Monografia apresentada ao Curso de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Santa Catarina como requisito parcial obteno do grau de Bacharel em Cincias Contbeis.
Orientador: Professor Luiz Alberton, Dr.
FLORIANPOLIS 2006
CINTIA CRISTINA DOS SANTOS
A AUDITORIA INTERNA NUMA INSTITUIO FINANCEIRA
Esta monografia foi apresentada como trabalho de concluso de curso de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Santa Catarina, obtendo a nota (mdia) de ________, atribuda pela banca constituda pelo orientador e membros abaixo.
20 de dezembro de 2006
___________________________________________ Professora Dra. Elisete Dahmer Pfitscher Coordenadora de Monografias do Departamento de Cincias Contbeis, UFSC
Professores que compuseram a banca:
_______________________________________________ Professor Luiz Alberton, Dr. Departamento de Cincias Contbeis, UFSC
_______________________________________________ Professora Fabrcia Silva da Rosa Departamento de Cincias Contbeis, UFSC
_________________________________________________ Professora Eleonora Milano Falco Vieira Departamento de Cincias Contbeis, UFSC
Florianpolis 2006
"O valor das coisas no est no tempo que elas duram, mas na intensidade com que acontecem. Por isso existem momentos inesquecveis, coisas inexplicveis e pessoas incomparveis."
Fernando Pessoa
Este trabalho dedicado:
Ao meu namorado Jnior.
A minha me Valda.
Ao meu pai Hlio. AGRADECIMENTOS
Primeiramente a Deus, pela vida. Aos meus pais, Helio e Valda, pelo apoio e carinho; Aos meus irmos, Fernanda, Jackson, Israel e rico pelo carisma; Ao Junior, pelo amor, carinho, compreenso e pacincia; As meus colegas do curso, em especial as minhas grandes amigas Giza, Rogria e Geicy (o quadrado mgico) sempre unidas; Aghata e Thais, pela amizade; Aos colegas de trabalho, pelo companheirismo; Ao orientador, professor Luiz Alberton pela confiana, incentivo e profissionalismo; banca, composta pelos professores Alberton, Fabrcia e Eleonora Universidade Federal de Santa Catarina, especialmente ao Departamento de cincias contbeis. Enfim, a todos que direta ou indiretamente contriburam para a realizao desse trabalho.
RESUMO
SANTOS, Cintia Cristina. A Auditoria Interna numa Instituio Financeira. 2006, 57 p. Monografia (Curso de Cincias Contbeis). Universidade Federal de Santa Catarina, Florianpolis.
O objetivo desta pesquisa apresentar o processo de auditoria interna numa instituio financeira. A auditoria interna uma forma de auditoria ligada diretamente a empresa, voltada especificamente para o sistema de controles internos, atravs do processo auditorial. Tem por finalidade a preveno, buscando a eficincia e a eficcia, no se reportando a falhas e no sendo somente punitiva. Com relao a metodologia, quanto aos objetivos uma pesquisa descritiva, quanto a abordagem do problema qualitativa e caracteriza-se como um estudo de caso. O estudo de caso foi realizado numa instituio financeira que atua em Florianpolis- SC, a qual foi verificado seu processo de auditoria interna, atravs de coleta de dados, como documentos pertinentes ao tema e efetuadas entrevistas informais com profissionais da rea. Dentro deste processo focou-se a auditoria preventiva de agncia. Portanto, conclui-se que o processo de Auditoria interna da instituio financeira pesquisada bem definido e planejado, e est de acordo com as normas regulatrias.
SANTOS, Cintia Cristina. The Internal Auditorship of a Financial Institution. 2006, 57 p. A Reseach for the Accouting Course. Federal University of Santa Catarina (UFSC) Florianpolis SC Brazil.
The objective of this research is to present the process of internal auditorship of a financial institution. The internal auditorship is a form of an auditorship directly to the company and directed specifically toward the system of internal controls, through the auditorial process. It has the purpose of the prevention, searching the efficiency and the effectiveness, not reporting just to the imperfections and it is not just only punitive. About the methodology and the objectives, it is a descriptive research and about the the especially problem it is qualitative, and it is characterized as a case study. The case study was carried through in a financial institution that acts in Florianpolis SC Brazil, was verified its process of internal auditorship, through a collection of some informations, as documents pertinent to the subject and effected informal interviews with professionals of the area. Inside of the process the specifically point of this research was the preventive auditorship of agency. However, the concludes of the reaserch is that the financial institution corresponds with the norms that are determinated from the agreement of auditorship, and it is in accordance with the presented theoretical.
Figura 1 Organograma da Instituio ................................................................................... 32 Figura 2 Organograma da Auditoria Interna da Instituio ................................................. 33
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 Algumas formas de auditoria ................................................................................ 20 Quadro 2 Procedimentos da auditoria interna ........................................................................ 27 Quadro 3 Funo dos auditores .............................................................................................. 34
LISTA DE ABREVIATURAS
SEC Security and Exchange Co AUDIBRA Instituto dos Auditores Internos do Brasil BACEN Banco Central CGU Controladoria Geral da Unio TCU Tribunal de Contas da Unio PAAAI Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna RAAAI Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna SFC Secretaria Federal de Controles Internos ISS Imposto sobre Servio
SUMRIO
1 INTRODUO .................................................................................................................................................12 1.1 TEMA E PROBLEMA.................................................................................................................................... 12 1.2 OBJETIVOS.................................................................................................................................................... 13 1.2.1 Objetivo Geral ............................................................................................................................................ 13 1.2.2 Objetivos Especficos.................................................................................................................................. 13 1.3 JUSTIFICATIVA............................................................................................................................................ 13 1.4 METODOLOGIA DA PESQUISA ................................................................................................................. 14 1.5 LIMITAO DA PESQUISA ........................................................................................................................ 15 1.6 ORGANIZAO DO TRABALHO............................................................................................................... 15 2 FUDAMENTAO TERICA ....................................................................................................................16 2.1 SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS ..................................................................................................... 16 2.2 AUDITORIA................................................................................................................................................... 17 2.2.1 Origem e Evoluo da Auditoria............................................................................................................... 18 2.2.2 Conceitos e Formas de Auditoria .............................................................................................................. 19 2.3 A AUDITORIA INTERNA............................................................................................................................. 20 2.3.1Conceitos, Atribuies e Objetivos............................................................................................................. 21 2.3.2 O Perfil do Auditor Interno....................................................................................................................... 23 2.3.3 Normas para o Exerccio da Auditoria Interna ....................................................................................... 24 2.3.4 Planejamento da Auditoria Interna.......................................................................................................... 25 2.3.5 Papis de Trabalho e Documentao da Auditoria Interna.................................................................... 25 2.3.6 Relatrio de Auditoria ............................................................................................................................... 26 2.3.7 Procedimentos da Auditoria Interna ........................................................................................................ 27 2.3.8 Fraude e Erro.............................................................................................................................................. 28 2.3.9 Amostragem................................................................................................................................................ 29 2.3.10 Relevncia ................................................................................................................................................. 29 2.3.11 Risco de Auditoria .................................................................................................................................... 29 2.3.12 Processamento Eletrnico de Dados PED ........................................................................................... 30 3 ESTUDO DE CASO ......................................................................................................................................32 3.1 O PROCESSO DE GESTO DA AUDITORIA INTERNA........................................................................... 33 3.2 O PROCESSO DE AUDITORIA INTERNA.................................................................................................. 40 3.2.1 Auditoria Preventiva Rede de Agncias ............................................................................................... 40 3.2.2 Auditoria Preventiva Direo Geral (reas Administrativas) ............................................................ 40 3.2.3 Atendimento de Demandas dos rgos Internos e rgos Externos .................................................... 41 3.2.4 Elaborao de Relatrios Especiais .......................................................................................................... 41 3.3 AUDITORIA PREVENTIVA - REDE DE AGNCIAS................................................................................. 43 3.3.1 Pr-auditoria............................................................................................................................................... 44 3.3.2 Auditoria Distncia (Sistema)................................................................................................................. 44 3.3.3 Auditoria nas Agncias In Loco.............................................................................................................. 47 3.3.3.1 Setor Financeiro......................................................................................................................................... 47 3.3.3.2 Setor Administrativo e Contbil ................................................................................................................ 50 3.3.3.3 Setor Contas Correntes .............................................................................................................................. 52 3.3.3.4 Operaes de Crdito ................................................................................................................................ 53 3.3.3.5 Concluso do Relatrio ............................................................................................................................. 56 4 CONCLUSES E RECOMENDAES ......................................................................................................56 4.1 QUANTO PROBLEMTICA..................................................................................................................... 56 4.2 QUANTO AOS OBJETIVOS.......................................................................................................................... 56 4.3 SUGESTES PARA TRABALHOS FUTUROS............................................................................................ 57 REFERNCIAS....................................................................................................................................................58
1 INTRODUO
Com a expanso do mercado e o aumento da concorrncia, as organizaes se tornaram mais complexas, dificultando aos seus administradores a verificao da real situao que a empresa se encontrava e de como as atividades estavam sendo conduzidas. Com o intuito de serem informados da situao e do que estava acontecendo dentro das organizaes, seus responsveis optaram por designar prepostos que identificassem, ouvissem e averiguassem tudo o que ocorria no ambiente interno, bem como analisassem as medidas tomadas, se estavam dentro dos normativos, das leis e regulamentos da empresa. Esses antigos prepostos evoluram para os servios de auditoria. No incio, os auditores prestavam servios s organizaes, sem pertencerem ao quadro de funcionrios, sendo chamados auditores independentes, as quais tinham registros em conselhos de classe e pertenciam empresas especializadas. (BANDO DO BRASIL, apud AUDIT/METOD, 2000) Contudo, as organizaes, com seu crescimento, sentiram a necessidade de ter seu prprio quadro de auditores, com viso alm das Demonstraes Contbeis, com capacidade de avaliar as relaes organizacionais que afetam o operacional, a qualificao profissional, sugerindo capacitaes, evidenciando ineficincias e indicando padres e medidas de desempenhos. (VASCONCELOS e PEREIRA 2004). Assim surge a Auditoria Interna, tema desta pesquisa. A auditoria interna, conforme a Norma Brasileira de Contabilidade NBC T 12 item 12.1.1, constitui o conjunto de procedimentos tcnicos que tem por objetivo examinar a integridade, adequao e eficcia dos controles internos e das informaes fsicas, contbeis, financeiras e operacionais da entidade.
1.1 TEMA E PROBLEMA A auditoria como profisso tem passado por expressiva evoluo nos ltimos anos, permitindo aos que a exercem, um acrscimo substancial de conhecimento em todos os campos que envolvem, direta ou indiretamente, a contabilidade e os demais setores de uma empresa. (ATTIE, 1998). Com essa evoluo, surge a auditoria interna como uma atividade objetiva, funcionando dentro da empresa, com a finalidade de agregar valor e melhorar as operaes e resultados das organizaes, tendo como principal objetivo o aperfeioamento do sistema de controles internos.
Controle interno compreende o conjunto de planos, mtodos, e procedimentos adotados pela empresa como meio de prevenir movimentaes ou modificaes no autorizadas ou no previstas, garantindo que tudo seja feito com a devida qualidade, assegurando a observncia da poltica da empresa e das regras estipuladas, para que os objetivos da organizao sejam atingidos de forma confivel e concreta. (INSTRUO NORMATIVA 16, 1991) No entanto, com a resoluo 2.554, de 24/09/1998, emitida pelo BACEN (Banco Central do Brasil), determinado a todas as instituies financeiras a implantao e implementao de controles internos relacionados s atividades desenvolvidas, bem como a existncia de uma auditoria interna que monitore este sistema de controle e emita relatrios com concluses e recomendaes ao Conselho de Administrao e ao Banco Central. Diante do exposto, tem-se como problema desta pesquisa: Como realizado a auditoria interna numa instituio financeira?
