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Agradeo,

Em primeiro lugar a Deus, por me inspirar e iluminar o


meu caminho.
minha esposa Sara e aos meus filhos Camila e Luiz,
por servirem de motivao e por me apoiarem em tudo
que eu fao.
Ao meu amigo Eng. Marcos Alberto, pelas batalhas que
j lutamos e vencemos juntos e por aquelas que esto
por vir. . .
Prof. Adm Livaldo dos Santos

SINOPSE

Neste trabalhos procurou-se compilar textos de


diversos autores de renome, sob uma tica baseada em
experincia profissional em cargos de chefia e como
consultor de empresas, durante estes quase 23 anos de
trabalho. O intuito o de ordenarmos conceitos, idias e
metodologias que nos permitissem ministrar cursos de
Organizao, Sistemas e Mtodos, voltados para uma
viso organizacional moderna, porm, sem perder de
vista os fundamentos bsicos mnimos para que os
aprendizes se motivem a aprofundar os estudos, destes
Conceitos e Ferramentas, devido ao conhecimento de
como utiliz-los, visando um aperfeioamento contnuo
dos Processos Empresariais.

ndice Sumrio
INTRODUO
I - O .S . M .
1. Organizao
1.1 Estrutura Formal
1.2 Estrutura Informal
1.3 Organizao - Atividades de O . S . M .
2. Sistemas
2.1 Objetivos do Estudo de Sistemas nas Empresas
2.2 Sistemas - Atividades de O . S . M.
3. Mtodos
3.1 Objetividade de Mtodos
3.2 Mtodos - Atividades de O . S . M .

II - Organizao
1. Elaborao da Estrutura Organizacional
2. Metodologia de Desenvolvimento
2.1 Elementos da Estrutura Organizacional
2.1.1 Fatores Condicionantes da Estrutura Organizacional
2.1.2 Componentes da Estrutura Organizacional
2.1.2.1 Sistema de Responsabilidades
2.1.2.2 Sistema de Autoridade
2.1.2.3 Sistema de Decises
2.1.2.4 Sistema de Comunicaes
2.1.2.5 Nveis de Influncia da Estrutura

IIII - Sistemas
1. Teoria de Sistemas
1.1 Elementos de um Sistema
1.2 Conceitos Bsicos
2. SIG - Sistema de Informaes Gerenciais
2.1 reas Bsicas da Empresa
A . reas Funcionais Fins
B . reas Funcionais Meios
2.2 Descrio das Atividades por rea
2.3 Estudo de um CASE - Indstria Farmacutica

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IV - Mtodos
1. O Mtodo Cientfico
2. O Ciclo PDCA Como Mtodo de Soluo de Problemas
2.1 Planejamento - Plan - P
2.1.1 Do Problema
A . Como Pensar?
B . Elementos Para A Soluo de Problemas
B . 1 Os Dados e as Informaes
B . 2 As Ferramentas
B . 3 O Mtodo Estruturado
C . O Projeto de Anlise e Soluo de Problemas
2.1.2 Observao
A . Fluxograma
B . Folha de Verificao
C . Diagrama de Pareto
2.1.3 Anlise
A . Diagrama de Ishikawa
2.1.3.1 Validao das Teorias
2.1.3.2 Definio das Causas Primrias do Problema
2.1.4 Plano de Ao
2.1.4.1 Solues Alternativas
A . Matriz de Relaes
2.2 Execuo - DO - D
A . Descongelamento da Situao Atual
A . 1 HOUSEKEEPING - OS 5Ss
B . Implementao das Alteraes Planejadas
C . Congelamento da Nova Situao
2.3 Verificao - CHECK - C
A . Do Passado
B . Do Presente
C . Do Futuro
2.2.1 Verificao do Desempenho
2.4 Ao Corretiva - ACTION - A
2.4.1 Padronizao
APNDICE
A Qualidade Total
BIBLIOGRAFIA

Introduo

O estudo de Organizao, Sistemas e Mtodos e muito vasto e com


diversas correntes, que associam esta disciplina Tecnologia de
Informaes, aos Mtodos Produtivos, s Medidas de Desempenho,
ao Desenvolvimento Organizacional, e Gesto de Processos
Produtivos e Empresariais. Neste trabalho procurou-se abordar a
disciplina de forma geral como podemos analisar no Captulo I - O .
S . M . , no deixando de abordar as caractersticas bsicas e
prticas de Desenvolvimento de Estruturas Organizacionais Captulo II - ORGANIZAO.
A viso sistmica to til no s na vida empresarial, como tambm
no cotidiano das pessoas alicerada pelos conceitos discutidos no
Captulo III - SISTEMAS .
Escolhemos uma metodologia de anlise e soluo de problemas do QC STORY INSTITUTE - na qual se baseia o Ciclo PDCA, para
tratarmos de Metodologia e incluirmos conceitos bsicos de
Ferramentas de Gesto de Processos de acordo com as fases do
PDCA, como podemos acompanhar no Captulo IV - MTODOS.
As demais Ferramentas que no foram encaixadas no Ciclo PDCA,
podem ser analisadas no texto anexo As Ferramentas Bsicas para
a Gesto de Processos extradas da clssica publicao THE
MEMORY JOGGER, introduzidas pelo pequeno texto sobre a
Qualidade Total reunido no Apndice desta apostila.

I-O.

S.

M.

O. S. M. - uma atividade
administrativa voltada para a
obteno da melhor produtividade
possvel dos Recursos Humanos RH, Recursos Materiais - RM, e
Recursos Tecnolgicos - RT, atravs
de tcnicas cientficas que envolvem
os aspectos comportamentais e
instrumentais, no ambiente interno
ou externo da empresa
1. Organizao
Organizao da Empresa definida como a ordenao e agrupamento de

atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados


estabelecidos.
Estrutura Organizacional o conjunto ordenado de responsabilidades,
autoridades, comunicaes e decises das unidades organizacionais de uma
empresa.

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O termo Organizao freqentemente tem sido empregado como sinnimo de
arrumao, ordenao, eficincia, porm, em nosso objetivo ORGANIZAO
deve ser entendida no apenas como o quadro estrutural de cargos definidos
por:

respectivos ttulos;
atribuies bsicas;
responsabilidades;
relaes formais;
nvel de autoridade; e
aspectos culturais

Nestes termos, podemos definir como funo bsica de ORGANIZAO, o


estudo cuidadoso da estrutura organizacional da empresa para que esta seja
bem definida e possa atender as necessidades reais e os objetivos
estabelecidos de forma integrada com a organizao informal e as estratgias
estabelecidas na empresa.

1.1 A Estrutura Formal


aquele oficialmente definida na empresa com todas as formalidades e
padres vigentes quanto forma de preparao e divulgao de normas a
respeito. Ser encontrada:

em simples comunicados;
instrues;
Manuais de Procedimentos ou Organizao
Forma Grfica: ORGANOGRAMA
Forma Descritiva: DESCRIO DE CARGOS
Embora necessria e tantas vezes desejada, a estrutura formal poder no ser
adequada em determinadas empresas, e mesmo sendo adequada ter que
conviver com a Estrutura Informal

1.2 Estrutura Informal


Os funcionrios das empresas pertencem automaticamente e inevitavelmente
vida informal das mesmas. Deste relacionamento do cotidiano, surgem

entendimentos extra-estruturais;
conceitos alheios s normas;
desentendimentos;
eventuais conflitos;
lideranas naturais; e
amizades e aes benficas ou prejudiciais empresa
Na maioria dos casos, dada liberdade total para a organizao informal, mas
isto perigoso e no tem razo de ser, porque administrvel e direcionvel
positivamente. Exemplo de Sucesso:

Empresas que esto praticando com


critrios claros e de comum acordo,
a participao de funcionrios na
gesto e nos lucros

Nestes casos ocorre:


transparncia;
lealdade;
sentido colaboracionista

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1.3 ORGANIZAO - Atividades de OSM


Projetar a criao, unio ou eliminao de unidades, bem
como acompanhar a respectiva execuo;
Descrever e definir o objetivo e as funes de cada uma
das unidades empresariais;
Divulgar, nos nveis
desenvolvidos em OSM;

competentes,

Implantar e acompanhar
desenvolvidos por OSM;

in

loco

os

trabalhos

os

trabalhos

Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e


manuais necessrios;
Estudar os ciclos organizacionais;
Analisar as alternativas de ao para promover a
maturidade organizacional;
Avaliar impactos ou desgastes provenientes das aes e
dos ciclos; e
Estruturar as formas e necessidades de treinamento de
pessoal visando o desenvolvimento.

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2. Sistemas

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Sistema um conjunto de partes interagentes e interdependentes que,
conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam
determinada funo.
Na discusso de problemas empresariais de nossa poca a palavra SISTEMA,
vem sendo usada com muita freqncia, de tal forma que pesquisadores esto
estudando sistemas, analistas vem as organizaes como sistemas, e
aumenta gradativamente a instituio de rgos e CIAS sob enfoque sistmico.
Uma definio de Sistema em termos de Administrao de empresas
poderia ser:

Sistema um conjunto de
atividades interligadas de forma que
todas estejam em uma relao direta,
de maneira a possibilitar que
determinados objetivos sejam
alcanados

2.1 Objetivos do estudo de Sistemas na Empresa


Identificar todos os sistemas que ocorrem na empresa, definindo
de forma objetiva as entradas, as operaes e as sadas, que devem
estar sempre em sintonia com os objetivos preestabelecidos;
Canalizar todas as foras e energias que ocorrem no sistema para os
objetivos preestabelecidos;
Estabelecer sistemas de controle e avaliao, permanentes em todas
as fases do sistema (entradas, processos, sadas e retroalimentao).
visando acompanhar e desempenho em relao aos objetivos; e
Criar sistemas de retroalimentao, que sejam verdadeiras
reintrodues no processo, para que este no perca o seu movimento
dinmico, no haja estrangulamentos no sistema de comunicaes
da empresa, auto-regulando os sistemas

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2.2 SISTEMAS - Atividades de OSM


Anlise de viabilidade econmica no desenvolvimento de
sistemas;
Elaborao de cronogramas fsico/financeiro/pessoal para
desenvolvimento;
Avaliao de equipamentos, instrumentos e ferramentas
disposio;
Anlise e definio da amplitude
organizacionais contemplados;

dos

nveis

Definio e estruturao dos dados a nvel operacional


das informaes transacionais;
Definio e estruturao das atividades dos sistemas de
informao para integrao e planejamento das
informaes gerenciais;
Definio e estruturao das informaes visando
proporcionar flexibilidade, adaptabilidade e respostas
rpidas tomada e ao apoio s decises.

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3. Mtodo

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Mtodo o caminho ordenado e


sistemtico para se chegar a um fim
Este caminho pode ser estudado como um sistema ou processo, tanto em nvel
operacional, ttico, estratgico como o filosfico, nos trs ltimos ocorrem os
processos intelectuais.
Como processo intelectual, entendemos a abordagem de qualquer problema
mediante anlise prvia e sistemtica de todas as vias possveis de acesso
soluo.
O processo operacional, a maneira lgica de organizar a seqncia das
diversas atividades para chegar ao fim almejado. a prpria ordenao da
ao.

Metodologia
Do Grego:
META - ao largo
ODOS - caminho
LOGOS - discurso, estudo
Na prtica, consiste em avaliar, analisar e estudar os vrios mtodos
disponveis, identificando, explicando e justificando as limitaes,
principalmente as implicaes e possveis resultados de suas utilizaoes.
a aplicao do mtodo atravs de processos e tcnicas, sendo que no
procura solues, mas estuda a melhor maneira de abordar determinados
problemas empresariais, no estado atual dos conhecimentos.
Cincia um conhecimento racional, metdico e sistemtico, capaz de ser
submetido verificao
Ao desenvolver as estruturas de recursos e de operaes na empresa, ao definir
procedimentos, rotinas, mtodos, os profissionais estabeleceram a
PADRONIZAO na anlise administrativa, envolvendo os aspectos
Organizacionais e de Planejamento.

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A padronizao procura a unificao e a simplificao das atividades
administrativas, segundo padres, parmetros e modelos preestabelecidos,
aceitos pela empresa ou impostos pela criao de novos hbitos ou mudanas
organizacionais.

Os objetivos so:
o aumento da produtividade; e
a reduo de custos;

Os
esquemas
possibilitam:

padronizados

sistemticos,

facilidade de consultas, leitura, atualizaes e guarda; e


formao de conjuntos compactos ou sistemas integrados de
informaes e dados

Exemplo de Padronizao de Procedimentos


Anlise Administrativa ou de Sistemas em O S M
Planejamento
Levantamento de Dados e Informaes
Anlise & Seleo de Alternativas
Proposta & Implementao de Alternativas
Avaliao & Ampliao/Melhorias
3.1 Objetividade dos Mtodos

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Integrao de todas as atividades da empresa, por suas unidades


organizadas dinamicamente, atravs um inter-relacionamento
constante e padronizado;
Procurar a melhor qualidade na soluo dos problemas , evitando a
aplicao pura e simples de modelos externos nacionais ou
estrangeiros. aclimatizando-os quando possvel, considerando as
peculiaridades de cada cultura, linguagem e produto; e
Harmonizar recursos empresariais.

3.2 MTODOS - Atividades em O S M


Racionalizao do trabalho, ou seja:
Definir a movimentao de documentos;
Definir o Fluxo de decises dos sistemas;
Modificao dos mtodos de trabalho;
Municiamento da empresa com Ferramentas de anlise e
gesto de Processos; e
Atualizao de Tcnicas de Administrativas e dos
sistemas de trabalho;

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II-ORGANIZAO

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1. ELABORAO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Estrutura organizacional o conjunto


ordenado de responsabilidades, autoridades,
comunicaes e decises das unidades
organizacionais de uma empresa.
Delineamento da estrutura a atividade que tem por objetivo criar uma estrutura
para uma empresa ou ento aprimorar a existente. Naturalmente, a estrutura
organizacional no esttica, o que poderia ser deduzido a partir de um estudo
simples de sua representao grfica: o organograma. A estrutura
organizacional bastante dinmica, principalmente quando so considerados os
seus aspectos informais provenientes da caracterizao das pessoas que fazem
parte de seu esquema.
A estrutura organizacional deve ser delineada, considerando as funes de
administrao como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos
estabelecidos.
De acordo com o autor Ackoff, o planejamento organizacional deveria estar
voltado para os seguintes objetivos:
identificar as tarefas fsicas e mentais que precisam ser desempenhadas;
agrupar as tarefas em funes que possam ser bem desempenhadas e
atribuir sua responsabilidade a pessoas ou grupos, isto , organizar funes e
responsabilidades; e
proporcionar aos empregados de todos os nveis:
- informao e outros recursos necessrios para trabalhar de
maneira to eficaz quanto possvel, incluindo feedback sobre o
seu desempenho real;
- medidas de desempenho que sejam compatveis com os
objetivos e metas empresariais; e
- motivao para desempenhar to bem quanto possvel.

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2. METODOLOGIA
DE
DESENVOLVIMENTO DA
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
No desenvolvimento de uma estrutura organizacional devem-se considerar os
seus componentes, condicionantes e nveis de influncia. Na mesma forma que
quando de sua implantao (e respectivos ajustes), muito importante o
processo participativo de todos os funcionrios da empresa, visando a uma
maior integrao e motivao.
E, finalmente, necessrio avaliar a estrutura organizacional implantada,
principalmente quanto ao alcance dos objetivos estabelecidos, bem como, as
influncias dos aspectos formais e informais na empresa. Entre os fatores
internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional da empresa,
segundo Peter Drucker, contam-se:

a natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e


seus membros;
as atividades operantes exigidas para realizar esses
objetivos;
a seqncia de passos necessria para proporcionar os
bens ou servios que os membros e clientes desejam ou
necessitam;
as funes administrativas a desempenhar;
as limitaes da habilidade de cada pessoa na empresa,
alm das limitaes tecnolgicas;
as necessidades sociais dos membros da empresa; e
o tamanho da empresa.
Drucker, tambm considera os elementos e as mudanas no ambiente externo
que so tambm foras poderosas que do forma natureza das relaes
externas.

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Mas para o estabelecimento de uma estrutura organizacional, considera-se
como mais adequada a anlise de seus componentes, condicionantes e nveis
de influncia, conforme apresentado a seguir.

