1

Introduo

Diferenas entre
Seminrio e Conferncia

(Pg. 3)

10

Divulgao (Pg. 23)

11

Inscrio do
pblico (Pg. 25)

12

Contratao de servios

13

Organizao do espao

(Pg. 4)

Formando a equipe

Conceituando o
evento (Pg. 8)

Encontrando o espao
correto (Pg. 12)

(Pg. 7)

(Pg. 28)

(Pg. 33)

14

Controle de entrada

de
6 Quantidade
participantes

15

Durante o evento

Selecionando os
palestrantes e
apresentadores (Pg. 14)

16 Finalizao do evento

Comercializando os
patrocnios e definindo
valores (Pg. 16)

(Pg. 13)

Definindo a
programao

(Pg. 35)

(Pg. 39)

17 Concluso

(Pg. 42)

18 Sobre a Sympla
(Pg. 20)

(Pg. 37)

(Pg. 43)

1 - Introduo

Organizar um evento cujo objetivo informar, debater ou apresentar novas ideias, como o caso das conferncias e seminrios, requer uma
preparao completa j que envolve uma srie de medidas tcnicas que
no podem ser deixadas de lado.
Ao montar toda a estrutura, seja esta fsica e at a estrutura didtica
das apresentaes, preciso desmembrar cada passo do processo - do
planejamento ao ps evento. Para isso, preciso conhecer a fundo o
conceito dos temas e das apresentaes e descobrir a melhor maneira
de transmitir esse conceito ao pblico.
Quer organizar uma excelente conferncia ou um grandioso seminrio?
O Guia Sympla d os passos para voc produzir eventos de sucesso!

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

2 - Diferenas entre
Seminrio e Conferncia

2.1 Seminrio
O seminrio tem origem etimolgica no latim, smen, que significa semente.
Podemos dizer que ele assim nomeado porque funciona como uma espcie
de sementeira de ideias. Nesse tipo de apresentao, dois ou mais oradores
abordam vrios aspectos de um determinado tema e podem ser autoridades no
assunto ou no.

A sequncia da apresentao
composta de atividades com
finalidade

de

desenvolver

conhecimento e capacidades.
A

ideia

fundamental

somar informaes e trocar

experincias. No tem carter
formal e existe espao para
discusso aberta. Pode durar de
4 a 8 horas por dia e se estender
por at uma semana com
encontros dirios.

www.sympla.com.br

2.2 Conferncia
A palavra conferncia vem do latim com + ferre, que significa reunir. Neste
evento, o conferencista atua como um veculo. Trata-se de uma modalidade
de reunio basicamente informativa onde no existe espao para discusso
aberta como no Seminrio. palco para uma demonstrao ou apresentao de
determinado tema normalmente feita por alguma autoridade no assunto.
Tambm tem carter mais formal que no Seminrio. Alm do apresentador ou
orador, a conferncia precisa de um presidente de mesa para cuidar da mediao
dos trabalhos. H espao para questionamentos, porm no de forma aberta.
Estes devem ser feitos preferencialmente por escrito, com a identificao de
quem pergunta. As questes so encaminhadas para o mediador, que seleciona
e exclui perguntas repetidas e posteriormente encaminha para o conferencista
que trata de respond-las ao fim da apresentao.

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

Importante!
Vale ressaltar que, embora o seminrio e a conferncia sejam modalidades
com caractersticas individuais e definidas, elas podem variar ligeiramente
conforme o meio em que esto sendo empregadas. Esse ajustamento serve
para adequar o tipo de apresentao s expectativas de cada pblico-alvo.
Uma conferncia sobre sade, pode ter uma organizao e um norteamento
um pouco diferente de uma conferncia sobre moda e tendncias, por
exemplo.

www.sympla.com.br

3 - Formando a equipe

Para fazer um evento fantstico necessrio que o produtor esteja rodeado de

bons profissionais. Ter uma equipe competente inclui ter profissionais proativos,
que se envolvam na produo, deem ideias, e principalmente, tenham autonomia
e perspiccia para resolverem imprevistos.
importante que o produtor seja mais do que chefe, seja um lder. Isto estimula
a equipe, d mais garra e tudo flui melhor. Quer saber mais sobre como montar
um dream team sensacional? Acesse o link da #DicaSympla deste tpico.
No se esquea, ter profissionais felizes e envolvidos na produo do seu evento
garante que eles busquem sempre obter os melhores resultados e ajudem com
que o evento seja um sucesso.

#DicaSympla: Staff para eventos: Como montar seu dream team!

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

4 - Conceituando o evento

na pr-produo que o bom produtor comea a pensar nos detalhes do seu evento,
e nesta etapa que devem ser estabelecidas as caractersticas e as peculiaridades
do seu projeto, bem como uma estimativa de custo com o desenvolvimento de um
oramento detalhado (baixar planilha).
#DicaSympla: Como fazer o oramento do seu evento e qual sua importncia
Nesta etapa, o organizador prev tudo o que ser necessrio para que o evento
acontea, fazendo todos os check-lists (baixar planilha) necessrios, e tambm o
momento no qual se antecipam problemas para, de antemo, encontrar solues.
To importante quanto o planejamento prvio e organizado conceituar o evento,
enquadrando-o em categorias para determinar o que ser preciso para execut-lo.
A produo ser uma conferncia ou seminrio? Qual o tema e quem sero os palestrantes? Quantos comparecero? Perguntas como essa norteiam a criao do
conceito do evento, ou seja, seu tema e seus objetivos.

