Como Realizar Eventos de Sucesso

MDULO 1
PRIMEIROS CONCEITOS
11 ! Introduo;
1" ! Profissionais do Evento.
11 ! INTRODU#$O
No primeiro mdulo do curso voc ver a definio do que um evento. Saer
como identificar os participantes do evento e como definir a funo de cada um
desses participantes.
1" ! PRO%ISSION&IS DO E'ENTO
!uando se re"nem duas ou mais pessoas# podemos considerar que um evento
reali$ado# pois para se reunirem %avia um o&etivo comum# uma mensa'em a ser
passada# um participante e uma lo'(stica# onde iro ficar# onde iro comer e
quando iro terminar. )m &antar# que tem somente um convidado# e*i'e um
plane&amento.
Precisamos# a cada dia# inovar# ter criatividade e certe$a de acerto para atrair a
ateno das pessoas para os nossos o&etivos. +raal%ar com p"lico,alvo# custos
adequados e muita vivacidade dentro de um universo ori'ao de quem
or'ani$a eventos.
-e um &antar de pedido de noivado# em uma mesa para duas pessoas# at a
or'ani$ao da .opa do /undo de 0uteol# estamos falando da reali$ao de um
evento.
)m evento# se&a ele de qualquer taman%o for# tem sempre um o&etivo muito
definido e# se reali$ado de forma adequada# pode superar as e*pectativas.
!ualquer erro sico pode no s desperdiar din%eiro# mas depor contra um
produto# servio ou mesmo a crediilidade de uma pessoa.
1amos definir al'uns termos para identificar quem quem na reali$ao de um
evento.
, 2 3Partici(ante4 aquele que vai ao evento# aquele que convidado# quem
deve levar a mensa'em.
, 2 3Promotor do Evento4 quem vai direcionar a or'ani$ao do evento#
centrali$ar as informa5es e reali$ar o evento. -eve primeiramente rece)er um
3riefin'4 do proponente do evento# para poder dimensionar o taman%o do evento.
, 2 3Pro(onente do Evento4 uma pessoa ou empresa que quer passar a
mensa'em aos participantes do evento# aquele que ir l%e contratar para
or'ani$ar e reali$ar seu evento.
, 2 3Patrocinador do Evento4 aquele que fornece produtos ou veras para ter
sua marca divul'ada entre os participantes# &untamente com a marca do
Proponente. Por estrat'ia de mar6etin'# vai querer participar das principais
decis5es e da definio da quantidade de pessoas. .uidado# pois isto pode ser
vlido para determinados tipos de eventos# mas para outros pode ser pre&udicial.
MDULO "
P&SSO*&*P&SSO D& %ORM&T&#$O DO E'ENTO
"1 ! Introduo;
"" ! +ipo do Evento;
"+ ! P"lico,alvo e Porte;
", ! -ata e 7ocal;
"- ! Equipe de +raal%o;
". ! .ontrata5es e interatividade;
"/ ! Secretaria e 7o'(stica;
"0 ! 0ec%amento;
"1 ! 8esumo.
"1! INTRODU#$O
9 funo da formatao do evento dar a formao para que as necessidades do
evento se&am cumpridas e os participantes saiam satisfeitos.
9 mel%or maneira comear a utili$ar um flu*o'rama para o evento que voc ir
or'ani$ar# para que todos os estudos reali$ados e as informa5es otidas se&am
anotadas# no correndo assim o risco de perder nada# uma ve$ que um fator
depende diretamente do outro.
2 %lu2o3rama de 4ormata56o deve ser sempre aplicado independente do porte
do evento# pois l%e ser muito "til. : costume pensar que quanto menor o evento
pode,se ter tudo na caea ou em simples anota5es# mas detal%es so e sempre
sero importantes em qualquer evento.
"" ! TIPO DO E'ENTO
1e&a passo,a,passo# como formatar um evento.
2 primeiro passo De4inir o Ti(o do Evento Primeiramente# preciso identificar
o tipo de evento atravs de sua finalidade. -epois mensurar o taman%o que ele
ter# dimensionando em funo da vera dispon(vel e do o&etivo. 1e&a os tipos de
eventos e*istentes;
* Evento Comercial
+em por o&etivo e*clusivo o aspecto financeiro# ou se&a# todo evento promovido
para dar lucro ao 3Proponente do evento4.
