A.01 - Exerc. Gestão de Documentos (MPU)

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU
CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOS

PROFESSOR: MAYKO GOMES
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1
AULA 02 - Gesto de Documentos
Ol, concurseiros! Tudo bem? Ainda com foras?
No vamos desanimar agora!
Chegamos a esta segunda bateria de exerccios, onde vamos tratar de
questes sobre protocolo, classificao, arquivamento e ordenao, e tabela de
temporalidade.
Como sempre, estarei disponvel no email para ajud-los no que for
possvel: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm tambm com o frum do
curso para ajudar seus estudos. No deixem de postar suas dvidas e
comentrios!
Ento vamos arregaar as mangas, e mos massa!
Prof. Mayko Gomes
Abril/2013
Ciclo Vital dos Documentos
(TRE-GO/2009 Cespe/UnB) A teoria das trs idades aquela
que afirma que os documentos passam por diferentes fases,
determinadas, por um lado, pela frequncia de uso dos documentos
pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela
identificao dos valores primrio e secundrio presentes ou no nos
documentos.
Comentrio: As fases documentais so determinadas, segundo a teoria
arquivstica, pelo valor e pela frequncia de uso dos documentos. Quando os
documentos so muito utilizados, significa que so extremamente necessrios
para uma determinada atividade; quando so pouco utilizados, significa que
ainda so importantes para uma atividade administrativa, mas no to
urgentes; e quando so guardados definitivamente, significa que tm muita
importncia para outras reas do conhecimento.
Gabarito: Certo
(MCT/2008 Cespe/UnB) Arquivo de primeira idade ou corrente,
arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira idade
ou permanente so estgios de evoluo dos arquivos.
Comentrio: Segundo a teoria arquivstica, estas so as fases do
arquivo. Elas no so trs tipos de arquivo, mas sim um nico arquivo dividido
em trs fases. O arquivo corrente a fase que guarda documentos consultados
com muita freqncia, sendo necessrios para vrios procedimentos
administrativos. O arquivo intermedirio guarda documentos que ainda so
muito importantes para a administrao, mas no so utilizados com tanta
freqncia; esses documentos servem mais como garantia de direitos ou
prestao de contas. O arquivo permanente guarda documentos que perderam
todo o seu valor para a administrao (valor primrio), mas so importantes
fontes de pesquisa para outras reas, como a Histria, a pesquisa cientfica, a
Cultura, etc.
Gabarito: Certo
(Censipam/2006 Cespe/UnB) Ciclo vital dos documentos
nome de uma teoria segundo a qual os documentos produzidos e/ou
recebidos no curso das atividades de uma entidade passam por fases
sucessivas, devendo ser reunidos em arquivos correntes ou
permanentes de acordo com a frequncia de uso, a provenincia e o
grau de sigilo dos documentos.
Comentrio: O Ciclo Vital dos Documentos, assim como o Estgio de
Evoluo dos Arquivos, outro nome dado Teoria das Trs Idades. Portanto,
ateno isso. Os documentos passam por fases no arquivo, segundo a
questo anterior, de acordo com a freqncia de uso, com a provenincia
(origem) ou com o grau de sigilo. Ocorre que os documentos sigilosos (que
estudamos em nossa primeira aula) NO PODEM EXISITIR NO ARQUIVO
PERMANENTE. O objetivo de desse arquivo servir de fonte de pesquisa, e no
h sentido em guardar ali documentos com restrio de acesso.
Gabarito: Errado
(Imbel/2004 Cespe/UnB) Quanto frequncia do uso ou
consulta, os arquivos podem ser: ativo, inativo e morto.
Comentrio: Esta questo no apresenta novidades at aqui; mas
acreditei que seria proveitoso coloc-la para explicar a vocs que as fases do
arquivo (corrente, intermediria, permanente) podem receber nomenclaturas
diferentes. Portanto ateno a elas:
Corrente Intermedirio Permanente
1 idade 2 idade 3 idade
Setorial Pr-arquivo Histrico
Administrativo Records centers De custdia
Ativo Semiativo Passivo
Vivo Limbo Morto
De movimento Purgatrio Esttico
Em curso Temporrio Definitivo
Ncleos de arquivo Transitrio Final
Gabarito: Errado
(ANAC/2009 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio, assim como
o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio.
