Sistemas de Informao e Sistemas de Apoio Deciso

1. Introduo A rea de Gerenciamento de Sistemas de Informao bastante abrangente. Por isso, encontramos nela uma grande quantidade de termos, usados em tentativas de caracterizar e classificar os Sistemas de Informao (SI). Geralmente essa proliferao de termos mais complica do que ajuda o entendimento da rea. Existem tantas siglas, como EDP ("Electronic Data Processing"), MIS ("Management Information Systems"), EIS ("Executive Information Systems"), ES ("Expert Systems"), DSS ("Decision Support Systems"), que fica difcil diferenciar, com certeza, os conceitos e as aplicaes a que se referem. Na verdade, muitas vezes parece no existirem fronteiras claras, bem definidas, que limitam e demarcam corretamente esses conceitos. Alm disso, muitas das definies de SI encontradas na literatura, algumas das quais so discutidas neste trabalho, podem induzir o leitor a confundir os sistemas que descrevem com Sistemas de Apoio Deciso (SAD), dando a impresso de que qualquer SI pode ser considerado como um SAD ou ser transformado em um SAD. Pelos motivos apresentados, este trabalho tem os seguintes principais objetivos:

Definir e categorizar os vrios tipos de SI descritos na literatura tcnica; Definir e demarcar SAD.

2. Sistemas de Informao 2.1. Definio Sistemas de Informao (SI) so sistemas que permitem a coleta, o armazenamento, o processamento, a recuperao e a disseminao de informaes. SI so, hoje, quase sem exceo, baseados no computador e apoiam as funes operacionais, gerenciais e de tomada de deciso existentes na organizao. Os usurios de SI so provenientes tanto do nvel operacional, como do nvel ttico e mesmo estratgico e utilizam SI para alcanar os objetivos e as metas de suas reas funcionais. Como bem ressalta Maurcio Prates, em seu artigo "Conceituao de Sistemas de Informao do Ponto de Vista do Gerenciamento" [PRAT94], SI so formados pela combinao estruturada de vrios elementos, a saber: a informao (dados formatados, textos livres, imagens e sons), os recursos humanos (pessoas que coletam, armazenam, recuperam, processam, disseminam e utilizam as informaes), as tecnologias de informao (o hardware e o software usados no suporte aos SI) e as prticas de trabalho (mtodos utilizados pelas pessoas no desempenho de suas atividades),

organizados de tal modo a permitir o melhor atendimento dos objetivos da organizao. 2.2. Caractersticas Como observado na Introduo, uma grande quantidade de termos usada para classificar e caracterizar SI. Uma forma de limitar e demarcar corretamente as fronteiras conceituais entre esses termos relacionar cada tipo de SI com o estgio de utilizao da informtica em que uma organizao se encontra. Segundo Richard Nolan, em seu livro Management Accounting and Control of Data Processing [NOLA77], a evoluo da informtica numa organizao ocorre em seis estgios:

Iniciao

Neste estgio o usurio resistente ao uso da informtica e seu envolvimento com a tecnologia superficial. A organizao encoraja o uso da informtica e se preocupa com o aprendizado, mas poucas atividades so automatizadas.

Contgio

Neste estgio comeam a proliferar SI informatizados, que automatizam atividades antes desenvolvidas manualmente, sem, porm, se preocupar com a integrao das informaes.

Controle

Neste estgio o crescimento do uso de SI na organizao passa a ser explosivo, o usurio sendo a fora propulsora. Por isso, a organizao passa a exigir melhor gesto dos recursos de informtica.

Integrao

Neste estgio, em resposta presso por melhor gesto, os SI passam a ser orientados para atender s necessidades dos nveis gerenciais, as informaes so de melhor qualidade e exigida maior integrao entre elas.

Administrao de Dados

Neste estgio, os SI comeam a ser organizados em termos de sistemas que interessam organizao como um todo (chamados corporativos) e sistemas de uso setorial ou especializado, havendo cuidado, em qualquer hiptese, com a correta administrao dos dados, de modo a evitar redundncias.