4.1- A escolha do tema

A escolha do tema o primeiro passo da produo de uma conferncia ou seminrio.
Para definir o contedo central ser necessrio um afunilamento de algum assunto, que faz parte de um determinado nicho. O tema pode estar ligado a um interesse

www.sympla.com.br

pessoal, profissional, institucional ou comercial do produtor e deve ser o mais

claro possvel. Nada de lanar uma temtica abrangente esperando alcanar mais
pessoas por isso, ela deve ser bem clara e especfica.
Vamos exemplificar: o mercado de moda, por exemplo, o nicho e uma empresa
desse ramo quer organizar uma conferncia. Sabemos que existem vrias atividades que podem ser desenvolvidas e inmeras linhas de pesquisas. Portanto, o
tema do evento no pode ser lanado como moda apenas, pode ser algo como
a influncia da moda na personalidade, os principais materiais txteis no Brasil,
o futuro da indstria da moda, dentre outros mais.

4.2- Definindo o pblico-alvo

A definio do pblico-alvo vem juntamente com a delimitao do tema. O
seminrio em uma faculdade de veterinria e ir falar sobre cuidados paliativos
para animais de estimao? Portanto, voc deve procurar atingir os acadmicos
e professores de veterinria, zootecnia e at agronomia de diferentes faculdades.
A dica primeiramente pensar no tema e associ-lo a quem dever ser atingido.

A definio do pblico-alvo vem

juntamente com a delimitao
do tema.

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

10

Caso uma empresa de softwares queira atrair empresrios que procuram ERPs,
o foco deve realmente interess-los. Uma conferncia sobre as inovaes da
cloud computing para pequenos negcios ser mais interessante do que falar
sobre o que vem sendo desenvolvido na rea, mas em realidades distantes do
empreendedor brasileiro.

4.3- Definindo a durao

A durao do evento varia de acordo com a amplitude do tema e os tipos de apresentao. Os seminrios podem durar de 4h a 8h por dia, e voc produtor define
a quantidade de encontros. Porm muito importante uma definio antecipada de um cronograma (baixar planilha) para que seu evento no ultrapasse 3
dias, prtica comum em eventos educacionais.
Este controle ser importante tambm para posteriormente voc encaixar os
palestrantes. Alm disso, o tempo e a programao diria tambm so chamarizes do pblico, portanto bastante ateno nesse ponto, lembrando de estipular
intervalos, debates e os coffee-breaks.
Este tpico, aliado aos anteriores, representam o incio do planejamento do
evento. essencial que este comeo seja bem organizado, com planilhas especiais para cada mini-projeto. J citamos o oramento, check-list e cronograma.
Mas existem outras que ainda sero utilizadas.
#DicaSympla: Planilhas para um produtor de eventos bem organizado

www.sympla.com.br

11

essencial que
este comeo
seja bem organizado, com
planilhas especiais para cada
mini-projeto

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

12

5 - Encontrando o espao
correto
O local deve levar em conta no somente o perfil do projeto, como tambm o nmero de pessoas que iro participar, sejam convidados ou colaboradores, e tambm
o oramento (baixar planilha) disponvel para a realizao. Na hora de pesquisar,
considere possibilidades alternativas. s vezes, um salo de convenes tradicional, pode sair mais caro do que um ambiente parecido em uma universidade ou
pousada, por exemplo.
Procure locais com bons assentos, ventilao na medida e boa iluminao. Se
possvel, bom que as cadeiras estejam dispostas em fileiras em degraus, uma
mais alta do que a outra, como um auditrio para facilitar a visualizao do palco
por todos os presentes.
No se esquea que necesssrio que o local tenha um espao para o coffee-break
e ainda para receber a imprensa se for o caso.
#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento

www.sympla.com.br

13

6 - Quantidade de participantes

A quantidade de participantes vai ser definida de acordo com o segmento

onde se encontra seu pblico-alvo. Um nicho muito especfico tem, consequentemente, uma quantidade de adeptos e interessados menor que um
segmento mais popular, por exemplo. Alm disso, sempre existe o fator oramento, que interfere diretamente na escolha do local para a realizao, alm,
claro, do nmero de integrantes das equipes que trabalharo no evento e
iro garantir todo conforto aos participantes.
Portanto, para a definio da quantidade do pblico atente-se para o que
deve ser levado em conta:
- Oramento (baixar planilha)
- Perfil do nicho
- Tamanho do local

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

14

7 - Selecionando os palestrantes
e apresentadores

A escolha dos apresentadores e palestrantes a chave para o sucesso do evento.

Tenha bons profissionais no evento e veja o pblico sentir que ir ao seu evento para
ouvir aquelas pessoas foi realmente um investimento!