1.2 OBJETIVOS 1.2.1 Objetivo Geral O objetivo geral desta pesquisa consiste em descrever o funcionamento do processo de auditoria interna numa instituio financeira.
1.2.2 Objetivos Especficos Para atingir o objetivo geral, segue os seguintes objetivos especficos: Apresentar as teorias, conceitos e normativos de auditoria interna; Demonstrar o processo de gesto de auditoria interna numa instituio financeira; Apresentar o processo de auditoria interna numa instituio financeira.
1.3 JUSTIFICATIVA
Para que as organizaes tenham um bom funcionamento, necessrio o controle dos procedimentos internos e das rotinas de trabalho. Com isso, para que esse controle funcione necessrio e importante o papel da auditoria interna, que tem como funo monitorar o sistema de controle e verificar a veracidade e confiabilidade das informaes, fornecendo sugestes e recomendaes.
Contudo, so poucas as publicaes focadas no processo de auditoria interna das instituies financeiras, sendo que, estas organizaes tem ganhado espao no mercado econmico, com fortes ndices de lucratividades e competncia no mercado nacional e internacional. Assim, esta pesquisa tem por objetivo apresentar como executado o processo de auditoria interna numa instituio financeira, com o intuito de servir como objeto de estudo, auxiliando as pessoas interessadas nesta rea, como estudantes, pesquisadores, professores, empresrios, investidores e profissionais de auditoria.
1.4 METODOLOGIA DA PESQUISA
A metodologia da pesquisa representa os passos a serem seguidos na elaborao de uma pesquisa cientfica. Segundo Gil (2002, p. 17), pesquisa cientfica o procedimento racional e sistemtico que tem como objetivo proporcionar resposta aos problemas que so propostos. Para ele, toda pesquisa se inicia com algum tipo de problema, ou indagao. Considerando o problema desta pesquisa, quanto aos objetivos, ela do tipo descritiva, pois descreve os processos observados, atravs de coleta de dados, relatando e interpretando o resultado obtido. Segundo Gil (2002, apud BEUREN 2004, p.81), a pesquisa descritiva tem como principal objetivo descrever caractersticas de determinada populao, fenmeno ou estabelecimento de relao entre as variveis. Uma de suas caractersticas mais significativas est na utilizao de tcnicas padronizadas de coletas de dados. A pesquisa caracteriza-se como um estudo de caso, que, de acordo com Cervo (1983, p.57) a pesquisa sobre um determinado indivduo, famlia, grupo ou comunidade para examinar aspectos variados da sua vida. O estudo de caso permite o detalhamento e conhecimento, atravs de estudos, de um ou poucos objetos. (GIL, 2002) A coleta de dados para o desenvolvimento do estudo de caso foi feita no local, no setor de auditoria interna da instituio financeira, devido ao fcil acesso as informaes. Foram coletados documentos pertinentes ao tema e efetuadas entrevistas informais com profissionais da rea. A pesquisa do tipo participante. Contudo, para apresentar as prticas e formas do processo de auditoria, tema desta pesquisa, se faz necessrio uma pesquisa bibliogrfica, realizada atravs da coleta de
materiais elaborados e publicados, como livros, artigos, pginas da internet e normativos relativos ao assunto. Quanto abordagem do problema qualitativa, pois est direcionada a interpretao das informaes, e a no utilizao de instrumentos estatsticos. Para Raupp (2004, p. 92), na pesquisa qualitativa concebem-se anlises mais profundas em relao ao fenmeno que est sendo estudado.
1.5 LIMITAO DA PESQUISA
Este trabalho tem como estudo de caso a nfase na auditoria preventiva de agncia, no sendo realizado nas reas administrativas. Como um estudo de caso, no pode ser generalizado para outros casos.
1.6 ORGANIZAO DO TRABALHO
A presente pesquisa est divida em quatro captulos. O primeiro captulo retrata as consideraes iniciais, tema e problema, objetivos gerais e especficos, a justificativa e a metodologia da pesquisa. O captulo seguinte destinado a reviso terica, abordando os seguintes itens: sistema controles internos, conceito e origem de auditoria, conceitos, atribuies, formas e normativos de auditoria interna. O terceiro captulo apresenta o estudo de caso, a qual explanado o processo de auditoria interna numa instituio financeira. Por fim tem-se as concluses, recomendaes e referncias utilizadas nesta pesquisa.
2 FUDAMENTAO TERICA
A fundamentao terica discorre sobre os conceitos inerentes ao tema abordado, tais como: sistemas de controles internos, auditoria, auditoria interna e as normas para o exerccio desta profisso. Tais contedos serviro como suporte para o desenvolvimento desse trabalho.
2.1 SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS
O controle interno conseqncia da estrutura e sistema que propiciam uma margem de garantia razovel de que os objetivos e metas da organizao sero atingidos de maneira eficiente, eficaz e com economicidade. (ANDRADE, p. 23) Para Crepaldi (2002, p. 204) controle interno so os procedimentos, mtodos ou rotinas cujos objetivos so proteger os ativos, produzir os dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa. Cassarro (1997, p. 34), afirma que o sistema de controle interno deve atender pelo menos quatro grandes objetivos, que so: 1) Assegurar que as transaes estejam sendo adequadamente registradas de modo a permitir a elaborao de demonstraes financeiras segundo os princpios contbeis geralmente aceitos ou outros aplicveis e manter a responsabilidade pelos bens. 2) Assegurar que o acesso aos bens e informaes e que a utilizao destes ocorra com a autorizao formal da administrao. 3) Garantir que as transaes sejam feitas com autorizao formal da administrao. 4) Possibilitar, com freqncia razovel, o confronto entre os registros contbil- financeiros e os respectivos bens, direitos e obrigaes.
No entanto, Almeida (1996, p. 63) cita que o controle interno representa em uma organizao o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa. Como pode-se observar, o controle interno imprescindvel numa organizao, auxiliando na veracidade das informaes e na averiguao da correta aplicao dos procedimentos. Representa um importante papel na tomada de decises. De acordo com a Instruo Normativa n. o 16, de 20.12.91, tem-se como princpios de controles Internos:
a) relao custo/benefcio; b) qualificao adequada, treinamento e rodzio de funcionrios; c) delegao de poderes e determinao de responsabilidades;
d) segregao de funes; e) instrues devidamente formalizadas; f) controles sobre as transaes; g) aderncia s diretrizes e normas legais. importante enfatizar a relao do controle interno com a auditoria interna, haja vista que o controle interno tem a funo preventiva dentro da organizao, sobre os objetivos elaborados e adotados pela alta administrao, e a auditoria faz parte deste sistema, auxiliando no cumprimento e detectando fragilidades. Segundo a NBC T 11, item 11.4.3.12:
O conhecimento do sistema contbil e de controles internos fundamental para o Planejamento da Auditoria e necessrio para determinar a natureza, a extenso e a oportunidade dos procedimentos de auditoria, devendo o auditor:
a) ter conhecimento do sistema de contabilidade adotado pela entidade e de sua integrao com os sistemas de controles internos;
b) avaliar o grau de confiabilidade das informaes geradas pelo sistema contbil, sua tempestividade e sua utilizao pela administrao; e
c) avaliar o grau de confiabilidade dos controles internos adotados pela entidade, mediante a aplicao de provas de procedimentos de controle, dentro da abrangncia definida na NBC T 11.9.
Na seqncia desenvolver-se- os fundamentos da auditoria, tais como a origem, evoluo, conceitos de auditoria interna, o perfil do auditor interno e as normas pertinentes a esta atividade.
2.2 A AUDITORIA A auditoria tem a finalidade de averiguar o sistema de controle interno implantado nas organizaes, bem como ratificar as informaes das Demonstraes Contbeis, com o objetivo de emitir opinio quanto veracidade dos dados examinados. (ATTIE, 1998). Na seqncia, apresentado a origem, evoluo e definies de alguns autores sobre a auditoria, bem como as formas de auditoria.
2.2.1 Origem e Evoluo da Auditoria
A auditoria, conforme Almeida (1996), surgiu como parte de um sistema capitalista, onde com a expanso do mercado e o acirramento da concorrncia, houve a necessidade das empresas ampliarem suas instalaes, investir no desenvolvimento tecnolgico e aprimorar os controles internos para que os produtos tenham mais competitividade e melhor posicionamento no mercado. As organizaes, para adequar-se a essas mudanas, tiveram de captar recursos de terceiros ou abrir seu capital social para novos acionistas. Assim, surge necessidade destes investidores e proprietrios saberem a real situao econmico-financeira da empresa, desde a veracidade das informaes recebidas ao correto cumprimento das metas. (ATTIE, 1996). No entanto, as Demonstraes Contbeis tornaram-se um importante instrumento de anlise pelos aplicadores de recursos, que, por medida de segurana, passaram a exigir que estas fossem examinadas por profissionais que no tivessem ligaes diretas ou indiretas com a empresa, e que tivessem capacidade tcnica de avaliar e emitir opinies sobre as demonstraes. Assim, surge o papel do auditor externo ou auditor independente. (ALMEIDA, 1996). A profisso do auditor adquiriu importncia a partir de 1934, quando, com a criao do SEC (Security and Exchange Commission) nos Estados Unidos, as empresas passaram a colocar em venda aes nas bolsas de valores, sendo obrigadas a contratarem servios de auditoria para que suas demonstraes financeiras passassem credibilidade aos acionistas. Conforme Attie (1996, p. 28), no se tem conhecimento da data de incio da atividade de auditoria, sabe-se somente que: Em 1314 foi criado o cargo de auditor do tesouro da Inglaterra; Em 1559 houve a sistematizao e estabelecimento da auditoria dos pagamentos a servidores pblicos pela rainha Elizabeth I; Em 1880 criao da Associao dos Contadores Pblicos Certificados (Institute of Chartered Accountants in England and Wales), na Inglaterra. Em 1886 criao da Associao dos Contadores Pblicos Certificados (AICPA), nos Estados Unidos; Em 1894 criao do instituto Holands de Contadores Pblicos; Em 1934 criao do SEC (Security and Exchange Commission), nos Estados Unidos.
No Brasil, a auditoria inicia-se, segundo Alberton (2002, p. 14), com a instalao de empresas internacionais de auditoria contbil independente no incio do sculo XX, com a implantao de um conjunto de tcnicas auditorias. De acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade (NBC-T 12, item 12.1.1.2), para ser auditor, obrigatrio ser formado em Cincias Contbeis e ser registrado no Conselho Regional de Contabilidade. Mas, o que auditoria?
2.2.2 Conceitos e Formas de Auditoria
Para Attie (1998), a auditoria uma especializao contbil com a finalidade de verificar a eficincia e eficcia do controle patrimonial como objetivo de expressar uma opinio sobre determinado dado. Ele cita ainda que: o termo auditoria tem sido empregado para diferentes tipos de atividades, mas com a mesma finalidade, a qual seja a de um especialista em sua rea de atuao com vistas emisso de uma opinio. Essa opinio tem de estar abalizada e ser concreta, no se permitindo a emisso de uma opinio sem que tenham sido obtidos os elementos comprobatrios que atestem a veracidade de certa afirmao. A auditoria no pode ser alicerada em dados no concretos e de esparsas informaes, mas ser factual, permitindo correta e inquestionvel opinio sobre o dado examinado.
