Universidade Municipal de So Caetano do Sul

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Apostila ERP
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ERP 1
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Sumrio
Introduo......................................................................................................................................................... 3
O que ERP e qual a sua utilidade?................................................................................................................ 3
Implementao de sistemas de ERP................................................................................................................ 4
Mdulos de um sistema de ERP.......................................................................................................................
Es!ol"endo uma soluo de ERP.................................................................................................................... #
Prin!ipais $anta%ens e des$anta%ens de sistemas de ERP............................................................................. &
'inali(ando....................................................................................................................................................... )
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ERP *
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Introduo
+ e$oluo te!nol%i!a, o aque!imento - e at mesmo o desaque!imento - da e!onomia,
o aumento da o.erta de !rdito e o al!an!e de no$os mer!ados esto entre os .atores que
ele$am si%ni.i!antemente a !ompetiti$idade das empresas. Para se manter nesse
patamar ou para !ontinuar !res!endo, as !ompan"ias pre!isam !ontar !om
%eren!iamento adequado de seus re!ursos, dados e pro!edimentos. /m dos !amin"os
mais utili(ados para isso a adoo de solu0es de ERP 1Enterprise Resource Planning2,
isto , de sistemas de gesto empresarial. O que esse tipo de so.t3are si%ni.i!a para uma
empresa, quais as suas $anta%ens e des$anta%ens, alm de outros in.orma0es so4re o
assunto sero a4ordados nessa apostila.
O que ERP e qual a sua utilidade!
Em sua ess5n!ia, ERP um sistema de %esto empresarial. Ima%ine que $o!5 ten"a uma
empresa que !onta !om $6rios sistemas, um para lidar !om as !ontas a pa%ar, um para
%erar .ol"as de pa%amento, um para !ontrolar $endas, um para %eren!iar impostos, um
para analisar metas e desempen"o, entre outros. Em $e( de e7istir um ou mais so.t3ares
para !ada departamento da !ompan"ia, no seria mel"or !ontar !om uma inte%rao
entre eles, de .orma que todos .i(essem parte de um sistema uni.i!ado? 8 9ustamente isso
que uma soluo de ERP o.ere!e.
:om um ;ni!o sistema inte%rando todos os departamentos - ou pelo menos os setores
mais importantes -, a !omuni!ao interna se torna mais .6!il e menos !ustosa. O
departamento .inan!eiro, por e7emplo, poder6 sa4er rapidamente quanto din"eiro destinar
< quitao de impostos e quanto dire!ionar ao pa%amento de .un!ion6rios, de a!ordo !om
as in.orma0es que o setor de %esto de re!ursos "umanos disponi4ili(ar no sistema. O
!"e.e de um determinado departamento poder6 a$aliar o desempen"o de um .un!ion6rio
e dis!utir 9unto ao %erente de R= quanto a empresa pode l"e o.ere!er de aumento. O
departamento de mar>etin% poder6 !onsultar o !ontrole de $endas, per!e4er que um
determinado produto no est6 tendo a sa?da dese9ada e, !om 4ase nisso, desen$ol$er
uma no$a estrat%ia para re$erter esse quadro. +o mesmo tempo, pode $eri.i!ar se a
$er4a disponi4ili(ada pelo departamento su.i!iente para esse tra4al"o ou se
ne!ess6rio mar!ar uma reunio para soli!itar mais re!ursos.
Per!e4a !om esses e7emplos que "6 $6rias situa0es onde a inte%rao de sistemas se
mostra $anta9osa. @ote que, !om sistemas distintos, !ada setor teria mais di.i!uldade para
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se !omuni!ar !om o outro, o que resultaria em maior tempo, mais %astos e at em
!ansati$os pro!edimentos 4uro!r6ti!os. +lm disso, !om um sistema de ERP, a empresa
passa a ter menos .orne!edores de so.t3are, o que diminui !ustos !om li!enas, suporte
t!ni!o, ser$idores, treinamento, entre outros.
"i#ura $
Aa4emos o quanto sistemas de %esto podem ser importantes para as empresas.
