GUIA FCIL COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO Por Isaias Alves Machado e Elvino Pinheiro2 Este guia fcil visa

a compartilhar exper incias de desenvolvimento de congressos com jovens e adolescentes. Este documento organiza seqencialmente os principais passos para um lder planejar e executar um congresso, podendo ser este aberto ou fechado. 1 Definies Congresso de jovens ou a dolescentes possuem basicamente duas configuraes bsicas, podendo ser: Aberto Esta m odalidade de congresso normalmente realizado em locais aberto com igrejas, acamp amentos prximos aos centros urbanos onde geralmente os congressistas tem opo ou nec essidade de hospedar fora das dependncias do congresso; Fechado - Nesta modalidad e o congresso oferecido em local com infra-estrutura suficiente para que o congr essista passe todos os dias dentro das dependncias do congresso. Sendo assim as a comodaes e alimentao fornecida e o custo includo na inscrio do congresso. 2 Planej o A fase de planejamento do congresso fundamental para sucesso, uma vez que ness a etapa ser organizada a espinha dorsal do evento. 2.1 Definio do publico alvo Essa dever ser uma das premissas quando pensar em congresso. A definio exata guiar na es colha da infra-estrutura bem como os palestrantes oficinas e msicas de acordo com a faixa etria. Alguns congressos so preferveis fazer focado em jovens ou adolescen tes separadamente, porm vivel fazer um congresso que abranja as duas faixas. 2.2 D efinio da estrutura do evento A estrutura do evento de fundamental importncia e tem suas caractersticas prprias de acordo com a faixa de idade. Para tanto devero ser observados os seguintes critrios: a) Localidade A localidade do congresso ser impo rtante pois ser um elemento motivador para o congressista. A acessibilidade do lo cal dever estar bem claro na divulgao, colocando opes de meios de transportes pblicos. Caso seja distante de centro urbano, dever ser sugerido aos congressitas alterna tivas de caravanas para deslocamento da galera. Em congressos muito prximo de cen tros urbanos, dever ter

b) c) d) e) f) g)

estratgias de manter o congressista no evento, evitando que a todo momento ele sa ia para ir em casa, na lanchonete ou cinema. Isso quebra o congresso. Espao fsico O local deve ser muito bem planejado. Dever ter locais adequado para as celebraes, oficinas, refeitrio, dormitrios e banheiros. Dever ser observado se os locais permi tem separao com boa privacidade entre os sexos. Caso o local seja distante de cent ros urbanos, lembrar de reservar local para preletores, bandas e convidados. Cus to Dever ser levantado o custo geral para o congresso tomando como medida uma exp ectativa realista do nmero de congressista, adicionando a ela uma margem de segur eana. Devero ser considerado, custo do aluguel do local, som, iluminao, alimentao, ofe rtas de preletores, deslocamento de equipes, manuteno ps eventos. Todas essas infor maes devero ser contabilizada para ento traar o preo do congresso. Caso a estrutura es teja onerando o peso do congresso acima da mdia, dever buscar outros meios de leva ntar o dinheiro para investimento (patrocnios, cantinas, vendas de camisas, etc. Programao - a definio da temtica do congresso sempre que possvel dever ser elaborada p r um grupo de pessoas com experincia em congresso. O tema que guiar o congresso, b em como quem vai ministrar a msica, dana, oficinas e mensagens dever ser democratic amente definida. Aps formalizar a idia central, escolher um ttulo que desperte inte resse no publico alvo, evitando temas repetitivos, desconexos e excessivamente p revisveis. O tema ser utilizado como fonte de marketing. Divulgao Dever ser discutido as estratgias de divulgao levando em considerao a distribuio e localizao do publico . Dever constar como premissa que a meta atingir 100% dos jovens de todas as igre jas. Poder ser elabora um cartaz bem expressivo, com uma arte bem elaborada e inf ormaes claras. Importante que cada igreja receba com ao menos 45 dias de antecednci a o cartaz para dispor no mural da juventude ou igreja. Podero ser utilizado mala direta, emails, web site ou quantos meios estiverem a mo. Importante que seja cr iado um comit de divulgao, no centralizando apenas no presidente ou diretoria. Alime ntao Podero ser utilizados vrios mtodos, tais como: a. Equipe local Podero ser orga ado pela prpria juba uma equipe de cozinheiros, apoio, etc para montar uma cozinh a (caso o espao caiba) para atendimento as necessidades dos congressistas. A equi pe dever ter pessoas com experincia para elaborar um cardpio adequado, fazer lista de compras, preparar alimentos de boa qualidade. A quantidade e qualidade da ref eio influencia diretamente a deciso do congressista retornar ou no no ano seguinte, principalmente se for a nica opo de alimentao. b. Terceirizar Caso opte por terceiriz ar, deixar bem claro qual o cardpio e nmero de jovens que devero ser plenamente ate ndido. Se possvel elaborar um contrato simples onde devem constar os deveres e co mpromissos de ambas as partes e se necessrio as bonificaes e penalidades pelo cumpr imento das metas estabelecidas e acordadas. Como boas opes teriam igrejas com Know how para essa atividade. Obs. Ateno especial dever ser dado a qualidade da aliment ao, pois um produto vencido pode trazer complicaes a todo congresso tal como infeco in testinal, etc. Som e iluminao Considerando que o ponto central do congresso sero as mensagens e os momentos de celebrao, a estrutura de som no pode deixar a desejar. Podero ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa. Ambas as opes devero ser planejadas levando em considerao opinies de tcnicos de som, pessoas experientes com bandas e observa a acstica do ambiente. Para reduzir custo