A auditoria, segundo Almeida (1996), tem o objetivo de emitir opinio sobre as demonstraes examinadas, bem como avaliar o sistema de controle interno relacionado com a parte contbil, avaliando as evidncias comprobatrias das informaes das demonstraes financeiras. Por sua vez Crepaldi (2002) diz que a auditoria est relacionada com o controle do patrimnio, com a exatido dos registros das demonstraes contbeis, com a inspeo e confirmao de informaes, tanto internas quanto externas, e compreende anlise de documentos das organizaes. Para S (1998, p.47): Auditoria uma tecnologia contbil aplicada ao sistemtico exame dos registros, demonstraes e de quaisquer informes ou elementos de considerao contbil, visando a apresentar opinies, concluses, crticas e orientaes sobre situaes ou fenmenos patrimoniais da riqueza aziendal, pblica ou privada, quer ocorridos, quer por ocorrer ou prospectados e diagnosticados.
Portanto, conforme conceitos supracitados, temos que a auditoria uma atividade que tem a funo de analisar dados e informaes relacionadas s demonstraes financeiras e ao controle interno das organizaes, baseando-se em evidncias fidedignas obtidas durante o processo auditorial, comprovando a veracidade dos fatos e dos documentos analisados.
Baseado nos conceitos de auditoria e em decorrncia das diferentes necessidades de anlise das atividades, foram desenvolvidas diversas formas de executa-la. Segue abaixo algumas destas formas:
Fonte Formas de Auditoria Conceito Auditoria Demonstraes Financeiras (Auditoria Externa) o exame das demonstraes financeiras, feito por um profissiprofissional independente, com a finalidade de emitir um PARE parecer tcnico sobre sua fidedignidade.
Silvio Aparecido Crepaldi (2002) Auditoria Operacional ou de Gesto (Auditoria Interna) o exame da gesto da entidade, com a finalidade de avaliar a eficincia dos seus resultados, no tocante a metas fixadas, recursos empregados, organizao, utilizao e coordenao dos referidos recursos e os controles estabelecidos sobre sua gesto.
Extenso Geral: quando abrange todas as unidades operacionais. Parcial: quando abrange especificamente determinadas unidades operacionais. Por amostragem: a partir da anlise do controle interno e recorrendo-se a um modelo matemtico, identificam-se reas de risco Profundidade Integral: Compreende o exame minucioso dos documentos (origem, autenticidade, exatificao); dos registros (contbeis, extracontbeis, formais/informais e de controle); do sistema de controle interno (quanto eficincia e aderncia); e das informaes fidedignas.
Aderbal Nicolas Mller Tempestividade Permanente: pode ser constante ou sazonal, porm em todos os exerccios sociais. Esse processo oferece vantagens empresa auditada e aos auditores, especialmente quanto reduo de custos e de tempo de trabalho. Quadro 1: Algumas formas de auditoria Fonte: Adaptado Crepaldi (2002) e Muller (2001).
2.3 A AUDITORIA INTERNA
A auditoria interna uma forma de auditoria ligada diretamente a empresa, com vnculo empregatcio, voltada especificamente para o sistema de controles internos, atravs do processo auditorial.
Nos tpicos a seguir sero explanados os conceitos e atribuies de auditoria interna, bem como o papel do auditor interno.
2.3.1 Conceitos, Atribuies e Objetivos
A auditoria interna tem por finalidade a preveno, buscando a eficincia e a eficcia, no se reportando a falhas e no sendo somente punitiva como acontecia antes do sculo XIX, aonde ela era direcionada para a descoberta de erros e fraudes. De acordo com Mello (2005), a auditoria interna : uma atividade de avaliao independente e de assessoramento da administrao, voltada para o exame e avaliao da adequao, eficincia e eficcia dos sistemas de controle, bem como da qualidade do desempenho das reas em relao s atribuies e aos planos, metas, objetivos e polticas definidos para as mesmas. A ao da Auditoria Interna estende-se por todos os servios, programas, operaes e controles existentes na entidade. O posicionamento da Auditoria Interna na organizao deve ser suficientemente elevado para permitir-lhe o desempenho de suas responsabilidades com abrangncia e independncia. Em tese, o departamento de auditoria deve sempre estar vinculado ao nvel mais alto da organizao.
Vasconcelos e Pereira (2004) cita que a auditoria interna um conjunto de procedimentos de natureza tcnica, relacionada pesquisa e reviso, com intuito de acompanhar e verificar a fidedignidade e tempestividade das informaes; de observar os funcionrios quanto aos procedimentos e regulamentos da organizao e de verificar como esto sendo aplicados os recursos quanto a economicidade. O AUDIBRA (Instituto dos Auditores Internos do Brasil, 1992), conceitua auditoria interna como sendo as aes executadas pelos auditores voltada a exames, anlises, avaliaes, levantamentos e comprovaes, da eficcia, eficincia e economicidade da empresa e dos seus processos e sistemas operacionais, financeiros, informatizados, gerenciais, contbeis, de controles internos, de gesto ou correlatos, resultando na emisso de relatrios, encaminhamento de solues, pareceres, certificaes ou outra forma de evidncia de sua atividade. No entanto, tem-se que a auditoria interna tem papel importante dentro da organizao, sendo empregada tanto em empresas pblicas quanto privadas, tendo como foco principal o monitoramento do sistema de controles internos, implantando solues corretivas e preventivas, desenvolvendo sistemas de controles eficientes e eficazes, com conteno de despesas, auxiliando no desenvolvimento da empresa e na tomada de deciso. De acordo com o AUDIBRA (1992), quanto aos objetivos e natureza, os trabalhos de Auditoria Interna so distribudos em:
Auditoria Contbil, est relacionado com o exame dos componentes das demonstraes financeiras, dos registros e procedimentos, sistemticas dos controles internos, e aplicao dos princpios fundamentais de contabilidade. Auditoria Tributria/Legal, exame/avaliao do planejamento tributrio, verificando o atendimento adequado as legislaes vigentes, bem como o pagamento e recuperao dos impostos e taxas. Auditoria Operacional, exame da estrutura e atividades da organizao, visando a avaliao dos controles internos, verificando se os resultados foram obtidos com eficcia, eficincia e economicidade. Auditoria de Gesto, verifica e avalia o cumprimento das metas e objetivos determinados pela organizao, bem como os sistemas polticos, critrios e procedimentos utilizados, como planejamento estratgico, ttico e processo decisrio, como tambm a qualidade da estrutura de controles internos gerenciais. Auditoria em Sistemas e Processamento Eletrnico de Dados, compreende o exame/avaliao de projetos de sistemas, desenvolvimento, testes, aplicao, estrutura lgica, fsica, organizacional de controle dos sistemas e documentaes, e dos software/ informaes. Auditoria de Trabalhos Especiais, relacionada ao atendimento de atividades no programadas, demandas diversas que no se enquadram nas classificaes anteriores.
A auditoria interna, como qualquer outra profisso, possui atribuies. Segue algumas das atribuies, conforme o AUDIBRA (1992): a) avaliar os componentes significativos das Demonstraes Financeiras das empresas; b) avaliar os procedimentos adotados para apurao, pagamento e recuperao de tributos, nos casos previstos em leis e regulamentos; c) avaliar a integridade e confiabilidade das informaes e registros contbeis, operacionais; d) avaliar os sistemas estabelecidos para assegurar a observncia das polticas, metas, planos, procedimentos, leis, normas e regulamentos e sua efetiva utilizao; e) avaliar a economicidade, eficcia e eficincia da obteno e utilizao dos recursos;
f) avaliar as atividades, operaes e programas para verificar se os resultados so compatveis com os objetivos e os meios estabelecidos; g) avaliar a qualidade dos servios prestados, especialmente quanto ao atendimento; h) prestar apoio ao Conselho Fiscal e ao Conselho da empresa; i) acompanhar o cumprimento de recomendaes decorrentes de trabalhos de auditoria interna e externa e a correo de problemas de carter organizacional, estrutural, operacional e sistmico sugeridos; e j) elaborar o Plano Anual de Auditoria e o Relatrio Anual das Atividades de Auditoria e de seus resultados. Para o correto cumprimento das atribuies da auditoria interna, com resultados satisfatrios, importante um bom desempenho do auditor interno.
2.3.2 O Perfil do Auditor Interno
O auditor interno quem desempenha as atividades de auditoria interna, sendo funcionrio da prpria empresa auditada. H empresas, atualmente, que realizam a terceirizao dos trabalhos de auditores internos por auditores externos. Entretanto, para que estas atividades sejam desenvolvidas com qualidade, necessrio que ele tenha timo conhecimento tcnico; adaptabilidade (fcil adaptao a contextos sociais e culturais diversos); comprometimento srio com a empresa; uma comunicao objetiva, com fundamentos lgicos; estabilidade emocional; capacidade de apresentar solues rpidas a problemas rotineiros; senso crtico para saber discernir entre o certo e o errado, sigilo total das informaes, e, principalmente, ter uma postura firme, sem imparcialidades. (AUDIBRA, 1992) Faz parte ainda de seu perfil apresentar uma conduta correta, ser justo, leal, honesto, demonstrar toda a integridade de seu carter, ter aparncia pessoal adequada e formal, ter habilidade no trato com pessoas, saber impor, usando palavras de forma moderada, sem ponderaes com agressividade. sua funo embasar-se nos fatos, e no em aparncias ou formas, devendo ter autonomia no planejamento dos trabalhos, mantendo relaes de confiana e respeito entre os seus superiores administrativos (titulares da empresa), bem como criar um ambiente onde haja sinergia do trabalho em equipe. (VASCONCELOS e PEREIRA, 2004). Entretanto, ele tm direitos e obrigaes decorrentes de sua atividade como qualquer outro profissional, desde desenvolver suas atividades com zelo e qualidade tcnica,
obedecendo s normas que regulam o exerccio da profisso, bem como agir de acordo com Cdigo de tica estabelecido pelo Conselho Federal de Contabilidade. So princpios bsicos da tica profissional, conforme Cdigo de tica do Auditor Interno: Independncia Profissional; Independncia de atitudes e de decises; Eficincia Tcnica; Integridade Pessoal; Imparcialidade; Sigilo e Descrio; Lealdade classe; Postura e confiabilidade Cordialidade no relacionamento com os funcionrios das Unidades auditadas; Objetividade. Para executar as atividades, cabe ao auditor seguir as normas brasileiras referente ao exerccio de auditoria interna.
2.3.3 Normas para o Exerccio da Auditoria Interna
Os principais regulamentos de auditoria interna so regidos pela Norma Brasileira de Contabilidade NBC-T 12 de 24/03/1995, pela resoluo CFC n. 781 de 24/03/1995 e pela resoluo CFC 986 de 21/11/2003. Esses normativos ditam como devem ser a execuo dos trabalhos de auditoria interna a serem exercidos pelo auditor interno. Exclusivamente sobre a auditoria interna das instituies financeiras, temos a Resoluo 2.554 de 24/09/1998, que dispe sobre a implantao e implementao de sistemas de controles internos; a Resoluo 3.056 de 19/12/2002, dispe sobre a auditoria interna das instituies financeiras e demais instituies a funcionar pelo BACEN e a Carta-Circular 2.894 de 01/02/2000 que cita sobre a documentao relativa as operaes praticadas pelas instituies financeiras e demais instituies autorizadas a funcionar pelo BACEN. Segundo Attie (1996): as normas de auditoria diferem dos procedimentos de auditoria, uma vez que eles se relacionam com as aes a serem praticadas, conquanto as normas tratam das medidas de qualidade da execuo destas aes e dos objetivos a serem alcanados atravs dos procedimentos. As normas dizem respeito no apenas s qualidades profissionais do auditor, mas tambm a sua avaliao pessoal pelo exame efetuado e do relatrio emitido.
Nos prximos tpicos sero abordados os itens relativos a execuo do trabalho de auditoria interna, conforme a NBC T 12: o planejamento, os papis de trabalho, a documentao, o relatrio, os procedimentos, a fraude e o erro, a amostragem, a relevncia, o risco e o PED (Processamento Eletrnico de Dados).