* Evento Promocional
+em por o&etivo e*clusivo a promoo ou a divul'ao de um produto# marca ou
servio# ou at mesmo o mar6etin' pessoal e campan%as pol(ticas con%ecidas por
3s%o<m(cios4. Normalmente utili$ado para lanamentos# feito para promover
al'o.
* Evento Cerimonial
0ocado e*clusivamente no o&etivo principal do evento. 0acilmente diferenciado
pelo seu conte"do# que sempre necessita de um cerimonial adequado.
* Evento de Con4raterniza56o
8equer a mesma seriedade no plane&amento apesar de ser quase sempre mais
despo&ado e com muito entretenimento.
* Evento de Risco
-epende de um fator condicionante sore a reali$ao do evento que este&a fora
de seu controle e possa vir a fa$er com que ele no se reali$e. /uitas ve$es esse
fator um outro evento# que dependendo de seu resultado# far com que se&a ou
no# reali$ado o evento.
* Evento Misto
Possui as caracter(sticas de dois ou mais tipos de eventos. )m evento nem
sempre tem como finalidade e*clusiva o o&etivo promocional# comercial#
cerimonial ou social.
"+ ! P78LICO*&L'O E PORTE
2 se'undo passo para formatar um evento Identi4icar o P9)lico*alvo e o Porte
do Evento Pois# aps saer o tipo de evento que vai or'ani$ar# preciso analisar
o p"lico,alvo para determinar o taman%o do evento. 1e&a os diferentes tipos de
p"lico para as mais diversas ocasi5es.
, P9)lico &)erto
: o p"lico em 'eral. 1oc ter um universo muito 'rande para traal%ar. Ser
preciso adequ,lo =s suas condi5es de reali$ao do evento.
2 p"lico aerto pode ser de um airro# estado# pa(s# ou at mesmo internacional.
1oc dever definir o p"lico; &ovem# adulto# feminino# masculino# fam(lias com
fil%os# etc.
-ever tamm verificar a quantidade de pessoas poss(veis de serem
convidadas;
Para evento promocional de acordo com as veras dispon(veis.
Para evento comercial de acordo com a disponiilidade de investimento.
Para evento cerimonial de acordo com a eficcia
Para evento de risco de acordo com a pr,disposio do risco.
* P9)lico Es(ec:4ico
: o p"lico & definido# e*clusivo para aquele evento.
E2em(lo; 2 lanamento de um produto da ind"stria farmacutica ser diri'ido
para farmacuticos.
Neste caso# teremos mais facilidade para determinar o porte do evento# pois o
universo & constru(do.

2 p"lico espec(fico normalmente fornecido pelo Proponente do evento# que &
tem noo do seu n"mero total.
.onseq>entemente# o porte do evento & estar praticamente dimensionado#
astando a sua avaliao para os fatores que iremos aprender# como lo'(stica#
acesso# local# vera# etc.
* P9)lico %iel
: o p"lico & definido e com quantidade & mensurada.
2 Proponente do evento pode entre'ar um 3mailin' list4 ?'rupo de Equipes para as
mais diversas finalidades@ pronto para voc traal%ar. : claro que a quantidade
nunca e*ata# pois so muitas as variveis de presena de um determinado tipo
de p"lico em um evento.
9 escol%a do local e da interatividade ser feita em cima de um n"mero pr,
definido# normalmente em funo de n"meros de eventos anteriores.
E2em(lo; 0esta de final de ano da empresa.
0ormada por 'rupos de pessoas e cole'as de traal%o definidos# que se
comunicam de forma coordenada para se encontrarem.
-epois de avaliado o p"lico alvo compreendemos que o porte do evento ser
determinado para avaliarmos o taman%o do evento. 2 porte do evento pode ser;
Pequeno# /dio# Arande ou /e'a. E tem essa denominao para uma mel%or
classificao. 2 n"mero de pessoas deve ser proporcional ao tipo de evento.
!uin%entos convidados podem formar um evento mdio para um tipo de evento
cerimonial# 'rande para um evento de confraterni$ao ou pequeno para um
evento comercial.
