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Gerenciamento da Comunicao em Projetos

Para o PMI o gerenciamento das comunicaes do projeto a rea de conhecimento que emprega os
processos necessrios para garantir a gerao, coleta, distribuio, armazenamento, recuperao e
destinao final das informaes sobre o projeto de forma oportuna e adequada.
So quatro os processos propostos pelo PMI para o gerenciamento das comunicaes:
10.1 Planejamento das Comunicaes Processos de Planejamento;
Determinao das necessidades de informao e comunicao das partes interessadas.
10.2 Distribuio das Informaes Processos de Execuo;
Colocao das Informaes necessrias disposio das partes interessadas no momento adequado.
10.3 Relatrio de Desempenho Processos de Monitorao e Controle;
Coleta e distribuio das informaes sobre o desempenho (relatrio de andamento, medio de
progresso e previso).
10.4 Gerenciar Stakeholders - de Monitorao e Controle.
Gerenciamento das comunicaes para satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e
resolver os problemas com elas.

1. Planejamento das Comunicaes
O planejamento das comunicaes est, muitas vezes, estreitamente ligado aos fatores ambientais da
empresa (Seo 4.1.1.3) e s influncias organizacionais (Seo 2.3), pois a estrutura organizacional do
projeto ter um efeito importante nos requisitos de comunicao do projeto.












Entradas
1. Fatores Ambientais (Seo 4.1.1.3);
Todos os fatores so usados
2. Ativos de processos organizacionais (Seo 4.1.1.4).
Todos os ativos so usados, em especial as lies aprendidas e as informaes histricas.
3. Declarao do Escopo do Projeto (Seo 5.2.1.1);
Base de conhecimento para futuras decises do projeto.
4. Plano de Gerenciamento do Projeto (Seo 4.3);
Restries
Premissas


Ferramentas e Tcnicas
1. Anlise dos requisitos das comunicaes
Soma das necessidades de informaes das partes interessadas no projeto.
Requisitos definidos combinando o tipo e o formato das informaes necessrias com uma
anlise do valor dessas informaes.
Formais (Planejado/ Oficiais): memorando, normas, relatrios, e-mails;
Informais: encontros face-a-face, telefonemas, mensagens orais, etc.
O nmero dos canais ou caminhos de comunicao possveis deve ser considerado como
indicador de complexidade das comunicaes do projeto.
Cc = n(n-1)/2
Onde Cc o nmero total de canais de comunicao e n o nmero das partes
interessadas.
Informaes necessrias para determinar os requisitos das comunicaes:
Organogramas;
Organizao do projeto e as relaes das responsabilidades entre as partes interessadas;
Disciplinas, departamentos envolvidos no projeto;
Quantas pessoas envolvidas no projeto e onde;
Comunicao interna;
Comunicao externa;
Informaes sobre as partes interessadas.
Barreiras Comunicao
Organizacionais e tcnicas:
Estruturas organizacionais inflexveis ou burocrticas demais;
Cultura organizacional que desestimula a comunicao;
Meios de comunicao inadequados ou ultrapassados.
Comportamentais: desconfiana, atitudes hostis, preconceito, ansiedade, desinteresse,
no saber ouvir.
Conhecimento: desconhecimento do assunto, excesso de informao, jargo
(linguagem familiar).
Superao Barreira
Desenvolver a habilidade de ouvir;
Estilo de redao claro e objetivo (use glossrio);
Comunicao oral com os mesmos princpios: clareza e objetividade;
Buscar credibilidade e transparncia nas relaes;
O tipo de informao comunicada e o nvel na organizao devem ser compatveis
entre si;
Evidenciar a disponibilidade de um canal aberto para o esclarecimento, respostas e
duvidadas;
Prover infra-estrutura e capacitao adequadas para as equipes de trabalho;
Definir estratgia e plano de gerenciamento da comunicao.
Sistemas representacionais:
Auditivo;
Visual;
Sinestsico.


