JOS RODOLFO LIMA VILLAA

GERAO DE RELATRIOS DE ESTOQUES EM SISTEMA SAP R/3

Trabalho de Formatura apresentado Escola Politcnica da Universidade de So Paulo para obteno de Diploma de Engenheiro de Produo

So Paulo 2007

JOS RODOLFO LIMA VILLAA

GERAO DE RELATRIOS DE ESTOQUES EM SISTEMA SAP R/3

Trabalho de Formatura apresentado Escola Politcnica da Universidade de So Paulo para obteno de Diploma de Engenheiro de Produo Orientador: Prof. Dr. Marco Aurlio de Mesquita

So Paulo 2007

FICHA CATALOGRFICA

Villaa, Jos Rodolfo Lima Gerao de relatrios de estoques em sistema SAP R/3 / J.R.L. Villaa. -- So Paulo, 2007. p. Trabalho de Formatura - Escola Politcnica da Universidade de So Paulo. Departamento de Engenharia de Produo. 1.Sistemas ERP 2.Administrao de estoques I.Universidade de So Paulo. Escola Politcnica. Departamento de Engenharia de Produo II.t.

 minha famlia e minha namorada

AGRADECIMENTOS
Agradeo s pessoas que me ajudaram a realizar este trabalho. Ao Prof. Dr. Marco Aurlio de Mesquita, pela dedicao, confiana e pacincia empenhadas na realizao deste trabalho, e pelos valiosos conselhos acadmicos neste perodo. Aos meus pais, Paulo e Lda, e minha irm Maria Fernanda, que me proporcionaram todas as oportunidades no apenas para a realizao deste trabalho, mas para que eu pudesse enfrentar todo o perodo da graduao. Obrigado pela pacincia que tiveram comigo nos momentos mais difceis e pelo apoio constante que me deram neste perodo em que estive mais distante de casa. Eu amo estas pessoas que, com certeza, tambm esto se formando comigo agora! minha namorada Anahi, pelo grande amor compartilhado nesta etapa, pelos muitos momentos de carinho e pela compreenso nos momentos de distncia. Foi uma pessoa essencial para que eu pudesse vencer esta difcil etapa da minha vida, me apoiando desde 2002. Eu te amo! s muitas amizades que eu fiz na Poli, em especial, Cleber, Lcia, Konishi, Nar, Paulo, Thiago HP e Vito. Obrigado pelos momentos de descontrao, de estudo, e pelas vrias caronas que me deram. Espero que seja uma amizade para toda a vida. Aos colegas da empresa, principalmente da rea de Planejamento Industrial, que me deram a oportunidade de trabalho e contriburam tanto para minha formao pessoal e profissional.

RESUMO
O presente trabalho discute a gerao de relatrios gerenciais de estoques via uso do SAP R/3 em uma empresa do setor industrial. Este aplicativo, fornecido pela empresa alem SAP, lder mundial em vendas de sistemas integrados de gesto, sendo amplamente conhecido tanto no mundo empresarial quanto no acadmico. Da forma como este foi implementado na empresa, no foi disponibilizada nenhuma ferramenta capaz de cumprir os requisitos especificados de forma direta no sistema. Ser apresentado um processo desenvolvido para gerar o relatrio requisitado utilizando as consultas disponveis no sistema. necessrio, portanto, o conhecimento das principais questes envolvidas na gesto de estoques, dos sistemas integrados de gesto e, mais especificamente, do prprio SAP R/3, verificando suas principais qualidades e as dificuldades associadas ao seu uso. Sero apresentados os conceitos de gesto utilizados na empresa para fundamentao das anlises subseqentes. As dificuldades encontradas no processo desenvolvido sero discutidas, de forma que ao final deste trabalho so propostas alternativas de melhoria para futuras geraes deste relatrio.

ABSTRACT
This work discusses the emission of inventory managerial reports using SAP R/3 in an industrial enterprise. This software, developed by german company SAP, is the worldwide leader in sales of Enterprise Resource Planning systems, known both in business and academic worlds. The way it was implemented in the company, however, there is no tool capable of accomplishing the specified requisitions directly on the system. A process was developed to issue the report using the available system transactions. It makes necessary, the presentation of the main aspects of inventory management, of Enterprise Resource Planning systems and SAP R/3 itself, verifying its qualities and the difficulties associated with its application. The companys main management aspects will be presented to increasing the comprehension of the analysis present in this work. The difficulties faced in the execution developed process will be discussed, and alternatives will be presented for the improvement of the future issuing of this report.

SUMRIO
LISTA DE FIGURAS LISTA DE TABELAS 1. INTRODUO ....................................................................................................... 19 1.1 O Cenrio da Empresa .......................................................................................... 20 1.2 Apresentao do Problema ................................................................................... 21 1.3 Objetivo do Trabalho............................................................................................ 24 1.4 Relevncia do Trabalho ........................................................................................ 25 1.5 Estrutura do Trabalho ........................................................................................... 26 2. REVISO BIBLIOGRFICA ................................................................................. 29 2.1 Gesto de Estoques............................................................................................... 30 2.2 Sistemas ERP ....................................................................................................... 32 2.3 SAP R/3 ............................................................................................................... 36 3. INFORMAES RELEVANTES PARA O RELATRIO...................................... 41 3.1 Cenrio de Desenvolvimento do Trabalho ............................................................ 42 3.2 Informaes a serem Levantadas .......................................................................... 44 3.2.1 Materiais que devem ser contabilizados ....................................................... 45 3.2.2 Valor em estoque do item ............................................................................ 48 3.2.3 Responsabilidade pelo controle do item ....................................................... 51 3.3 Relatrios Disponveis.......................................................................................... 53 3.3.1 MB52 Consulta quantidade em Estoque.................................................... 55 3.3.2 Transao T1 Dados de Planejamento de Materiais................................... 56 3.3.3 S_P99_41000062 Preos e valor de estoque.............................................. 57 4. PROCESSO DESENVOLVIDO PARA GERAO DO RELATRIO .................. 61 4.1 Mtodo para consolidao dos resultados ............................................................. 62 4.2 Validade do Processo............................................................................................ 72 4.3 Dificuldades Encontradas ..................................................................................... 74 5. PROPOSTAS DE MELHORIA ............................................................................... 77 5.1 Futuros Relatrios ................................................................................................ 78 5.2 Alternativas para Gerao do Relatrio................................................................. 78 5.2.1 Melhoria do Processo Atual com as Consultas Disponveis no SAP R/3 ...... 78

5.2.2 Criao de Nova Consulta no SAP R/3.........................................................83 5.3 Anlise das Alternativas ........................................................................................88 6. CONCLUSO..........................................................................................................91 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ..............................................................................97

LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Figura 2: Figura 3: Figura 4: Figura 5: Figura 6: Figura 7: Figura 8: Figura 9: Tempo para Consolidao do Relatrio de Fechamento ................................ 23 Arquitetura cliente-servidor de trs camadas, adaptado de BANCROFT; SEIP e SPRENGEL (1998)........................................................................... 37 Diretoria De Planejamento e Compras de Suprimentos (resumido) ............... 43 Fluxo de matria-prima na empresa (ideal) ................................................... 43 Fluxo de Materiais comprados na empresa (ideal)......................................... 43 Etapas para clculo do Custo Interno do Perodo........................................... 49 Estrutura bsica de uma gerncia de Planejamento e Compras ...................... 52 Exemplo de Consulta para transao MB52 .................................................. 56 Exemplo de Consulta para a transao T1..................................................... 57

Figura 10: Exemplo de Consulta para a transao S_P99_41000062.............................. 58 Figura 11: Cdigos de Materiais da Tabela MB52 com planejador definido................... 65 Figura 12: Cdigos de Materiais que sero consultados na consulta T1.......................... 65 Figura 13: Associao dos itens sem planejador e a consulta T1 .................................... 66 Figura 14: Associao entre planejadores e responsveis para itens comprados ............. 67 Figura 15: Associao dos materiais comprados e seu valor em estoque ........................ 69 Figura 16: Consulta para gerao do Relatrio a ser Entregue........................................ 70 Figura 17: Processo para gerao do relatrio ................................................................ 71 Figura 18: Programao das Extraes no SAP R/3, para o ms de setembro................. 72 Figura 19: Processo a ser realizado por cada gerncia .................................................... 80 Figura 20: Consolidao do relatrio final ..................................................................... 81 Figura 21: Exemplo de programao das atividades, seguindo o novo processo ............. 81 Figura 22: Processo para gerao do relatrio, atravs da nova consulta ........................ 85 Figura 23: Programao das Atividades atravs da Nova Consulta................................. 85 Figura 24: Etapas para criao de uma consulta no sistema SAP R/3 da empresa........... 87

LISTA DE TABELAS
Tabela 1: Tabela 2: Tabela 3: Tabela 4: Tabela 5: Tabela 6: Tabela 7: Tabela 8: Tabela 9: Questes a responder para formulao do relatrio ....................................... 45 Exemplo de Parmetros de material em diferentes centros ............................ 46 Tipos de Estoque no Relatrio ...................................................................... 47 Exemplo de viso do valor unitrio de um item em relatrio do SAP R/3...... 51 Intervalos de cdigos de materiais pesquisados em cada extrao MB52 ...... 63 Campos do relatrio extrado da Consulta S_P99_41000062 ........................ 68 Exemplo de campos da Tabela S_P99_41000062 ......................................... 68 Comparao entre o relatrio prvio e oficial................................................ 73 Campos de Entrada necessrios para a consulta desejada .............................. 84

Tabela 10: Exemplo de relatrio que dever ser gerado pela nova consulta .................... 84

1.INTRODUO

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1 INTRODUO

1.1 O Cenrio da Empresa As empresas enfrentam diversos desafios na busca pelo sucesso. A competitividade enfrentada pelas organizaes estimula a busca constante por novas solues, capazes de agilizar seus processos e aumentar sua eficincia, de modo a obter vantagens estratgicas que viabilizem a obteno de melhores resultados em seus respectivos mercados de atuao. Tal situao encontrada nos mais variados setores de organizao, inclusive o industrial. As empresas deste setor processam diversas informaes diariamente, incluindo informaes de planejamento da produo, administrao de materiais, manuteno de equipamentos dentre outras, que precisam ser guardadas e consultadas constantemente. Nesta busca por competitividade, trs componentes so essenciais na criao da estratgia competitiva de uma empresa: a realizao dos lucros, o retorno do investimento e a participao no mercado (BALLOU, 2004). Tais componentes impulsionam as estratgias funcionais de cada setor da empresa, como marketing, finanas, produo dentre outras. Para o setor de suprimentos das organizaes tal fato no diferente. BALLOU (2004) afirma que uma estratgia logstica inclui trs principais objetivos, que so a reduo dos custos, reduo do capital e melhoria dos servios. A gesto dos estoques de uma empresa fator decisivo para seu bom desempenho, pois necessrio manter seus nveis em quantidades suficientes para garantir o abastecimento da linha de produo sem faltas ou atrasos, sem atingir valores excessivos, que acarretam em custos como armazenagem e manuteno. Este desafio comum a praticamente todas as empresas do setor industrial, inclusive na empresa em que o autor deste trabalho realizou seu programa de estgio. Esta empresa trabalha com um sistema Enterprise Resource Planning (ERP), o SAP R/3. Tais sistemas so sucessores dos Material Requirements Planning (MRP) e

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Manufacturing Resource Planning, MRP-II, que visavam apoiar a gesto da produo a partir do uso intensivo de recursos computacionais. Os ERP foram desenvolvidos com a promessa de integrar as informaes das diferentes reas funcionais da empresa em uma base de dados nica. O uso deste tipo de sistema pode trazer diversos benefcios para as empresas, como integrar as reas funcionais e promover o aperfeioamento dos processos gerenciais. Porm seu uso est condicionado a superar diversos desafios, principalmente nos casos em que so utilizados aplicativos de mercado em organizaes j em operao, com seus processos definidos e executados pelas pessoas j h algum tempo. 1.2 Apresentao do Problema O autor deste trabalho trabalha no setor de compras de componentes de uma empresa de fabricante de veculos de transporte, com manufatura build-to-order (BTO). Para preservar o anonimato da empresa, estes componentes no sero identificados. As caractersticas especficas da organizao em questo que forem relevantes para o entendimento das anlises e aes recomendadas, sero fornecidas ao longo do trabalho. Recentemente, esta empresa optou por um plano de produo mais agressivo, com aumento do volume de produo e a criao de novas famlias de produtos, com decorrente impacto na quantidade de itens gerenciados. Em adio, houve a introduo do sistema ERP SAP R/3, que ainda exige um tempo de adaptao por parte dos usurios. A empresa negocia com diversos fornecedores, em itens considerados crticos por no possurem substitutos. No nvel operacional, foi adotada uma poltica conservadora, com altos tempos e estoques de segurana, antecipao dos pedidos e volumes maiores, visando evitar paradas da linha de produo por falta de materiais e garantir o cumprimento dos planos de produo de entregas definidos. medida que estas dificuldades foram contornadas, com o amadurecimento no uso do sistema e melhorias nos processos de produo, novas dificuldades surgiram. Dentre estas novas, foi diagnosticado um volume de estoque excessivo na empresa, decorrente das prticas de antecipao e inflao das quantidades de pedidos de compra. Foram ainda

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identificadas muitas oportunidades de reduo de estoque devido itens obsoletos nos estoques ou sem demandas futuras. Assim, foi estabelecido pela direo da empresa um projeto para reduo de estoques de todas as reas envolvidas em operaes industriais, como suprimentos, fabricao, subcontrato, montagem, ensaios, ferramentaria dentre outras. O objetivo do projeto atingir uma meta agregada de cobertura de estoques em dias, no fim do ano de 2007, para o estoque de toda a empresa. Esta meta corresponde a um valor financeiro que pode ser dividido entre as diversas reas envolvidas, estipulando metas individuais de acordo com a necessidade de cada uma. Isto essencial, pois materiais diferentes devem ser administrados de formas distintas, com outras polticas de estoque, mas este fato no impede o indicador agregado utilizado pela alta diretoria. Um dos principais envolvidos neste projeto a Diretoria de Planejamento e Compras de Suprimentos da empresa. Esta dividida em diversas gerncias de planejamento e compras, cada qual responsvel por um tipo de material, como ser descrito no terceiro captulo deste trabalho. Os valores dos itens comprados por estas gerncias so altos, de modo que estas tm uma grande responsabilidade sobre o resultado do projeto de reduo. Dentro desta diretoria, existe ainda a gerncia de Planejamento Industrial da empresa, na qual o autor deste trabalho desenvolveu seu perodo de estgio. Esta rea responsvel, dentre outras atividades, pelo desenvolvimento de novos processos para a diretoria, propondo novas atividades, desenvolvendo projetos de integrao entre as reas e estudando suas requisies. Neste projeto de reduo de estoques, a rea de Planejamento Industrial ficou inicialmente responsvel pela gerao de relatrios agregados, que indicassem para a diretoria qual o montante financeiro em estoque de cada uma das gerncias subordinadas. Com este relatrio em mos, possvel verificar o andamento do projeto de reduo de cada rea envolvida, identificar quais esto cumprindo as metas e assim avaliar os planos de ao para os perodos seguintes.

