NORMAS E PROCEDIMENTOS DE

PROTOCOLO E DE DOCUMENTAO E ARQUIVO

1. FINALIDADE

A norma de procedimentos gerais de utilizao dos servios de protocolo do CEFET-SP
visa a uniformizar os procedimentos ligados a processos, documentao, correspondncia e arquivo,
bem como controlar a produo e movimentao do fluxo da massa documental, conforme Portaria
Normativa n. 5, de 19.12.2002, da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do
Ministrio do Planejamento, e resolues n. 1, de 18.10.1995, e n. 4, de 28.04.1996, revogada pela
resoluo n. 14, de 24.10.2001 CONARQ, do Arquivo Nacional.
As normas atentam, ainda, para os limites de responsabilidade no desempenho das
atividades ligadas a registro, movimentao, aumento da eficincia e eficcia na recuperao de
informaes, assegurando a qualidade e excelncia no atendimento ao usurio final.


2. MBITO DE APLICAO

Todas as Unidades do Centro Federal de Educao Tecnolgica de So Paulo. As coordenadorias
responsveis pelo Protocolo das Unidades de Ensino esto vinculadas Coordenadoria de
Documentao e Arquivo Central.

3. COMPETNCIAS

3.1. Competncias do Protocolo Geral

3.1.1. Receber os documentos encaminhados CDA/Central.
3.1.2. Encaminhar os documentos de mbito interno e externo.
3.1.3. Padronizar os procedimentos dos servios de protocolos das unidades.
3.1.4. Acompanhar o fluxo da distribuio nica de nmero de processo, bem como da tramitao
dos processos.
3.1.5. Instituir mecanismos de controle das correspondncias da instituio.
3.1.6. Administrar despesas com postagens, bem como o controle do fluxo das correspondncias
enviadas diariamente ao correio das unidades de ensino.
3.1.7. Orientar os profissionais que executam as atividades relacionadas ao servio de protocolo.
3.1.8. Organizar e modernizar o Arquivo Central do CEFET-SP.
3.1.9. Controlar a produo, trato, prazos de guarda e formas de armazenamento da massa
documental por meio da aplicao de modernas tcnicas e recursos tecnolgicos.


3.2. Competncias das Unidades de Ensino

3.2.1. Servios de protocolo da unidade protocolizadora.
3.2.2. Receber, triar e distribuir as correspondncias enviadas Unidade de Ensino devidamente
postadas pela ECT aos diversos setores da escola.
3.2.3. Controlar o envio de correspondncias ECT.
3.2.4. Controlar a produo e trato da massa documental.
3.2.5. Acompanhar os servios do contnuo, quando houver.




4. CONCEITOS BSICOS

O trabalho de arquivo e protocolo tem sistemticas prprias e termos especficos que designam atos
ou tarefas. Por isso, importante que todos os servidores tenham conhecimento dos conceitos e dos
trmites de processos, correspondncias e documentos.

4.1. Sobre Processos

Anexar: unio definitiva a um processo.

Apensar: unio temporria a um processo, mediante determinao de uma autoridade competente.

Assunto: descrio sumria do assunto a ser objeto de decises e providncias por meio da
tramitao do processo ou expediente.

Atividade: ao, encargo ou servio decorrente do exerccio de uma funo, que pode ser
identificada como atividade-meio ou atividade-fim.

Atividade-fim: ao, encargo ou servio de um rgo para atribuies especficas que resulta na
produo e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento.

Atividade-meio: ao, encargo ou servio de um rgo para atribuies especficas que resulta na
produo e acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.

Autuar/formao de processo: ato de reunir em uma s pasta, para trmite generalizado, a coleo
inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativo-jurdica relacionados ao
mesmo assunto. Devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e
operaes contbil-financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas
unidades organizacionais de uma instituio.

Avaliao de documentos: identifica valores dos documentos para definio de seus prazos de
guarda e de sua destinao.

Capa: emitida pelo SIGA quando da abertura de um novo nmero, um invlucro utilizado para
proteger o conjunto de folhas que compem um processo e, tambm, utilizada para formalizar
juntada de documentos.

Carto de protocolo: papel encorpado (tipo papel carto) para registro dos seguintes dados: nome
do solicitante, data do protocolo, local para fixar a etiqueta, resumo do assunto, e rubrica do
protocolista.