", ! D&T& E LOC&L
-efinir a Data e o Local do Evento o terceiro passo para formatar o evento.
/esmo tendo apelos diferentes e o&etivos distintos os eventos concorrem entre
si. : como ficar em d"vida entre ir = festa de casamento do primo ou = "nica
apresentao do 38ollin' Stones4# quando amos acontecem na mesma data e
%orrio# a( comea a concorrncia e a d"vida fervil%a na caea do convidado.
No caso de um me'a evento comercial ao ar livre# o per(odo normalmente o que
a atrao principal tem dispon(vel em sua a'enda.
No caso de um evento promocional# a data dever ser pr*ima = campan%a de
mar6etin' de lanamento do produto.
No caso dos cerimoniais# as datas so pro'ramadas com 'rande antecedncia.
No caso das confraterni$a5es# as datas envolvem as diferentes a'endas de
pessoas envolvidas.
"- ! E<UIPE DE TR&8&L=O
8esolvidos os trs primeiros passos# a'ora necessrio De4inir a E>ui(e de
Tra)al?o (ara o Evento; as pessoas envolvidas na lo'(stica do evento# na
divul'ao# na se'urana# na preveno de acidentes# na alimentao# no
atendimento =s necessidades sicas do participante e principalmente no
3ac6sta'e4. Essas pessoas so os astidores do evento# a fora ruta do
traal%o.
Plane&ar a equipe uma tarefa importante# pois a fora de traal%o que vai
colocar em prtica todo o plane&amento que ser fundamental para o sucesso do
evento. )tili$e seu 3feelin'4 para saer se as pessoas envolvidas sero
comprometidas e responsveis para assumir as tarefas a elas determinadas.
E>ui(e Pr@(ria
: a equipe que voc & tem contratada. Pessoas diretamente envolvidas no evento
e que formam sua fora de traal%o.
.uidado com traal%o voluntrio e equipes totalmente formadas por pessoas do
3Proponente do evento4# pois voc# como or'ani$ador# pode perder o controle por
no ter a confiana necessria para manter a liderana.
2s pontos principais devem ser sempre coordenados por pessoas de sua inteira
confiana. Nada impede que voc utili$e memros ou funcionrios do 3Proponente
do evento4. 9 mescla de pessoas saudvel e voc poder manter a liderana
sem peri'o de comprometer a lo'(stica do evento.
E>ui(e Terceirizada
+amm c%amada de equipe contratada# a equipe que voc formou com
profissionais de fora.
.aso voc ten%a uma empresa or'ani$adora de eventos# voc no pode e no
deve manter um 3staff4 muito 'rande.
9 equipe de frente sempre ser diferenciada. Em al'uns eventos voc utili$ar
modelos# em outros pessoas com con%ecimento espec(fico# enfim# os perfis
utili$ados nos eventos so diferenciados em funo da finalidade.
9 contratao de uma equipe de frente terceiri$ada comum# com o tempo voc
formar um 'rupo de pessoas que sempre poder contratar.
E>ui(e Mista
9quela formada com a mescla de seu 3staff4 com colaoradores do 3Proponente
do evento4.
Em al'uns tipos de evento# por serem muito tcnicos e e*i'irem uma equipe com
con%ecimentos espec(ficos# podemos utili$ar este tipo de equipe.
.om o tempo voc ter em seu prprio 3mailin' list4# mas# mesmo assim# a
e*i'ncia de profissionais tcnicos o remeter = utili$ao de equipes mistas.
No e*iste prolema al'um# pois as e*perincias sero divididas# uma ve$ que
voc tem o con%ecimento da lo'(stica do evento e o profissional tem o
con%ecimento tcnico necessrio.
". ! CONTR&T&#AES E INTER&TI'ID&DE
Iniciada a formatao do evento precisamos Providenciar as Contrata5Bes (ara
o Evento. 9final# tendo a disponiilidade de data# do local e a equipe
dimensionada# preciso pBr as mos na massa.
