Planeamento e Calendarizao

de Eventos

Aspectos introdutrios

A organizao pessoal
e a gesto do tempo

Aspectos a considerar
Gesto de tempo
Importante planear mas pouca gente o faz.
PORQU?
Porque muitas vezes no h tempo. H tanta coisa
a fazer que planear acaba por ficar para segundo
plano. Portanto e fundamental fazer uma
boa gesto do tempo.

Aspectos a considerar
Gesto de tempo
importante que o negociador saiba gerir bem o
seu tempo
Planear a melhor forma de gerir o tempo
Usos de agenda (electrnica ou manual)
Fazer diariamente uma lista das coisas a fazer

Aspectos a considerar
Gesto de tempo
No fazer duas ou trs coisas ao mesmo tempo
Manter o local de trabalho arrumado
Voltar a colocar no local tudo o que retirou!

O Evento
Normalmente quando falamos em eventos
aparecem inmeras classificaes e nomes, mas
basicamente quando uma empresa organiza,
patrocina ou participa um evento
Estes so classificados de acordo com vrios
critrios que ajudam a perceber as vantagens de
cada um e a deciso de participao, ou no em
determinado evento.

Classificao de Eventos
Os eventos podem ser classificados consoante a
sua finalidade:
Eventos Pblicos e Institucionais, Promocionais.
Os eventos podem ser classificados em termos
de periodicidade:
Espordicos;
Peridicos;
De Oportunidade

Classificao de Eventos
Os eventos podem ser classificados em termos
de rea de abrangncia:
Locais;
Regionais;
Nacionais
Internacionais.

Classificao de Eventos
Os eventos podem ser classificados em termos
de mbito:
Interno;
Externo.

Classificao de Eventos
Os eventos podem ser classificados em termos
de pblico - alvo desejado:
Corporativo;
Consumidor;
Pode tambm ser ao mesmo tempo Corporativo e
virado para o Consumidor (cultural e comercial).

Tipos de Eventos
Como exemplos de tipos de eventos temos:
Feiras;
Convenes de Vendas;
Congressos;
Roadshows;
Workshops;
Eventos sociais;
Eventos de Relaes Pblicas;
Eventos culturais;
Eventos Desportivos, tursticos, culturais, sociais ecolgicos, de lazer, etc.

Tipos de Eventos
Estes eventos so muito usados para:
Lanamentos;
Apresentaes;
Comemoraes;
Demonstraes;
Divulgao de produtos e resultados;
Assinalar aniversrios, compras, fuses, negcios, entre outros;
Aproximao do pblico externo e confraternizao com pblico
interno reforo espirito equipa.

Actualidade
No momento actual os eventos assemelham-se
muito, a diferenciao factor de sucesso e
valorizao num mercado saturado de
informao.
So as pessoas que desenvolvem este tipo de
aco que devemos considerar como elementos
cruciais pois ditam o sucesso ou insucesso de um
evento.

Actualidade
Alm das pessoas, o que est por trs de um
evento toda a reputao e credibilidade de uma
empresa enquanto organizadora.
A palavra reputao posta em causa quando
surge uma crise e a gesto de crise em eventos
inevitavelmente uma constante realidade para
quem os organiza.

Actualidade
A soluo passa por estarmos preparados e estar
preparado envolve a previso, definio e
cumprimento de todas as etapas e
procedimentos essenciais que um evento
necessita.

Gesto de Crise
A gesto de crise em eventos comea desde a
altura de deciso de avanar ou no para a
organizao ou participao num evento, onde
priri se deve reflectir e analisar:

Gesto de Crise
A integrao da aco com o plano e objectivos
de comunicao da empresa Institucionais ou
Promocionais ou ainda ambos;

Disponibilidade financeira;
Disponibilidade tcnica e de capital humano;
Disponibilidade de infra-estrutura;
Disponibilidade de prazos de implantao da
aco.

Gesto de Crise
Tendo em conta que para se realizar um evento, que, pela sua
natureza, envolve o contacto directo com o pblico, existem algumas
preocupaes que o gestor do evento deve ter, nomeadamente:
Ao nvel da comunicao;
Ao nvel da liderana;
Organizao: briefing, check list, documentao;
Cultura geral;
Flexibilidade, diplomacia, improviso e criatividade;
Responsabilidade;
Formao, conhecimento dos fornecedores e das novidades.

