I - INTRODUO O Manual que apresenta-se objetiva esclarecer dvidas sobre terminologias arquivsticas e ainda apontar normas e procedimentos pertinentes

a rea. Este Manual destina-se aos profissionais que lidam com o desenvolvimento de aes administrativas e necessitam registrar suas informaes no suporte papel, no tocante ao envio e recebimento de documentao oficial. II O ARQUIVO E A INFORMAO A informao, tanto quanto o capital e o trabalho, de fundamental importncia dentro das organizaes, condicionando sua competitividade adequao do seu tratamento. No entanto, o tratamento dispensado informao e, em conseqncia, documentao, na maioria das vezes, nem sempre o mais racional e adequado. O que se percebe que a informao nunca est disponvel no momento exato, seja pelo arquivamento inadequado, pelo afastamento do detentor das fontes de consulta, ou ainda, pelo excesso de massa documental, causando srios problemas para a organizao. Ainda hoje, as estatsticas indicam que 95% da informao no mundo est armazenada em papel e, somente 4% est em microfilme e 1% em computador. Esta situao extremamente preocupante, a medida que o sucesso organizacional est diretamente relacionado com o nvel e a disponibilizao da informao na empresa. III - FINALIDADE DA DOCUMENTAO NAS ORGANIZAES A documentao numa organizao a prova documentria de trabalhos realizados no passado, de aes presentes e de planejamentos futuros. Se a administrao da documentao no realizada de forma eficiente e eficaz, podemos ter como conseqncia uma organizao com sua estrutura administrativa inoperante. A soluo pode no se apresentar na prpria administrao da documentao, mas, nos mtodos de trabalho associados com o trato e controle destes.

IV - NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO comum considerarmos trs nveis de responsabilidade autoridade, a saber: o estratgico, o ttico e o operacional. DOCUMENTAO DE NVEL ESTRATGICO a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia. DOCUMENTAO DE NVEL TTICO a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gesto da organizao. Estes documentos determinam como, quem, quando e onde para cada grande atividade determinante da organizao ( por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros. DOCUMENTAO DE NVEL OPERACIONAL a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc, para a operao segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho, Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros. V - VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: VALOR PRIMRIO estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para a entidade que o acumulou e; VALOR SECUNDRIO estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. e

O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja: 1. VALOR ADMINISTRATIVO documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc; 2. VALOR JURDICO OU LEGAL documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc; 3. VALOR FISCAL documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em: 1. VALOR HISTRICO PROBATRIO documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc; 2. VALOR HISTRICO INFORMATIVO documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos etc. VI CONCEITOS 1. INFORMAO Se entende como processo de transmisso de elementos (dados, impulso, etc) de um emissor a um receptor. 2. COMUNICAO a transmisso da informao no espao e no tempo. Ato ou efeito de transmitir fisicamente, de um ponto ao outro, geralmente de um indivduo a outro, a informao contida num documento. 3. DOCUMENTO Registro de uma informao independente da natureza do suporte que a contm. 4. SUPORTE um meio fsico que utilizamos para registrar e transmitir as informaes. Ex: papel, fotografia, disquete, quadro, microfilme, etc. 5. DOCUMENTO DE ARQUIVO 1. Aquele que produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. 2 Aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica no decurso de sua existncia. 6. DOCUMENTO OFICIAL Aquele que, possuindo ou no valor legal, produz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato.

7. DOCUMENTO PBLICO Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder pblico, no desempenho de suas atividades. 8. DOCUMENTO SIGILOSO Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico. VIICORRESPONDNCIA SUA CLASSIFICAO E CARACTERIZAO CONCEITO DE CORRESPONDNCIA Considera-se correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fsicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia podemos classificar a correspondncia em EXTERNA e INTERNA. Por EXTERNA entende-se aquela correspondncia trocada entre uma Instituio e outras entidades e/ou pessoas fsicas, como ofcios, cartas, telegramas. INTERNA a correspondncia trocada entre rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. VIII CLASSIFICAO DA CORRESPONDNCIA 1. MEMORANDO O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no memorando. No to formal quanto a carta comercial ou ofcio. Difere da carta comercial e do ofcio por ter circulao limitada ao mbito da empresa, enquanto que a carta e