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A base para gerao desta informao um relatrio desenvolvido pela rea de Controladoria Financeira da empresa. Aps o trmino do ms, so executadas diversas rotinas contbeis no sistema SAP R/3, como por exemplo, o apontamento da mo-de-obra aplicada, em homem-hora, o fechamento das ordens de compra e fabricao emitidas no perodo, as entradas de materiais na empresa e a sada dos produtos para os clientes no perodo. A contabilizao do material em estoque uma das atividades realizadas neste perodo. Ao final das execues de todas as atividades necessrias, gerado um relatrio contendo todos os materiais em estoque, o valor financeiro individual, o planejador responsvel pelo item dentre outras informaes. Estes dados podem ser agrupados pelas reas responsveis pela administrao do item e assim indicar o montante em estoque de cada rea. Da forma como o processo foi delineado, porm, necessrio que todas as rotinas da rea de contabilidade de fechamento de inventrio sejam terminadas para que o relatrio gerencial possa ser gerado. Assim, este s concludo e repassado no oitavo ou nono dia do ms, referenciado ao ltimo dia do ms anterior.

Figura 1: Tempo para Consolidao do Relatrio de Fechamento

Como utilizado um sistema ERP, o SAP R/3, que compreende todos os dados de planejamento da empresa, foi requisitado que se desenvolvesse um relatrio que contemplasse uma viso prvia do fechamento mensal, j para o incio do ms, contabilizando as quantidades em estoques somente para os materiais comprados, e os custos unitrios de cada um destes itens, cadastrados na plataforma integrada. A gerao desta viso prvia remete a grandes dificuldades computacionais implcitas. Em primeiro lugar, necessrio identificar as ferramentas que o sistema dispe para obteno de todos os dados necessrios. Como no existe nenhum relatrio padro

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capaz de fornecer a informao desejada, ser desenvolvido um processo, combinando os relatrios existentes, para cumprir com as exigncias estabelecidas. Pelo fato de ser gerado um relatrio que contm todos os itens administrados pela diretoria, a quantidade total de dados analisados muito grande, dificultando o trabalho do analista. O SAP R/3 um aplicativo que agrega os dados da empresa em uma base nica. So disponibilizadas no SAP R/3 diversas ferramentas chamadas transaes, que consistem em mdulos utilizados para consultar ou modificar os dados cadastrados no sistema, emitir documentos, extrair relatrios, acessar roteiros de trabalho dentre outras utilidades. Muitas das transaes disponveis no sistema consistem em mdulos de consulta a base de dados cadastrada no sistema da empresa. Desta forma, caso se deseje consultar qual a quantidade em estoque de um determinado item, necessrio inserir o cdigo do item e as plantas desejadas na transao apropriada. O sistema consulta a base de dados em tempo real e fornece informao requisitada. Este tipo de consulta bastante til no nvel operacional. Caso a engenharia deseje alterar um determinado part number no produto, por exemplo, a quantidade disponvel do item, informada pelo sistema um dado importante para definio de quantas unidades de produto podem ser produzidas antes da implementao de tal mudana na linha de produo. No presente trabalho, o problema reside na dificuldade de obteno de relatrios gerenciais acerca do inventrio da empresa. Portanto, ser analisada uma forma de gerar este relatrio, procurando utilizar o sistema SAP R/3 de forma gil e acurada. 1.3 Objetivo do Trabalho O objetivo principal deste trabalho estabelecer um procedimento para gerao de um relatrio sobre a posio pontual dos estoques de manufatura da empresa, utilizando os dados extrados do sistema SAP R/3. Aps a definio deste processo para gerao do relatrio, ser necessrio valid-lo, comparando seus resultados com os obtidos mensalmente pelo fechamento financeiro. O

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valor do custo unitrio dos materiais comprados em um determinado perodo, por exemplo, consolidado aps o fechamento do inventrio mensal, contabilizando todas as entradas de materiais do perodo. Por se tratar de uma prvia agregada, porm, o foco se medir qual rea est cumprindo seu plano de reduo de estoques, de forma que pequenas discrepncias no afetam a validade do relatrio. O objetivo final apresentar os passos a seguir para a gerao de futuros relatrios, ou seja, avaliar como este pode ser melhorado, considerando questes como a acurcia dos valores levantados, o processamento computacional exigido e o tempo total para gerao da informao, por exemplo. Para isto, ser estudada a viabilidade de processos alternativos para gerao do relatrio em perodos futuros. 1.4 Relevncia do Trabalho No que toca a formao acadmica do autor, dois aspectos de fundamental importncia so tratados. Em primeiro lugar por possibilitar uma integrao do autor junto aos sistemas ERP, fenmeno recente iniciado na dcada de 90. Tais sistemas vm adquirindo importncia cada vez maior e com um nmero cada vez maior de implantaes. A oportunidade de se trabalhar e estudar o SAP R/3, que o lder deste mercado de softwares, conhecer suas funcionalidades e suas limitaes tambm outro ponto de grande relevncia. Em segundo lugar, por proporcionar uma oportunidade de estudar o assunto de estoques, que ocorre em todas as organizaes industriais. O estudo das questes principais envolvidas e a participao no projeto existente na empresa so uma ferramenta importante para o futuro profissional do aluno. Profissionalmente, a realizao deste trabalho importante por proporcionar ao autor uma grande integrao dentro da empresa, permitindo o conhecimento de diversos departamentos, pois so abordados assuntos de diversas reas, como a Controladoria Financeira, a Tecnologia da Informao, Logstica, Suprimentos e Planejamento. Para a empresa importante porque ser desenvolvido um mecanismo capaz de permitir a obteno de uma viso geral dos estoques, de forma mais veloz, com dados

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acurados e sobrecarregando o sistema da menor forma possvel, reduzindo o impacto sobre as reas de produo e engenharia, que possuem maior necessidade por um sistema gil de processamento de dados. 1.5 Estrutura do Trabalho O trabalho ser apresentado em seis captulos, contando a introduo apresentada. O segundo captulo consiste em uma reviso bibliogrfica abrangente quanto aos conceitos envolvidos no projeto. Inicialmente, aborda-se a gesto de estoques, envolvendo suas questes principais: porque surgem, suas implicaes, nveis de servio, as dificuldades nos processos dentre outras. A seguir sero abordadas questes relativas ao uso de sistemas ERP, suas vantagens e desvantagens de aplicao, as premissas necessrias para garantir seu bom funcionamento, e as dificuldades de operao, desde a implantao ao uso. Finalmente ser feito um breve resumo sobre o software SAP R/3, que, por ser o aplicativo lder seu mercado, possui estudos documentados em bibliografias sobre suas principais caractersticas. Desta forma, possvel se levantar tanto as qualidades deste aplicativo quanto suas desvantagens particulares, aproximando a bibliografia sobre ERP realidade encontrada na organizao. No terceiro captulo, inicia-se a resoluo do problema formulado, apresentando os requisitos para gerao do relatrio exigido. Primeiramente sero descritas informaes relevantes sobre a empresa, para facilitar a compreenso das variveis envolvidas e das dificuldades especficas deste trabalho. Em seqncia, sero definidos os dados necessrios para a contemplao do relatrio, apresentando as informaes que devero ser levantadas e os critrios de mensurao. No quarto captulo ser detalhado o procedimento definido para extrao dos dados do sistema e gerao do relatrio desejado. Em seqncia, ser discutida a forma como esta gerao foi executada, e as dificuldades enfrentadas no processo, bem como a acurcia dos dados levantados.

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No quinto captulo ser feita uma anlise de como os futuros relatrios podero ser gerados, com base na anlise da proposta atual, apresentada no quarto captulo, alm de outras possveis alternativas que sero apresentadas e discutidas. Desta forma, cada alternativa ser apresentada individualmente, e por fim, sero definidos critrios para definir a escolha por uma ou outra soluo. No sexto e ltimo captulo ser apresentada uma concluso do trabalho, quais as dificuldades encontradas e as lies que sero levadas para a vida profissional iniciada.

2.REVISO BIBLIOGRFICA

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2 REVISO BIBLIOGRFICA

2.1 Gesto de Estoques CHASE; JACOBS e AQUILANO (2006) definem estoques como qualquer item ou recurso usado em uma organizao. CORREA; GIANESI e CAON (2001) definem estoques como acmulos de recursos materiais entre fases especficas de processos de transformao. RUSSELL e TAYLOR (2006) afirmam que o principal objetivo na gesto de estoques manter o nvel destes altos o suficiente para acompanhar as demandas dos clientes, mas baixos o bastante para manter a efetividade dos custos. Os estoques podem ser classificados em diversas categorias diferentes. Em primeiro lugar, so citados os estoques de produtos acabados, disponveis para compra dos clientes a qualquer momento. As matrias-primas constituem outro tipo de estoques, sendo os itens espera de passar por processos de fabricao ou montagem. Existem ainda, os itens comprados na cadeia de suprimentos e estocados nos depsitos da empresa e o estoque em trnsito que correspondem aos itens que j saram dos depsitos dos fornecedores, mas ainda no chegaram ao cliente. O Work-in-Process (WIP), corresponde aos produtos parcialmente completados, com itens j agregados em sua estrutura. Por ltimo so citados os estoques de itens que no so agregados ao produto, como ferramentas e equipamentos utilizados em processos de fabricao, por exemplo. Estes so chamados de Maintenance, Repair and Operations (MRO). A demanda por itens em estoque pode ser classificada como dependente ou independente. Itens de demanda dependente so os componentes ou partes de materiais utilizados nos processos de produo dos produtos finais. Os itens de demanda independente so os produtos acabados, cuja demanda proveniente do mercado externo e no das atividades de produo internas (RUSSELL; TAYLOR , 2006). HOPP e SPEARMAN (2000) afirmam que os tipos de estoques apresentados podem surgir por diversos motivos. Para o caso de materiais comprados de fornecedores, por exemplo, os estoques podem surgir por diversos motivos, como devido a compra de

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itens em lotes para aproveitamento de economias de escala que reduzam o preo unitrio deste material. Outros exemplos apresentado para o surgimento de estoques de itens comprados so a adoo de estoques de segurana para reduo do impacto sobre o fornecedor em casos de mudanas nos planos de produo e os itens obsoletos, que foram comprados mas no so mais necessrios devido a mudanas no produto ou demanda. BALLOU (2006) afirma existir razes tanto a favor quanto contra o surgimento de estoques. Como razes a favor dos estoques, citada a melhoria do servio ao cliente, pois aumentada a capacidade de reao instantnea frente a pedidos. Outro ponto favorvel manuteno de estoques a reduo de custos devido a economias de escala de produo e transporte. A manuteno de estoques reduz a possibilidade de impactos devido oscilaes de demanda e fornecimento, servindo como proteo a empresa contra atrasos no sistema de produo. Como razes contrrias manuteno de estoques, so citados os custos diretos de manuteno e armazenagem e o custo de oportunidade decorrente do capital absorvido pelos estoques, que no contribuem com valor direto empresa, e que poderia ser aplicado em outro investimento com maior rentabilidade. RUSSELL e TAYLOR (2006) afirmam que os custos de manuteno em estoque so estimados em at 30% do valor dos itens, nos Estados Unidos, indicando que a reduo de um volume exagerado de estoques uma grande oportunidade para redues de custos para as empresas. Muitas alternativas para a diminuio dos estoques so discutidas na bibliografia consultada. Diversos autores citam a Classificao ABC, um mtodo de classificao dos itens de acordo com diferentes critrios, como o valor financeiro em estoque. RUSSELL e TAYLOR (2006) afirmam que cerca de 5 a 15% dos itens estocados correspondem a 70 a 80% do valor em estoque, correspondendo a Classe A. Os itens de Classe B correspondem a aproximadamente 30% dos itens estocados e 15% do valor total em estoque, e os 55 a 65% dos itens restantes correspondem Classe C, com cerca de 5 a 15% do valor total em estoque. Esta classificao importante, pois muitas vezes milhares de itens distintos so estocados em uma empresa. A classificao ABC define classes de itens que exigem diferentes nveis de planejamento e controle, sendo o controle mais rigoroso para os itens

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de maior valor. Assim, a classe A, que corresponde a poucos itens responsveis por grande parte do valor total, merece maior ateno gerencial e seus estoques devem ser mantidos em valores mais precisos e rigorosos do que as outras classes (CORRA; GIANESI; CAON, 2007). importante verificar as diferentes vises de estoques existentes em cada nvel de uma empresa. No nvel operacional, verificado o controle das polticas de cada item mantido em estoque, fato essencial para sua gesto. A alta administrao utiliza outras ferramentas, com menor grau de detalhamento para controlar grupos de itens atravs de indicadores agregados, dentre os quais de destaca o Giro de Estoques, resultado da diviso das vendas anuais ao custo de estoque pelo investimento mdio em estoque no mesmo perodo. Este indicador pode ser especificado para classes de produtos ou para o estoque inteiro. Especificando o valor do giro de estoques a ser alcanado, torna-se possvel o controle do investimento que ser aplicado em estoques, a partir do volume de vendas (BALLOU, 2004). 2.2 Sistemas ERP O avano das ferramentas de gesto computadorizadas, iniciado na dcada de 1980 com os sistemas MRP e MRP-II, levou criao de necessidade por uma maior integrao entre os departamentos funcionais das organizaes, conforme apresentado por JACOBS e WESTON JR.(2007). Segundo AZEVEDO et al. (2006), esta necessidade levou ao compartilhamento de informaes da manufatura, contidas no MRP II, junto a outras reas das empresas, incorporando mdulos adicionais no MRP II. Com estas incorporaes, os sistemas passaram a abranger no apenas as reas ligadas manufatura, mas a gesto dos recursos de toda a organizao, recebendo o nome de Enterprise Resource Planning (ERP). Para HOPP e SPEARMAN (2000), o sucesso dos sistemas ERP pode ser explicado por trs principais razes. A primeira razo citada o reconhecimento da importncia de um campo que viria a ser chamado de Gesto da Cadeia de Suprimentos, que estendeu os