2. Tecnologia das Comunicaes
Podem variar significativamente.
Os fatores da tecnologia das comunicaes que podem afetar o projeto incluem:
a. A urgncia da necessidade de informaes.
o Informaes atualizadas freqentemente ou relatrios emitidos freqentemente?
b. A disponibilidade de tecnologia.
o Sistemas j usados so adequados ou precisa de mudanas?
c. Formao esperada no projeto.
o Precisa de treinamento para adotar uma tecnologia ou no?
d. Durao do Projeto.
o provvel que a tecnologia adotada mude antes do termino do projeto?
e. O ambiente do projeto.
o Presena fsica ou ambiente virtual?
Sadas
1. Plano de Gerenciamento das Comunicaes
Gerar o plano de gerenciamento de comunicao a partir da anlise dos stakeholders e suas
necessidades de informao e comunicao.






Faz parte ou um plano auxiliar ao plano de projeto, fornece as seguintes etapas:
1. Anlise dos requisitos de comunicao das partes interessadas;
2. Identificao & Anlise dos stakeholders;
Pessoa responsvel pela comunicao das informaes;
Pessoa ou grupo que recebero as informaes.
Identificao dos Stakeholders

















Quem precisa?
De qual informao?
Quando ser necessria?
Como ser disponibilizada?

Anlise dos Stakeholders

Prioridades: Quais os critrios de sucesso priorizados? Quais os interesses?
Comportamento: Qual a atitude esperada e seu respectivo impacto?
Poder: Qual a origem e quais as conseqncias que o poder dos stakehokders pode ter sobre o
projeto?
Envolvimento / Disponibilidade: Como se dar o envolvimento? Qual a disponibilidade?


Categorias:
Entrega de Resultados
Responsveis pela entrega e produtos do projeto
Recursos do projeto (GP, Time, alguns Fornecedores)
Uso dos Produtos
Usurios diretos ou indiretos dos resultados do Projeto
Usurios internos / externos, Cliente
Autoridade sobre Recursos
Fornecem aprovaes da liberao de fundos ou proviso de recursos
Patrocinadores do Projeto, Executivos, reas Funcionais,
Financiadores e Investidores, Acionistas
Contribuintes
Fornecem inputs e servios para o projeto
Grupos de Servios, Fornecedores / subcontratados
Suporte a Produtos
Asseguram que os produtos esto disponveis para o uso
Grupos de Suporte Tcnico

Reviso / Auditoria
Asseguram que os processos apropriados so seguidos e a qualidade dos produtos e
entregveis cumprem os padres adequados
Grupos de reviso tcnica e de qualidade, Grupos de comunicadores, Auditores, Agncia
reguladoras e ambientais
Impactados pelos resultados (sem ao direta na conduo do projeto)
Afetados pelos produtos ou resultados do Projeto
Pblico / Imprensa, Comunidades, Sindicatos / Organizaes de negociao, concorrente
Projetos Relacionados
Podem afetar a capacidade do Projeto alcanar seus objetivos
Outros GPs e Times de Projetos (internos e externos) e respectivos Stakeholders

3. Definio dos eventos e meios de comunicao, freqncia e respectivos responsveis.
Informaes que sero comunicadas (formato, contedo e nvel de detalhes);
Mtodos ou tecnologias usados;
Freqncia da comunicao;
Prazos (informaes a serem levadas a nveis mais altos);
Mtodo para atualizar e refinar este plano;
Glossrio de terminologia comum;
Pode tambm incluir diretrizes para reunies de andamento do projeto, de equipe,
reunies eletrnicas e emails.
Levar em considerao:
o Estruturao do Projeto (responsabilidades, reportes, etc.);
o Localizao e distribuio fsica;
o Nvel de demanda de informaes.
O plano pode ser formal ou informal, bem detalhado ou genrico.
Exemplos de atributos de um plano:
1. Item de comunicao;
2. Objetivo;
3. Freqncia;
4. Datas de incio/concluso;
5. Formato/meio fsico;
6. Responsabilidade;

Plano de comunicao






2. Distribuio das Informaes
Colocar as informaes disposio das partes interessadas no momento oportuno;
Implementar o plano de gerenciamento das comunicaes;
Responder s solicitaes de informaes no previstas.


