Introduo

Esta cartilha tem a finalidade de guiar as empresas na implantao da Nota Fiscal Eletrnica e demonstrar as facilidades e vantagens do sistema para o contribuinte e para a sociedade A Nota Fiscal Eletrnica um documento de existncia apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operao de circulao de mercadorias ou uma prestao de servios, ocorrida entre as partes, e substitui as notas fiscais em papel, modelos 1 e 1A.

Benefcios para todos

Preservao da natureza - Reduo do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecolgicos. Economia para empresa - Reduo de custos de impresso do documento fiscal, uma vez que o documento emitido eletronicamente, alm de espao para guarda de documentos por cinco anos. Reduo de erros Na digitao de notas fiscais e na escriturao de documentos. Avano tecnolgico - Incentivo a uso de relacionamentos eletrnicos com clientes; segurana trazida pela certificao digital; simplificao de obrigaes acessrias (AIDF, por exemplo); guarda e gerenciamento de documentos eletrnicos, facilitando a recuperao e intercmbio das informaes, dentre outros. Planejamento - de logstica de recepo de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informao da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitir prvia conferncia da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preo, permitindo, alm de outros benefcios, o uso racional de docas e reas de estacionamento para caminhes;

Que empresas esto obrigadas a NF-e?

A Legislao que estabeleceu a obrigatoriedade da emisso da NF-e definiu quais so as atividades econmicas que devero emitir o modelo 55 (NF-e), e podemos encontrar a relao completa nos Protocolos ICMS 10/2007 e 42/2009. At o final do ano de 2010, muitas empresas com atividades econmicas distintas devero estar emitindo a NF-e, porm, em resumo poderamos citar todas as indstrias e todas empresas que praticam o comrcio atacadista que j esto obrigadas. Ressaltamos que a partir de 01/12/2010 todas as operaes interestaduais e de comrcio exterior s devero ocorrer com a NF-e, sob pena das transaes comerciais no acobertadas com este documento fiscal estarem irregulares perante o Fisco. Citamos tambm que as vendas destinadas a rgos pblicos, mesmo praticados por estabelecimentos varejistas, a partir de 01/04/2011, devero ocorrer com a NF-e.

Minha empresa est obrigada.

Para saber se sua empresa esta obrigada emisso de NF-e, basta verificar se a atividade econmica constante no cadastro da SEFAZ Ba uma das que esto relacionadas nos Protocolos 10/2007 e 42/2009, sejam elas atividades principal ou secundrias.

A SEFAZ tambm disponibilizou no endereo eletrnico www.sefaz.ba.gov.br, link NF-e, contribuintes obrigados, uma relao das empresas que devem emitir o modelo 55. O contribuinte obrigado emisso de NF-e, que no conste na relao publicada no site da SEFAZ, ou que no esteja obrigado, mas conste da referida relao, dever regularizar seus dados cadastrais, em especial, quanto Classificao Nacional de Atividades Econmicas (CNAE), e requerer via e-mail faleconosco@sefaz.ba.gov.br a sua excluso ou incluso da relao, conforme o caso. OBS: A partir da data de obrigatoriedade no ser permitida a emisso de notas fiscais em papel, modelos 1 e 1-A, e as operaes que estiverem irregulares estaro sujeitas s penalidades previstas na Lei.

Como devo emitir a NF-e?

A NF-e emitida pelo contribuinte utilizando um Programa Emissor, que deve ser instalado nos computadores da empresa. O programa a ser utilizado pode ser o gratuito ou um sistema prprio. Aps ser preenchida e assinada eletronicamente (veja a seo Certificado Digital) a NF-e transmitida pela Internet para a SEFAZ/BA. Em frao de segundos os computadores da SEFAZ/BA verificam a autenticidade do documento e a consistncia das informaes. Se no houver nenhum erro, o contribuinte recebe de volta, em seu programa, o nmero de Autorizao de Uso. A partir deste momento, a NF-e tem validade e pode acobertar a venda ou circulao das mercadorias. A SEFAZ/BA compartilha as informaes da NF-e com a Receita Federal do Brasil (RFB), a SEFAZ de destino da mercadoria (em operaes interestaduais) e a SUFRAMA.

