II. MICROFILMAGEM A microfilmagem uma tcnica utilizada para alterar o suporte em que a informao est contida e atualizar os arquivos.

. Assim, a microfilmagem cria uma cpia do documento em gnero microgrfico (microfilme ou microficha). Dessa forma, microfilmagem: existem dois modelos distintos de

A Legislao Arquivstica que trata desse tema o Decreto N 1.799, de 30 de janeiro de 1996. I. AUTOMAO ARQUIVSTICA Ha era da informtica e dos computadores trouxe consigo solues automatizadas para gerenciar arquivos, o que constitui uma gesto ainda mais eficiente com o uso dos computadores, que so eficazes para uma gesto rpida e exata de um grande volume de informaes. Assim, atualmente no se pode falar de processos e tcnicas eficientes de arquivamento sem utilizar das tecnologias automatizadas. Para isso, surgiu o conceito de Gesto Eletrnica de Documentos - GED, ou seja, um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos em formas eletrnicas. O GED formado por uma gama de tecnologias, como: Documentos Digitais (Document Management DM):

Substituio: essa tcnica utilizada em arquivos correntes ou intermedirio e visa reduo de espao, pois cria uma cpia microfilmada com a inteno de eliminar futuramente os documentos originais. Preservao: esse procedimento realizado em arquivos que possuem uma relevncia histrica ou cultural, pois visa conservao dos originais. Assim, os originais jamais sero destrudos, trata-se de documentos arquivados permanentemente. Nesse sentido, o uso dessa tcnica garante que sejam preservados os documentos de possveis desgastes, como em consultas.

A microfilmagem possui vantagens importantes, como: Validade Legal: a nossa legislao em vigor garante que os documentos microfilmados tenham o mesmo valor dos documentos originais, at mesmo em juzo. Isso confere maior segurana quando utilizada a tcnica de substituio, pois o original poder ser eliminado sem preocupaes, j que a microfilmagem, em caso de necessidade, pode ser usada como prova legal. Reduo de Espao: trata-se do modo de substituio, principalmente em arquivos intermedirios, a microfilmagem ajuda na diminuio do espao necessrio para armazenamento e consequentemente do custo para manter esse tipo de arquivo. Segurana: para a segurana da informao microfilmada, a legislao exige que uma cpia microfilmada do documento seja guardada em local diferente do original, visando, em caso de fora maior, que o contedo do documento continue a salvo. Preservao Longa: um documento microfilmado, se acondicionado de maneira adequada, pode durar at 500 anos, o que garante a integridade da informao do documento por mais tempo do que outras tcnicas.

Assim como os documentos fsicos, os documentos eletrnicos necessitam de gerenciamento, assim o DM controla o acesso a essas informaes gerando maior segurana, criando, por exemplo, uma indexao. Nesse sentido, o foco do DM o controle das verses, mudanas e atualizaes feitas pelos usurios s informaes, o que confere uma grande automao ao setor de protocolo. Imagens de Documentos (Document Imaging DI):

O DI faz o gerenciamento de imagens eletrnicas, ou seja, arquivos que foram digitalizados, assim agiliza o processo de consulta e processamento desse tipo de informao. Assim, o DI emprega equipamentos especficos para a captao, armazenamento, visualizao e distribuio das imagens do documento, as quais so captadas atravs de scanners. Digitalizao: converte um documento em mdia digital, ou seja, a reproduo, por varredura eletrnica, de documentos que j existem em outras formas, suporte, permitindo que os mesmos tenham uma visualizao em um terminal, ou seja, impressos em papel. Dessa forma, depois de digitalizados, as informaes podem ser disponibilizadas com ampla facilidade, utilizando a Internet ou Intranet, podendo at mesmo ser acessada simultaneamente por vrios usurios. CUIDADO documentos digitalizados no devem ser completamente eliminados pela instituio, pois a legislao brasileira vigente no aceita totalmente a digitalizao, diferentemente do que ocorre com a microfilmagem.

Porm, como toda forma de arquivamento possui desvantagens, da qual a mais importante em relao microfilmagem o custo elevado. Assim, vale ressaltar que para a implementao da microfilmagem necessrio um investimento em toda a cadeia do processo, desde a aquisio e manuteno das mquinas responsveis pelo processo, at leitoras e impressoras de microfilmes.

O Workflow funciona como um integrador dos sistemas e tecnologias utilizados na organizao, assim permite gerenciar de uma maneira eficiente os processos da organizao, com objetividade e segurana. II. CONSERVAO, PRESERVAO E RESTAURAO

Como a arquivologia tambm trabalha com documentos permanentes e os mesmos devem ser mantidos preservados, ou seja, com integridade de suas informaes asseguradas, criaram-se os conceitos de: preservao, conservao e restaurao. Preservao: so conjunto de aes e estratgias de carter administrativo, organizacional e poltico que visam a garantir que os documentos preservem a sua integridade material. Conservao: medidas que visam a desacelerar o processo de degradao dos documentos a partir de tcnicas de tratamento especficas e controle ambiental, ou seja, busca a estender a vida til de um documento. Restaurao: so tcnicas utilizadas para recuperar os danos fsicos

CUIDADO: As tcnicas de restaurao e conservao visam garantir que a preservao dos documentos seja mantida, assim podemos dizer que, basicamente a preservao engloba as tcnicas de conservao e restaurao. III. AGENTES DANOSOS IV. MEDIDAS DE CONSERVAO Para que o efeito dos agentes danosos seja diminudo a utilizao de algumas tcnicas se faz necessria, tais como: Desinfestao: o processo de inibio da atividade de micro-organismos. Limpeza: tambm chamado de higienizao utilizado para a retirada de poeiras e outros resduos. Alisamento: consiste em colocar os documentos em uma bandeja de ao inoxidvel e expor os mesmos a um ambiente com a umidade do ar relativamente alta, ou seja, 90% a 95% de umidade, por uma hora. Aps esse procedimento passar a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas.