Faculdade de Cincias Sociais e Tecnolgicas - FACITEC Bacharelado em Sistemas de Informao 2B Fundamentos de Sistemas de Informao Professor: Paulo de Tarso

ERP Enterprise Resourse Planning

Alexandre Rodrigues Allan Michel Cassandra Monteiro Cleide Nascimento Maria Lcia

Taguatinga, 04 de novembro de 2005.

INTRODUO
Atualmente as empresas necessitam estar frente do mercado para se sobressair em relao concorrncia. Algumas aes so especificas em cada empresa, outras aes so bsicas, caso elas queiram estar ou continuarem na concorrncia. Entre as vrias aes que podem ser tomadas, ligada rea de tecnologia est a implantao de um sistema ERP. Mas o que vem a ser ERP? Mais uma sigla entre a sopa de letrinhas que se tornou o mundo da tecnologia? Mais umas palavrinhas para aumentar o conhecimento em Ingls? Com este trabalho pretendemos mostrar que ERP uma importante tecnologia e que faz diferena em uma empresa, mas que apresenta restries e no faz milagres.

PALAVRAS-CHAVES: ERP, DEFINIO, IMPLANTAO, VANTAGENS, BENEFCIOS, FALHAS.

ERP DEFINIO

ERP - Enterprise Resource Planning o nome dado a um sistema de informao que trabalha integrando os diversos departamentos de uma empresa. Essa integrao feita em departamentos como o de vendas, de finanas, de estoque e outros, permitido que as informaes sejam trocadas on-line entre os envolvidos. um software que, normalmente esta dividido em mdulos, e est presente nos computadores dos diversos setores. Possui uma nica base de dados, permitindo assim que as informaes sejam compartilhadas, que haja uma comunicao entre todos os setores envolvidos e a atualizaes sejam instantneas. Em outras palavras, no momento em que uma informao for inserida em um modulo do sistema essa informao ser guardada em um bando de dados central, onde todas as informaes esto agrupadas, e estar instantaneamente disponvel para os outros mdulos que precisem dela. Criado nos anos 90, esse sistema nada mais do que uma evoluo dos sistemas que vem sendo usados nas ultimas dcadas e tm facilitando e melhorando o desempenho das empresas diante dos desafios da globalizao. A sigla e o seu significado, no entanto, em pouco tem a ver com o que o sistema realmente faz. Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais, que a traduo exata, tm com relao ao objetivo do sistema somente a palavra Empresarial, pois trata de englobar toda a empresa. A palavra Planejamento no adequada, pois o ERP no faz o planejamento e sim permite faz-lo devido a sua estrutura. A palavra Recurso um termo descartvel. Dessa forma uma melhor denominao para ERP em portugus seria Sistemas Integrados de Gesto, j que se trata de um sistema de informao dividido em mdulos integrados que permitem um maior controle sobre a gesto da empresa. ERP uma tecnologia que vem entre outras coisas para findar com um problema que atinge muitas empresas: a falta de comunicao eficiente entre os diversos departamentos. Na maioria dos casos em que se implanta um sistema de informao para solucionar um problema, isto feito visando somente o setor em questo. Logo a empresa est com sistemas diferentes e no-integrados atuado com setores que no tem nenhum tipo de informatizao. Dessa forma a troca de informaes, que o sangue que corre pelas veias da empresa estar em muito prejudicada, sujeita a erros na passagem manual de dados de um sistema para outro e at mesmo perdidas. Outro problema enfrentado so os dados desatualizados. Com a demora na passagem de um sistema para outro a informao chega atrasada nos setores que dela depende. Como exemplo temos a rea de vendas. Est pode efetuar uma venda de um produto que consta no estoque, mas devido demora na

passagem da informao os vendedores no ficaram sabendo que foi identificado um defeito no produto e este foi devolvido. Outro problema clssico est no sentido contrrio. Quando so vendidos todos os produtos disponveis, mas a rea de estoque no foi informada a tempo da venda dos produtos e no se preparou para fazer novas solicitaes dos mesmos. Esses problemas so maximizados quando passam pela burocracia do papel e das confirmaes via telefone.