2.3.4 Planejamento da Auditoria Interna
O planejamento do trabalho de auditoria compreende os exames preliminares das reas, atividades, produtos e processos, com a finalidade de traar as estratgias e as metas dos trabalhos a serem elaborados estabelecidos pela alta administrao. De acordo com a NBC T 12, deve se considerado no planejamento todos os fatores relevantes na execuo dos trabalhos, especialmente os seguintes: a) o conhecimento detalhado dos sistemas contbil e de controles internos da entidade e seu grau de confiabilidade; b) natureza, oportunidade e extenso dos procedimentos de auditoria interna a serem aplicados; c) a existncia de entidades associadas, filiais e partes relacionadas que estejam no mbito dos exames da auditoria interna; d) o uso do trabalho de especialistas e outros auditores; e) os ciclos operacionais da entidade, relacionados com o volume de transaes e operaes; f) o conhecimento das atividades operacionais da entidade, como suporte para a anlise eficaz dos procedimentos e sistemas de Contabilidade de Custos que esto sendo aplicados, para acompanhar e controlar o uso e o consumo de recursos, visando verificar a existncia de desvios em relao s rotinas preestabelecidas; g) o conhecimento da execuo oramentria, tanto operacional como de investimentos, no sentido de verificar a exatido de apropriao dos valores, se os desvios esto sendo controlados e se as conseqentes aes corretivas esto sendo aplicadas.
importante para as empresas um bom planejamento, pois a partir dele que sero atingidos os objetivos.
2.3.5 Papis de Trabalho e Documentao da Auditoria Interna
Os papis de trabalho constituem o conjunto de documentos e formulrios que contm informaes, apontamentos e descries do auditor, evidenciando o trabalho executado. Estes papis de trabalho devem ser organizados e arquivados de forma sistemtica e racional. A NBC T 12, item 12.1.3.1, cita que os papis de trabalho so o conjunto de documentos e apontamentos com informaes e provas coligidas pelo auditor interno, que consubstanciam o trabalho executado.
Para Attie (1998, p. 158), os papis de trabalho precisam ser objetivos e demonstrar os caminhos trilhados pelo auditor para a conduo de seus intentos. (...) devem ser elaborados segundo o raciocnio lgico, apresentando a seqncia natural dos fatos e o objetivo a ser atingido. A documentao da auditoria interna so os documentos elaborados pelo auditor para registro das constataes, desenvolvimento e concluso dos trabalhos realizados. A NBC T 12, item 12.2.3.1, cita que: o auditor interno deve documentar, atravs de papis de trabalho, todos os elementos significativos dos exames realizados, que evidenciem ter sido a auditoria interna executada de acordo com as normas aplicveis os papis de trabalho devem ter abrangncia e grau de detalhe suficientes para propiciarem a compreenso do planejamento, da natureza, da oportunidade e da extenso dos procedimentos de auditoria interna aplicados, bem como do julgamento exercido e do suporte das concluses alcanadas. os papis de trabalho devem ser elaborados, organizados e arquivados de forma sistemtica e racional.
Os documentos de auditoria, em funo da relevncia do assunto a ser tratado, conforme a NBC T 12, podero ser emitidos da seguinte forma: - Relatrio de Auditoria; - Carta Especial; - Nota de Auditoria; - Relatrios Parciais.
Os papis de trabalho so importantes ferramentas para os auditores, pois auxiliam nos exames. No entanto, os documentos de auditoria finalizam o trabalho e demonstram o resultado encontrado, sendo o mtodo de documento mais utilizado o relatrio de auditoria.
2.3.6 Relatrio de Auditoria
Ao finalizar os trabalhos, o auditor elabora um relatrio com o registro das concluses do trabalho executado, citando as falhas e fragilidades encontradas na parte de controles internos, indicando suas causas, conseqncias, recomendaes e concluses. Segundo Banco do Brasil (apud AUDIT/METOD, 2000) devem constar no relatrio os seguintes itens: a) Identificao da auditoria; b) Objeto de auditoria; c) Objetos especficos dos processos a serem auditados;
d) Perodo de abrangncia; e) Perodo de auditoria; f) Objetivos da auditoria; g) Riscos de auditoria; h) Principais intervenientes; e i) Concluses de auditoria.
2.3.7 Procedimentos da Auditoria Interna
A aplicao dos procedimentos de auditoria interna realizado atravs de exames e investigaes, testes de observncia e testes substantivos, com a finalidade de confirmar a exatido dos documentos analisados no processo auditorial. Os procedimentos, para Attie (1998, p. 131), so as ferramentas tcnicas, das quais a auditoria se utiliza para a realizao de seu trabalho, consistindo na reunio das informaes possveis e necessrias e avaliao das informaes obtidas, para a formao de sua opinio imparcial. As Normas Brasileiras de Contabilidade NBC-T 12, descrevem os procedimentos conforme quadro abaixo:
Item Descrio Procedimentos Os procedimentos de auditoria interna so os exames, incluindo testes de observncia e testes substantivos, que permitem ao auditor interno obter provas suficientes para fundamentar suas concluses e recomendaes. Teste de Observncia Os testes substantivos visam obteno de evidncia quanto suficincia, exatido e validade dos dados produzidos pelos sistemas de informaes da entidade. Testes Substantivos Os testes de observncia visam a obteno de uma razovel segurana de que os controles internos estabelecidos pela administrao esto em efetivo funcionamento, inclusive quanto ao seu cumprimento pelos funcionrios da entidade. Evidncias As informaes que fundamentam os resultados da auditoria interna so denominadas de evidncias, que devem ser suficientes, fidedignas, relevantes e teis, de modo a fornecerem base slida para as concluses e as recomendaes. Quadro 2: Procedimentos da auditoria interna Fonte: Adaptado NBC T 12.
Assim, a partir dos procedimentos, testes e evidncias que o auditor obtm as provas para concluir seu trabalho e elaborar a documentao final. Faz parte das tcnicas dos procedimentos de auditoria, segundo Attie (1998):
Fatos, evidncias e informaes, opinio apoiada em bases slidas; Extenso e profundidade, aplicao por meio de provas seletivas, testes ou amostragens; Oportunidade, aplicao no momento oportuno; Exame Fsico, verificao no local; Confirmao, obteno de declarao formal e imparcial de pessoas independentes empresas habilitadas a confirmar; Exame dos documentos originais, exame de documentos que comprovem transaes comerciais e de controle; Conferncia de Clculos, constatao da adequao das operaes aritmticas e financeiras; Exame de Escriturao, constatao da veracidade das informaes; Investigao Minuciosa, exame em profundidade da matria auditada; Inqurito, formulao de perguntas e obteno de respostas satisfatrias; Exame dos Registros auxiliares, autenticidade dos registros; Observao, atento ao erro ou problemas do item em exame.
Exames de auditoria so os conjuntos de procedimentos praticados pelo auditor para a elaborao de seu trabalho, que possibilitem formar uma opinio. Verifica-se que os procedimentos de auditoria esto atrelados ao objetivo do trabalho e as exigncias das empresas, sendo pontos importantes para a formao da opinio do auditor.
2.3.8 Fraude e Erro
Fraudes (forma dolosa, com inteno) e erros (forma culposa, sem inteno) so um dos fatores de grande importncia na atividade de auditoria interna, pois so atos constantemente encontrados e que levam a empresa ao prejuzo. De acordo com a NBC T 12, item 12.1.4.1: o termo fraude aplica-se a atos voluntrios de omisso e manipulao de transaes e operaes, adulterao de documentos, registros, relatrios e demonstraes contbeis, tanto em termos fsicos quanto monetrios. o termo erro aplica-se a atos involuntrios de omisso, desateno, desconhecimento ou m interpretao de fatos, na elaborao de registros e demonstraes contbeis, bem como de transaes e operaes da entidade, tanto em termos fsicos quanto monetrios.
importante a auditoria informar a administrao da empresa no caso de fraudes e erros, para que providncias sejam tomadas, evitando que continue ocorrendo e prejudicando a empresa.
2.3.9 Amostragem
Amostragem o procedimento tcnico pelo qual o auditor realiza a sua observao parcial, com a finalidade de conhecer os atributos e caractersticas tpicas. Trata-se de um procedimento alternativo para o exame do universo. (AUDIBRA, 1992) A NBC T 11, item 11.11.1.7 define a amostragem como:
[...] a aplicao de procedimentos de auditoria sobre uma parte da totalidade dos itens que compem o saldo de uma conta, ou classe de transaes, para permitir que o auditor obtenha e avalie a evidncia de auditoria sobre algumas caractersticas dos itens selecionados, para formar, ou ajudar a formar, uma concluso sobre a populao.
Ao determinar a extenso de um teste de auditoria interna ou mtodo de seleo dos itens a serem testados, o auditor interno pode empregar tcnicas de amostragem.
2.3.10 Relevncia
Segundo a NBCT 11, item 11.2.2: A relevncia deve ser considerada pelo auditor quando: a) determinar a natureza, oportunidade e extenso dos procedimentos de auditoria; b) avaliar o efeito das distores sobre os saldos, denominao e classificao das contas; e c) determinar a adequao da apresentao e da divulgao da informao contbil.
Para S (1995, p. 42), a relevncia como vantagem de um investimento sobre outro, vantagem de uma posio contbil sobre outra; superao de uma valor pelo outro; importncia de um fato patrimonial; fato patrimonial que se destaca com relao a outros. Todavia, de suma importncia ao definir a amostragem atentar para a relevncia, a qual auxilia nos procedimentos a serem analisados pelo auditor.
2.3.11 Risco de Auditoria Ao escolher a amostragem, o auditor deve considerar o risco envolvido. O Risco de auditoria est relacionado com a possibilidade do auditor emitir uma opinio tecnicamente inadequada sobre itens significativamente incorretos.
De acordo com a NBCT 11, item 11.2.3.2: A anlise dos riscos de auditoria deve ser feita na fase de planejamento dos trabalhos, considerando a relevncia em dois nveis: a) em nvel geral, considerando as demonstraes contbeis tomadas no seu conjunto, bem como as atividades, qualidade da administrao, avaliao do sistema contbil e de controles internos, e situao econmica e financeira da entidade; e b) em nveis especficos, relativos ao saldo das contas ou natureza e volume das transaes.
Para o auditor o risco um importante componente, a qual ele tem que saber administrar, identificar, medir e controlar, para que o exame fique mais prximo da realidade. No entanto, para melhor determina-lo, segundo a NBC T 11, o auditor deve avaliar e compreender: a) a funo e envolvimento dos administradores nas atividades da entidade; b) a estrutura organizacional e os mtodos de administrao adotados, especialmente quanto a limites de autoridade e responsabilidade; c) as polticas de pessoal e segregao de funes; d) a fixao, pela administrao, de normas para inventrio, para conciliao de contas, preparao de demonstraes contbeis e demais informes adicionais; e) as implantaes, modificaes e acesso aos sistemas de informao computadorizada, bem como acesso a arquivos de dados e possibilidade de incluso ou excluso de dados; f) o sistema de aprovao e registro de transaes; g) as limitaes de acesso fsico a ativos e registros contbeis e/ou administrativos; e h) as comparaes e anlises dos resultados financeiros com dados histricos e/ou projetados.
2.3.12 Processamento Eletrnico de Dados PED
Devido o avano da tecnologia da informao, as empresas cada vez mais utilizam do PED (Processamento Eletrnico de Dados) para processar suas operaes e arquivar dados necessrios, bem como elaborar relatrios financeiros para fins gerenciais e legais. (CRC-SP, 1990). Portanto, conforme NBC T 12, importante que o auditor interno disponha de conhecimentos suficientes de PED e dos sistemas de processamento da entidade, a fim de avaliar e planejar adequadamente seu trabalho. Ela cita ainda que:
O uso de tcnicas de auditoria interna, que demande o emprego de recursos de PED, requer que o auditor interno as domine completamente, de forma a implementar os prprios procedimentos ou, se for o caso, orientar, supervisionar e revisar os trabalhos de especialistas. Pressupe-se que existe um ambiente de PED quando um computador de qualquer tipo ou tamanho utilizado pela entidade no processamento de informaes contbeis de relevncia para a auditoria, indiferentemente se o computador operado pela prpria entidade ou por terceiros.
