ARQUIVAMENTO Conjunto de OPERAES destinada ao ACONDICIONAMENTO e ao ARMAZENAMENTO de documentos.

. MTODO DE ARQUIVAMENTO Corresponde FORMA com que os arquivos sero armazenados visando sua LOCALIZAO FUTURA.

SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO

DIRETO

INDIRETO

Busca DIRETA ao LOCAL onde esto armazenados os documentos

Para se localizar os documentos NECESSRIO CONSULTAR primeiramente NDICE ou CATLOGO

MTODOS DE ARQUIVAMENTO

ALFABTICO

NUMRICO

GEOGRFICO (local de origem)

IDEOGRFICO (assunto)

SIMPLES CRONOLGICO

Alfabtico: - Dicionrio - Enciclopdico

DGITO-TERMINAL

Numrico: - Duplex - Decimal - Unitermo / Indexao Coordenada

MTODOS DE ARQUIVAMENTO:

ALFABTICO / REGRAS DE ALFABETAO: 1 PESSOAS FSCAS: Considera-se o LTIMO SOBRENOME depois o nome: FRANK MENEZES FREDERICO BARBOSA ALVES JOO MACELO SIQUEIRA Arquivam-se: ALVES, FREDERICO BARBOSA MENEZES, FRANK SIQUEIRA, JOO MARCELO ** No caso de SOBRENOMES IGUAIS prevalece a ordem dos PRENOMES JOO FERREIRA DE SOUZA MARIA DE AQUINO SOUZA LETCIA SABATELA SOUZA Arquivam-se: SOUZA, JOO FERREIRA DE SOUZA, LETCIA SABATELA SOUZA, MARIA DE AQUINO 2 Sobrenomes compostos por: SUBSTANTIVO + ARTIGO LIGADOS POR HFEN COM AS PALAVRAS: SANTA SANTO SO No SE SEPARAM qndo transpostos para o incio ARLINDO AMOR PEREITO HENRIQUE GUA DOCE JOANA LIMO VERDE JULIANA VILA-LOBOS TLIA SANTA MARIA Arquivam-se: GUA DOCE, HENRIQUE AMOR PERFEITO, ARLINDO LIMO VERDE, JOANA VILA-LOBOS, JULIANA SANTA MARIA, TLIA 3 As iniciais ABREVIADAS de prenomes tem PRECEDNCIA na classificao de sobrenomes e prenomes IGUAIS E. SILVA MENEZES EVANDRO PAULO MEZES ELIANA PAULO MENEZES

Arquivam-se: MENEZES, E. MENEZES, ELIANA PAULO MENEZES, EVANDRO PAULO 4 Os ARTIGOS e PREPOSIES NO so CONSIDERADOS PEDRO DE ALMEIDA FABIANA D`AFONSO ALAN DOS REIS MARTA DA TORRE Arquivam-se: AFONSO, FABIANA D` ALMEIDA, PEDRO DE REIS, ALAN DOS TORRE, MARTA DA 5 Sobrenomes que emitem GRAU DE PARENTESCO, so considerados como PARTE INTEGRANTE DO LTIMO SOBRENOME, mas no so considerados na alfabetao JOAQUIM SOLUO BRAGA FILHO MARGARIDA PEIXOTO SOBRINHA FLORISMUNDA MOREIRA NETA CLVIS BERTOLINO JNIOR Arquivam-se: BERTOLINO JNIOR, CLVIS BRAGA FILHO, JOAQUIM MOREIRA NETA, FLORISMUNDA PEIXOTO SOBRINHA, MARGARIDA 6 TTULOS NO so CONSIDERADOS na alfabetao, sendo colocados aps o nome completo entre parnteses CORONEL MARCONDES PEREIRA PASSOS BRIGADEIRO AFONSO PENA MINISTRO PAULO CERQUEIRA DOUTROR RICARDO DE MORAIS Arquivam-se: CERQUEIRA, PAULO (MINISTRO) MORAIS, RICARDO DE (DOUTOR) PASSOS, MARCONDES PEREIRA (CORONEL) PENA, AFONSO (BRIGADEIRO) 7 Sobrenomes ESTRANGEIROS, salvo Espanhis, Portugueses, Orientais, rabes seguem as mesma regras de alfabetao GEORGE WALK BELT MARGARET BERING JIM SMITH PAUL MACKARTNEY

Arquivam-se: BELT, GEORGE WALK BERING, MARGARET MACKARTNEY, PAUL SMITH, JIM 8 Nomes ESPANHOIS OU HISPNICOS PABLO GONZALES SOPRANNO MIGUELITO FERNANDEZ GALVEZ ENRICO GUTIERREZ DE LA FUENTE Arquivam-se: FERNANDEZ GALVEZ, MIGUELITO GONZALES SOPRANNO, PABLO GUTIERREZ DE LA FUENTE, ENRICO 9 Os nomes JAPONESES, CHINESES E RABES, SE ARQUIVAM COMO SE APRESENTAM OSAMA BIN LADEN YAMAMOTO FUJIRO NA KOMBI XING LIN BIN SIN Arquivam-se: OSAMA BIN LADEN XING LIN BIN SIN YAMAMOTO JUJIRO NA KOMBI 10 Os nomes de FIRMAS, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, desconsiderando os ARTIGOS se for o caso e colocando-o aps o nome entre parnteses JOS SILVA E CIA FUNDAO BRADESCO DO BRASIL EMBRATEL O INFOME THE BRITISH AIR LINES EL BIGODON LA NATION Arquivam-se: BIGODON (EL) BRITISH AIR LINES (THE) EMBRATEL FUNDAO BRADESCO INFORME (O) JOS SILVA E CIA NATION (LA) 11 Nos ttulos de CONGRESSO, SEMINRIOS, CONFERNCIAS, ENCONTROS, dentre outros, os NMEROS, arbicos, romanos ou escritos por extenso, devero aparecer NO FINAL entre parnteses 15 FEIRA DE EXPOSIES X CONGRESSO DE HIGIENPOLIS SEGUNDA CONFERNCIA DE POVOS