SISTEMAS PRECEDENTES

ERP uma tecnologia que evoluiu nas ltimas dcadas at chegar a esse sistema que busca engloba toda a empresa em todos os seus processos. Abaixo esto os principais sistemas que foram evoluindo ao longo das dcadas e deram origem ao ERP. Pr 1960 1960 1970 1980 1990

EOQ

MRP

CL MRP

MRP II

ERP

Fig. 01 Evoluo dos Sistemas no Tempo

EOQ - ECONOMIC ORDER OF QUANTITIES Antes da dcada de 1960, os negcios eram apoiados pelas tcnicas de gesto de inventrios, ou seja, pelo planejamento atravs do conhecimento de todos os itens em estoque, com o objetivo de garantir o bom funcionamento da organizao das empresas. O mtodo mais utilizado na gesto de inventrios era a EOQ - Ordem Econmica de Quantidades. Neste mtodo, os itens em estoque so analisados pelo seu custo face, pelas ordens de encomenda e pelos custos de armazenagem. So feitas estimativas de venda em um ano, de forma a otimizar o custo final dos produtos bem como as quantidades dos mesmos em estoque. Basicamente esta uma tcnica de reao em relao gesto de inventrios, ou seja, todo o planejamento feito em relao ao estoque existente.

MRP - MATERIAL RESOURCE PLANNING Durante a dcada de 1960 surge uma nova tcnica, o MRP - Planejamento de Pedidos de Material. Est uma forma ativa de gesto e planejamento de inventrios. Esta tcnica explora fundamentalmente a previso de produo das peas finais atravs de um planejamento especfico

da produo e a sua transformao numa tabela ordenada de ordens de encomenda e produo, no esquecendo as quantidades em estoque. O MRP de uma lgica simples, mas a quantidade de dados que produz numa situao real torna o processo manual pesado e demorado exigindo assim o uso de computadores para a sua efetiva execuo. Os MRP's demonstraram bastante sucesso ao: Reduzir a quantidade de produtos em armazm; Reduzir os tempos de produo e distribuio, devido ao melhoramento da coordenao e diminuio de atrasos; Aumentar a eficincia a todos os nveis.

O MRP provou ser uma excelente tcnica para gesto de inventrios, mas pecava por se concentrar unicamente na gesto do estoque e esquecer as outras diferentes reas das empresas.

CL MRP - CLOSED LOOP MRP Nos anos 70, aparece o Closed Loop MRP, baseado no MRP, mas tendo sido adicionado um item na sua lgica de funcionamento original. Nesta nova tcnica, a capacidade de produo passou a ser tomada em conta. Com isso ao se fazer uma previso em relao produo, levando em considerao os itens em estoque, as solicitaes de encomenda e produo, passou a se avaliar a prpria capacidade de produo, permitindo assim ao preventiva. Isto resultou da incluso de um novo mdulo no sistema, de nome CRP - Planejamento de Requisies e Capacidades.

MRP II - MANUFACTURING RESOURCE PLANNING Por volta de 1980, surge o conceito de Planejamento de Recursos de Produo - MRP-II, a partir da evoluo do MRP e da necessidade de alargar a gesto a outras reas da empresa. um mtodo efetivo de gesto de todos os recursos de uma empresa industrial. Transforma o planejamento operacional em unidades, planejamento financeiro em dinheiro e tem capacidade de efetuar simulaes baseadas em perguntas "O que acontece se". moldado a partir de uma variedade de funes que se interligam entre si: planejamento de negcios, planejamento de produo, tabelas de tempos de produo, planejamento de material e requisies, planejamento de capacidades e o funcionamento do sistema para capacidades e prioridades. O resultado deste sistema deve ser integrado com outros relatrios financeiros: balanos, encomendas, compras, estoque, produo, etc.

Os MRP II tiveram alguns srios contratempos, pois assumiam por vezes tempos de produo fixos, capacidades infinitas, processamento em lote etc.

