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ESTRUTURAS INFORMAIS NA
SECRETARIA DE COMISSO
Eliana Teixeira Gaia
2002
Cmara dos Deputados
Centro de Formao, Treinamento e Aperteioamento - CEFOR
Curso de Extenso Formao de Secretrio de Comisso
ESTRUTURAS INFORMAIS NA SECRETARIA DE COMISSO
Eliana Teixeira Gaia
Braslia / DF
Janeiro de 2002
Cmara dos Deputados
Centro de Formao, Treinamento e Aperfeioamento - CEFOR
Curso de Extenso Formao de Secretrio de Comisso
ESTRUTURAS INFORMAIS NA SECRETARIA DE COMISSO
Eliana Teixeira Gaia
Orientador: Slvio Avelino da Silva
Braslia / DF
Janeiro de 2002
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2
SUMRIO
1. INTRODUO 3
2. CARACTERIZAO DO SETOR .4
2.1. A Comisso de Agricultura e Poltica Rural .4
3. REFERENCIAL TERICO 5
3.1 . Grupos Formais e Informais 5
3.2. Vantagens e desvantagens das estruturas informais 9
3.2.1. Vantagens 9
3.2.2. Desvantagens 9
3.3. Formalizao 9
4. REFERENCIAL METODOLGICO ~ 12
4.1 . Delimitao dos Cargos 12
4.2. Instrumento de Coleta de Dados 12
5. RESULTADOS DA PESQUISA 14
6. ALTERNATIVA PROPOSTA 15
7. CONSIDERAES FINAIS 16
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS 18
ANEXO 20
3
1. INTRODUO
O presente trabalho tem por objetivo detectar e analisar as
estruturas informais existentes na Secretaria de uma Comisso da Cmara dos
Deputados. Neste caso, a Comisso em estudo a Comisso de Agricultura e
Poltica Rural.
Desta forma, o estudo envolve o confronto das estruturas
formais (legais) com as estruturas reais vigentes. O texto tem por base uma
pesquisa desenvolvida in loco, empregando como tcnica entrevistas semi-
estruturadas. O estudo evidencia a importncia das estruturas informais, bem
como a necessidade de um mapeamento dessas estruturas, a fim de garantir que
o Secretrio tenha o controle sobre o trabalho desenvolvido pelos' funcionrios
daquela Comisso.
4
2. CARACTERIZAO DO SETOR
2.1. A Comisso de Agricultura e Poltica Rural
As Comisses, especialmente as Permanentes, se constituem
em rgo de suma importncia e de marcada presena tanto na estrutura da
Cmara dos Deputados quanto ao longo de todo o processo legislativo. Por elas
passam todas as proposies submetidas apreciao da Cmara, antes de
serem apreciadas no Plenrio, havendo casos em que o parecer emitido pelas
Comisses sobre determinada matria considerado conclusivo, dispensando-se
a apreciao pelo prprio Plenrio da Casa.
A Comisso de Agricultura e Poltica Rural compe-se de 51
Deputados, e sua Secretaria funciona atualmente com 22 funcionrios, sendo 4
Analistas Legislativos, 4 Tcnicos Legislativos, 2 Agentes de Transportes e 12
ocupantes de Cargos de Natureza Especial (CNE).
A representao de sua estrutura est demonstrada na forma
do Anexo que integra este trabalho.
5
3. REFERENCIAL TERICO
3.1. Grupos Formais e Informais
Grupos formais so os que tiveram a sua criao a partir da
necessidade racional da organizao de possuir uma determinada quantidade de
pessoas para desempenhar tarefas formais especficas. Essa condio faz com
que se relacionem profissionalmente. Esse grupo se caracteriza pelo carter de
suas relaes em direo a um objetivo, independe do prazer da companhia dos
outros. Tais grupos possuem regras claramente delimitadas para o seu
funcionamento e so dotados de estabilidade, permanncia e estrutura definidas.
Quanto temporalidade, podem ter uma existncia temporal (uma comisso de
sindicncia), duradoura (diretorias, conselhos deliberativos) ou permanente,
quando no prevista nem suposta a sua desintegrao.
Nos grupos formais de trabalho, o enfoque est voltado para a
tarefa. Importa para o indivduo que as pessoas que o rodeiam entendam-se com
ele satisfatoriamente, no que concerne ao trabalho em conjunto.