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conceitos de gesto de estoques envolvendo aspectos relacionados distribuio, depsitos e mltiplas plantas de produo, requisitando uma maior integrao entre os clientes e fornecedores. A segunda tendncia verificada foi o movimento chamado Business Process Reengineering (BRP), no qual vrias empresas mostravam desejo de mudar radicalmente suas estruturas de gesto, no incio dos anos 90. A terceira tendncia foi o grande aumento nas capacidades de processamento dos pequenos computadores, que puderam viabilizar a distribuio da informao individual em micro-computadores, em detrimento do processamento dos antigos MRP em grandes mainframes. Um fator determinante para o crescimento do uso destes sistemas integrados foi o problema que ficou conhecido como bug do milnio. No fim da dcada de 90, muitas empresas adotaram os ERP em substituio aos seus sistemas legados, visando garantir que o software implementado superasse as dificuldades previstas para a entrada no ano 2000 (JACOBS; WESTON JR, 2006). Segundo RUSSELL e TAYLOR (2006), embora existam diferenas entre os aplicativos de diferentes fornecedores, os ERP consistem em quatro mdulos principais que atuam de forma integrada: Financeiro, Vendas e Marketing, Produo e Gesto de Materiais e Recursos Humanos. O mdulo financeiro dos ERP o responsvel por prover dados consistentes para a gesto eficiente dos recursos, integrando os resultados operacionais aos financeiros. Dentre a base de dados associada, constam diversas decises envolvendo, por exemplo, controle de custos, tesouraria e contabilidade financeira. O mdulo de vendas e marketing est ligado relao com o cliente, alteraes nas configuraes do produto e processamento de ordens. utilizado, tambm, para avaliar a disponibilidade de se atender a uma determinada ordem de cliente. Este mdulo responsvel por integrar a organizao dentro da cadeia de suprimentos, pois aumenta a viso dos envolvidos, facilitando nas negociaes junto a clientes ou fornecedores. O mdulo de produo e gesto de materiais a base utilizada para todos os processos ligados manufatura, como o clculo de necessidades de materiais (MRP), por exemplo. Alguns dos softwares disponveis so capazes de prover interface com programas

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CAD (Computer-Aided Design), processar ordens de modificao de engenharia, processar alteraes na lista tcnica, monitorar processos de fabricao e compras com dados em tempos reais, e de conter os roteiros de produo por centro de trabalho. Dentro deste mdulo, pode-se fazer o controle de estoques atualizado online, registrando entradas e sadas de materiais, transaes de recebimento entre centros e o nvel de estoque de um determinado material no momento. J o mdulo de recursos humanos utilizado para a gesto do efetivo contratado pela empresa. Neste mdulo possvel se planejar as frentes de trabalho, o controle de programas de treinamento e desenvolvimento realizados por funcionrio, planejamento de frias, reembolsos em viagens, descries de tarefas e a estrutura organizacional de momento. ainda neste mdulo que se realiza o controle da folha de pagamento de salrios, bnus e benefcios alm dos eventuais descontos em folha. Desta forma, conforme apresentado por RUSSELL e TAYLOR (2006) as empresas conseguem integrar a contabilidade, vendas, compras, entregas, manufatura, distribuio, planejamento dentre outras variveis em uma base nica de dados de um software. Isto permite a sincronizao do fluxo da informao dentro da empresa, aumentando sua confiabilidade e velocidade de transmisso. Assim, caso haja, por exemplo, uma entrada de um item em estoque, esta registrada pelo sistema e passa a ser considerada por todos os mdulos de forma integrada no clculo de necessidades, nos registros de estoques, nas listas de produtos entregues, na proviso contbil dentre outras variveis envolvidas , sem que cada departamento envolvido tenha que atualizar seus registros de forma desconexa. Como os registros so feitos na base nica de dados, a informao disponibilizada e pode ser acessada em tempo real pelos usurios do sistema. Por englobarem as informaes de processos de toda a empresa, os sistemas ERP acabam padronizando os processos das reas distintas, centralizando o controle gerencial, aumentando a eficincia no momento das tomadas de decises. Com a informao integrada, facilita-se tambm o relacionamento da organizao junto aos seus parceiros, clientes e fornecedores. Casos de pedidos de clientes podem ser analisados com maior velocidade, atravs da consulta do status em que a produo se encontra, e assim permitir a negociao de modificaes nos produtos e prazos de entrega.

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No caso de fornecedores, com o nvel de estoques disponibilizado em tempo real, facilitase o processo de emisso de requisies de compras. Em sistemas integrados, no caso de compras de itens de parceiros, pode-se compartilhar a informao junto a estes, como o nvel de estoques, por exemplo, facilitando o processo de reposio nos depsitos. BALLOU (2006) espera um crescimento no uso de prticas como o Vendor Managed Inventory (VMI), ou estoques controlados pelos vendedores, nos quais os fornecedores parceiros compartilham eletronicamente os dados, tendo condies de decidir os momentos de reposio. Estas novas prticas nas cadeias de suprimentos s se tornaram possveis aps a crescente disseminao de sistemas capazes de integrar a informao. Diversas dificuldades so conhecidas na utilizao de um sistema deste porte em uma empresa. SOUZA (2000) apresenta dificuldades relacionadas ao uso de sistemas deste porte. discutido o impacto que devido mudana organizacional viabilizada pelo sistema, a organizao levada a ter de se adaptar a uma viso orientada a processos, devido interligao em departamentos. Existe ainda a possibilidade da organizao precisar alterar seus procedimentos internos para se adaptar s funcionalidades dos pacotes do ERP selecionado. Desta forma, verifica-se que a implementao do sistema exige um alto comprometimento da direo e dos gerentes usurios, alm do treinamento e comunicao junto aos usurios. RUSSELL e TAYLOR (2006) afirmam que em diversas organizaes as implementaes de ERP consistiram em projetos fora de controle e que ultrapassaram o oramento estipulado. So citados diversos casos em que o projeto de implementao atingiu despesas em nveis de centenas de milhes de dlares, e que no necessariamente foram bem sucedidas. Para JESUS e OLIVEIRA (2007), as organizaes que adotam estes tipos de sistemas priorizam a ateno na tecnologia que vai ser implantada na empresa, se preocupando em menor grau com as modificaes culturais da empresa. Afirma-se que uma mudana de sistema de informao corporativa afeta aspectos scio-culturais dos usurios do sistema. Desta forma, freqentemente, as empresas acabam tendo que investir em treinamento para os usurios, alm da fase de implementao.

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HOPP e SPEARMAN (2000) apresentam como dificuldades para o sucesso da implementao de um ERP a incompatibilidade destes com os sistemas j existentes nas organizaes, implementaes caras e longas, incompatibilidade com as prticas existentes de gesto, a falta de flexibilidade em pontos de sucesso e o longo perodo para retorno do investimento. Apesar das dificuldades apontadas, CORRA; GIANESI e CAON (2001) apontam que os executivos possuem expectativas altas relativas ao sucesso do aplicativo, tanto devido s potenciais vantagens proporcionadas por estes softwares, quanto pela imagem criada pelos fornecedores dos ERP nos processos de venda. Dentre estas expectativas, espera-se uma boa informao no momento certo, um processo de planejamento mais transparente e que se deixe de gastar esforos em interfaces de diferentes sistemas de informao descentralizados. CHASE; JACOBS e AQUILANO (2006) afirmam que apesar das dificuldades de implementao, as empresas continuam procurando estes sistemas, devido possibilidade de se obter uma recompensa substancial, caso seja bem-sucedida. 2.3 SAP R/3 A SAP AG uma empresa fundada em 1972, sediada em Walldorf na Alemanha que tem como principal produto o seu ERP SAP R/3, lanado em 1992. A SAP a companhia lder mundial em vendas no mercado de sistemas integrados de gesto, e a quarta maior vendedora de softwares no mundo. O SAP R/3 foi desenvolvido para integrar a maior parte das funes de uma grande empresa, includo os mdulos de manufatura, vendas e finanas, j apresentados na seo anterior. A configurao do sistema feita atravs de milhares de tabelas, que contm dados de todas as hierarquias da empresa, incluindo desde estruturas de produto at descontos em compras. De acordo com JACOBS e WESTON JR (2006), o fato determinante para o sucesso do SAP R/3 foi sua construo em uma arquitetura cliente-servidor, que permitiu que fosse rodado em plataformas UNIX e Windows NT. Segundo BANCROFT; SEIP e

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SPRENGEL (1998), a arquitetura cliente-servidor consiste em diversos computadores ligados a um servidor principal, que s se tornou possvel graas ao rpido desenvolvimento da tecnologia dos computadores e das redes. O SAP R/3 implementado atravs da arquitetura cliente-servidor de trs camadas, ilustrada na Figura 2.

Figura 2: Arquitetura cliente-servidor de trs camadas, adaptado de BANCROFT; SEIP e SPRENGEL (1998)

Nesta arquitetura, apresentado ao Cliente um programa chamado SAP GUI, disponvel em seu computador local conectado aos servidores da empresa em rede. Este programa responsvel por apresentar as funcionalidades do sistema ao usurio, como as janelas disponveis e os botes a selecionar, por exemplo. No existe processamento de dados nesta camada, apenas uma interface dos dados para o usurio. O Aplicativo SAP responsvel pelo processamento lgico dos dados existentes no sistema, sendo o local em que so armazenados os cdigos do programa, os mdulos do sistema e todas as manipulaes de dados realizados pelo SAP R/3. O Banco de Dados SAP o servidor que armazena os dados e alimenta o Aplicativo SAP, em algum sistema de Banco de Dados de terceiros, como Oracle, por exemplo. Neste servidor no existe manipulao de dados ou programas voltados a negcio. Dentre as vantagens do uso deste tipo de arquitetura constam a facilidade no aumento da capacidade de processamento, atravs da instalao de novos servidores, e a possibilidade de disponibilizar pontos de acesso ao sistema em mltiplas locaes (BANCROFT; SEIP; SPRENGEL, 1998).

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O sistema SAP R/3 utiliza a linguagem de programao ABAP 4 (Advanced Business Application Programming development workbench, Level 4), que permite que a organizao usuria programe e adapte as aplicaes de acordo com suas necessidades. O sistema SAP utiliza campos e tabelas para armazenar os dados de diversas formas. As principais formas so os chamados Dados Mestres e os Dados Transacionais. A diferena entre estes que enquanto os Dados Mestres so utilizados para diversas operaes, os Transacionais so utilizados apenas uma vez. Um exemplo desta afirmao a emisso de uma ordem de compra a um determinado fornecedor: dados referentes ao cdigo e nome do fornecedor e descrio dos itens comprados so dados mestres da tabela, enquanto o nmero da ordem e a quantidade comprada so informaes transacionais, utilizadas apenas nesta operao. Os usurios precisam, portanto, manter e atualizar os Dados Mestres durante o dia de trabalho, sempre que necessrio. A responsabilidade pela manuteno destes dados alocada aos departamentos ligados, para a definio de quais usurios tero autorizao para acessar e alterar os dados. Trabalhar com Dados Mestres pode se tornar uma tarefa rdua, pois funcionrios de diferentes departamentos podem possuir perspectivas diferentes em relao ao mesmo dado. Um exemplo deste fato so os Dados Mestres referentes a um documento de compra, que podem ser relacionados ai Departamento de Compras, como os campos que identificam o item, o valor pago e o fornecedor, e outros relacionados ao Departamento Contbil da empresa, como os dados referentes ao mtodo de pagamento e banco em que a operao ser realizada. Neste caso, a responsabilidade de manuteno e alterao dos dados dividida entre os departamentos (BANCROFT; SEIP; SPRENGEL, 1998). Segundo HOPP e SPEARMAN (2000), embora o SAP R/3 seja um sistema organizado em quatro principais mdulos com um grande nmero de programas de aplicaes, um mdulo de MRP bastante simples disponibilizado no sistema, definido de forma semelhante aos antigos sistemas delineados por Orlicky. CHASE; JACOBS e AQUILANO (2006) afirmam que a SAP mudou a Tecnologia da Informao no mundo atravs da integrao da informao em uma base nica de dados

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e dos processos automatizados, ressaltando, contudo, que nem sempre estes objetivos so atingidos. Consultores da SAP argumentam que os mdulos so elaborados de acordo com as prticas mais recomendadas para a indstria, e no conforme a organizao usuria atua. Segundo BANCROFT; SEIP e SPRENGEL (1998), a quantidade de informaes e dados a serem preenchidos no R/3 muito maior do que a praticada em sistemas legados utilizados pelas empresas. Ao usurio pode ficar a impresso do sistema ser extremamente rgido, pois este desenvolvido para impedir a incluso de dados invlidos em determinados campos. Quanto extrao de relatrios, esta pode ser feita de forma online, exibindo os resultados da seleo na tela, ou em lotes, agendado para um perodo posterior. Em ambos os casos, cada relatrio agendado aguarda em fila o momento de sua execuo, com o tempo de execuo dependendo da complexidade e da quantidade de dados que sero extrados. Este fato leva muitas empresas a adotar polticas para execuo de relatrios para perodos de menor carga nos servidores, por exemplo, no perodo noturno. Dentre os potenciais benefcios e dificuldades relativas implementao dos sistemas ERP citados na seo 2.2, podem ser apontados alguns caractersticos do SAP R/3. Para JESUS e OLIVEIRA (2007), dentre os principais benefcios decorrentes deste sistema so destacados o alto nvel de integrao obtido pela centralizao dos dados; a modularidade e flexibilidade, que permite que os dados sejam implementados evolutivamente; o fato de se tratar de um sistema aberto, que assim pode ser parametrizado e customizado; e o apoio deciso, relativo ao fato do sistema ser capaz de combinar informaes internas e externas para produzir resultados para a gesto do negcio. Dentre os pontos negativos, citado o fato de se tratar de um aplicativo de mercado e que, portanto menos flexvel s necessidades da empresa do que um software proprietrio produzido internamente. Embora o sistema permita customizaes, estas envolvem altos custos de trabalho. Outra dificuldade apontada o fato do R/3 ser um sistema voltado grandes corporaes, e exigir processos bem definidos em relao ao negcio, no momento da implementao. Esta implementao, por sua vez, cara, complexa e exigem a contratao de consultorias especializadas.

