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Estruturas organizacionais
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PROCESSO, OBJ ECTIVOS E DEPARTAMENTALIZAO DA
ORGANIZAO
ORGANIZAO - processo de estabelecer relaes entre as pessoas e os
recursos disponveis, tendo em vista os objectivos que a empresa se pretende
atingir como um todo.
Relao circular entre as funes
Conhecimento dos objectivos
Escolha da forma de organizao
Organizao existente e as limitaes sua alterao condicionam o
planeamento diferente daquilo que nos sugerido pela relao circular.
Objectivos da
organizao
Tipo de actividades
Departamentalizao
AMBIENTE INTERNO
AMBIENTE GERAL
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FUNES, DEPARTAMENTALIZAO E DIFERENCIAO
FUNO - tipo de actividade laboral que pode ser identificada e se distingue
de qualquer outra.
DEPARTAMENTALIZAO - processo que consiste em agrupar funes
semelhantes ou actividades principais em unidades de gesto. Permite
simplificar o trabalho do gestor e aumentar a eficincia e eficcia da gesto -
contribui para um aproveitamento mais racional dos recursos disponveis nas
organizaes.
RAZES QUE LEVAM AS EMPRESAS A PROCEDER
DEPARTAMENTALIZAO DAS ACTIVIDADES OU FUNES:
1. Volume de trabalho
2. Agrupamento de funes similares
3. Tradio e leis de trabalho
4. Separao de funes para evitar conflitos de interesse
5. Necessidades de controlo de funes no semelhantes
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DIFERENCIAO
DIFERENCIAO VERTICAL - criar nveis hierrquicos adicionais
DIFERENCIAO HORIZONTAL - formar novos departamentos ao
mesmo nvel hierrquico - DEPARTAMENTALIZAO
Acrscimo do volume ou complexidade do trabalho (dificuldade ou
impossibilidade de serem desempenhados ou controlados pela mesma pessoa)
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZAO
Como escolher o tipo de departamentalizao?
No existe nenhuma forma de organizao ideal. A escolha depende da
situao especfica da empresa, das convices dos seus gestores, quanto aos
resultados a esperar da deciso.
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Departamentalizao por funes
Agrupamento das actividades da empresa de acordo com as grandes funes
que nela se desenvolvem, isto de acordo coma finalidade comum ou
contribuio comum organizao.
Vantagens: Desvantagens:
Agrupa os especialistas de modo a
trabalharem em grupo
Funes esto representadas ao
mais alto nvel
Situaes estveis, de pouca
mudana, tarefas rotineiras e onde
a eficincia tcnica e a qualidade
so importantes
Aconselhada para empresas que
tenham poucas linhas de produtos
ou servios e que permaneam
inalterados ao longo do tempo
Perda de viso do conjunto da
empresa
No reage em situaes de rpida
adaptao - falta de flexibilidade
Tentativa de servir primeiro o cargo
e no os objectivos globais da
empresa
S o chefe para cada uma das
seces pode coordenar as
actividades
Administrao
Funo
Financeira
Funo
Marketing
Funo
administrativa
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Departamentalizao por produtos ou servios
Agrupamento de pessoas de acordo com o produto ou servio prestado.
S haver interesse na departamentalizao por produtos, quando a produo
de dado artigo volumosa e permanente para utilizar as instalaes
especializadas e o pessoal.
Geralmente apresenta um ciclo de vida longo, como no caso das indstrias
automobilsticas. Quando envolve ciclos mais rpidos, surge a
departamentalizao por projecto, que veremos mais adiante.
Vantagens: Desvantagens:
maior coordenao dos diferentes esforos ganhos de
especializao
facilita a coordenao inter-departamental
facilita a inovao
facilita o emprego de tecnologia, das mquinas e
equipamentos, do conhecimento, da mo de obra,
permitindo uma concentrao de esforos aumentando a
eficincia da org.
fixa a responsabilidade dos departamentos por produtos
ou servios.
permite flexibilidade
Podem surgir
dificuldades
de
coordenao
e
aparecimento
de conflitos
A
AAd
ddm
mmi
iin
nnistrao
TV HIFI FRIGO ANTENAS
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Departamentalizao por cliente
Agrupa as pessoas de acordo com o tipo de cliente (grupos homogneos).
Reflecte um interesse fundamental pelo consumidor do produto ou servio
prestado pela organizao.