Os grupos informais so aqueles que surgem mediante a
necessidade dos seres humanos de se relacionarem naturalmente uns com os
outros e a partir da combinao de fatores formais, como a localizao fsica das
6
pessoas, natureza do trabalho e horrios. O desenvolvimento de vrios contatos
informais entre seus membros contribui na sua formao.
Para Blau e Scott (1979, p.69), todas as relaes sociais,
todos os contatos entre pessoas e os valores de crenas correspondentes, que
no foram previamente definidos pela organizao formal, so pertinentes ao
grupo informal. Assim, as relaes so as mais variadas possveis, pois incluem a
amizade, a inimizade, a simpatia e antipatia, o conflito e a cooperao, a busca de
identidade e projeo, a agresso, a vaidade, a inveja, a liderana e a
subordinao, todas baseadas em valores e crenas que so compartilhadas
pelos membros do grupo. Possuem, ento, como caracterstica, alm do carter
oposto ao formal, um sistema de interaes que ocorre casual e
espontaneamente.
Nos grupos informais, o enfoque est voltado para o inter-
relacionamento pessoal. Interessa aos membros dos grupos que os indivduos
apreciem-se mutuamente em condies informais, no importando se na situao
de trabalho determinado indivduo o chefe. Assim, ao entrar em contato com
uma pessoa dentro de uma organizao, estabelece-se uma forma de interao,
que pode vir a ter o seu carter formal ou informal.
Desta forma, um mesmo indivduo pode, ao mesmo tempo,
pertencer a um grupo formal e informal, dependendo das interaes que ocorrem
durante o convvio, dos motivos que o fazem estarem juntos. Ao ocorrer o
relacionamento, se o que os une unicamente o atingimento de um objetivo, o
trabalho, ento, essencialmente formal. Se, no entanto, o que os une apenas
o prazer de estarem juntos, apesar do trabalho, ento essencialmente informal.
7
Os grupos informais no so requeridos nem controlados pela
organizao. Em virtude disso, eles so variveis, dinmicos e mudam a sua
I
direo rapidamente, consoante com os critrios estruturais da organizao
informal. Um grupo informal emerge dentro de uma organizao quando ocorre
identificao de conduta e interesses comuns entre os indivduos. Bernardes
(1982, p.17) argumenta que uma organizao uma micro-sociedade
estruturada, onde as pessoas aprendem a agir de maneiras peculiares e onde
seus participantes tendem a desenvolver sentimentos de identificao.
Em relao proliferao, existe uma tendncia de surgirem
vrios grupos informais numa organizao formal, mesmo que contra os
princpios desta, dados os fatores que levam ao aparecimento dos prprios
grupos: relacionamento obrigatrio de pessoas entre si e a natural vontade de
interagir. No que diz respeito ao tamanho, apesar de existirem grupos informais
relativamente grandes, tanto na sociedade maior como na organizao,
geralmente ele interpretado como de curta extenso.
A distino dentro dos grupos, entre formais e informais,
realizada para melhor observ-los analiticamente. Os grupos informais nem
sempre so antifuncionais na organizao, conforme salienta Robbins (1981,
p.317): possvel que o excesso de pendncia do funcionamento de grupos
possa ser prejudicial para a consecuo dos objetivos da organizao, e portanto
os grupos informais podem trazer benefcios claros [ medida que] podem aliviar,
deficincias da estrutura formal, especialmente vazios de comunicao. Os
grupos informais podem criar satisfao social e quando apiam as finalidades da
organizao podem ser valiosos em regular o comportamento de seus membros
no sentido daquilo que desejado pela administrao da organizao.
8
Muitos dos valores do indivduo e regras de comportamento
social so determinados pelo fato de os indivduos pertencerem a uma variedade
de grupos informais, uma vez que eles apresentam, em miniatura, aspectos
societrios, como por exemplo, diviso de trabalho, um cdigo de tica, um
governo, meios de troca, postos de prestgio, ideologias, mitos e prticas
religiosas (Mills, 1970, pg.13).
Conhecer a estrutura dos grupos conduz o administrador a
entender as normas, os papis e outros atributos dos indivduos para mais
facilmente predizer os esquemas de comportamento em comits, organizaes de
projetos, grupos-tarefa, bem como indicar as necessidades de treinamento, os
obstculos que impedem o avano e o progresso de suas organizaes e
justificar aes corretivas.