Perfil do Gestor/Produtor
Assim, na execuo do projecto, o perfil desejado do responsvel pela gesto do evento
algum que rena os seguintes critrios:

Organizado;

Elevado sentido de responsabilidade;

Dinmico;

Capacidade de comunicao;

Gosto pela rea de organizao de eventos;

Capacidade comercial e operacional;

Know-how em diversas reas;

Obsesso pelo pormenor;

Muito, muito, muito bom senso.

Perfil do Gestor/Produtor
A importncia do pormenor essencial, talvez
devido ao facto de inmeras vezes se associar o
evento a ambientes mais descontrados, descurase os pequenos pormenores, estamos perante
um exerccio extremamente exigente de gesto
de agentes, interligao de fornecedores,
preveno de imprevistos e organizao absoluta
necessria.

Perfil do Gestor/Produtor
A promoo e organizao de um evento, um
negcio do fascnio mas igualmente de rigor, de
procura constante de novas ferramentas
artsticas e tecnolgicas, mas sem esquecer as
regras acadmicas obedecendo a uma estratgia
pura de comunicao e marketing para
conseguir obter grandes resultados.

Perfil do Gestor/Produtor
No final, um evento onde tudo pareceu
espontneo, significa que todos os aspectos de
pormenor no foram descurados, detalhes que
escapam maioria dos convidados, mas dos
quais dependem o sucesso do evento.

Carcter da Crise
O carcter de uma crise determinado pela fora
do impacto que esta gera, ter reflexo na
percepo dos pblicos prioritrios em relao
ao evento e empresa organizadora, o que
consequentemente afectar a sua reputao e
credibilidade.

Carcter da Crise
Um local incomum, colaboradores
inexperientes, movimentao de equipamentos e
o clima de agitao geral formam os ingredientes
para ameaas em potencial.
A avaliao sensata das potenciais ameaas e a
avaliao preventiva so a base da gesto de
risco.

Escolha do Evento
Em primeiro lugar, deve-se fazer um prprojeto, enfatizando seis tpicos:

Processos
Objetivo
Conceito do Produto

Definio clara do que deve ser o evento

Estruturao
O qu
Qum
Onde
Quando
Porqu
Como
Custos

Processos
Pblico-Alvo
Anlise do Mercado
Demanda do produto
Concorrncia

Estratgia
Que ferramentas usar
Possibilidade de patrocnio

Processos
Anlise de Viabilidade
Tcnica/Econmica
Necessidade de recursos financeiros e humanos
Simulao pessimista e otimista

Sistema dos 3 Pontos

Para que um evento tenha um final feliz,
necessrio organiz-lo considerando 3 pontos:
Produo
Promoo
Custos

Sistema dos 3 Pontos

Podemos detalhar algumas actividades cruciais a
serem observadas para a realizao de um
evento.
Produo
Promoo
Custos

Produo

Local
Perodo
Pblico-Alvo
Quantidade de Pblico
Estacionamento
Segurana
Limpeza
Atendimento Mdico
Equipamentos

Produo

Equipas de Manuteno
Aspectos Legais
Licenas
Seguro
Hospedagem
Alimentao

Produo

Catering
Recepo
Secretaria
Contratao de Pessoal
Administrao de Pessoal
Venda de ingressos
Inscries
Credenciao

Promoo

Criao de nome
Programao visual
Cenografia promocional
Merchandising
Media
Comunicao
Promoo
Distribuio de Brindes

Promoo

Sorteios
Divulgao
Assessoria de Imprensa
Relaes Pblicas
Procura de Patrocnios
Relatrios de Retorno
Clipping (seleco de artigos dos media)

Custos

Oramento Global
Oramento Setorizado
Fluxo de Caixa
Balancete
Prestao de Contas
Relatrio com Relao Custo/Benefcio

Expectativas dos clientes

As expectativas dos clientes devem ser clara e
rigorosamente identificadas, para que seja
possvel gerir a organizao do evento de acordo
com as suas necessidades.
Por vezes, o objectivo principal atrair o maior
nmero de participantes ou utilizar o melhor
local disponvel e no necessariamente fazer
lucro.

Expectativas dos clientes

Outras vezes, o objectivo principal do evento ,
de facto, o lucro.
Seja qual for o objectivo do evento, o cliente
espera sempre um determinado nvel de
qualidade e pode ter expectativas quanto
realizao dos seus objectivos dentro de um
determinado perodo de tempo.