2.1 ELEMENTOS DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL


Com vistas no delineamento da Estrutura Organizacional, Eduardo P. G.
Vasconcelos, apresenta os ELEMENTOS:

COMPONENTES da estrutura Organizacional ;


CONDICIONANTES
adaptao; e

para

formao

NVEIS DE INFLUNCIA existentes na estrutura

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RECURSOS
HUMANOS

AMBIENTE
EXTERNO

SISTEMA DE
RESPONSABILIDADES

SISTEMA DE
AUTORIDADE

DEPARTAMENTALIZ.
LINHA E ASSESSORIA
ATRIBUI]O DE
ATIVIDADES

AMPLITUDE CONTROLE
NVEIS HIERRQUICOS
DELEGAO
CENTRALIZAO /
DESCENTRALIZAO

NVEIS DE INFLUNCIA

ESTRATGICO

TTICO
OPERACIONAL

SISTEMA DE
DECISES

DADOS
INFORMAES
DECISES
AES
RESULTADOS

OBJETIVOS
ESTRATGIAS

SISTEMA DE
COMUNICAO

O QU? COMO?
QUANDO? POR QU?
QUANTO?
DE QUEM/PARA QUEM?

...

COMUNICAR! !

RECURSOS
TECNOLGICOS

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2.1.1 FATORES CONDICIONANTES DA ESTRUTURA

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ORGANIZACIONAL

Vamos analisar os vrios fatores que condicionam o estabelecimento de uma


estrutura organizacional.

A . FATOR HUMANO
Todo executivo deve trabalhar com e atravs de pessoas. E estas pessoas
realizam os trabalhos que permitem que os objetivos estabelecidos sejam
alcanados.
A eficincia de uma estrutura depende de sua qualidade intrnseca e do
valor e da integrao dos homens que ela organiza. Portanto, no
desenvolvimento de uma estrutura organizacional eficiente deve-se levar em
considerao o comportamento e os conhecimentos das

pessoas que tero de desempenhar as funes que lhes sero atribudas.

De acordo com J. P. Simeray, o coeficiente humano que pondera a qualidade


da estrutura produto dos seguintes fatores:

o valor dos homens;


o conhecimento que eles possuem da estrutura; e
sua motivao para faz-lo funcionar da melhor forma
possvel.

Henry Fayol

enumera que so necessrias determinadas qualidades


humanas cuja importncia aumenta medida que a pessoa sobe na
hierarquia. Ele considera as seguintes capacidades:

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TCNICA;
DE COMANDO;
ADMINISTRATIVA;
DE COOPERAO; E
DE INTEGRAO.

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B . FATOR AMBIENTE EXTERNO


Quando se considera este fator, deve-se analisar o processo de relacionamento
entre a empresa e o seu ambiente externo.
Este aspecto no est relacionado apenas a uma estratgia inicial poca do
nascimento da empresa, mas tambm avaliao contnua das constantes
mudanas no ambiente relevante da empresa e o efeito dessas na sua estrutura
organizacional.
Outro aspecto a considerar que enfoca o fator ambiente externo e a estrutura
organizacional o da anlise do fluxo de decises, na qual so identificadas as
decises administrativas necessrias para se dirigir uma empresa e as relaes
entre elas.

Russel L. Ackoff apresenta o seguinte roteiro para anlise:

determinar de quais pessoas, fora da empresa, so


as necessidades e os desejos que a empresa tenta
atender;
determinar como essas necessidades ou desejos
so comunicados empresa; e
determinar como a informao necessria
registrada e transmitida a outras pessoas na
empresa.

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C. FATOR SISTEMA DE OBJETIVOS E ESTRATGIAS


O fator sistema de objetivos e estratgias tem influncia na estrutura
organizacional medida que, quando os objetivos e estratgias esto bem
definidos e claros, mais fcil organizar, pois se sabe o que esperar de cada
membro do grupo que compe a empresa.

Objetivo o alvo ou situao que se


pretende atingir.
Estratgia a definio do caminho
mais adequado para alcanar o objetivo.
D . FATOR TECNOLOGIA
Eduardo P. G. Vasconcelos

considera o fator tecnolgico como o


conjunto de conhecimentos que so utilizados para operacionalizar as
atividades na empresa para que seus objetivos possam ser alcanados.

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2.1.2 COMPONENTES DA ESTRUTURA

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So Quatro os componentes da estrutura organizacional:

2.1.2.1 SISTEMA DE RESPONSABILIDADE


o resultado da alocao de atividades sendo constitudo por:

departamentalizao;
linha e assessoria; e
Atribuies das atividades das unidades organizacionais.

Responsabilidade refere-se obrigao que uma


pessoa tem de fazer alguma coisa a outrem
(Jucius e Schelender).
O sistema de responsabilidade refere-se alocao das atividades inerentes a
esta obrigao, Vasconcelos.
Portanto, quando um subordinado assume determinada obrigao, deve prestar
contas pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade.
A quantidade de responsabilidade pela qual o subordinado ter de prestar
contas determina a quantidade de autoridade delegada. Outro aspecto que
permanece na responsabilidade a obrigao do indivduo a quem ela foi
atribuda, ou seja, a responsabilidade no se delega.

A . DEPARTAMENTALIZAO

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Ao

se

considerar

ORGANIZACIONAL

OS

TIPOS

DE

ESTRUTURA

deve-se lembrar que estes so os resultados da


departamentalizao. A departamentalizao pode ser considerada, entre todos
os componentes e subcomponentes da estrutura organizacional, como o mais
conhecido pelos funcionrios da empresa.
Departamentalizao o agrupamento, de acordo com um critrio especfico de
homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos (Humanos,
Materiais e Tecnolgicos) em unidades organizacionais.
A estrutura organizacional representada graficamente no organograma, que
entretanto, no apresenta todos os aspectos da estrutura organizacional.

Organograma a representao
grfica de determinados aspectos da
estrutura organizacional.

34
Existem algumas formas de a empresa departamentalizar as suas atividades,

As bsicas so:

n departamentalizao por quantidade;


n departamentalizao funcional;
n departamentalizao territorial (ou geogrfica);
n departamentalizao por produtos (ou servios);
n departamentalizao por clientes;
n departamentalizao por projeto;
n departamentalizao matricial;
n departamentalizao mista.

35

A . 1 DEPARTAMENTALIZAO POR QUANTIDADE


Para uma empresa trabalhar com este tipo de departamentalizao, deve
agrupar certo nmero de pessoas no diferenciveis que, a partir desta
situao, tm obrigao de executar tarefas sob as ordens de um superior.Sua
utilidade tem diminudo, principalmente devido aos seguintes aspectos:

o desenvolvimento dos recursos humanos;


os trabalhos de equipe especializada so mais
eficientes que os baseados em nmero de pessoas; e
no serve para os nveis intermedirios e mais
elevados da empresa. E mesmo para os nveis mais
baixos da hierarquia empresarial a sua validade se
restringe a determinados setores do processo
produtivo.
DIRETORIA
PRODUO

GERNCIA
MATERIAIS

SUPERVISOR 1

SUPERVISOR 2

GERNCIA
USINAGEM

SUPERVISOR 1

SUPERVISOR 2

GERNCIA
MANUTENO

SUPERVISOR 1

ANOTAES__________________________________

SUPERVISOR 2

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A . 2 DEPARTAMENTALIZAO FUNCIONAL

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As atividades so agrupadas de acordo com as funes da


empresa.

Pode ser considerado o critrio de departamentalizao


mais usado pelas empresas.

DIRETORIA

GERNCIA
DE
MARKETING

GERNCIA
ADMINISTRATIVA

GERNCIA
DE
PRODUO

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ANOTAES__________________________________
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A. 3 DEPARTAMENTALIZAO TERRITORIAL /
GEOGRFICA
Usada em empresas territorialmente dispersas, baseia-se no princpio de que
todas as atividades que se realizam em determinado territrio devem ser
agrupadas e colocadas sob as ordens de um administrador.

DIRETORIA
COMERCIAL

GERNCIA
REGIO
0.NORTE

BASE
01

BASE
02

GERNCIA
REGIO
1.NORDESTE

BASE
11

BASE
12

GERNCIA
REGIO
5.CENTRO

BASE
51

40

ANOTAES__________________________________
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A . 4 DEPARTAMENTALIZAO POR PRODUTOS /


SERVIOS

O agrupamento dos Recursos feito de acordo com as atividades inerentes a


cada um dos produtos ou servios da empresa.

A seguir apresenta-se uma parte do organograma representativo da


departamentalizao por produtos.

DIRETORIA

GERNCIA
DIVISO
PLSTICOS

GERNCIA
DIVISO
PIGMENTOS

GERNCIA
DIVISO
QUMICA

42

ANOTAES__________________________________
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43

A . 5 DEPARTAMENTALIZAO POR CLIENTES

As atividades so agrupadas de acordo com as necessidades variadas e


especiais dos clientes ou fregueses da empresa.

DIRETORIA
PA. RAMOS

DEPTO.
INFANTIL

SEO
ROUPAS

SEO
BRINQ.

DEPTO.
FEMININO

SEO
MODAS

SEO
JIAS

DEPTO.
MASCULINO

SEO
CALADOS

SEO
MODAS

44

ANOTAES__________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
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A .6 DEPARTAMENTALIZAO POR PROJETOS


Na departamentalizao por projetos, as atividades e as pessoas recebem
atribuies temporrias. O gerente de projeto responsvel pela realizao de
todo o projeto ou de uma parte dele. Terminada a tarefa, o pessoal que
temporariamente havia sido destinado a ela designado para outros
departamentos ou outros projetos. A departamentalizao por projetos baseiase na definio de
projeto:
PROJETO UM TRABALHO, COM DATAS DE INCIO E TRMINO, COM
PRODUTO FINAL PREVIAMENTE ESTABELECIDO, EM QUE SO
ALOCADOS E ADMINISTRADOS OS RECURSOS, TUDO ISTO SOB A
RESPONSABILIDADE DE UM COORDENADOR.

DIRETORIA

GERNCIA
ADM E
FINANAS

GERNCIA

GERNCIA

COMERCIAL

PROJETOS

PROJETO
EURAMERIS
PROJETO
TELECOM

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ANOTAES__________________________________
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A . 7 DEPARTAMENTALIZAO MATRICIAL
Baseia-se na sobreposio de dois ou mais tipos de departamentalizao sobre
a mesma pessoa. Geralmente, esta sobreposio se refere fuso entre a
estrutura funcional e a estrutura por projetos.
A departamentalizao matricial no leva em considerao o princpio clssico
de unidade de comando estabelecido por Henry Fayol em 1.916, no seu
livro Administrao Industrial e Geral. No entanto, o conflito interno
preconizado pela escola clssica pode ser evitado se existir clara definio de
atribuies de cada um dos elementos componentes da estrutura.
A departamentalizao matricial, tendo em vista sua caracterstica de
responsabilidade compartilhada, exige nvel de confiana mtua e capacidade
de improvisao na soluo de problemas. Dessa forma,
importante o
estudo de liderana dos elementos da Alta Administrao, que tm grande
influncia em relao ao conflito inevitvel desse tipo de departamentalizao,
que pode ser minimizado se administrado com eficincia.
Do ponto de vista evolutivo, a departamentalizao matricial surgiu porque as
formas tradicionais de organizar no eram eficazes para lidar com atividades
complexas, envolvendo vrias reas do conhecimento cientfico e com prazos
determinados para sua realizao. As principais razes que levaram a
departamentalizao funcional a fracassar nestes tipos de circunstncias foram:
baixo grau de integrao entre reas cada vez mais especializadas;
falta de um coordenador geral para o projeto com viso ampla para integrar
as vrias especializaes e relacion-las com as necessidades dos clientes; e
falta de motivao dos especialistas responsveis por partes de uma
atividade maior, sem um entendimento satisfatrio de como elas esto
relacionadas com o esforo total.

48

DIRETORIA
PRODUO

GERNCIA
PROJETOS

PROJETO
A
PROJETO
B
PROJETO
C

GERNCIA
ENGENHARIA
ELTRICA

GERNCIA
ENGENHARIA
MECNICA

RECURSOS

RECURSOS

HUMANOS,

HUMANOS,

TECNOLGIC

TECNOLGIC

MATERIAIS

MATERIAIS

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ANOTAES__________________________________
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A . 8 DEPARTAMENTALIZAO MISTA
o tipo mais freqente, pois cada parte da empresa deve ter a estrutura que
mais se adapte sua realidade organizacional.

DIRETORIA

GERNCIA
ADM E
FINANAS

TESOURARIA

CONTBIL

GERNCIA

GERNCIA

COMERCIAL

PROJETOS

REGIO

PROJETO

NORTE

EURAMERIS
ALFA

REGIO

PROJETO

SUL

TELECOM

51

ANOTAES__________________________________
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52

B . LINHA E ASSESSORIA

LINHA
ASSESSORIA

LINHA

LINHA

LINHA

DE
LINHA,
so
as
unidades
organizacionais que tm ao de
comando, enquanto que as unidades
organizacionais DE ASSESSORIA no
tm ao de comando, cabendo-lhes o
aconselhamento s unidades de linha no
desempenho de suas atividades.

53

ANOTAES__________________________________
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C. ATRIBUIES DE ATIVIDADES
As atribuies das unidades organizacionais da empresa tm como base a
especializao do trabalho.
A especializao est diretamente ligada DIVISO DO TRABALHO,
baseando-se no maior conhecimento dos diversos e diferentes aspectos
necessrios realizao de determinado trabalho.
O equilbrio da especializao do trabalho na estrutura organizacional, evita
problemas de falta de motivao dos funcionrios devido a realizao de
trabalhos repetitivos e de pouca criatividade.

2.1.2.2 SISTEMA DE AUTORIDADE


Sistema de Autoridade o resultado da distribuio do poder na Organizao,
sendo constitudo por:

amplitude administrativa e nveis hierrquicos;


delegao; e
descentralizao/centralizao

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56

Autoridade o direito para fazer alguma


coisa. Ela pode ser o direito de tomar
decises, de dar ordens e requerer
obedincia, ou simplesmente o direito de
desempenhar
um
trabalho
que
foi
designado. A autoridade pode ser formal ou
informal (Jucius e Schelender).

Observa-se que, ao se descer do nvel hierrquico mais alto para o nvel


hierrquico mais baixo, a
chegar ao limite mnimo.

amplitude de autoridade vai diminuindo at

A autoridade formal representa o poder delegado pelo superior hierrquico


imediato.

A autoridade informal uma espcie de autoridade adquirida que


desenvolvida por meio de relaes informais entre as pessoas da empresa, que
o fazem voluntariamente e por deferncia sua posio ou status. Na realidade,
a autoridade informal serve para modificar a autoridade formal na determinao
do quanto ela ter de aceitao por parte dos vrios subordinados nos
diferentes nveis hierrquicos.

57

A . AMPLITUDE DE CONTROLE

A amplitude de controle, tambm


denominada Amplitude Administrativa,
ou ainda Amplitude de Superviso e
refere-se quantidade de subordinados
que um superior pode supervisionar
pessoalmente, de forma eficiente e
eficaz
Quando o nmero de subordinados maior que a amplitude administrativa,
ocorrer:

perda de controle;
ineficincia de comunicaes;
queda do nvel de qualidade;
demora na tomada de decises; e
desmotivao dos funcionrios.

58
Quando o nmero de subordinados menor que a amplitude administrativa,
ocorrer:

falta de delegao;
custos maiores;
sub-otimizao da alta administrao;
desmotivao; e
pequeno desenvolvimento de RH.
B. DELEGAO

DELEGAO a transferncia de
determinado nvel de autoridade de um
chefe para seu subordinado, criando a
correspondente responsabilidade pela
execuo da tarefa delegada.

59

Podemos entender como delegao:


a transferncia temporria do poder e
responsabilidade, especficos;
a tarefa que for transferida do chefe para o
subordinado; e
Quando existe a obrigao (responsabilidade)
do subordinado para com o chefe na realizao
da tarefa.
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C . DESCENTRALIZAO / CENTRALIZAO
CENTRALIZAO a maior concentrao de poder
decisrio na alta direo de uma empresa.
VANTAGENS:
MENOR NMERO DE NVEIS HIERRQUICOS;
MELHOR USO DOS R. HUMANOS, R. MATEIRAIS E R.
TECNOLGICOS;
MELHOR INTERAO NO PROCESSO DE
PLANEJAMENTO, CONTROLE E AVALIAO;
UNIFORMIDADE NOS PROCESSOS TCNICOS E ADM;
DECISES ESTRATGICAS MAIS RPIDAS; E
MAIOR SEGURANA NAS INFORMAES.