o ofcio destinam a interesses externos, a clientes, consulentes, representantes, fornecedores, autoridades. 2. CARTA uma forma de correspondncia pela qual as empresas, instituies, etc se dirigem aos particulares em geral. 3. CORREIO ELETRNICO EMAIL - O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos.Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial. OBS: Valor documental Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, , para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. 4 . OFCIO Correspondncia de carter oficial, equivalente carta, porm, trocada entre autoridades. quase que exclusivamente utilizado no servio pblico, na comunicao entre chefias e com o pblico externo. Na empresa privada s utilizado quando dirigido ao servio pblico. Seu contedo formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais linhas para a introduo e para o fecho do que propriamente para o contedo. Como, geralmente, dirigido a autoridade, necessrio observar o tratamento que cada cargo exige. O ofcio est para a empresa pblica como a carta comercial e o memorando esto para a empresa privada. , portanto, um instrumento de Relaes Pblicas, como a carta comercial. Para o prof. Raphael Pugliese, ofcio a correspondncia de carter oficial, equivalente carta. dirigido por um funcionrio a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartio a uma pessoa ou instituio particular, ou ainda, por instituio particular ou pessoa a uma repartio pblica.

5 PORTARIA Ato escrito, por meio do qual o Ministro do Estado, ou outro agente graduado de Poder Pblico determina providncias de carter administrativo, d instrues sobre a execuo de uma lei ou servio, nomeia e designa funcionrios e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta.

6 CIRCULAR Ofcio, carta ou telegrama, impresso, enviado simultaneamente a vrios destinatrios. 7 RELATRIO Documento em que se expe autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos relativos a servios num determinado perodo de tempo. 8 ORDEM DE SERVIO Documento autorizando a execuo de algum servio. 9 LEI Norma jurdica escrita, emanada do poder competente, co carter de obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica direito. 10 REGULAMENTO - Conjunto de princpios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartio. IX - GLOSSRIO DE TERMINOLOGIAS ARQUIVISTICAS ACERVO Conjunto de documentos de um arquivo. ACESSO - Possibilidade de consulta aos documentos de arquivos. ADMINISTRAO DE ARQUIVOS Direo, superviso e coordenao das atividades administrativas e tcnicas de uma instituio ou rgo arquivstico. ARQUIVAMENTO Operao que consiste na guarda de documentos nos seus lugares, em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido. ARQUIVISTA Profissional de arquivo, de nvel superior. ARQUIVO o registro e a guarda da documentao, produzidos ou recebidos por pessoa fsica e instituies pblicas ou privadas, em decorrncia do exerccio de atividade especfica, de forma que proporcione rpida e eficiente recuperao da informao pelo meio mais adequado. ARQUIVOLOGIA o complexo de conhecimentos tericos e prticos, relativos a organizao de Arquivos e as tarefas do Arquivista, ou seja, controle dos arquivos em formao (fase corrente); eliminao de documentos de valor transitrio; recolhimento e conservao de arquivos de valor permanente; elaborao dos instrumentos de pesquisa; etc. ARQUIVO EM DEPSITO Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora no pertenam ao seu acervo. ARQUIVO PRIVADO Conjunto de documentos que so produzidos ou recebidos por instituies no-governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas e que possuam uma relao orgnica perceptvel, atravs do processo de acumulao. ARQUIVO PBLICO Conjunto de documentos que so produzidos ou recebidos por instituies governamentais de mbito federal, estadual ou

municipal, em decorrncia de suas funes especficas administrativas, judicirias ou legislativas. Ou ainda, instituies arquivsticas franqueadas ao pblico. ARRANJO Procedimento que consiste em colocar ou distribuir documentos fisicamente, numa seqncia alfabtica ou numrica, isto , a ordenao de documentos de acordo com uma classificao. Enquanto a classificao uma ao intelectual, o arranjo uma ao fsica. AVALIAO Processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos. BIBLIOTECA o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. CLASSIFICAO Plano, tabela ou cdigo contendo esquema definido de relaes lgicas e sistemticas agrupadas segundo suas semelhanas e/ou diferenas. CLASSIFICAR Ato de analisar e determinar o contedo de assunto de um documento, selecionar a categoria de assunto sob a qual deve ser arquivado. CDIGO Nmero ou smbolo atribudo para agrupar documentos correlatos, sobre determinado assunto, em substituio ao mesmo, para fins de abreviatura, identificao e sigilo. COMPETNCIA DE GUARDA COMUNICAO o ato ou efeito de transmitir fisicamente, de um ponto a outro geralmente de um indivduo a outro - , a informao contida num documento ou num conjunto de documentos. DOCUMENTAO a reunio, indexao, conservao e distribuio de quaisquer espcies de documentos. DOCUMENTO Qualquer meio de registro de informao, isto , o suporte da informao - papel, tico, magntico, eletrnico, etc -, em que j foi fixada ou gravada uma idia ou mensagem, tal que permite a sua futura recuperao e uso. DOCUMENTO OFICIAL Aquele que, possuindo ou no valor legal, produz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. DOCUMENTO PBLICO Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder pblico, no desempenho de suas atividades. DOCUMENTO SIGILOSO Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico. DOSSI Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa. ELIMINAO OU DESCARTE Destruio de documentos julgados destitudos de valor para guarda permanente.