7.1- Como selecionar e fazer contato

O perfil do orador ou do expositor deve estar adequado s caractersticas e ao tema
do evento. Se voc no possui nenhum nome em vista, a dica pesquisar muito antes de definir. A internet uma ferramenta importante, mas considere ouvir sugestes de pessoas que j estejam envolvidas com atividades afins ao tema do seu
evento. Elas, normalmente, so formadoras de opinio e podem dar boas sugestes.
A #DicaSympla deste tpico explica mais sobre as caractersticas que devem estar
presentes em um bom palestrante!
Feito isso, entre em contato com os candidatos. Para agir de forma profissional,
elabore uma breve apresentao do objetivo do evento por escrito com detalhes
como data e durao. Depois, entre em contato por telefone ou e-mail e pergunte ao
candidato se h interesse em receber maiores informaes. A sim, envie o release
e retome o contato procurando saber sobre a disponibilidade dele.

www.sympla.com.br

15
Caso voc no tenha tempo ou no possa fazer esse trabalho por algum motivo, considere contratar uma empresa especializada em oferecer servios de palestrantes,
por exemplo. Elas comumente possuem um cadastro amplo de profissionais, divididos por rea de atuao e caractersticas pessoais.
#Dica Sympla: Como escolher o palestrante do meu evento?

7.2- Hospedagem e transporte dos palestrantes

importante planejar a acomodao e transporte para os palestrantes, pois
seminrios e conferncias costumam trazer especialistas que nem sempre moram
no local do evento.
Os translados para o local tambm devem ser pensados. Se o oramento permitir,
no economize no conforto desses itens, assim voc garante um palestrante satisfeito e com energia suficiente para conquistar a ateno do seu pblico.

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

16

8 - Comercializando os
patrocnios e definindo valores

Definidos a infraestrutura e os convidados, agora hora de calcular todos os custos

do evento para elaborar as cotas de patrocnio que sero oferecidas. Tendo uma
planilha de gastos com itens como a vinda de palestrantes, equipamentos, alimentos, decorao e aluguel do local, o produtor pode comea a separar as cotas de
acordo com o montante destas despesas.

8.1- Tipos de patrocnio

Existem diversas chancelas de patrocnios que podem ser ofertadas. Elas podem
ser institucionais, onde a parceria tem em vista a associao da marca patrocinadora com uma causa. J as promocionais visam expor a marca para angariar novos
consumidores e aumentar vendas. O patrocnio pode ser ainda hbrido ou misto,
contendo elementos tantos institucionais quanto promocionais. Dentro desses conceitos, as formas de exerccio do contrato de parceria se dividem em:
- Patrocinador
- Co-patrocinador
- Support
- Naming Rights
- Apoios de Mdia

www.sympla.com.br

17

Cada tipo de parceria

precisa ser calculada
em funo dos custos
gerais. A exposio da
marca negociada de
acordo com o valor investido pela empresa.

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

18

Cada tipo de parceria precisa ser calculada em funo dos custos gerais. A
exposio da marca negociada de acordo com o valor investido pela empresa. Um co-patrocinador, por exemplo, ter uma exibio mais limitada.
Ele ir aparecer nos impressos de divulgao, mas no nos backdrops. Ao
elaborar a proposta, preciso pensar em que tipo de divulgao o evento
vai oferecer e a qual preo.
#DicaSympla: Quais so os tipos de patrocnio

8.2- Escolhendo os patrocinadores e fechando negcio

Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocnio pode interessar a qual
empresa e porqu. A ligao da marca com o tema da conferncia ou do
seminrio ajudar muito na hora de angariar parcerias. Procure levantar
uma lista de possveis patrocinadores cuja marca dialogue com o assunto
do evento.
Para facilitar a conversa com as empresas potencialmente interessadas,
o produtor pode montar um book de captao que contenha os dados e
argumentos que podem interessar quela marca especificamente. Se o
seminrio ou a conferncia tem como tema uma especialidade mdica, por
exemplo, ser conveniente a um laboratrio farmacutico que fabrique medicamentos receitados pelos mdicos da rea inserir sua marca no evento.
Caso o assunto seja literatura e um dos autores convidados for de outro
pas, a editora dele no Brasil certamente ter interesse na cota das despesas de viagem e hospedagem. O produtor precisar do felling ao oferecer o
tipo certo de patrocnio para a empresa adequada, reunindo os argumentos
e as razes pelas quais aquela parceria conveniente para tal marca.

www.sympla.com.br

19

Os dados mais pragmticos tambm precisam estar na ponta da lngua. Onde

o nome da empresa vai aparecer, qual a abrangncia do evento, quem o pblico-alvo, que tipo de cobertura da mdia est sendo esperada. Associando as
vantagens com o valor da cota, apoio ou do patrocnio esperado, as chances
de sucesso na negociao so bem maiores.
Com todas as demandas preparativas encaminhadas, fechados os acordos com
palestrantes e patrocinadores, chega o momento de definir a programao.

#DicaSympla: Como vender patrocnio para eventos

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

20

9 - Definindo a programao

importantssimo planejar o andamento de um seminrio ou de uma conferncia. Controlar o tempo, reservando o perodo necessrio para cada acontecimento essencial para o produtor, os convidados e o pblico.

9.1- Abertura
Comece definindo como se dar a abertura. Ela ser em grande estilo com um
coquetel inicial, um caf de boas-vindas ou mais conveniente comear com a
fala de um dos convidados ou autoridades que apresentem o tema do evento?

9.2- Apresentao dos palestrantes

Em seguida, para que as coisas fluam da melhor maneira possvel, necessrio
estabelecer a ordem das falas dos palestrantes, definindo uma durao ideal
para cada uma delas de acordo com os assuntos abordados e o tipo de exposio
planejado para cada convidado. Assim, eles podem se antecipar na preparao
das apresentaes, encaixando-as dentro do tempo definido. As palestras precisam ser agrupadas sob eixos temticos e as mesas so montadas com assuntos
afins, para manter a coerncia, facilitar as discusses e evitar repeties.

www.sympla.com.br

21

Vale pedir aos convidados que enviem a apresentao para a produo antes do
evento. Isso facilita a organizao do roteiro e o produtor pode garantir a relevncia e veracidade dos dados apresentados.