Por conseguinte, a pesquisa apresenta o estudo de caso em uma instituio financeira.
3 ESTUDO DE CASO
A pesquisa descreve em seu estudo de caso o processo de auditoria interna numa instituio financeira. So apresentados o processo de gesto, a estrutura organizacional, as reas de atuao e a descrio do processo auditorial, como tipos de atividade e aplicao do programa de auditoria interna nas agncias. Os dados e informaes foram coletados na prpria auditoria, atravs de entrevistas informais com os auditores internos, de documentos disponibilizados, de observaes feitas dentro da instituio, haja vista a pesquisadora ter acesso direto. A instituio financeira pesquisada atua no estado de Santa Catarina como Banco Comercial. Segundo Fortuna (2002, p.27), banco comercial uma instituio que capta depsitos vista, proporcionando recursos necessrios, a curto e mdio prazo, s empresas comercias, s industrias, s empresas prestadoras de servios e s pessoas fsicas. Seu principal produto a prestao de servio atravs dos canais de distribuio, que so as agncias. Para que estas funcionem, necessrio e importante a existncia dos setores internos administrativos, que so subdivididos em diretorias, sendo representada por um diretor responsvel. A Figura 1 apresenta o organograma da instituio:
Figura 1: Organograma da Instituio. Fonte: Dados Empricos
COMIT DE AUDITORIA CONSELHO FISCAL DIRETORIA DE FINANAS E CONTROLE DIRETORIA DE PLANEJAMENTO DIRETORIA COMERCIAL DIRETORIA DE ADMINISTRAO DIRETORIA DE ADMIN. RECURSOS DE TERCEIROS DIRETORIA DE GESTO INSTITUCIONAL PRESIDNCIA DIRETORIA EXECUTIVA CONSELHO DE ADMINISTRAO ASSEMBLIA GERAL
Como cumprimento da Resoluo n. 2.554 de 24/09/1998, do BACEN, a instituio possui um sistema de controles internos, em que a rea de auditoria interna faz parte deste sistema. Este sistema periodicamente testado, revisado e atualizado, para que nele sejam incorporadas medidas relativas aos novos riscos ou ainda no contempladas. Estes so alguns dos fatores que justificam a importncia da auditoria interna na instituio financeira.
3.1 O PROCESSO DE GESTO DA AUDITORIA INTERNA
A auditoria Interna subordinada, funcionalmente, ao Conselho de Administrao, na prestao de contas dos resultados da instituio e procedimentos determinados pela Resoluo n. 2.554, e, administrativamente, reporta-se diretamente Presidncia. A superintendncia de auditoria interna (como denominada) dividida em dois setores: a Superintendncia Adjunta de Agncia (possui um representante denominado de Superintendente Adjunto de Agncia) e a Superintendncia Adjunta de Gesto (possui um representante denominado de Superintendente Adjunto de Gesto), conforme o organograma da Auditoria Interna:
Figura 2: Organograma da Auditoria Interna da instituio em estudo. Fonte: Dados Emprcos PRESIDNCIA SUPERINTENDENCIA AUDITORIA INTERNA Coord. Operacional SUPERINTENDENCIA ADJUNTA DE GESTO SUPERINTENDENCIA ADJUNTA DE AGENCIA Auditor Snior Auditor Pleno Auditor Jnior Auditor Snior Auditor Pleno Auditor Jnior
No Quadro 3 apresenta-se a descrio das responsabilidades e subordinao da auditoria interna: Funo Superior Imediato Subordinado Direto Responsabilidades Superintendente Auditoria Presidente Superintedente Adjunto de Gesto e Superintendente Adjunto de Agncia.
Responsvel pela administrao, organizao e eficincia da gesto dos servios na rea de auditoria da instituio, pela avaliao dos controles internos aplicados, pela verificao dos cumprimentos dos procedimentos operacionais, comerciais e contbeis. Superintendente Adjunto de Agncias Sup. Auditoria Auditores Responsvel pela coordenao e orientao dos trabalhos de auditoria na rede de AGNCIAS. Superintendente Adjunto de Gesto Sup. Auditoria Auditores Responsvel pela coordenao e orientao dos trabalhos de auditoria nas reas administrativas da instituio, bem como o acompanhamento quanto as recomendaes e solicitaes dos rgos externos, tais como: CGU (Controladoria Geral da Unio), TCU (Tribunal de Contas Unio), BACEN, e outros. Auditor Snior Sup. Adjunto Auditor Pleno, e Auditor Jnior. Responsvel pela execuo dos trabalhos de auditoria, principalmente na rea operacional, e pela orientao e superviso aos auditores a si designados. Auditor Pleno Sup. Adjunto e Auditor Snior Auditor Jnior Responsvel pela execuo dos trabalhos de auditoria e pela orientao e superviso aos auditores a si designados. Auditor Jnior Sup. Adjunto, Auditor Snior e Auditor Pleno. - Responsvel pela execuo dos trabalhos de auditoria, na forma solicitada pelos superiores imediatos. Coordenador de Servios Operacionais Sup. Auditoria Assistentes Administrativo, Off boy. Responsvel pela infra-estrutura administrativa e de secretria aos servios de auditoria.
Quadro 3: Funes dos Auditores. Fonte: A autora, com base nos dados empricos.
De acordo com o AUDIBRA (1992) e dados empricos, cada funo possui suas atribuies conforme ser apresentado:
a) Superintendncia de Auditoria representada por um superintendente e possui as seguintes atribuies: Elaborar o Plano Anual de Auditoria Interna da Instituio Financeira; Realizar testes peridicos da segurana dos sistemas de controles internos e da eficcia das informaes, com nfase em sistemas de processamento de dados;
Emisso de relatrios de avaliao dos controles internos, com concluso dos exames feitos, recomendaes das eventuais deficincias com estabelecimento de cronograma de saneamento, em periodicidade mnima de 6 (seis) meses; Comunicao das deficincias encontradas em termos de controles internos e recomendaes de soluo ao Conselho de Administrao, rea operacional envolvida e a auditoria externa; Anlise dos procedimentos administrativos, operacionais e tcnicos; Verificao da confiabilidade, adequao e regularidade dos registros e controles contbeis, financeiros, operacionais e administrativos; Anlise fidedignidade das informaes necessrias ao processo decisrio da Instituio; Proposio s reas respectivas, da adequao, atualizao e aprimoramento dos normativos e procedimentos internos; Identificao e apurao dos registros e fatos irregulares, propondo a aplicao das medidas necessrias sua regularizao, inclusive imputao de responsabilidade, sempre que verificada e comprovada a prtica de atos lesivos aos interesses da Instituio, observada, entretanto, a competncia da Comisso Disciplinar de Pessoal; Avaliao preventiva dos sistemas e/ou normas para identificar disfunes e impedir fraudes, erros e omisses; Indicao de alteraes em normas internas objetivando coibir e evitar erros, falhas, irregularidade e omisses nos servios; Realizao de percias na rea de segurana bancria; Anlise e elaborao de parecer sobre estudos e projetos desenvolvidos por outros rgos, quando envolverem aspectos de controle e segurana dos ativos, direitos e obrigaes, e da disciplina interna do Banco; Adoo de providncias com vistas ao acompanhamento e prestao de apoio aos servios de auditoria externa realizados no Banco; Interao com a Auditoria Externa para que esta realize a anlise de balanos, balancetes e demonstrativos contbeis e financeiros, orientando as dependncias do Banco quanto qualidade dos procedimentos adotados, identificando as possveis irregularidades observadas para as providncias devidas; Anlise dos relatrios de auditorias externas e proposio de adoo das providncias necessrias;
Manuteno do cadastro e registro de desempenho das agncias, a partir de informaes contidas em relatrios de trabalho de auditoria; Programao e execuo, periodicamente, de visitas de natureza educativa e preventiva s diversas reas da Instituio. Estas atividades so planejadas, executadas e coordenadas pelo superintendente com o auxlio dos superintendentes adjuntos. Na seqncia as atribuies do superintendente adjunto de agncia.
b) Superintendncia Adjunta de Agncias representada por um superintendente adjunto e executa as seguintes atribuies: Auditar as agncias em todas as atividades desenvolvidas, especialmente nos pontos mapeados como de maior risco e nas evidncias generalizadas de falhas, com periodicidade de quatro anos; Inspees especficas com foco dirigido para determinada falha ou fragilidade; Levantamento de fraudes e/ou golpes que venham a traduzir-se em prejuzo para a Instituio, com a elaborao do respectivo relatrio; Elaborao de relatrios e processos administrativos para subsidiar a aplicao de penalidade grave, com envolvimento de empregados e/ou contratados; Assessorar a rede de agncia quanto aos procedimentos a serem tomados em casos de roubo, arrombamento e assalto e outros assuntos pertinentes a segurana bancria; anlise da ocorrncia e a elaborao de relatrio especial com a juntada de documentos e encaminhamento s reas envolvidas; Realizao de percias na rea de segurana bancria; Atendimento e orientao s agncias quanto s interpelaes sobre rotinas de servios (administrativos e operacionais) e sobre reclamaes com clientes e rgos externos; Controle e acompanhamento dos valores contabilizados nas rubricas Pendncias a Regularizar, Assaltos e Roubos, Processos administrativos e Outros de Pagamentos a Ressarcir; Coordenao e atendimento de solicitaes de ordem legal (documentos e informaes), feitas por rgos pblicos e clientes, de conformidade com a Lei Complementar 2001/105 Art. 3, inciso V;
Coordenao das consultas/pedidos de informaes e reclamaes feitos pelos clientes/usurios, por meio da Ouvidoria da Instituio, em atendimento ao Cdigo de Defesa do Consumidor, Resoluo n. 2.878 e Lei n. 8078/90 Sindicncia, visando levantamento de informaes sobre fatos demandados; Avaliao preventiva dos sistemas e normas para identificar disfunes e impedir fraudes, erros e omisses, propondo e auxiliando as reas respectivas para o aprimoramento e ajustes necessrios nas regras atuais; Avaliao da qualidade alcanada na execuo das tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades; Realizao de auditoria de acompanhamento e estabelecendo aes para correo de problemas indicados; Apurar indicadores de risco apresentado na rede de agncias; Assessorar a rede de agncias na ocorrncia de inconformidade, nas rotinas operacionais; Elaborar planos de auditoria em funo do risco operacional; Desenvolver programas de auditoria interna; Verificao sistemtica quanto cumprimento dos procedimentos normatizados; e Outros assuntos demandados pela Diretoria. Estas atividades so executadas e coordenadas pelo superintendente com o auxlio dos auditores, conforme planejamento e carga horria necessria. A seguir as atribuies do superintendente adjunto de Gesto.