Vantagens: Desvantagens:
permite oferecer aos clientes um
melhor conjunto de servios
Maior facilidade de ir ao encontro
das necessidades e preferncias
de vrios tipos de clientes
Maior qualidade quer nos produtos
quer nos servios
Melhor adaptao das polticas
empresariais a cada tipo de cliente
As actividades da org. como
produo, finanas, etc. podem
tornar-se secundrias face
preocupao excessiva dada ao
cliente
Os objectivos da org. como
lucratividade, produtividade, etc.
podem ser deixados de lado ou
sacrificados em detrimento da
satisfao do cliente
Administrao
Roupa de
senhora
Roupa de
homem
Roupa de
criana
Roupa
pr - mam
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Departamentalizao geogrfica
As funes e os produtos so agrupados de acordo com consideraes
geogrficas.
mais indicada para a rea de produo e de vendas, sendo pouco utilizada
na rea financeira, que nem sempre permite descentralizao.
Vantagens: Desvantagens:
Reduo de custos de transporte e
comunicao
Melhor adaptao s
caractersticas de cada regio
Permite fixar as responsabilidades
de lucro e de desempenho a nvel
da regio
Permite encorajar os executivos a
pensar em termos de sucesso do
territrio
Possibilidade de descoordenao
entre as diferentes regies, devido
ao grau de liberdade e autonomia
colocado nas regies ou filiais
Dificuldade na elaborao de uma
poltica coerente e global da
empresa
Administrao
Norte Sul Centro Grande Lisboa
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Departamentalizao por processo
Consiste em estruturar uma empresa segundo os processos utilizados na
produo ou tipos de equipamentos.
Frequentemente utilizada nas empresas industriais aos nveis mais baixos
da estrutura organizacional das reas produtivas.
o prprio processo de produo dos bens ou servios que determina a
departamentalizao
Vantagens: Desvantagens:
Proporciona um fluxo de trabalho
racional
Permite a obteno de um maior
nvel de utilizao da capacidade
de produo
Permite a utilizao de economias
de escala e especializao
Existe uma grande standardizao
Dificuldade de implementao da
ptica do marketing
Administrao
Design Corte Montagem Costura
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Departamentalizao por projecto
Agrupamento de pessoas ou rgos de acordo com o projecto a ser
elaborado. Ocorre em grandes projectos que demoram muito tempo a ser
elaborados.
utilizado em empresas de grande porte como estaleiros navais, obras de
construo civil ou de construo industrial, as quais , alm do pessoal
especializado, exigem longo perodo de tempo no planeamento e realizao
dos seus projectos.
Os grupos de empregados so aplicados a vrios projectos especficos.
Terminado esse projecto, a equipa passa, total ou parcialmente, a ser aplicada
em outros projectos.
A departamentalizao por projecto apresenta uma estrutura flexvel e
mutvel, adaptando-se s diversas actividades e tarefas que a empresa deve
executar.
No fundo, a departamentalizao por projecto no passa de uma
departamentalizao temporria por produtos ou servios.
Administrao
Edifcio A Shooping B Escola C Avio D
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Vantagens: Desvantagens:
Coordenao de esforos
diferentes que convergem num
determinado projecto
Facilidade em avaliar os custos da
sua produo
Se essa coordenao no for feita
convenientemente aumentam os
custos
Departamentalizao combinada
Estrutura de organizao que contempla simultaneamente vrias das formas
referidas
No existem organogramas ideais, nem um critrios geralmente aceites,
pois cada empresa tem os seus objectivos e caractersticas. Geralmente, no
primeiro nvel de departamentalizao (departamentalizao principal)
costuma-se departamentalizar por funes. Em nveis intermdios opta-se,
geralmente, consoante a necessidade da empresa, por departamentalizar
por produtos (na funo produo), por regies (quando existe uma
disperso geogrfica a nvel produtivo).
Ou seja, opta-se por um tipo de departamentalizao combinada conforme
as necessidades da organizao.
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"dos escombros que restaram pode-se aproveitar quase tudo: as
dificuldades surgem do facto de se querer tratar como princpios de
administrao algumas afirmaes que so apenas critrios para
descrever situaes administrativas." Simon
"A maneira tradicional de conceber a administrao faz com que se d
maior destaque ao que realmente feito e muito pouca ateno
escolha que antecede qualquer aco, isto . determinao do que
se deva fazer." Simon
RESPONSABILIDADE, AUTORIDADE E DELEGAO
RESPONSABILIDADE - obrigao de se empenhar da melhor forma possvel,
na realizao das tarefas que lhe foram atribudas.