podero ser emprestados os materiais de igrejas, desde que haja uma comisso para mo ntagem antecipada no local. h) Definio de equipes Ainda na fase de planejamento de finir equipes para trabalhos voluntrios. O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e infra estrutura. Nessa fase, importante definir um ncora para cada atividade e a medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomand o outras formas e crescendo de acordo com as necessidades. Importante definir se haver benefcios para os membros da equipe e sempre manter foco no custo conforme item C. as principais equipes so: 1. Inscrio Organizar lista de todos os inscritos e confirmar com antecedncia direcionando os recursos para a tesouraria para pagamen tos das contas do congresso; 2. Recepo Ser responsvel por dar as boas vindas aos con gressistas quando chegarem ao evento. Devero ser pessoas simpticas, bem vestidas e munidas de bastante informao; 3. Som e iluminao preparar a estrutura de comunicao e anter a qualidade durante todo evento. 4. Programa Dever ser responsvel por acompa nhar a programao, antecipando as eventualidades e fazendo cumprir os horrios estabe lecidos. Essa funo dever ter exclusividade evitando que os horrios sempre atrasem po r excesso de ocupao do presidente. O cumprimento dos horrios fundamental para suces so do congresso e as excees e imprevistos durante o congresso devero ser gerenciado s pela equipe de programa juntamente com a liderana do congresso; 5. Entretenimen to Dever ser prevista uma equipe para conduo de atividades de laser e entreteniment o, como esporte durante o dia, multimdia na parte da noite e at mesmo dinmicas dura nte o congresso; 6. Alimentao Equipe que definir o cardpio e o seu cumprimento. Essa equipe tambm ser responsvel pelo cumprimento dos horrios das refeies e constantes aju stes durante o congresso; 7. Ornamentao Equipe que planejar, executar e far manuteno ornamentao do local. Tanto o salo da celebrao quanto, salas de oficinas, refeitrios e banheiros devero ser contempladas; 8. Limpeza e organizao Esta equipe ser responsvel pela manuteno de um ambiente higinico e organizado dentro do congresso. Devero mant er foco no asseio da cozinha, banheiro e reas comuns. Devero ser dispostas lixeira s em pontos estratgicos e cartazes solicitando colaborao. A organizao constante do es pao fundamental, mesmo sendo repetitivo aps as celebraes e refeies; 9. Acessos Deve r equipe para controlar acessos, principalmente se o local for afastado de centr os urbanos. O local do congresso dever ser restrito aos congressistas e pessoas a utorizadas pela direo do congresso. A rea dos dormitrios devero ser restritas aos con gressistas. Pessoas estranhas devero ser cuidadosamente abordadas em companhia de outros lderes. Ter sempre a mo telefones de autoridades policiais para caso de si nistros. 10. Manuteno Uma equipe dever ser designada para eventuais concertos e rep aros antes, durante e ps congresso. Uma descargas que se quebra pode trazer trans torno para o congresso caso no seja corrigido de imediato. Banheiro, cozinha deve ro ter prioridades justa; 11. Transporte Uma equipe exclusiva para transporte fac ilitar o trabalho. Agilidade e responsabilidade so fundamentais para efetuar event uais