Maturidade

Neste estgio, a informao passa a ser considerada como patrimnio da organizao, o usurio participativo e responsvel e o crescimento da informtica ordenado. Na Seo 2.3, que descreve os vrios tipos de SI, busca-se relacionar cada tipo de SI a um - ou mais de um - desses estgios. 2.3. Tipos Embora possa haver muitas maneiras de categorizar os SI, uma forma interessante a que os classifica em:

Sistemas Transacionais Sistemas Gerenciais Sistemas Executivos Sistemas Especialistas Sistemas de Apoio Deciso

2.3.1. Sistemas Transacionais O processo inicial de informatizao de qualquer organizao baseado fundamentalmente no desenvolvimento e na implantao de SI transacionais (tambm chamados de operacionais). Esses SI so tambm identificados pela expresso "Electronic Data Processing" (EDPs), e eles so necessrios para o controle operacional das organizaes [TOM 91]. No modelo da evoluo da informtica nas organizaes proposto por Richard Nolan, SI transacionais se enquadram nos estgios de iniciao e contgio. So sistemas operacionais, no integrados, atendem em geral rea administrativo-financeira, controlam, na maioria das vezes, o fluxo de informaes financeiras, e os usurios finais esboam uma certa resistncia a utiliz-los. Os sistemas de folha de pagamento, contabilidade, controle de estoques, contas a pagar e a receber, faturamento, etc., so exemplos de SI transacionais. As principais funes e caractersticas desses sistemas so:

Coletar, via digitao, os dados existentes nos documentos operacionais das organizaes, validando-os; Armazenar esses dados em meio magntico; Ordenar ou indexar esses dados, de modo a facilitar o acesso a eles; Permitir consultas, on-line ou em batch, aos dados, detalhados ou agregados, que permitam retratar diferentes aspectos das operaes; Gerar relatrios que possam ser distribudos a outras pessoas que no os usurios diretos dos SI.

Muito embora esses sistemas s controlem o fluxo de informaes operacionais, eles tambm disponibilizam informaes para a tomada de deciso. Um exemplo disso pode ser um sistema de controle de estoques que fornece informaes sobre a movimentao do estoque para o departamento

de compras. Este departamento poder, atravs dessas informaes, tomar decises sobre quais produtos devero ser comprados e em que quantidade. Um EDP pode, portanto, fornecer informaes para apoio deciso. Isso, porm, no o torna, apenas em decorrncia desse fato, um SAD. 2.3.2. Sistemas Gerenciais A evoluo natural da informatizao das organizaes, aps a implantao dos EDP, o desenvolvimento de sistemas que forneam informaes integradas e sumarizadas, provenientes de diversos sistemas transacionais. Essas informaes tm capacidade de prover material para anlise, planejamento e suporte deciso [DAVI85] e possibilitam a gerentes de mdio escalo visualizar o desempenho de seu departamento e mesmo da organizao como um todo. Esses sistemas que suprem com informaes a mdia gerncia so geralmente chamados de "Management Information Systems" (MIS). O surgimento desses sistemas acontece nos estgios de controle e integrao, no modelo proposto por Richard Nolan, onde o usurio fora propulsora e exige informaes em maior quantidade, menor tempo e com melhor nvel de integrao. Um bom exemplo de MIS pode ser encontrado em um sistema que analisa as receitas e as despesas de uma organizao e possibilita que gerentes as relacionem e comparem com o que foi planejado no oramento. As principais funes e caractersticas desses sistemas so:

Integrar dados de diversas aplicaes e transform-los em informao; Fornecer informaes para o planejamento operacional, ttico e at mesmo estratgico da organizao; Suprir gerentes com informaes para que estes possam comparar o desempenho atual da organizao com o que foi planejado; Produzir relatrios que auxiliem os gerentes a tomar decises.