c) Superintendncia Adjunta de Gesto: representada por um superintendente adjunto e possui as seguintes atribuies: Acompanhamento quanto ao cumprimento das recomendaes emitidas pela CGU, BACEN, TCU e Auditorias Externas; Monitoramento contnuo quanto ao cumprimento da Resoluo 2554 do BACEN, com a elaborao de relatrio semestral sobre Sistema de Controles Internos; Acompanhamento quanto ao cumprimento do Plano Plurianual em atendimento a Instruo Normativa 2001 de 06/04/2001; Atendimento a demandas do Poder Judicirio, Receita Federal, Polcia Federal;
Elaborao de relatrio anual circunstanciado sobre a qualidade e segurana do Sistema de Aes Escriturais e outros relatrios peridicos, de conformidade com a Instruo Normativa 1988 da Comisso de Valores Mobilirios - CVM; Auditorias especializadas e especficas em rgos das reas administrativas; Reviso e avaliao quanto eficcia, suficincia e aplicao dos controles contbeis, financeiros operacionais e administrativos; Exame do grau de confiana das informaes contbeis e de outras naturezas; Interao com as Auditorias Externas; Suporte e auxlio na implantao de novos sistemas, nas melhorias e aprimoramento de controles e normativos internos; Anlise e elaborao de parecer sobre estudos e projetos desenvolvidos por outros rgos, quando envolverem aspectos de controle e segurana dos ativos, direitos e obrigaes e da disciplina interna do Banco; Realizao de testes peridicos quanto a segurana dos sistemas de controles internos e da eficcia das informaes, com nfase em sistemas de Processamento de Dados; Auditorias de tratamento de contingncias da rea de Tecnologia e outras contingncias; Participao no planejamento, controle e acompanhamento dos processos com registros para o PAAAI e RAAAI e Sumrio Trimestral; Auditar os sistemas de informao, compreendendo: desenvolvimento, produo e microinformtica; Apurar indicadores de risco apresentados nas reas administrativas; Assessorar as reas administrativas na ocorrncia de inconformidade, nas rotinas operacionais; Desenvolver programas de auditoria interna para as reas administrativas; Avaliar a segurana dos sistemas, identificando pontos deficientes e recomendando correes; Elaborao de relatrios e processos administrativos para subsidiar a aplicao de penalidade grave, com envolvimento de empregados e/ou contratados. Estas atividades so executadas e coordenadas pelo superintendente adjunto com o auxlio dos auditores no mesmo modo da superintendncia de agencia. A seguir as atribuies do coordenador de Servios Operacionais.
d) Coordenadoria de Servios Operacionais: representada por um coordenador e possui as seguintes atribuies: Executar servios de secretaria diretamente ligados ao rgo da Auditoria Interna; Convocar as reunies programadas pelas chefias e outras reunies que se fizerem necessrias, reservando salas, preparando material; Controlar na agenda os compromissos das chefias; Organizar e manter arquivo de documentos e processos, procedendo a classificao etiquetagem e guarda dos mesmos, registrando no respectivo controle de emisso e recebimento; Fazer solicitaes de materiais de escritrio, visando manter/assegurar a continuidade do fluxo de trabalho, bem como providencia de cpias de recuperao ou duplicao de documentos e papis, quando necessrio; Solicitar, sempre que necessrio, reparos/consertos em mquinas e materiais, aos rgos competentes; Observar e zelar pela organizao do local de trabalho; Controlar os eventos de recursos humanos referentes: freqncia, frias, licena prmio, afastamento de pessoal por doena e viagens dos Auditores; Controlar os eventos referentes aos bens de responsabilidade da Auditoria, zelando pelo correto registro de sua movimentao; Controlar fluxo de correspondncia; Controlar fluxo de processos; Gerenciar vigilante; Controlar e cobrar demandas das reas; Gerenciar outras atividades administrativas da auditoria; Administrar o arquivo, Xerox e Off Boy; Atender telefones.
Uma vez descritas as atividades dos setores, passa-se a discorrer sobre o processo da auditoria interna.
3.2 O PROCESSO DE AUDITORIA INTERNA
A Auditoria interna da instituio em questo possui um departamento prprio, com atividades independentes. Auxilia todos os setores administrativos no desempenho efetivo de suas funes e responsabilidades, fornecendo-lhes anlises, apreciaes, recomendaes e comentrios pertinentes s atividades examinadas. As atividades consistem na anlise do cumprimento das polticas, procedimentos e regulamentos definidos pela instituio, bem como o exame e a avaliao da adequao e eficcia do sistema de controle interno da mesma. So estruturadas da seguinte forma:
a) Auditoria Preventiva Rede de Agncias;
b) Auditoria Preventiva Direo Geral;
c) Atendimento de Demandas dos rgos Internos e rgos Externos;
d) Elaborao de Relatrios Especiais;
A seguir, explicao detalhada de cada atividade:
3.2.1 Auditoria Preventiva Rede de Agncias As Auditorias Preventivas das Agncias consistem em efetuar inspees preventivas de pontos especficos, previamente definidos no programa de auditoria, com o objetivo de verificar eventuais irregularidades e identificar pontos que representem ameaas ao controle interno, indicando aes corretivas e melhorias operacionais para o bom desempenho das agncias com relao s atribuies, planos, metas e polticas definidas para as mesmas.
3.2.2 Auditoria Preventiva Direo Geral (reas Administrativas) Apesar do risco financeiro estar em maior concentrao nas agncias, as reas administrativas da instituio, denominada Direo Geral, tambm necessitam de controle e do trabalho da auditoria interna. A auditoria na direo geral no possui um programa especfico como a auditoria preventiva de agncias. O auditor que ir executar que elabora os pontos de exame a serem verificados na rea, atravs da legislao pertinente e dos normativos da Instituio. O
relatrio elaborado de maneira descritiva relatando as ocorrncias detectadas e as recomendaes.
3.2.3 Atendimento de Demandas dos rgos Internos e rgos Externos A Auditoria Interna reporta-se aos rgos internos e externos atravs dos seguintes relatrios principais:
a) Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAAAI Conforme exigncia legal disposta no artigo 11 da Instruo Normativa n. 2, de 24 de dezembro de 2002, da Controladoria Geral da Unio, at 31 de outubro do ano corrente, a auditoria interna elabora o PAAAI, que tem como objetivo o planejamento das atividades da Auditoria Interna para o ano seguinte. Ele contempla as aes de auditoria e demais atividades a serem desenvolvidas. O planejamento efetuado considerando-se os recursos humanos e cargas horrias disponveis. Aps aprovao pelo Conselho Fiscal da instituio, encaminhado ao Conselho de Administrao e a SFC (Secretaria Federal de Controles Internos), at 31 de outubro de cada ano.
b) Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAAAI Este relatrio tem por objetivo a prestao de contas das atividades realizadas pela Auditoria Interna, conforme exigncia legal disposta no artigo 11 da Instruo Normativa n. 2, de 24 de dezembro de 2002, da Controladoria Geral da Unio.
c) Sumrios Trimestrais Relatrio elaborado trimestralmente que tem por objetivo expor os fatos ocorridos e as atividades realizadas pela Auditoria Interna a cada trimestre. apresentado ao Conselho de Administrao e Controladoria Geral da Unio e organizado de acordo com a estrutura da auditoria interna.
3.2.4 Elaborao de Relatrios Especiais Os relatrios especiais so trabalhos realizados pelos auditores no previstos no Plano Anual de Auditoria, podendo causar prejuzo financeiro a Instituio ou que ainda se
encontram sob investigao, tais como: indisciplina operacional, fraudes, golpes, roubos ou furtos, assaltos e arrombamentos, entre outros. Os relatrios especiais so apresentados conforme modelos a seguir:
a) Relatrio de Indisciplina Operacional Relatrio que tem por objetivo apresentar as informaes detalhadas referente ao deferimento de operaes de crditos pela administrao da agncia para clientes sem capacidade de pagamento. Podem ser solicitados pelo Superintendente, Presidente, Diretor ou por iniciativa do Auditor, quando nos trabalhos de campo identifica tais irregularidades. Destinam-se Diretoria para conhecimento e providncias operacionais e disciplinares.
b) Relatrio de Sindicncia ou Fraude Relatrio que tem por finalidade registrar situaes internas que envolvam empregados, contratados ou estagirios sobre os quais existe suspeita, ou mesmo conhecimento de envolvimento em situaes ilcitas ou contraditrias. Busca levantar os fatos e registr-los. Destina-se Diretoria de Recursos Humanos, para aplicao de penalidades ou Comit Disciplinar.
c) Relatrio de Golpe Relatrio que tem por finalidade levantar as informaes e documentos relativos aos golpes. Visa identificar pontos fracos e falhas cometidas por empregados, contratados e estagirios, que permitiram o sucesso do golpe. Os pontos fracos so analisados pela Auditoria e rgos ligados ao caso, no sentido de elimin-los. As falhas so analisadas para aplicao de penalidades e eventualmente responsabilizar os responsveis pelos procedimentos que causaram prejuzos. O golpe quando aplicado com a conivncia de empregado, contratado ou estagirio, e identificada a inteno de pratic-lo (dolo), analisado e relatado como fraude. Caracterizado o golpe, geralmente se providncia o Boletim de Ocorrncia Policial, encaminhando Consultoria Jurdica da Instituio para as providncias cabveis.
d) Relatrio de Roubo ou Furto Relatrio com os mesmos objetivos e encaminhamentos dos relatrios de golpe. Identificada a ocorrncia, se lavra o Boletim de Ocorrncia Policial. Destaca-se que sempre
que se verificar falha ou negligncia quanto aos dispositivos de segurana, estes so ressaltados e sero corrigidos.
e) Relatrios de Assaltos e Arrombamentos So relatrios com o objetivo de levantar os prejuzos, eventuais danos e reunir informaes que possam auxiliar a polcia na investigao e na identificao de suspeitos, em qualquer poca, inclusive da parte de clientes. Os registros so efetuados numa planilha elaborada para esta finalidade. Sempre se elabora a ocorrncia policial e quando julgar que percia tcnica poder obter sucesso, o acesso ao ambiente deve ser evitado at a chegada do mesmo. Nos assaltos, a agncia permanecer fechada enquanto no se concluir os trabalhos que permitam levantar o valor dos prejuzos causados, bem como, enquanto o clima no interior da agncia no esteja sob controle. Destaca-se que sempre que se verificar falha ou negligncia quanto aos dispositivos de segurana (equipamentos ou controles internos), estes so ressaltados e corrigidos.
f) Relatrios Preventivos So relatrios elaborados para resguardar o interesse da Instituio diante de determinado fato que no esteja contemplado na rotina de auditoria da agncia.
3.3 AUDITORIA PREVENTIVA - REDE DE AGNCIAS
As Auditorias de Rotina das Agncias tem como principal foco verificar se as atividades esto sendo executadas de acordo com as polticas e diretrizes emanadas pela instituio, bem como se esto sendo cumpridas conforme determina os normativos e legislaes pertinentes. O trabalho de auditoria ocorre atravs de exames baseado em amostragens, os quais se pode obter concluses sobre a qualidade de um universo sem examinar todos os seus componentes. A amostragem para cada ponto de auditoria foi definida analisando-se a carga horria dos auditores, o porte da agncia e a abrangncia dos exames quanto relevncia, a materialidade dos valores, natureza dos itens objeto do exame e, principalmente, o risco envolvido.
Antes do incio de um trabalho de auditoria nas agncias, definido pelo Superintendente Adjunto de Agncia o objetivo do trabalho, o roteiro a ser seguido, o auditor executor, o perodo de abrangncia e a quantidade de dias teis para sua finalizao. Aps a definio supracitada, inicia-se as etapas do trabalho de auditoria, que dividido em trs etapas: - Etapa 1: Pr-auditoria - Etapa 2: Auditoria Distncia (Sistema) - Etapa 3: Auditoria nas agncias In Loco
3.3.1 Pr-auditoria
A pr-auditoria um levantamento efetuado no prprio departamento de auditoria interna, por um auditor jnior ou pelo auditor que executar o trabalho. Consiste na busca de informaes e coleta de dados da agncia a ser auditada atravs de relatrios baixados via sistemas internos da instituio, tais como: razo, contabilizao das despesas da agncia, clientes com restries, total de responsabilidades dos clientes, liberao de limite de cheques especiais, liberaes de crdito, entre outros. Esta fase de suma importncia, pois consegue-se ter uma preliminar sobre algumas atividades desenvolvidas na agncia, bem como elaborar os papis de trabalho, que auxiliar a auditoria in loco.