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Segundo CHASE; JACOBS e AQUILANO (2006), a SAP tem como estratgia construir um conjunto de negcios ao redor dos mdulos estabelecidos, de acordo com as necessidades do negcio. Dentre estes negcios destaca-se o SCM (Supply Chain Management), que contm ferramentas ligadas previso e planejamento para auxiliar o usurio a modelar o futuro. Outra ferramenta disponvel o APO (Advanced Planning and Optimizer) que consiste ema ferramenta para planejamento e otimizao especfica para a tarefa analisada pelo usurio. O SAP R/3 , portanto, uma ferramenta que pode proporcionar grandes vantagens de operao empresa usuria, embora possam ser apontadas algumas dificuldades relacionadas ao seu uso. Nos prximos captulos ser analisada uma de suas funcionalidades, a gerao de relatrios de estoques, apresentando as ferramentas disponveis no sistema para elaborao do relatrio requisitado e as dificuldades encontradas na realizao deste processo.

3.INFORMAES RELEVANTES PARA O RELATRIO

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3 INFORMAES RELEVANTES PARA O RELATRIO

3.1 Cenrio de Desenvolvimento do Trabalho Este trabalho foi desenvolvido em uma empresa do setor industrial fabricante de veculos de transporte, com estratgia de produo BTO, na qual a produo de cada produto s se inicia aps a confirmao do pedido de um cliente. O prazo de entrega, negociado com o cliente, inclui o tempo de fila e o tempo de produo propriamente dito. A empresa em anlise, devido a uma srie de problemas, como eficincia operacional e dificuldades junto a fornecedores crticos, teve grandes dificuldades para cumprir os prazos de entregas firmados com os clientes. Conforme apresentado no primeiro captulo, o autor realizou seu estgio na gerncia de Planejamento Industrial, subordinada Diretoria de Planejamento e Compras de Suprimentos, que possui grande importncia dentro deste programa de reduo de estoques por administrar diversos componentes de alto valor financeiro. A rea de Planejamento Industrial no realiza processos de compras, mas por estar subordinada a esta diretoria, ficou inicialmente responsvel por desenvolver o relatrio agregado, foco deste trabalho, apenas para os itens comprados. Existem diversas outras reas envolvidas no processo de produo, envolvendo reas de estamparia, usinagem, subcontrato e montagens, por exemplo. Mas estas esto subordinadas a outras diretorias, logo no foi requisitada a gerao de relatrios para estas reas, fato que aumentaria a quantidade de informaes a analisar. A figura 2 apresenta um organograma resumido da diretoria, para facilitar a compreenso do ambiente no qual este trabalho foi desenvolvido.

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Figura 3: Diretoria De Planejamento e Compras de Suprimentos (resumido)

As gerncias focadas em processos de compras so divididas pelo tipo de material que administram, de forma que existe, por exemplo, uma gerncia de compras de equipamentos mecnicos e outra de peas estruturais do produto. Os materiais comprados podem ser divididos em dois grupos principais. O primeiro corresponde ao grupo de matrias-primas, compradas junto a fornecedores e que aps chegarem empresa passam por processos de fabricao, como usinagem, por exemplo. O fluxo ideal de um material deste tipo est representado na Figura 4.

Figura 4: Fluxo de matria-prima na empresa (ideal)

O outro grupo de materiais corresponde aos itens que so incorporados ao produto, sem passar por processos internos de fabricao. O fluxo ideal destes materiais na empresa representado na Figura 5.

Figura 5: Fluxo de Materiais comprados na empresa (ideal)

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O objetivo do relatrio identificar o volume financeiro de estoque de materiais comprados, nas etapas indicadas nas Figuras 4 e 5 como Estoques Comprados, sendo esta a participao da Diretoria de Planejamento e Compras de Suprimentos nos processos de fabricao dos produtos. O estoque em trnsito ser discutido na seo 3.2 do trabalho. Um ponto importante a se ressaltar o fato de que a empresa atua com mais de uma planta produtiva no pas, alm de outras no exterior. A diretoria em estudo tem sua base localizada na unidade sede da empresa, e responsvel pelas compras de suprimentos de todas as plantas dentro do Brasil, suprindo todas as famlias de produtos. As operaes de Tecnologia de Informao da empresa tambm so centralizadas na unidade sede da empresa, embora existam responsveis subordinados nas outras plantas produtivas. Desta forma, a interface necessria para processamento do sistema ERP, como ser visto adiante, pode ser feita na mesma unidade, facilitando os contatos e solues de problemas. 3.2 Informaes a serem Levantadas O relatrio que est sendo construdo dever contabilizar todo o estoque de materiais comprados, para depois segreg-los por gerncia. Esta seo do trabalho ser dedicada a caracterizar todos os dados do sistema necessrios para a consolidao do relatrio. Pelos dois fluxos apresentados nas Figuras 4 e 5, pde ser visto que a viso exigida corresponde a apenas parte do processo total. Isto acaba facilitando o levantamento de informaes, pois restringe o volume de dados a serem levantados. Conforme foi apresentado na reviso bibliogrfica, as informaes exibidas para o cliente no SAP R/3 so armazenadas em de tabelas no banco de dados da empresa, com campos associados para cada dado registrado. Desta forma, preciso identificar qual o nome do campo associado, para se quantificar um determinado dado. O primeiro passo para consolidar o relatrio, definir quais materiais sero contabilizados. O local que estes itens esto estocados relevante, sendo necessria a distino entre estoque em trnsito, em plantas no exterior e no Brasil, por exemplo.

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necessria a definio da quantidade em estoque de cada material em cada local, alm do seu custo unitrio, para gerar um valor financeiro de inventrio total para a empresa. Com a identificao de quem o administrador do item e a qual gerncia est subordinado, so obtidos todos os dados necessrios para a gerao do relatrio.
Questo Quais materiais sero analisados? Qual o Valor Financeiro em Estoque de cada material? Quem administra o material?

Tabela 1: Questes a responder para formulao do relatrio

Portanto, as sees seguintes se destinaro a apresentar quais os dados necessrios para responder s questes apresentadas na Tabela 1, como esto cadastrados no sistema SAP R/3 da empresa e quais os parmetros que os caracterizam. 3.2.1 Materiais que devem ser contabilizados Para a identificao de um item no SAP R/3 da empresa, necessria a definio de duas informaes: um cdigo que o caracterize no sistema da empresa e o local em que este item est armazenado. O Cdigo de Material corresponde a um cdigo numrico remetente a um nico item, com uma palavra de Descrio, como por exemplo, Parafuso. A todos os itens da empresa so atribudos cdigos especficos, que so alterados caso sua concepo seja redefinida. Isto significa que caso um item seja adquirido de um fornecedor e retrabalhado na empresa, este passar a ser um novo item, com um novo cdigo. Para definio do local onde o item est armazenado importante a distino de trs conceitos diferentes utilizados para o armazenamento de materiais. A planta corresponde a uma unidade da empresa, uma instalao fsica com suas operaes e processos. O centro uma planta contbil, de forma que uma planta pode ser dividida em dois ou mais centros, cada qual com sua contabilidade prpria. Desta forma, para a movimentao de um item necessria a emisso de notas fiscais, por exemplo. O depsito um espao fsico do centro em que um material pode ser armazenado.

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Como o Centro a unidade de referncia contbil utilizada pela empresa, este ser o campo utilizado para distino de locais de armazenamento no relatrio. Os Dados Mestres de cada Cdigo de Material so cadastrados no sistema para cada centro, podendo ter valores diferentes para o mesmo parmetro em cada centro, conforme o exemplo de relatrio apresentado na Tabela 2.
Cdigo de Material 456321 456321 Descrio Parafuso Parafuso Centro AAA1 BBB2 Tipo de Material MRP - Comprado MRP - Comprado Estoque de Segurana 100 50

Tabela 2: Exemplo de Parmetros de material em diferentes centros

Neste exemplo possvel identificar que apenas o Cdigo de Material suficiente para identificao do item Parafuso, mas para caracterizar todos os parmetros do material necessria a identificao do Centro de anlise. No exemplo apresentado, o item planejado com valores de estoque de segurana diferentes em centros diferentes. O Cdigo de Material e o Centro analisado so informaes suficientes para caracterizar um item. Como j foi dito, a empresa possui plantas no Brasil e no exterior, sendo que a Diretoria de Planejamento e Compras de Suprimentos responsvel pelos itens estocados em todas as unidades do Brasil, para todas as famlias de produtos. Assim, para o relatrio em questo devero ser considerados todos os Centros do pas, caracterizando um total de sete centros. Conforme foi apresentado na reviso bibliogrfica, existem vrios tipos de estoques presentes nestes centros citados. importante identificar quais destes sero contabilizados pelo relatrio especificado. Os materiais que j foram adquiridos junto aos fornecedores e que ainda no chegaram empresa correspondem ao Estoque em Trnsito. O volume destes itens responsabilidade e faz parte dos indicadores das gerncias subordinadas Diretoria de Planejamento e Compras de Suprimentos, porm, como so contabilizados pelos departamentos de Logstica no sero considerados neste relatrio. Porm, existe um outro tipo de material em trnsito que deve ser contabilizado no relatrio apresentado. Este o chamado Estoque em Transferncia, que correspondem ao

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item que estava em uma planta da empresa e foi requisitado para uso em outra. Como se trata de um material de um depsito que est sendo transferido para outro, no processo de consolidao, este material no deve ser contabilizado como estoque em trnsito e deve constar no relatrio. No ERP da empresa, um item em Estoque em Transferncia de centros caracterizado pelo seu centro de origem, passando a ser contabilizado no centro de destino no momento que for registrada sua entrada. Dentre os itens armazenados nos depsitos da empresa, estes podem ser divididos em quatro tipos principais. O primeiro o de Utilizao Livre, que so os itens estocados que esto prontos para uso em qualquer produto. O segundo tipo o material em Controle de Qualidade, que teve algum defeito e est sendo retrabalhado na empresa. O terceiro tipo so os Restritos que correspondem a itens que podem ser usados, mas j tem definido o nmero-de-srie do produto em que sero montados. O quarto so os materiais Bloqueados, que esto em anlise para serem liberados para o uso. Todo o material que j saiu do depsito para a linha de produo ou montagem passa a ser considerado como WIP, no sendo mais de responsabilidade da Diretoria de Gesto de Suprimentos, sendo, portanto, excludo da anlise. O ltimo tipo de material em estoques corresponde aos itens que no so agregados ao produto, MRO. Como estes materiais no constam na gesto da Diretoria de Suprimentos, no sero considerados no relatrio. Em resumo, a Tabela 3 mostra todos os tipos de estoques cadastrados no sistema e quais devem ser includos na anlise:
Estoque Em Trnsito Utilizao Livre Transferncia entre Plantas Controle de Qualidade Restrito Bloqueado WIP MRO Considerado no Relatrio? No Sim Sim Sim Sim Sim No No

Tabela 3: Tipos de Estoque no Relatrio

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3.2.2 Valor em estoque do item No sistema da empresa, cada entrada e sada de um material de um centro ou depsito so registrados pela rea que administra o item, atravs de documentos cadastrados no SAP R/3. Desta forma, caso um material comprado seja retirado do estoque e enviado para a montagem do produto, cadastrada uma ordem de produo caracterizando esta transferncia, contendo a quantidade de material que ser retirada. Assim, quando a ordem for liberada, o sistema confirma a transferncia, registra a sada especificada e atualiza a contagem de itens no estoque automaticamente. O documento que registra a entrada ou sada de um material indica todas as informaes necessrias para a atualizao das informaes, contendo o depsito de origem e de destino, garantindo a manuteno da acurcia dos dados. Assim, a cada movimentao documentada no sistema, a quantidade de um item modificada no respectivo tipo de estoque requisitado pela ordem. Portanto, possvel extrair do sistema, a quantidade total em estoque do material em um determinado centro. necessrio ainda obter o valor unitrio do item para cada centro, visando caracterizar o valor financeiro do material em estoque. O clculo do valor unitrio realizado pelo departamento de Controladoria e Contabilidade da empresa, cadastrando a informao no sistema com base nas ordens de compra e de sada associada ao item no perodo. Cada item comprado pela empresa possui um valor unitrio associado ao documento de compra pelo qual foi adquirido. Existe um campo do sistema chamado Custo Interno do Perodo no qual calculado um valor unitrio para cada cdigo de material em cada centro, com base na mdia dos valores unitrios destes itens estocados no perodo, indicando o valor unitrio do item em estoque para o ms corrente. Logo, com a associao desta varivel quantidade em estoque no perodo, possvel calcular o atual valor financeiro em estoque para cada cdigo de material, para cada centro. A Figura 6 facilitar a compreenso deste processo, atravs de um exemplo simplificado que ilustra todas as operaes realizadas em um perodo mensal para um determinado item.

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Figura 6: Etapas para clculo do Custo Interno do Perodo

Pode ser visto que o Custo Interno do Perodo calculado em trs etapas. A primeira corresponde a contabilizao do estoque do ms anterior, atravs da multiplicao do custo interno do perodo do ms anterior pela quantidade em estoque no dia do fechamento. A segunda etapa corresponde somatria de todas as entradas do item no perodo, neste exemplo, expressas apenas em termos de Ordens de Compras (outro exemplo, poderia ser item proveniente de outro centro, mas esta hiptese no ser considerada, para simplificao dos conceitos). A terceira parte corresponde somatria das sadas de material do estoque, expressas no exemplo em Ordens de Produo, ou seja, itens que estavam em estoque e foram enviados para a montagem no produto. A forma como os itens so retirados do estoque, First in, First Out (FIFO) ou Last in, Last Out (LIFO) por exemplo, determinada pelas reas de Contabilidade e Logstica, no sendo relevante para este estudo.

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Portanto, para cada centro, Custo Interno do Perodo do item calculado da seguinte forma:
CIPI ,M 1,C * EI ,M 1,C + VEI ,M ,C VS I ,M ,C CIPI ,M ,C = EI ,M 1,C + QEI ,M ,C QS I ,M ,C

, no qual:

- CIP o Custo Interno do Perodo do Item; - I o item; - M o ms de referncia; - C o Centro considerado; - E a quantidade em estoque; - VE o valor de entrada do perodo no centro; - VS o valor de sada do perodo no centro; - QE a quantidade de entrada no centro; - QS a quantidade de sada no centro. Neste trabalho, o foco criar uma viso de planejamento, de modo que ser considerado como custo unitrio de um item em um determinado centro o valor unitrio do ltimo ms de fechamento de referncia. Um dado importante para a contabilizao do material a unidade de medida que este est cadastrado. Muitos itens, como cabos ou tecidos, por exemplo, so comprados em unidades de comprimento ou rea, enquanto outros so comprados por unidade. No cadastro do sistema ERP, a unidade de medida associada ao Cdigo de Material apresentada em seqncia ao campo que identifica a quantidade em estoque. Para o valor do custo unitrio do perodo utilizada a mesma unidade de medida da quantidade, seguindo o mtodo de clculo apresentado na Figura 6. Porm, para alguns itens de baixo valor comprados em grandes lotes, o custo unitrio pode atingir valores muito prximos de zero. Itens adquiridos em lotes de 1000 unidades a um valor inferior a US$ 10,00, como arruelas por exemplo, seguindo a lgica apresentada teriam um valor para o Custo Interno do Perodo inferior a US$ 0,01, no sendo reconhecido pelo usurio, em consulta ao sistema.

