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I dade dos doc ument os


Fabrcio Mariano
Idade dos arquivos
A classifcao das idades dos arquivos varia de autor para autor, pois
cada uma tem origem em um pas diferente ou infuenciada em maior ou
menor grau por uma cultura especfca.
A seguir, sero abordadas as idades dos documentos, no que se refere a
bibliografas indicadas para concursos pblicos.
Classifcao das idades, segundo T. R. Schellenberg
Primeira idade: arquivo corrente ou ativo
constitudo de documentos de uso frequente, normalmente nas pr-
prias unidades que os receberam ou produziram. Nessa fase, os documentos
so analisados, organizados, classifcados e arquivados, at que cumpram o
seu tempo de vida til, especifcado na tabela de temporalidade.
Na verdade, os documentos de primeira idade so os que tm funo ad-
ministrativa e esto ligados alta gerncia da instituio. Diz-se tambm que
o documento na primeira idade tem gnero de valor primrio.
Segunda idade: arquivo intermedirio ou temporrio
constitudo de documentos que deixam de ser consultados frequente-
mente, mas que ainda podero ser solicitados (virtualmente transferidos dos
arquivos correntes), como tambm de documentos que aguardam o cumpri-
mento do prazo que antecede microflmagem ou reproduo em CD-ROM.
Na verdade, os documentos de segunda idade so os que tm funo
administrativa, mas no ligados alta gerncia, mais ligados parte opera-
cional da empresa. Diz-se tambm que o documento na segunda idade tem
gnero de valor primrio.
*
Mestre em Economia
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Ps-gradu-
ado em Finanas e Gesto
Corporativa pela Univer-
sidade Candido Mendes
(UCAM). Graduado em
Fsica pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Ins-
tituto de Administrao
do Rio de Janeiro (IARJ).
Professor de cursos pre-
paratrios para concursos.
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Idade dos documentos
Terceira idade: arquivo permanente,
custdia, morto ou inativo
constitudo de documentos que perderam seu valor administrativo
e que so conservados por seu valor legal e/ou histrico. Normalmente,
so guardados distantes do local de trabalho e acondicionados em outras
mdias, visando o racionamento de espao. Possui documentos processados,
estudados ou assuntos resolvidos.
Deve fcar claro que arquivo permanente, custdia, morto ou inativo tem
denominao relativa terceira idade, mas, na verdade, cada nome tem uma
razo de ser, de acordo com a Revoluo Francesa.
Schellenberg (2005), enfatiza o gnero de valor primrio e secundrio
dos documentos.
Gnero de valor primrio : so os documentos com funo admi-
nistrativa, logo, pertencem primeira ou segunda idade. Segundo
o autor, estes so os arquivos propriamente ditos. Deve fcar enten-
dido que o autor tem uma preocupao maior com os documentos
de uso corrente na instituio, ou seja, os documentos utilizados pela
instituio no seu dia a dia, seja ligado alta gerncia ou sua parte
operacional.
Gnero de valor secundrio : um documento passa a ter gnero de va-
lor secundrio quando ele perde sua funo administrativa, podendo
este ser microflmado. Deve fcar claro que a microflmagem, de acordo
com Schellenberg, est diretamente associada importncia do docu-
mento, no que se refere ao seu destino fnal para a instituio. Caso este
seja importante, a microflmagem ser necessria, seja para diminuir o
espao ocupado ou para garantir que no haja perda do documento.
Observao: Schellenberg preocupa-se com a destinao fnal da massa
documental, e os termos arquivo permanente, custdia e morto so conquis-
tas da Revoluo Francesa, e cada nome tem a sua caracterstica histrica.
Classifcao das idades, segundo Helosa Bellotto
Helosa Bellotto defne prazos fxos para a guarda do material de arquivo
independente do tipo de empresa, ou seja, independente da sua estrutura,
funo e ao.
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Idade dos documentos
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Primeira idade: arquivo corrente
Abrigam documentos no seu uso funcional, administrativo ou jurdico. A
permanncia dos documentos nesse arquivo depende de sua tipologia ou
funo, e principalmente de sua vigncia.
Os documentos nessa idade podem passar dali para um arquivo cen-
tral dentro do respectivo rgo gerador, onde permanecero de 5 a 10
anos.