DESCENTRALIZAO a menor concentrao do poder


decisrio na Alta Administrao da empresa, sendo,
portanto, mais distribudo pelos seus diversos nveis
hierrquico.

61

VANTAGENS:
GERAO DE MAIOR ESPECIALIZAO NAS
UNIDADES ORGANIZACIONAIS;
MENOR EXIGNCIA DE TEMPO NAS INFORMAES E
DECISES;
MAIOR DESENVOLVIMENTO DE R. HUMANOS;
MAIOR MOTIVAO;
POSSIBILIDADE DE MAIOR PARTICIPAO;
TOMADA DE DECISES MAIS PRXIMAS DOS FATOS;
MAIOR CRIATIVIDADE E INOVAES; E
MAIOR TEMPO PARA A ALTA ADMINISTRAO.

62

COMPARAES ENTRE
DESCENTRALIZAO E DELEGAO
DESCENTRALIZAO

DELEGAO

1. LIGADA AO CARGO

1. LIGADA PESSOA

2. ATINGE VRIOS
NVEIS HIERRQUICOS

2. ATINGE UM NVEL
HIERRQUICO

3. CARTER FORMAL

3. CARTER INFORMAL

4. MENOS PESSOAL

4. MAIS PESSOAL

5. MAIS ESTVEL
NO TEMPO

5. MENOS ESTVEL
NO TEMPO

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ANOTAES__________________________________
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2.1.2.3 SISTEMA DE DECISES


VIDE : TPICO III - SISTEMAS; ITEM 2. SIG
2.1.2.4 SISTEMA DE COMUNICAES

Comunicao o processo mediante o qual uma


mensagem enviada por um emissor, atravs de
determinado canal, e entendida por um receptor
(Vasconcelos).
O sistema de comunicao a rede por meio da qual fluem as informaes que
permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz
(Vasconcelos, 1972:10).
No sistema de comunicaes deve ser considerado:

o que deve ser comunicado?


como deve ser comunicado?
quando deve ser comunicado?
de quem deve vir a informao?
para quem deve ir a informao?
por que deve ser comunicado?
quanto deve ser comunicado?

65

A .ESQUEMAS DE COMUNICAO
De maneira genrica existem dois tipos diferentes de formao de esquemas de
comunicao numa empresa. So eles:

o formal: conscientemente planejado, facilitado e


controlado. Ele segue a corrente de comando numa
escala hierrquica; e
o informal: surge espontaneamente na empresa, em ao
s necessidades de seus menbros.
B . OS FLUXOS DA COMUNICAO
As comunicaes na empresa podem ser realizadas atravs dos
seguintes fluxos:
horizontal, realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas do
mesmo nvel hierrquico;
diagonal ou transversal, realizado entre unidades organizacionais e nveis
diferentes; e
vertical, realizado entre nveis diferentes, mas da mesma rea.

C .O CUSTO DA COMUNICAO
No estudo das comunicaes entre pessoas ou unidades organizacionais, devese levar em considerao o aspecto custo para a empresa, pois a anlise da
transmisso das informaes mostra que ela muito mais custosa do que se
poderia pensar, no tanto devido s despesas de apoio necessrias, mas
principalmente em funo do tempo que ela absorve e das demoras que
acarreta

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ANOTAES__________________________________
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D. COMUNICADOS INTERNOS SOBRE O COMETA DE


HALLEY
De: GERENTE DE GERAL
Para: GERENTE DE DIVISO
Na sexta-feira, s 17 horas aproximadamente, o cometa de Halley estar visvel
nesta rea. Trata0se de um evento que ocorre somente a cada 76 anos. Assim,
por favor, rena os funcionrios no ptio da fbrica, todos usando capacetes de
segurana, e explicarei a eles o fenmeno, Se estiver chovendo no poderemos
ver nada. Neste caso, reuna os funcionrios no refeitrio e mostrarei a eles
sobre o cometa.

De: GERENTE DE DIVISO


Para: GERENTE DA FBRICA
Por ordem do Gerente Geral, na sexta-feira, s 17 horas, o cometa de Halley vai
aparecer sobre na fbrica. Se chover, por favor, rena os funcionrios, todos
usando capacetes de segurana, e os encaminhe ao refeitrio, onde o raro
fenmeno ter lugar, o que acontece a cada 76 anos.

De: GERENTE DE FBRICA


Para: CHEFE DE PESSOAL
Por ordem do Gerente Geral, s 17 horas de sexta-feira, o fenomenal cometa de
Halley vai aparecer no refeitrio, usando capacete de segurana. Se chover, o
Gerente Geral dar outra ordem, o que ocorre uma vez a cada 76 anos.

De: CHEFE DE PESSOAL


Para: SUPERVISOR
Na sexta-feira, s 17 horas, o Gerente Geral vai aparecer no refeitrio com o
cometa da Halley, o
que acontece a cada 76 anos. Se chover, o Gerente
Geral levar o cometa para o ptio da fbrica, usando capacete de segurana.

68

De: SUPERVISOR
Para: FUNCIONRIOS
NA SEXTA-FEIRA, S 17 HORAS, QUANDO
CHOVER, O FENOMENAL BILL HALLEY, USANDO
CAPACETE DE SEGURANA E ACOMPANHADO
PELO GERENTE GERAL, VAI PASSAR PELA
FBRICA COM SEUS COMETAS.

69

2.1.2.5 NVEIS DE
ORGANIZACIONAL

INFLUNCIA

DA

ESTRATGICO

TTICO

OPERACIONAL

ESTRUTURA

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No desenvolvimento de uma estrutura organizacional tm-se trs nveis de
influncia:

71

nvel estratgico;
nvel ttico; e
nvel operacional.

A . NVEL ESTRATGICO DE INFLUNCIA


O planejamento estratgico pode ser conceituado como um processo gerencial
que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa,
com vistas em obter um nvel de otimizao na relao da empresa com o seu
ambiente.
Portanto, o nvel estratgico de influncia considera a estrutura organizacional
de toda a empresa e a melhor interao desta com o ambiente.
Um exemplo de influncia do nvel estratgico:

A necessidade de criao de uma nova


diviso da empresa para melhor adequao
de um produto ao seu mercado.

72

B . NVEL TTICO DE INFLUNCIA


O planejamento ttico tem por finalidade otimizar determinada rea de resultado
e no a empresa como um todo.
Portanto, o nvel ttico de influncia considera determinado conjunto de
aspectos homogneos da estrutura organizacional da empresa.
Um exemplo de influncia do nvel ttico:

A diviso de uma rea industrial em duas


reas, produo e tcnica para melhor
administrar dos recursos empregados.
C . NVEL OPERACIONAL DE INFLUNCIA
O planejamento operacional pode ser considerado como a formalizao,
principalmente atravs de documentos escritos, das metodologias de
desenvolvimento e implementao estabelecidas. O planejamento operacional
cria condies para a adequada realizao dos trabalhos dirios da empresa.
Portanto, o nvel operacional considera uma parte bem especfica da estrutura
organizacional da empresa.
Um exemplo de influncia do nvel operacional:

A alterao da estrutura organizacional da


rea de sistemas com a criao de uma
unidade organizacional responsvel pelas
atividades de ORGANIZAO, SISTEMAS
E MTODOS.

73

ANOTAES__________________________________
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74

III - SISTEMAS

75

1 - TEORIA DE SISTEMAS
No sculo XVII, houve uma evoluo considervel nos campos de estudos das
cincias relacionadas com a Fsica, Mecnica e da Matemtica, sendo que os
pressupostos (mtodos, conceitos e suposies) utilizados por estas cincias
passaram a ser utilizados pela humanidade para analisar os fatos sociais,
rejeitando a partir da a Teologia, o misticismo e outras formas de interpretao.

O uso deste Modelo Mecnico de interpretao social, visualiza a sociedade


como uma espcie de mquina complexa, cujas aes e processos podem ser
analisadas na ao recproca das causas naturais, na identificao dos
elementos componentes e suas inter-relaes, bem como, a relao de causas
e efeitos entre os inputs e os outputs.

Da mesma forma, no progresso da Biologia, sculos aps, inspirou-se o Modelo


Orgnico da sociedade, tratando-se do princpio da mtua dependncias entre
as partes, assemelhando-se a sociedade a um organismo vivo.

Abreviando as evolues ocorridas, em 1950, o bilogo Ludwig Von Bertalanffy


procura atravs da proposio da denominada Teoria dos Sistemas (T.G.S.),
uma conceituao geral que unisse e fundamentasse os diversos campos da
cincia. Em seu livro TEORIA GERAL DOS SITEMAS, lana os pressupostos
bsicos da teoria:
H uma tendncia para a integrao das vrias cincias naturais e sociais;
Tal integrao parece orientar-se para uma teoria dos Sistemas;
Essa teoria pode ser um meio importante de objetivar os campos no fsicos
do conhecimento cientfico, especialmente nas cincias sociais;
Desenvolvendo princpios unificadores que atravessam verticalmente os
universos particulares das diversas cincias, essa teoria se aproxima do
objetivo da unidade da cincia; e
Isso pode levar a uma integrao muito necessria na educao cientfica.

76

A abordagem sistmica no lana novos elementos formadores de uma ou de


diversas cincias, mas sim uma nova forma de encar-las. Analis-las sob o
enfoque sistmico no as modifica; resume-se a observ-las sob um mesmo
prisma.
Portanto, o Moderno Enfoque de Sistemas procura desenvolver:

uma tcnica para lidar com a amplitude das empresas;


um enfoque interativo do todo, o qual no permite a
anlise em separado das partes do todo, em virtude das
intrincadas inter-relaes das partes entre si e com o todo,
as quais no podem ser tratadas fora do contexto do todo;
e
o estudo das relaes entre os elementos componentes,
em preferncia ao estudo dos elementos entre si,
destacando-se o processo e as possibilidades de
transio, especificados em funo dos seus arranjos
estruturais e da sua dinmica.
Podemos definir que:

Sistema um conjunto de partes


interagentes e interdependentes que,
conjuntamente, formam um todo
unitrio com determinado objetivo e
efetuam determinada funo

77

1.1 ELEMENTOS DE UM SISTEMA

OBJETIVOS

ENTRADAS

PROCESSO
DE TRANSFORMAO

SADAS
CON TROLE
&
AVALI AO

FEEDBACK
(RETROALIMENTAO)

78

OBJETIVOS

a razo da existncia do sistema, isto , a finalidade para a qual o sistema foi


criado.

ENTRADAS

As entradas do sistema, cuja funo caracteriza as foras que fornecem ao


sistema o material , a energia e a informao para a operao ou processo, o
qual gerar determinadas sadas do siatema que devem estar em sintonia com
os objetivos anteriormente estabelecidos;

PROCESSO

O processo de transformao do sistema, que definido como a funo que


possibilita a transformao de um insumo (entrada) em um produto, servio ou
resultado (sada). Este processador a maneira pela qual os elementos
componentes interagem no sentido de produzir as sadas desejadas;

CONTROLES E AVALIAES

Os controles e avaliaes do sistema, principalmente para verificar se as sadas


esto coerentes com os objetivos estabelecidos. Para realizar o controle e a
avaliao de maneira adequada, necessria uma medida do desempenho do
sistema, chamada padro;

RETROALIMENTACO

A retroalimentao, ou realimentaco, ou feedback do sistema, que pode ser


considerado como a reintroduo de uma sada sob a forma de informao. A
realimentaco um processo de comunicao que reage a cada entrada de
informao incorporando o resultado da ao resposta desencadeada por
meio de nova informao, a qual afetar seu comportamento subsequente, e
assim sucessivamente. Essa realimentaco um instrumento de regulao
retroativa ou de controle, em que as informaes realimentadas so resultados
das divergncias verificadas entre as respostas de um sistema e os parmetros
previamente estabelecidos. Portanto, o objetivo do controle reduzir as
discrepncias ao mnimo, bem como, propiciar uma situao em que esse
sistema se torna auto-regulador.

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ANOTAES: __________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

1.2 CONCEITOS BSICOS

80

AMBIENTE DE UM SISTEMA O CONJUNTO DE

ELEMENTOS QUE NO PERTENCEM AO SISTEMA, MAS


QUALQUER ALTERAO NO SISTEMA PODE MUDAR
OU ALTERAR OS SEUS ELEMENTOS E QUALQUER
ALTERAO NOS SEUS ELEMENTOS PODE MUDAR OU
ALTERAR O SISTEMA.

GOVERNO

MERCADO DE
MO-DE-OBRA

FORNECEDORES

SISTEMA
FINANCEIRO

CONCORRNCIA
CONSUMIDORES

EMPRESA

SINDICATOS

COMUNIDADE
TECNOLOGIA

81

SISTEMA: o que se est estudando ou considerando;


SUBSISTEMAS: so as partes identificadas de forma
estruturada, que integram o sistema; e

SUPERSISTEMA OU ECOSSISTEMA: o todo e o


sistema um subsistema dele.
E

ECOSSISTEMA
SISTEMA

SUBSISTEMA

SUBSISTEMA

EQIFINALIDADE

Segundo a qual um mesmo estado final pode ser alcanado, partindo de


diferentes condies iniciais e por maneiras diferentes;

ENTROPIA NEGATIVA

Que mostra o empenho dos sistemas para se organizarem para a sobrevivncia,


atravs de maior ordenao.

ENTROPIA

O processo entrpico decorre de uma lei universal da natureza, na qual todas as


formas de organizao se movem para a desorganizao e morte. Entretanto,
os sistemas abertos podem gerar entropia negativa, por intermdio da
maximizao da energia importada, o que pode ser obtido via maximizao da
eficincia com que o sistema processa essa energia.

82
ANOTAES: __________________________________________________
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83

2. SIG - SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAIS

RESULTADOS

AES

A ES

AES

DECISES
DE
INFO
INFORM
INFORMAO
INFORMAAO
TRATAMENTO

DADOS

CONTROLE
&
AVALIAO

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ANOTAES: __________________________________________________
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85

DADO QUALQUER ELEMENTO IDENTIFICADO EM SUA FORMA BRUTA

QUE POR SI S NO CONDUZ A UMA COMPREENSO DE DETERMINADO


FATO OU SITUACO.

INFORMAO

O DADO
EXECUTIVO TOMAR DECISES.

TRABALHADO

QUE

PERMITE

AO

GERENCIAL

O PROCESSO ADMINISTRATIVO (PLANEJAMENTO,


ORGANIZACO, DIREO E CONTROLE) VOLTADO PARA RESULTADOS.
SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAIS (SIG) O PROCESSO DE
TRANSFORMAO DE DADOS EM INFORMAES QUE SO UTILIZADAS
NA ESTRUTURA DECISRIA DA EMPRESA, BEM COMO PROPORCIONAM
A SUSTENTAO ADMINISTRATIVA PARA OTIMIZAR OS RESULTADOS
ESPERADOS.

2.1. REAS BSICAS DA EMPRESA

MARKETING

PRODUO

REAS FUNCIONAIS FIM

ADM
FINANCEIRA
ADM
DE
MATERIAIS

REAS FUNCIONAIS MEIO


ADM DE
RECURSOS
HUMANOS

A . REAS FUNCIONAIS FINS

GESTO

EMPRESARIAL

ADM
DE
SERVIO
S

86

Englobam as funes
e atividades envolvidas diretamente no ciclo de
transformao de recursos em produtos e de sua colocao no mercado.
Pertencem a esta categoria as seguintes reas funcionais:

Marketing:

Produo:

a funo relativa identificao das necessidades de


mercado, bem como a colocao dos produtos e servios junto aos
consumidores.
a funo relativa transformao das matrias-primas em
produtos e servios a serem colocados no mercado.

ANOTAES: __________________________________________________
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B. REAS FUNCIONAIS MEIOS

87

Congregam as funes e atividades que proporcionam os meios para que haja


a transformao de recursos em produtos e servios e sua colocao no
mercado.
Podem ser desse tipo, para uma empresa industrial e comercial qualquer, as
seguintes reas funcionais:

Administrao financeira:

Administrao de materiais: a funo relativa ao suprimento de

Administrao de recursos humanos:

Administrao de servios:

Gesto empresarial: a funo relativa ao planejamento empresarial

a funo relativa ao planejamento,


captao, oramentao e gesto dos recursos financeiros, envolvendo
tambm os registros contbeis das operaes realizadas nas empresas.

materiais, servios e equipamentos, normatizaco, armazenamento e


movimentao de materiais e equipamentos da empresa.

a funo relativa ao
atendimento de recursos humanos da empresa, ao planejamento e gesto
deste recurso, do seu desenvolvimento, benefcios, obrigaes sociais etc.

a funo relativa ao transporte de


pessoas, administrao dos escritrios, documentao, patrimnio imobilirio
da empresa, servios jurdicos, segurana etc.

e ao desenvolvimento de sistemas de informaes .