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A soluo adotada na empresa foi a multiplicao do valor unitrio por uma constante igual a 1000, para os itens que se enquadrem nestas situaes. Assim, o Custo Interno do Perodo apresentado assume um valor superior a zero, e o valor da constante explicitado em um campo denominado Unidade de Preo. importante ressaltar que a multiplicao do valor por esta constante no altera as grandezas envolvidas e sero teis para a extrao dos dados, conforme ser mostrado nas sees seguintes. Assim, um item apresentado da seguinte forma pelo sistema:
Material 123456 65485 Centro AAA1 AAA1 Quantidade 1500 20 Unidade de Medida CM2 Unidade Valor da Compra 199,70 7,56 Moeda USD USD Custo Interno do Perodo 133,13 0,38 Unidade de Preo 1000 1

Tabela 4: Exemplo de viso do valor unitrio de um item em relatrio do SAP R/3

3.2.3 Responsabilidade pelo controle do item Conforme foi explicado anteriormente, a caracterizao completa de um item no sistema feita atravs da atribuio do cdigo do material e do centro em anlise. Todo item possui, para cada centro, diversos dados que deve ser acompanhado por algum responsvel. Na empresa, atividades como manuteno ou reviso de parmetros de planejamento de MRP, emisso de ordens de compra, verificao da quantidade em estoque no centro e acompanhamento de pedido do item junto ao fornecedor so atribudas ao Planejador do Item. O Planejador do item caracterizado por um cdigo de trs dgitos no sistema ERP. Para cada centro, um Cdigo de Material possui apenas um cdigo de Planejador do Item associado. O primeiro dgito deste cdigo de planejador refere-se a um determinado grupo especfico de planejadores associados a uma tecnologia ou gerncia. Por exemplo, rea de planejamento e controle da Estamparia associado o primeiro dgito J, tendo todos os planejadores iniciados por este caractere. O primeiro dgito, que caracteriza o grupo de planejadores denominado PCP, e os outros dois dgitos so atribudos aleatoriamente entre os integrantes do grupo. Esta estrutura utilizada no cdigo do planejador importante porque facilita a identificao do responsvel pelo item assim que este consultado no sistema. Por exemplo, ao se consultar um item em um centro, e for observado que o planejador

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associado o J43, facilmente identificado que se trata de um item da Estamparia. Com exceo dos itens comprados, um gerente responsvel integralmente por um ou mais PCP. Para todos os itens comprados so atribudos dois grupos de PCP, o C, referente a Comprados, e o P de Parceiros, divididos entre diversas gerncias de Planejamento e Compras. Antigamente, existiam apenas duas gerncias de compras de suprimentos na empresa, sendo uma para itens comprados de diversos fornecedores, como matriasprimas, por exemplo, e outras para itens de parceiros da empresa. Com o crescimento da empresa e as reestruturaes organizacionais ocorridas, as gerncias de compras foram divididas, mas no foram criados novos campos de PCP. Desta forma, no possvel distinguir a qual gerncia um planejador de item comprado est subordinado apenas pela anlise do pelo cdigo de PCP. Cada gerncia de compras de itens segue uma estrutura bsica, semelhante apresentada na Figura 7.

Figura 7: Estrutura bsica de uma gerncia de Planejamento e Compras

Conforme apresentado, cada gerncia definida pelo tipo de material que compra, de forma que existe uma gerncia e planejamento e compras de matrias-primas e de equipamentos mecnicos, por exemplo. Cada gerncia responsvel por um grande nmero de materiais, da ordem de dezenas de milhares de Cdigos de Materiais. O Supervisor responsvel pela anlise dos

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contratos com fornecedores, atuando em uma linha intermediria entre o gerente e o planejador. Algumas gerncias possuem mais de um supervisor de forma a limitar a quantidade de fornecedores sob sua superviso, nos casos de itens mais crticos. No nvel operacional encontra-se a figura do planejador do item, j descrita anteriormente. Existe um encadeamento definido entre o cdigo de Planejador do item e seu supervisor e gerente. Cada planejador cadastrado no sistema administra itens sob responsabilidade de um nico supervisor, e por conseqncia, de um nico gerente. A associao entre planejador e supervisor e gerente, contudo, no est cadastrada em nenhum campo de planejamento do SAP R/3 da empresa, pois no foi requisito no momento da implementao. Na etapa de implementao, foi considerado que a informao do PCP era suficiente para caracterizar o responsvel pelo item. Cada gerncia mantm controle dos planejadores subordinados em suas operaes, criando novos cdigos de planejadores se necessrio, de acordo com suas necessidades. Eventualmente, um item pode ter seu cdigo de planejador alterado, sendo que poucos planejadores por gerncia possuem acesso a este tipo de mudana no sistema, para manter o controle sobre estes dados. A rea de Planejamento Industrial, por centralizar a gerao do relatrio gerencial, mantm um arquivo associando cada planejador a um supervisor e gerente, para cada centro considerado. Isto exige o envolvimento de todas as reas para atualizao dos dados e manuteno da acurcia das informaes. Portanto, com a informao de quem o Planejador de um determinado Cdigo de Material em um Centro, possvel associ-lo diretamente a um gerente. Com a Quantidade em Estoque do Item e o seu Custo Interno do Perodo, possvel identificar qual o montante financeiro relativo a cada item, caracterizando todas as variveis necessrias para a posterior gerao do relatrio. 3.3 Relatrios Disponveis Tendo conhecido todos os campos necessrios para consolidao da informao, a prxima etapa corresponde pesquisa de quais as melhores ferramentas existentes no SAP

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R/3 que garantem que as extraes dos dados necessrios sejam realizadas de forma rpida e acuradas. Como j foi dito anteriormente, diversas transaes so disponibilizadas no SAP R/3, e fornecem vises diferentes sobre os dados da empresa. Para as transaes que permitem consulta a dados da empresa, so definidos Campos de Seleo, que sero as variveis de entrada para extrao do relatrio desejado. Existem dois tipos principais de transao no sistema da empresa: a standard, includa no pacote adquirido pela empresa junto a SAP, e a interna, desenvolvida pela prpria empresa na linguagem ABAP 4. Um exemplo de consulta a transao chamada MM03, standard, para consulta de todos os dados de planejamento de um material. Existem dois campos de seleo disponveis na entrada, o cdigo de material e o centro, inserido pelo usurio, e apresentada uma interface contendo dados do item, como estoque de segurana, planejador do item, ponto de reposio, quantidade em estoque, dentre outras informaes. Os campos de seleo das transaes so configurados de duas formas distintas, a seleo nica e a seleo em lotes. Na nica, cada campo de entrada pode assumir apenas um valor por consulta. A consulta MM03, por exemplo, s permite a consulta de um cdigo de material em um centro por vez. As selees em lotes ocorrem para as transaes em que um mesmo campo de entrada pode assumir diversos valores que sero consultados na mesma vez. Toda seleo em lotes pode ser feita de duas formas distintas. A primeira forma atravs do estabelecimento de um intervalo entre valores consultados, por exemplo, consultar do cdigo de material 123443 at o 321425. A segunda forma inserindo todos os cdigos desejados nos campos disponveis. Como o relatrio que se deseja realizar contempla todos os materiais das gerncias de itens comprados, somando um total da ordem de centenas de milhares de itens a pesquisar, necessria a busca por transaes que forneam todos os campos necessrios apresentados na seo 3.2, cujo campo de seleo associado permita a consulta em lotes.

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Analisando as informaes do sistema e consultando analistas de diversos departamentos e consultores da SAP alocados na empresa, foi possvel identificar trs transaes no sistema, capazes de fornecer as informaes necessrias, em lotes. Cada uma destas ser analisada individualmente a seguir. 3.3.1 MB52 Consulta quantidade em Estoque A transao MB52 Consulta Quantidades em estoque uma transao do tipo standard que permite uma seleo de entrada de Cdigos de Materiais e Centros em lotes e gera um relatrio que contm todos os itens armazenados nos depsitos da empresa, ou seja, os materiais com pelo menos uma unidade em estoque. A quantidade em estoque apresentada no relatrio de forma segregada para os estoques de Utilizao Livre, Em transferncia, Em controle de Qualidade, Restrito e Bloqueado, identificados na Tabela 3. Duas dificuldades esto associadas ao uso desta transao. O primeiro o fato de no existir nenhum campo de entrada que diferencie os cdigos de materiais de itens comprados dos no-comprados. Desta forma, caso exista uma lista de cdigos a pesquisar por intervalo de seleo, esta consulta no capaz de filtrar apenas os itens comprados, que facilitaria o trabalho do analista. Outro fato que dificulta o uso desta transao o fato de no haver associao do Cdigo de Material em estoque e seu respectivo Planejador do Item, nem como varivel de entrada na consulta, tampouco como varivel de sada do relatrio. Como entrada, este campo poderia viabilizar a quantidade de materiais analisados, pois seriam analisados apenas os itens dos planejadores cujos cdigos comeassem com a letra C ou P. Caso o cdigo de Planejador fosse expresso como campo de sada no relatrio da transao, seria possvel identificar quem o responsvel pelo controle do item imediatamente, atravs da associao do cdigo de planejador junto ao seu gerente e supervisor. Nesta transao, porm, existe um campo capaz de reduzir a abrangncia dos itens pesquisados pelo sistema, chamado Grupo de Mercadorias, um cdigo de entrada que possui trs dgitos. O primeiro destes dgitos, que ser considerado na anlise, distingue um

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item utilizado para manufatura de outro MRO, sendo todos os itens de manufatura codificados com a letra A. Existem regras para definir os outros dois dgitos, porm estas no so capazes de distinguir um item comprado de um no comprado, e portanto, no sero apresentados neste trabalho. Portanto, a consulta MB52 capaz de gerar um relatrio que indica a quantidade em estoque para todos itens em todos os centros da empresa em uma nica consulta, e segregar por tipo de estoque. A Figura 8 apresenta um exemplo de uso desta consulta, tanto em relao s suas variveis de entrada quanto de sada.

Figura 8: Exemplo de Consulta para transao MB52

possvel identificar no exemplo que a transao fornece dados referentes a quantidade em estoque para cada depsito dos centros pesquisados. Apesar de no ter sido requisitado este nvel de detalhe, a transao exprime o resultado desta forma para indicar que existem depsitos especiais, utilizados apenas para itens em controle de qualidade ou para indicar um estoque em transferncia, por exemplo. Os futuros passos sero dados a fim de extrair o cdigo do planejador associado ao item e seu custo unitrio, para valorizao do estoque. 3.3.2 Transao T1 Dados de Planejamento de Materiais Para encontrar qual o Planejador do Item pesquisado para os materiais na consulta MB52 necessrio utilizar uma transao que possua o Cdigo de Material e o Centro, como variveis de entrada com seleo em lotes, e gere um relatrio indicando o planejador associado.

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A escolha para gerao deste relatrio a utilizao de uma transao que ser chamada neste trabalho de T1 Dados de Planejamento de Materiais. Esta transao foi desenvolvida internamente na empresa, implementada no sistema para gerao em lotes de relatrios capazes de indicar os diversos parmetros de planejamento em uma nica consulta, como por exemplo, o lead time de fornecimento do item em um centro, o estoque de segurana adotado para os itens, e inclusive o planejador do item no centro. Assim, possvel consultar os Cdigos de Materiais extrados do relatrio gerado pela transao MB52 e assim obter seus planejadores, conforme o exemplo apresentado na Figura 9.

Figura 9: Exemplo de Consulta para a transao T1

Com a extrao do relatrio desta transao, a ltima informao do sistema que precisa ser levantada o Custo Interno do Perodo, para valorizar o estoque de cada item. Com a associao do cdigo de planejador ao item, possvel filtrar quais destes so comprados, consultando apenas os itens cujos planejadores comecem com o dgito C ou P. Desta forma, a quantidade de itens a pesquisar na prxima transao reduzida, fato que ir facilitar o trabalho e diminuir o tempo de processamento computacional. 3.3.3 S_P99_41000062 Preos e valor de estoque A ltima informao a ser levantada para possibilitar a gerao do relatrio a extrao do custo unitrio do item em cada centro. Para esta tarefa, necessrio o uso de uma consulta que permita entrada em lotes de Cdigos de Materiais e fornea o valor do respectivo campo Custo Interno do Perodo como varivel de sada.

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Uma transao que satisfaz esta exigncia a chamada S_P99_41000062 Preos e Valores de Estoque, utilizada principalmente pelos departamentos financeiros da empresa. Trata-se de uma transao do tipo standard, que permite a entrada em lotes para Cdigo de Material, porm apenas uma entrada simples para o campo Centro. Assim, cada centro dever ser consultado separadamente, sendo necessria a gerao de no mnimo sete relatrios para o levantamento completo dos dados necessrios. Existem outros campos de entrada nesta consulta que devem ser analisados, antes da extrao do relatrio. Dois importantes campos de entrada para a seleo so o Perodo e o Exerccio, que correspondem respectivamente ao ms e ano que sero utilizados como referncia. Estas informaes so importantes, pois conforme apresentado na seo 3.2.2, o Custo Interno do Perodo calculado para cada ms, sendo recomendado o uso do valor mais atual possvel, para aumentar a preciso da informao. Outro campo importante a Moeda que ser utilizada para expresso dos valores financeiros nos relatrios da transao. Os valores de custo interno do perodo so cadastrados no sistema com valores em Reais e Dlares, utilizando taxas de converso definidas pelos departamentos financeiros. Neste trabalho, utilizada a moeda norteamericana como referncia, devido ao grande nmero de componentes importados pela empresa. Na Figura 10 apresentado um exemplo de consulta para a transao S_P99_41000062.