3.3.2 Auditoria Distncia (Sistema)
O Sistema de Auditoria Distncia um sistema que tm a finalidade de coletar e analisar dados de contas contbeis, fornecendo informaes que auxiliaro os auditores. Estas informaes so abrangentes e envolvem a conciliao contbil de grande parte das rotinas internas das agncias, podendo detectar os mais diversos tipos de situao, inclusive indicar fraudes e possveis erros operacionais. O Sistema est em teste, no projeto piloto, a qual foram desenvolvidos procedimentos de conciliao de algumas contas contbeis atravs de sistema automatizado, capturando informaes da retaguarda de agncia, contas correntes, crditos gerais e contabilidade, armazenando-as em um novo sistema que concilia os saldos das carteiras, com os saldos apresentados no razo dirio da agncia.
Este sistema (nesta fase) organiza as informaes e processa a conciliao, disponibilizando um relatrio por agncia, onde so listadas as contas contbeis que apresentam divergncia com as carteiras. Assim, o auditor ao executar o trabalho in loco, verificar junto aos administradores o motivo de tal diferena. As contas conciliadas so separadas por grupo conforme abaixo: GRUPO A: RUBRICA NOME DA CONTA 4110530-4 000000-0 - Administrao Direta Governo Federal 4110540-7 000000-0 - Administrao Indireta Governo Federal 4110570-6 000000-0 - Atividade Empr. Governo Federal 4111000-7 010000-5 Depsitos Pessoas Fsicas 4111000-7 020000-0 - Depsitos Pessoas Fsicas Tipo 4111000-7 030000-4 - Contas Encerradas Pessoa Fsica 4112000-4 010000-3 - Depsitos Pessoas Jurdicas 4112000-4 030000-2 - Contas Encerradas Pessoas Jurdicas 4113030-0 100000-2 - Bancos de Desenvolvimento 4113030-0 900000-1 - Outros Bancos e Financeiras 4113040-3 000000-0 Entidade Merc. Seguro e Previdncia Privada 4113099-1 020000-6 - Cooperativas de Crdito 4114025-9 000000-0 - Administrao Indireta Estadual 4114030-7 000000-0 - Administrao Direta Municipal 4114035-2 000000-0 - Administrao Indireta Municipal 4114050-3 010000-4 Atividade Empresariais Estaduais 4114060-6 000000-0 - Atividade Empresariais Municipais 4118599-1 010000-0 - Depsitos Vinculados Pessoa Jurdica OP LCG 4118599-1 360000-3 - Depsitos Vinculados Pessoa Fsica OP LCG 4118599-1 410000-4 - Depsitos Vinculados Pessoa Jurdica OP LCG 4155090-4 000000-0 - Outros Depsitos Judiciais 4992599-5 040000-6 - Obrigaes por Convnio Subgrupo A1: 4114020-4 000000-0 - ADMINISTAO DIRETA ESTADUAL
GRUPO B: RUBRICA NOME DA CONTA 1612000-8 040105-7 - Cheque Empresarial Indstria 1612000-8 040205-3 - Cheque Empresarial Comrcio 1612000-8 040405-6 - Cheque Empresarial Outros Servios Subgrupo B1: 1612000-8 040501-0 Cheque Nobre Pessoa Fsica
GRUPO C: RUBRICA NOME DA CONTA 1889200-4 290000-5 - INSS Diversos 1889200-4 570000-7 - Saque Inter-agncia Recursos Transferidos 4112000-4 060000-6 - Depsito Crdito Inter-agncia Iniciado 4112000-4 070000-0 - Depsito Crdito Inter-agncia Executado 4112000-4 140000-0 - Compensao Interna de Cheques 4112000-4 150000-5 Devoluo Interna de Cheques 4113099-1 090000-8 - Outra Instituies Financeiras 4114050-3 050000-2 - Arrecadao de Tributos Estaduais 4118599-1 020000-4 - Convnios a Repassar Privado 4118599-1 040000-3 - Cobrana Direta A Remeter 4413000-8 000000-0 - Recebimento Remeter Servios de Compensao 4913510-1 0100002 - Federais Arrecadao INSS 4915000-7 090000-3 - Outros Recebimento Tributos Federais 4916010-7 000000-0 - Recolhimentos 4999200-7 540000-2 - Recursos Transferidos Diversos Sistemas 4999200-7 570000-6 - Recursos Tranferidos DOC. para Compensao 4999200-7 580000-0 - Recursos Transferidos Cheque Devoluo para Caixa 4999200-7 5900005 - Divergncias no Balancete
GRUPO D: RUBRICA NOME DA CONTA 1412000-0 000000-0 - Cheque e Outros Papis a Remeter Servio Compensao 1411090-0 000000-0 - Outros 1611000-1 040200-7 - Indstria 1611000-1 040300-3 - Comrcio 1611000-1 040500-6 - Outros Servios 1611000-1 040600-2 - Pessoas Fsicas 1889200-4 010000-1 - Diferena de Caixa
As contas contbeis das instituies financeiras so nomeadas e classificadas de acordo com o COSIF (Plano Contbeis das Instituies Financeiras), que foi criado com a edio da Circular 1.273, em 29/12/1987, visando unificar os planos contbeis para facilitar o acompanhamento, avaliao e controle das instituies integrantes do Sistema Financeiro Nacional.
3.3.3 Auditoria nas Agncias In Loco
As Auditorias de Rotina das Agncias Preventivas - consistem na aplicao do Programa de Auditoria nas agncias (in loco) pelo auditor designado, visando identificar fragilidades nas atividades que a agncia executa, a fim de estabelecer os meios de proteo e promover, simultaneamente, a eficincia operacional. O programa de auditoria possui um sistema de registros, desenvolvido e mantido pela prpria auditoria, que se constituem em pontos de verificao onde o auditor efetua os registros de situaes relevantes. Cada ponto do programa possui os seguintes campos a serem preenchidos pelo auditor:
a) Registro Neste campo o auditor faz as anotaes do exame efetuado, sendo claro e objetivo. Descreve preferencialmente os procedimentos que no esto adequados com os normativos. Aps efetuar o registro, o auditor classifica o ponto como: TIMO, BOM, REGULAR e INACEITVEL. Para os pontos inaceitveis, geralmente a posteriori, se faz uma avaliao dos fatores que contriburam para que a anormalidade existisse e os riscos que a instituio corre por tal ocorrncia. Os fatores avaliados so os normativos, os controles, o executor e a administrao. O objetivo desta avaliao permitir a tabulao futura sobre o que mais contribui para a ocorrncia de situaes inaceitveis, e consequentemente, buscar soluo.
b) Aes a realizar Em funo do registro efetuado, neste campo o auditor determina uma providncia/recomendao ao responsvel da agncia relativa a irregularidade apontada, para que faa a correo at uma data prevista.
c) Responsvel Identifica a pessoa que ser responsvel a cumprir as aes determinadas.
d) Data a data estipulada pelo auditor para cumprimento da ao pela agncia. (formato para digitao dd/mm/aa).
comum a alterao e/ou incluso de novos pontos, devido a mudanas nos normativos ou por solicitao das reas. O Auditor, havendo necessidade, substituir pontos propositalmente livres por novos pontos de auditoria para registro destas situaes no previstas. Estes pontos de auditoria so organizados por rea e atividades da agncia. A seguir trataremos de alguns pontos principais de auditoria examinados, divididos por rea de atuao:
3.3.3.1 Setor Financeiro
Na rea financeira so examinados os pontos relativos aos procedimentos de caixas e tesouraria da agncia, tais como:
a) Conferncia da Reserva O objetivo deste ponto conferir a reserva. A reserva so todos os valores em espcie (dinheiro) que esto em poder da agncia. Com a folha 01 do Mapa Financeiro (Relatrio do Sistema) e com a Conta Caixa (Razo), do dia anterior, conferido se o numerrio (fsico) constante na reserva e nos Cahs Dispenser (Auto Atendimento) esto exatos com os valores destes relatrios. Este o primeiro ponto de auditoria conferido, haja vista o risco envolvido. efetuada pelo auditor, na presena do responsvel pela reserva. Neste ponto tambm so verificadas se as cdulas/moedas dilaceradas esto sendo remetidas a Tesouraria Regional e contabilizadas na conta contbil correta (Dinheiro Dilacerado), pois h casos em que a agncia contabiliza na conta Caixa. Aps trmino da conferncia pelo auditor, preenchido a ATA DE CONFERNCIA DE CAIXA, na qual descrito o numerrio da reserva e o do Mapa Financeiro, e se h diferena ou no. impressa e assinada pelo auditor conferente e o responsvel pela reserva.
b) Cofre Observar se o cofre permanece fechado, com o retardo ativado (segredo), mesmo durante o expediente bancrio, sendo aberto somente para o recolhimento ou suprimento de numerrio (dinheiro).
c) Suprimentos e Recolhimentos Averiguar, atravs do relatrio de Suprimento e Recolhimento de numerrio, impresso na agncia no perodo solicitado, se os suprimentos (dinheiro do cofre fornecido aos caixas) est sendo efetuado dentro do limite estipulado pela instituio; e se ocorre mediante a apresentao do formulrio especfico autenticado. Verificar tambm se est sendo efetuado o recolhimento (recolher o dinheiro em poder dos caixas ao cofre) quando do afastamento do caixa para o desempenho de outras atividades ou no seu horrio de almoo, bem como, se o excesso est sendo recolhido durante o expediente, atravs do formulrio especfico, autenticado em duas vias.
d) Travamento dos Terminais e Gavetas dos Caixas Conferir, atravs de relatrio especfico impresso na agncia, se os caixas esto travando seus terminais (atravs de comando no sistema) e chaveando suas gavetas quando das suas ausncias.
e) Formulrios de Depsitos Quando o cliente deposita dinheiro ou cheque no terminal de caixa, obrigatoriamente dever ser preenchido o Formulrio de Depsito, que discrimina os valores depositados, se em dinheiro ou em cheque. Uma via do formulrio fornecido ao cliente e a outra fica retido na agncia. Por amostragem, analisa-los verificando se os caixas o esto preenchendo corretamente.
f) Procedimentos obrigatrios nas transaes de saques (Contas Correntes, Poupana e INSS) Atravs dos documentos em poder da agncia (cheques e comprovantes de saques), por amostragem, verificar se os caixas procedem corretamente. Com relao aos cheques sacados no caixa, verificar os de valores superiores a R$ 100,00 se esto nominais, com endosso e com a identificao do endossatrio (favorecido). Com relao aos cheques da compensao, verificar se os responsveis esto vistando, conferindo a assinatura, o preenchimento, a data, e se esto nominais acima de R$ 100,00. Averiguar tambm se os valores sacados via recibo (saque no terminal de caixa sem carto) contm a assinatura do cliente.
g) Entrega de Carto Magntico Ao entregar o carto Magntico ao cliente, obrigatoriamente deve ser colhida a
assinatura no carto de autgrafo, confrontando as mesmas, bem como registrado a data. Quando carto INSS, deve ser preenchido e assinado contrato especfico. Atravs do relatrio que discrimina a entrega de carto num determinado perodo, constatar se os caixas esto procedendo corretamente. No caso do Carto de INSS, verificar se vem sendo colhida a assinatura no Contrato Especfico.
h) Posicionamento do Vigilante Como segurana da agncia e dos empregados, observar se o vigilante est posicionado corretamente, em local estratgico.
