1)TEORIA DAS TRS IDADES: 1) 2) Arquivo corrente (de 1 idade): documentos curso ou freqentemente consultados, mais utilizados, armazenados

em escritrios/dependncias de fcil acesso. Valor primrio, administrao deles compete entidade q os produziu. Arquivo intermedirio (de 2 idade): documentos originrios dos arquivos correntes q no so consultados frequentemente, mas podem ser solicitados eventualmente. Ficam no limbo ou purgatrio aguardando sua destinao final (transitrios). Aguardam o termo de prazos prescricionais e precaucionais. Arquivo permanente (de 3 idade): documentos q perderam o valor administrativo, possuem apenas valor histrico ou documental. Arquivos propriamente ditos. Preservados em carter definitivo em razo de seu valor . Eliminao de documentos pblicos s mediante autorizao da instituio arquivstica competente. Documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Valor primrio: interesse para a entidade produtora, utilidade administrativa, legal, fiscal. Valor secundrio: o documento de interesse p a entidade produtora ou outros tem utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi criado. (ex: valor histrico/cultural arquivo permanente!) 2) CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA Na lei: Arquivo: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies pblicas e privadas, decorrentes do exerccio de atividades especficas, bem como pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. O documento de arquivo s tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do rgo ou instituio que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funes do rgo gerador / acumulador. Arquivo pblico: conceito de arquivo + rgo pblico (federal, estadual ou municipal), decorrentes das funes administrativa, legislativa e judiciria. Arquivo privado: produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou entidades privadas, em decorrncia de suas atividades. Caractersticas: 1) UMA entidade/pessoa produz ou recebe (mesma provenincia) atividades. 3) Organicidade - o documento vale mais no conjunto q separado. 2)Origem dos documentos no exerccio das

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No h coleo em arquivos!! Os documentos em um arquivo tm de ter a mesma provenincia (fundos) e relao orgnica. (obs: fundo aberto: pode receber coisas novas - entidade continua produzindo/recebendo docs; fundo fechado: entidade n est mais em atividade.) O arquivo pode ter doc umentos de qq gnero, suporte, etc... Gnero: configurao do contedo, dependendo do sistema de signos q foi usado para a comunicao do contedo. Suporte: material em que as informaes so registradas. Espcie: memorando, carta, certido, etc... Tipos: tipo da espcie. Ex: de bito tipo de certido. A razo da origem/emprego do documento que diz onde ele fica: arquivo, biblioteca, museu, centro de documentao. BIBLIOTECA: rgo colecionador; mltiplos fornecedores; objeticos culturais, tcnicos, cientficos. ARQUIVO: receptor, recebe naturalmente o que produzido de documento; para fins legais, jurdicos e administrativos. Pode ser histrico-cultural na 3 idade; fonte geradora nica. MUSEU: colecionador; instituio de interesse pblico, finalidade de conservar, estudar e disponibilizar peas e objetos de valor cultural. CENTRO DE DOCUMENTAO: colecionador ou referenciador; no armazena documentos, s referencia dados de forma fsica ou virtual.finalidade cientfica. ex: bases de dados.

PRINCPIOS DA ARQUIVOLIGIA: 1ab2Provenincia: arquivo produzido por uma entidade no deve se misturar aos outros, deve manter sua individualidade. a base terico-metodolgica da arquivologia o mais importante. Se subdivide em dois: Respeito aos fundos: fundos no se misturam. Respeito ordem original: fundos devem manter classificao e ordem dada pela entidade produtora do documento, refletindo a organizao interna da instituio. Provenincia territorial: arquivos devem ser no territrio em que foram produzidos

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Manuteno da ordem original: docs devem der ordenados de acordo com o fluxo de aes que os originaram. (na ordem em que as coisas aconteceram). Indivisibilidade/ integridade: fundos no devem se dispersar, ser separado alienado, destrudo, etc... Reversibilidade: todo procedimento adotado em arquivo deve ter possibilidade de ser revertido se necessrio. Documentos de arquivo: produzidos em nico exemplar qtidade limitada. Classificaes dos documentos:

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Quanto ao suporte: Escritos (manuscrito, datilografado, impresso); Cartogrficos (formato e dimenses variveis - mapas, plantas, perfis); Iconogrficos (suportes sintticos com imagens estticas foto, desenho, gravura); Filmogrficos (filme, pelculas, tapes, com udio ou no); Microgrficos (suporte flmico resultante de microrreproduo); Informticos (pendrive, disquete, etc). Quanto natureza do assunto:Ostensivo (sem restrio de acesso, divulgao no prejudica a adinistrao) ou Sigiloso (conhecimento restrito, medidas especiais de salvagruarda). Quanto natureza: Especial (formas fsicas diversas ou suportes especficos que pedem cuidados especiais), Especializado (documentos de determinado assunto especfico). Quanto abrangncia: Setoriais (arquivo corrente junto aos rgos operacionais), Gerais/Centrais (centralizam a atividade de arquivo corrente da instituio) Quanto ao sigilo: Ostensivos (ordinrios), Sigilosos.