Figura 10: Exemplo de Consulta para a transao S_P99_41000062

O relatrio produzido contm campos que merecem anlises mais aprofundadas. A primeira questo observada a existncia do Custo Padro, como valor unitrio do material, alm do Custo Interno do Perodo. Para cada material cadastrado no sistema

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registrado um valor padro para ser utilizado como referncia de custo. Este valor no atualizado de forma semelhante ao Custo Interno do Perodo, podendo conter discrepncias significativas entre os valores com o passar dos perodos. Para os meses que j tiveram seu fechamento realizado pelos departamentos contbeis, o custo interno do perodo assumido como o valor para clculo do inventrio do item no ms, corrigindo as discrepncias. Porm, para os meses que no tiveram o fechamento contbil efetuado, a coluna Valor em Estoque calculada com base no custo padro, e o custo interno do perodo igualado ao valor do ltimo ms de fechamento. Para os itens comprados, recomendado o uso do Custo Interno do Perodo como referncia na empresa. Utilizando o perodo como referncia, a quantidade em estoque somada para cada item corresponde realmente ao valor atual em estoque, podendo ser utilizado como referncia, no lugar da MB52. Porm, a passagem por esta transao importante para restringir a quantidade de itens consultados, pois a S_P99_41000062 carrega muito mais os servidores da empresa, tornando invivel a consulta direta nesta transao para todos os itens em cada centro. Outra vantagem do uso da MB52 a segregao dos itens por tipo de estoque. Assim, utilizando o ms corrente como referncia na entrada da transao, o Custo Interno do Perodo associado ao item possui o valor do ltimo fechamento, sendo o mais atual possvel, e portanto, o mais recomendado para anlise. A coluna Valor em Estoque, porm, no pode ser considerada para os meses no fechados, pois calculada com base no Custo Padro do item. Embora no seja utilizado como referncia para este trabalho, importante verificar que o campo de sada chamado de Valor em Estoque calculado com o valor do custo unitrio corrigido pelo campo Unidade de Preo, apresentado na seo 3.2.2. Como o relatrio ser consolidado em um aplicativo do Pacote Office, ser necessria a extrao da Unidade de Preo para cada item, de forma a corrigir o valor do Custo Interno do Perodo em toda a base de dados considerada.

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Com estas trs transaes apresentadas, todos os dados necessrios para a gerao do relatrio podem ser extrados. O prximo captulo ser dedicado a apresentar como tais consultas sero executadas, de forma a satisfazer s exigncias do trabalho; detalhar cada atividade realizada e apresentar as principais dificuldades envolvidas neste processo.

4.PROCESSO DESENVOLVIDO PARA GERAO DO RELATRIO

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4 PROCESSO DESENVOLVIDO PARA GERAO DO RELATRIO

4.1 Mtodo para consolidao dos resultados A primeira etapa do processo consiste no levantamento de todos os cdigos de materiais estocados nos centros produtivos considerados. Isto ser realizado atravs da consulta apresentada no captulo anterior, chamada MB52 Consulta Quantidade em Estoque. Esta consulta, conforme j mencionado, permite a extrao em lotes de Cdigos de Materiais e Centros. Porm, no so conhecidos todos os Cdigos de Materiais cadastrados no sistema, sendo necessrio execut-la para gerar uma base de dados com todos os itens estocados na empresa. A quantidade de Cdigos de Materiais que ser consultada superior a 200.000 distintos, fato que dificulta a tarefa. Uma alternativa para simplificar esta tarefa seria consultar apenas os cdigos presentes no relatrio de fechamento de estoques do Departamento de Controladoria do ms anterior. Porm, esta opo deixaria de contemplar os materiais que possuam estoque zero em todos os centros no ms anterior, e os materiais novos, cujos cdigos foram cadastrados no sistema aps o fechamento do ltimo perodo. Deixar de contemplar estes tipos de materiais afetaria a confiabilidade dos resultados gerados, sendo necessrio contornar esta dificuldade de alguma forma. Optou-se por utilizar uma outra abordagem para execuo da consulta MB52, atravs de intervalos de seleo. O campo Cdigo de Materiais corresponde a um cdigo com no mximo sete dgitos numricos em sua estrutura. Logo, para garantir que todos os valores necessrios sejam contemplados, a consulta MB52 ser executada para o intervalo que compreende desde o material de cdigo 1 ao 9999999. Desta forma, no apenas os itens comprados sero consultados, mas todos os itens estocados nos depsitos da empresa. Executar a consulta em um intervalo que compreende todos os itens cadastrados no sistema pode acarretar erros de execuo da extrao devido sobrecarga do sistema, ou cancelamento da consulta por analistas do Departamento de Tecnologia da Informao da empresa. Na empresa, existe uma poltica interna que privilegia rotinas de departamentos

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com maior urgncia nas operaes do sistema, como por exemplo, alteraes na lista tcnica do produto pelo departamento de Engenharia e emisses de documentos das reas de produo. Sobrecargas de sistema que afetem estas rotinas causam impactos diretos para os departamentos de produo da empresa. Desta forma, recomendado que consultas longas como a que este trabalho prope realizar sejam agendadas para perodos de menor carregamento do sistema, como o noturno. A ocorrncia de um erro de execuo ou cancelamento acarretaria uma perda completa de toda a extrao de dados, comprometendo o atendimento aos prazos estabelecidos para entrega do relatrio. Uma abordagem que reduz este risco a diviso do intervalo de seleo consultado em diversas extraes, de forma que a ocorrncia de erro em uma das consultas tenha menor impacto do que no caso de erros de execuo de uma nica consulta. Logo, subdividiu-se o intervalo de seleo em cinco extraes conforme apresentado na Tabela 5.
N Extrao 1 2 3 4 5 Cdigos de Materiais De 1 a 2000000 De 2000001 a 4000000 De 4000001 a 6000000 De 6000001 a 8000000 De 8000001 a 9999999

Tabela 5: Intervalos de cdigos de materiais pesquisados em cada extrao MB52

Conforme apresentado no captulo anterior, para restringir a quantidade de itens pesquisados na seleo, o campo de entrada Grupo de Mercadorias ser limitado aos itens que iniciem com a letra A, referentes apenas aos estoques de itens agregados ao produto, excluindo os itens MRO da lista. A consulta MB52 permite a consulta em lotes para o campo Centro, de forma que todos podem ser consultados simultaneamente. Os relatrios gerados pelo SAP R/3 podem ser exportados para outros formatos de arquivo, dentre os quais so mais utilizados os formatos de texto (.txt) e planilha eletrnica (.xls). A exportao dos dados em planilha eletrnica para manipulao em Microsoft Excel a mais utilizada, por ser de fcil operao e por ser o aplicativo mais conhecido pelos funcionrios da empresa. A quantidade de registros gerada pelo relatrio da consulta

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MB52 da ordem de 250.000 registros, nmero muito superior a capacidade das verses do Microsoft Excel disponveis na empresa, equivalente a 65.536 linhas de registro. Desta forma, os relatrios gerados so exportados em formato de texto, que podem ser convertidos em formatos de tabelas atravs do aplicativo Microsoft Access. Este aplicativo permite a criao de tabelas com quantidade de registros conforme necessidade deste trabalho. As cinco extraes realizadas geram cinco tabelas distintas, que podem ser facilmente concatenadas em uma nica tabela atravs do Microsoft Access. Esta tabela resultante ser chamada Tabela MB52. A prxima etapa do processo identificar qual o planejador responsvel pelo item para cada centro. Cada supervisor de compras responsvel por um tipo de material ou fornecedor, de forma que raramente um Cdigo de Material tem seu cdigo de Planejador alterado, e quando tais alteraes ocorrem, estas so comunicadas aos envolvidos. Desta forma, para associao do Cdigo de Material e seu respectivo Planejador, ser utilizado o relatrio produzido pela Controladoria para o ms anterior, gravado em base Access, para reduzir a quantidade de consultas no sistema, e assim viabilizar a gerao deste relatrio. Os itens que possuam estoque igual a zero no fechamento do ms anterior ou os materiais novos, cadastrados no sistema efetuado aps este perodo, no constam no relatrio da Controladoria utilizado como base de dados, logo no so encontrados cdigos de planejadores para estes materiais. Para estes itens ser utilizada a transao T1, de forma que todos os cdigos de materiais encontrados na Tabela MB52 tenham um planejador associado. Esta associao ser realizada mediante o uso de uma ferramenta disponvel no Microsoft Access chamada Consulta que permite, dentre outras funcionalidades, associaes de tabelas que possuam um mesmo campo como referncia. Assim, so definidas duas consultas para gerao de duas tabelas. A primeira, representada na Figura 11, contm todos os cdigos com planejador definido com base no relatrio do ms anterior. Para os itens que no constavam no relatrio do ltimo ms, a consulta do Access retorna um valor em branco para o campo Planejador, que dever ser

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consultado no SAP R/3 via transao T1. A consulta que gera uma lista dos itens que se enquadram nesta situao est representada na Figura 12.

Figura 11: Cdigos de Materiais da Tabela MB52 com planejador definido

Figura 12: Cdigos de Materiais que sero consultados na consulta T1

Agindo desta forma, o impacto sobre o sistema reduzido e o tempo de execuo do relatrio agilizado sem que haja perda significativa de acurcia dos dados. Na Figura 11, apresentada uma consulta que cria uma tabela que ser chamada Tabela MB52 com Planejadores, pois foi criada a restrio negado nulo, ou seja, os cdigos que no tiveram nenhum planejador associado no ms anterior so filtrados na consulta, e excludo da lista gerada. Por outro lado, a Figura 12 apresenta uma consulta que cria uma tabela apenas com os cdigos de materiais que no constavam no relatrio do ms anterior, atravs da

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restrio nulo no campo Planejador. A tabela gerada por esta consulta, chamada Tabela MB52 sem Planejador, contm os cdigos que sero pesquisados na consulta T1 no SAP. A consulta T1 executada ento, gerando um novo relatrio, contendo os planejadores dos materiais restantes. Este relatrio exportado para o Microsoft Access, criando uma tabela chamada Tabela T1, que ser associada Tabela MB52 sem Planejador conforme apresentado na Figura 13.

Figura 13: Associao dos itens sem planejador e a consulta T1

Concatenando as tabelas geradas pelas consultas apresentadas nas Figuras 11 e 13, gerada uma base de dados que contm todos os materiais estocados na empresa, extrados da consulta MB52 com o planejador associado. A tabela criada ser denominada Tabela Cdigos de Materiais com Planejador Associado. Conforme afirmado anteriormente, o vnculo entre o planejador e o gerente e supervisor no est cadastrado no sistema. A rea de Planejamento Industrial controla uma planilha eletrnica que contm as associaes possveis de planejadores e o seu respectivo gerente e supervisor. Esta planilha pode ser importada em formato de tabela no Access, com o nome Tabela de Responsveis. Associando a Tabela Cdigos de Materiais com Planejador Associado e a Tabela de Responsveis todos os materiais comprados tero o respectivo Gerente e Supervisor listado, conforme apresentado na Figura 14. Para limitar a abrangncia dos itens consultados, apenas para os comprados, ser utilizado o filtro Como C* ou Como P*,

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no campo Planejador, de forma que sejam apresentados apenas os itens cujos cdigos de planejadores iniciem com estas letras.

Figura 14: Associao entre planejadores e responsveis para itens comprados

A tabela gerada por esta associao ser chamada Tabela Materiais Comprados com Responsveis, e ser consultada na S_P99_41000062 no SAP R/3 para definio do valor unitrio de cada material em estoque. Esta consulta pode ser executada com seleo em lotes para cdigos de materiais, porm permitida apenas uma seleo individual para o campo Centro. necessrio dividir a Tabela Materiais Comprados com Responsveis para cada um dos sete centros considerados para a realizao das extraes necessrias. Esta diviso simples de ser realizada e no ser demonstrada neste trabalho. Portanto, a consulta S_P99_41000062 ser executada em lotes, com a insero de todos os cdigos de materiais para cada centro, copiando os registros listados no Access e colando-os no campo de consulta no SAP R/3. Para todas as consultas em lotes por insero estabelecido um limite de 5.000 cdigos distintos por consulta, caso contrrio a consulta interrompida. Isto exige que todos os arquivos que sero consultados sejam divididos para serem pesquisados na S_P99_41000062. Esta diviso ser realizada em Microsoft Excel, por ser mais fcil de operar as tarefas de copiar e colar registros do que o Microsoft Access. A dificuldade decorrida nesta limitao de cdigos por pesquisa, o seguinte exemplo pode ser apresentado: o centro que agrega a maior parte dos materiais possui 50.000 Cdigos de Materiais distintos a serem pesquisados. Desta forma, so necessrias no mnimo dez consultas no SAP R/3 para obteno de todos os dados requisitados.

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A consulta S_P99_41000062 processa uma quantidade maior de informaes em relao MB52, exigindo mais do sistema. Todas as extraes, portanto, so programadas para o perodo noturno, para reduzir o impacto sobre o processamento da rede. Todas as extraes realizadas na S_P99_41000062 geram relatrios com o formato apresentado na Tabela 6.
Centro AA1 Material 123456 Custo Padro 138,65 Custo Interno do Perodo 133,13 Perodo: 09 Unidade de Preo 1000 Moeda USD Exerccio: 2007 Unidade de Medida CM2 Quantidade em Estoque 1500 Valor em Estoque 2079,75

Tabela 6: Campos do relatrio extrado da Consulta S_P99_41000062

No exemplo apresentado, possvel notar que o campo Centro est disponvel apenas no cabealho do relatrio. Quando estes relatrios so extrados do SAP R/3 interessante que o campo Centro seja incluso nas colunas das tabelas, manualmente, pois uma informao necessria para as associaes de tabelas que sero realizadas posteriormente. Todos os arquivos gerados pela consulta S_P99_41000062 podem ser importados para o Microsoft Access, e concatenados em forma de uma nica tabela, que ser chamada Tabela S_P99_41000062. Um exemplo de como um determinado Cdigo de Material registrado nesta tabela apresentado na Tabela 7.
Material 123456 Centro AAA1 Custo Interno do Perodo 0,13313 Unidade de Preo 1000 Quantidade em Estoque 1500

Tabela 7: Exemplo de campos da Tabela S_P99_41000062

Esta tabela ser associada Tabela Materiais Comprados com Responsveis, com a criao de outro campo, chamado de Valor em Estoque, calculado da seguinte forma:
VE I ,M ,C = CIPI ,M 1,C * EI ,C , no qual: UPI

- VE o valor em estoque; - I o item; - M o ms de referncia; - C o Centro considerado;

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- CIP o Custo Interno do Perodo; - E a quantidade em estoque; - UP a unidade de preo do item;

A associao entre a Tabela Materiais Comprados com Responsveis e a Tabela S_P99_41000062 apresentada na Figura 15.