Biminuem !ustos, tornam a !omuni!ao mais e.i!iente, a9udam na tomada de de!is0es,
permitem uma apurao mais pre!isa do que est6 a!onte!endo na !ompan"ia, en.im.
@o por menos que muitas empresas !onsideram esse tipo de so.t3are impres!ind?$el
<s suas ati$idades.
Implementao de sistemas de ERP
ERP no o tipo de so.t3are que !omprado na prateleira de uma lo9a para depois ser
instalado em um !omputador e, em se%uida, estar pronto para o uso 1at e7iste, mas no
re!omendado2. +!onte!e que !ada empresa, em .a!e de suas ati$idades e de suas
estrat%ias opera!ionais, possui ne!essidades distintas das outras, portanto, sistemas de
ERP s sero .un!ionais se ao menos as !ara!ter?sti!as mais importantes da !ompan"ia
.orem le$adas em !onta.
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Casta entendermos que uma empresa que .a4ri!a medi!amentos, por e7emplo, tem
ne!essidades 4em di.erentes de outra que tra4al"a no ramo de transportes. + primeira
pre!isa se preo!upar !om o4teno de matria-prima, pa%amento de li!enas de
patentes, pesquisas em la4oratrios, entre outros. + se%unda, por sua $e(, pre!isa se
preo!upar !om a idade da .rota, !om %astos de !om4ust?$el, !om ped6%ios e assim por
diante. /ma empresa tam4m pode atuar em mais de um ramo de ati$idade ou e7er!er
suas opera0es em $6rios estados do pa?s, de .orma que se $5 o4ri%ada a pa%ar
impostos di.erentes em !ada lo!al, por e7emplo. En.im, !omo poss?$el per!e4er, !ada
!ompan"ia pre!isa !ontar um sistema de %esto que se adapte a ela.
@o intuito de !ontrolar %astos, a empresa tam4m pre!isa de.inir qual tipo de
li!en!iamento mais adequado <s suas opera0esD instalao do sistema em ser$idores
prprios, utili(ao do sistema em ser$idores ter!eiri(ados 1%eralmente, o.ere!idos pelo
pro$edor da soluo2, soluo 4aseada em E!omputao nas nu$ensF 1!loud !omputin%2,
pa%amento por usu6rio 1ou por !omputador de a!esso2, uma mistura de uma ou mais
dessas modalidades, en.im.
+s solu0es 4aseadas em !loud !omputin% !ostumam ter !usto menor, pois a empresa
no pre!isa se preo!upar !om ser$idores, manuteno, atuali(ao, entre outros. +lm
disso, o.ere!e a!esso mais .6!il para usu6rios que esto .ora das depend5n!ias da
empresa - um $endedor que est6 em outra !idade $isitando um !liente, por e7emplo. Por
outro lado, podem resultar em %astos maiores ao lon%o pra(o porque, em %eral, seu tipo
de li!en!iamento e7i%e pa%amento peridi!o, !omo se .osse uma assinatura de 9ornal,
%rossamente !omparando.
Repare que importante < empresa analisar as solu0es de ERP e7istentes no mer!ado
e as modalidades de li!en!iamento o.ere!idas para sa4er qual l"e atender mel"or. Ae a
empresa no ti$er uma equipe de Ge!nolo%ia da In.ormao 1GI2 !apa( de .a(er essa
an6lise, pode $aler a pena pro!urar um ser$io de !onsultoria.
O tempo de implementao tam4m um parHmetro importante. Aistemas de ERP no
!omeam a .un!ionar da noite para o dia. Os pro$edores das solu0es pre!isam de tempo
para adaptar o so.t3are <s ati$idades da empresa, sem !ontar que ne!essitam !onsiderar
a in.raestrutura, os re!ursos de se%urana, testes, treinamento de pessoal, inte%rao
entre departamentos, mi%rao a partir de sistemas le%ados, entre outros. +lm disso, a
implementao %eralmente o!orre por etapas, de .orma que determinados mdulos do
sistema se9am instalados somente depois de esse pro!esso 96 ter o!orrido !om outros.