9.3- Tempo para os debates

A durao dos debates tambm prevista com antecedncia. Os convidados precisam saber se haver e quanto tempo ir durar a interao com o pblico. Para
quem comparece, tambm essencial pontuar essa questo. O produtor pode
estabelecer um limite de perguntas ou at uma inscrio prvia para a fala. Com
o tempo definido, h menos margem para imprevistos ou fugas do protocolo.
No caso de Conferncia, necessrio planejar e reservar um momento no final
do evento para que as perguntas sejam escritas pelos participantes, possam ser
entregues ao mediador e respondidas pelo Conferencista.

9.4- Encerramento
Por fim, estabelea como se dar o encerramento do evento. Algumas das possibilidades so um coquetel de fechamento, confraternizando com os participantes e
comemorando os resultados do debate ou ainda uma fala especial reservada para
fechar com chave de ouro.
Outro momento importante a hora de distribuir os brindes, caso faa parte do
planejamento. Procure encaixar a distribuio no incio ou no fim das atividades,
para no interromper o andamento das apresentaes. Eles podem ser distribudos no coquetel de encerramento como forma de agradecer as presenas ou na
hora da inscrio, despertando o interesse dos participantes.

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

22

9.5- Cronograma geral

Uma conferncia ou um seminrio podem ter a durao de um perodo, como
a manh, ou podem ser programados para dias. Para eventos mais longos,
necessrio pensar em intervalos, coffee-breaks, hora de almoo. Tudo precisa ser
previsto no roteiro e fazer parte da programao para orientar os envolvidos e facilitar a dinmica da organizao. Para programaes que durem mais de um dia,
essencial fazer este cronograma (baixar planilha) de antemo para cada um dos
dias.
O importante planejar o roteiro do evento com a maior preciso possvel e distribuir as informaes para todos os envolvidos, fazendo que cada um deles saiba
o que foi delineado para o bom funcionamento da ocasio e a otimizao do tempo de todos.

www.sympla.com.br

23

10 - Divulgao

A divulgao de conferncias e seminrios deve ser bem direcionada ao pblico que tem interesse no assunto abordado. Seja pelos lugares limitados ou por
uma estratgia mais certeira, o produtor precisa selecionar com muito cuidado
os meios que utilizar para expor o evento.
Comece retomando qual ser o pblico-alvo: mdicos, professores de determinada rea, comerciantes de determinado produto. Com esse filtro, possvel
pensar qual a maneira mais adequada de chegar at eles. Mas existem algumas
aes de divulgao que so bsicas e servem para a maioria desses pblicos.
Atualmente, no existe evento sem divulgao online! Esta tem sido uma das
alternativas mais eficientes para se chegar ao pblico alvo com eficcia, basta
escolher os canais corretos, como blogs e sites da rea, e claro, nas redes sociais! A abrangncia cada vez maior. Existem plataformas online de gesto de
inscries e participantes que voc pode, alm de vender as inscries antecipadas, voc pode ainda utilizar as ferramentas disponveis para amplificar a divulgao, linkando pgina do evento ao facebook, enviando convites por email,

Atualmente, no existe evento

sem divulgao online! Esta
tem sido uma das alternativas
mais eficientes para se chegar
ao pblico alvo com eficcia.

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

24

dentre outras.
A divulgao offline tambm pode ser usada. Espalhe cartazes anunciando o
evento e descrevendo a programao, destacando os principais convidados
e afixe-os em locais estratgicos pensados a partir da definio do pblico. O
mesmo vale para flyers e outros impressos.
importante que toda a programao esteja muito bem definida antes dessa
etapa pois ela deve constar em todos os meios de divulgao utilizados. Em
conferncias e seminrios, so os convidados, os temas e o roteiro como um
todo que desperta o interesse do pblico. Portanto, destaque um convidado especial ou chame a ateno para uma discusso sobre um tema em voga nos
dias atuais. Selecione os pontos altos da programao e puxe a divulgao por
eles.
#DicaSympla: 4 erros que voc no deve cometer na divulgao do seu evento

No item 12.5, iremos falar um pouco mais sobre como devem ser desenvolvidos
os materiais grficos. Vamos agora para mais uma etapa, uma das principais:
as inscries!

www.sympla.com.br

25

11 - Inscrio do pblico

No h dvidas: a inscrio do pblico uma das etapas mais importantes da

organizao do evento, afinal, no h evento sem pblico.
A partir das inscries antecipadas, possvel calcular a demanda para a sua conferncia ou seminrio, verificar se o local escolhido o mais adequado, definir
os outros servios, como buffet, brindes e kits, e conhecer mais sobre o pblico
que estar presente nas atividades. Por isso, para obter sucesso no processo de
inscrio, preciso seguir algumas dicas e contar com as melhores ferramentas
que o ajudaro a executar esta tarefa.
Independentemente do carter das inscries, se elas sero feitas presencialmente ou distncia, ou at mesmo, das duas formas, importante que voc
oferea as melhores condies e um bom suporte para que o pblico possa
declarar a participao em seu evento. Por isso, no hesite em lanar mo de
recursos que vo facilitar a ida de seus colaboradores.
Utilizar plataformas online que permitem cadastrar todos os participantes e organizar relatrios que lhe daro um panorama completo de seu evento fazem
toda diferena. A partir destas informaes, voc poder conhecer melhor o seu
pblico e planejar, para as prximas conferncias ou seminrios organizados,
em quais locais, para qual faixa etria e grupos profissionais voc dever destinar a sua campanha de divulgao.
A inscrio dever ser realizada pelos meios mais acessveis ao pblico-alvo almejado. Veja:

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

26

11.1- Inscries online

Para que os seus participantes possam efetuar a inscrio online, o mais importante oferecer uma pgina que possa ser navegada sem grandes problemas. Por isso, se voc pretender realizar o processo na internet, lembre-se
de contar com bons suportes que auxiliaro os interessados a confirmar a participao no evento. Dessa forma, o organizador evita frustraes e possveis
reclamaes por erros no site utilizado para efetuar as inscries. Use uma boa
plataforma de venda e gesto de inscries e se surpreenda com a facilidade
tanto para o comprador quanto pra voc, que ter controle automtico de todas as vendas, alm de ferramentas diferenciadas de gesto que iro ampliar
o sucesso do evento.
Se houver a necessidade de apresentao de documentos, importante que
avise anteriormente os participantes. possvel pedir para que eles entreguem
via postal ou pode exigir que eles apresentem o dossi requerido durante o registro e o cadastramento no dia do evento.

#DicaSympla: 10 motivos para disponibilizar as inscries do seu evento pela

internet

www.sympla.com.br

27

11.2- Inscries presenciais

Ao realizar as inscries presencialmente, saiba que muito importante seguir
algumas medidas para que possa obter o maior nmero de participantes e garantir o sucesso de seu evento. A primeira coisa a pensar so os locais onde se
pretende instalar os pontos de inscrio. Em conferncias e seminrios, muito
comum utilizar os espaos acadmicos, instalaes de centros de pesquisa e instituies relacionadas ao tema do evento.
Entretanto, interessante tambm espalhar os seus estandes em locais de grande
circulao, como shoppings, parques e centros de convivncia. Mesmo que no
parea um espao adequado para posicionar os seus pontos de inscrio, eles
podem atrair outros pblicos e aumentar o seu potencial de divulgao. Alm disso, outra ideia se juntar a outros eventos e criar parcerias para que possa divulgar e realizar a inscrio dentro destas organizaes.

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

28

12 - Contratao de servios

Com os dados obtidos no processo de inscrio, hora de organizar e contratar

os servios de suporte que faro de sua conferncia ou seminrio um sucesso.
Buffet para coffee-break, brindes, equipamentos, panfletos e materiais grficos:
tudo isso deve ser bem pensado para que os seus participantes tenham uma tima experincia durante o evento. Lembre-se de que muito importante ter um
check-list (baixar planilha) com a relao de todos os fornecedores e responsveis
para que voc tenha sempre a mo os dados para quando precisar e no correr o
risco de esquecer nada.
#DicaSympla: Fornecedores: tudo que voc precisa saber sobre eles
Se voc pretende organizar uma boa conferncia ou um grande seminrio, confira
agora como realizar a contratao de cada um destes itens:

12.1- Crachs e fichas de identificao

Para uma melhor organizao do seu evento e para que haja um controle maior dos
participantes, os crachs e as fichas de identificao so peas imprescindveis
em sua conferncia ou seminrio. Para produzi-los importante que voc saiba
exatamente quais informaes sero inseridas naquela identificao.
Por isso, o organizador deve ter em mente que dever requerer todas as informaes necessrias para identificar os participantes. Uma boa ideia recolher

www.sympla.com.br

29
todos estes dados j no momento da inscrio pois dessa maneira ficar muito
mais fcil para voc utiliz-los e realizar a confeco de seus crachs. Utilizar uma
plataforma online de inscrio tambm ajudar a automatizar todo este processo.
Lembre-se tambm que o material para a elaborao destes crachs e fichas de
identificao deve ter grande durabilidade para todos os dias do evento. Alm disso, pense tambm em utilizar neste material a mesma identidade visual utilizada na divulgao do evento (fontes, cores, disposio das informaes). Converse
com a empresa que ir elabora estas peas e analise as suas opes. Dessa forma,
voc conseguir obter um melhor servio e garantir uma maior satisfao dos
presentes em sua organizao.

12.2- Buffet
No d para produzir uma c onferncia ou seminrio se no houver um bom servio
de coffee-break, que o momento do networking, onde os participantes podero
interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o seu evento no
deixe nada a desejar, muito importante oferecer o melhor tambm na hora da
pausa entre as atividades.
Antes de demandar o servio, necessrio que o produtor analise o nmero de
convidados e calcule bem a quantidade de itens necessrios. Segundo especialistas, a dica de uma poro de 12 a 15 unidades e 600 ml de bebida por pessoa. Se
estiver na dvida, uma boa dica tambm utilizar ferramentas e calculadoras disponveis na internet para definir a quantidade exata. Mas lembre-se que o buffet
contratado pode fazer isso. Porm, importante ter noo sobre os nmeros para
no ser levado a pedir comes e bebes muito alm da conta. Aqui tambm entra a
importncia da venda online antecipada, que permite que voc veja de antemo
quantas pessoas j compraram ingressos e tenha uma ideia do pblico estimado
para o dia, facilitando as compras do buffet.