Entradas
1. Plano de Comunicao (Seo 10.1.1);

Ferramentas e Tcnicas - Sistema de Informao de Gerenciamento de Projeto (SIGP)
Project Management Information System (PMIS)
1. Habilidades de Comunicao
Fazem parte das habilidades de gerenciamento geral;
Garantem que as pessoas certas obtenham as informaes certas na hora certa;
O emissor responsvel por garantir a clareza e completude das informaes;
O receptor responsvel por entender corretamente as informaes e garantir que elas
estejam completas.
Dimenses da comunicao:
o Escrita e oral (saber ouvir e falar);
o Interna (dentro do projeto) e externa (clientes, pblico, meios de comunicao);
o Vertical (obedecendo a hierarquia) e horizontal (entre os pares);

2. Sistemas de coleta e recuperao de informaes
Maneira de coletar e recuperar informaes e documentaes (documentao tcnica, figuras,
especificaes);
Manualmente:
o Arquivos.
Eletronicamente:
o Bancos de dados;
o Softwares de gerenciamento de projetos;
o Sistemas de acesso documentao tcnica.
3. Mtodos de distribuio das informaes
Reunies de projeto;
Cpias impressas de documentos;
Arquivamento/Bancos de dados;
Comunicao eletrnica:
o Email, fax, correio de voz, telefone, videoconferncia, publicaes na internet.
Ferramentas eletrnicas de gerenciamento de projeto:
o Interfaces Web, elaborao e disponibilizao de cronogramas, software de suporte a
reunies, escritrios virtuais, portais, ferramentas de gerenciamento de trabalho
colaborativo.
4. Processo de lies aprendidas
Identificaes dos sucessos e fracassos:
o Aspectos tcnicos, gerenciais e de processos do projeto.
o Recomendaes para futuros projetos;
o As lies so compiladas, formalizadas e armazenadas durante o projeto;
Reunies de lies aprendidas:
o Muito importantes se os resultados foram abaixo do esperado;
o Gerentes, partes internas e externas;
o Foco varivel: processos tcnicos ou de produto, processos que auxiliaram ou
prejudicaram o desempenho do trabalho;
o Equipes podem coletar informaes com mais freqncia;
o Ajudam na formao de equipes.
Resultados especficos de lies aprendidas:
o Atualizao da base de conhecimento de lies aprendidas;
o Entradas do sistema de gerenciamento do conhecimento;
o Polticas, procedimentos e processos corporativos;
o Habilidades de negcios aperfeioadas;
o Melhorias gerais nos servios e produtos;
o Atualizaes no plano de gerncia de riscos.
Sadas
1. Ativos de Processos Organizacionais (Atualizaes)
Documentao das lies aprendidas:
o Causas dos problemas, razes que motivaram as aes corretivas escolhidas e outros
tipos de lies aprendidas sobre a distribuio das informaes;
o Integraro o banco de dados histrico para o projeto e a organizao executora;
Registros do projeto:
o Formais e informais;
Detalham o andamento do projeto e incluem registro de lies aprendidas, problemas, relatrio
de encerramento do projeto e as sadas de outras reas de conhecimento.
Apresentao do projeto:
o Informaes apresentadas a algumas ou todas as partes interessadas no projeto de
maneira formal ou informal;
o Mtodo de apresentao e informaes necessrias baseados na audincia;
Feedback das partes interessadas;
Notificaes das partes interessadas:
o Fornecimento de informaes sobre problemas resolvidos, mudanas aprovadas e
andamento geral do projeto
2. Mudanas solicitadas
1) Causam mudanas no plano de gerenciamento do projeto e no plano de gerenciamento das
comunicaes.
2) Passam pelo processo de controle integrado de mudanas (4.6).