O que significa DANFE?

O DANFE o Documento Auxiliar da NF-e. Aps receber a Autorizao de Uso, basta o contribuinte imprimir o DANFE, em uma nica via, em papel A4 comum. O DANFE uma representao grfica simplificada da NF-e e tem como funes, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta s suas informaes na Internet). A mercadoria dever circular sempre acompanhada da via nica do DANFE. O DANFE no a NF-e.

O DANFE deve ser emitido em apenas uma via.

O que a empresa precisa para emitir a NF-e?

1234Estar CREDENCIADA na SEFAZ-BA Instalar o Programa Emissor Adquirir a Certificao Digital Ter computador com acesso a Internet

Conforme orientaes dadas a seguir:

CREDENCIAMENTO na SEFAZ

As empresas obrigadas emisso e constantes na lista divulgada pela SEFAZ foram CREDENCIADAS de ofcio nos ambientes de HOMOLOGAO e PRODUO. As empresas obrigadas que no constem na lista devero apenas enviar um e-mail para faleconosco@sefaz.ba.gov.br, com a solicitao de CREDENCIAMENTO. Alm das empresas obrigadas em funo da atividade econmica, a SEFAZ credenciou todos os contribuintes cadastrados e habilitados para a emisso da NF-e, a exceo dos MEI (Microempreendedores Individuais), Produtores Rurais, Contribuintes Substitutos Tributrios e estabelecimentos cujo tipo de unidade Unidade Auxiliar (exceto Depsito Fechado). Os emissores eventuais que porventura no estiverem CREDENCIADOS devero tambm enviar um e-mail para faleconosco@sefaz.ba.gov.br, com a solicitao de CREDENCIAMENTO.

Instalar o Programa Emissor O contribuinte poder optar pelo Programa Emissor Gratuito disponvel no endereo eletrnico: www.nfe.fazenda.gov.br/portal/emissor.aspx,

A empresa tambm poder desenvolver um programa prprio, seguindo as especificaes tcnicas do Manual de Integrao do Contribuinte, cuja verso atualizada tambm est disponvel no Portal Nacional da NF-e, no endereo eletrnico acima divulgado. A utilizao do programa de livre escolha dos contribuintes, e os programas prprios no precisam ser HOMOLOGADOS pela SEFAZBA.

Observao Importante: A partir de Abril/2011, o contribuinte s pode emitir a NF-e na verso 2.0, conforme disposto no Manual de Integrao verso 4.0.1. As empresas devem estar atentas para no adquirir no mercado sistemas que no estejam contemplando a verso atualizada. Como usar o Programa Emissor Gratuito? Na pgina do Emissor de Nf-e a empresa tem como acessar a vdeoaula com as informaes de como cadastrar emitente, cadastrar produtos, digitar, validar, transmitir NF-e, dentre outras orientaes.

Adquirir a Certificao Digital O Certificado Digital o documento eletrnico que garante a certeza de integridade e autoria da NF-e emitida pela sua empresa, ou seja, no possvel que um contribuinte emita NF-e por outro. A empresa pode utilizar apenas um certificado digital para assinar NF-e de todas as suas filiais, independente da UF em que estejam. Este certificado digital pode ser o da matriz ou de uma das filiais. O site www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificao/EstruturaIcp) contm a relao de Autoridades Certificadoras da ICP-Brasil. Os certificados podem ser do tipo A1 ou A3. A empresa dever checar com o fornecedor qual o modelo mais adequado. OBS: A certificao digital dever ser adquirida antes do incio da emisso das NF-e. Orientamos que isso seja realizado com antecedncia. Ter computador com acesso a Internet Dever ser providenciada a estrutura necessria para transmisso dos documentos fiscais eletrnicos. Sugerimos a leitura do Manual de Integrao no tpico relativo Contingncia, para as hipteses de problemas relativos ao acesso a Internet.