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

30
Outra dica muito importante para a contratao destes servios adequar o tipo
de buffet ao evento. Se ele ocorrer durante as manhs, melhor contratar pratos
e receitas mais leves. Caso a pausa para o coffee-break ocorra no comeo da noite, a dica oferecer alimentos mais apropriados para o horrio. Alm disso, a poca do ano e a dinmica do evento tambm influenciam no cardpio, dando prioridade para pratos quentes ou frios, por exemplo, e lanches prontos ou montveis.

12.3- Brindes
Brindes so essenciais para este tipo de evento. Apesar da ideia favorecer principalmente aqueles que se inscreveram no evento, a empresa ou organizao que
promoveu a atividade tambm pode ser beneficiada com a entrega de produtos
que levaro a sua marca e a sua mensagem. Portanto, ao captar patrocnio, proponha a algumas empresas auxili-lo no fornecimento de brindes.

www.sympla.com.br

31
Mas, lembre-se que importante pensar no pblico de seu evento e tentar confeccionar itens que agradaro os participantes. Squeezes e garrafas trmicas, por
exemplo, se encaixam perfeitamente em eventos que ocorrem durante dias mais
quentes. Cadernos, blocos de nota e agendas so indicadas para pessoas que utilizam bastante estas ferramentas em seu trabalho. Alm disso, a empresa parceira
pode oferecer um brinde que lembra o servio: uma empresa de solues eltricas
pode fornecer um chaveiro com luzinha.
#DicaSympla: Saiba porque distribuir brindes um boa ideia

12.4- Equipamentos
Para dar andamento s atividades de sua conferncia ou seminrio, muito importante que voc conte com os melhores equipamentos e tenha tudo o que for
necessrio mo. Aparelhos de udio e vdeo so imprescindveis para que os participantes possam acompanhar melhor as palestras e os debates durante o evento.
Defina o nmero mnimo de microfones, caixas de som, aparelhos de udio, projetores, notebooks e data shows, e sempre pea uma quantia maior para ter reser-

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

32

vas em caso de falhas. Teste junto ao fornecedor todo o material antes do evento
e pea um treinamento rpido para resolver pequenos problemas com o material.

12.5- Materiais grficos

Guias, panfletos, programao, anais e compilaes: todos estes materiais tambm so imprescindveis organizao de uma conferncia ou seminrio. Para
situar os participantes, divulgar as empresas participantes, ou demonstrar a programao e as atividades que faro parte daquele evento, as publicaes grficas
devem ser produzidas para todos os presentes em sua iniciativa.
Ao contratar os servios de uma grfica para realizar estes trabalhos, lembre-se
de conferir a proporo desejada e o que conter cada material. Dessa forma, a
empresa que prestar estes trabalhos poder organizar os contedos e desenvolver os produtos que sero veiculados durante o seu evento. A distribuio pode
ser feita durante a entrega dos kits e das fichas de indetificao. Dessa forma,
voc garante que todos recebero o material confeccionado.
No se esquea que a produo de peas grficas tambm se aplica para insero
online! Para cada site e rede social diferente necessrio desenvolver peas diferentes. A capa do facebook um exemplo. Deve ser feita do tamanho exato para
mostrar profissionalismo e deve ter a cara do seu evento.

www.sympla.com.br

33

13 - Organizao do espao

Para receber bem os seus convidados e os participantes de sua conferncia ou

seminrio, importante que o produtor organize bem o local onde acontecero
as atividades programadas. Abaixo citaremos alguns pontos a serem levados em
considerao e que no podem ser esquecidos.

13.1- Segurana e sinalizao

Um evento sem segurana batalhar para morrer na praia. essencial que o
produtor leve em considerao todos os itens de seguranas previstos para realizao de eventos como estes. Cheque os instintores de incndio, portas de
emergncia e no deixe que o nmero de inscritos seja maior do que o nmero
permitido para o local. E se for o caso, conte com uma equipe de segurana eficiente.
#DicaSympla: Quais so as medidas de segurana essenciais para um evento
acontecer

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

34
Para que o seu espao seja bem aproveitado pelos participantes interessante
apresentar placas de sinalizao e indicar corretamente os locais onde ocorrer
a programao da conferncia ou seminrio. Para isso, necessrio implantar
painis que indiquem onde a entrada, onde esto os banheiros, as sadas, onde
acontece determinada palestra, o local do coffee-break, do estacionamento, da
rea de fumantes e outros. Cada placa deve ser legvel, com figuras simples ou
palavras com tipografia e tamanho claro.

13.2 - Limpeza
Antes de tudo, necessrio que voc tenha um local bem arejado e limpo. Verifique o estado de mesas, cadeiras, dos equipamentos que sero utilizados, da
rea onde circularo os participantes e confirme se todos esto aptos para uso e
permanncia do pblico presente. Uma boa dica no deixar esta inspeo para
momentos antes de iniciar o seu evento. Dessa forma, caso necessite de trocar
ou limpar melhor alguma coisa, ter tempo para isso.
Contratar uma boa equipe de limpeza para atuar durante todo o evento imprescindvel para manter no somente banheiros e espao do coffee-breaks sempre
limpos, como tambm os locais de circulao do pblico.