CARACTERISTICAS
Os sistemas ERP possuem caractersticas que identificam as suas funcionalidades. Entre elas podemos citar:

INTEGRAO Essa a principal caracterstica dos sistemas ERP. Em uma empresa que os setores no so ligados, a velocidade e a qualidade das informaes so muito prejudicadas, pois elas no esto disponveis aps a sua gerao para os outros setores da empresa e esto sujeitas a erros durante o seu percurso entre o departamento que originaram a informao e os que dela se utilizaro. A integrao est ligada comunicao existente entre os diversos mdulos do sistema e o banco de dados centralizado, onde toda a informao armazenada e fica disponvel imediatamente aps a sua insero.

MODULOS Os sistemas ERP so divididos em mdulos. Entre eles podemos citar os mdulos financeiros, de materiais, de vendas, de produo, de recursos humanos e etc. Essa diviso feita a fim de contemplar os diversos departamentos dentro das empresas. Sendo assim o modulo financeiro e de controladoria ficam responsveis pelas contas a pagar e a receber, faturamento, contabilidade em geral e etc. J o modulo de materiais fica responsvel pelas funcionalidades de compra e controle de materiais. O modulo de Recursos Humanos ficara responsvel pela gerencia dos funcionrios da empresa. A diviso em mdulos muito importante tambm, pois permite a implantao somente daqueles que sejam necessrios para a empresa e tambm adicionar outros que se julguem necessrios posteriormente.

PROCESSOS Processos so aes que atravessam vrios mdulos das empresas. Por exemplo, o processo de custo envolve o modulo de produo, de materiais e financeiro. Outro exemplo que se

pode citar o de a venda comissionada. Nesse processo so envolvidos os mdulos de venda, estoque, RH e financeiro.

ERP IMPLANTAO
A implantao de um sistema ERP exige uma grande quantidade de planejamentos e tarefas que podem durar entre meses e anos at ser considerada concluda. Vrios so os itens que devem ser analisados na implantao do sistema. A escolha de uma consultoria que far a avaliao de toda a estrutura da empresa o passo primordial, pois a partir dos resultados obtidos, que ser visualizado os melhores caminhos a serem seguidos na implantao. Outros passos envolvem a escolha do software, adequado s pretenses da empresa, de acordo com as indicaes feitas pela consultoria. Tambm devem ser avaliadas as dimenses da empresa e as modificaes que devem ser feitas nos processos para se adequarem ao novo sistema, para estimar-se o tempo de implantao. O comprometimento da alta direo da empresa um fator importante, pois o processo de implantao pode ser demorado e os custos altos.

Fig. 02 Integrao no sistema ERP.

ERP IMPLANTAO
Antes de se considerar a implantao de sistemas ERP deve-se considerar algumas questes importantes. H que se levar em conta se essa nova tecnologia trar os benefcios esperados ou at mesmo se os setores que funcionam bem no sero prejudicas. Deve-se verificar se o custo de implantao no alto o suficiente a ponto de causar prejuzos significativos nas finanas da empresa. Outra considerao importante se trata do tempo de implantao. De fato, no processo existe a possibilidade de alguns setores diminurem o seu ritmo de atividades ou at mesmo parar por algum tempo.

TIPOS DE IMPLANTAO
Basicamente a implantao de um sistema ERP pode ser feita de duas formas: Big Bang ou faseada. No tipo Big Bang o planejamento feito com a inteno de implantar todos os mdulos de uma s vez. Neste tipo, a tendncia da implantao ter um tempo menor j o processo ocorre de uma s vez, contudo, vale lembrar que uma viso do resultado da implantao dos mdulos s poder ser obtida aps a finalizao da instalao do software. No tipo faseada o planejamento feito a fim de que a implantao dos mdulos seja paulatina. Com isso um mdulo implantado aps o outro. Essa forma pode alargar o tempo geral de todo o processo, mas torna possvel que seja feita uma analise a cada modulo implantado, permitindo a correo de erros e a melhora do processo.

FASES DE IMPLANTAO
A implantao do sistema ERP deve seguir um planejamento prvio feito pela consultoria. No mercado, varias so as firmas especializadas neste fim. Apesar disto todas elas seguem de forma genrica as fases descritas abaixo.