Figura 15: Associao dos materiais comprados e seu valor em estoque

A consulta apresentada na Figura 15 gera a Tabela Final, que contm todos os itens estocados nos centros considerados, valorados, e com o gerente e supervisor responsvel associados. Portanto, atravs de uma ltima consulta, os valores em estoque de todos os itens so somados e agrupados entre os gerente e supervisores, conforme apresentado na Figura 16, fornecendo a informao desejada neste trabalho.

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Figura 16: Consulta para gerao do Relatrio a ser Entregue

Esta consulta consolida o relatrio, gerando a informao requisitada para os itens comprados. Um resumo de todas as etapas realizadas neste processo apresentado na Figura 17.

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Figura 17: Processo para gerao do relatrio

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As sees posteriores deste trabalho iro apresentar os resultados encontrados na gerao do relatrio a partir do processo descrito nesta Figura, e discutir as dificuldades enfrentadas na operao. 4.2 Validade do Processo Uma forma de verificar a acurcia da informao gerada executar o processo apresentado na Figura 17 e compar-lo com o relatrio produzido pelo Departamento de Controladoria. Como ambos relatrios registram uma situao pontual dos estoques no ms, necessrio que ambos sejam gerados a partir da mesma data de referncia. O relatrio gerado pela Controladoria corresponde a uma foto do ltimo dia do ms, a partir da qual so efetuadas as rotinas de fechamento para posterior consolidao. Portanto, o processo apresentado na Figura 17 deve ser executado neste mesmo perodo. A Figura 18 apresenta uma forma de programao das extraes que garante o uso do perodo de fechamento do ms como referncia para o relatrio que est sendo gerado. Nesta programao apresentada, a maior parte das extraes em lotes est programada para o perodo da madrugada, com exceo da consulta T1. Como foi utilizado o relatrio do ms anterior para identificao da maior parte dos planejadores contemplados, a quantidade de itens a pesquisar reduzida, de forma que no ocorre problema em executla durante o turno principal de trabalho. A Figura 18 apresenta uma programao das atividades utilizando o ms de setembro como exemplo.

Figura 18: Programao das Extraes no SAP R/3, para o ms de setembro

importante ressaltar que mesmo utilizando a mesma data como referncia, movimentaes de estoque ocorrem o tempo todo na empresa, de forma que algumas quantidades em estoque podem apresentar diferenas. O valor do Custo Interno do

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Perodo, por sua vez, s atualizado aps o fechamento de todas as rotinas contbeis dos departamentos financeiros, de forma que este trabalho utiliza o valor do fechamento do ms anterior para o clculo, fato que traz pequenas discrepncias nos valores. Uma comparao entre os relatrios gerados por este trabalho e o oficial gerado pela Controladoria pode ser visto na Tabela 8.
Gerente 1 2 3 4 Total Margem de Erro encontrado 0,48% -2,87% 1,24% -1,92% -1,85%

Tabela 8: Comparao entre o relatrio prvio e oficial

Nesta Tabela, so apresentadas as margens de erro para as quatro gerncias de maior valor em estoque, e para toda a diretoria somada. Foi utilizado o primeiro ms em que o processo definido foi realizado como referncia para os clculos das margens de erro apresentadas na Tabela 8. Estas margens de erro foram calculadas da seguinte forma: MEG , M = (1 - ME a margem de erro encontrada; - G o gerente; - M o ms; - VO o valor oficial gerado pelo Departamento Financeiro - VE o valor prvio gerado por este relatrio VOG , M VPG , M ) * 100% , no qual:

Calculando desta forma, os valores negativos de margem de erro indicam que o valor prvio encontrado foi inferior ao oficial. Os valores encontrados apresentaram margens de erro consideradas aceitveis, atestando a validade do relatrio gerado. Isto significa que o processo desenvolvido para extrao dos dados contemplou todos os materiais exigidos, seguindo os mesmos critrios de contabilizao da Controladoria, caracterizando uma base vlida para as tomadas de deciso.

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A validade do processo nesta execuo no significa, porm, que este isento de falhas. A anlise das dificuldades envolvidas na operao ser o foco da seguinte seo 4.3. 4.3 Dificuldades Encontradas A definio do processo de gerao de relatrio da forma apresentada na figura 17 produz uma informao acurada, mas de forma pouco eficiente. A primeira dificuldade identificada corresponde necessidade de uso de trs consultas do sistema para obteno de um nico relatrio. Pela forma como o relatrio foi requisitado ao autor deste trabalho fica evidente que no foi previamente implementada no SAP R/3 desta empresa nenhuma ferramenta capaz de gerar este tipo de informao de forma mais rpida e simples. Na primeira das consultas executadas, a MB52, no existe um campo de seleo direto capaz de restringir a anlise somente aos itens comprados, fato que exige a extrao de uma base de dados superior necessria, ocupando excessivamente os servidores da empresa. Um exemplo ilustra este fato: pela forma como o processo foi apresentado, um cdigo de item comprado contemplado no relatrio pode precisar ser consultado trs vezes nos bancos de dados da empresa, ao invs de uma nica, que seria o ideal. Assim, o tempo de processamento computacional torna-se muito elevado. Para viabilizar a gerao da consulta em tempo hbil, foi proposta a associao do cdigo de planejador do item baseado no relatrio de fechamento de estoques gerado no ms anterior. Embora agilize o processo realizado, esta ao implica em duas dificuldades diretas. A primeira se refere ao fato de que o relatrio do ms anterior precisa ser armazenado em alguma pasta de trabalho em computador local, para ser acessado posteriormente como banco de dados. Como os sistemas ERP surgiram para integrar os dados da empresa em uma nica base e O SAP R/3 teve grande aceitao de mercado devido a sua arquitetura cliente-servidor, em que cada usurio precisa de um computador conectado rede da empresa para acessar a informao do banco de dados, a necessidade

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de manuteno de dados em computadores locais, acessvel a poucos usurios, no uma prtica coerente com o valor pago por tais sistemas. A segunda dificuldade se refere ao fato de que o cdigo de planejador associado ao item um dado que no foi extrado do sistema no perodo atual. Isto leva a uma necessidade de comunicao e integrao entre todas as reas envolvidas, para que eventuais mudanas efetuadas no sistema no perodo sejam contempladas corretamente no relatrio gerado. Outro ponto que dificulta as operaes a necessidade de diviso dos arquivos consultados em diversas partes, durante as consultas de seleo em lotes. As extraes realizadas na consulta S_P99_41000062, em etapas com 5.000 itens, implicam em diversas dificuldades operacionais, pois a quantidade total de itens a consultar da ordem de centenas de milhares de registros distintos, distribudos em sete centros. Isto exige a programao de mais de 30 consultas no total, e posterior consolidao desta quantidade de relatrios no arquivo Access. Este fato leva a um grande desperdcio de tempo em atividades pouco produtivas, como copiar 5.000 registros de um arquivo Excel, colar no SAP, programar a atividade e extrair cada relatrio individualmente. A programao das extraes conforme apresentado na Figura 18, aliada a grande quantidade de trabalho manual para a consolidao dos resultados resulta em um processo de longa durao. verificada uma dedicao de quase dois dias completos de trabalho dedicados gerao do relatrio, tempo incompatvel com o valor pago pelo aplicativo. Como no existe uma ferramenta que realize as atividades de interface entre o Office e o SAP, estas atividades repetitivas de preenchimento dos registros no R/3 so executadas de forma manual, o que cria uma grande possibilidade de ocorrncia de erros do funcionrio, comprometendo a confiabilidade da informao.

5.PROPOSTAS DE MELHORIA

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5 PROPOSTAS DE MELHORIA

5.1 Futuros Relatrios O relatrio desenvolvido no captulo anterior atendeu s expectativas. A possibilidade de adiantamento do fechamento mensal com uma viso prvia j no primeiro dia do ms foi apreciada e exigida para os meses subseqentes. O processo de desenvolvimento do relatrio, contudo, apresenta dificuldades envolvendo desperdcio de tempo de processamento computacional e humano, alm da exigncia de manuteno de bancos de dados em Access em computadores locais, para viabilizar a gerao dos relatrios em tempo hbil. De fato, o relatrio definido pode ter satisfeito s exigncias quanto aos seus resultados, mas devido s ineficincias encontradas durante sua gerao, o processo delineado deve receber correes visando reduo de desperdcios de recursos e explorar o potencial aumento da acurcia das informaes. As sees seguintes se destinaro a apresentar possveis alternativas quanto melhoria do processo de gerao do relatrio. Estas alternativas sero analisadas buscandose a proposio de um plano de melhoria de processos para a empresa. importante ressaltar que a escolha da empresa independe da seleo feita por este relatrio, que visa apenas elaborao de um plano de melhoria a ser sugerido. As alternativas que sero propostas, porm, tambm possuem pontos fracos, que sero consideradas nas anlises realizadas. 5.2 Alternativas para Gerao do Relatrio 5.2.1 Melhoria do Processo Atual com as Consultas Disponveis no SAP R/3 Uma primeira alternativa vivel para reduo dos desperdcios identificados na seo 4.3 uma mudana geral nos processos de trabalho da empresa, envolvendo

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planejadores de cada uma das gerncias contempladas, de modo que cada uma se torne responsvel pela gerao do seu prprio relatrio. A proposta que se apresenta nesta seo consiste em delegar as aes de cada gerncia a um planejador especfico responsvel. Desta forma, cada uma das gerncias desenvolveria o seu relatrio individual, e a rea de Planejamento Industrial ficaria responsvel pelo suporte s atividades, estabelecimento dos prazos de entrega e consolidao dos relatrios individuais. Os planejadores internos das reas possuem maior acesso a uma base de dados que contenha todos os Cdigos de Materiais administrados pela gerncia, devido ao maior contato com os planejadores e compradores locais e por estarem analisando uma quantidade de dados muito menor do que a proposta no quarto captulo deste trabalho. O fato de cada planejador analisar uma quantidade reduzida de cdigos de Planejadores facilita seu trabalho de extrao de dados no sistema. A consulta T1, apresentada no terceiro captulo deste trabalho, permite a extrao de todos os Cdigos de Materiais associados a poucos cdigos de Planejadores inseridos nos campos de entrada em lotes. Como a quantidade de cdigos de Planejadores que so pesquisados neste novo processo reduzida, esta prtica de realizao vivel. Desta forma, elimina-se a necessidade de extrao de relatrios atravs da consulta MB52 e posterior pesquisa pelo cdigo de Planejador do item na consulta T1. Assim, cada planejador ter uma base de dados contendo todos os Cdigos de Materiais e os Centros necessrios, podendo partir para a extrao do Custo Interno do Perodo associado a cada registro, via consulta S_P99_41000062. Como a base de dados analisada reduzida para a ordem de 10.000 registros por gerncia, a dificuldade identificada na seo 4.3 relativa ao limite de consulta em lotes de no mximo 5.000 Cdigos de Materiais para cada centro minimizada, facilitando a operao do responsvel. Os passos propostos so suficientes para a gerao do relatrio individual para cada gerncia, restando rea de Planejamento Industrial realizar a tarefa de integrao entre as

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reas e consolidao dos relatrios individuais em um nico relatrio a ser entregue para a Diretoria. O novo processo proposto seria realizado por cada gerncia conforme apresentado na Figura 19.

Figura 19: Processo a ser realizado por cada gerncia

Os resultados individuais de cada gerncia podem ser consolidados pela rea de Planejamento Industrial, gerando um relatrio consolidado a ser entregue para a Diretoria. Esta consolidao pode ser realizada, conforme ilustrado na Figura 20.

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Figura 20: Consolidao do relatrio final

A gerao do relatrio atravs do processo apresentado na Figura 19 exige que cada planejador da gerncia extraia uma quantidade de dados do sistema e os consolide em aplicativos do Pacote Office, para efetuar as correes necessrias, como o Custo Interno do Perodo frente respectiva Unidade de Preo, por exemplo. Neste caso, o Microsoft Excel pode ser utilizado, pois a base completa de dados foi reduzida a um volume inferior ao limite de capacidade deste aplicativo. Para ilustrar a reduo dos desperdcios proporcionados pelo novo processo, apresenta-se um exemplo de programao das atividades de gerao do relatrio de forma eficaz na Figura 21, supondo o fechamento do ms de setembro.

Figura 21: Exemplo de programao das atividades, seguindo o novo processo

Como as atividades executadas por cada planejador so simplificadas, o perodo de duas horas suficiente para a gerao completa do relatrio individual. A programao sugerida prope uma rotina de atividades de cerca de duas horas mensais por planejador para a elaborao do relatrio. A execuo da consulta S_P99_41000062 em perodo diurno, por conter poucos itens por extrao, no causaria grandes impactos de processamento para a empresa. A diviso das atividades faz com que cada planejador tenha

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uma menor quantidade de extraes a realizar e arquivos em Excel para analisar, diminuindo a possibilidade de ocorrncia de erros de operao existente no processo definido anteriormente. O impacto sobre o processamento de informaes na rede da empresa aperfeioado pelo fato de serem realizadas menos consultas base de dados. A consulta MB52 executada no processo definido no quarto captulo, por exemplo, gerava uma grande quantidade de informaes posteriormente desconsideradas, por no constarem no objetivo do relatrio que so os itens comprados. Neste novo processo, a acurcia dos dados aumentada pelo fato de serem utilizadas apenas informaes cadastradas no sistema, eliminando a necessidade de extrao de dados de relatrios antigos. Para que o novo processo proposto seja executado, necessrio que as pessoas envolvidas revejam os conceitos de trabalho. A tarefa antes feita de forma centralizada passa a ser executada por diversos funcionrios, fato que exige uma grande integrao entre as reas e pessoas envolvidas. Para a consolidao das informaes, por exemplo, realizada pela rea de Planejamento Industrial, todos os envolvidos precisam repassar a informao relativa sua rea, o que exige grande comprometimento com relao ao prazo de entrega do relatrio. Para que estes novos conceitos de trabalho sejam implantados, o primeiro passo a garantia de comprometimento entre a Diretoria e os gerentes. Isto necessrio para que haja alinhamento quanto s responsabilidades delegadas para cada envolvido, a definio e cumprimento dos prazos de entrega e a forma como os relatrios de cada gerncia devero ser entregues. O novo processamento, embora melhorado, ainda no o ideal, pois so utilizadas duas consultas para a gerao do mesmo relatrio. Na execuo da consulta S_P99_41000062 necessria a programao de uma extrao para cada centro analisado, de forma que cada planejador tenha que programar ao menos sete relatrios e consolid-los posteriormente via uso do Microsoft Excel.