13.3- Local do coffee-break

O espao do coffee-break, alm de arejado e amplo para caber mesas, cadeiras e
pessoas em p, precisa facilitar a entrada dos alimentos e das equipes de organizao. O ideal um local bem decorado, que facilite a movimentao de cada
um e que esteja prximo ao armazenamento e preparo dos comes e bebes, o que
facilita o trabalho da equipe do buffet.

www.sympla.com.br

35

14 - Controle de entrada

O controle de entrada uma etapa essencial, pois garante a segurana dos participantes e a boa gesto dos mesmos pelos organizadores. H vrias maneiras
de organizar o acesso dos convidados, mas o organizador precisa avaliar qual a
forma de controle que melhor se adequa ao contexto e ao porte do seu seminrio
ou conferncia. No entanto, importante que esse processo ocorra com rapidez e
responsabilidade, evitando longas filas e confuso na entrada dos participantes,
e isto pode ser feito utilizando a plataforma online.
Se o seminrio ou conferncia for de grande porte, as melhores opes para controle de entrada so o check-in online ou via smartphone. Para fazer o check-in
online, voc precisa de computadores e conexo de internet rpida e garantida.
Quando os participantes chegam, os recepcionistas os encontram no sistema online e procedem com seu credenciamento, fornecendo os kits do evento. Caso
opte por registro de entrada atravs de smartphone, basta instalar um aplicativo
e proceder com os check-ins, que podem ser feitos por meio de cdigos QR. Para
tanto, tambm necessria a garantia de uma boa internet local. Saiba mais na
#DicaSympla deste tpico.
As famosas listas de papel s so recomendadas para eventos de pequeno porte.
Essas listagens devem ser impressas aps o encerramento das vendas de ingressos e permitem que voc associe os dados do participante que est chegando com
os dados da lista, assim autorizando sua entrada na conferncia ou seminrio. A

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

36
vantagem dessas opes de controle que no necessitam de internet.
No entanto, o check-in leva um pouco mais de tempo para ser processado em
comparao com as alternativas online.
Conforme o porte do seu evento e os recursos disponveis, voc pode escolher a
melhor opo para controle de entrada de participantes. Mas este controle no
pode deixar de ser feito, j que promove a segurana dos inscritos e o bom andamento das atividades organizadas.
#DicaSympla: Qual a melhor forma de controlar a entrada dos participantes no
meu evento

www.sympla.com.br

37

15 - Durante o evento

Por mais bem planejado que seu evento tenha sido, na prtica muitas coisas
acabam acontecendo diferentes do esperado. Por isso, uma boa organizao
tambm conta com a possibilidade de imprevistos e j treina a equipe para que,
durante o evento, esteja atenta a quaisquer transtornos que apaream. Quanto
mais cedo um imprevisto detectado, mais fcil encontrar uma soluo para
ele e, assim, garantir o sucesso da programao!

15.1- Atente-se ao cronograma

Mesmo aps o incio das atividades, mantenha o controle de tudo o que ocorre.
Como seminrios e conferncias dependem de pessoas, de palestrantes convidados ou contratados, voc precisa verificar a cada momento se estes esto chegando no horrio devido. Caso uma atividade esteja para comear e o palestrante ainda no tenha aparecido, o produtor precisa entrar em contato com ele e
contornar a situao, seja ela de atraso ou, at mesmo, de falta do palestrante.
Nesse caso, bom que j na organizao do evento voc tenha feito uma lista de
exposies reservas, como vdeos de palestras ligadas ao tema.
Especialmente em conferncias e seminrios, j que normalmente so abertos
aos comentrios e s participaes dos inscritos, tambm relativamente comum a dificuldade de controle do tempo. Se um palestrante, por exemplo, incentiva comentrios e acaba ultrapassando seu horrio em meio s discusses, a
organizao do evento ter de resolver o problema. Por isso, fundamental que a

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

38

equipe acompanhe o andamento de cada palestra e possa intervir discretamente

para que os horrios sejam respeitados.
Baixe uma planilha de cronograma pronta para organizar o seu evento.

15.2- Garanta o funcionamento dos equipamentos

Outra situao relativamente comum a falha em aparelhos eletrnicos. As conferncias e seminrios usualmente trabalham com, no mnimo, computadores,
projetores e sistemas de microfone. Quando um desses instrumentos falha, tempo se perde e a imagem do evento frente aos participantes no fica muito boa,
afinal, d a impresso de que a organizao do evento no agiu com responsabilidade, sem testar todos os equipamentos com antecedncia. De qualquer forma,
mesmo com muitos testes, possvel que algum equipamento apresente problema justamente no momento da atividade. E, nesse caso, voc precisa ter equipamentos reservas e profissionais prontos para agirem, resolvendo o problema
rapidamente.
Ter um plano B, em todas as situaes da organizao do evento, sempre importante. Porm, no h como prever todos os problemas que podem surgir. Ento,
quando ocorre algo diferente do planejado, e no temos uma soluo imediata, o
ideal manter a calma e ser flexvel. Ficar tranquilo durante o evento o ajudar a
pensar em solues criativas e rpidas, resolvendo os transtornos com discrio
e profissionalismo. E em situaes extremas, melhor ser franco e comunicar
aos presentes.
#DicaSympla: Os imprevistos mais comuns em Congressos, Conferncias e
Seminrios e como passar por eles

www.sympla.com.br

39

16 - Finalizao do evento

A etapa ps-evento to importante quanto as anteriores, pois nesse momento

que voc vai avaliar como tudo ocorreu e verificar o que pode ser melhorado em
uma prxima organizao. Se voc registrou a entrada dos participantes de uma
forma detalhada, ser possvel saber quantas pessoas, do total esperado, foram
ao evento e em qual horrio a maioria dos inscritos chegou. Alm disso, durante
as atividades, o produtor pode manter uma planilha atualizada, em que descreve
a qualidade dos servios prestados por fornecedores e tambm a competncia
de pessoas da sua equipe organizacional. Ao final, o organizador ter vrias informaes valiosas para considerar no planejamento de um prximo evento.