Correspondncia: a CDA responsvel pelo encaminhamento das correspondncias aos Correios,
bem como pelo recebimento, guarda, triagem e distribuio interna.

Desapensao - a separao fsica de processos apensados por j terem se encerrado as aes
pelas quais foram apensados.

Despacho: ordem de autoridade administrativa em caso que lhe submetida apreciao. O
despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor
pblico.



Distribuio: remessa do processo s Diretorias, Gerncias e/ou Coordenadorias para deciso sobre
o assunto.

Documento: toda informao registrada em um suporte material suscetvel de ser utilizado para
consulta, estudo, prova e pesquisa. So fontes: livros, revistas, jornais, manuscrito, fotografia, selo,
medalha, filme, disco e fita magntica etc.

Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica, jurdica ou privada, no
exerccio de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informao. Forma um conjunto
orgnico, refletindo as atividades a que se vincula, expressando os atos de seus produtores no
exerccio de suas funes. Assim, a razo de sua origem ou a funo pela qual produzido
determina a sua condio de arquivo, natureza do suporte ou formato.

Documentos pblicos: documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por
um rgo governamental na conduo de suas atividades. Tambm so aqueles produzidos e/ou
recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas responsveis pela execuo de
servios pblicos. De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, os documentos
podem ser caracterizados segundo o gnero e a espcie.

Gnero: define a representao nos diferentes suportes, como textuais, cartogrficos, iconogrficos,
filmogrficos, sonoros, micro grficos, informticos.

Espcie: define a razo da natureza dos atos que lhes deram origem quanto forma de registro de
fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo,
temos:

a) Atos Normativos: so as regras e normas expedidas por autoridades administrativas.
b) Atos Enunciativos: so os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar
uma soluo.
c) Atos de Assentamento: so os configurados por registros, consubstanciado assentamento
sobre fatos ou ocorrncias.
d) Atos Comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc.
e) Atos de Ajuste: so representados por acordos em que a administrao pblica parte.
f) Atos de Correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo,
como aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos,
notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.

Folha de despacho/informao: onde se fazem despachos, informaes, pareceres, que
incorporada ao processo para dar prosseguimento. So as duas faces de uma pgina do processo,
que dever ser em papel sulfite branco, tamanho A4 com impressos (padro utilizado pela CDA da
Unidade So Paulo).

Interessado/solicitante/procedncia: pessoa fsica ou instituio, unidade administrativa ou
acadmica expectante da deciso acerca do assunto que originou o processo.

Juntada: unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo. Realiza-se por
anexao ou apensao.

Juntada por anexao: unio definitiva e irreversvel de um ou mais processo(s)/documento(s) a
outro processo (considerado principal) de mesmo interessado e assunto.



Juntada por apensao: unio provisria de um ou mais processos a um mais antigo, destinada ao
estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes. Ex.: um processo de solicitao de
aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de
percepo para subsidi-lo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal.

Livro de encaminhamento: registra para onde se enviar ou remeter o processo. Os campos em
branco devero ser preenchidos pelo protocolista, devendo constar do recebimento a data, assunto,
interessado, nmero do processo e sigla do setor de destino.

Livro de entrega de postagens: onde se registra todo material a ser enviado aos Correios.

Livro de envio de documentao para malote: livro onde se registra todo material a ser enviado
s Unidades.

Livro de distribuio de nmero dos atos de correspondncia da Unidade: onde se gera e
controla os atos de correspondncia (ofcios, editais, contratos, convnios) cuja responsabilidade
da CDA de cada Unidade.

Numerao de peas: a numerao atribuda s partes integrantes do processo.

Numerao nica de processo: identifica ou caracteriza um processo, conforme Portaria n. 3, de
16.05.2003, da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do Ministrio do Planejamento,
e atribui valor perante a Administrao Pblica Federal. formada por 15 dgitos, devendo ser
acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV), resultando em 17 dgitos, conforme a seguinte
descrio:

I - o primeiro grupo constitudo de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo a
cada unidade protocolizadora que identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3;
23000 a 23999 - MINISTRIO DA EDUCAO
23059.000000 - CEFET-SP

II - o segundo grupo constitudo de seis dgitos, separados do primeiro por um ponto e
determina o registro seqencial dos processos autuados, devendo nmero ser reiniciado a cada ano;

III - o terceiro grupo, constitudo de quatro dgitos, separado do segundo grupo por uma
barra, indica o ano de formao do processo;

IV - o quarto grupo, constitudo de dois dgitos, separado do terceiro grupo por hfen, indica
os Dgitos Verificadores (DV), utilizados pelos rgos que faam uso de rotinas automatizadas.