A grande maioria das informaes produzidas por um MIS, quer seja para anlise de tendncias, quer seja para planejamento ou reviso, auxilia os gerentes no processo de tomada de deciso. Isso significa que um MIS pode ter funes especficas que faam parte de ambientes de apoio deciso. 2.3.3. Sistemas Executivos Com base nos dados existentes nos EDPs, nas informaes disponveis nos MIS e em informaes coletadas de fontes externas organizao, possvel construir sistemas de informao dirigidos para a alta gerncia. Esses sistemas que abastecem a alta gerncia de informaes so geralmente chamados de "Executive Information Systems" (EIS) e permitem que o executivo tenha ou ganhe acesso a informaes internas e externas organizao que sejam relevantes para controlar os fatores crticos de sucesso [WATS92].

Segundo Henry C. Lucas Jr., em seu livro Information Systems Concepts for Management [LUCA90], um EIS no tem maiores diferenas conceituais em relao a um sistema de apoio deciso. O que o diferencia , em geral, a interface com o usurio, que deve permitir que um executivo o utilize com facilidade. Os EIS comeam a ser desenvolvidos nas organizaes nos estgios de administrao de dados e maturidade, no modelo definido por Richard Nolan. Nesses estgios os sistemas de informao existentes refletem o fluxo de informaes da organizao, o usurio participa integralmente do desenvolvimento dos sistemas, as informaes passam a ser consideradas patrimnio da organizao, o crescimento da informtica ordenado, a informtica passa a ter funo de apoio estratgico para a organizao e no se tomam decises sem base nas informaes produzidas por um EIS. As principais funes e caractersticas desses sistemas so:

Gerar mapas, grficos e dados que possam ser submetidos a anlise estatstica para suprir os executivos com informaes comparativas, fceis de entender; Fornecer dados detalhados sobre passado, presente e tendncias futuras das unidades de negcios em relao ao mercado para auxiliar o processo de planejamento e de controle da organizao [WATS92]; Possibilitar a anlise das informaes obtidas; Permitir que o executivo se comunique com o mundo interno e externo atravs de interfaces amigveis (correio eletrnico, teleconferncia, etc.) que sejam flexveis a ponto de se ajustarem ao seu estilo pessoal; Oferecer ao executivo ferramentas de organizao pessoal (calendrios, agendas eletrnicas, etc.) e de gerenciamento de projetos, tarefas e pessoas.

2.3.4. Sistemas Especialistas O conhecimento e as experincias que uma pessoa detm sobre determinada rea do conhecimento precisa ser, muitas vezes, preservado e disseminado para que pessoas com menos conhecimento e experincia possam deles se valer para resolver seus problemas [ROCK86]. Existem sistemas de informao que armazenam e disponibilizam o conhecimento e as experincias de especialistas. Esses SI so geralmente conhecidos como "Expert Systems" (ES), quando fornecem, eles mesmos, solues para determinados problemas, e como "Expert Support Systems" (ESS), quando fornecem informaes extradas das bases de conhecimento a profissionais e executivos para auxili-los no processo de tomada de deciso. Normalmente, o desenvolvimento desses sistemas no depende da existncia de outros SI e, portanto, eles podem ser desenvolvidos em qualquer um dos estgios da evoluo da informtica no modelo definido por Richard Nolan. As principais funes e caractersticas desses sistemas so:

Armazenar o conhecimento e as experincias de especialistas em bases de conhecimento; Utilizar mecanismos de inferncia integrados s bases de conhecimento para resolver - ou auxiliar a resolver - problemas; Possibilitar a incluso de novos conhecimentos nas bases de conhecimentos sem eliminar os conhecimentos j armazenados.

2.3.5. Sistemas de Apoio Deciso Os SI at aqui descritos podem ter funes que forneam informaes para tomada de deciso. Segundo Ralph H. Sprague e Hugh J. Watson, no livro Sistemas de Apoio Deciso [SPRA91], qualquer SI que fornea informaes para auxlio deciso um sistema de apoio deciso (SAD). Essa afirmao , porm, bastante questionvel, pois SAD so sistemas que no s fornecem informaes para apoio tomada de deciso, mas que contribuem para o processo de tomada de deciso. A obteno da informao apenas parte do processo, como veremos detalhadamente adiante. SAD, que tambm so conhecidos como "Decision Support Systems" (DSS), possuem funes especficas, no vinculadas aos sistemas existentes, que permitem buscar informaes nas bases de dados existentes e delas retirar subsdios para o processo de tomada de deciso. SAD comeam a ser desenvolvidos na organizao a partir dos estgios de controle e integrao no modelo proposto por Richard Nolan. SAD sero discutidos em maior detalhe a seguir. 3. Sistemas de Apoio Deciso 3.1. Conceituao A necessidade dos SAD surgiu na dcada de 70, em decorrncia de diversos fatores, como, por exemplo, os seguintes:

Competio cada vez maior entre as organizaes; Necessidade de informaes rpidas para auxiliar no processo de tomada de deciso; Disponibilidade de tecnologias de hardware e software para armazenar e buscar rapidamente as informaes; Possibilidade de armazenar o conhecimento e as experincias de especialistas em bases de conhecimentos; Necessidade de a informtica apoiar o processo de planejamento estratgico empresarial.

Esses fatores contriburam para que as organizaes comeassem a desenvolver SI que pudessem fornecer informaes para auxiliar no processo de tomada de deciso.

A literatura disponvel sobre SAD no deixa muito claro o que vem a ser um SAD. Existem muitas definies que so contraditrias e que podem, inclusive, ser confundidas com definies de outros tipos de SI. Dentre as definies consultadas, ilustremos com trs:

"SAD um sistema de informao que apoia qualquer processo de tomada de deciso em reas de planejamento estratgico, controle gerencial e controle operacional" [SPRA91]. "SAD um sistema baseado em computador que auxilia o processo de tomada de deciso utilizando dados e modelos para resolver problemas no estruturados " [LUCA90]. "SAD uma estratgia de implementao que torna o computador til ao gerente" [ROCK86].

Analisando essas definies, algumas questes podem ser levantadas, como, por exemplo:

Um EIS tambm auxilia o processo de tomada de deciso na rea de planejamento estratgico e, nem por isso, chamado de SAD. O mesmo acontece com MIS na rea de controle gerencial e com EDP na rea de controle operacional. Um SAD tambm serve para auxiliar a resoluo de problemas estruturados. Todo SI pode ser til ao nvel gerencial e, nem por isso, todo SI ser um SAD.

Um EIS, um MIS e um EDP podem ter funes que forneam informaes para apoio deciso. Porm, esses SI no foram construdos com o objetivo de auxiliar o processo de tomada de deciso. Quando se fala em auxiliar o processo de tomada de deciso, isso no significa somente fornecer informaes para apoio deciso, mas, tambm, analisar alternativas, propor solues, pesquisar o histrico das decises tomadas, simular situaes, etc. O processo de tomada de deciso se desenrola, portanto, atravs da interao constante do usurio com um ambiente de apoio deciso especialmente criado para dar subsdio s decises a serem tomadas. Esse ambiente, representado na Figura 3.1, constitudo por:

Figura 3.1.

Bancos de Dados (BD) - So formados por informaes internas e externas organizao, por conhecimentos e experincias de especialistas e por informaes histricas acerca das decises tomadas. Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD) - Aps os dados estarem instalados no BD, o SGDB deve possibilitar o acesso s informaes e a sua atualizao, garantindo a segurana e a integridade do BD [AWAD88]. Ferramentas de Apoio Deciso (FAD) - So softwares que auxiliam na simulao de situaes, na representao grfica das informaes, etc. Ambiente Aplicativo (AA) - So sistemas aplicativos ou funes acrescidas aos sistemas existentes que fazem anlise de alternativas e fornecem solues de problemas. Ambiente Operacional (AO) - composto por hardwares e softwares que permitem que todos os componentes do ambiente sejam integrados.