16.1- Pesquisa de satisfao

Mas para saber a opinio dos participantes sobre as atividades, o que eles acharam dos temas abordados e dos palestrantes, o mtodo mais utilizado e com timo ndice de retorno o formulrio de satisfao. O ideal que este seja entregue aos inscritos nas atividades finais, para que no tenham tempo de esquecer
detalhes que seriam teis sua equipe.
No faa uma pesquisa muito longa, mas no deixe de ser o mais especfico possvel. Pergunte sobre cada palestra, afinal o participante pode ter gostado de uma,
mas no de outra, e isso precisa ficar claro. Outros dados que pode questionar no
formulrio so: a qualidade dos palestrantes, os horrios definidos, a localizao
e o espao fsico do evento, bem como a alimentao oferecida. importante

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

40
tambm deixar espaos livres para que o participante possa se manifestar sobre
algo que no est perguntado no formulrio de pesquisa. E, por fim, lembre-se de
manter o anonimato das respostas, pois isso incentiva que as pessoas se expressem de forma sincera.
Outra maneira de fazer a pesquisa de satisfao via e-mail. Esta uma boa opo
para os participantes mais conectados. Apenas lembre-se que ela no pode ser
obrigatria.
O produtor do seminrio ou conferncia tambm precisa do feedback dos patrocinadores, equipes de limpeza, de seguranas e demais colaboradores para
melhorar constantemente suas organizaes.

A etapa ps-evento to
importante quanto as
anteriores, pois nesse
momento que voc vai
avaliar como tudo ocorreu e verificar o que pode
ser melhorado em uma
prxima organizao.

www.sympla.com.br

41

16.2- Fechamento do border

Outro instrumento de extrema utilidade e essencial na avaliao do seu evento o border (baixar planilha). Este documento apresenta em detalhes todas as transaes financeiras realizadas na venda de inscries e durante as
atividades. Assim, por meio dele, o produtor consegue conferir a quantidade
arrecada com as inscries e com o patrocnio, conferir o que foi gasto na produo do evento, somar o que foi arrecadado no dia do evento (se for o caso),
e fazer o fechamento total das transaes.
Tambm possvel verificar em quais reas a verba foi mais gasta, a fim de
que opes mais econmicas sejam pesquisadas.
Quando seu evento termina, comea o momento de avaliar e tirar concluses
sobre tudo o que aconteceu. O objetivo que voc possa analisar os resultados, verificar se alguma meta no foi atingida e o porqu disso. Ento, saber
claramente os pontos fortes do seu planejamento e os pontos que precisam
ser revisados, garantindo mais chances de sucesso na prxima organizao.
#DicaSympla: O que um border

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

42

17 - Concluso

Organizar uma conferncia ou um seminrio exige o planejamento de muitos

detalhes. Como qualquer outro evento, o organizador precisa escolher com antecedncia um espao adequado, verificar oramentos, contratar fornecedores
e buscar patrocnios. No entanto, alm de todo o planejamento padro, ainda
preciso contatar provveis palestrantes e programar o evento em torno das
suas disponibilidades. Tudo isso, com tempo suficiente de divulg-lo com a programao definida e disponibilizar um meio para que as pessoas se inscrevam.
Pensar com cuidado em toda a dinmica do seminrio ou conferncia muito
importante para que tudo corra bem quando chegar a hora. Contudo, imprevistos
podem sempre acontecer e, por isso, fundamental que se tenha uma equipe
qualificada, que cuide para que tudo esteja em ordem, conforme a programao.
Faa um bom planejamento, em detalhes e conte com um time realmente envolvido com o evento. Assim, as chances de ocorrerem transtornos sero mnimas e voc garantir o sucesso de todas as atividades!

www.sympla.com.br

43

18 - Sobre a Sympla

A Sympla a plataforma online feita para o produtor que quer a melhor divulgao e a melhor experincia do pblico ao criar qualquer tipo de evento. Nossa
inteno descomplicar, deixando tudo mais simples, prtico e rpido para o
organizador e para o pblico.
Atravs de nosso sistema voc consegue criar uma pgina personalizada para
o evento, vender os ingressos e saber exatamente quantas pessoas comparecero. Alm disso, o pblico tem toda a comodidade possvel, escolhe a forma
de pagamento e ainda repassa o link de compra para os amigos. Para o produtor,
h a facilidade de acompanhar as vendas pela internet, atrair pblico pela integrao do link do evento no Facebook, fazer o controle de entrada e ainda obter
o mailing de quem se interessa por suas produes!
Utilizar uma ferramenta online com tantos benefcios garante ao produtor um
evento excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo. A plataforma Sympla o segredo para atrair o pblico, no importando tamanho, conceito e tipo de produo!

Guia Sympla: Organizao de SEMINRIOS E CONFERNCIAS

44