Segunda idade: arquivo intermedirio
Os documentos nessa fase j ultrapassaram seu prazo de validade jurdi-
co-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.
Nessa fase, os documentos j so transferidos para um arquivo que cen-
traliza documentos de vrios rgos da instituio, onde devem permanecer
por aproximadamente 20 anos.
na segunda idade que documentos so submetidos s tabelas de tem-
poralidade, que determinam seus prazos de vigncia e vida, de acordo com
a fnalidade dos documentos.
Terceira idade: arquivo permanente ou histrico
caracterizada pelo recolhimento dos documentos, podendo fcar de 25
at 30 anos.
Observao: Helosa argumenta que os arquivos propriamente ditos so
os de terceira idade, pois na passagem da segunda para a terceira idade
que devemos fazer a TTD (Tabela de Temporalidade dos Documentos) e,
nesse sentido, ou seja, atravs do estudo da TTD, que ser verifcado o que
se deve fazer com os documentos.
De acordo com Helosa Bellotto, os arquivos propriamente ditos so
de terceira idade. Isso signifca que a sua preocupao maior quanto ao
destino fnal dos documentos, e dentro desse contexto entende-se que o
documento de primeira e segunda idade tem objetivo funcional e funo
administrativa.
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Idade dos documentos
Classifcao das idades, segundo
Marilena Leite Paes
Primeira idade: arquivo ativo
Possui funo administrativa e utilizado com muita frequncia.
Segunda idade: arquivo inativo
Possui funo administrativa, mas utilizado com pouca frequncia.
Terceira idade: arquivo permanente
So arquivos que perderam sua funo administrativa e so guardados
pelo seu carter legal, e so conservados em razo de seu valor histrico ou
documental, e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolu-
o. So arquivos propriamente ditos.
De acordo com Marilena Leite Paes, os documentos tambm devem obe-
decer ao Princpio da Provenincia, ou seja, princpio bsico da Arquivolo-
gia, segundo o qual os arquivos gerados por uma instituio ou pessoa no
devem ser misturados aos de outros geradores.
Segundo o princpio da provenincia, pode-se verifcar que os documen-
tos podem vir de outros rgos, e se acumular em um arquivo central.
De acordo com a defnio acima, esse arquivo central nada mais que
um centro de documentao que recebe documentos de outros rgos de
arquivos de terceira idade, em regra, pois esses documentos perdem sua
funo administrativa no respectivo e recaem em um arquivo central, po-
dendo esses documentos serem de vrios tipos, classifcao e formas.
Tabelas de temporalidade dos documentos
A Tabela de Temporalidade dos Documentos (TTD) um instrumento arqui-
vstico, que tem por objetivo defnir prazos de guarda e destinao de documen-
tos. Esse instrumento resultante do processo de avaliao de documentos.
Na elaborao da tabela de temporalidade, deve ser observada a teoria
das trs idades, que defne parmetros gerais para arquivamento e destina-
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Idade dos documentos
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o dos documentos de arquivos, em sntese, a TTD um mtodo de pesqui-
sa utilizado pelo profssional de Arquivo.
Em resumo, pode-se dizer que a TTD um mtodo de pesquisa que orien-
ta o arquivista, no que se refere criao das idades dos documentos.
Classifcao dos documentos quanto
entidade mantenedora
Pblicos : so documentos provenientes de rgos federais, estaduais
e municipais.
Privados : so documentos provenientes de instituies particulares.
Classifcao dos documentos quanto ao acesso
Franqueados : tem como caracterstica o fato de serem disponibiliza-
dos ao pblico.
Restritos : referentes segurana nacional e ordem poltica, acessa-
dos somente por militares.
Confdenciais : documentos de posse do Ministrio das Relaes Exte-
riores, e acessados somente por pessoas credenciadas.
Resoluo de questes
1. Podemos associar os termos arquivo inativo, arquivo central e arquivo
morto, respectivamente, aos arquivos:
a) corrente, intermedirio e permanente.
b) permanente, intermedirio e corrente.
c) permanente, intermedirio e permanente.
d) intermedirio, corrente e permanente.
e) permanente, permanente e permanente.
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Idade dos documentos
Soluo:
Um documento, quando chamado de inativo, pode pertencer tanto
segunda idade (de acordo com Marilena Leite Paes) quanto terceira
idade (de acordo com Schellenberg). De acordo com esse fato, o ter-
mo inativo pode gerar uma dvida, pois a questo no cita em qual
autor se baseia.