compras de emergncia, socorro a uma pessoal com mal estar, transportar mensageiro s, preletores, etc, 12. Sade Uma equipe de profissionais da sade ser fundamental pa ra manter um local reservado para eventuais emergncias. Medicamentos e estratgias para emergncia so bem vindo quando houver bom senso da equipe. 3 Desenvolvimento d o congresso A facilidade de execuo do congresso est diretamente relacionada com o g rau de investimento na etapa de planejamento. Nessa fase todos os principais e e ventuais problemas foram descobertos a tempo e solucionados pelas equipes devida mente formalizadas. Com a aproximao do congresso, reunies peridicas devero ser realiz adas, levantando as pendncias e os responsveis por san-las. Nessa etapa ser importan te delegar e no centralizar todas as decises e provises, porem algum precisa ter con trole do andamento de tudo para que no haja surpresas. Importante ter uma metodol ogia que controle as aes. Pode ser usado uma planilha de o que, quem , quando, como ou check list de pendncias (anexo). Mais importante que a metodologia o seu geren ciamento. As comisses que por necessidade forem de numero expressivo, dever ter um responsvel para que d agilidade nas decises. Durante o congresso, sempre que possve l dever ser realizado reunies com equipes para avaliao do congresso e providncias ime diatas; O cumprimento da agenda do congresso dever receber prioridade durante o e vento, pois a soma dos imprevistos pode desestabilizar o congresso. Sendo assim a comisso dever estar pronta para flexibilizar ou inverter uma ou outra atividade. 4 Ps congresso Ao finalizar o congresso, as equipes devero continuar mobilizadas a t entrega do local. A desmontagem dos cenrios, limpeza do ambiente e organizao do es pao precisar do esforo de todos. As equipes de limpeza e organizao devero liderar os d emais voluntrios para que finalize o mais rpido possvel. A equipe de manuteno dever fa zer reviso geral para que o local seja entregue conforme adquirido. Algumas ativi dades que no podero ser reparadas no dia, por falta de tempo, recurso ou ferrament a, devero ser devidamente sinalizada e se necessrio contratar mo de obra especializ ada para reparo. Uma reunio de avaliao posterior ao congresso com todas as equipes de grande de importncia para o correto fechamento do congresso. Nessa reunio podero ser discutidos: a. Fechamento financeiro Fornecer relatos a todos do fechamento e resultado financeiro do congresso. Se ficar pendncias, oportunidade de discuti r solues; b. Pontos fortes Discutir e apreciar os pontos fortes e resultados. Impo rtante para elogiar as equipes que cumpriram o planejamento; c. Lies aprendidas Im portante destacar as eventualidades e problemas do congresso. Esta parte dever se r bem conduzida para no criar um clima desconfortvel para as equipes. O foco dever ser o registro das dificuldades para experincias futuras.

ANEXO A Acompanhamento de pendncias (tabela) Que Planilha de acompanhamento Quem Como Quando Definir cardpio Rogrio Matias alimentao (PIB Alegre) Alugar mesas cadeiras Reunir com 14/10/2010 cozinheiras de sua igreja e Alessandro Silva (I. Efetuar 3 cotaes 25/10/2010 B. Rio Branco) em empresas do ramo ANEXO B Acompanhamento de pendncias (check List) a. Aluguel de cadeiras e mesas; b. Definir cardpio para refeies; c. Digitar programa do congresso;