O PLANEJAMENTO Entre as principais aes temos a definio dos objetivos que devem ser alcanados, dos prazos para concluso das atividades, definies das responsabilidades, acompanhamento das tarefas e dos critrios para avaliao das atividades pelo usurio. Este primeiro passo tem como objetivo toda a definio e planejamento do projeto, incluindo a definio da estratgia a ser utilizada na implantao Nesta fase trata-se tambm da definio e escolha da equipe que ir acompanhar o projeto. A escolha de pessoal engloba tanto funcionrios da empresa quanto funcionrios do fornecedor do sistema.

CONCIENTIZAO Esta fase trata do envolvimento e comprometimento da alta administrao da empresa com os objetivos da implantao, j que normalmente se trata de uma ao de alto custo e de longa

durao. Trata tambm do envolvimento de todos os profissionais em uma cultura ERP. Isto se faz necessrio visto que a implantao de um novo sistema gera mudanas comportamentais na empresa. preciso que os profissionais estejam preparados para receber o novo sistema, que ofeream pouca resistncia a sua implantao e entendam que o ERP tem o objetivo de melhorar a empresa de uma forma geral e isso inclui a melhora da execuo dos trabalhos realizados por eles.

TREINAMENTO Nesta fase todos os futuros utilizadores do sistema so treinados para ter o conhecimento necessrio sobre a nova ferramenta de trabalho. Essa fase no deve ser deixada para depois, j que o tempo de treinamento de todos os envolvidos pode ser longo dependendo da quantidade e profissionais.

DESENVOLVIMENTO DE SOLUOES ESPECFICAS Esta a fase em que se tenta adaptar o sistema a realidade da empresa, mas normalmente deve-se tentar evitar modificaes do sistema implantado. De fato a alterao do software original pode gerar problemas posteriores, entre os quais esto a necessidade de um suporte mais especifico e com isso um aumento no custo. A ocorrncia de erros tambm uma possibilidade, j que o software original foi devidamente testado e por conta disto tem uma chance menor de possuir erros, o que no acontece com modificaes, que podem gerar erros difceis de serem detectados posteriormente. A fim de evita tais problema, uma soluo seria tratar as deficincias do software com processos genricos. Se for o caso uma soluo especifica deve ser adotada at que se tenha a soluo da deficincia em novas atualizaes do prprio sistema ERP.

ACOMPANHAMENTO Fase em que para cada rea/modulo so nomeados os utilizadores chaves, os analistas de suporte e os programadores, quando necessrio e feito o acompanhamento do sistema.

VALIDAO Sendo esta a fase final da implantao o seu objetivo fazer uma anlise em relao ao processo de implantao, levando em conta tudo o que foi planejado, os procedimentos adotados, os problemas encontrados durante a implantao e compara com o que foi realmente executado.

ERP REALIDADE

Mas o que acontece aps a implantao do ERP? So muitos os benefcios e vantagens na implantao desse sistema assim como existem problemas e falhas que so normalmente decorrentes de uma implantao mal planejada ou da prpria estrutura organizacional da empresa. Existem tambm questes que no so solucionadas com a simples implantao, motivando com isso um desapontamento com o ERP. De fato a implantao de um sistema ERP no faz milagres em uma empresa mal estruturada. Juntamente com a chegada dessa nova tecnologia deve-se reavaliar a estrutura organizacional com o objetivo de usufruir todas as vantagens e benefcios relacionados utilizao do sistema.

