ESCOLA PROFISSIONAL DA

APRODAZ

Reflexão
Na UFCD de Organização e Manutenção do Arquivo com a duração de 25
horas, instruída pela formadora Margarida Medina teve o objectivo de fazer-
nos compreender as razões e a importância de um arquivo numa empresa
ou mesmo no contexto doméstico ou em qualquer contexto.
A razão de um arquivo, para mim, tornou-se mais clara, se bem que já tinha
uma opinião formada sobre o assunto. A razão é simplesmente, a consulta
posterior de documentos empresariais importantes, e no contexto comercial
quase todos os documentos são importantes.
Mas como em tudo na vida, devemos sempre ser organizados e classificar
cuidadosamente as pastas e documentos que queremos arquivar para ser
mais fácil a consulta quando necessária.
Existem diferentes tipos de classificação, como consegui perceber na
duração das aulas, como, por exemplo, o de classificar os documentos por
ordem alfabética sendo possível essa classificação pelo primeiro nome ou
pelo apelido da pessoa em destaque no documento ou seja a pessoa de
interesse.
Existem ainda diferentes classificações que são a classificação por ordem
cronológica, numérica, sendo que essas complementam-se, a alfanumérica,
por assunto ,ou, ainda a ideológica hierarquizada.
Como se percebe são muitos e diferentes os tipos de classificação de
documentos. Devemos sempre escolher o que mais se adapta ao sistema e
características da empresa.

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Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada
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Na minha opinião, e com tanta preocupação ambiental que existe

actualmente, acho que devíamos insistir num arquivo digital, com a
tecnologia existente no mercado podemos armazenar milhares de
documentos num pequeno compartimento digital.
Claro que existem inconvenientes também, como a evolução impressionante
da tecnologia; o que hoje é actual amanhã deixa de ser. Por isso devemos
actualizar sempre a tecnologia existente para arquivo. Mas que deve ser uma
importante recomendação sempre existente acho que sim.
Realizámos uma visita de estudo relacionada com a disciplina em questão ao
Arquivo e Biblioteca da Câmara Municipal da Ribeira Grande, na qual fomos
acompanhados e guiados pela Dr.ª Ana Cristina Moscatel e pela DR.ª
Mónica Medeiros que foi uma visita muito produtiva no contexto do arquivo e
classificação.
Gostei muito dessa visita em particular e aprendi imenso dado que em
contexto de aula é abordado na teoria, mas nunca na pratica. Assim,
consegui compreender o quão importante é, e o papel fulcral que tem um
arquivo em qualquer contexto. Faz-nos precaver momentos futuros
desagradáveis. Um documento será sempre uma prova do que foi acordado
e assinado anteriormente.
Na era digital em que vivemos, é uma constante conseguir-se pesquisar e
consultar museus e bibliotecas com páginas próprias na internet e com
paginas nas redes sociais virtuais, conseguindo assim que exista mais
divulgação das obras e documentos existentes na biblioteca e nos museus.

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Porque um museu não é mais do que um arquivo de obras de diversos

autores.
Sendo aprovado e realizado um plano de arquivo digital numa instalação,
torna-se muito mais fácil consultar os documentos existentes e necessários
sem sair da sua secretaria, pondo em execução uma rede social interna em
que se pode visualizar todos os documentos existentes em arquivo.

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