Pgina do processo: cada uma das faces de uma folha de papel do processo.

Pea do processo: o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: folha, folha de
talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal,
entre outros.

Procedncia - instituio que originou o documento.

Processo: um conjunto de documentos que implica responsabilidade tcnica, financeira ou
administrativa, necessrio ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento
que, durante a sua tramitao, vai sendo instrudo por despachos ou por anexaes de outros
documentos, com a finalidade de anlise, informaes e decises.

Protocolo central: unidade junto ao rgo ou entidade encarregada dos procedimentos com relao
s rotinas de recebimento e expedio de documentos e de correspondncias.

Protocolo setorial ou registro: reproduo dos dados do documento feita em sistema prprio,
destinada a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais aos interessados.

Termo de abertura de volume de processo: nota utilizada para informar a abertura de um volume
de processo.

Termo de apensamento: nota utilizada para indicar o que se apensou ao processo/expediente
principal.

Termo de desapensao: registra a separao fsica de dois ou mais processos apensados. Pode ser
por intermdio de carimbo especfico.

Termo de encerramento: registra o encerramento do processo. Pode ser por intermdio de
carimbo especfico.

Termo de encerramento de volume de processo: registra o encerramento de um volume de
processo.

Termo de juntada de folha ou pea: registra a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo pode ser
por meio de carimbo especfico.

Termo de reabertura de processo: informa a reabertura de um processo.

Termo de ressalva: informa que uma pea foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto
, ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de uma pea. Pode ser por meio de carimbo
especfico.

Termo de retirada de folha ou pea: registra a retirada de folha(s) ou pea(s) do processo. Pode
ser por meio de carimbo especfico.

Tramitao: movimentao do processo de uma unidade a outra, interna ou externa, por meio de
sistema prprio.

Unidade protocolizadora: encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de
documentos no mbito da Unidade a qual se pertence.

Romaneio: mscara de identificao que vai anexada aos envelopes contendo a documentao a ser
enviados s Unidades. Possui a mesma caracterstica do AR (Aviso de Recebimento) dos Correios.

Suporte: material sobre o qual as informaes so registradas (disco, disco magntico, disco tico,
filme, fita magntica, papel, papiro, pergaminho, vdeo disco e outros).

Trmite: seqncia de diligncia e aes prescritas para o andamento de documentos de natureza
administrativa at seu julgamento ou soluo.

Unidade de procedncia: local de origem do documento.

Volume: abertura de nova pasta para processo/expediente quando a anterior atingir em mdia 300
folhas.




4.2. Sobre Termos Arquivsticos

Armazenamento: guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios.

Arquivo: conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades,
qualquer que seja o suporte da informao.

Arquivo central: unidade responsvel pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos
setores e pelos procedimentos tcnicos a que devem ser submetidos.

Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para
os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividade-fim e atividade-meio e que se
conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por
eles consultados.

Arquivo intermedirio: conjunto de documentos originrios de arquivos correntes com uso pouco
freqente que aguardam destinao final.

Arquivo permanente: conjunto de documentos custodiados em carter definitivo em funo de seu
valor, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais.

Avaliao de documentos: processo de anlise que permite a identificao dos valores dos
documentos, para fins de definio de seus prazos de guarda e de sua destinao.

Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos da produo guarda
permanente ou eliminao.
Classe: Cada diviso que compe o sistema de classificao.

Classificao: analisa, identifica e codifica o contedo dos documentos em fase corrente, de acordo
com as diferentes funes e atividades da instituio, com o objetivo de facilitar a sua captura,
arquivamento, recuperao e destinao.

Cdigo: conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma conveno,
representam dados.

Cdigo de classificao: Sistema de cdigo derivado de um plano de classificao.

