivo/Salvar. EXIBIR FORMULRIO Para exibir o resultado do formulrio, clique no boto ( ) Exibir.

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RELATRIOS Voc pode imprimir as informaes de seu banco de dados utilizando tabelas ou as consultas e at mesmo os formulrios. Mas a maneira mais fcil e profissional de impresso dos dados utilizando o Relatrio. O mdulo Relatrio permite uma grande quantidade de controle e o utilizando assistentes para a criao de um relatrio eficaz da maneira desejada. CRIANDO UM RELATRIO Para criar um relatrio, abra o banco de dados e clique sobre a opo Relatrios.

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Em seguida, clique no boto ( ) Novo. Uma janela denominada Novo relatrio ir aparecer.

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Clique na seta para baixo e escolha a Tabela ou Consulta para criar o relatrio.

Selecione a opo Assistente de relatrio e clique no boto OK. Na prxima tela, selecione os campos que deseja colocar no relatrio e movimente os para a caixa do lado direito da janela (Campos selecionados).

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Repare que existem botes para movimentao dos campos disponveis e selecionados.

Ao terminar a seleo clique no boto Avanar. Agora voc deve definir a ordem de classificao do relatrio escolhendo at quatro chaves de classificao. Clique na seta da caixa de listagem e escolha o campo. Clique no boto Avanar.

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Para definir a ordem de classificao, clique no boto ao lado direito da caixa de listagem. Clique no boto Avanar.

Na tela seguinte, defina o layout para o seu relatrio. Escolha o formato que mais lhe agrada ou condiz com as suas exigncias. Clique no boto Avanar.

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Agora voc deve definir um estilo para seu relatrio. Aps decidir a opo que ir utilizar clique no boto Avanar.

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Na prxima tela informe o titulo do seu relatrio. Escolha a opo Visualizar o relatrio, para poder visualizar sua aparncia. Clique no boto Concluir.

Tela do relatrio j pronto.

Clique no boto (

) Zoom para visualizar o relatrio por inteiro na tela.

ESTRUTURA DO RELATRIO

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)

Para entrar no modo estrutura do relatrio, selecione o relatrio e clique no boto ( Estrutura.

No modo Estrutura, voc poder fazer vrias alteraes, dentre as quais: Alterar a largura das caixas dos campos do relatrio. Alterar o texto do relatrio. Modificar o posicionamento do texto.

Para alterar os objetos que compem o relatrio voc precisa seleciona-los. Aps selecionar os objetos aplique as mudanas, que so: Agora selecione uma ( O( A( ) Tamanho da fonte. ) Formatao (negrito, itlico ou sublinhado). ) Fonte para o texto.

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O( A( A( A( A( O( ) Alinhamento do texto (esquerdo, centro, direito). ) Cor de fundo/Preenchimento. ) Cor do primeiro plano/fonte. ) Cor da linha/borda. ) Largura da linha/borda. ) Plano. ) Salvar.

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Aps fazer as alteraes clique no boto ( IMPRIMINDO O RELATRIO

Para imprimir o relatrio, voc deve seleciona-lo e clicar no menu Arquivo/Imprimir ou clicar no boto ( ). Antes de imprimir o relatrio, voc deve configurar a pgina a ser impressa. Selecione o relatrio para impresso. Clique no menu Arquivo/Configurar pgina.

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Voc deve fazer as alteraes de acordo com as dimenses da folha a ser utilizada para impresso. Exemplo: A4 Para aceitar as alteraes clique no boto OK. MACROS Uma macro um conjunto de uma ou mais aes onde cada uma efetua uma determinada operao, como abrir um formulrio, localizar um registro, imprimir um relatrio, etc. As macros podem ajud-lo a automatizar tarefas comuns. Por exemplo, voc pode executar uma macro quer imprima um relatrio quando um usurio clicar em um boto de comando. Uma macro pode ser uma macro composta de uma seqncia de aes ou pode ser um grupo de macros. Voc tambm pode utilizar uma expresso condicional para determinar se, em alguns casos, uma ao ser realizada quando uma macro for executada. CRIAR UMA MACRO Para criar uma macro abra seu banco de dados, selecione a guia Macros, clique no boto ( ) Novo.

Uma nova tela ir aparecer. Na coluna Ao escolha a ao desejada para se executada pela macro. Selecione a ao clicando na seta para baixo.

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Aps selecionar a Ao que a macro executar, defina os argumentos da ao na parte inferior da tela.

Os argumentos da ao dependem da sua escolha na coluna Ao. Salve sua macro clicando no boto ( ) Salvar.

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Execute a macro criada clicando no boto ( ) Executar. CDIGO VISUAL BASIC NO MICROSOFT ACCESS

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A melhor maneira de trabalhar com banco de dados e no modo Formulrios. Utilizando formulrios voc ter uma interface grfica que lhe permitir visualizar dados de uma maneira mais rpido e eficiente. Utilizando formulrio voc pode construir cdigos Visual Basic para executarem macros ou fazer chamada de outros formulrios para Editar, visualizar ou adicionar dados. CRIAR CDIGO VISUAL BASIC Para criar cdigo Visual Basic selecione a guia Formulrios, selecione o formulrio desejado e clique no boto ( ) Estrutura. Suponhamos que voc tenha um formulrio folha de pagamento e quer obter todos os dados a respeito de um funcionrio. Dados esse que esto armazenados no formulrio funcionrio. Portanto voc deve criar uma Macro que abra o formulrio funcionrio, no campo desejado e na forma desejada (Editar, adicionar ou Visualizar). O mecanismo ideal para executar uma macros o Boto de comando, que voc adiciona em seu formulrio clicando no boto de ( ) Caixa de ferramentas.

Ao adicionar um boto de comando uma janela Assistente de boto de comando aparecer. Para poder personalizar este boto e incluir cdigo Visual Basic clique no boto Cancelar.

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O Boto de comando ser includo no formulrio bem na rea onde voc clicou no formulrio.

Voc personalizar este boto alterando seu rtulo e acrescentando a ele uma tecla especial de atalho. Para personalizar este boto selecione-o e clique no boto ( ) Propriedades.

Na guia Formato selecione legenda e digite: Fu&ncionrio Isso faz com que se possa acessar este boto pressionado as teclas [Alt] + [n]. tambm na guia Formato que alteramos a aparncia do(s) objeto(s).

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Voc pode mudar a altura, largura, figura, visvel (sim ou no), cor e tamanho da fonte, etc. Aps modificar as propriedades do boto clique no boto ( Uma tela do editor de cdigo se abrir. Escolha o boto que criou clicando na seta para baixo. ) Cdigo.

O evento que ir aparecer o OnClick (Ato de clicar no boto).

Digite o seguinte cdigo para abrir o formulrio atravs de uma macro de nome "Funcionrios. Dim Abrir As String Abrir = "Abrir Formulrio Funcionrios no modo somente leitura If MsgBox(Abrir, vbOKCancel, "Visualizar dados sobre os Funcionrios") = vbOK Then DoCmd.RunMacro "Funcionrios" Else Exit Sub End If Quando este formulrio for acessado e o boto que foi adicionado for clicado, um prompt aparecer, com dois botes como opes de abertura do formulrio. O boto Ok (VbOk) abre o formulrio e o boto Cancelar (VbCancel) cancela a ao.

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O formato de abertura do formulrio foi determinado pela Macro "Funcionrios", que permite que este formulrio seja aberto somente no modo leitura. Para salvar as alteraes em seu formulrio clique no boto ( ) Salvar.

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