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ANOTAES: __________________________________________________
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89

2.2 DESCRIO DE ATIVIDADES POR REA


A . REA FUNCIONAL: MARKENTING
As atividades bsicas propostas so:

Produto

desenvolvimento dos produtos atuais;


lanamento de novos produtos;
estudo de mercado;
forma de apresentao;
embalagem.

Distribuio

expedio;
venda direta;
venda por atacado.

Promoo

material promocional;
promoo;
publicidade;
propaganda;
amostra grtis.

Preos
estudos e anlises;
estrutura de preos, descontos e prazos.

90

B. REA FUNCIONAL: PRODUO


As atividades bsicas propostas so:

Fabricao
processo produtivo;
programao;
controle.

Qualidade
programao;
controle.

Manuteno
preventiva;
corretiva.

C. REA FUNCIONAL: ADMINISTRAO FINANCEIRA


As suas atividades bsicas propostas so:

Planejamento de recursos financeiros

oramento;
programao das necessidades de recursos financeiros;
projees financeiras;
anlise do mercado de capitais.

Captao de recursos financeiros


ttulos;
emprstimos e financiamentos (negociao e contratao de
recursos);
administrao de contratos de emprstimos e financiamentos
(prestao de contas aos rgos financiadores, amortizao,
correo e encargos financeiros dos contratos).

Gesto dos recursos disponveis

91

pagamentos (fundo fixo de caixa, controle de vencimento,


borders, reajustes de preos);
recebimentos (controle de recebimentos, registros);
operaes bancrias (abertura e encerramento de contas,
transferncias, conciliaes );
fluxo de caixa;
acompanhamento do oramento financeiros

Seguros

anlise do mercado securitrio;


contratao de aplices;
administrao das aplices;
liquidao de sinistros.

Contbil
contabilidade patrimonial (anlise, registro patrimonial, correo monetria,
depreciao e amortizao do ativo fixo);
contabilidade de custos (apropriao, rateios, relatrios de custos);

contabilidade geral (demonstraes


financeiras, relatrios contbeis,
contabilidade de contratos de emprstimos e financiamentos, controle de
correntistas).

D. REA FUNCIONAL: ADMINISTRAO DE MATERIAIS


As suas atividades bsicas propostas so:

Planejamento de materiais e equipamentos


programao das necessidades de materiais e equipamentos;
anlise de estoques (classificao ABC, lote econmico, estoque
segurana etc.);
normatizao e padronizao;
oramento de compras.

de

92

Aquisies
seleo e cadastramento de fornecedores (contatos, coleta de dados sobre
fornecedores, avaliao etc.);
compras de materiais e equipamentos (licitao, emisso de encomendas,
acompanhamento de entregas);
contratao de servios e obras.

Gesto de materiais e equipamentos


inspeo e recebimento (verificao de qualidade, quantidade, especificao
etc.);
movimentao de materiais (transporte);
alienao de materiais e equipamentos;
controle de estoques (localizao fsica, controle de entradas, requisies,
quantidades em estoque, separao de materiais, armazenagem etc.);
distribuio e armazenagem dos materiais e equipamentos
(entrega ao requisitante ou a outros almoxarifados).

E. REA FUNCIONAL: ADMINISTRACO DE RECURSOS


HUMANOS
As suas atividades bsicas propostas so:

Planejamento
programao de necessidades de pessoal (quem, quando,
para onde, quantos);
anlise de mercado de trabalho;
pesquisa de recursos humanos;
oramento de pessoal.

Suprimentos do quadro
cadastramento de candidatos a emprego;
recrutamento;
seleo (exames psicotcnicos, mdico, teste de
conhecimento profissional);
registro e cadastramento;
contratao de mo-de-obra de terceiros.

93

Gesto de recursos humanos


movimentao de pessoal (transferncias, promoes, transformao de
vagas, admisses, demisses);
cargos e salrios;
controle de pessoal (ponto, distribuio de efetivo, controle de
produtividade);
acompanhamento de oramento de pessoal;
relaes com sindicatos.

Desenvolvimento de recursos humanos


avaliao de desempenho;
acompanhamento de pessoal;
treinamento.

Pagamentos e recolhimentos

folha de pagamento;
encargos sociais;
rescises dos contratos de trabalho;
auxlios.

Benefcios

assistncia mdica;
emprstimos e financiamentos;
lazer;
assistncia social.

Obrigaes sociais

medicina do trabalho;
segurana do trabalho;
aes trabalhistas;
relatrios fiscais.

94

F. REA FUNCIONAL: ADMINISTRACO DE SERVIOS


As atividades propostas so

Transportes
planejamento da frota de veculos e normatizao do uso dos transportes na
empresa;
administrao da frota de veculos (controles, alienaes, programao do
uso, relatrios sobre acidentes etc.).

Servios de apoio
manuteno, conservao e reformas dos locais, instalaes civis, eltricas e
hidrulicas;
administrao de mveis e equipamentos de escritrio normatizao,
padronizao, controle fsico, oramento, inventrio);
planejamento e operao do sistema de comunicao telefnica;
servios de zeladoria, limpeza e copa;
manuteno da correspondncia da empresa (recebimento, expedio e
classificao, servios de malote);
administrao dos arquivos (normatizao, padronizao e organizao de
arquivos);
servios de grfica;
relaes pblicas;
segurana;
servios jurdicos;
informaes tcnicas e acervo bibliogrfico.

Patrimnio imobilirio
cadastro do patrimnio imobilirio;
alienao e locao de imveis.
administrao do patrimnio imobilirio (reformas, modificaes , construes
de edificaes, documentao, regularizao).

95

G. REA FUNCIONAL: GESTO EMPRESARIAL


As suas atividades bsicas propostas so:

Planejamento e controle empresarial


planejamento estratgico;
acompanhamento das atividades da empresa;
auditoria.

Sistema de informaes
planejamento de sistemas de informaes;
desenvolvimento e manuteno de sistemas de informaes;
processamento de dados.
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ANOTAES: __________________________________________________
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2.3 CASE - Indstria Farmacutica

97

SISTEMAS DE INFORMAES NA INDSTRIA


FARMA
INDSTRIA FARMACUTICA S.A.
Extrado do livro: Sistemas, Organizao & Mtodos
Djalma de Pinho Rebouas de Oliveira
Atlas. 4a. Edio
A FARMA - Indstria Farmacutica S.A. - uma empresa
familiar, de porte mdio, que atua no ramo de remdios
TARJADOS, ou seja, venda sob prescrio mdica (setor
tico do mercado).
Anteriormente, a direo da empresa era patriarcal, sendo
que nos ltimos cinco anos passou a ter uma administrao
profissionalizada,
deciso
tomada
pelos
scios,
principalmente, para ter melhor ao competitiva no
mercado.
Anteriormente, mantendo um nvel de negcios em volume
regular, a empresa obtinha bons resultados econmicos.
Agora, com a nova poltica de investimento realizada pela
Alta Administrao, espera-se expanso dos negcios a
qualquer custo.
A FARMA est pretendendo movimentar a sua estrutura
organizacional em funo de uma expanso a curto prazo,
para triplicar seus negcios.

98

A empresa est realizando grandes investimentos,


arregimentou elementos administrativos e produtivos de
outros laboratrios para poder, com pessoal j participante
deste ramo de negcios, em pequeno espao de tempo,
obter a expanso desejada.
Como principal forma de expandir-se rapidamente, estendeu
o regime de vendas dedicado diretamente s farmcias para
a venda aos grandes distribuidores (atacadistas) que, por
sua vez, fariam a venda s farmcias. Outra providncia foi
alugar um prdio para melhorar as suas condies de
armazenagens e distribuio dos produtos.
Nesta situao de urgncia em crescimento, alguns erros
bsicos foram cometidos, entre os quais podem ser citados:
O critrio de escolha dos distribuidores foi superficial e
apressado, concedendo-se vultosos crditos a quem no
teria condies de abt-los em situao normal;
Dilataram-se as condies de pagamento de 30 dias fora
o ms para 30/60/90 dias. Muitos acordos foram feitos em
termos de dilatar os prazos ainda mais por ocasio da
cobrana, que tambm era responsabilidade da rea
comercial da FARMA;
Foram aumentadas as emisses dos vendedores de 3%
para 5%, ampliando-se tambm a previso de vendas
consideravelmente;
Aumentou-se o nmero de vendedores de 100 para 180,
assim como a frota de veculos, passando de 28 para 50
veculos, sem uma medio anterior das necessidades;

99

Foi delineada uma campanha de promoo e propaganda


insuficiente para dar vazo s grandes quantidades de
produtos colocados nos distribuidores, que passaram a ter
muita dificuldade em provocar a rotao desses produtos
no mercado; e
Foram adquiridos grandes quantidades de matriasprimas, provocando uma superestocagem e conseqente
elevao das contas a pagar a fornecedores. Esta medida
foi provocada pelo fato de a FARMA no possuir, como as
demais concorrentes diretas, uma indstria qumica
associada.
Os aspectos citados provocaram uma situao realmente
difcil, que passou a agravar-se tendo em vista os seguintes
acontecimentos:
Os distribuidores passaram a atrasar seus pagamentos,
diminuindo gradativamente o seu volume de compras;
A carteira de contas a receber passou a crescer cada vez
mais, pois:
A rea financeira da FARMA [passou a lanar mo dos
papis para desconto bancrio;
A rea financeira passou a utilizar sua condio de
empresa tradicional na praa para obter emprstimos
bancrios;

100

Quando o crdito comeou a ser restringido, pelo


razovel prejuzo apresentado, a rea financeira no
tinha condio de cumprir seus compromissos,
principalmente com relao s importaes de
matrias - primas, apesar de ter em mos muitas
duplicatas;
As despesas operacionais, com a queda das vendas,
cresceram assustadoramente para 46%. As despesas
administrativas chegaram ao nvel de 12% ao ms;
Verificou-se que 5% de seus clientes ativos detinham
71% de sua carteira; salienta-se que o total de clientes
4.671; e
O resultado financeiro lquido da FARMA, em $
(DINHEIROS), teve o seguinte comportamento:
ANO
1993
1994
1995
1996

LUCRO LQUIDO
$ 3.000
$ 10.000
$ (12.000)
$ (18.000)

Por outro lado, permanecia na empresa o sistema de manter


ao mximo possvel o pessoal antigo, a qualquer preo,
mesmo que muitos funcionrios permanecessem vegetando
sem nada produzir. Isto provocou um custo administrativo
muito elevado, pois a indstria possua quase o mesmo
nmero de pessoal produtivo e administrativo; ao piorar a
situao, muitos dos elementos produtivos foram
dispensados.

101
ANOTAES: __________________________________________________
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Tendo em vista a situao apresentada, procure resolver:


1o. Faa uma anlise do caso, com base na teoria de

102

sistemas, enquadrando os problemas e/ou fatos


principais, conforme o quadro anexo, como elementos
componentes um de sistema e nas devidas reas
Funcionais (Fins e Meios) estudados.
2o. Elabore um relatrio conclusivo com sugestes para
a soluo do problema da Empresa.
FATO / PROBLEMA

ELEMENTO
DE SISTEMA

REA
FUNCIONAL

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FATO / PROBLEMA

ELEMENTO
DE SISTEMA

REA
FUNCIONAL

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ANOTAES: __________________________________________________
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103

V - MTODOS

104

. O MTODO CIENTFICO
Todas as cincias se desenvolveram baseadas em princpios . como o nome
est dizendo, princpio aquilo que vem primeiro, aquilo que tido como
premissa, ou o que estabelecido primeiro. A partir deles, uma srie de teorias
ou teses so enunciadas, sempre baseadas em hipteses tidas como
verdadeiras. Quando as teorias ou teses so provadas ou confirmadas por fatos
e dados, passam a ser consideradas verdades, conseqncias naturais dos
princpios estabelecidos. Se este forem mudados todas as teses anteriormente
providas deixam de ser consideradas verdadeiras. , portanto, uma situao
relativa.
Todas as cincias que o homem desenvolveu - Matemtica, Fsica, Qumica,
Biologia, Informtica, Medicina, Astronomia, Psicologia entre outras - baseiamse em princpios, que foram desdobrados atravs do mtodo Cientfico. So o
desenvolvimento natural do raciocnio humano frente aos problemas que se
deseja resolver e aos enigmas que se deseja desvendar. So a conseqncia
da necessidade que impulsiona o homem a pensar nas razes da existncia,
evoluindo sua prpria cincia, de verdade em verdade, atravs da modificao
de princpios e de paradigmas. O Mtodo Cientfico, apesar de lgico e natural,
a conseqncia dos estudos de Descartes. portanto um mtodo cartesiano,
universal. Baseia-se nas seguintes etapas:
Defina cuidadosamente o problema e tenha a certeza de que claro o
objetivo de estudo ou anlise.
Estabelea um plano para a coleta dos dados necessrios e
adequados anlise ou ao estudo que ser feito.
Colete os dados.
Analise e interprete os dados, formulando hipteses e estabelecendo
teorias que possam, ao serem comprovadas, se transformar em
informaes.
Confirme as teorias e relate as concluses de maneira clara, para que
possam ser utilizadas por quem for tomar decises.

105
A aplicao do MTODO CIENTFICO nas organizaes pode ser comparada
atuao de um mdico frente a um paciente que apresenta sintomas ou
problemas de sade. Observe-se a semelhana na Tabela abaixo.

PROBLEMAS DE SADE

PROBLEMAS COM OS PROCESSOS

O paciente apresenta sintomas

Sintomas ou efeitos indesejveis so


observados nos processo.

O mdico examina os sintomas e


levanta o histrico do paciente.

Os Grupos de Trabalho analisam os


sintomas e buscam a existncia de
dados histricos.

O mdico levanta hipteses para


causas mais provveis da doena.

Os Grupos de Trabalho levantam


hipteses para as causas primrias
mais provveis dos problemas.

O mdico prioriza os exames espe cficos capazes de ajudar na anlise


e confirmao das hipteses da
doena.

Os Grupos de Trabalho priorizam as


causas provveis e planejam a coleta
dados para testar as hipteses.

O mdico estabelece um diagnstico


da doena.

Os Grupos de Trabalho descobrem as


causas primrias do problema.

O mdico analisa e prope um


remdio para a doena para o
problema.

O Grupo de Trabalho sugere solues

O paciente toma o remdio.

As reas envolvidas implementam


a soluo.

O mdico monitora o paciente para


verificar a eficcia do remdio.

As reas envolvidas monitoram o processo para verificar a eficcia da


soluo.

106

Alguns aspectos importantes devem ser observados nas duas seqncias de


atividades, apresentadas no QUADRO - METODOLOGIA:
assim como os doentes precisam de mdicos, as organizaes com
problemas precisam dos Grupos de Trabalho de Trabalho;
trata-se do mesmo raciocnio lgico nos dois casos;
nem sempre a causa primria possvel de ser identificadas;
muitas vezes a causa primria descoberta, mas no existem remdios
para eliminao da doena, e a nica soluo possvel amenizar os
efeitos ou sintomas indesejveis;
as vezes, apesar de prescrito o remdio, o paciente no quer Tom-lo,
ou reage sua necessidade.
Assim, a aplicao do MTODO CIENTFICO no assegura a soluo definitiva
dos problemas. Em muitas ocasies, os homens descobrem as causas para os
efeitos indesejveis e no so capazes de recomendar o remdio que seja
totalmente eficaz. Muitas vezes, o que se consegue a minimizao dos efeitos
indesejveis a nveis passveis de serem suportados e/ou mantidos sob
controle.

No tocante aos problemas de desempenho, de custo e de ciclo de tempo nos


processos das organizaes, existem problemas que no tm fcil soluo e
que extrapolam muitas vezes o estado da arte e conhecimento dos Grupos de
Trabalho em ao. s vezes, requerem pesquisas mais profundas com a
utilizao de tcnicas e ferramentas mais sofisticadas, ou o concurso de
consultores e especialistas. Outras vezes, requerem mudanas radicais ou
reengenharia nos processos para que possam ser eliminados.