Ambientes de HOMOLOGAO e PRODUO O Sistema NF-e da SEFAZ possui dois ambientes operacionais. O ambiente principal, denominado de Ambiente de Produo utilizado para receber e processar as NF-e com validade jurdica, ou seja, processa toda a informao oficial. O segundo ambiente, denominado de Ambiente de Homologao ou de Sistema de Testes, destina-se a uso pelos contribuintes enquanto adaptam e testam os seus sistemas emissores de NF-e. As NF-e enviadas para o Ambiente de Homologao no tm valor jurdico. AVISO : As NF-e emitidas no Ambiente de Homologao no tem valor legal, sendo assim, as notas geradas nesse ambiente no podero acobertar as operaes comerciais e nem podero acompanhar o trnsito de mercadorias. Caso alguma empresa receba NF-e emitida em HOMOLOGAO dever informar, imediatamente, a Inspetoria de sua circunscrio fiscal.

Realizao de testes

A empresa pode realizar todos os testes que entender necessrios, simulando todas as situaes reais que iro acontecer em sua rotina diria, com o objetivo de habituar-se utilizao do sistema at que esteja apta a iniciar a emisso verdadeira das NF-e (Ambiente de Produo).

AVISO: A numerao inicial da NF-e dever ser 1 para todas as sries que a empresa utilizar, independente, da numerao usada nas notas fiscais modelo 1 ou 1-A.

Consultando a validade da NF-e

Para atestar a validade da NF-e o contribuinte pode acessar a SEFAZBA no endereo eletrnico www.sefaz.ba.gov.br, link NF-e, consulta, chave de acesso, ou o Portal Nacional www.nfe.fazenda.gov.br e digitar a chave de acesso constante no DANFE. Ser possvel fazer a consulta completa ou resumida da NF-e.

INFORMAO: Na consulta ser verificado o status da NF-e e para a mesma estar vlida tem que contar como AUTORIZADA. Notas CANCELADAS no so vlidas

Cancelamento de NF-e. Caso tenha havido algum erro de preenchimento na NF-e, e que s tenha sido detectado aps a mesma ter sido AUTORIZADA, ser possvel realizar o seu CANCELAMENTO at o prazo de 168 horas, e a partir de 01/01/2012, esse prazo ser reduzido para 24 horas. O CANCELAMENTO citado acima s poder ser realizado caso a mercadoria no tenha circulado. Se a mercadoria tiver sido entregue a empresa destinatria, dever ser providenciada a devoluo dos produtos e emitida uma nova NF-e, logicamente, com as informaes corretas. Para cancelar a NF-e, basta selecion-la no programa e clicar na funo CANCELAR. O pedido enviado pela Internet e o mesmo autorizado eletronicamente. Inutilizao de numerao A NF-e deve ser emitida em ordem seqencial, sem intervalos na numerao; Em caso de quebra de seqncia da numerao das NF-e, o emissor deve pedir a inutilizao nos nmeros saltados at o 10 dia do ms subseqente ao evento. A inutilizao requer a gerao de um arquivo com formato especfico para esse fim;

Contingncia Eletrnica

Existem hipteses que podem impedir a emisso da NF-e, a exemplo de indisponibilidade de acesso a Internet e indisponibilidade do Portal da SEFAZ. Para cada situao existe uma forma de emisso em contingncia, para tanto, basta apenas indicar no campo de emisso a hiptese de contingncia selecionada e adequar o tipo de formulrio a ser utilizado e a srie usada. Orientamos a leitura do Manual de Contingncia, disponvel no endereo eletrnico www.nfe.fazenda.gov.br, link Legislao e Documentos. Observao: Para adquirir Formulrios de Segurana, deve ser verificada a lista atualizada das empresas autorizadas comercializao destes papis. A mesma pode ser acessada no site: www.fazenda.gov.br/Confaz/, link Publicaes, Formulrios de Segurana Empresas Credenciadas.

Contatos na Sefaz

Orientaes aos Contribuintes: E-Mail: faleconosco@sefaz.ba.gov.br

Call Center: 0800 071 0071 Planto Fiscal: 3115-2458/2549/8868