Entretanto, quando se fala em arquivo central, no h dvida de que o
autor Helosa Bellotto, ou seja, o documento est na primeira idade.
Assim, o arquivo central tem que pertencer primeira idade, e a nica
alternativa cujo termo intermedirio se refere ao arquivo corrente per-
tencendo primeira idade a D.
Gabarito: D
2. Em mbito arquivstico, os termos acondicionar, ordenar e descrever
podem ser associados, respectivamente, a
a) embalar // instruir // segunda idade.
b) guardar // arranjar // terceira idade.
c) guardar // organizar // primeira idade.
d) embalar // instruir // primeira idade.
e) embalar // arranjar // terceira idade.
Soluo:
Analisando o termo ordenar, tem-se duas correntes distintas: a viso de
Schellenberg e a de Marilena Leite Paes. Para Schellenberg, ordenar um
ato executrio, ou seja, uma ordem para fazer o arquivo, depois de feita
a anlise e classifcao do material.
De acordo com Marilena Leite Paes, ordenar est associado a organizar
os documentos. Assim, Marilena defne o conceito de arranjo como
o processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste
na ordenao dos documentos em fundos e na ordenao das sries
dentro dos fundos (PAES, 2005).
A autora tambm defne descrio como sendo o conjunto de proce-
dimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo
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Idade dos documentos
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das unidades de arquivamento, as representa nos instrumentos de
pesquisa (PAES, 2005).
Considerando essas defnies, conclui-se que o termo ordenar equivalen-
te a arranjar, e se refere a documentos de terceira idade. Nesse caso, as nicas
alternativas possveis so B e E. Como acondicionar signifca embalar os docu-
mentos e guardar a funo do arquivo, a nica alternativa possvel a E.
Gabarito: E
3. (BNDES) No arquivo fnanceiro da empresa Arquiz de Investimentos
Ltda. existe uma pasta de nmero 14, onde os documentos da frma
Antunes & Cia estavam arquivados. Devido a fatores externos, as tran-
saes com a Arquiz de Investimentos Ltda. no puderam continuar.
Desta forma, o tcnico administrativo transferiu os documentos da
pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empre-
sa. Sabendo que o arquivo fnanceiro possui 180 pastas numeradas, o
nmero da pasta 14 ser:
a) transferido junto com a documentao.
b) aproveitado para um novo cliente.
c) eliminado, mantendo-se a notao.
d) conservado no arquivo intermedirio.
e) recolhido ao arquivo permanente.
Soluo:
Em uma caixa que contm documentos, deve ser escrito com lpis ou
caneta. De acordo com a banca CESPE e alguns autores de Arquivologia,
a regra : caneta pode, mas a preferncia lpis, pois quando o lpis
usado, pode-se aproveitar a numerao, dado que a massa documental
fexvel e as caixas podem aumentar ou diminuir no tempo.
De acordo com a defnio anterior, pode-se verifcar que a caixa pode
ser aproveitada para um novo cliente.
Gabarito: B
4. (BNDES) A teoria arquivstica apresenta as trs idades dos arquivos
como estgios de sua evoluo. A idade em que so arquivados os do-
cumentos que perderam todo o valor de natureza administrativa a:
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Idade dos documentos
a) permanente.
b) especializada.
c) pblica.
d) corrente.
e) empresarial.
Soluo:
De acordo com Schellenberg, quando um documento perde a funo
administrativa, este passa a no pertencer mais primeira nem segun-
da idade, pois, segundo o autor, os documentos da primeira e segunda
idade tm natureza administrativa (funo administrativa).
Quando o documento passa para a terceira idade, ele perde a natu-
reza administrativa. De acordo com o referido autor, o documento na
terceira idade pode ter as seguintes denominaes: inativo, custdia,
morto ou permanente.
Logo, segundo Schellenberg, a alternativa correta a A.
Gabarito: A
5. Qual o nome dado passagem do material de arquivo de segunda
idade para terceira idade?
a) Abstrao documental.
b) Fatores concretos.
c) Transferncia.
d) Custdia.
e) Recolhimento.