107
A seguir, apresentam-se duas seqncias de METODOLOGIA utilizadas por
autores consagrados.

QUADRO - MEDOLOGIA
SEQUNCIA DO INSTITUTO
JURAN

SEQUENCIA DE HISTOSHI KUME QC STORY

1. Definir e organizar o projeto;

1. Problema - identificar o problema.

2. Diagnosticar as causas;

2. Observao - apreciar as caracte rsticas do problema;


3. Anlise - determinar as causas
principais;

3. Remediar o problema;

4. Ao - agir para eliminar as causas

4. Reter os Benefcios

5. Verificao - confirmar a eficcia


da ao;
6. Padronizao - eliminar definitivamente
as causas
7. Concluso - recapitular as atividades
desenvolvidas e planejar para o
futuros

108
ANOTAES: __________________________________________________
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109

2. O CICLO PDCA COMO MTODO DE SOLUO DE


PROBLEMAS
Adotar-se- a SEQNCIA sugerida pelo QC Story, por ser acoplvel a uma
ferramenta muito utilizvel e que facilita muito o raciocnio, viabilizando o
encadeamento lgico natural, chamada ciclo PDCA.

Plan
Planejamento

Do

Execuo

Check
Verificao

Action
Ao Corretiva

DO PROBLEMA:
Identificao com clareza do problema
OBSERVAO:
Reconhecimento das caractersticas do problema
ANLISE:
Descoberta das causas principais do problema
PLANO DE AO:
Contramedidas s causas principais do problema
EXECUO:
Atuao de acordo com o Plano de Ao.

VERIFICAO
Confirmao da efetividade da ao.

PADRONIZAO:
Eliminao definitiva das causas
CONCLUSO:
Reviso das Atividades e Planejamento para
trabalhos futuros

110
ANOTAES: __________________________________________________
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111

2.1 PLANEJAMENTO - PLAN - P


Consiste em estabelecer as metas e o mtodo para alcanar as metas.
Numa primeira etapa o problema identificado a partir da meta de melhoria a
ser atingida. Esta meta pode ser de dois tipos, a saber:

Meta Boa
aquela que surge a partir do plano estratgico, sendo baseada nas
exigncias do mercado e na necessidade de sobrevivncia da empresa.

Meta Ruim
aquela proveniente das anomalias crnicas, quando uma anomalia prioritria
identificada a partir da gesto e controle do processo, gerando uma meta
ruim, que dever ser atingida por meio de uma metodologia de soluo de
problemas.
O trabalho que objetiva o alcance das metas ruins no agrega valor, j que
apenas corrige algo que anteriormente foi mal feito.
Aps a identificao do problema, deve ser feita um Anlise do Problema, para
se reconhecer as caractersticas do problema, de duas formas:

Anlise sobre os Fins


Consiste na investigao das caractersticas especficas do problema, com uma
viso ampla e sob vrios pontos de vista, permitindo a localizao do Foco do
Problema.

Anlise sobre os Meios


Realizada sobre os meios, tem por objetivo a descoberta das causas principais
do problema. Na anlise do processo devemos investigar o relacionamento
existente entre o problema (foco identificado anteriormente) e quaisquer
deficincias dos processos envolvidos, que so meios de gerao deste efeito.

112

2.1.1 DO PROBLEMA
Do ponto de vista de processo pode-se dizer que:

PROBLEMA

QUALQUER
RESULTADO INDESEJVEL DE UMA
ATIVIDADE OU PROCESSO
Os problemas relacionam-se com resultados ou efeitos, portanto, com os
produtos dos processos que no atingem desempenhos considerados
satisfatrios pelo cliente, seja ele interno ou externo. Podem referir-se ao ciclo
do tempo, ao custo ou s prprias caractersticas do produto exigidas pelos
clientes. Dizem respeito a software, a hardware, a materiais processados, a
servios, ou combinao deles. Podem se referir a itens de controle do
desempenho e da conformidade de processos ou a itens de controle da
qualidade ou adequao do produto.

Neste conceito, entretanto, h uma palavra-chave que define problema; o termo


indesejvel. Para analisar, solucionar, ou mesmo reduzir os efeitos
indesejveis de um problema, a aplicao do Mtodo Cientfico apropriada.

113

A . COMO PENSAR
A.1 PENSAMENTO DIVERGENTE E CONVERGENTE
No Mtodo Cientfico para Anlise e Soluo de Problemas, o grupo deve ter
habilidades para utilizar duas formas distintas de pensar:
- PENSAMENTO DIVERGENTE - amplia o universo de observao de maneira
a abranger o maior nmero possvel de opes. O pensamento divergente
til para aumentar a quantidade de opes a serem analisadas;
- PENSAMENTO CONVERGENTE - trata o universo de observao de forma a
reduzir a variabilidade, afinizando idias, agrupando, relacionando e
priorizando aquelas que so consideradas poucas mas vitais; tem a ao
de se concentrar ou focar no grupo de idias mais significativas.

A.2 PENSAMENTO CRIATIVO E EMPRICO


Assim tambm, no tocante a forma de criar novas opes, podemos
desenvolver idias baseados em resultados de medies, isto , baseados em
dados ou fatos, ou gerar idias baseados em sentimentos ou opinies. Estas
so as caractersticas das seguintes formas de pensar:
PENSAMENTO CRIATIVO - baseado em opinies, em sentimentos, em
inspirao; baseia-se no acho que, penso que, sinto que;
Quando utilizarmos pessoas que esto diretamente ligadas aos problemas por
fora do trabalho ou do conhecimento, elas so extremamente capazes de
propor idias ou sugestes baseadas em sentimentos e inspiraes que
emergem de sua experincia. o pensamento criativo, importante quando
desejamos ampliar o universo de observao.
Uma forma de se usar o pensamento criativo, ampliando o universo observvel,
a utilizao de brainstorming ou brainwriting. A todas as idias, em
princpio, so vlidas.
PENSAMENTO EMPRICO - baseado em fatos que se originam de resultados
de medidas feitas nos processos.
Entretanto, quando se est buscando tomar decises, no devemos usar
pensamentos criativos. Decises s devem ser tomadas baseadas em fatos ou
em dados que justifiquem sua adoo. O pensamento emprico auxilia na
reduo deste universo permitindo a tomada de deciso com bases factuais.

114

A.3 RACIOCNIO LGICO - EXPANDIR E FOCAR


O raciocnio lgico pode ser comparado com uma sanfona. Hora se expande,
hora se foca nas observaes, numa seqncia lgica contnua, buscando a
aplicao de todas as fases do Mtodo. Em todas as fases do Mtodo cientfico
surge a necessidade de utilizarmos pensamentos convergentes, s vezes
criativos e s vezes empricos. A lgica nos leva a raciocinar conforme o
esquema a seguir:

PENSAMENTO

EXPANDIR

IDENTIFICAR
PROBLEMAS

FOCAR

PRIORIZAR
PROJETOS

EXPANDIR

ESTABELECER
TEORIAS

FOCAR

IDENTIFICAR
CAUSAS

EXPANDIR

SOLUES
ALTERNATIVAS

FOCAR

SOLUES
DESIGNADAS

115
ANOTAES: __________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

116

B - ELEMENTOS PARA SOLUO DOS PROBLEMAS


Na utilizao do MTODO CIENTFICO, determinados elementos so de
extrema relevncia porque contribuem para efetividade do processo.

So eles:
ao dados e as informaes;
as ferramentas;
o mtodo estruturado;
o trabalho em equipe.
B.1 Os Dados e as Informaes
Ao dados devem ser colocados, analisados, grupados, estratificados, de
maneira a se constiturem em informao. A informao sempre o resultado
de uma anlise de dados. As observaes dos Grupos de Trabalho devem
recair sobre dados relacionados ao tempo, ao local, ao tipo de produto, e ao tipo
de sintoma.
A pesquisa e a coleta de dados histricos deve anteceder a qualquer outra
coleta, desde que eles sejam confiveis e demonstrem no serem tendenciosos.
, em geral a partir desses dados que os caminhos de anlise e soluo dos
problemas so priorizados.
Perguntas devem nortear os Grupos de Trabalho na busca de evidncias que
sirvam de base para anlise de causas e efeitos . A Tabela 4 indica exemplos
de questes que podem ser propostas pelos Grupos de Trabalho na coleta de
dados.

117
Os dados devem ser observados sob grande variedade de prismas de
investigao para que possam ser analisados de forma abrangente e
consistente tornando-se informaes confiveis capazes de sustentar hipteses
e teorias. Um dado para ser considerado confivel tem que atender a trs
caractersticas essenciais:

ter sido coletado por operador habilitado;


atravs de mtodo referenciado;
utilizando equipamento calibrado.
Uma das dificuldades na coleta de dados a definio do tamanho da amostra
que deve ser coletada. Se a amostra for pequena pode no ser significante para
sustentar a anlise dos dados. Uma coleta de dados significativa, em geral,
acarreta tempo. Muitos executivos esperam resultados a curto prazo por no
terem conscincia deste fato. Um projeto que utiliza o MTODO CIENTFICO
precisa alocar tempo para esta atividade. Por isto os projetos demandam tempo,
em geral de 6 (seis) a 12 (doze) meses.
Antes da coleta de dados, o Grupo de Trabalho de Trabalho deve ser capaz de
esclarecer as seguintes questes:

Qual o dado que se deseja coletar?


Que tamanho de amostra considerada
significativa para ser analisada?
Qual a grandeza a ser considerada para
dimensionar o tamanho da amostra?
Tempo de coleta, quantidade de elementos,
local, posio, outra caracterstica especfica?

118

As Ferramentas
As ferramentas da qualidade so elementos fundamentais no MTODO
CIENTFICO. Os Grupos de Trabalho devem estar habilitados para sua
utilizao. Quando isto no ocorre, cabe ao lder buscar, junto ao facilitador, os
meios para prover os treinamentos que habilitem os membros de sua equipe a
utilizarem as ferramentas da forma certa. A efetividade do Grupo de Trabalho
implica eficincia e eficcia.
Se houver necessidade, o Grupo de Trabalho pode lanar mo de consultores e
especialistas na utilizao de ferramentas e tcnicas especiais.

Consultar a Apostila: As Ferramentas Bsicas


para a Gesto de Processos
B.3 O Mtodo Estruturado e o Trabalho em Equipe
A forma de utilizao do MTODO ESTRUTURADO outra varivel importante
para efetividade dos Grupos de Trabalho nos projetos de melhoria. A utilizao
de raciocnio lgico e natural deve ser feita de forma estruturada com muita
disciplina. No devem ser queimadas etapas. Aqui vale o antigo ditado:

A PRESSA INIMIGA DA PERFEIO!

Sem a utilizao de mtodos estruturados as equipes podem fracassar na


coleta de dados, na anlise dos dados, na busca de informaes ou na
formulao de teorias, prejudicando e complicando o atendimento da misso
recebida.
Alm das habilidades na utilizao das ferramentas, os membros dos Grupos de
Trabalho devem estar preparados para trabalhar em equipe e lidar com as
diferenas de ponto de vista. H que se buscar sinergia, comunicao e muita
disciplina, sem prejudicar o nvel de participao e envolvimento das pessoas
com a misso recebida. Neste sentido, a utilizao do mtodo estruturado, em
trabalho de equipe, fator de sucesso.
Em algumas organizaes, grupos so designados para cumprir misses em
projetos de melhoria e no habilitam seus membros para atuarem, como equipe,
na utilizao estruturada do MTODO CIENTFICO. Como conseqncia, as
equipes, apesar de comprometidas com a misso, levantam dados, formulam
hipteses e no sabem o que fazer com eles. Muitas vezes comeam a tomar
aes antes de completar o ciclo de anlise e soluo mascarando os efeitos.
No raro portam um grande nmero de dados que no ajudam na soluo e
formulam aquela pergunta bvia:

119

E AGORA O QUE FAZER COM ESTES


DADOS?
Outro erro comum o imediatismo da soluo sem a anlise criteriosa dos
dados. As pessoas menos avisadas para necessidade de base factual, tomam
aes baseadas em inferncias no comprovadas, e tiram concluses precoces
ao verem os primeiros dados. Muitas vezes, nem conhecem o processo no qual
o problema est ocorrendo, e j tomam aes baseadas em sentimentos ou
opinies. Outras vezes, se precipitam em agir de forma preventiva evitando que
o problema volte a surgir, sem levar em conta a relao custo benefcio da ao.

Para evitar que isto acontea, importante buscar respostas para as seguintes
perguntas:

Baseado em que fatos so feitas


afirmaes?
Qual a base factual para tomada de aes?
Foi considerada a relao custo-benefcio da
ao?
O mtodo estruturado aplicado com disciplina e pacincia, a habilitao para
trabalhar em equipe, e a utilizao efetiva de ferramentas, dados e informaes,
so elementos fundamentais para soluo efetiva de problemas.

120
ANOTAES: __________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
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121

C - O PROJETO DE ANLISE E
PROBLEMAS

SOLUCO DE

Um dos princpios bsicos da qualidade total reconhecer que toda organizao


tem problemas, e que cada um deles uma oportunidade de melhoria para:
pessoas; processos; produtos; e sistemas.

Para cada problema identificado e priorizado, em funo de riscos, custos e


benefcios para o negcio, pode ser estabelecido um projeto de anlise e
soluo. Assim:

PROJETO QUALQUER
CONJUNTO DE ACES
PLANEJADAS PARA ANLISE E
SOLUCO DE PROBLEMAS
VISANDO A ATINGIR
DETERMINADAS METAS OU
OBJETIVOS, NUM PRAZO
ESTABELECIDO

122

C.1 PRIORIZAO DE PROBLEMAS


Para se estabelecer uma lista de projetos potenciais, que podem ser
desenvolvidos na organizao, visando a melhoria de seus processos no
tocante capabilidade e desempenho, reduo de custos e diminuio do
ciclo do tempo, muitas so as fontes de investigao de problemas que podem
ser utilizadas.

Por exemplo:
ouvir sistematicamente a voz dos clientes externos, observando suas
necessidades, suas expectativas, suas reclamaes e suas opinies;
realizar auditorias nos processos do negcio, seguindo critrios e padres
previamente estabelecidos, com objetivo de medir sua adequao e eficcia;
analisar criticamente os resultados dessas auditorias para medir o estado
atual dos processos do negcio, aferir a sua capacidade para atender s
polticas e aos objetivos da qualidade, e identificar o gap (diferena de
desempenho) existente entre ele e processos similares internos ou externos
(benchmarking);
analisar relatrios de no-conformidades de produtos, observadas nos
processos, com a finalidade de verificar a existncia de problemas crnicos,
que pelo risco, custo e benefcio, necessitem ser solucionados;
analisar os planos do negcio, as metas e estratgias de curto, mdio e longo
prazos para identificar os processos crticos cujo desempenho e capabilidade
sejam considerados no satisfatrios.
analisar outros projetos de melhoria que precisam ser desdobrados em partes
administrveis, uma vez que, vezes, a soluo de um problema incorre em
outro problema anteriormente encoberto;
analisar listas anteriores de projetos potenciais que ainda no foram
atendidos;
ouvir sistematicamente a voz do cliente interno: empregados, gerentes,
supervisores; o cliente interno o primeiro a observar efeitos indesejveis e
reconhecer as oportunidades de melhoria.

Nesta etapa no deve ser feito nenhum juzo de valor ou prioridade para soluo
dos problemas listados. Todos tm potencial para anlise e soluo.

123
Depois de listados, os problemas devem ser priorizados, face a sua significncia
e ao impacto que produzem sobre:
as expectativas e a satisfao dos clientes externos, atuais ou novos;
o nvel de desempenho dos processos quando comparado com a
concorrncia;
o custo da m qualidade ou oportunidade de aprimoramento;
a motivao e a participao do cliente interno.
Os projeto potenciais que tiverem elevado impacto e significncia em relao
aos fatores acima devem ser relacionados com as estratgias, objetivos e
polticas do negcio da organizao, para o estabelecimento da ordem de
criticidade e de prioridade com que devem ser atacados.
Dos projetos listados e priorizados, nem todos indicam somente necessidades
de melhoria. Como j foi dito anteriormente, face ao problema e ao processo em
questo podem ser requeridos projetos para:
engenharia ou planejamento de processos e/ou produtos;
reengenharia ou replanejamento de processos e/ou produtos;
melhoria de desempenho de processos e/ou produtos;
controle e manuteno de processos;
aes corretivas sobre os processos.
Todo projeto selecionado, antes de ser priorizado, deve atender a certas
caractersticas bsicas:
deve ser relacionar a um problema crnico;
deve ser significante em relao aos fatores de sucesso do negcio;
deve ter dimenso administrvel;
deve ser passvel de ser medido;
deve ter caractersticas para ser um projeto campeo.

