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Apostila Gestao de Estoques 2009.2
Apostila Gestao de Estoques 2009.2
e
s
Pedi do de
Compr a
Figura 2: Processo de Compra
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procurar, de todas as maneiras, aumentar o nmero de fornecedores em potencial a
serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negcio foi
executado em benefcio da empresa. O nmero limitado de fornecedores a serem
consultados, constitui uma limitao das atividades de compras.
O processo de seleo das fontes de fornecimento no se restringe a uma
nica ocasio, ou seja, quando e necessria a aquisio de determinado material. A
atividade deve ser exercida de forma permanente e contnua, atravs de vrias
etapas, entre as quais selecionamos as seguintes:
ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado
Estabelecida a necessidade da aquisio para determinado material, e
necessrio levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poder
ser realizado atravs dos seguintes instrumentos:
Cadastro de Fornecedores do rgo de Compras;
Edital de Convocao;
Guias Comerciais e Industriais;
Catlogos de Fornecedores;
Revistas especializadas;
Catlogos Telefnicos;
Associaes Profissionais e Sindicatos Industriais.
ETAPA 2 - Anlise e Classificao
Compreende a anlise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva
classificao quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminao
daqueles fornecedores que no satisfizerem as exigncias da empresa.
ETAPA 3 - Avaliao de Desempenho
Esta etapa efetuada ps - cadastramento e nela faz-se o acompanhamento
do fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo no raras vezes como
elemento de eliminao das empresas fornecedoras.
5.8.1 - Tipos de fornecedores
a) Fornecedores potenciais comumente d-se pouca ateno aos
fornecedores potenciais. Entretanto, o desejo do fornecedor em potencial de
fazer negcios com a empresa dever ser mantido em todos os candidatos que
se apresentarem.
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b) Fornecedores habi tuai s o servio de compras dever manter uma
documentao informativa sobre o comportamento desse fornecedor, a partir
do momento em que ele passe a suprir normalmente a empresa. Tal
documento deve permitir uma consulta rpida e objetiva pelos administradores
da empresa. A ficha-modelo de cadastro concentra todas as informaes
necessrias referentes a esse fornecedor. Essa ficha ser consultada pelo
comprador na ocasio de fechamento de qualquer novo negcio.
Essa ficha deve permitir administrao tomar as seguintes providncias:
Eliminao agir com segurana no momento de eliminar um
fornecedor,, esclarecendo empresa prejudicada as razes
devidamente documentadas de tal ao;
Explicaes esclarecer a fornecedores idneos as razes da
preferncia por outro fornecedor e solicitar que reforcem a qualidade do
fornecimento
Controle acompanhar as condies de fornecimento ao logo do
tempo;
Orientao fornecer subsdios ao comprador, para reforar sua
posio na negociao de um novo pedido. Podero ser impostas
condies ao fornecedor para corrigir deficincias observadas em
fornecimentos anteriores. Permitir tambm controlar a evoluo de
preos do fornecedor e restringir aumentos propostos.
5.9 - CUIDADOS AO COMPRAR
O processo de produo inicia-se com planejamento das vendas,
estabelecimento de uma poltica de estoque de produtos acabados e listagem dos
itens e quantidades de produtos a serem fabricados, quantidades estas distribudas ao
longo de um cronograma de produo.
Um sistema de planejamento de produo fixa as quantidades a comprar
somente na etapa final da elaborao do plano de produo. As quantidades lquidas
a comprar sero apuradas pela desagregao das fichas de produo e em especial
pela listagemde materiais necessrios para compor cada unidade de produto a ser
produzido. Ser necessrio comparar as necessidades de materiais com as
existncias nos estoques de matrias-primas, para se apurar as necessidades lquidas
distribudas no tempo conforme o cronograma de produo necessria para atender
ao planejamento de vendas.
Entretanto, a execuo da compra ser a primeira etapa executiva do
programa de produo. O trmino da programao e o incio das atividades de compra
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caracterizam-se, portanto, como uma rea com muitas facilidades de conflitos,
conflitos estes sempre agravados pelos atrasos normais e habituais do planejamento.
As presses exercidas pelos setores de produo e faturamento reforam
ainda mais a probabilidade de atritos na rea de compras. Neste momento todos se
esquecemdos atrasos no planejamento das vendas e na programao da produo.
Outro aspecto interessante do relacionamento dentro da rea de compras a
inverso curiosa de atitude que se processa entre o comprador e o vendedor aps a
emisso do pedido. A posio inicial de vendedor sempre solicitante e o comprador
nesta fase poder usar seus recursos de presso para forar o vendedor a chegar s
condies ideais para a empresa.
Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posio de comando e
passa a uma atitude de expectativa. Procurar de agora em diante adotar uma atitude
de vigilncia, procurando cuidar para que os fornecimentos sejam feitos e os prazos
cumpridos.