3.3.3.2 Setor Administrativo e Contbil Nesta rea so examinados os pontos relativos aos procedimentos administrativos e contbeis da agncia, tais como:
a) Conciliao das Contas do Razo Efetuar a conciliao das contas do razo dirio com os relatrios especficos de cada grupo de conta, desde que no conciliadas automaticamente no Sistema de Auditoria Distncia. So conciliadas manualmente as seguintes contas: RUBRICA NOME DA CONTA 16130005 0401012 - Ttulos Descontados e Duplicatas - Indstria 16130005 0402019 - Ttulos Descontados e Duplicatas - Comrcio 16310100 0000000 - Custeio Agrcola 16310306 0000000 - Investimento Agrcola 16320107 0000000 -Custeio Agrcola 16320200 0000000 - Custeio Pecuria 16320303 0000000 -Investimento Agrcola 18892004 0100001 - Diferena de Caixa 18892004 2900005 - INSS Diversos 18892004 3800004 - Devedores Ttulos Descontados 18892004 5700007 - Saque Interagncia/Recursos Transitrios 41120004 0600006 - Depsito Crdito Inter. Iniciado 41120004 0700000 - Depsito Crdito Inter. Executado 41120004 0800005 - Depsito. Ch. Dev. Inter. Iniciado 41120004 0900000 - Depsito Ch. Dev. Inter. Executado 41120004 1400000 - Compensao Interna Besc
b) Contabilizao das Despesas Atravs do razo dirio mensal, conciliar as contabilizaes das despesas com os recibos e notas fiscais, verificando se os valores esto dentro da mdia da agncia e se consta comprovao de todos os valores, com a finalidade de evitar contabilizaes em excesso ou desvios de valores. averiguado tambm se os documentos so vistados pela administrao da agncia. Quanto s despesas com Vale Transporte, constatar se a parte que cabe ao banco est sendo debitado diretamente na conta de despesa, e se a parte que cabe ao empregado est sendo debitado do mesmo no ms subsequente.
c) Proviso para Pagamentos a Efetuar Averiguar se os valores das despesas de gua, energia, condomnios, ISS (Imposto sobre Servio), e outras, com pagamentos posteriores, esto sendo aprovisionadas mensalmente com reverso (a dbito da conta de proviso) quando do pagamento efetivo da despesa no ms seguinte.
d) Nveis Operacionais Averiguar, atravs de relatrio especfico, se os empregados/estagirios esto cadastrados no nvel de acesso (nveis operacionais) permitido para sua atividade.
e) Talonrio de Cheques Conferir os tales de cheques quanto a entrega, a guarda e o inventrio. Os tales devem ser expurgados (Ajuste) quando h problemas com registro, cliente includo no CCF
(Cadastro Cheque sem Fundos), contas encerradas e cancelamento de limite de cheque especial. Quanto ao inventrio, deve ser efetuado semestralmente, com intuito de conferir se todos os tales listados constam em estoque. Quanto a entrega de Tales, averiguar se est sendo colhida a assinatura no Comprovante de Entrega e na Solicitao de Entrega quando Portador. Outro procedimento observar se os talonrios esto sendo mantidos em local seguro, observando se o mesmo chaveado ao final do expediente.
f) Porta Giratria Observar se os empregados e vigilantes esto cumprindo com as normas, a qual cita que todos os empregados devem passar pela porta giratria e que ,no travamento, tem que ser liberada somente por um administrador imediato.
g) Contratos de Prestao de Servios Averiguar se a administrao tem conhecimento dos contratos com as prestadoras de servios (empresas terceirizadas) dos servios de: - Vigilncia; - Limpeza; - Manuteno de equipamentos e porta giratria; - Sistema de alarme.
3.3.3.3 Setor Contas Correntes
Nesta rea so examinados os pontos relativos aos procedimentos de atendimento ao pblico da agncia, tais como:
a) Proposta de Abertura de Conta Analisar se as propostas de abertura de contas esto devidamente preenchidas, averiguando: - Se as fotocpias do documento de identidade, CPF e comprovante de residncia esto sendo guardados junto ficha proposta da Abertura de Conta (documentos obrigatrios); - Se o responsvel pela abertura est claramente indicado na ficha-proposta; - Se constam as assinaturas do Proponente (cliente) nos campos especficos;
- Quando titular casado ou unio estvel, ser registrados os documentos de identidade e CPF do Cnjuge/Companheiro. - Se o termo de responsabilidade est assinado pela administrao da agncia.
b) Autorizaes para proceder dbitos em Contas Correntes e de Poupana Atravs de relatrio especfico, conferir se nos dbitos em contas de clientes, via sistema interno da instituio, consta a autorizao formal do mesmo.
3.3.3.4 Operaes de Crdito
Nesta rea so examinados os pontos relativos aos procedimentos de liberaes de operaes de crdito (emprstimos) da agncia, tais como:
a) Limite de Cheque Especial Pelo processo de amostragem, verificar os contratos de cheques especiais, avaliando a formalizao (assinaturas do devedor, avalistas, cnjuge do aval - exceto no regime de separao absoluta de bens, testemunhas e administrao), garantias, cadastro, e se o cliente comporta tal limite fornecido. Verificar tambm a existncia de contratos emitidos h mais de 24 meses; A titularidade do contrato deve ser a mesma registrada no Conta Corrente (Individual ou Conta Conjunta), sendo que os nomes no devem ser abreviados; Quanto as Garantias, para Cheques Empresariais (Pessoa Jurdica) - Nota Promissria na proporo de 1.5 do limite estabelecido, avalizada por seus prprios scios/diretores (e cnjuge do aval exceto no regime de separao absoluta de bens), com vencimento " VISTA". Em caso de Firmas individuais, o proprietrio no pode figurar como avalista. Quanto ao Cadastro, verificar se as informaes inseridas no sistema tem procedncia: - Pessoa Fsica: Dados pessoais - identificao, qualificao, endereo e renda; Dados de bens patrimoniais - bens mveis e imveis; Fontes de informaes - referncias comerciais e bancrias, cartes de crdito/seguro e outros. - Pessoa jurdica: Se a Relao de Faturamento est identificada e assinada pelo responsvel da empresa e pelo contador.
b) Linhas de Crdito Emprstimo Consignao Folha de Pagamento Os emprstimos em consignao so aqueles em que o cliente recebe seus proventos pela instituio, e as parcelas do emprstimo sero descontadas mensalmente de sua renda. Selecionar os emprstimo liberados com valores mais expressivos, analisando a capacidade de pagamento do cliente, bem como se os contratos e os valores liberados esto de acordo com os normativos da instituio. verificado a formalizao dos contratos, se esto assinados pelo devedor, avalista (quando empresa privada), cnjuge do aval (exceto no regime de separao absoluta de bens), testemunhas e administrao; as garantias (Nota Promissria no valor do contrato) e o cadastro do cliente.
c) Linhas de Crdito Linhas Gerais A Instituio detm diversos tipos de Linhas de Crdito, tais como: Emprstimo Dcimo Terceiro, Emprstimo Restituio Imposto de Renda, Crdito Pessoal, Crdito Micro, Pequena e Mdia empresa, entre outros. Neste ponto so analisados os contratos separados por linha, pois cada uma tem suas particularidades na liberao. So analisados as garantias, a formalizao, os valores liberados e o cadastro do cliente.
d) Operaes com Cheques ps-datados As operaes com cheque ps-datados um limite fornecido ao cliente, que, para utiliza-lo tem que apresentar como garantia cheques com datas posteriores ao contrato. Estes cheques, as medidas que vo sendo compensados, diminui o valor utilizado pelo cliente. Os cheques tem que ser de terceiros e pulverizados (de valores pequenos). Verificar os contratos com valores mais expressivos, bem como analisar os cheques dados em garantia, o prazo do contrato, as garantias (Nota Promissria), a formalizao e o cadastro. Quanto ao cadastro, averiguar: - Pessoa Fsica: Dados pessoais - identificao, qualificao, endereo e renda; Dados de bens patrimoniais - bens mveis e imveis; Fontes de informaes-referncias comerciais e bancrias, cartes de crdito/seguro e outros. - Pessoa jurdica: A Relao de Faturamento est identificada e assinada pelo responsvel da empresa e pelo contador.
e) Operaes com Ttulos Descontados Verificar os contratos, analisando a formalizao e os ttulos descontados dados como garantia, analisando a pulverizao (diversificados) e a qualidade dos mesmos. O cadastro segue a mesma anlise do item acima.
3.3.3.5 Concluso do Relatrio Neste ponto o Auditor faz um resumo do resultado do trabalho realizado, registrando sucintamente as ocorrncias mais importantes, destacando os pontos classificados como inaceitveis.
Aps registro de todos os pontos, o auditor finaliza o trabalho imprimindo-o no formato de relatrio, em 02 vias, uma para a agncia e outra para a auditoria interna.
Uma vez concludo o estudo de caso, passa-se a concluso e recomendao.
4 CONCLUSES E RECOMENDAES
A auditoria interna vem ganhando espao no mercado, devido a complexidades das organizaes e a dificuldade de seus administradores de verificarem a real situao da empresa. uma atividade objetiva, funcionando dentro da empresa, com a finalidade de averiguar os controles internos, como a eficincia, a eficcia e a economicidade. Com a presente pesquisa procurou-se mostrar o processo de auditoria numa instituio financeira visando contribuir com os estudos desta rea, haja vista que so poucas as publicaes focadas neste assunto.
4.1 QUANTO PROBLEMTICA A questo problema desta pesquisa, apresentada no item 1.1, dispe sobre responder a seguinte pergunta: Como realizado a auditoria interna numa instituio financeira? Atravs da fundamentao terica e da coleta de dados, como documentos pertinentes ao tema e efetuadas entrevistas informais com profissionais da rea, bem como o acesso direto as informaes da instituio, foi possvel identificar e descrever o processo de auditoria interna. Conclui-se atravs do resultado apresentado, que o processo de auditoria interna da instituio financeira bem elaborado, estando de acordo com a fundamentao terica apresentada e com as legislaes e normas regulatrias.
4.2 QUANTO AOS OBJETIVOS
Quanto aos objetivos especficos apresentados no item 1.2 verifica-se que foram alcanados, uma vez que foram apresentados as teorias e os conceitos de auditoria interna, principalmente acerca dos normativos e seus procedimentos. Para melhor entendimento, foram ainda citados conceitos de instituies financeiras e legislaes pertinentes ao assunto. Outro objetivo especfico era descrever o processo de gesto de auditoria interna numa instituio financeira. Atravs de levantamento de dados efetuados na prpria instituio elaborou-se o processo de gesto, na qual demonstrou como dividida os setores dentro da auditoria interna, como so distribudas as atividades e quais so as atribuies e responsabilidades de cada setor.
Por fim, apresentou-se o processo de auditoria interna numa instituio financeira. Com os documentos pertinentes, entrevistas informais, e acesso direto aos sistemas e programas, elaborou-se um resumo do processo de auditoria da instituio, focando a auditoria preventiva nas agncias, haja vista a no possibilidade de aprofundar todas as atividades.
4.3 SUGESTES PARA TRABALHOS FUTUROS
Com o crescimento das organizaes e da necessidade da atividade de auditoria interna, recomenda-se futuras pesquisas, tais como: 1. O processo de auditoria interna em outros segmentos de atividades; 2. Um estudo sobre o risco das atividades das instituies financeiras; 3. A auditoria interna como uma importante ferramenta de controle para as organizaes.
REFERNCIAS
ALBERTON, Luiz. Uma Contribuio para a Formao de Auditores Contbeis Independentes na Perspectiva Comportamental. Florianpolis, 2002, 272p. Tese (Doutorado em Engenharia de Produo) - Programa de Ps-Graduao em Engenharia de Produo, Universidade Federal de Santa Catarina, 2002.
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. So Paulo: Atlas, 1996.
ANDRADE, Armando. Eficcia, eficincia e economicidade: controles internos. Patrocnio Petrobras.
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