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DOCUMENTOS SIGILOSOS: Acesso: 1)por agente pblico q tenha necessidade de conhecer, no exerccio de sua funo 2)ao cidado, mediante requerimento ao rgo competente, no que diz respeito sua pessoa, seu interesse, ou interesse coletivo geral. Reservado: s n deve ser do conhecimento do pblico geral. Confidencial: seu conhecimento pode prejudicar algum ou criar embaraos administrativos. Secreto: Alto grau de segurana conhecimento s de pessoas que sejam autorizadas. Ultra-secreto: Alto grau de segurana n adianta autorizao, tem de estar intimamente ligado ao seu estudo/manuseio p conhec-lo. Lei 8159: - Todos tm direito a receber de rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou interesse coletivo geral, salvo as cujo sigilo seja necessrio p o estado ou intimidade. - assegurado pleno acesso aos documentos pblicos. Porm, fica delegado ao Executivo fixar as categorias de sigilo q devem ser observadas pelos gos na produo de documentos. - documentos p segurana da sociedade e do Estado (restrio at 30 anos, prorrogvel igual) e documentos p res guardar intimidade, honra, imagem (restrio at 100 anos) so originalmente sigilosos. - Judicirio pode determinar exibio reservada de qualquer documento sigiloso (p/ defesa de direito prprio ou esclarecimento pessoal).

2) Gerenciamento de informaes e a gesto de documentos Organizao: compreende 4 operaes: levantamento de dados, anlise de dados (diagnstico!), planejamento e implantao. O diagnstico visa identificar falhas, a partir da coleta de diversos dados, para a soluo de problemas. Diagnstico tb serve para a confeco da tabela de temporalidade e cdigo de classificao! GESTO DE DOCUMENTOS fundamentada no ciclo vital dos arquivos - conjunto de procedimentos/operaes (produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento) visando eliminao ou recolhimento. Fases corrente e intermediria. fases: Produo, utilizao, destinao. PRODUO: elaborao dos docs essenciais (s) administrao, evitando-se vias desnecessrias. Racionalizao da produo de documentos. UTILIZAO: protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao, RE CLA RE MO), classificao, expedio (expede original, vai cpia p o arquivo), arquivamento corrente/ intermedirio. Normas de acesso informao e de recuperao.

Protocolo: ao receber um doc e abrir o envelope o protocolo deve observar: 1) assinatura; 2) anexos; 3) comprovante de recebi mento (e proceder devoluo); 4) se a correspondncia ser autuada ou no. O CESPE s vezes coloca expedio dentro de protocolo! Protocolo NO toma conhecimento de doc. Sigiloso. Apenas encaminha. Protocolo s abre os de carter ostensivo!!! Mtodos de arquivamento: Alfabtico, geogrfico, numrico (simples, cronolgico, digito-terminal), ideogrfico (alfabtico, numrico, duplex). Alfabtico - Regras de alfabetao: sobrenome composto no se separa/ no conta artigo ou preposio/ filho ou jr. integrante do ltimo nome (faz diferena na alfabetao s se for elementos e distino)/ nomes estrangeiros ltimo nome (considera partculas se escritas em maisculo)/ espanhol PENltimo sobrenome/ nome oriental e rabe no muda, empresas partculas ficam no final. Pode ser letra por letra ou palavra por palavra. Geogrfico Regras: Estado/ cidade/ correspondente (nesse as capitais vm primeiro) ou Cidade/ estado/ correspondente. DESTINAO: anlise e avaliao do valor dos documentos, eliminao ou arquivo permanente. Instrumentos de trabalho no arquivo: Cdigo de classificao (usado no protocolo), tabela de temporalidade e tabela de eliminao (usadas na destinao). Obs: prazos de guarda dependem de caratersticas/valor dos documentos. No existe um tempo pr -definido!!! Tipo tantos anos... Obs: Gesto de arquivo permanente: fases diferentes (AR DE CO RE) Arranjo, Descrio/Publicao, Conservao, Referncia. Obs: normalmente, organizao pequena = arquivo centralizado, organizao complexa e grande = arquivo descentralizado. TIPOLOGIAS E SUPORTES: Gneros: textual, cartogrfico, iconogrfico, filmogrfico, sonoro, mic rogrfico, informtico. (de acordo com o suporte). Microfilme: economia de espao, tamanho reduzido de um documento qualquer Lei 5433, art 1: autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais. Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou f ora dele. Microfilme: resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo Art. 11: Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final Art. 13: Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Dec. 1799: A microfilmagem, em todo territrio nacional, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas f sicas ou jurdicas. Preservao documental: conservao, armazenamento, restaurao. Controle ambiental procedimentos p criao e manuteno de ambiente adequado p o armazenamento. Conservao: Desinfestao, limpeza, alisamento, restaurao (+ importantes). Climatizao, Desacidificao, Encapsulao (emplastificar), Fumigao (vapor qumico/insetos) Restaurao: silking, banho de gelatina, tecido, laminao (A MELHOR), encapsulao, Agentes de degradao: fsicos (luz, temp, umidade,...), qumicos (acidez, poluio, tintas, etc...), biolgicos (insetos, bichos...), ambientais (ventilao, poeira).