5.10 - COTAO DE PREOS
O depto de compras com base nas solicitaes de mercadorias, efetua a
cotao dos produtos requisitados. Depois de efetuadas as cotaes o rgo
competente analisa qual a proposta mais vantajosa levando em considerao os
seguintes itens:
a) prazo de pagamento;
b) valor das parcelas;
Para anlise, utilizamos a seguinte frmula:
VA = VF
(n + i)
VA =Valor atual do produto
VF =Valor futuro do produto
i =Taxa de juros
n =prazo de pgto
5.10 - O PEDIDO DE COMPRA
Aps trmino da fase de cotao de preos dos materiais e analise da melhor
proposta para fornecimento, o setor de compras emite o pedido de compras para a
empresa escolhida. Esse pedido dever ter com clareza a descrio do material a ser
comprado, bem como as descries tcnicas, para que no ocorra as freqentes
dvidas que comumente acontecem.
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Preferencialmente o pedido dever ser emitido em 3 vias, sendo a 1 e 2 vias
enviadas ao fornecedor, o qual colocar ciente na 2 via e a devolver, que passar a
ter fora de contrato, funcionando como um "instrumento particular de compromisso de
compra e venda". A 3 via funciona como follow up do pedido.
5.11 - O RECEBIMENTO DE MATERIAIS
No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos devero
ser considerados como:
1) Especificao tcnica: conferencia das especificaes pedidas com as
recebidas.
2) Qualidade dos materiais: conferencia fsica do material recebido.
3) Quantidade: Executar contagem fsica dos materiais, ou utilizar tcnicas de
amostragem quando for invivel a contagem um a um.
4) Preo:
5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no
pedido.
6) Condies de pgto: conferencia com relao ao pedido.
5.12 - O ARMAZENAMENTO
Na definio do local adequado para o armazenamento devemos considerar:
Volume das mercadorias / espao disponvel;
Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento);
Nmero de itens;
Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva, etc;
Manuteno das embalagens originais / tipos de embalagens;
Velocidade necessria no atendimento;
O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas tcnicas imprescindveis
na Adm. de Materiais. As principais tcnicas de estocagem so:
a) Carga unitri a: D-se o nome de carga unitria carga constituda de
embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa quantidade de
material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento como se fosse
uma unidade. A formao de carga unitria se atravs de pallets. Pallet um estrado
de madeira padronizado, de diversas dimenses. Suas medidas convencionais
bsicas so 1.100mm x 1.100mm, como padro internacional para se adequar aos
diversos meios de transportes e armazenagem;
b) Caixas ou Gavetas: a tcnica de estocagem ideal para materiais de pequenas
dimenses, como parafusos, arruelas, e alguns materiais de escritrio; materiais em
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processamento, semi acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na
sua construo sero os mais variados em funo das necessidades especficas de
cada atividade.
c) Prateleiras: uma tcnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos
diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Tambm como as caixas
podero ser construdas de diversos materiais conforme a convenincia da atividade.
As prateleiras constitui o meio de estocagem mais simples e econmico.
d) Raques: Ao raques so construdos para acomodar peas longas e estreitas como
tubos, barras, tiras, etc.
e) Empilhamento: Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para
aproveitamento do espao vertical. As caixas ou pallets so empilhados uns sobre os
outros, obedecendo a uma distribuio eqitativa de cargas. Container Flexvel: uma
das tcnicas mais recentes de estocagem, uma espcie de saco feito com tecido
resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno conforme o uso.
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ESTUDO DE CASO
A ADMINISTRAO DE MATERIAIS NUMA EMPRESA DE SERVIO - O CASO
DO HOSPITAL DE RHODE ISLAND -
O Hospital de Rhode Island um grande hospital para 700 leitos, situado na
Nova Inglaterra, contando com oramento anual de $ 38 milhes e 3.800 funcionrios.
Ele oferece os servios mdicos e cirrgicos tpicos de um hospital, alm de projetos
de pesquisa em medicina e programas mdico-educacionais. Para apoiar estas
atividades, o hospital mantm um investimento de $ 745.000 em estoques e compra
mais de $ 8 milhes em materiais anualmente (cerca de 22% dos custos operacionais
totais), com 25 a 30 mil ordens de compra.
A organizao de administrao de materiais conta com quatro departamentos:
Compras, Materiais Gerais e Inventrio, Servios Centrais e Lavanderia. Eles esto
integrados no Departamento de Administrao de Materiais, cuja misso balancear e
coordenar todas as funes independentes de materiais numa nica fora de trabalho,
de forma a atingir servio de alta qualidade ao mnimo custo. O departamento
concentra-se na eficincia de transporte e processamento atravs da integrao de
funes e do conhecimento do custo total dos itens fornecidos aos pacientes, incluindo
compras, recepo, armazenagem e disposio final.