Na %ora da contratao ten%a certe$a de que a relao comercial entre voc e o
Proponente do evento est concreti$ada# se&a atravs de um contrato de
prestao de servios com sua empresa or'ani$adora de eventos# ou mesmo de
um compromisso formal que o %ailite a tomar as providncias de contrata5es.
2 pr*imo passo De4inir a Interatividade do Evento 9 interatividade o meio
utili$ado para fi*ar a mensa'em do evento. 9travs dela uscamos estimular sua
criatividade# que pode ser o 'rande diferencial do evento e de sua relao
comercial com o seu cliente. !uere paradi'mas# sempre em consenso com o
3Proponente do evento4 e surpreenda.
7emre,se de que a interatividade# alm de criativa# tem que estar em
consonCncia total com o produto ou servio e principalmente com o p"lico,alvo.
No coloque &amais um s(molo se*ual para lanamento de um produto infantil#
mesmo que a presena macia se&a de adultos.
"/ ! SECRET&RI& E LOCDSTIC&
9 Secretaria do evento comea a funcionar em antes do evento propriamente
dito. Plane&ar o 0uncionamento da Secretaria do Evento essencial# uma ve$ que
ela controla a parte administrativa e financeira do evento. -evemos centrali$ar
nela todas as informa5es. +emos que plane&ar a Secretaria por per(odos; antes#
durante e depois do evento.
)m dos primeiros memros da equipe que deve ser contratado o l(der da
Secretaria. -entre as fun5es do l(der podemos citar; arquivar todos os
documentos e lista'ens referentes ao evento# iniciar as contrata5es ou coorden,
las e tomar as providncias urocrticas para o evento.
.omo Promotor do evento voc deve se incorporar = Secretaria e nela fi*ar o
%lu2o3rama de PlaneEamento do Evento# tornando,se o l(der inicial.
-eve,se dar uma ateno =s autori$a5es necessrias para reali$ao do evento
e =s e*i'idas pelos r'os municipais# estaduais e federais# em como as
e*i'ncias de associa5es li'adas ao evento e de interesse da classe.
9 divul'ao# se&a ela contratada ou no# deve estar li'ada = Secretaria# que deve
manter o 3mailin',list4 do p"lico,alvo e todas as a5es de divul'ao atuali$adas.
9 Secretaria ir providenciar os convites e o envio deles# cuidando para verificar
poss(veis fal%as no 3mailin',list4.
9 Secretaria dever providenciar todo controle de acesso# crac%s# cart5es
ma'nticos# pulseiras etc.
9 secretaria providenciar a lista'em de inscri5es# se %ouver# em como as
confirma5es de participao. : preciso providenciar acessos mais fceis de pr,
inscritos. 9lm do acesso de convidados 1IPs e autoridades# sem esquecer de
artistas ou cantores. 2 acesso livre da imprensa# depois de identificada. : preciso
providenciar o acesso aos portadores de deficincias# idosos e 'estantes.
9 Secretaria ser responsvel por todo o material do participante# tanto o que ele
receer como informativo# como o material para utili$ao durante o evento.
9 secretaria dever se sudividir caso o evento apresente e*positores# pois eles
tamm necessitaro de atendimento.
)m espao para imprensa imprescind(vel# dependendo do tipo de evento# pois o
reforo de m(dia ps,evento fundamental# principalmente nos eventos
promocionais.
9'ora preciso 2r'ani$ar a 7o'(stica do Evento. 9 lo'(stica# neste caso# nada
mais do que a or'ani$ao operacional do evento# onde deveremos se'uir todos
os passos dos participantes e dos astidores.
: preciso analisar se o local comporta o p"lico# se a interatividade# a
comunicao visual# a se'urana# a alimentao e o acesso esto funcionando.
-everemos nos antecipar aos passos dos participantes para poder prever
poss(veis prolemas.
"0 ! %EC=&MENTO
Para Encerrar o Evento no asta comemorar ao final do dia a e*ecuo perfeita
das a5es plane&adas# e*iste ainda o fec%amento do evento# que implica em a5es
importantes# envolvendo a secretaria e a lo'(stica.
2 encerramento de contratos# as conferncias# o fec%amento de cai*as# os
pa'amentos ps,evento# as auditorias# as devolu5es de materiais e a devoluo
do local fa$em parte do 4ec?amento do evento que dever ser feito pelo setor
administrativo e financeiro# em con&unto com o operacional.