Expectativas dos clientes

Genericamente o cliente espera sempre tirar o
mximo partido do evento pelo preo mnimo
(sendo a expectativa dos fornecedores
exactamente a oposta).
por isso necessrio encontrar um
compromisso adequado.

Expectativas dos clientes

A maior parte dos organizadores afirma que a
satisfao dos clientes o principal objectivo da
organizao do evento, visto que clientes
satisfeitos so a base de um evento bem
sucedido.

Imagem organizacional
Todas as organizaes no sector dos eventos
devem ter uma boa reputao.
Os servios dos eventos podem ser muito
exigentes.

Imagem organizacional
Depois de se criar uma boa imagem empresarial,
esta deve ser preservada com o maior cuidado
pois pode ser facilmente posta em causa com um
simples erro, que muitas vez rapidamente
transmitido a outros potenciais clientes.

Imagem organizacional
A manuteno de elevados padres de qualidade
essencial para a viabilidade a longo prazo da
organizao, permitindo conquistar uma
vantagem sobre a concorrncia.

As consequncias das restries

H restries que podem afectar a organizao de um
evento, exigindo por exemplo que o organizador altere as
prticas de trabalho normais.
As restries podem envolver limite oramentais
impostos pelo cliente e pelo tempo ou restries de
pessoal impostas pela organizao ou por requisitos de
autoridades exteriores organizao, nomeadamente os
servios de emergncia ou as autoridades de
licenciamento.

As consequncias das restries

Qualquer que seja a natureza da restrio, da
responsabilidade do organizador negociar, com a
sua prpria organizao e com o cliente, para
encontrar uma soluo adequada que no afecte
o sucesso do evento.
aqui que so postas prova as aptides do
organizador para encontrar solues criativas
sem afectar a qualidade.

Os Indivduos

Clientes
O cliente deve ser o centro de todas as atenes.
A chave do sucesso no sector dos eventos
compreender as necessidades do cliente,
satisfazer essas necessidades e orientar o
cliente rumo ao sucesso do evento, o que pode,
por vezes, implicar recusar de forma delicada
uma sugesto irrealista do cliente.

Clientes
Eles no so especialistas do sector dos eventos
(e por vezes no gostam de reconhecer esse
facto), mas o seu contributo para a forma como o
evento deve ser organizado para atingir os seus
objectivos crucial.

Especialistas
Os especialistas tm uma funo crucial na
realizao do evento.
Uma das funes mais importantes
desempenhada pelos fornecedores de catering
(comida e bebidas).

Especialistas
Estes podem apoiar o sucesso do evento dando
sugestes acerca do tipo de comida que se pode
oferecer (especialmente no caso de servios de
catering com produtos dietticos) bem como da
forma de fornecer a comida, em funo dos
requisitos do evento (buffet ou refeio servida
mesa).

Especialistas
Os fornecedores de audiovisual (fornecedores do
apoio tcnico) podem apoiar os organizadores,
dando sugestes quanto ao equipamento mais
adequado para o evento e oferecendo apoio
tcnico durante o evento para garantir que o
evento corre sem incidentes.

Especialistas
As empresas de transportes fornecem veculos
para a transferncia de participantes do
aeroporto para o hotel, do hotel para o evento,
para onde se realizem acontecimentos sociais ou
para outros locais de interesse.

Especialistas
importante que a empresa de transportes
esteja familiarizada com a rea para evitar
atrasos e que fornea veculos seguros e de
confiana, bem como condutores seguros e
educados.
A qualidade do transporte pode afectar o sucesso
do evento.

Especialistas
Um fornecedor de catering bem escolhido pode
inclusive salvar um evento! Os fornecedores de
audiovisuais que ofeream equipamento de
qualidade e confiana so tambm essenciais
para um evento bem organizado.

Especialistas
Nos eventos internacionais os fornecedores de
audiovisuais devem tambm ter bons
conhecimentos de Ingls tcnico, bem como de
outras lnguas mais faladas internacionalmente,
para facilitar as comunicaes entre os oradores
e os funcionrios do evento e de apoio.

Outros Colaboradores
H muitos outros colaboradores envolvidos no
evento, nomeadamente funcionrios de apoio,
assistentes, mensageiros, pessoal da segurana,
da informao, etc..
Estas pessoas contribuem para o evento
prestando servios de apoio.