Comisso Central de Avaliao de Documentos (CCAD): comisso de carter permanente cuja
competncia orientar e normalizar a produo e o fluxo de documentos, a elaborao do plano de

destinao de documentos, a incorporao de acervos ao Arquivo Central e a preservao do
patrimnio documental do CEFET-SP.

Comisses Setoriais de Arquivos das Unidades de Ensino (CSArqs): prope CCAD prazos de
guarda dos documentos em funo dos valores que apresentem para fins administrativos, legais,
fiscais, operacionais ou tcnicos, elaborando as tabelas de temporalidade; assessorar a CCAD no
processo de avaliao de documentos, sempre que convocada; assistir s atividades de seleo e
destinao de documentos dos Arquivos Setoriais; e propor e acompanhar a organizao de
Arquivos Setoriais nas Unidades.

Conservao de documentos: procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica
dos arquivos contra agentes de deteriorao.

Data-limite: identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do
perodo abrangido pelos documentos de um processo, dossi, srie, fundo ou coleo.

Desapensamento: retirada de processo apensado a outro por ter encerrado a ao pela qual foi
apensado.

Destinao do documento: determina o seu encaminhamento para eliminao ou guarda
permanente.

Destinao final: aes baseadas na tabela de temporalidade de documentos que permite a
identificao, seleo, eliminao e/ou reproduo e guarda permanente dos documentos.

Digitalizao: converso de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital,
por meio de dispositivo apropriado, como scanner.

Documento Arquivstico: ao registrada independentemente da forma ou do suporte, produzida
ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade, e que
possui elementos constitutivos suficientes para servir de provas dessas atividades.

Documento ativo: cuja ao no foi encerrada.

Documento-base: referncia formal para abertura de um processo ou de um expediente.

Documento semi-ativo ou intermedirio: cuja ao foi encerrada.

Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado
como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteo
que exige.

Eliminao: ato de destruir ou descartar os documentos de um arquivo.

Emprstimo: procedimento de ceder, temporariamente, a rgos e entidades autorizadas os
documentos correntes e intermedirios de um arquivo que assume a responsabilidade pelo controle
de devolues.

Encerramento: determina a finalizao da ao que desencadeou o documento ou documentos, no
sendo permitidos juntadas e despachos complementares. O registro, feito pelos responsveis do

encerramento no sistema, aciona a contagem da temporalidade permitindo a destinao final, isto ,
eliminao ou guarda permanente.

Espcie documental: configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a
natureza das informaes nele contidas.

Estrutura de arquivamento: exibe a forma de organizao dos documentos/processos em nveis
que representam a estrutura fsica e conceitual do arquivo.

Gesto de documentos: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3, Lei 8.159/91).

Guarda permanente: recolhe guarda permanente documentos de valor informativo/histrico.

Juntada de documento: anexa formalmente um documento ou folha contendo informaes e
despachos a um expediente ou processo, podendo ser providenciado por qualquer rgo envolvido
nas decises.

Localizar: rastreia documentos registrados que estejam em trmite ou em arquivo.

Plano de classificao: esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com
mtodos de arquivamento especficos, geralmente adotada em arquivos correntes.

Plano de classificao de documentos: classifica todo e qualquer documento de arquivo.

Pedido de vista: solicitao de acesso ao processo/expediente pelo interessado.

Preservao de documentos: assegura as atividades de acondicionamento, armazenamento,
condicionamento e restaurao de documentos.

Reativao: determina a continuidade da ao j dada como encerrada. Permite juntada e despacho.

Recolhimento: passagem para a guarda permanente de documentos produzidos e acumulados,
sendo o Arquivo Central responsvel pelo acesso, divulgao e publicao de quaisquer
documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o emprstimo de originais, exceto em casos
previstos em lei.

Srie documental: conjunto de documentos de tipo semelhante produzido pelo mesmo rgo, em
decorrncia do exerccio de igual funo, subfuno e atividade e que resultam de produo e
tramitao de maneira anloga e obedecem equivalente temporalidade e destinao.

Sistema de arquivos: conjunto de arquivos da esfera governamental ou de uma mesma entidade,
pblica ou privada que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos
comuns, visando gesto documental, bem como a preservao e o acesso ao patrimnio
documental pblico.