9 qualidade do evento deve ser sempre e*celente# a interatividade# o receimento
da mensa'em pelo participante# a satisfao do participante# do Proponente# do
Patrocinador# dos e*positores e vendedores.
MDULO +
TOME SU& DECIS$O
+1 ! Introduo;
+" ! Situao Evento Promocional;
++ ! Situao Evento .omercial;
+, ! Situao Evento de 8isco.
+1! INTRODU#$O
9'ora voc ver trs situa5es de eventos reais e como a'ir em cada uma delas.
)m evento que foi totalmente elaorado# estudado e formatado pode ainda ter
pontos de ateno e acontecimentos que faam com que voc precise tomar uma
deciso rpida. : e*atamente neste ponto que voc poder decidir o destino de
todo traal%o desenvolvido durante muito tempo e 'arantir o sucesso do evento.
1oc deve entrar no evento com se fi$esse parte dele; analise,o# ve&a seu tipo#
porte# compare com um evento concorrente# coloque,se no lu'ar do Patrocinador#
do Proponente do evento e responda como sendo o Promotor do evento# ou se&a#
a pessoa que vai decidir o que fa$er.
+" ! SITU&#$O E'ENTO PROMOCION&L
)ma empresa de telefonia mvel dese&a promover seus produtos no litoral paulista
durante o vero# com 'rande ac"mulo de turistas nas praias.
Para isso# coloca dois %elicpteros sorevoando um local espec(fico no mar# na
frente dos an%istas# um pouco mais ao fundo# em %orrio de pico.
7o'o c%e'a pela praia uma equipe de res'ate de mer'ul%adores que sinali$am ao
%elicptero# com rdios e sinais manuais.
9 a'lomerao comea. Por mar# um ote motori$ado rodeia o mesmo local.
Em dado momento quatro mer'ul%adores saltam do %elicptero no mar e em
se'uida emer'em com uma 'rande cai*a lacrada e nadam em direo = praia# no
local onde a equipe de res'ate sinali$a.
+odos os an%istas esto atentos ao que vin%a do mar.
!uando os mer'ul%adores c%e'am = praia com a cai*a# 'arotas uniformi$adas
sur'em pelas costas dos an%istas# arem a cai*a e do rindes mar(timos a
todos que l esto promovendo o produto da empresa.
2 .oordenador est na equipe de res'ate de terra# pois com o rdio controla o
ote motori$ado no mar# os %elicpteros no ar e as meninas na praia.

++ ! SITU&#$O E'ENTO PROMOCION&L
1amos mudar nosso cenrio a'ora para um 8esort que promove# nos meses de
alta temporada# s%o<s com 'rupos famosos para seus %spedes e para o p"lico
e*terno. Estima,se que DE.EEE pessoas compaream. No entanto# o 8esort se
deparou com eventos concorrentes e requer a'ora estrat'ias de mar6etin' para
evitar que esse p"lico fu&a para outro evento.
2 8esort inovou e utili$ou como estrat'ia para divul'ar seus eventos de forma
mais aran'ente envolver a imprensa local em uma entrevista coletiva diretamente
com os artistas.
9l'o novo na re'io# proporcionando para imprensa local uma oportunidade de
'erar maior audincia e apro*imar,se de artistas que normalmente no teriam
acesso com facilidade.
.omo os contratos & estavam fec%ados com antecedncia# foi ne'ociada
individualmente com cada empresrio essa entrevista coletiva.
Na ne'ociao incluiu,se a disponiilidade de momentos para fotos e aut'rafos
com al'uns %spedes# que se sentiriam privile'iados por estarem %ospedados e
terem uma pro*imidade com o artista.
Em um s%o<# cu&o p"lico formado em sua maioria por adolescentes# a ao
para tra$er a anda ao 8esort foi ne'ociada veralmente. Preparou,se a sala com
a imprensa local e com al'uns %spedes# convidados# parceiros e autoridades.
!uando os inte'rantes da anda c%e'aram# o empresrio do con&unto# sem ra$o
aparente# volta atrs no acordo e pede que a sala se&a esva$iada. !uer somente a
imprensa# devidamente identificada# e os ve(culos como rdio e &ornais.