VANTAGENS So vrias as vantagens que se pode citar em relao utilizao do ERP, muitas delas diretamente ligada a qualidade e veracidade das informaes fornecidas, visto que o sistema no tem como avaliar os dados que esto sendo fornecidos. Esse trabalho, de selecionar as informaes inseridas, deve ser feito pelos funcionrios, que para isso precisam ser bem treinados e cientes da importncia de tal cuidado para a organizao. Pode se relacionar as seguintes vantagens:

Base de dados centralizada; Integrao entre os diversos setores da empresa; Eliminao da redundncia de dados, criando assim dados confiveis; Eliminao de interfaces manuais entre os sistemas; Melhora na qualidade e consistncia dos relatrios; Melhora no processo de tomada de decises; Sistemas mais robustos podem oferecer plataformas multidiomas, nos casos de empresas multinacionais;

Reduz a quantidade de papel em circulao;

BENEFICIOS

Os benefcios vm com a utilizao do novo sistema. Podem ser divididos em dois tipos: os

tangveis, ou perceptveis ou intangveis ou imperceptveis. Os benefcios tangveis so aqueles que podem ser financeiramente mensurados, refletindo diretamente na reduo de custos ou mesmo no ganho de capital. Entre os benefcios deste tipo temos a reduo da quantidade de papel utilizado, reduo de materiais em estoque, j que existe um controle maior entre a venda e a necessidade de compra para reposio, reduo das horas extras, pois o trabalho tende a ser mais efetivo e eficiente. A utilizao do ERP pode acarretar tambm a reduo de custos com a diminuio do quadro de funcionrios ou mesmo o aproveitamento de profissionais, com atividades que agora so desempenhadas pelo sistema, em outras evitando assim novas contrataes. Os benefcios intangveis so aqueles que no tem diretamente uma ligao financeira, ou seja, no significam reduo de custos nem ganho de capital, mas que so considerados de suma importncia. Entre os benefcios que podem ser citados esto a melhora na satisfao dos clientes, com respostas mais rpidas e objetivas em relao a suas solicitaes e as informaes prestadas, maior confiabilidade na tomada de decises, j que so baseadas em dados mais seguros e vindos de toda a empresa e a melhora da qualidade do trabalho prestado pelos profissionais da empresa.

PROBLEMAS E FALHAS

Boa parte dos problemas e falhas so decorrentes da implantao do sistema e esto ligadas organizao da empresa e projetos e implantaes mal planejadas. Entre as principais falhas e problemas podemos citar:

Falha ao definir a previso de custo; Falha na definio do tempo de implantao; Escolha inadequada do Software do sistema ERP; Treinamento insuficiente dos funcionrios; Resistncia dos funcionrios ao novo sistema; Rotatividade do quadro de funcionrios exigindo treinamentos constantes;

CONCLUSO
A implantao de um sistema ERP demanda muito cuidado e planejamento. um sistema importante e que faz diferena diante da concorrncia. Contudo no se pode pensar que a implantao do ERP vai resolver todos os problemas da empresa, assim como no se pode pensar que a implantao a nica ao que a empresa deve tomar a fim de se manter na concorrncia. Outro ponto importante trata-se do porte da empresa que adota o sistema. Tendo em vista os altos custos e o tempo necessrio, somente grandes empresas normalmente aceitam o desafio. Contudo, existem sistemas e metodologias que podem ser aplicadas a pequenas e mdias empresas. O estudo desse sistema se mostrou de grande valia, visto que ele guarda grande relao com o curso de Bacharelado em Sistemas de Informao. Sendo assim, buscando-se a devida especializao, o formando pode-se tornar um profissional na rea de consultoria de implantao, bem como de analista ou programador, tanto do software aplicativo quanto do banco de dados.

BIBLIOGRAFIA
ALBERTO, Sebastio Edmar. ERP: Sistema de Gesto Empresarial: metodologia para avaliao, seleo e implantao: para pequenas e mdias empresas. 1 ed. So Paulo: Iglu, 2001.

HABERKORN, Ernesto Mrio. Gesto Empresarial com ERP. So Paulo, 2003.

Colangelo Filho, Lcio. Implantao de sistemas ERP (Enterprise Resources Planning): um enforque de longo prazo. So Paulo: Atlas, 2001.

Na Web:

http://www.erp.rg3.net/

http://www.numa.org.br/conhecimentos/conhecimentos_port/pag_conhec/ERP_v2.html

http://www.ast7.com.br/ERP.htm

alraposos.sites.uol.com.br/erp.doc

http://trabalhoerpismag2004.no.sapo.pt/