C.2 DESCRIO DO PROBLEMA

124

Um problema para ser identificado de maneira efetiva deve ter uma descrio
que demonstre claramente que ele :
especfico - relatando com exatido o efeito indesejvel de forma a distingulo de outros na organizao e estabelecendo sua relao com o desempenho
e com a capacidade dos processos da organizao;
observvel - descrevendo evidncias objetivas do problema;
mensurvel - indicando o problema em termos quantitativos ou demonstrando
que ele passvel de ser quantificado ou medido, atravs de nmeros ou
atributos;
administrvel - indicando ter uma dimenso e complexidade tais que o tornem
passvel de ser resolvido no prazo requerido.
Alm dessas caractersticas, certos cuidados devem ser tomados em relao
descrio dos problemas.

Ela no deve:
dar qualquer indicao pr-concebida de causa fundamental;
apresentar ou implicar tipos particulares de soluo;
indicar culpas para o problema;
Para cada projeto deve corresponder uma misso. Ela deve ser formalmente
estabelecida contendo entre outros elementos os seguintes:
a descrio clara dos problemas;
as metas esperadas na soluo do problema;
o prazo esperado para soluo;
a importncia ou significncia do problema em relao aos objetivos
da organizao.

EXEMPLICAES DE DESCRIES DE
PROBLEMA

125

PROBLEMA 1
CERCA DE 4,5 ENTRE CEM CARROS PLUMA-GE PRODUZIDOS, SO
DEVOLVIDOS POR INCONFORMIDADES NA PINTURA

AVALIAO DA DESCRIO
ESPECFICO?
SIM , REFERE-SE AOS CARROS MODELO PLUMA-GE.

OBSERVVEL?
ATRAVS DA VISUALIZAO DOS DEFEITOS NA PINTURA.

MENSURVEL?
SIM, OS 4,5% DE CARROS QUANTIFICADOS.

ADMINISTRVEL?
SE LOCALIZADAMENTE, SIM, PORM PODE EXIGIR DESDOBRAMENTOS.

CONTM CAUSAS/CULPADOS?
MUITO BOM! NO CONTM CAUSAS/CULPADOS NO TEXTO

INDICA SOLUO?
BOM! NO INDICA SOLUES PR-CONCEBIDAS

126

PROBLEMA 2
NECESSRIA A AQUISIO DE UMA MQUINA CATALISADORA
ADICIONAL PARA AUMENTARMOS A PRODUO DO PRODUTO-CDIGO
300-LF.

AVALIAO DA DESCRIO
DESCRIO INADEQUADA.

Contm

soluo

indicada

no

enunciado do problema..

PROBLEMA 3
A PRODUTIVIDADE ESTA CAINDO EM 1% AO MS, EM MDIA, PELA
FRACA ATUAAO DO REA DE TREINAMENTO DA EMPRESA

AVALIAO DA DESCRIO
DESCRIO INADEQUADA.
problema..

Indica

culpados

no enunciado do

127
ANOTAES: __________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

128

C.3 DECLARAO DA MISSAO DO PROJETO

Os Grupos de Trabalho devem ser oficializados atravs de declarao


especfica, que lhes d autoridade e responsabilidade para atuarem no
processo de anlise e soluo de problemas. Esta declarao deve conter
explicitamente os anseios da empresa no tocante ao problema selecionado e a
composio do Grupo de Trabalho.
Nem sempre, entretanto, possvel o estabelecimento de uma misso ideal,
que alm de demonstrar de forma visvel a relao do problema com o
desempenho dos processos de negcio da organizao, seja especfica,
mensurvel e tenha propores administrveis. Uma misso ideal aquela
capaz de servir como um GUIA claro para o processo de anlise das
caractersticas que devem ser aprimoradas e estabelecer matas possveis de
serem atingidas no tempo requerido.
Disso decorre que, ao receber a misso, o Grupo de Trabalho tem que se reunir
para analis-la e verificar se no h necessidade de reformulao. s vezes, o
desconhecimento da complexidade do problema impede o estabelecimento da
misso com o um nvel de especificidade necessrio para que ela seja
administrvel. S aps a anlise inicial e a observao dos sintomas que se
torna possvel focar mais nas partes reais do problema. Isto pode requerer a
modificao ou o desdobramento da misso e at mesmo modificao nos
Grupos de Trabalho inicialmente nomeados.

129

DECLARAO DE MISSO DO PROJETO


PROJETO(PROBLEMA)
________________________________________________
________________________________________________
MISSO DO PROJETO
________________________________________________
________________________________________________
IMPORTNCIA DO PROJETO
________________________________________________
________________________________________________
METAS
_______________________ _______________________
_______________________ _______________________
_______________________ _______________________
PRAZO
_______________
GRUPO DE TRABALHO
LIDER:__________________________________________
MEMBROS:________________
________________
________________
________________
________________
DATA:___/___/___

__________________
__________________
__________________
__________________
__________________

ASSINATURA:___________________________
ORGO RESPONSVEL

130
ANOTAES: __________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

131

2.1.2 OBSERVAO
A fase de observao dos sintomas requer ampliao do universo de
observaes sobre o problema. Para isto deve-se saber com clareza:

qual a misso;
onde ocorre o problema;
qual a terminologia apropriada;
qual o processo em questo;
quais as funes envolvidas.

UM SINTOMA SEMPRE UM
RESULTADO OBSERVVEL OU
EVIDNCIA OBJETIVA DE UM
FATO.
Nesta fase muitas vezes lana-se mo do pensamento criativo, atravs de
sentimentos, opinies e at mesmo inspirao. Observe-se, entretanto, que este
recurso visa a ampliar o universo possvel de investigao. Nuca deve ser usado
para tomada de decises. Decises s devem ser tomadas baseadas em
dados que confirmem os fatos.

132
Para a obteno de evidncias objetivas que possam ser utilizadas no processo
de anlise, devem ser estabelecidas medidas no processo, visando a coleta de
dados, e para isto deve-se saber o que medir, como medir e quais as unidades
apropriadas para medida. Neste particular, procurar manter-se consistente com
a misso, o caminho acertado. Principalmente, concentrar-se naquilo que
impacte os clientes relacionados com o problema.

Tudo deve ser investigado: documentos, testemunhos de pessoas,


equipamentos, materiais e mtodos. A pesquisa de dados histricos existentes e
confiveis uma forma aconselhvel para o incio do processo de anlise dos
sintomas.

O conhecimento do processo, na sua forma atual, fundamental. Para isto,


importante a construo de seu fluxograma, com o estabelecimento claro de
suas fronteiras internas (entre funes) e externas. A partir do conhecimento do
processo, possvel avaliar se o projeto foi estabelecido numa dimenso
administrvel ou necessita ser desdobrado em novos projetos. possvel
verificar a necessidade de novas coletas de dados, face s atividades e s
relaes evidenciadas no processo atual. A regra bsica se concentrar nos
poucos mas vitais relacionados com a misso, e neste particular a anlise de
Pareto de extrema utilidade.
Se houver necessidade a misso deve ser revista. At mesmo a equipe
envolvida pode ser reavaliada.

133
ANOTAES: __________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

134

A . FLUXOGRAMA
1. DIAGRAMA DE BLOCOS

FORNECE UMA VISO GERAL, RPIDA E


SIMPLES DO PROCESSO, ATIVIDADE OU
ROTINA, UTILIZAMO-NOS DESTE FLUXOGRAMA
PARA SIMPLIFICAR PROCESSOS GRANDES E
COMPLEXOS, OU PARA DOCUMENTAR TAREFAS
INDIVIDUAIS. DEVE-SE INCLUIR UMA FRASE
CURTA DENTRO DE CADA RETNGULO,
DESCREVENDO A ATIVIDADE EXECUTADA.
LINEAR ------> DESVIO (GO TO)
SIMPLIFICA, DEMONSTRA PROCESSOS MUITO COMPLEXOS

ORGANOGRAMA UM TIPO DE DIAGRAMA DE


BLOCOS. MOSTRA COMO A AUTORIDADE,
RESPONSABILIDADES E ATIVIDADES SO
DELEGADAS
SIMBOLOGIA
ATIVIDADES

INCIO/FIM

SENTIDO DO FLUXO

135

CONTRATAO DE
FUNCIONRIOS
1. RECONHECER NECESSIDADES

2. APROVAR A REQUISIO
3. LISTAR CANDIDATOS
4. ENTREVISTAR CANDIDATOS
5. SE APROVADO, IR PARA 10.
6. PESQUISAR EXTERNA/E
7. SELECIONAR CANDIDATOS
8. ENTREVISTAR CANDIDATOS
9. CLASSIFICAR CANDIDATOS
10. AP. OFERTA DE EMPREGO
11. AG. ACEITAO OFERTA
12. AP. NOVO FUNCIONRIO

FIM

136
ANOTAES: __________________________________________________
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_______________________________________________________________
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137

2. FLUXOGRAMA PADRO ANSI - AMERICAN


NATIONAL STANDARDS INSTITUTE
ANALISA OS INTER-RELACIONAMENTOS DETALHADOS DE
UM
PROCESSO,
FORNECENDO UMA COMPREENSO
DETALHADA DE UM PROCESSO, QUE EXCEDE, E EM MUITO,
AQUELA DADA POR UM DIAGRAMA DE BLOCOS. NA
VERDADE, O DIAGRAMA DE BLOCOS NORMALMENTE
USADO COMO PONTO DE PARTIDA, E UM FLUXOGRAMA
PADRO USADO PARA DETALHAR AS ATIVIDADES DENTRO
DE CADA BLOCO, AT O NVEL DESEJADO DE DETALHE.
CADA TAREFA DO PROCESSO OU ROTINA EM ESTUDO PODE
SER DETALHADA AT O PONTO EM QUE O FLUXOGRAMA
PADRO PODE SER USADO COMO PARTE DO MANUAL DE
TREINAMENTO DE UM NOVO FUNCIONRIO.

SIMBLOGIA
OPERAO

DECISO

INSPEO

ARMAZENAGEM

SENTIDO
DE FLUXO

TRANSMISSO

CONEXO

INCIO/FIM

138

CORTAR O CABELO

NO

PRECISA
CORTAR
?

SIM
DIRIJA-SE AO
AO BARBEIRO
NO

A SUA
VEZ ?

AGUARDE
A SUA VEZ

SIM
CORTE O
CABELO
1

FIM

139
ANOTAES: __________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

140

3. FLUXOGRAMA FUNCIONAL
UTILIZANDO A SIMBOLOGIA E MTODO DE CONSTRUO DO
FLUXOGRAMA PADRO ANSI, O FLUXOGRAMA FUNCIONAL,
RETRATA O MOVIMENTO ENTRE AS DIFERENTES REAS DE
TRABALHO, UMA DIMENSO ADICIONAL QUE SE TORNA
PARTICULARMENTE IMPORTANTE
PARA A ANLISE DA
ROTINA OU PROCESSO EM PAUTA.
IDENTIFICA COMO AS ORGANIZAES VERTICAIS AFETAM UM
PROCESSO QUE FLUI HORIZONTALMENTE, POR MEIO DA
ORGANIZAO, OU SEJA, ACOMPANHA A EXECUO DE UMA
ROTINA OU PROCESSO QUE NORMALMENTE ENVOLVE O
TRABALHO DE MAIS DE UMA UNIDADE ORGANIZACIONAL
(DEPARTAMENTO, SETOR..)

141
ANOTAES: __________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

142

EXERCCIOS
1. ELABORE O FLUXOGRAMA PADRO ANSI: ROBOT
FAZ PIPOCA
2. ELABORE O FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA
FUNCIONAL
ROTINA: DESENVOLVIMENTO DE PRODUTOS
UNIDADE ORGANIZACIONAL (CENTRAL):
DEPARTAMENTO TCNICO/DESENVOLVIMENTO DE
PRODUTOS
REA : VENDAS
1. EMITE SOLICITAO DE ORAMENTO;
2. ENCAMINHA A SOLICITAO DE ORAMENTO AO
DEPARTAMENTO DE DESENVOLVIMENTO;
REA: DEPTO DESENVOLVIMENTO
3. PREPARA O PR-PROJETO PARA ORAMENTO, EM
2 VIAS;
4. ARQUIVA A SEGUNDA VIA DO PR-PROJETO;
5. ENCAMINHA A PRIMEIRA VIA DO PR-PROJETO AO
CPD PARA COMPOR CUSTO;

143

REA: C.P.D.
6. BASEADO DO PRE-PROJETO, COMPE O CUSTO DA
PEA;
7. EMITE A PLANILHA PARA VENDAS,
8. ENCAMINHA PLANILHA DE VENDAS PARA O DEPTO
DE VENDAS;

REA: VENDAS
9. DEFINE O CUSTO FINAL DO PRODUTO;
10. ENVIA O ORAMENTO AO CLIENTE;
11. AGUARDA A APROVAO DO CLIENTE;
12. SE APROVADO,
12.1 ENVIA PEDIDO AO DEPTO DE
DESENVOLVIMENTO;
SE NO,
12.2 FAZ ANOTAES NO ORAMENTO;
12.3 ARQUIVA ORAMENTO.

144

REA: DEPTO DESENVOLVIMENTO


13. ELABORA O PLANEJAMENTO DESCRITIVO DO
PRODUTO;
14. MONTA O CRONOGRAMA DE PRODUO;
15. PREPARA F.M.E.A. E PROJETOS;
16. ENVIA PROJETOS DIRETORIA;
17. ELABORA FICHA TCNICA DO PRODUTO;
18. ELABORA FLUXOGRAMA DO PROCESSO;
19. ELABORA PLANOS DE CONTROLE;
20. ACOMPANHA PREPARAO E AJUSTES DAS
FERRAMENTAS;
21. PRODUZ 50 PEAS PARA TESTE DAS
FERRAMENTAS;
22. AVALIA A AMOSTRA DE PEAS;
23. SE AMOSTRA ACEITVEL,
23.1 PRODUZ AMOSTRA OFICIAL;
23.2 ENVIA AO CLIENTE PARA APROVAO;
23.3 AGUARDA APROVAO DO CLIENTE;
.
.
.
SE NO,
23.4 IDENTIFICA AS NO-CONFORMIDADES
23.5 VOLTA A EXECUTAR O PROCEDIMENTO 20
(EM DIANTE..)

145
ANOTAES: __________________________________________________
_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

146

B . FOLHA DE VERIFICAO
Consultar a Apostila FERRAMENTAS BSICAS PARA
A GESTO DE PROCESSOS

C. DIAGRAMA DE PARETO
Consultar a Apostila FERRAMENTAS BSICAS PARA
A GESTO DE PROCESSOS

2.1.3 ANLISE
Baseado nas observaes e na anlise dos sintomas devem ser levantadas
hipteses ou teorias para as causas primrias do problema. Nesta fase, h
necessidade de ser estimulado o pensamento criativo de todos os membros do
Grupo de Trabalho, para aumentar o universo de possibilidades a serem
pesquisadas. O pensamento criativo tanto mais vlido quanto maior for o
conhecimento do processo, daquele que o formula. Deve ser evitado o
julgamento das teorias levantadas sem que existam dados ou fatos para isto.
A construo de um Diagrama de iSHIKAWA que organize as idias e as
relacionem com o problema de extrema valia. Como nesta fase o nmero de
opinies, em geral, muito grande, h necessidade de agrupamento de idias
afins de anlise da incluso de algumas idias em outras.
Na construo do diagrama de ISHIKAWA, deve ser verificada sua consistncia,
observando-se no contedo dos braos aquilo que pode se constituir em causa
primria potencial, e que seja passvel de ser controlado.
Todos os elementos, considerados como relevantes para o problema, devem
ser isolados.