No aceita sites e outras formas de divul'ao. No aceita contra ar'umenta5es
e ameaa cancelar a coletiva e at o s%o<# mesmo que ten%am que arcar com as
multas contratuais.
Nesse caso deve,se dei*ar apenas as m(dias que a anda permitir que fiquem na
coletiva. - aos que no puderem ficar um lu'ar especial para assistirem ao s%o<.
Para a imprensa# ne'ocie a compra de an"ncios e o fornecimento de matrias em
primeira mo.
+, ! SITU&#$O E'ENTO DE RISCO
Ima'ine que estamos em poca de .arnaval# ante vspera da apurao dos votos
aos quesitos que anunciariam a Escola de Sama campe do carnaval naquele
ano.
9s escolas desfilam em 'rupos especiais e em dias definidos. 7o'o aps o
carnaval feita a apurao dos votos dos &urados.
9 escola luta para vencer# pois tem patrocinadores e recee alm de um valor em
din%eiro# notoriedade# que l%e rende m(dia e divul'ao durante todo o ano.
9 comemorao do titulo tradicionalmente feita imediatamente aps a divul'ao
do resultado# que transmitido ao vivo pelas emissoras de +1# fa$endo que todos
ten%am acesso imediato a informao.
.omo a maioria das Escolas de Sama tem sua quadra# a comemorao
tradicionalmente reali$ada l# com a ateria da Escola reprodu$indo o sama
vencedor e muita comida e eida para os convidados.
Escolas desse 'rupo# tem em mdia F.EEE componentes# mais destaques e
artistas# que tamm desfilam ou fa$em parte do enredo. 9 quadra comporta G.EEE
pessoas no m*imo. 9 maioria dos componentes e principalmente o staff
operacional esto no local da apurao dos votos# quase sempre distante da
quadra.
.omo voc or'ani$a este eventoH .omo contrata os servios de alimentaoH
.omo providencia a lo'(sticaH E como traal%a com o riscoH
Nesse caso voc deve fa$er um acordo antecipado entre as escolas que
concorrem ao prmio atravs da 7i'a das Escolas de Sama para que o contrato
para entre'a de eida e alimento fique condicionado = entre'a na quadra da
Escola vitoriosa. Providencie um deslocamento rpido do Staff operacional para a
quadra. -ei*e as estruturas de camarotes preparadas antes do desfile.
Providencie apoio policial para or'ani$ar o acesso que tamm se deslocar para
o local da escola vitoriosa se&a ela qual for.
MDULO ,
DIC&S P&R& PRO%ISSION&IS DE E'ENTOS
,1 ! Introduo;
," ! -icas Aerais;
,+ ! -icas 0lu*o'rama de 0ormatao;
,, ! Espao para Per'untas.
,1! INTRODU#$O
9'ora voc ver al'uns conceitos e dicas que poder usar quando estiver
formatando um evento de sucesso.
,"! DIC&S CER&IS
1oc ver a'ora al'umas das principais dicas que deve utili$ar na %ora de reali$ar
eventos.
)m evento no se mede pela quantidade de pessoas que dele participam# e sim
pela qualidade da informao asorvida por elas. Este o conceito para a
formatao de um evento e voc dever adequ,lo ao seu o&etivo.
.om a concorrncia# no s definimos a mel%or data para o nosso evento# como
tamm aprendemos a criar um maior apelo para atrair nosso p"lico,alvo. .om o
erro da concorrncia aprendemos a corri'ir os poss(veis erros que aconteceriam
em nosso evento se no dssemos a devida ateno# e ainda avaliamos se o
dimensionamento est adequado.
1e&a quais os se'redos do sucesso de cada tipo de evento.
* Evento Comercial , 2 usiness plan ?plano de ne'cio@ ser o se'redo para o
sucesso deste evento.
* Evento Promocional , 9 qualidade na informao do o&etivo promocional ao
p"lico e a forma como ser apresentada atravs da interatividade sero os
se'redos para o sucesso deste evento.