Portanto, a implementao de um ERP pode !onsumir $6rios meses.
M%dulos de um sistema de ERP
Aistemas de ERP lidam !om os $6rios departamentos de uma empresa. @o entanto, no
pre!isam, ne!essariamente, !o4rir !ada uma delas, pelo menos no ao mesmo tempo.
Bependendo das e7pe!tati$as da !ompan"ia em relao ao ERP, poss?$el atender
determinadas 6reas em um primeiro momento e as demais de maneira pro%ressi$a. Para
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isso, os pro$edores .a(em o .orne!imento do sistema em mdulos, que so di$ididos de
a!ordo !om suas .un!ionalidades.
@o "6 um sistema de ERP que, por si s, possa atender tudo o que empresa. 8
ne!ess6rio !ustomi(ar a soluo de a!ordo !om as ati$idades da !ompan"ia. Por outro
lado, "6 determinados pro!essos que so 4astantes !omuns em todas ou na maior partes
das empresas, at mesmo por uma questo de le%islao. Eis al%umas !ate%orias de
mdulos que se en!ai7am nesse !onte7toD
'inan!eiroI
:onta4ilidadeI
Re!ursos "umanosI
+ti$o .i7oI
Pro!essosI
Pro9etosI
Jur?di!o.
+ partir da?, podemos en!ontrar mdulos mais espe!?.i!os, adotados em menor es!ala e
apenas se esti$erem em !on.ormidade !om as ati$idades da empresa, por e7emploD
EstoqueI
Bistri4uio de produtosI
'rotaI
:omr!io e7teriorI
Kesto de !on"e!imentoI
:ontrole de materiaisI
+utomao !omer!ialI
+n6lise de ris!os.
Escol&endo uma soluo de ERP
/m sistema de ERP um in$estimento srio e que pre!isa ser .eito !om !uidado. Mas,
!omo es!ol"er uma soluo !om tantas op0es no mer!ado? A no Crasil, "6 $6rias
empresas espe!iali(adas em ERP !om %rande a!eitao, !omo A+P, GOGLA, Mi!roso.t
BMnami!s e Ora!le. :omo sa4er qual a mel"or es!ol"a? Aer6 que !onsiderar somente
preo su.i!iente? @o "6 .rmula !erta que sir$a para todas as empresas, mas "6 $6rias
di!as que podem a9udar na es!ol"a mais adequada.
+ primeira entender e7atamente quais as ne!essidades da !ompan"ia em relao ao
ERP para ento de.inir o que prioridade. Gal an6lise indi!a um !amin"o a se%uir. Para
isso, pode ser ne!ess6rio reali(ar reuni0es !om %erentes dos setores, !om .un!ion6rios
que e7er!em .un0es mais !r?ti!as, en.im.
Bepois disso, .i!a mais .6!il analisar as solu0es o.ere!idas por .orne!edores de ERP.
@este ponto, ne!ess6rio a$aliar as propostas .eitas por !ada empresa para, em primeiro
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lu%ar, identi.i!ar aquelas que mel"or podem atender <s ne!essidades identi.i!adas. @este
ponto, tam4m importante $eri.i!ar quais desses pro$edores t5m e7peri5n!ia no
.orne!imento de so.t3are para o ramo de atuao da !ompan"ia.
/ma $e( que o sistema de ERP pre!isa ser !ustomi(ado para !ada empresa,
importante sa4er tam4m quais as te!nolo%ias que o .orne!edor disponi4ili(a para suas
solu0es. :om isso, poss?$el ter uma noo mel"or dos !ustos !om ser$idores,
atuali(ao, treinamento, entre outros. +lm disso, nesse aspe!to tam4m poss?$el
analisar a !apa!idade de inte%rao e !omuni!ao do sistema, a possi4ilidade de
implementao de mdulos no .uturo, os re!ursos de se%urana, !ompati4ilidade !om
plata.ormas distintas 1dispositi$os m$eis, por e7emplo2 e assim por diante.