COMENTRIOS QUESTES: Confiabilidade - relacionada ao momento em que o documento produzido e veracidade do seu contedo. Para tanto, h que ser dotado de completeza e ter seus procedimentos de produo bem controlados. No tem nada a ver com organicidade. Os documentos de arquivo devem ser guardados na posio vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados. CORRETO!! Espcie (ofcio, memorando, certificado...). Toda espcie tem uma finalidade (tipo) ex: certido de bito (espcie: certido; tipo de certido: de bito) ERRADO!! O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, at, ser apresentado em juzo. a microfilmagem tem o mesmo valor legal, j a digitalizao, regula o CPC que s tero a mesma validade quando juntada por aux. da justia. Os documentos do arquivo intermedirio continuam sendo posse dos setores que os transferiram. A consulta por terceiro s permitida se autorizada pelo setor q transferiu. Geralmente o espao fsico fora dos centros urbanos. Pto de partida para tomada de decises: pode ser feito com base em Arquivos Correntes, Intermedirios e Permanentes dependendo do assunto que exige deciso a ser tomada. Existe hierarquia entre as idades dos arquivos! Termo geralmente usado na administrao pblica, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria." processo. Numerao de pginas: iniciada no protocolo. Continua nas unidades em q forem adicionadas peas. Estgios de evoluo dos arquivos: correntes, intermedirios, permanentes. Abrangncia/atuao: centrais ou gerais e setoriais. A avaliao feita num conjunto de docs e no num doc separado. Arquivamento: operaes inspeo (ler e ver se p arquivar), estudo (ler e ver a entrada q vai ser atribuda, se tem antecedente... etc), classificao (determinao da entrada e referncias), codificao (colocar smbolos conforme a forma q vai arquivar), ordenao (botar em ordem antes de guardar), guarda. Pode-se utilizar mais de um mtodo num mesmo arquivo. Mtodo numrico de arquivamento: numrico simples (cada doc tem um nmero e um nome, tem ndice alfabtico), numrico digitoterminal (n dois a dois e usa o ltimo), numrico-cronolgico (datas). Mtodo ideogrfico (assunto) de arquivamento: duplex (infinitas classes), decimal (at 10 classes), varialex (cores). Mtodos de arquivamento: BSICOS Alfabtico, Geogrfico, Numrico, Ideogrfico (alfabtico enciclopdico ou dicionrio - ou numrico duplex, decimal ou unitermo) possvel encontrar vrios esquemas padronizados de classificao por assunto em arquivos, entre eles o esquema dgitocronolgico. ERRADO!! Tem o esquema enciclopdico, alfabtico, dicionrio, etc...) Dgito-numrico no arquivamento por nmero. Cuidados Gerais na Conservao dos Documentos em papel: PH neutro. 1.As estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura 2. Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos 3.Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos 4. No utilizar adesivas tipo durex 5.No escrever nos documentos 6.No dobrar as pginas 7.No lamber o dedo. 8.No apoiar p consultar 9.Para remoo do p das lombas e partes externas dos livros pode-se usar aspirador c/ a escova circular especial p/ livros 10.PARA LIMPEZA DA FOLHAS UTILIZA-SE TRINCHAS ESCOVAS MACIAS E FLANELA DE ALGODO 11.Durante a limpeza removem grampos metlicos, etiquetas... 12.Quando houver necessidade de observao nos documentos usar lpis Os rgos pblicos devem manter registros da tramitao de todos os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos, independentemente da espcie documental (por exemplo, ofcio, processo, projeto, contrato). Datas-limites corresponde ao elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido. Repertrio um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente. Mtodo numrico simples de arquivamento d um nmero em sequencia p cada coisa q chega. Procura-se pelo nome. Obrigatria a conjugao c o alfabtico!! Dossi - Conjunto de documentos relacionados entre si por ao, evento, pessoa, lugar, projeto, que constitui uma unidade. Item documental a menor unidade arquivistica materialmente indivisivel. / Unidade de Arquivamento: Recipiente, invlucro ou formato que se tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funes e atividades de uma administrao, que tem suas funes definidas em uma lei, estatuto, contrato social etc. O documento de arquivo passa obrigatoriamente pela fase corrente,pois nessa que criado. Apensar = juntar temporariamente. Anexar = juntar definitivamente. Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relao orgnica entre si, constituindo uma unidade distinta, como frisa Schellenberg, no podendo seus componentes ser separados, vindo a constituir outros agrupamentos aleatrios.