AUTORIDADE - direito de decidir, de dirigir outros na execuo das tarefas ou
desempenho de certos deveres tendo em vista a prossecuo dos objectivos
da organizao.
Caractersticas:
Autoridade um direito
Envolve a tomada de decises, o exerccio de aces ou o
desempenho de deveres
Garantida como a finalidade da prossecuo dos objectivos da
organizao.
AUMENTO DA RESPONSABILIDADE AUMENTO DA AUTORIDADE
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DELEGAO - processo de atribuir a algum a responsabilidade do exerccio
de uma actividade e a correspondente autoridade necessria para o efeito.
Constitui um risco, se no for feita na pessoa certa na dose certa.
A transferncia de responsabilidade e de autoridade no traduz numa reduo
da responsabilidade do gestor que a transfere.
RAZES PARA DELEGAR:
1. Maior rapidez nas aces e na tomada de decises
2. Permite o treino e desenvolvimento do pessoal
3. Aumenta o nvel de motivao
4. Aumenta o "moral e a cooperao
5. Conduz a melhores decises e trabalho mais bem executado
6. Permite desempenhar tarefas e funes mais complexas
TENDNCIA DAS ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS REDUA
DOS NVEIS HIERRQUICOS GESTOR COM MAIOR NMERO DE
SUBORDINADOS PARA COORDENAR DELEGAO
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LIMITAES NA DELEGAO:
1. Probabilidade de perda de controlo se o feedback no for apropriado;
2. Eventualidade de fracasso se o grau de responsabilidade e autoridade no
for perfeitamente definido e entendido;
3. Desastrosa se a pessoa em quem se delega no tiver capacidades,
aptides nem experincia necessria para a tarefa ou funo;
4. Problemtica, se for atribuda responsabilidade mas insuficiente autoridade
para desempenhar o cargo.
PORQU QUE NEM SEMPRE OS GESTORES DELEGAM?
AUTORIDADE DE LINHA, DE STAFF E FUNCIONAL
1. Autoridade de linha - confere o direito de dar ordens directas aos seus
subordinados e de delegar parte da sua autoridade directamente. "Cada
subordinado no depende seno de um chefe."
O chefe de seco tem autoridade de linha sobre os seus subordinados A e B.
Chefe de seco
Funcionrio A Funcionrio B
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2. Autoridade de acessoria ou de staff - quando uma pessoa tem a
atribuio de prestar conselhos sobre determinados assuntos.
No pode actuar sobre os nveis hierrquicos inferiores, atravs de ordens
directas, somente assessora o seu superior hierrquico.
3. Autoridade funcional - permite a um cargo actuar sobre elementos no
ligados directamente a ele, apenas em relao a assuntos especficos
sua funo na organizao.
O rgo que cuida do pessoal pode actuar directamente sobre qualquer
indivduo da empresa, dentro da rea especfica das suas atribuies.
As modificaes propostas pelo rgo que tem autoridade funcional
devem ser aprovadas previamente pelo rgo de linha superior
hierrquico do rgo a ser modificado.
Funcionrio A Funcionrio B
Chefe de seco
Assessor
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Conveno:
Autoridade de linha:
Autoridade de assessoria:
Autoridade funcional:
Gerente
Sector de
produo
Sector de
sistemas
mtodos
Sector de
pessoal
Seco A Seco B
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VANTAGENS DESVANTAGENS
AUTORIDADE DE LINHA
Simplicidade
Diviso clara da autoridade
Encoraja a rapidez na aco
Reduzido aproveitamento dos especialistas
Excesso de esforo do pessoal-chave
Dependncia de poucas pessoas-chave
AUTORIDADE DE STAFF
Possibilita apoio de especialistas
Liberta executivos de anlises pormenorizadas
Meio de treino de especialistas jovens
Possibilidade de confuso de funes
Reduo de poder dos especialistas
Tendncia para a centralizao
AUTORIDADE FUNCIONAL
Decises especializadas de rotina pelos
executivos
Favorece a aplicao de conhecimentos
tcnicos
Explica a necessidade de executivos
experientes
Relacionamento mais complexo
Problemas de coordenao
Tendncia para a centralizao
PRINCIPIOS DE ORGANIZAO
UNIDADE DE COMANDO - cada subordinado reporta a apenas um
superior. Melhor coordenao e entendimento, tende a evitar conflitos.