Soluo:
Quando um documento passa da primeira para a segunda idade, diz-
-se que h uma transferncia. Quando um documento passa da se-
gunda para a terceira idade, tem-se o recolhimento. Assim, a alterna-
tiva correta a E.
Gabarito: E
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Idade dos documentos
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6. (TSE Tcnico Judicirio CESPE) O arquivo intermedirio uma das
fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Constitui objetivo
do arquivo intermedirio:
a) evitar a manuteno de documentos por um longo perodo, nos
escassos espaos dos setores de trabalho.
b) guardar os documentos histricos.
c) diminuir os custos com a duplicao de documentos.
d) manter os documentos de maneira descentralizada.
Soluo:
Como o arquivo intermedirio guarda documentos que em regra so
documentos utilizados com menor frequncia em relao primeira
idade, pode-se dizer que o objetivo do arquivo intermedirio evitar
que documentos menos utilizados ocupem espao dos arquivos mais
utilizados.
Gabarito: A
7. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) No processo de anlise dos ar-
quivos, com vistas sua destinao fnal, levam-se em conta, entre
outros,
a) valores administrativos, isto , qualidades pelas quais os documen-
tos demonstram a aquisio, manuteno, transferncia, modifca-
o ou extino de direitos.
b) valores fscais, isto , qualidades inerentes aos documentos, a par-
tir da presena de sinais de validao.
c) valores probatrios, isto , qualidades pelas quais os documentos
permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio
que os acumulou.
d) valores histricos, isto , referncias a grandes personagens da
vida poltica, econmica e social de uma nao.
e) valores jurdicos, isto , qualidades pelas quais os documentos ser-
vem ao desempenho das atividades-meio e das atividades-fm de
uma instituio.
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Idade dos documentos
Soluo:
No que se refere destinao fnal dos documentos, deve-se levar em
conta o seu valor probatrio. De acordo com alguns autores, pode-se
defnir valor probatrio como valor de prova dos documentos, ou seja,
qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura
e o funcionamento da instituio que os acumulou.
De acordo com a defnio acima, e fazendo uma analogia com Mari-
lena Leite Paes, quando se fala em conhecer a estrutura e o funciona-
mento da instituio que acumulou o documento, deve fcar entendi-
do que ela est se referindo ideia de arquivo central, ou seja, centro
de documentao que recebe documentos de outros rgos.
Gabarito: C
8. (TRE/SE Tcnico Judicirio FCC) O conceito de instrumento de pesquisa,
no mbito dos arquivos permanentes, aplicado, com exclusividade, a
a) mecanismos de controle topogrfco do acervo, para fns de pre-
servao dos documentos mais antigos.
b) transcries integrais de documentos isolados, para efeitos de sua
eventual publicao.
c) obra de referncia, publicada ou no, que identifca, localiza, resu-
me ou transcreve fundos, grupos, sries e peas documentais.
d) formas seletivas de descrio, com a perspectiva de disponibilizar
repertrios dos documentos mais importantes do acervo.
e) bancos de dados e outros produtos do advento da tecnologia da
informao.
Soluo:
O conceito de instrumento de pesquisa, no mbito dos arquivos per-
manentes, aplicado, com exclusividade, a obra de referncia.
Gabarito: C
9. (UFRJ/Arquivista) Os princpios arquivsticos adquirem universaliza-
o a partir do seu emprego e referncia. No entendimento de alguns
autores, como Schellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por
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Idade dos documentos
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fundos, isto , reunir todos os ttulos (documentos) provenientes de
um corpo, de um estabelecimento, de uma famlia ou de um indiv-
duo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos,
da essncia do princpio da:
a) provenincia.
b) territorialidade.
c) naturalidade.
d) temporalidade.
e) informalidade.
Soluo:
O princpio da provenincia est diretamente relacionado ideia de
arquivo central, ou seja, esse arquivo central recebe documentos de
outros rgos associados a seus documentos, que perderam a sua fun-
o administrativa.
De acordo com essa realidade, pode-se dizer que o arquivo central re-
cebe documentos de vrias fontes, tipologias e suportes, sendo estes
recolhidos, transferidos, transportados, arrumados, acondicionados
nesse arquivo central. No entanto, deve fcar claro que esses docu-
mentos so oriundos de outros arquivos.
Gabarito: A
Dica de estudo
MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.
Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
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Idade dos documentos
DISPONVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de
Janeiro: FGV, 2005.
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