147

A . DIAGRAMA DE ISHIKAWA
Consultar a Apostila FERRAMENTAS BSICAS PARA
O GESTO DE PROCESSOS
2.1.3.1 VALIDAO DAS TEORIAS
Para os elementos isolados, com grande possibilidade de serem causas
primrias, devem ser feitos planos para coleta de dados que possam confirmar
sua influncia e medir a fora da relao desses elementos com o problema,
possibilitando a validao das teorias anteriormente formuladas .
Todos os dados tidos como relevantes e planejados para serem coletados
devem ser obtidos. Pode haver necessidade de conscientizar ou treinar pessoas
para executarem a coleta de maneira efetiva e no tendenciosa. A coleta de
dados tendenciosa pode induzir o Grupo de Trabalho a concluses falsas.
O Grupo de Trabalho deve tratar os dados coletados com as ferramentas
adequadas para decidir:

que teorias tm sustentao nos dados;


que teorias devem ser eliminadas;
que novas teorias podem surgir neste ponto.
Esta fase deve ser repetida tantas vezes quantas sejam necessrias para que
se consigam isolar aquelas causas sobre as quais se justifica a tomada de
aes.

148

2.1.3.2 DEFINIO DAS CAUSAS PRIMRIAS DO


PROBLEMA
Sobre as teorias isoladas e testadas como provveis causas primrias h
necessidade de se estabelecer prioridade para atuao. Assim, devem ser
reavaliadas a consistncia dos dados e a possibilidade de controle das causas
levantadas. Muitas vezes, o levantamento de dados no possui a confiana
necessria, seja por deficincia nos mtodos de medida, por falta de habilidade
do coletor, por utilizao de equipamentos inadequados, por interpretao
errnea da terminologia, ou pela escolha inadequada das unidades de medida.
Outras vezes, os dados levantados no so relevantes para a anlise da teoria
formulada, por erro de avaliao daquilo que era necessrio.
Validadas as medidas realizadas, aquelas teorias que demonstrarem ser
inconsistentes ou que no puderem ser controladas devem ser descartadas.
Devem ser consideradas como causas primrias aquelas que, comprovadas
pelos dados, tm o maior impacto sobre o problema em questo.

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ANOTAES: __________________________________________________
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2.1.4 PLANO DE AO
O Plano de Ao um conjunto de contramedidas com o objetivo de bloquear
as causas primrias. Para cada contramedida constante no plano de ao,
dever ser definido o 5W2H

What - O qu ser feito?


When - Quando ser feito?
Who - Quem far?
Where - Onde ser feito?
Why - Por Qu ser feito?
How - Como ser feito?
How Much - Quanto Custa?

151

2.1.4.1 SOLUES ALTERNATIVAS


Uma coisa conseguir isolar as causas primrias de um problema. Outra coisa
encontrar o remdio que seja eficaz para trat-lo. Muitas vezes, para cada
causa isolada surgem diversas solues alternativas que devem ser analisadas,
antes de se escolher aquela ou aquelas que devem ser adotadas.
Torna-se importante que os Grupos de Trabalho entendam bem a diferena
entre os tipos de ao que podem ser tomadas a partir do conhecimento dos
sintomas (efeitos) e das causas primrias. Podem ser sugeridos os seguintes
tipos de ao:

AO REATIVA
Tratar o efeito, tratar ou remover o sintoma; no assegura que ele no possa
recorrer, apenas dispe sobre o que fazer com o efeito indesejado: retrabalhar,
corrigir, sucatear, reclassificar, utilizar como est, e assim por diante; ao tpica
de deciso operacional, no requerendo Grupos de Trabalho para analis-la;

AO CORRETIVA
Elimina a causa real (caso possa ser isolada) ou minimiza a influncia de uma
causa isolada sobre o efeito indesejado; atua sobre o processo de forma a
impedir a reincidncia do problema ou melhorar os ndices de desempenho;

AO PREVENTIVA
Leva em considerao todas as causas potenciais que possam influir direta ou
indiretamente no problema, em maior ou menor intensidade; atua sobre o
sistema bloqueando causas potenciais, tendo em vista que a correo de um
processo pode gerar influncia em outros produzindo novos efeitos indesejveis.
O Grupo de Trabalho deve estar preparado para propor alternativas para aes
corretivas e preventivas que se faam necessrias, para buscar o
aprimoramento dos nveis de desempenho ou das capacidades dos processos
em anlise, em funo das causas levantadas.

152
As regras para considerar as solues alternativas so simples, mas sua
escolha s vezes complexa. H que se levar em conta:

custo da implementao;
o risco envolvido;
o impacto sobre o problema face a meta indicada na
misso;
os benefcios gerados;
as resistncias s mudanas que podem surgir;
o tempo para implementao;
a segurana e o impacto no meio ambiente envolvidos.

Para considerar todos estes fatores em relao s solues alternativas, a


utilizao da matriz de relao um bom caminho. No item A , estamos
conceituando e exemplificando o uso desta ferramenta.

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ANOTAES: __________________________________________________
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A . Matriz de Relaes
Consultar a Apostila FERRAMENTAS BSICAS PARA
O GESTO DE PROCESSOS
2.2 EXECUO - DO - D
A etapa de execuo do PDCA consiste no treinamento nas tarefas
estabelecidas no plano de ao, na execuo destas tarefas e na coleta de
dados que sero utilizados na etapa verificao do ciclo PDCA.
O objetivo a aplicao do remdio e a manuteno do processo sob controle
nos novos nveis projetados. Para isto, fundamental que se estabeleam
procedimentos para assegurar o controle das novas condies do processo, tais
como:

itens de controle da qualidade e do processo;


necessidades de medio ao longo do processo;
forma de tratar os resultados;
estabelecimento de novos padres para aferio dos itens
de controle do processo e da qualidade do produto;
estabelecimento do que fazer caso o processo no esteja
sob controle ou no atinja o padro requerido;
estabelecimento das informaes necessrias s pessoas
que vo aferir e controlar o processo em novas condies.

155
Sobretudo, preciso notar que, a adoo de remdios simplesmente sem a
reteno e a aferio da eficcia e dos benefcios obtidos perda de tempo.
preciso incorporar o remdio na nova forma de fazer para se alcanar a
eficincia necessria.
Ao Implementarmos mudanas nos procedimentos e processos, estaremos
alterando ou condicionando mudanas no comportamento das pessoas
envolvidas nas atividades em questo. Ao tentarmos modificar comportamentos
encontraremos resistncias de ordem: tcnica, inercial, cultural e poltica. Para
tanto deveremos proceder uma rotina bem simples porm eficaz, que consiste
em:

Descongelamento da Situao Atual;


Implementao das Alteraes Planejadas; e
Congelamento da Nova Situao.

A . DESCONGELAMENTO DA SITUAO ATUAL:


Muitas so as resistncias s mudanas que podem ser identificadas e com as
quais os Grupos de Trabalho devem ter a habilidade de lidar. Uma boa forma de
minimizar as resistncias mudana, de forma geral, o uso da Ferramenta
chamada de HOUSEKEEPING, tambm conhecida como os 5Ss ,
explicados no item A . 1, a seguir exposto, antes implementar as mudanas.
Em geral as resistncias as mudanas existem por:
falta de vontade do usurio para mudar as rotinas; a lei da inrcia, natural
em todos os sistemas;
falta de habilidades especficas para atender s novas condies; pode ser
difcil, trabalhoso;
falta de vontade de adotar o remdio por no ter sido gerado aqui; ameaa
ao poder estabelecido;
negao em reconhecer que o problema existe;
custos elevados para o remdio.

156

A . 1 HOUSEKEEPING - OS 5Ss
Consultar a Apostila FERRAMENTAS BSICAS PARA
O GESTO DE PROCESSOS
B. IMPLEMENTAO DAS ALTERAES PLANEJADAS
Nesta fase, devem ser analisados quais os fatores que reforam, e quais os que
se contrapem implementao da soluo. O Grupo de Trabalho deve
identificar no s as barreiras, mas tambm os facilitadores do processo,
considerando:
a necessidade da participao - a implantao sem acordo no gera
implementao;
a necessidade de tempo suficiente - a pressa inimiga da perfeio;
a eliminao dos excessos contidos nas propostas de solues;
o tratamento das pessoas com dignidade, respeitando as variveis tcnicas,
polticas e culturais;
a negociao constante e a reviso de posies para obteno de acordos;
a forma de lidar com as resistncias de forma direta, sria e profissional,
baseado em fatos.
A implementao de uma soluo requer planejamento. A regra bsica :

157

TODA SOLUO DEVE SER VALIDADA ANTES DE SER


IMPLEMENTADA, PARA COMPROVAR SUA EFICCIA.

Decises devem ser tomadas e, neste particular, as gerncias envolvidas com o


processo devem participar ativamente, junto com o Grupo de Trabalho, para
resolver:

quanto tempo deve durar o teste;


como o teste deve ser aplicado;
qual o teste ou ensaio a ser desenvolvido; e
quais as limitaes existentes.
Durante a realizao dos testes de validao, pode haver necessidade de
ajustar o remdio, caso os resultados no sejam satisfatrios. Nestas
circunstncias, o Grupo de Trabalho deve atuar junto com os Gestores dos
processos, responsveis pela aplicao dos testes.

158

Comprovada a eficcia dos resultados, em relao s metas requeridas na


misso, deve ser estabelecido um plano de ao para implementao definitiva
do remdio. O plano deve prever as definies ligadas aos 5W + 2H (o que,
quando, onde, quem, porque, como e quanto custa), e deve ser tanto mais
detalhado quanto maior for o risco envolvido. O plano deve prever ainda as
aes de continuidade que devero ser desenvolvidas aps a implementao
definitiva da soluo, isto :

como manter o controle do processo;

como medir novos indicadores;

como assegurar o cumprimento dos novos


procedimentos;

como atuar no caso de perda de controle devido


a causas acidentais.

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C. CONGELAMENTO DA NOVA SITUAO


Par atender implementao definitiva da soluo, esforos devem ser
desenvolvidos no sentido de:

conscientizar, envolver e treinar as pessoas


ligadas ao problema;
estabelecer com clareza os novos padres
atravs de documentao que se torne base de
avaliao confivel;
definir
com
responsabilidade
processo;

clareza
daqueles

autoridade
envolvidos

e
no

identificar a adequao dos equipamentos , dos


materiais, do ambiente de trabalho;
monitorar os resultados .

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2.3 VERIFICAO - CHECK - C


Verificao do Ciclo PDCA, onde ser feita a confirmao da efetividade da
ao de bloqueio do problema adotada. Se o bloqueio no foi efetivo e a meta
de solucionar o problema no foi atingida, devemos:

retornar etapa de OBSERVAO na fase P ;


fazer uma nova ANLISE;
elaborar um novo PLANO DE AO;
preparar o Relatrio de Trs Geraes, contendo:
A . DO PASSADO
O que foi planejado
O que foi executado
B . DO PRESENTE
Os resultados obtidos
Os pontos problemticos, responsveis pelo noatingimento da meta
C . DO FUTURO
A proposio (plano) para resolver os pontos
problemticos

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2.3.1 VERIFICAR O DESEMPENHO

Para medir a eficcia das solues, h necessidade da aplicao de controles


efetivos, com objetivo de verificar se:

o desempenho
alcanado;

esperando

est

sendo

est sendo feita a coisa certa da forma certa,


conforme os novos padres estabelecidos;
esto sendo tomadas aes corretivas, em
funo de no conformidades ou desvios
observadas no processo.

165

2.4 AO CORRETIVA - ACTION - A


A ao Corretiva consiste em adotarmos como padro as aes que deram
certo, sempre que estas aes permitiram o alcance de soluo dos problemas
em pauta, podemos chamar este procedimento de Padronizao.
A prxima fase corresponde CONCLUSO, na qual deve ser feita uma
reviso das atividades realizadas e o planejamento para o trabalho futuro.

2.4.1 PADRONIZAO
Confirmada a eficcia da soluo, deve-se buscar a reteno dos ganhos e
benefcios alcanados. Isto pode ser conseguido estabelecendo-se, em
definitivo, procedimentos documentados contendo os novos padres e rotinas j
aprovadas, e que incorporem eventuais modificaes e ajustes provenientes da
implementao final.
Os procedimentos devem conter os nveis de autoridade e responsabilidade
pelas aes envolvidas no processo, e a descrio clara das atividades. Devem,
ainda, conter os novos itens de controle e verificao, bem como todas as
atividades necessrias para monitorao do processo em seus novos nveis.
A monitorao do novo processo visa a assegurar seu controle efetivo, uma vez
que passa a observ-lo em tempo real, impedindo sua degradao,
assegurando a tomada de aes corretivas e a manuteno dos novos nveis
conseguidos com o projeto.
No basta que sejam empreendidas aes de aprimoramento com o
desenvolvimento do projeto. H necessidade de reterem-se os ganhos e os
benefcios obtidos com a melhoria do desempenho do processo. O bloqueio das
causas anteriores dos problemas deve ser efetivo. Caso contrrio, todo o
esforo despendido ser perdido.
O processo deve ser reavaliado constantemente para anlise de problemas
remanescentes ou verificao da possibilidade de obteno de nveis de
desempenho mais audaciosos, a partir dos ganhos j obtidos. O investimento na
manuteno dos nveis atuais no assegura sua afetividade ao longo do tempo.
preciso buscar sempre o aprimoramento.

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APNDICE

QUALIDADE
TOTAL

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I -HISTRIA DO CONTROLE DE QUALIDADE


O controle da qualidade moderno teve seu incio na dcada de 30,
nos Estados Unidos, com a aplicao industrial do grfico de
controle inventado pelo Dr. Walter A. Shewhart, da empresa de
telefonia "Bell Telephone Laboratories". Em um memorando com
data de 16 de maio de 1924, o Dr. Shewhart props o uso do grfico
de controle para a anlise de dados resultantes de inspeo,
fazendo com que a importncia dada inspeo, um procedimento
baseado na deteco e correco de produtos defeituosos,
comeasse a ser substituda por uma nfase no estudo e preveno
dos problemas relacionados qualidade, de modo a impedir que os
produtos defeituosos fossem produzidos.
No entanto, a Segunda Guerra Mundial foi o grande catalisador para
a aplicao do controle da qualidade em um maior nmero de
indstrias americanas. Sua utilizao tornou possvel a produo de
suprimentos militares de boa qualidade, em grande quantidade e
mais baratos, e tambm permitiu que fossem atendidas as
exigncias das condies do perodo da guerra.
A produo americana, dos pontos de vista qualitativo, quantitativo e
econmico, foi muito satisfatria durante este perodo devido, em
grande parte, ao emprego do controle da qualidade e da Estatstica
moderna. Naquela poca os procedimentos para o controle da
qualidade foram publicados sob a forma de normas, conhecidas
como American War Standards Z1.1 - Z1.3".
O controle da qualidade tambm foi adotado relativamente cedo na
Inglaterra. Em 1935, os trabalhos sobre controle da qualidade do
estatstico E. S. Pearson foram utilizados como base para a
elaborao dos Padres Normativos Britnicos ("British Standard BS
600"). Outros padres relacionados ao controle da qualidade
tambm foram formulados e utilizados na Inglaterra durante o
perodo da guerra.

172

Antes da Segunda Guerra Mundial o Japo j conhecia os Padres


Normativos Britnicos BS 600 e alguns especialistas japoneses j
haviam comeado a estudar as tcnicas estatsticas modernas. No
entanto, os resultados deste trabalho foram expressos sob uma
forma matemtica complexa, o que dificultou sua adoo. alm disto,
o Japo tambm enfrentava dificuldades com
os mtodos
administrativos e o controle da qualidade praticado no pas era
totalmente dependente da inspeo, a qual no era satisfatria, j
que nem todos os produtos eram suficientemente inspecionados.
Naquela poca os produtos japoneses competiam em preo no
mercado internacional , mas no em qualidade.
Aps a derrota do Japo na Segunda Guerra Mundial , as foras
americanas de ocupao chegaram ao pas e descobriram que o
sistema telefnico japons apresentava um grande nmero de
falhas , o que era um empecilho para o exerccio da administrao
militar. A baixa confiabilidade do telefone japons no era uma
consequncia apenas da guerra - o problema era resultado da baixa
qualidade do equipamento. Diante desse quadro , os americanos
determinaram , em maio de 1946 , que a indstria de
telecomunicaes japonesa implantasse um programa eficiente de
controle da qualidade , com o objetivo de eliminar os defeitos e a
falta de uniformidade na qualidade dos equipamentos produzidos. As
foras de ocupao comearam ento a "educar" as indstrias do
Japo diretamente a partir do mtodo americano , o qual no foi
modificado para se adaptar melhor cultura japonesa. Este fato
gerou algumas dificuldades, mas como foram obtidos resultados
muito bons, o mtodo americano passou a ser utilizado por
empresas de outros setores da economia.
Ainda em 1946 foi criada a JUSE ( Union of Japanese Scientists and
Engineers), uma organizao constituda por engenheiros e
pesquisadores. Em 1949 a JUSE formou o Grupo de Pesquisa do
Controle da Qualidade , cujos membros trabalhavam em
universidades , indstrias e rgos governamentais. Este grupo tinha
como objetivos pesquisar e disseminar os conhecimentos sobre
controle da qualidade, para que as indstrias japonesas pudessem
melhorar a qualidade de seus produtos e aumentar os nveis de
exportao.

