Anlise de Processos (Fluxogramas)

Fabrcio Pelloso Piurcosky Engenharia de Produo

Processos

Processos
Movimentao de pessoas, papis e informao na organizao Assegurar a fluidez Limites decisrios variam segundo a posio hierrquica do funcionrio Manter dentro dos padres de eficincia e eficcia Objetivos: Identificar a utilidade de cada etapa do processo Verificar as vantagens em alterar a seqncia das operaes (passos) Adequar as operaes (passos) s pessoas que as executam Identificar necessidade de treinamento especfico Utilizada ao definir novos sistemas para a organizao

Estratgia para estudo de processos

Escolha do processo a estudar Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.) Simples identificao no suficiente (vrias unidades) Coleta dos dados e representao grfica Uso de grficos (fluxogramas) Anlise dos mtodos usados no processamento atual Interao com outros processos (inclusive outras unidades) Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?) Modificaes na seqncia dos passos (criao e eliminao) Implantao do novo processo ou sistema Manualizao (confeco de manuais) do novo processo

Estratgia para estudo de processos

Analisar o processo: Por que esta rotina necessria? Que informaes gera? O que feito nesta rotina? Que dados so usados? Quem tem interesse nas informaes geradas? Quando essas informaes devem estar disponveis?

Fluxograma
Representao grfica que apresenta a seqncia de um trabalho de forma analtica, caracterizando as operaes, os responsveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002)

Grfico que representa cada fase de um processo, identificando, de forma clara, as operaes e os envolvidos.

Fluxograma
Objetivos: Padronizar a representao de mtodos administrativos Permitir maior rapidez da descrio de mtodos administrativos Facilitar leitura e entendimento Melhorar a anlise Facilitar localizao e identificao dos pontos mais importantes Vantagens: Levantamento e anlise de qualquer mtodo administrativo Apresentao real do funcionamento Visualizao integrada de um mtodo administrativo Uso de convenes e smbolos (facilita a leitura)

Simbologia

Regra geral:

Simbologia

De cima para baixo, da esquerda para direita Observar o cruzamento das linhas de fluxo Recomendvel o papel quadriculado As operaes podem ser numeradas de forma seqencial, para permitir referncias ou comentrios
1. Incio

2. Processo

3. Deciso

Fluxograma Vertical

Tambm chamado de: Folha de Anlise Folha de Simplificao do Trabalho Diagrama de Processo Facilita o entendimento Mais utilizado em levantamentos de processos Dificuldade em identificar fluxos alternativos (outra cor) Pode apresentar colunas extras com informaes adicionais (distncia, tempo decorrido, etc.)

Fluxograma Vertical

Fluxograma Sinttico

Representao da seqncia dos vrios passos (ou grupos de passos) de um determinado processo Representa genericamente o processo No h preocupao em identificar cargos, unidades ou localizao de cada atividade Indicado quando: necessrio o esboo do processo a ser estudado necessrio apresentar o processo a pessoas pouco acostumadas com fluxogramas O propsito fazer apenas uma anlise superficial do processo Para decidir se vale a pena detalh-lo Para apresentar a pessoas que no o conhecem profundamente

Fluxograma Sinttico
Processo de Recebimento de Matria-prima
Recebe Transportadora

Consulta Pedido de Compra

Testes de Qualidade no Laboratrio

Devolve lote ao Fornecedor

Envia lote ao Depsito

Fluxograma Sinttico
Processo de Adiantamento de Salrio
Funcionrio preenche a SAS

Verifica data-limite da SAS (dia 20)

Envia SAS ao Setor de Pagamento

Recusa SAS

Registra valor solicitado

Efetua pagamento

Legenda: SAS Solicitao de Adiantamento de Salrio

Fluxograma de Blocos
Parecido com o Fluxograma Sinttico, permite maior detalhamento: capaz de exibir os fluxos alternativos Permite estabelecer se o processo positivo ou negativo Possui uma maior variedade de smbolos (mais verstil) o mais utilizado pelas empresas Usado no levantamento de processos existentes Usado na descrio de novos processos

Fluxograma de Blocos
Processo de Recebimento de Matria-prima
Incio

Recebe Notas Fiscais

Envia amostras para o Laboratrio

Confere com o Pedido de Compra

Efetua Testes de Qualidade

OK ? No

Sim

OK ? No

Si m

Envia lote ao Depsito

Devolve lote ao Fornecedor

Aguarda novas entregas

Fluxograma de Blocos
Processo de Adiantamento de Salrio
Funcionrio
Incio SAS
Solicitao de 1 Adiantamento (SAS) 2

Depto. Pessoal
1 2 Verifica data da SAS

Depto. Financeiro
SAS 1

SAS SAS

SAS

Sim

Antes do dia 20?

No SAS 2 1

Registra valor solicitado

2 an os Cheque

SAS

SAS

Cheque
2 ano s

Fim

Smbolos mais utilizados

Ferramenta
Softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas MS-Windows Visio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office Linux Kivio, DIA, OpenOffice.Org

Quadro

Bibliografia

CARNEIRO, Jos Lus. Slides. Disponvel em http://www.jlcarneiro.com. Acessado em 11/08/2007