Compras a principal atividade de administrao de materiais no hospital, pois,
como colocado anteriormente, os gastos com compras somam quase um quarto dos
custos operacionais. Compras so feitas diretamente dos fornecedores, mas este
hospital, juntamente com alguns outros, consegue melhores preos em alguns itens
atravs de compras coletivas em grandes lotes por intermdio de duas cooperativas: A
Associao de Hospitais de Rhode Island e o Servio de Hospitais. Compras
antecipadas so uma prtica comum em hospitais. Apesar de os custos de estoques
aumentarem, os benefcios de comprar antes de aumentos de preos mais que
compensam estes custos adicionais de manuteno de estoques. Com o grande
nmero de ordens de compra processadas anualmente, o computador do hospital
controla os nveis de estoques e imprime as ordens de compra automaticamente.
O grupo de Materiais Gerais e Estoques responsvel pelas funes de
recepo e armazenagem, assim como da entrega do material s enfermarias. Este
grupo, sob o diretor do Departamento de Administrao de Materiais, era responsvel
por 65% dos investimentos totais em estoques. Em organizaes hospitalares tambm
existem estoques departamentais prprios, fora do controle da Administrao de
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Materiais. Neste caso, os departamentos de Dietas e de Farmcia mantm e
controlam cuidadosamente estoques para seus propsitos. Os nveis de estoque so
controlados conforme mtodos cientficos e registros computadorizados.
Servios Centrais uma funo exclusiva da administrao de materiais em
hospitais. Na verdade, o gerenciamento de estoques de materiais esterilizados.
Hospitais tm dois tipos de estoques: esterilizados e no-esterilizados . Os estoques
de no-esterilizados so administrados pelo grupo de Materiais Gerais e Estoques de
forma muito semelhante aos estoques de uma indstria. Entretanto, materiais
esterilizados devem ser manipulados de modo mais cuidadoso para prevenir
contaminao. O grupo de Servios Centrais, alm da guarda do estoque, tambm
prepara kits de ataduras e outros materiais esterilizados para pacientes com
queimaduras, salas de operao, enfermarias e outros propsitos especiais.
O grupo de Lavanderia seria classificado dentro do ambiente industrial como
operao de manufatura ao invs de atividade de suprimento. A principal razo para
inclu-la no Departamento de Administrao de Materiais est no fato de o hospital
estar passando a utilizar cada vez mais materiais descartveis no lugar daqueles que
eram lavados anteriormente.
Ballou, Ronald H. Logstica empresarial: transportes, administrao de materiais e
distribuio fisca. So Paulo: Atlas, 1993. Pg. 69 70.
Questes para discusso:
1) De acordo com o texto, identifique os tipos de custos que o hospital est
incorrendo?
2) Compras somam quase um quarto dos custos operacionais... . De posse dessa
afirmao, quais os procedimentos que a Administrao de Materiais deve adotar
para minimizar o impacto dos custos de colocao de pedidos na atividade de
compras?
3) Percebe-se que a organizao adota uma poltica de compras antecipadas e em
elevadas quantidades, isso feito para minimizar o custo de desconto de preo.
No entanto, para que essa poltica seja plenamente satisfatria necessrio que
sejam observados outros tipos custos, quais so? J ustifique.
4) Quais sistemas de estgios de estoques podem ser identificados no texto?
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5) Comente a organizao formal da Administrao de Materiais estabelecida no
Hospital Rhode Island.
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REFERNCIAS
BALLOU, Ronald H. Logstica empresarial: transportes, administrao de materiais e distribuio fsica
So Paulo: Atlas, 1998.
CHIAVENATO, Idalberto. Iniciao a Administrao de Materiais. So Paulo: Makron,McGraw-Hill,
1991.
DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais uma abordagem logstica, So Paulo: Atlas, 1997.
_______. Administrao de Materiais: edio compacta, So Paulo: Atlas, 1995.
_______. Gerncia de Materiais. So Paulo: Atlas, 1986
GURGEL, Floriano C. A. Administrao do Fluxos de Materiais e Produtos. SoPaulo: Atlas, 1996.
MARTINS, Petrnio G. Administrao de Materiais e Recursos Empresariais, So Paulo: Saraiva,
2000.
MOREIRA, Daniel Augusto. Int roduo a Administrao da Produo e Operaes. So Paulo:
Pioneira, 1998.
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- PR
MOURA, Reinaldo A . Armazenamento e Distribuio Fsica. So Paulo: IMAM, 1997.
PARENTE, J uracy. Varejo no Brasil. So Paulo: Atlas, 2000.
POZO, Hamilton. Admini strao de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logstica.
So Paulo: Atlas, 2001
SITES DE INTERESSE
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www.amcham.com.br
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www.cel.coppead.ufrj.br
www.fao.org
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www.ibge.gov.br
www.imam.com.br
www.mdic.gov.br
www.pessoal.onda.com.br/razzolini/glolog.html
www.tecnologistica.com.br
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