Gam4m muito importante $eri.i!ar quais as !ondi0es do suporte e manuteno
o.ere!idas pelos pro$edores. O so.t3are !ertamente $ai pre!isar de atuali(a0es ao lon%o
do tempo para !orreo de erros, mel"orias em determinados pro!edimentos, adaptao
para no$as ne!essidades 1implementao de uma no$a re%ra tri4ut6ria, por e7emplo2,
a9ustes de se%urana, en.im. Aem !ontar que !ertas situa0es podem ne!essitar de
au7?lio do .orne!edor, por e7emploD um determinado usu6rio pode pre!isar de suporte
para ter a!esso a uma relao de dados a ser su4metida para uma auditoria e7terna.
Preo, !laro, tam4m um aspe!to importante a ser !onsiderado, mas um erro a!eitar
apenas a soluo mais 4arata ou a!reditar que a opo mais !ara, 9ustamente por estar
nesta !ondio, ir6 suprir todas as ne!essidades da empresa. =6 $6rias .ormas de
li!en!iamento e !a4e analisar qual mais adequada < empresa. Be$e-se !onsiderar
tam4m que "6 outros !ustos atrelados, !omo um plano de suporte e manuteno 1que
pode ter reno$ao anual, por e7emplo2, implementao, in.raestrutura, en.im.
=6 de se !onsiderar tam4m que muitas !ompan"ias que desen$ol$em so.t3ares de ERP
tra4al"am !om empresas que atuam !omo intermedi6rias !om os !lientes, !omo se
.ossem re$endas. Entretanto, esses par!eiros podem lidar no s !om as $endas, mas
tam4m !om outros pro!essos, !omo suporte e implementao, por e7emplo. + di$iso
BMnami!s, da Mi!roso.t, uma das .orne!edoras que e7ploram !om su!esso esse
modelo.
:omo di!a .inal, pode ser uma 4oa ideia ini!iar !ontato !om !ompan"ias que 96 utili(am
solu0es de .orne!edores que apresentaram propostas < sua empresa. Essa ini!iati$a
pode a9udar a a$aliar os aspe!tos de desempen"o, suporte, manuteno, treinamento e
assim por diante. Mas importante .risar que se um sistema de ERP deu !erto em uma
determinada !ompan"ia, no si%ni.i!a que ter6 o mesmo 57ito na empresa que $o!5
representa, mesmo quando am4as atuam no mesmo ramo de ati$idade. Nem4re-se de
que !ada ne%!io ;ni!o e requer solu0es !ustomi(adas.
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Principais vanta#ens e desvanta#ens de sistemas de ERP
Lo!5 96 sa4e que sistemas de ERP podem representar uma di.eren!ial si%ni.i!ati$o no
!otidiano das empresas. @o entanto, importante ter em mente que esse tipo de so.t3are
no resol$er6 todos os pro4lemas da !ompan"ia e, muitas $e(es, pode no o.ere!er os
resultados esperados para determinadas ati$idades. +lm disso, podem tra(er 4ene.?!ios
por um lado, mas situa0es indese96$eis por outro. Por isso, importante !on"e!er as
$anta%ens e des$anta%ens dos sistemas de ERP no s para es!ol"er a soluo mais
adequada, mas tam4m para !on"e!er os ris!os atrelados < sua implementao.
@ote que essa uma an6lise que depende dos o49eti$os da !ompan"ia, portanto, muda
de empresa para empresa, mas $ia de re%ra podemos apontar !omo $anta%ens que os
sistemas de ERP podemD
+9udar na !omuni!ao internaI
+%ili(ar a e7e!uo de pro!essos internosI
Biminuir a quantidade de pro!essos internosI
E$itar erros "umanos - em !6l!ulos de tri4utos e pa%amentos, por e7emploI
+9udar na tomada de de!is0esI
+u7iliar na ela4orao de estrat%ias opera!ionaisI
+%ili(ar a o4teno de dados re.erentes a determinados !en6riosI
Biminuir o tempo de entre%a do produto ou ser$io ao !lienteI
+9udar a lidar !om %randes $olumes de in.ormaoI
E$itar tra4al"o dupli!adoI
'a(er !om que a empresa se adapte mel"or a mudanas no mer!ado e na
le%islao.