1) O uso de PMIS vantajoso para gerentes de projeto:
Aumenta a eficcia e eficincia das tarefas gerenciais e fundamentais (planejamento,
scheduling, monitoramente e controle).
Prov suporte tomada de decises no tempo adequado.
2) O PMIS contribui para o sucesso de projetos:
Influencia positivamente o controle de oramento, o gerenciamento das restries e das especificaes
tcnicas.
1. Reporte de Performance
Consiste em coletar e disseminar as informaes de performance do projeto inclui status, progresso e
previses (tendncias).
O processo de relatrio de desempenho envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a
distribuio das informaes sobre o desempenho s partes interessadas. Em geral, essas
informaes sobre o desempenho incluem o modo como os recursos esto sendo usados para atingir
os objetivos do projeto. O relatrio de desempenho deve normalmente fornecer informaes sobre
escopo, cronograma, custo e qualidade.


Os relatrios de desempenho organizam e sintetizam as informaes coletadas e apresentam os
resultados de qualquer anlise comparados com a linha de base da medio de desempenho. Os
relatrios devem fornecer informaes sobre o progresso e o andamento, e o nvel de detalhes exigido
pelas diversas partes interessadas, conforme documentado no plano de gerenciamento das
comunicaes. Formatos comuns de relatrios de desempenho incluem grficos de barras, curvas S,
Concluses
histogramas e tabelas. Os dados da anlise de valor agregado so freqentemente includos como parte
do relatrio de desempenho. Enquanto as curvas S podem exibir uma viso dos dados da anlise de valor
agregado, a Figura abaixo fornece uma viso tabular dos dados de valor agregado.



4. Gerenciamento das partes interessadas
O gerenciamento das partes interessadas se refere a gerenciar as comunicaes para satisfazer as
necessidades das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas.



Objetivo
Satisfazer as necessidades das partes interessadas.
Resolver problemas entre elas:
o Problemas externos:
Ex: cliente empresa ou fornecedor empresa.
o Problemas internos:
Ex: entre gerentes de projetos diferentes ou entre desenvolvedores.
Um bom gerenciamento das partes interessadas traz:
Aumento de probabilidade do projeto no se desviar do curso.
Pessoas trabalham em harmonia e sincronismo.
Limita as interrupes durante o projeto.
Entradas
1. Plano de Comunicao (Seo 10.1.3.1);
2. Ativos de processos organizacionais
Problemas solucionados em conjunto com as partes interessadas.
Ferramentas & Tcnicas
1. Mtodos de comunicao
Para cada parte interessada h uma ou mais formas eficientes de comunicao.
o So definidas no plano de Gerenciamento de Comunicao.
o Reunies presenciais ou distncia (vdeo conferncia, conferncia de voz, chat, emails,
etc).
Dica: Reunies presenciais se forem bem conduzidas, trazem mais resultados e maior
impacto ao cliente.
2. Registros de problemas
Usados para documentar problemas e monitorar solues.
Pode-se designar um proprietrio de um problema e uma data limite para resoluo.
Sadas
1. Problemas resolvidos
So documentados e passam a integrar a base de conhecimento da empresa:
o Exemplo: disputa entre 2 gerentes sobre um desenvolvedor especialista e nico na
empresa resolvida sem perdas nem atrasos para os projetos.
2. Solicitaes de mudanas aprovadas
So documentados e passam a integrar a base de conhecimento da empresa:
o Exemplo: disputa entre 2 gerentes sobre um desenvolvedor especialista e nico na
empresa resolvida sem perdas nem atrasos para os projetos.
3. Aes corretivas aprovadas
Mudanas para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o
plano de gerenciamento de projeto.
Um acompanhamento eficaz produz resultados semelhantes ao planejado.
4. Ativos de processos organizacionais (atualizaes)
Documentao das lies aprendidas:
1. Causas dos problemas.
2. Razes das aes corretivas.
3. Outros tipos de lies aprendidas.
4. Todas essas informaes integraro o Banco de Dados histrico do projeto e da
organizao executora.
5. Plano de gerenciamento de projeto (atualizaes)
As atualizaes no plano de gerenciamento de projeto refletem as mudanas feitas no
plano das comunicaes.