Tabela de temporalidade de documentos: determina prazo para a transferncia, recolhimento,
eliminao e reproduo de documentos.

Termo de abertura de volume de processo: utilizada para informar a abertura de um volume de
processo.

Termo de eliminao: rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps terem cumprido
o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, sero eliminados.

Termo de emprstimo de documentos: registra as informaes relativas cesso temporria de
documentos para fins de consulta, reproduo ou exposio.

Termo de recolhimento de documentos: registra a passagem de documentos considerados de
guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermedirio para o Arquivo Permanente.

Termo de transferncia de documentos: registra a passagem de documentos do Arquivo Corrente
para o Arquivo Intermedirio.

Tipo de documento: espcie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Unidade de arquivamento: menor unidade de acondicionamento de documentos dentro de um
arquivo.

5. AUTUAO OU FORMAO DE PROCESSO

A autuao, tambm chamada formao de processo, um ato restrito queles servidores
designados pela direo ou empregados contratados para tal determinao e inclui a abertura de um
novo nmero de processo que ser gerado pelo Sistema Integrado de Gesto Acadmica (SIGA).

5.1. Via usurio do SIGA:

Todo setor do CEFET-SP ter um usurio e senha para operar o sistema e dever proceder
conforme o manual de uso do SIGA.

5.2. Via CDA/Central e de Unidades de Ensino:

Pelo SIGA, o protocolista deve seguir as seguintes instrues:

5.2.1. Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva.
5.2.2. Avaliar se a correspondncia deve ser autuada ou no.
5.2.3. Verificar se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou
procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao.
5.2.4. Se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso.
5.2.5. Caso haja uma cpia de recebimento, deve-se providenciar devoluo desta, apondo o
carimbo de protocolo, especfico da CDA, contendo nmero de processo data e assinatura
do protocolista.

5.3. A autuao do processo se dar por meio da seqncia nica de numerao de processo gerada
pelo SIGA, conforme ordem ou seqncia numrica, que constar da capa e na primeira folha do
processo. As notas fiscais (de contrato, servios, compras) devero ser entregues diretamente na
unidade onde se encontra o fiscal para o ateste. Quando no tiver que ser atestada, dever ser
entregue no endereo da CDA/Central.

5.4. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode
ser autuado utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f pblica
para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.

5.5. vedado o encaminhamento de processos por parte da CDA/Central e ou das Unidades de
Ensino para mais de um destinatrio. Antes de efetuar o protocolo, o solicitante poder,
eventualmente, entregar cpias do documento de abertura do processo, se for do seu interesse, para
os setores que julgar necessrio.

6. DA TRAMITAO

6.1. Aps imprimir a capa e montar a pasta, o usurio poder optar por no mandar imediatamente o
processo, que ficar aguardando o usurio dar o encaminhamento. Para isso, basta no usar o
comando de sada (2.17) do SIGA.

6.2. Quando o usurio entregar o processo, dever usar a opo de sada (2.17) para que, no
sistema, o destinatrio possa identificar como um processo ir receber por meio do comando
entrada.

6.3. A comprovao da entrega dever ser prioritariamente pelo SIGA. Caso no seja possvel, o
remetente poder pedir uma assinatura de entrega do processo no livro de recebimento, devendo o
destinatrio proceder informao ao via sistema o mais rapidamente possvel.

6.4. No ser permitida a tramitao de processo entre setores sem os despachos via sistema e
comandos de entrada e sada do SIGA.

6.5. Todo processo tem destinatrio nico. Em caso de ausncia do destinatrio, o processo dever
ser entregue sua chefia imediata.

6.6. Os fac-smiles de documentos no podero ser aceitos como peas de processos, a menos que o
constitua provisoriamente a fim de dar prosseguimento aos trmites, at a chegada da verso
original.