* Evento Cerimonial , 9 pesquisa e o acompan%amento de um profissional
especiali$ado# em como os detal%es formais na lo'(stica sero os se'redos do
sucesso deste evento.
* Evento de Con4raterniza56o , 9 ateno na qualidade do entretenimento e na
e*pectativa do 'rupo o se'redo para o sucesso deste evento.
* Evento de Risco , 2 cuidado na contratao ser o se'redo da minimi$ao de
custos.
Na %iptese do evento ser cancelado momentos antes de sua reali$ao# uma
contratao inteli'ente com uma lo'(stica de reposio ou mesmo de suspenso
dos servios# sem corana de multa e dividindo o risco# ser o sucesso deste
evento.
2 p"lico,alvo considerado uma das variveis para a definio do porte do
evento e deve estar muito em definido# pois atravs dele determinada a
estrat'ia de todo o evento.
Pode,se concluir que no (9)lico a)erto voc precisa definir o p"lico,alvo e
depois mensurar o evento para determinar seu porte.
No (9)lico es(ec:4ico voc & tem o p"lico,alvo definido# astando apenas
mensurar o porte do evento.
E no (9)lico 4iel o p"lico,alvo & definido# assim como o porte do evento.
+odos os outros fatores sero aseados nessa informao.
No se pode esquecer os cuidados que devem ser tomados com a questo do
acesso e da Secretaria. 9teno com o acesso# pois >ual>uer descontrole pode
'erar desestruturao de espao e colapso na lo'(stica do evento.
Em relao = Secretaria# imprescind(vel mant,la com todas as informa5es. :
fundamental a sua instalao no per(odo pr,evento de forma 'il e fle*(vel.
1e&a mais al'umas dicas.
DatasF Prazos e Cuidados
9teno a datas e pra$os# aconsel%vel ter um quadro informativo com a
conta'em re'ressiva para o evento# c%amando a ateno de todos da equipe
para pra$os.
Em eventos comercias todo cuidado pouco# um om 'erador para prevenir
falta de ener'ia nunca ser din%eiro desperdiado.
Interatividade
No divul'ue antecipadamente a interatividade# ela feita para encantar#
emocionar# proporcionar a fi*ao da mensa'em do evento.
Se a interatividade# por e*emplo# for um s%o< com um cantor famoso# no
anuncie seu nome# surpreenda o participante. E*ceto# claro# se o evento for do
tipo comercial.
9ssista antecipadamente apresenta5es da interatividade que escol%eu#
principalmente se no for muito con%ecida.
Pes>uisa de Satis4a56o
Na %iptese de um pesquisa de satisfao prefer(vel fa$,la atravs de correio
eletrBnico ou por telefone# posterior ao evento# uma ve$ que na sa(da as pessoas
querem ir emora e muitas ve$es esto motivadas pela interatividade.
Material do Evento
2 material para o evento deve ser distriu(do de acordo com a pro'ramao. 2
material promocional nunca deve ser entre'ue na entrada# pois a tendncia do
material ser esquecido pelos participantes# alm de incomod,los durante o
evento# salvo se esse material ele ten%a que vestir ou usar# como camiseta ou
on.
,+! DIC&S %LUGOCR&M& DE %ORM&T&#$O
7emre,se sempre de usar o %lu2o3rama de 4ormata56o do evento. Ele dever
ser aplicado independente do porte do evento# pois ser muito "til.
: costume pensar que# quanto menor o evento# pode,se ter tudo na caea ou em
simples anota5es# mas detal%es so e sempre sero importantes. 9're'ue ao
flu*o'rama a informao de quem o responsvel por cada etapa do evento# para
ficar claro o seu or'ano'rama funcional.
8eprodu$a o 0lu*o'rama do Evento em um quadro fi*ado na Secretaria. Sinali$e
quem responsvel por cada etapa e com cores diferentes demonstre o que & foi
feito e o que ainda falta ser conclu(do.
,,! ESP&#O P&R& PERCUNT&S
)ma per'unta freq>ente ;
!uais informa5es um convite deve terH
2 convite para o evento deve apresentar todas a informa5es necessrias# como
%orrio# tra&e# telefone para confirmao# se %ouver necessidade# local com o
endereo e data. E principalmente deve ser postado em tempo %il.