A todo esse ambiente, que fornece subsdios para que o usurio tome decises, que daremos neste trabalho o nome de SAD. 3.2. Caractersticas As principais caractersticas dos SAD so:

Possibilidade de desenvolvimento rpido, com a participao ativa do usurio em todo o processo; Facilidade para incorporar novas ferramentas de apoio deciso, novos aplicativos e novas informaes. Flexibilidade na busca e manipulao das informaes [BURC89]; Individualizao e orientao para a pessoa que toma as decises, com flexibilidade de adaptao ao estilo pessoal de tomada de deciso do usurio [MITT86];

Real pertinncia ao processo de tomada de deciso, ajudando o usurio a decidir atravs de subsdios relevantes; Usabilidade, ou seja, facilidade para que o usurio o entenda, use e modifique de forma interativa. [AWAD88].

3.3. Motivao para Uso Quando uma organizao no possui sistemas de informao que auxiliem o processo de tomada de deciso, as decises so baseadas em dados histricos e em experincias individuais. Quando existe um SAD apoiando esse processo, as informaes fornecidas por ele so incorporadas aos dados histricos e experincias individuais, possibilitando melhores condies para a tomada de deciso. Em qualquer das situaes citadas, a sada ou a mudana do usurio poder causar grande impacto na organizao. Isto acontecer devido perda da histria de como as decises foram tomadas. Partindo do princpio de que um SAD auxilia o processo de tomada de deciso, importante que seus conceitos retratem a cultura da organizao e faam parte integrante dela, no servindo apenas para atender s necessidades especficas de um usurio. Este o principal motivo para que as empresas implantem SI que auxiliam o processo de tomada de deciso. O sucesso de um SAD, a sua continuidade, e, principalmente, a motivao para que as pessoas responsveis pela tomada de deciso o utilizem dependem dos seguintes fatores:

O modelo construdo deve atender s necessidades gerais da organizao e no somente s necessidades especficas de um usurio; Eventuais mudanas no sistema devem ser feitas rapidamente pelo analista de sistemas para atender a novas necessidades de informao para apoio deciso; Informaes sobre as decises tomadas devem ser armazenadas e estar disponveis para que outras pessoas as utilizem em novos processos de tomada de deciso; A interface com o usurio deve ser a mais amigvel possvel; A obteno das informaes, internas e externas organizao, deve ser imediata; Os benefcios da utilizao de SAD devem ser disseminados na organizao atravs de cursos, palestras, etc.

3.4. Tendncias no Uso de SAD medida que a informtica vai evoluindo dentro das empresas (os sistemas transacionais j esto implantados, j existem sistemas que fornecem informaes gerenciais, etc.), a tendncia natural que aumente a demanda por SAD. O grande incentivo para a utilizao de SAD se dar, porm, quando a eles forem incorporadas algumas importantes tecnologias de informao, j disponveis ou emergentes, como as seguintes:

Groupware ou CSCW (Computer-Supported Cooperative Work)

Essa tecnologia permitir que duas ou mais pessoas trabalhem em tarefas comuns, em ambientes computacionais completamente diferentes, mesmo que estejam localizadas em locais geograficamente distantes, interagindo, discutindo e tomando decises sobre um mesmo assunto [KRAS91]. Uma aplicao para a rea mdica que utiliza esse conceito a Telemedicina, onde especialistas podem discutir radiografias, resultados de exames, visualizar operaes e tomar decises em conjunto sobre o estado clnico de pacientes localizados em salas ou mesmo em hospitais diferentes e distantes.

Simulao

Muitas decises podero ser tomadas atravs de modelos simulados em computadores que serviro para analisar e avaliar um amplo conjunto de problemas do mundo real [FITZ93]. As alternativas de deciso podero ser analisadas e validadas atravs de simulao antes que a deciso seja tomada.

Gerenciadores de Informao

Esses sistemas permitiro obter, integrar e manipular, alm dos dados quantitativos, os dados qualitativos de todos os SI existentes na organizao.

Multimdia

Multimdia possibilitar que um SAD possa guardar e buscar informaes contidas em gerenciadores de banco de dados atravs de hiperdocumentos, ou seja, documentos computadorizados que contenham diagramas, imagens, sons, animao, vdeo e texto, disponibilizados atravs de formas de acesso totalmente flexveis [MART92]. A informao para auxlio tomada de deciso poder ser encontrada e visualizada de forma mais rpida e fcil.