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Na prxima alternativa que ser apresentada, ser desenvolvido um mecanismo que crie a possibilidade do planejador responsvel extrair toda a base de dados necessria atravs de uma nica consulta no SAP R/3. Atualmente, nenhuma funcionalidade deste tipo est disponvel no sistema, porm esta situao pode ser contornada com desenvolvimento de consultas customizadas pela empresa diretamente no sistema SAP R/3. 5.2.2 Criao de Nova Consulta no SAP R/3 Todos os dados do sistema SAP R/3 so registrados em campos, que por sua vez so armazenados em tabelas nos servidores da empresa, conforme j apresentado. Estas tabelas possuem campos co-relacionados no redundantes, de forma que possvel a associao entre tabelas para combinao das informaes cadastradas. O SAP R/3 uma ferramenta em linguagem ABAP 4 que possui mdulos voltados para o desenvolvimento de consultas customizadas pelas empresas usurias, atravs da combinao entre as tabelas que possuam campos relacionados. Na prtica, estes mdulos de desenvolvimento realizam associaes semelhantes s efetuadas em Access neste trabalho, porm de forma direta no sistema, gerando consultas e relatrios customizados. Esta segunda alternativa prope a elaborao de uma consulta no sistema SAP R/3, que permita a extrao de todos os dados necessrios para a gerao do relatrio em uma nica operao. O incio do desenvolvimento de consultas no sistema caracterizado por duas etapas: a definio dos campos de seleo que sero apresentados como variveis de entrada na consulta e dos campos que sero associados como sada nos relatrios gerados. Os campos de entrada na consulta devem permitir que todas as informaes necessrias sejam extradas, sem exceder esta quantidade. Analisando todo o processo proposto no captulo anterior, a consulta a ser criada deve conter os campos de entrada apresentados na Tabela 9.

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Campo de Seleo Cdigo de Material Centro Planejador Moeda Perodo Exerccio

Tipo de Seleo Mltipla Mltipla Mltipla Dlar / Real nica nica

Tabela 9: Campos de Entrada necessrios para a consulta desejada

A presena dos campos Cdigo de Material e Centro necessria para identificao de quais materiais sero contabilizados. O campo Planejador como varivel de seleo permite que o usurio restrinja o universo de dados a ser levantado de acordo com sua necessidade, por exemplo, consultando apenas os planejadores que iniciem com o cdigo C ou P para o caso do levantamento dos dados de todos os itens comprados. Os campos Moeda, Perodo e o Exerccio so necessrios para a caracterizao do Custo Interno do Perodo associado ao material, conforme visto anteriormente. A Tabela 10 sugere um exemplo de relatrio que a nova consulta deve gerar, contendo todos os campos necessrios para a obteno da informao desejada.
Perodo: 09 Exerccio: 2007 Material 654789 52741 Descrio Centro Planejador Parafuso Pino BBB1 AA1 C65 C65 Moeda USD USD Estoque Total 52 123 Unidade de Preo 1000 1 Valor V V Custo Interno do Perodo 135,54 12,32 Valor em Estoque 7,05 1515,36

Tabela 10: Exemplo de relatrio que dever ser gerado pela nova consulta

No relatrio de sada sugerido para a nova consulta, deve ser verificada a presena dos campos Unidade de Preo, necessrio para a correo do valor do Custo Interno do Perodo. O campo Valor em Estoque expresso no relatrio corresponde multiplicao do custo interno do perodo corrigido e o Estoque Total do item, sem considerar o Custo Padro para o clculo, como no caso anterior. A criao de uma consulta conforme apresentado nesta seo permite que o planejador obtenha a informao atravs de uma nica extrao de relatrio no sistema SAP R/3, que pode ser programada para o perodo noturno visando obteno dos dados j no incio do turno de trabalho, sem comprometer o processamento de outras atividades da empresa.

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Com esta nova consulta desenvolvida, a tarefa de gerao do relatrio pode vir a ser realizada tanto de forma centralizada, pela rea de Planejamento Industrial, quanto de forma descentralizada pelas gerncias individualmente, pois o processo de extrao e consolidao dos dados torna-se extremamente simplificado. Por ser responsvel pela criao da nova consulta do sistema, a rea de Planejamento Industrial seria inicialmente designada para gerao dos relatrios. Desta forma, o processo de gerao do relatrio seria realizado conforme apresentado na Figura 22. Como so gerados os dados para todas as gerncias de uma nica vez, recomendvel novamente o uso do Microsoft Access para consolidao dos resultados, pois o limite de capacidade de registros da verso do Microsoft Excel insuficiente para realizao desta tarefa.

Figura 22: Processo para gerao do relatrio, atravs da nova consulta

Um exemplo de como as atividades seriam programadas ilustrado na Figura 23, considerando o perodo de fechamento do ms de setembro.

Figura 23: Programao das Atividades atravs da Nova Consulta

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O intervalo de uma hora para consolidao do relatrio suficiente para a realizao das tarefas necessrias, pois so realizadas apenas as atividades de extrao do relatrio gerado pela nova consulta criada e associao entre o cdigo de planejador e seu gerente e supervisor, para a consolidao dos dados. possvel verificar que o processo para a gerao do relatrio, via uso da nova consulta criada, permite a extrao e consolidao dos dados com baixo impacto de processamento na rede, de forma rpida e acurada. Contudo, algumas dificuldades podem ser apontadas neste processo. Existe um processo na empresa para a criao de consultas no SAP R/3. Primeiramente, o usurio deve requisitar o desenvolvimento da consulta junto aos analistas de Tecnologia da Informao da empresa. Deve ser elaborado um documento explicando a necessidade da criao da consulta e suas especificaes, como por exemplo, quais os campos de entrada e de sada que devem ser criados e quais usurios devero possuir acesso consulta criada. Os analistas de TI analisam a requisio e verificam sua viabilidade. Uma vez aprovada, a requisio entra em fila para ser executada, junto s demandas de outros departamentos. Tal fila pode acarretar em um tempo longo de espera, caso existam outras requisies mais urgentes a serem atendidas pelos analistas de TI. O processo completo de desenvolvimento de consultas apresentado na Figura 24. Devido existncia de requisies de outras reas, o tempo total gasto desde a requisio da criao da consulta at que esta seja disponibilizada no sistema pode ser longo. necessrio que haja integrao entre os departamentos envolvidos, para agilizar os esforos nos processos de testes da consulta para que esta possa ser disponibilizada no sistema de forma eficiente.

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Figura 24: Etapas para criao de uma consulta no sistema SAP R/3 da empresa

A anlise para a aprovao da criao de uma consulta no sistema uma etapa importante do processo apresentado, pois o desenvolvimento da consulta envolve um alto custo de programao aplicada nesta tarefa. Assim, a real necessidade da criao da consulta no sistema precisa ser demonstrada, tanto atravs do documento de solicitao desenvolvido quanto por contatos diretos junto aos analistas de TI da empresa. Uma dificuldade relacionada criao de consultas no sistema SAP R/3 ocorre quando instalada uma verso atualizada do sistema na empresa. Nestas atualizaes, as

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consultas desenvolvidas pela empresa correm grande risco de serem perdidas, exigindo novo gasto de recursos para desenvolvimento das consultas anteriormente utilizadas. Ambas as alternativas apresentadas possuem pontos a favor e contra seu uso. A seo 5.3 ser destinada a analis-las e propor um plano de melhoria para o processo desenvolvido. 5.3 Anlise das Alternativas As alternativas sugeridas na seo anterior apresentaram grandes possibilidades de melhoria para que o processo de gerao deste relatrio seja aprimorado. As principais dificuldades identificadas na seo 4.3, relativas ao tempo de processamento e consolidao dos dados, podem ser contornadas, facilitando o trabalho do operador e aumentando a acurcia das informaes repassadas. A primeira das alternativas sugeridas, a reviso dos processos de trabalho utilizando as mesmas consultas disponveis no sistema, existe uma barreira inicial relacionada exigncia de comprometimento entre as diversas reas envolvidas, para que cada uma assuma a responsabilidade pela gerao de seu relatrio individual no prazo estipulado para a consolidao do relatrio geral. O processamento no sistema ainda longo, porm menor do que o da situao atual. O processo total de consolidao dos resultados simplificado, devido ao uso de menor nmero de consultas e pelo fato de que cada usurio manipula uma menor quantidade de dados. A acurcia dos dados superior da primeira opo, pois somente as informaes extradas do sistema no momento so utilizadas no relatrio. Para a segunda alternativa proposta, a criao de uma nova consulta no sistema para gerao do relatrio de forma direta, a grande barreira para sua adoo a dificuldade associada ao desenvolvimento de um projeto de em conjunto com os analistas de TI da empresa para criao e disponibilizao da consulta no sistema. verificado um alto custo de programao neste processo, que podem ser incrementados caso a consulta criada no atenda aos requisitos dos usurios. Outro problema que dificulta a aprovao da requisio da consulta o fato de que esta pode ser criada e perdida no momento de atualizao da verso atual do sistema SAP R/3. Porm, os benefcios proporcionados pela

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implementao desta alternativa so bastante significativos, reduzindo os esforos manuais do operador e simplificao do processamento programado nos servidores da empresa. A informao gerada apresenta alta acurcia, uma vez que apenas dados extrados do sistema so utilizados para representao no relatrio. Dentre todos os possveis cenrios, a segunda alternativa proposta corresponde a situao ideal para a gerao de um relatrio gerencial: a informao requisitada e o sistema fornece todos os dados necessrios. Embora existam dificuldades nas etapas de criao e disponibilizao de consultas customizadas no sistema, esta a alternativa que deve ser perseguida de forma a viabilizar a gerao do relatrio de forma rpida e eficiente. importante verificar que as alternativas apresentadas no so exclusivas. Mesmo com a criao da nova consulta no sistema, os processos de trabalho podem ser revistos, com cada gerncia gerando os prprios resultados. A adoo de uma ou outra opo no o foco deste trabalho, pois depende dos interesses e disponibilidade da empresa. Contudo, atravs da anlise realizada neste captulo, foi possvel indicar os potenciais benefcios que cada alternativa pode proporcionar e assim permitir que a empresa aprimore a eficincia para um processo. Uma outra questo que merece ateno a incluso de campos dos gerentes e supervisores vinculados aos cdigos de planejadores diretamente no SAP R/3. Esta ao recomendvel, pois desta forma, todas os dados utilizados na gerao do relatrio seriam extrados diretamente do sistema, aumentando a confiabilidade da informao. O controle feito atualmente, em arquivos fora do sistema, muito suscetvel a erros, pois exige grande comunicao entre os envolvidos para manter uma base de dados atual e acurada. Em consulta aos analistas de TI da empresa foi verificado que existe um processo em andamento para a incluso destes campos no sistema, fato que ser til para as futuras geraes de relatrios gerenciais, como o proposto neste trabalho.

6.CONCLUSO

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6 CONCLUSO

Este trabalho teve como objetivo o desenvolvimento de um relatrio gerencial, com uma viso agregada da posio dos estoques em um determinado perodo do ms, utilizando os dados cadastrados no sistema SAP R/3, implementado em uma empresa do setor industrial. Este aplicativo o lder mundial de vendas de sua categoria, amplamente utilizado no Brasil e no mundo, de forma que o conhecimento de algumas de suas funcionalidades foi bastante enriquecedor para o autor deste trabalho. Da forma como o relatrio foi requisitado, no existia nenhuma ferramenta disponvel no sistema que permitisse a emisso direta do relatrio pelo sistema, sendo necessrio pesquisar quais funes do SAP R/3 poderiam ser utilizadas para cumprir o objetivo proposto. Em primeiro lugar foram apresentados os conceitos bsicos caractersticos do setor da empresa no qual este trabalho foi desenvolvido. Os principais campos cadastrados no sistema e a forma como cada um destes registrada so informaes essenciais para a caracterizao inicial do problema, e posterior desenvolvimento do trabalho. Trs consultas foram identificadas no sistema capazes de fornecer todos os dados necessrios para a gerao e consolidao do relatrio requisitado. Cada consulta foi executada individualmente, fornecendo relatrios que precisaram ser associados em um banco de dados criado via Microsoft Access. Foi estabelecido um processo completo das atividades necessrias para a extrao e consolidao dos dados, resultando no relatrio exigido pela diretoria. No processo definido, foram verificados um alto tempo de processamento no sistema e um grande trabalho manual do analista, dentre outras dificuldades. O relatrio gerado, por sua vez, apresentou dados condizentes com a realidade cadastrada no sistema, fato que pde ser comprovado pela comparao do relatrio gerado neste trabalho com um oficial gerado pelos departamentos financeiros da empresa, com ambos referenciados na mesma data.

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O prximo passo apresentado foi a proposio de alternativas viveis para a gerao de futuros de forma mais eficiente e acurada, se possvel. As duas alternativas consideradas se mostraram capazes de eliminar desperdcios encontrados no processo proposto. Ambas alternativas, contudo, exigem integrao da rea de Planejamento Industrial com outros departamentos. Na primeira, foi identificada a necessidade das gerncias ligadas Diretoria de Planejamento e Compras de Suprimentos mudarem seus processos de trabalho, gerando seus relatrios individuais, baseado no processo proposto no quarto captulo deste trabalho. Devido reduo da quantidade de itens analisados, e pelo maior conhecimento dos integrantes das reas especficas quanto aos seus processos internos, as atividades a serem executadas pelos planejadores so mais simples e geis do que o processo definido neste trabalho. A segunda alternativa apresentou a maior possibilidade de ganhos no processo, atravs da criao de uma consulta customizada no sistema da empresa. Embora existam dificuldades nos processos de aprovao de criao da consulta e durante futuras atualizaes do sistema da empresa, os ganhos proporcionados pela adoo desta alternativa a tornam muito atrativas para os envolvidos no processo. importante ressaltar que apenas a criao de ferramentas no sistema no suficiente para reduo dos estoques na empresa. necessrio que cada planejador identifique suas maiores oportunidades de ganhos de reduo e aperfeioe o controle dos itens administrado. Estas aes que causaro reflexos nos indicadores financeiros futuros da empresa. Foi sugerido que a empresa implemente os campos relacionados ao gerente e supervisor do item diretamente no sistema, associando estes com o cdigo do planejador dos itens cadastrados no sistema. J existe na empresa uma requisio para realizao desta implementao, que trar muitos ganhos para as futuras geraes de relatrios como o que este trabalho apresentou. O aprendizado dos conceitos acadmicos envolvidos neste trabalho contribuiu para a formao do autor como engenheiro de produo. As dificuldades enfrentadas durante o

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desenvolvimento foram lies importantes para a vida profissional iniciada aps o perodo de graduao.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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