Outros Colaboradores
Todos eles devem estar cientes da importncia dos
clientes.
Devem falar ingls e ser educados e correctos.
Qualquer funcionrio que no esteja ciente da
importncia dos clientes pode prejudicar o evento, ou
por no prestar os servios com a devida qualidade ou
por prestar os servios de forma grosseira, deixando os
participantes insatisfeitos.

Autoridades

Companhias de Seguros

Companhias de Seguros
Os seguros representam um requisito muito
importante para a organizao de eventos, e
necessrio identificar quais as reas de risco e
que aspectos especficos devero ser cobertos
por seguros.

Companhias de Seguros
Algumas instalaes podem exigir a realizao
de um seguro como parte integrante das suas
condies para albergar o evento e a maior parte
dos organizadores deve garantir que todos os
riscos principais esto cobertos, tal como o
cancelamento do evento e a perda da receita no
caso de aces terroristas, guerras, etc., e
tambm naturalmente a cobertura de
responsabilidades civis.

Companhias de Seguros
As companhias de seguro tm geralmente
pessoal especializado com conhecimentos
necessrios para aconselhar os organizadores em
questes de seguros.
O nvel de especializao que estes oferecem
determina se o seu evento est ou no
devidamente coberto.

Servios de Emergncia
No caso de surgir uma emergncia, deve ser
seguido um plano de emergncia.
No entanto, chama-se a ateno que essencial
para os organizadores saberem como reagir em
situaes de emergncia para garantir a
segurana dos participantes do evento.

Servios de Emergncia
Os organizadores devem estar especialmente
cientes de:
A localizao das sadas de emergncia;
Os meios de anunciar as emergncias;
Os ponto de encontro em caso de evacuao de um
edifcio devido a um incndio;
As responsabilidades delegadas e procedimentos de
reporte;
Como ter acesso aos servios de assistncia mdica;
A lista de nmeros de telefone para aceder rapidamente
aos servios relevantes.

Autoridades Locais
O sector de eventos necessita muitas vezes do apoio das
autoridades locais para a organizao dos eventos.
A importncia de garantir o cumprimento dos requisitos
das autoridades locais no deve nunca ser subestimada.
Se isto no for devidamente acautelado pode resultar no
encerramento do seu evento.

Autoridades Locais
O apoio das autoridades locais concentra-se, por
vezes, em aspectos relacionados com a promoo
da cidade (ou da regio) destino do evento.
As autoridades locais podem dispor de uma
equipa especializada para prestar assistncia na
resoluo dos aspectos da organizao do evento
que podem ter um impacto negativo na vida dos
residentes locais.

Autoridades Locais
Por exemplo, a gesto do trnsito, de
engarrafamentos
e
do
estacionamento
automvel dentro da cidade, ou mesmo o
encerramento de algumas artrias para a
realizao de um festival ou de uma parada.
As autoridades locais podem tambm oferecer
apoio financeiro para um evento, de forma a
atrair pessoas para a sua cidade.

As Autoridades de Licenciamento
necessrio trabalhar em conformidade com a
legislao local, regional e nacional relativamente
a licenas necessrias para um evento.
Por exemplo os organizadores devem respeitar as
leis locais relativas a eventos ao ar livre,
espectculos de entretenimento, venda de lcool
ou ao acesso e utilizao de edifcios histricos.

Organizaes

Fornecedores
A escolha de bons fornecedores, que ofeream
produtos e servios de qualidade a um bom preo,
um factor decisivo para o sucesso de um evento.
Antes de assinar qualquer contrato de
fornecimento, dever fazer-se uma escolha
criteriosa
dos
fornecedores,
estudando
nomeadamente as suas referncias e padres de
qualidade.

Fornecedores
Por vezes um fornecedor poder estar a
sobrestimar os seus preos e este facto pode ter
um grande impacto em eventos em que os
nmeros sejam variveis.
Isto mostra que imprescindvel obter cotaes
de preos firmes para cada um dos eventos que
organize.

Desmontagem do Evento
A Desmontagem do evento tm que ser
criteriosamente prevista em contrato.
Ao adjudicar os servios a empresas exteriores
temos que ter em conta esse facto,
salvaguardado em contrato.
O atraso nas desmontagens poder implicar um
acrscimo de custos desnecessrio