Frequentemente violado - estrutura matricial (1 departamento depende mais
do que 1 gestor).
PARIDADE ENTRE AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE - a
responsabilidade no pode ser superior autoridade que lhe foi delegada.
PRINCPIO ESCALAR E CADEIA DE COMANDO - a autoridade deve
passar do topo at ao ultimo elemento da hierarquia atravs de uma linha clara
e ininterrupta.
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AMPLITUDE DE CONTROLO - mede o nmero mximo de subordinados
que deve reportar a um gestor. Quanto maior o nmero de subordinados, maior
a amplitude de controlo. Condicionada pelo uso de tecnologias de informao e
comunicao, tais como a informtica, correio electrnico, telefax.
REDUO DO NMERO DE NVEIS AMPLITUDE DE CONTROLO
MAIS ALARGADA
FACTORES QUE MAIS AFECTAM A AMPLITUDE DE CONTROLO:
QUANTO FACTORES AMPLITUDE DE
CONTROLO
MAIOR COMPLEXIDADE DO
TRABALHO
MENOR
MAIOR SIMILARIDADE DE
FUNES
MAIOR
MAIOR CONTIGUIDADE
GEOGRFICA
MENOR
MAIOR INTERDEPENDNCIA OU
INTERLIGAO DAS
TAREFAS
MENOR
MAIOR INSTABILIDADE MENOR
MAIOR NMERO DE
STANDARDS
ESTABELECIDO
MAIOR
MAIOR COMPETNCIA,
EXPERINCIA E
MOTIVAO DOS
EMPREGADOS
MENOR
MAIOR IMPORTNCIA DO
EMPENHAMENTO NA
ORGANIZAO
MAIOR
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COMO DETERMINAR A AMPLITUDE DE CONTROLO IDEAL?
FRMULA DE GRAICUNAS:
Permite calcular o nmero de relaes possveis entre um gestor e os seus
subordinados.
R= n + n (n -1) + n(2
n-1
- 1)
Um aumento no nmero de subordinados em progresso aritmtica origina um
aumento de possveis relaes entre o gestor e os seus subordinados em
progresso geomtrica.
R - n de relaes ou interaces
N - n de subordinados
JOAN WOODWARD - num estudo efectuado a uma centena de empresas,
concluiu que a amplitude de controlo era mais alargada nas empresas que
usavam tecnologia de produo em massa, o que se devia ao facto de, nessas
indstrias, as tarefas tenderem a ser mais rotineiras e semelhantes.
CENTRALIZAO E DESCENTRALIZAO
Centralizao - maior reteno da autoridade pelos gestores de nvel superior,
e uma reduo do grau de delegao
Descentralizao - inverso de centralizao. Elevado grau da delegao da
autoridade pelos gestores de nvel superior aos gestores de nvel inferior.
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Centralizao total Descentralizao total
COMO DECIDIR O GRAU DE ECNTRALIZAO / DESCENTRALIZAO?
Depende do comportamento dos gestores e das suas convices quanto s
vantagens e inconvenientes da escolha feita.
CENTRALIZAO
VANTAGENS DESVANTAGENS
Uniformidade da poltica de gesto
Reduo de riscos de erro pelos
subordinados
Maior especializao
Controlo apertado das operaes
Maior distncia dos problemas
locais
Morosidade
Falta de ligao aos trabalhadores
- frustrao!
Autoridade no
delegada
Autoridade delegada
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DESCENTRALIZAO
VANTAGENS DESVANTAGENS
Maior rapidez na tomada de
decises
Maior envolvimento com as
pessoas
Maior motivao
Maior enriquecimento das suas
tarefas
Decises mais adaptadas s
condies locais
Dificuldade de coordenao de
vrios departamentos
Custos administrativos levados
FACTORES QUE AFECTAM A CENTRALIZAO / DESCENTRALIZAO
QUANTO FACTORES GRAU DE DELEGAO
DE AUTORIDADE
Maior Tamanho e
complexidade da
organizao
Maior
Maior Disperso geogrfica Maior
Maior Competncia do
pessoal disponvel
Maior
Maior Sistema de
comunicao adequado
Menor
Maior Uso de informao e
das novas tecnologias
Maior flexibilidade no
grau de centralizao /
descentralizao