Expert Systems

Atravs da rea da inteligncia artificial, que se ocupa da construo de sistemas que manipulam informaes armazenadas em bases de conhecimento e que retratam o raciocnio de especialistas [ROCK86], ser possvel guardar as decises tomadas e o raciocnio que foi utilizado para se chegar a elas. Os SAD podero buscar informaes nessas bases de conhecimento para auxiliar futuras decises.

Interfaces Amigveis

O acesso s informaes oferecidas por um SAD poder ser feito atravs de cones acionados por mouses ou tocados com os prprios dedos. Os teclados e mesmo os mouses futuramente devero ser substitudos pela voz humana. A representao da informao ser exibida atravs de vrias mdias (voz, sons, imagens, animao, texto, etc.). Isto tornar a interface bem mais agradvel.

Redes de Comunicao

O avano das redes de comunicao permitir a transmisso simultnea e sincronizada de sons, imagens, vdeos, dados e textos em alta velocidade, com informaes totalmente digitais e com alto grau de segurana. A obteno das informaes para auxlio deciso ser instantnea. 4. Concluses Com base na discusso realizada, podemos extrair as seguintes concluses do presente trabalho:

Para classificar e caracterizar um SI til analisar o estgio da evoluo da informtica em que a organizao se encontra. Se a organizao estiver no estgio de iniciao ou contgio, dificilmente os SI implantados podero ser classificados e caracterizados como MIS, SAD, ou EIS. O fato de um SAD fornecer informaes e subsdios que contribuem para o processo de tomada de deciso o diferencia dos demais tipos de SI: somente SAD possuem essa caracterstica. Para desenvolver um SAD necessrio construir um ambiente de apoio deciso (AAD). Construir um AAD, em alguns casos, no significa construir um novo SI, mas, sim, incorporar aos sistemas existentes Ambientes Aplicativos (AA) e/ou Ferramentas de Apoio Deciso (FAD) que forneam informaes e subsdios para o processo de tomada de deciso.

5. Bibliografia 1. AWAD88; Awad, Elias M., Management Information Systems, Benjamin/Cummings, 1988. 2. BURC89; Burch, John G. e Gary Grudnitski, Information Systems Theory and Practice, John Wiley & Sons, 1989. 3. DAVI85; Davis, Gordon B. e Margrethe H. Olson, Management Information Systems, McGraw-Hill, 1985. 4. FITZ93; Fitzpatrick, Kathy E., Joanna R. Baker e Dinesh S. Dave, "An Application of Computer Simulation to Improve Scheduling of Hospital Operating Room Facilities in the United States", International Journal of Computer Applications in Technology, 1993. 5. KRAS91; Krasner, Herb, John McInroy e Diane B. Walz, "Groupware Research and Technology Issues with Application to Software Process Management", IEEE Transactions on Systems, Man, and Cybernetics, July/August, 1991. 6. LUCA90; Lucas, Henry C. Jr., Information Systems Concepts for Management, McGraw-Hill International, 1990. 7. MART92; Martin, James, Hiperdocumentos e Como Cri-los, Campus, 1992. 8. MITT86; Mittra, Sitansu S., Decision Support Systems Tools and Techniques, John Wiley & Sons, 1986. 9. NOLA77; Nolan, Richard L., Management Accounting and Control of Data Processing, National Association of Accountants, 1977.

10. PRAT94; Prates, Maurcio, "Conceituao de Sistemas de Informao do Ponto de Vista do Gerenciamento", Revista do Instituto de Informtica, PUCCAMP, Maro/Setembro, 1994. 11. ROCK86; Rockart, John F. e Cristine V. Bullen, The Rise of Managerial Computing, Dow Jones-Irwin, 1986. 12. SPRA91; Sprague, Ralph H. e Hugh J.Watson, Sistemas de Apoio Deciso, Campus. 1991. 13. TOM 91; Tom, Paul L., Managing Information as a Corporate Resource, Harper Collings Publishers, 1991. 14. WATS92; Watson, Hugh J., R. Kelly Rainer e George Houdeshel, Executive Information Systems, John Wiley & Sons, 1992.