FUNDO o conjunto de documentos provenientes de uma unidade administrativa. Um fundo pode dividir-se em sub-grupo. Em francs Fonds dArchives, em ingls, Group. FORMULRIOS Todo modelo impresso e padronizado, elaborado segundo finalidade especfica, possuindo caractersticas e campos apropriados para receber, preservar e transmitir informaes necessrias a um processo qualquer de trabalho. GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS GESTO DE DOCUMENTOS Metodologia de programas para controlar a criao, o uso, a normalizao, a manuteno, a guarda, a proteo e a destinao de documentos. INFORMAO a noo, idia ou mensagem contida num documento. A informao algo impalpvel, por isso considerada como matria prima abstrata. MANUAL Documento que consolida, de forma organizada, um conjunto de normas ou preceitos sobre determinado assunto. MUSEU uma coleo de peas e objetos de valor cultural reunidos, conservados e colocados disposio do pblico. NORMA - Documento padronizado e controlado que fixa diretrizes e requisitos obrigatrios para determinada atividade ou conjunto de atividades de carter administrativo ou tcnico. PALAVRAS-CHAVES o mtodo de recuperao de informaes em que o documento, aps analisado o seu contedo, indexado em unidades de palavras consideradas como chaves para sua busca e localizao. RECOLHIMENTO Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os permanentes. TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para guarda ou eliminao. TCNICO DE ARQUIVO Profissional de arquivo de nvel mdio. TRANSFERNCIA Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios.

X - BIBLIOGRAFIA 1. Arquivo Teoria e Prtica Marilena Leite Paes Editora FGV 2. Apostila do Curso Bsico de Arquivo e Protocolo Ministrio da Sade dezembro 1991 3. Site Elite Integral 4. Manual de Redao da Presidncia a Repblica 5. Site Portras das Letras Helio Consolaro professor de Portugus e jornalista, presidente da Academia Araatubense de Letras, cronista dirio da Folha da Regio, Araatuba-SP. Professor de Portugus e jornalista, presidente da Academia Araatubense de Letras, cronista dirio da Folha da Regio, Araatuba-SP.

ANEXOS
ANEXO I LEI 8159 - Arquivos

LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma da Lei. Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS

Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.

Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura polticojurdica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei. CAPTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS

Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DISPOSIES FINAIS Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho (Dirio Oficial da Unio, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991)

Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. O Presidente da Repblica, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art.1. A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, da Administrao Indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas.

Art. 2. A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto.

Art. 3. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo.

Art. 4. A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada a titulao, a identificao e a numerao seqencial legveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados indexao.

Art. 5. A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo.

1. Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original.

2. Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a extrao de cpias.

3. O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia.

Art. 6. Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do

campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas.

Art. 7. Na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I - identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - nmero do microfilme, se for o caso; III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministrio da Justia; V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de reduo; VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie ser sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I - identificao do detentor dos documentos microfilmados; II - informaes complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies do presente Decreto; IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original.

1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. 3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente.

Art. 10. Para o processamento dos filmes sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade

competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final.

Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor.

Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual dever constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios, a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16 As empresas e os cartrios, que se dedicarem microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas.

Art. 17. Os microfilmes e filmes cpia, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando:

I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de traduo oficial.

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As infraes, s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro ser cassado definitivamente.

Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969.

Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 30 de janeiro de 1996, 175 da Independncia e 108 da Repblica FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligman ______________________ Dirio Oficial da Unio, de 31 de janeiro de 1996.