173

Em 1950 JUSE convidou o estatstico William Edwards Deming ,


dos Estados Unidos , para proferir um seminrio sobre controle da
qualidade para administradores e engenheiros. Neste seminrio
foram abordados os seguintes tpicos :
Utilizao do Ciclo PDCA para a melhoria da qualidade.
A importncia do entendimento da variabilidade presente em todos
os processos de produo de bens e servios.
Utilizao de grficos de controle para o gerenciamento de
processos.
Esse seminrio foi de grande importncia , j que contribuiu para
que os administradores percebessem a importncia do controle da
qualidade para suas empresas.
O controle da qualidade foi ento amplamente empregado no Japo
na dcada de cinquenta , com um uso intensivo de tcnicas
estatsticas , tais como inspeo por amostragem e grficos de
controle. No entanto , naquele perodo o controle da qualidade
japons passou a enfrentar alguns problemas . O primeiro deles foi a
nfase excessiva dada s Tcnicas estatsticas , o que criou nas
pessoas a impresso incorreta de que o controle da qualidade era
algo muito difcil . Outra dificuldade foi o pouco interesse
demonstrado pelos presidentes e diretores de empresas pelo
controle da qualidade , que permanecia como um movimento de
engenheiros e operrios.
Com o objetivo de resolver parte desses problemas , a JUSE
convidou, em 1954, o engenheiro americano J. M. Juran para
proferir seminrios para a alta administrao de vrias empresas
japonesas. Nesses seminrios foi explicado o papel que esses
administradores deveriam desempenhar para a implantao e o
desenvolvimento das atividades do controle da qualidade. A partir da
visita do Dr. Juran o controle da qualidade passou a ser entendido e
utilizado como uma ferramenta administrativa, o que representou o
incio da transio do controle estatstico da qualidade para o
controle da qualidade total como praticado atualmente ,
envolvendo a participao de todos os setores e de todos os
empregados da empresa.

174

Durante a promoo das atividades de controle da qualidade , os


pesquisadores e usurios japoneses comearam a perceber que ,
enquanto alguns ramos do conhecimento so universais e
igualmente aplicveis em todos os pases do mundo, o controle da
qualidade dependia muito de fatores humanos e culturais , devendo
ento apresentar diferenas de um pas para outro.

A partir desta percepo, foi desenvolvido, com base nos sistemas


americano e ingls, um mtodo japons para o controle da qualidade
, que levava em conta as diferenas existentes entre o Japo e os
pases ocidentais. Este mtodo foi evoluindo ao longo dos anos ,
tendo dado origem ao Controle da Qualidade Total no estilo japons
que , segundo Ishikawa, Kaoru. (1989, 1993) , apresenta as
seguintes caractersticas bsicas :
1. Participao de todos os setores e de todos os empregados da
empresa na prtica do controle da qualidade.
2. Educao e treinamento em controle da qualidade.
3. Atividades dos crculos de controle da qualidade.
4. Auditorias do controle da qualidade : para obteno do "Prmio
Deming"e pelo presidente da empresa.
5. Utilizao de tcnicas estatsticas : disseminao das Sete
Ferramentas da Qualidade e emprego de outras tcnicas mais
avanadas.
6. Campanhas nacionais de promoo do controle da qualidade.

175

Essas caractersticas do TQC japons em muito contriburam para


que o Japo passasse a fabricar produtos da mais alta qualidade ,
os quais so exportados para todo o mundo.
Recentemente, vrios outros pases perceberam as vantagens do
Controle da Qualidade Total e um grande nmero de empresas
espalhadas em todo o mundo vem utilizando os mtodos do TQC
japons , aps realizarem as adaptaes necessrias s suas
situaes especficas.

176

II - CONTROLE da QUALIDADE TOTAL


O Controle da Qualidade Total - TQC ("Total Quality Control") um
sistema gerencial baseado na participao de todos os setores e de
todos os empregados de uma empresa, no estudo e na conduo do
Controle da Qualidade. Seu ncleo , portanto, o Controle da
Qualidade , o qual definido, segundo a norma japonesa JIS Z
8101, como um "sistema de tcnicas que permitem a produo
econmica de bens e servios que satisfaam s necessidades do
consumidor".
O controle da qualidade moderno utiliza tcnicas estatsticas e por
este motivo frequentemente denominado controle estatstico da
qualidade.
Segundo a definio de Ishikwa, K. (1989, 1993), "praticar um bom
controle da qualidade desenvolver, projetar, produzir e
comercializar um produto de qualidade que seja mais econmico,
mais til e sempre satisfatrio para o consumidor". Para atingir este
objetivo, todos na empresa (diretores, gerentes, tcnicos e
operadores) precisam trabalhar juntos.

1.CONCEITOS BSICOS do TQC


1.1 Qualidade
Para que o Controle da qualidade Total possa ser praticado,
necessrio ter bem claro o que realmente significa o termo
qualidade. De acordo com a definio de Campos , V. F. (1992), um
produto ou servio de qualidade aquele que atende perfeitamente,
de forma confivel, de forma acessvel, de forma segura e no tempo
certo s necessidades do cliente".
Esse autor tambm estabelece cinco componentes ou dimenses
para a qualidade, os quais geram o conceito de Qualidade Total ,
conforme est apresentado na Figura.

177

QUALIDADE
Tambm conhecida como qualidade intrnseca, esta dimenso da
Qualidade Total se refere s caractersticas especficas dos
produtos (bens ou servios) finais ou intermedirios da empresa, as
quais definem a capacidade destes bens ou servios de promoverem
a satisfao do cliente. A qualidade intrnseca inclui a qualidade do
bem ou servio (ausncia de defeitos e presena de caractersticas
que agradem o consumidor), qualidade do pessoal, qualidade da
informao, qualidade do treinamento, entre outros aspectos.

178

CUSTO
Este componente diz respeito ao custo operacional para fabricao
do bem ou fornecimento do servio e envolve, por exemplo, os
custos de compras, de vendas, de produo, de recrutamento e de
treinamento. O custo resulta do projeto, fabricao e desempenho
do produto. O preo estabelecido pelo mercado em funo de
fatores tais como valor agregado, disponibilidade, imagem do
produto, entre outros. Portanto, custo e preo resultam de fatores
diferentes.

ENTREGA
Este componente est relacionado entrega dos produtos finais e
intermedirios de uma empresa. A entrega deve acontecer na
quantidade, na data e no local certos.

MORAL
Este o componente que mede o nvel mdio de satisfao das
pessoas que trabalham na empresa. Como os produtos (bens ou
servios) que sero fornecidos aos clientes sero produzidos pela
equipe de pessoas, claro que dever haver um bom ambiente de
trabalho para que os bens ou servios sejam de boa qualidade ,
capazes de garantir o atendimento das necessidades do cliente. O
nvel mdio de satisfao das pessoas que trabalham na empresa
pode ser medido por ndices de absentesmo, de demisses, de
reclamaes trabalhistas , de sugestes, entre outros.

SEGURANA
Esta dimenso da Qualidade Total se refere segurana das
pessoas que trabalham na empresa e dos usurios do produto. Os
produtos no devem provocar acidentes aos seus usurios e no
devem ocorrer acidentes de trabalho na empresa.

179

A partir desta apresentao dos componentes da Qualidade


Total, fica claro que a qualidade no apenas ausncia de defeitos.
De nada adiantar, por exemplo, fabricar um produto totalmente sem
defeitos, mas cujo preo to levado que ningum estar disposto a
compr-lo. Por outro lado, o cliente no comprar um produto que
no cumpra adequadamente a funo para qual foi projetado, ou
no seja seguro, por mais baixo que seja seu preo.

1.2 Processo
Um "processo" pode ser definido, de forma sucinta, como um
conjunto de causas que tm como objetivo produzir um determinado
efeito, o qual denominado produto de processo. Um processo pode
ser dividido em uma famlia de causas : insumos, equipamentos,
informaes do processo ou medidas, condies ambientais,
pessoas e mtodos ou procedimentos. Esta caracterizao do
processo est representada na Figura. O diagrama que aparece
nesta figura conhecido como "DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO"
OU "DIAGRAMA ESPINHA DE PEIXE" OU "DIAGRAMA DE
ISHIKWA".

UM
PROCESSO

UMA
COMBINAO
DOS
ELEMENTOS EQUIPAMENTOS, INSUMOS, MTODOS
OU PROCEDIMENTOS, CONDIES AMBIENTAIS,
PESSOAS E INFORMAES DO PROCESSO OU
MEDIDAS, TENDO COMO OBJETIVO A FABRICAODE
UM BEM OU O FORNECIMENTO DE UM SERVIO.
importante destacar que podemos visualizar uma empresa como
um processo, existindo dentro dela vrios outros processos
menores, os quais compem o fluxo de produo dos bens ou de
fornecimento dos servios. Para esclarecer o significado desta
afirmao, vamos considerar uma lavanderia como exemplo. Esta
empresa (lavanderia) um processo que tem uma srie de causas
que provocam o efeito principal, que o servio fornecido pele
empresa : roupa lavada, seca e passada. As causas so insumos,

180

os equipamentos, os mtodos de trabalho, as pessoas, os


instrumentos de medio, entre outros.
Por sua vez , o processo "lavanderia" divisvel em outros
processos menores, que constituem o fluxo de fornecimento do
servio. Alguns destes processos so, por exemplo, processo de
recebimento da roupa suja, processo de lavagem, processo de
secagem, processo de passagem de entrega da roupa lavada, seca
e passada. Mesmo estes processos podem ser subdivididos em
outros processos ainda menores, com o objetivo de facilitar as
atividades de gerenciamento. No caso da lavanderia, por exemplo, o
processo de lavagem pode ser subdividido nos processos de
carregamento da lavadora com a roupa a ser lavada, entrada de
gua, adio de sabo, "molho" da roupa, agitao, enxge,
centrifugao, descarregamento da lavadora e limpeza do filtro.

UM PROCESSO PODE SER DIVIDIDO EM


PROCESSOS MENORES.
Esta divisibilidade de um processo importante por permitir que
cada processo menor seja controlado separadamente, facilitando a
localizao de possveis problemas e a atuao nas causas destes
problemas, o que resulta na conduo de um controle mais eficiente
de todo processo.

1.3 Item de Controle e Item de Verificao


Para que seja possvel controlar um processo, a primeira tarefa
consiste na identificao de seus clientes, os quais devero ter suas
necessidades satisfeitas. Em muitos casos estes clientes sero
internos empresa, fato que no torna menos importante o cuidado
com a sua satisfao, j que ser possvel satisfazer o cliente
externo se cada pessoa no se empenhar para atender plenamente
as necessidades de seu cliente interno. Aps a definio dos

181

clientes, o prximo passo ser a identificao dos produtos que lhes


sero entregues.

Logo aps ter sido identificado o produto, devero ser estabelecidas


as caractersticas da qualidade deste produto que so necessrias
ao cliente. Para a garantia da satisfao do cliente ser preciso
transformar estas caractersticas em grandezas mensurveis, as
quais so denominadas itens de controle. Em outras palavras, os
itens de controle medem a qualidade intrnseca, o custo, a entrega e
a segurana do produto que ser fornecido ao cliente e o moral das
pessoas que trabalham no processo que o fabrica. Um processo
ento gerenciado por meio de seus itens de controle, os quais so
acompanhados periodicamente para que seja possvel detectar
eventuais resultados indesejveis do processo.

182

OS ITENS DE CONTROLE SO CARACTERSTICAS


MENSURVEIS POR MEIO DAS QUAIS UM PROCESSO
GERENCIADO.
No processo "lavanderia", alguns exemplos de itens de controle so
o nmero de roupas danificadas, o custo da roupa lavada, o nmero
de entregas atrasadas, o nmero de acidentes e o nmero de
sugestes dadas pelas pessoas que trabalham na empresa.

Os itens de controle de um processo so afetados por vrias causas.


As principais causas que afetam os itens de controle do processo, e
que podem ser medidas e controladas, so denominadas itens de
verificao. Alguns exemplos de itens de verificao associados ao
processo "lavanderia" so o consumo de sabo por quilograma de
roupa lavada, o tempo mdio de lavagem e a temperatura de
secagem.

OS ITENS DE VERIFICAO SO AS PRINCIPAIS CAUSAS QUE


AFETAM UM DETERMINADO ITEM DE CONTROLE DE UM
PROCESSO E QUE PODEM SER MEDIDAS E CONTROLADAS.

Existe um relacionamento entre oa itens de verificao e os itens de


controle de um processo. Devemos observar que os itens de
controle so estabelecidos sobre o resultado do processo e portanto
definem responsabilidade. J os itens de verificao so
determinados sobre as causas do processo e ento definem
autoridade. Os bons resultados de um item de controle so
garantidos pelo acompanhamento dos itens de verificao.

183

importante destacar que um item de verificao de um processo


pode ser um item de controle de um processo anterior. No exemplo
da lavanderia, o peso de roupa lavada pode ser um item de controle
do processo de lavagem e, ao mesmo tempo, pode ser um item de
verificao do processo de secagem. Note que no fluxo de
fornecimento de servio de uma lavanderia, o processo anterior ao
de secagem o de lavagem da roupa.

1.4 Problema
Finalmente, importante definir o que representava um problema
segundo os conceitos do Controle da Qualidade Total. Um problema
o resultado indesejvel de um processo, ou seja, um item de
controle que no atinge o nvel desejado.

1.5 Controle de Processo


Referindo-se aos conceitos apresentados anteriormente, Campos, V.
F. (1992) estabelece que o controle de processo compreende trs
aes principais :

1. Estabelecimento da "Diretriz de Controle"


(Planejamento da qualidade)
A diretriz de controle consta da meta, que a faixa de
valores desejada para o item de controle (nvel de controle), e do
mtodo, que so os procedimentos necessrios para o alcance da
meta .

184

2. Manuteno do Nvel de Controle (Manuteno de


Padres)
Consiste em garantir que a meta estabelecida no item 1
seja atingida. Caso isto no ocorra, ser necessrio atuar nas
causas que provocaram o desvio e recolocar o processo no estado
de funcionamento adequado.

3. Alterao da Diretriz de Controle (Melhorias)


Consiste em mudar o nvel de controle atual e alterar os
procedimentos padro de tal forma que o novo nvel de controle seja
atingido. Estas alteraes tm o objetivo de melhorar o nvel de
qualidade planejado inicialmente.
O controle de processos exercido por meio do Ciclo
PDCA de controle de processos.

Texto Extrado da Obra:


WERKEMA, MARIA C. C.
AS FERRAMENTAS DA QUALIDADE
NO
GERENCIAMENTO DE PROCESSOS
FUNDAO CHRISTIANO OTTONI, UFMG. MG, 1995

185

MADE IN BRAZIL QUANTO VALE ESTA


MARCA?
RANKING DE QUALIDADE DE PRODUTOS
MANUFATURADOS *

JAPO
41,2
ALEMANHA
35,1
ESTADOS UNIDOS
34,9
REINO UNIDO
21,2
FRANA
20,8
CANAD
17.9
ITLIA
16,6
ESPANHA
10,0
CHINA
8,2
TAIWAN
7,6
CORIA SUL 7,2
RSSIA 5,3
MXIC 4,6
BR
4,4
* PERCENTUAL DE CONSUMIDORES QUE
CLASSIFICARAM A QUALIDADE DOS PRODUTOS DOS
PASES COMO EXCELENTES OU MUITO BOA.
(20.000 CONSUMIDORES DE 19 PASES DA AMRICA,
SIA E EUROPA)
FONTE: BOZELL- GALLUP WORLDWIDE QUALITY
POLL

186

REVISTA AMRICA - ECONOMIA - FEV/97

187

BIBLIOGRAFIA
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