7. TIPOS DE PROTOCOLO

7.1. Os tipos de protocolo mais freqentes so:
7.1.1. Memorando: correspondncia interna utilizada para encaminhar ou solicitar algo.
7.1.2. Ofcio: correspondncia entre autoridades de carter informativo ou solicitao ao dirigente
mximo.
7.1.3. Requerimento: requere algo autoridade competente. Dever obedecer formalidade do
protocolo quando envolver petio para que se faa justia ou se d o que a lei concede ou autoriza
pedir. A formalidade direcionada ao:

a) Diretor Geral do CEFET-SP
b) Diretor da Unidade de Ensino
c) Gerente de Recursos Humanos
d) CPPD Comisso Permanente de Pessoal Docente
Nos dois ltimos itens, se faz necessrio o preenchimento do formulrio especfico da
gerncia e da comisso.
7.1.4. Transferncia Externa ao CEFET-SP/Unidade
7.1.5. Notas Fiscais ou Faturas de Servios



7.2. Documento Protocolado

Solicitao entre setores que no envolvam recursos financeiros, como, por exemplo, compras e
contratao de servios, dever ser realizada via SIGA por meio de abertura de processo do tipo
protocolado.

8. PROCEDIMENTOS ACADMICOS

8.1. Os requerimentos acadmicos, como, por exemplo, solicitao de reviso de notas e faltas,
diplomas, transferncias de turnos/cursos, sero solicitados na respectiva Secretaria do curso ou na
Gerncia de Apoio ao Ensino, com o devido recebimento dado, conforme procedimento interno do
setor.

8.2. O aluno somente poder abrir processo se a Secretaria ou a Coordenadoria de Ensino no
solucionar o problema. Caso seja necessria autuao, os comprovantes devero ser anexados ao
novo processo.

9. RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIO DE CORRESPONDNCIA.

9.1.1. Toda correspondncia recebida por meio do servio da ECT ser entregue ao Protocolo
Central ou s coordenadorias responsveis pelo servio de protocolo das Unidades de Ensino do
CEFET-SP.

9.1.2. Em caso de recesso ou horrio especial, a portaria receber todas as correspondncias
registradas que exijam notificao de entrega, registrando-as em livro e encaminhando-as CDA
para as providncias.

9.1.3. No sero autuados os documentos que no necessitam de tramitao, tais como convites
para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo e
desarquivamento de processo.

9.1.4. A CDA/Central e as coordenadorias responsveis pelo servio de protocolo das Unidades de
Ensino faro a triagem e verificaro se o destinatrio pertence quela Unidade; em caso negativo,
devolver ao remetente, apondo o carimbo e identificando o motivo da devoluo.

9.1.5. A CDA/Central e as coordenadorias responsveis pelo servio de protocolo das Unidades de
Ensino no so responsveis por correspondncias de carter pessoal e ou particular dos servidores
ou dos prestadores de servios terceirizados, tais como carto de banco, extratos bancrios, conta de
gua, luz, telefone fixo ou mvel, carns de IPTU, assinaturas de peridicos (revistas, jornais) e
entrega de compras feitas pela Internet, dentre outros servios.

9.1.6. A CDA/Central e as coordenadorias responsveis pelo servio de protocolo das Unidades de
Ensino remetero a correspondncia lacrada s diretorias, gerncias e coordenadorias a qual
pertena o destinatrio, controlando por meio de sistema prprio.

9.1.7. A correspondncia no autuada seguir as regras desta norma para ser registrada em sistema
prprio e encaminhada ao setor responsvel por sua abertura ou destinatrio.

9.2. Correspondncia Expedida

9.2.1. A CDA/Central do ou das Unidades de Ensino mantero o controle da expedio de
correspondncia por meio de sistema prprio.

9.2.2. O controle da expedio de correspondncia caber a cada unidade de ensino, devendo esta
encaminhar os recibos dos gastos com a ECT CDA/Central para providncias necessrias.

10. DAS DISPOSIES GERAIS

10.1. Nenhum documento, processo autuado ou correspondncia recebida permanecer por mais de
24 horas nos setores de protocolo, salvo aquelas recebidas s sextas-feiras, vspera de feriados ou
em pontos facultativos.

10.2. A Diretoria Geral instituir uma Comisso Central de Avaliao e Classificao de
Documentos, conforme o que determina a Resoluo N. 04 do CONARQ, de 1997, alterada pela
Resoluo N. 14, de 24/10/2001.

10.3. Caber a cada Unidade de Ensino instituir uma subcomisso de Avaliao e Classificao de
Documentos para ordenar a massa documental acumulada, vinculada Comisso Central.

10.4. Casos omissos sero resolvidos pelo Diretor Geral.