Enquanto houver pessoas nas empresas, haver grupos
informais. Autoridade informal vem daqueles que so objeto do seu controle
enquanto a autoridade formal vem dos "de fora", que so os superiores, antes do
que das pessoas que so controladas por elas. A estrutura informal no est
sujeita ao controle da direo, como est a estrutura formal. mais um privilgio
do que um direito, geralmente mais instvel do que a autoridade formal, pois
est sujeita aos sentimentos pessoais, devido sua natureza subjetiva. Como
resultado das diferenas entre as duas formas de autoridade, a estrutura formal
pode crescer a um tamanho imenso, ao contrrio da estrutura informal.
9
3.2. Vantagens e desvantagens das estruturas informais
Analisando as principais vantagens e desvantagens da
estrutura informal, podem se relacionar:
3.2.1. Vantagens:
Proporciona maior rapidez no processo;
Reduz distores existentes na estrutura formal;
Complementa a estrutura formal;
Reduz a carga de comunicao dos chefes;
Motiva e integra as pessoas da empresa.
3.2.2. Desvantagens:
desconhecimento das chefias;
dificuldades de controle;
possibilidade de atritos entre pessoas.
3.3. Formalizao
Segundo Chiavenato (1936), formalizao a tcnica
organizacional de prescrever como, quando e por quem as tarefas devero ser
executadas. A formalizao se refere ao grau em que as regras e regulamentos
explicitamente definidos governam o comportamento (tarefas e outras atividades)
dos participantes da empresa.
A formalizao representa o uso de normas em uma empresa.
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A codificao dos cargos uma medida da quantidade de normas que definem as
funes dos ocupantes de cargos, tanto quanto a observncia das normas uma
medida de seu emprego. Em outras palavras, a varivel da codificao de cargos
representa o grau em que as descries do cargo esto especificadas, e a
varivel observncia das normas se refere ao grau em que se supervisiona o
cumprimento das normas estabelecidas na codificao do cargo por parte do
funcionrio. Assim, a formalizao corresponde ao grau em que as normas, os
procedimentos, as instrues e as comunicaes esto escritos, ou ainda
codificados em manuais ou em outros documentos da empresa.
A formalizao responsvel pela especificao de papis e
constitui o parmetro do desenho organizacional pelo qual os processos de
trabalho so padronizados dentro da empresa, e poder ser feita das trs formas
abaixo descritas:
a) atravs do cargo: atravs de especificaes relacionadas com o cargo
em si e sua descrio
b) atravs do fluxo do trabalho: como instrues e procedimentos
detalhados sobre como executar as tarefas;
c) atravs das regras e regulamentos: a empresa pode instituir regras e
regulamentos para todas as situaes, todos os cargos, todos os fluxos
de trabalho, todos os empregados. Essas regras podem especificar
quem pode ou no fazer certas coisas, quando, onde, para quem e com
que permisso.
11
Assim, atravs da formalizao, o comportamento dos
empregados regulado, para reduzir a variabiJidade humana, no sentido de
predizer tal comportamento e, sobretudo, control-lo.
12
4. REFERENCIAL METODOLGICO
Foram realizadas pesquisas quanto ao processamento dos
trabalhos e das rotinas na Comisso. Mais objetivamente, buscou-se saber se os
quadros formais de cargos existentes na Comisso de Agricultura e Poltica Rural
esto adequados realidade local.
4.1. Delimitao dos Cargos
A Comisso estudada possui 22 funcionrios. Neste estudo
no sero considerados os ocupantes dos Cargos de Natureza Especial, uma vez
que suas atividades so desenvolvidas, na maior parte do tempo, fora do
ambiente da Secretaria da Comisso.
Foram realizadas entrevistas a respeito dos funcionrios
efetivos, num total de10,sendo 4 Analistas Legislativos, 4 Tcnicos Legislativos e
2 Agentes de Transportes.
4.2. Instrumento de Coleta de Dados
A coleta de dados referentes s atividades efetivamente
desempenhadas pelos servidores considerou, fundamentalmente, aspectos
relativos sua natureza e complexidade.
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Existem, segundo Blau e ScoU (1979), trs formas de obter
dados acerca de determinado fenmeno, quais sejam: observando-o, fazendo
perguntas s pessoas diretamente (ou mesmo indiretamente) envolvidas, e,
finalmente, examinando elementos documentais escritos. A cada um destes
procedimentos corresponde uma categoria de tcnicas de pesquisa: a
observao, a entrevista e a anlise documental.
Com o intuito de verificar a adequao da estrutura de cargos
em vigor na localidade estudada s efetivas necessidades da administrao, foi
empregada a tcnica da entrevista.