:omo poss?$eis des$anta%ens, podemos !itarD
+lto !usto !om !ustomi(ao e implementaoI
Implementao demorada - uma soluo de ERP no .i!a pronta da noite
para o dia, !omo $o!5 96 sa4eI
Ris!o de pre9u?(o .inan!eiro ou de desempen"o !om erros inesperados do
sistemaI
Poss?$eis pro4lemas !om suporte e manuteno !aso o .orne!edor do
so.t3are se9a $endido ou en!erre suas ati$idadesI
Bepend5n!ia, que pode di.i!ultar as ati$idades da empresa quando o sistema
.i!a, por al%um moti$o, indispon?$elI
+daptao e treinamento por parte de .un!ion6rios podem demorar mais
tempo que o esperadoI
Resist5n!ia ao no$o, em !aso de implementa0es ou atuali(a0esI
O sistema pode e7i%ir mudanas em determinados aspe!tos da !ultura interna
da empresaI
Pode-se per!e4er tardiamente que aquela soluo no o.ere!e a relao
!usto-4ene.?!io esperadaI
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ERP &
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+o lon%o do tempo, atuali(a0es e a!rs!imos de mdulos podem tornar o
sistema e7!essi$amente !omple7o.
8 !laro que poss?$el apli!ar es.oros para %arantir que as $anta%ens tomem .orma e
que as des$anta%ens se9am ameni(adas. Para isso, ne!ess6rio dedi!ao da equipe de
GI, !omprometimento por parte de toda a estrutura %eren!ial, a!ompan"amento !onstante
das etapas de desen$ol$imento e implementao, as 96 !itadas es!ol"as de uma soluo
e de um .orne!edor adequados <s ne!essidades da !ompan"ia, an6lise de poss?$eis
.atores internos e e7ternos que podem in.luen!iar no pro9eto, ela4orao de uma 4oa
pol?ti!a de se%urana e assim se se%ue. Em relao < an6lise para identi.i!ar poss?$eis
pro4lemas, podemos tomar !omo e7emplo o aspe!to do treinamentoD muitas $e(es,
ne!ess6rio treinar .un!ion6rios no apenas para que eles sai4am manusear o pro%rama,
mas tam4m para que !onsi%am identi.i!ar o propsito daquilo. Isso e$ita erros e
omiss0es.
"inali'ando
Puando o assunto ERP, no raramente "6 a asso!iao desse tema !om outros tipos
de so.t3are para o se%mento !orporati$o, entre eles, :RM 1:ustomer Relations"ip
Mana%ement2, CI 1Cusiness Intelli%en!e2 e A:M 1AupplM :"ain Mana%ement2. Godos
podem atuar em !on9unto !om o ERP, in!lusi$e !omo mdulos.
Gal !omo o ERP, esses sistemas e7istem porque podem a9udar a empresa a ser mais
!ompetiti$aD sistemas de :RM atuam nos pro!essos de rela!ionamento !om o !lienteI
so.t3ares de CI podem au7iliar na an6lise de dados e nas tomadas de de!is0esI solu0es
de A:M a9udam no %eren!iamento e.i!iente da !adeia de suprimentos.
Isso mostra o quanto esse mer!ado %rande e promissor, prin!ipalmente se le$armos em
!onta que o n;mero de !one70es 4anda lar%a < internet est6 aumentando e que "6 uma
o.erta !ada $e( maior de ser$ios 4aseados em !loud !omputin%, permitindo que
so.t3ares de ERP !"e%uem a uma quantidade !ada $e( maior de empresas. Isso 4om
para todo mundoD para as !ompan"ias desen$ol$edoras, pois %era perspe!ti$as de
oportunidades de ne%!iosI para os pro.issionais de GI, pois aumenta o n;mero de $a%as
no se%mentoI e para os !lientes, pois um mer!ado !on!orrido resulta em mel"ores
produtos, aumentando as !"an!es da empresa en!ontrar uma soluo realmente
adequada aos seus ne%!ios.
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