Terminologia arquivstica

1. Acervo: conjunto dos documentos de um arquivo. 2. Acesso: possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais podero variar em funo de clusulas restritivas. 3. Anexao: a juntada de antecedentes. 4. Antecedente: o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa. 5. Apensao : a juntada de precedentes. 6. Arquivamento: operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecida. 7. Arquivo em depsito: conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora no pertenam ao seu acervo. 8. Avaliao ou triagem: processo de anlise da documentao de arquivos visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios, informativos e/ou histricos. 9. Classificao: na organizao de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado (= arranjo). 10. Data-limite: elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido. 11. Depsito: local onde os documentos so guardados, sob custdia de terceiros, sem que haja transferncia de posse ou propriedade. 12. Descarte, eliminao ou expurgo: destruio de documentos julgados destitudos de valor (sem valor) para guarda permanente. 13. Desclassificao: ato pelo qual a autoridade competente libera consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. 14. Destinao: depois de se avaliar o grau de importncia do documento, dizer para onde o mesmo ser encaminhado. 15. Dossi: unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto especfico ou a uma determinada pessoa. 16. Instrumento de pesquisa : meio de disseminao e recuperao da informao utilizado pelos arquivos. 17. Item documental : a menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. Exs.: uma carta, um memorando, uma fotografia, um registro sonoro etc. 18. Legado : doao feita por declarao de ltima vontade. 19. Marcao : aposio de marca assinalando o grau de sigilo. 20. Precedente : o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porm de pessoas diferentes. 21. Processo : termo geralmente usado na administrao pblica, designando: conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. 22. Protocolo : denominao atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso.

23. Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento. 24. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. 25. Reclassificao : alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosa. 26. Referncia cruzada, remissiva ou referncia : liga dois ou mais assuntos correlatos (referncia - ver tambm). 27. : a indicao de um documento em dois ou mais lugares ou assunto contido em outro mais amplo (referncia - ver tambm). 28. : quando a entrada do nome de pessoas fsicas feita atravs de pseudnimos, usamos a ficha remissiva ver. 29. : quando uma empresa mais conhecida pela sigla ou parte do nome de sua razo social ou nome de fantasia, usamos a remissiva ver. 30. Unidade de arquivamento : o menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. 31. Exs.: pastas, maos ou pacotilhas.

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