Arquivam-se: CONFERNCIA DE POVOS (SEGUNDA) CONGRESSO DE HIGIENPOLIS (X) FEIRA DE EXPOSIES (15) NUMRICO / SIMPLES Principal Elemento = NMERO Para CADA DOCUMENTO atribudo UM NMERO, no momento da busca NECESSRIO UM NDICE ONOMSTICO (alfabtico) para se localizar o documento. O mtodo numrico simples um SISTEMA INDIRETO de arquivamento

NUMRICO / CRONOLGICO Em geral, mas no necessariamente, a data de produo do documento, ou o perodo a que se refere. MTODO IDEAL PARA SE ARQUIVAR DOCUMENTOS CONTBEIS

NUMRICO / DGITO TERMINAL Organizao dos documentos com nmeros a eles atribudos, por exemplo, pelo prprio rgo; ex: processos. Decompe-se o nmero do documento de tal forma para que o mesmo seja ARQUIVADO a partir de SEUS DOIS LTIMOS DGITOS. Ex: Processo: 143487 14 34 87 87 Pasta em que sero arquivados todos os documentos terminados por 87 34 Na pasta 87 esse processo ser disposto, em ordem, em funo dos dois dgitos que antecedem o dgito terminal

GEOGRFICO De acordo com o LOCAL ou SETOR em que foram PRODUZIDOS RECOMENDAES: - No caso de organizao por nomes de CIDADES EM RELAO AO ESTADO: Precedncia = CAPITAL DO ESTADO, as demais em ordem alfabtica. Ex: ANGRA DOS REIS CABO FRIO MACA RIO DE JANEIRO Arquivam-se: RIO DE JANEIRO ANGRA DOS REIS CABO FRIO MACA

- No Caso de organizao por nomes de CIDADES DE ESTADOS DIFERENTES: Alfabetao normal, acrescentando entre parnteses, depois do nome da cidade, o nome do estado ao qual pertence, pelo fato de existirem nomes iguais de cidades em estados diferentes. - No caso de organizao por nomes de CIDADES EM RELAO AO PAS Precedncia = CAPITAL DO PAS, as demais em ordem alfabtica.

IDEOGRFICO / ASSUNTO

IDEOGRFICO (Assunto)

ALFABTICO

NUMRICO

Dicionrio

Enciclopdico Decimal

Duplex

Unitermo / Indexao Coordenada

Separa documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, a organizao poder ser aplicada levando-se em considerao seus nomes (alfabtico) ou nmeros (numrico)

IDEOGRFICO / ALFABTICO / DICIONRIO Os termos so organizados levando em considerao unicamente sua ordenao alfabtica. Ex: ABONO COMPRAS DE MATERIAIS CONTAS A PAGAR DEMISSO DE PESSOAS IDEOGRFICO / ALFABTICO / ENCICLOPDICO Os assuntos so organizados SOB TTULOS GERAIS FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL Compras de materiais Controle de estoques

PESSOAL Abono Demisso de pessoal Frias

IDEOGRFICO / NUMRICO / DUPLEX - A documentao dividida em classes de acordo com o assunto - A quantidade de CLASSES ILIMITADA - O PLANO INICIAL no precisa ir alm das NECESSIDADES IMEDIATAS, uma vez que, novas classes podero ser abertas de acordo com a nova necessidade

IDEOGRFICO / NUMRICO / DECIMAL - Baseada na tcnica do sistema decimal de Dewey - Dividida em 10 CLASSES 9 PRINCIPAIS 1 OBRAS GERAIS (reservada para assuntos que no se encaixam nas demais) - Cada classe poder ser subdividida em 10 SUBCLASSES e assim por diante

IDEOGRFICO / NUMRICO / UNITERMO ou INDEXAO COORDENADA - Usado para ARQUIVOS ESPECIAIS OU ESPECIALIZADOS - Atribui a cada documento ou grupo, na ordem de suas entradas, um nmero crescente chamado NMERO DE REGISTRO Nmero de Registro: Deve ficar em lugar visvel e predeterminado no documento controlado por livro prprio Serve para identificar e localizar o documento - Os ELEMENTOS INDICADORES so transferidos para uma FICHA NDICE sob formas de palavras-chave e descritores Ficha ndice: Funciona como instrumento de controle dos nmeros de registro do Acervo Fornece descrio pormenorizada dos documentos

MTODOS PADRONIZADOS

MTODOS PADRONIZADOS

VARIADEX

AUTOMTICO

SOUDEX

MNEMNICO

RONEO

VARIADEX Utiliza CORES como elementos auxiliares para facilitar o ARQUIVAMENTO e a LOCALIZAO de documento Consiste em dividir os arquivos em SESSES MENORES, restringindo o campo de pesquisa e a manipulao de pastas ou fichas Trabalha-se com CHAVE constituda de 5 CORES: OURO; ROSA; VERDE; AZUL e PALHA (Vide anexo 1 impresso)