14
5. RESULTADOS DA PESQUISA
As respostas s entrevistas realizadas apontam a existncia
efetiva de grupos informais na Secretaria da Comisso, resultantes da
necessidade imediata da realizao de determinada tarefa, do esprito de
iniciativa, da colaborao entre os colegas e da localizao fsica dos funcionrios
no ambiente de trabalho.
Apesar de haver informalidades na estrutura da Secretaria da
Comisso, a formalizao no chega a ser desprezada, uma vez que as regras e
os regulamentos, em muitos aspectos, no deixam de ser observados.
As estruturas informais existentes na Secretaria da Comisso
no prejudicam o trabalho em si, uma vez que o resultado final atingido com
xito.
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6. ALTERNATIVA PROPOSTA
O cerne da proposta final deste estudo consiste, em sntese,
na realizao de um mapeamento das principais estruturas informais existentes
na Secretaria da Comisso de Agricultura e Poltica Rural, G que no possvel
prever todas, dada a sua variabilidade), a fim de que haja sempre um controle,
por parte da chefia daquele setor, das atividades desenvolvidas pelos seus
subordinados.
Vale ressaltar que no h a necessidade de uma
reestruturao do setor, j que, pelas ocorrncias apontadas na pesquisa, a
informalidade das estruturas no compromete a formalizao dos cargos.
16
7. CONSIDERAES FINAIS
Pela pesquisa realizada, a anlise dos dados demonstrou a
existncia efetiva de grupos informais que atuam em relao estrutura formal da
Secretaria da Comisso de Agricultura e Poltica Rural. Isso ocorre devido ao
desenvolvimento de um sistema de interao de interesses legtimos e
personalizados entre os indivduos, fenmeno tpico da interao humana.
Este estudo levantou caractersticas da estruturabilidade de
um grupo de funcionrios em ambiente de uma Secretaria de Comisso. So
grupos constitudos que tm a cooperao como atributo de destaque. No
poderia ser diferente, porque, atualmente, nas organizaes em geral, importa
muito mais a performance final do grupo do que resultados individuais, quando o
coletivo supera o singular em termos concretos de produtividade, de organicidade
e de efetividade.
o mapeamento sugerido pretende somente iniciar um
processo de conhecimento que permita levar esse rgo da Cmara dos
Deputados a cumprir da melhor forma possvel os seus objetivos institucionais.
A cooperao que deve haver entre administrao e grupos
informais sobrepe-se conformidade ou confrontao pela conscincia dos
objetivos organizacionais, tendo na compreenso o denominador para superar
possveis atritos. E os grupos informais podem ser aquele elemento diferenciador
17
de posies que resulta em melhorias para todos os envolvidos nesse processo
de crescimento.
18
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
BERNARDES, Cyro. Sociolologia aplicada administraco: o comportamento
organizacional. So Paulo: Atlas, 1982.
BLAU, P.M. &SCOTT, W.R. Organizaes formais: uma abordagem comparativa.
So Paulo: Atlas, 1979.
CHIAVENATO, Idalberto. Administrao de empresas: uma abordagem
contingencial. So Paulo: McGraw-Hill do Brasil, 1982.
CHIAVENATO, Idalberto. Administrao de recursos humanos: fundamentos
bsicos. So Paulo: Atlas, 1999.
CHIAVENATO, Idalberto. Gesto de pessoas: o novo papel dos recursos
humanos nas organizaes. Rio de Janeiro: Campus, 1999.
CHIAVENATO, Idalberto. Recursos humanos. So Paulo: Atlas, 1985.
MILLS, Theodore M. Sociologia dos pequenos grupos. So Paulo: Pioneira, 1970.
ROBBINS, Stephan Paul. O processo administrativo: integrando teoria e prtica.
So Paulo: Atlas, 1981.
19
RUSSO, M. et aI., CAVALCANTI, I.G.M. et aI. Manual para elaborao e
normatizao de dissertaes e teses. Rio de Janeiro: UFRJ - SI81 Comit
tcnico de editorao, 1997, 23p.
ANEXO
ESTRUTURA DA COMISSO DE AGRICULTURA E POLTICA RURAL
Secretrio
da Comisso
I I I I
Secretrio Secretrio Tramitao Controle
Assistente
Adjunto de da de e
de Comisso
Comisso Presidncia Proposies Execuo
10 Substituto 2
0
Substituto
Assistentes
Servios Assessores
Apoio Tcnicos
Auxiliares Tcnicos
de Comisso
1
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4 funcionrios 2 funcionrios 8 funcionrios
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Cmara dos Deputados
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