Comentrio: Todos os documentos do arquivo intermedirio tm as
mesmas prerrogativas dos documentos do arquivo corrente: seu objetivo, seu
valor, seus interessados, suas funes, etc. A diferena entre eles a sua
freqncia de uso, que no intermedirio menor. Por esta razo vocs devem
entender que o arquivo intermedirio pode ser considerado uma extenso do
arquivo corrente. Inclusive muitas vezes no encontrado esse arquivo em
empresas, pois seu custo no justifica sua instalao, e suas atividades podem
ser realizadas pelo arquivo corrente. Ento tenham sempre em mente que a
funo desse arquivo desafogar o fluxo no arquivo corrente.
Gabarito: Certo
(PF/2009 Cespe/UnB) A teoria dos valores de documentos no
permite definir se o documento da fase corrente, da intermediria ou
da permanente.
Comentrio: A teoria dos valores documentais afirma que os
documentos possuem dois valores: o primrio, que o valor do documento
para a atividade que o gerou (mediato); e o valor secundrio, que a
importncia do documento para outras reas, diferentes da atividade que o
gerou. O valor primrio imediato, temporrio (acaba medida que o
documento cumpre seu objetivo administrativo) e todo documento o possui (
a razo de existir do documento); o valor secundrio mediato, definitivo
(existe para sempre) e nem todos os documentos o possuem (deve haver
avaliao). O valor secundrio pode ser probatrio (capaz de provar sobre a
ao que o gerou) e/ou informativo (capaz de fornecer informaes relevantes
sobre seu produtor.
Ento se um documento ainda possui o valor primrio, deve ser
guardado no arquivo corrente ou intermedirio, onde seu importante para a
administrao; em seguida deve ser avaliado, e caso possua o valor
secundrio, deve ser mantido no arquivo permanente. Portanto essa teoria
suficiente para determinar a fase do arquivo em que se encontra o documento.
Gabarito: Errado
(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) De acordo com os fundamentos da
arquivologia, correto que o arquivo corrente que existir na Antaq
seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos
setores da agncia para apoio s atividades cotidianas.
Comentrio: Uma das classificaes que o arquivo corrente pode
receber decorrente de sua propriedade me manter todos os documentos de
uma instituio no mesmo local. Quando isso ocorre, dizemos que um
arquivo geral ou central.
Gabarito: Certo
(SEAD-SES-FHS-SE/2009 Cespe/UnB) Os arquivos correntes
so formados pelo conjunto dos documentos produzidos e (ou)
recebidos pelos vrios setores de trabalho da instituio e que
precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar prximos aos seus
usurios diretos.
Comentrio: Ao contrrio, quando o arquivo corrente mantm
divises, guardando seus documentos nos prprios departamentos que os
produziram, dizemos que este arquivo setorial.
Importante: setorial ou geral uma classificao atribuda somente aos
arquivos corrente!
Gabarito: Certo
(PF/2009 Cespe/UnB) Documentos de arquivo produzidos ou
recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor
administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo
intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor
secundrio.
Comentrio: Em questo anterior vimos que os documentos de arquivo
possuem valores, e que estes determinam as fases em que os documentos se
encontram. Sabemos que o valor primrio imediato, ligado diretamente aos
objetivos de criao do documento. Ento esse valor importante para a
administrao e para a tomada de deciso (valor administrativo), ou para a
garantia de direitos e prestao de contas (valor legal, fiscal). Esses
documentos devem estar no arquivo intermedirio para servirem de garantia.
Os documentos de valor secundrio so os capazes de provar sobre fatos
relevantes, ou informar sobre a histria de seu produtor: origens, evoluo,
criao, objetivos, metas, etc.
Gabarito: Errado
(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio, conhecido
tambm como arquivo inativo, resultante da transferncia de
documentos do arquivo corrente.
Comentrio: Mais uma questo tratando no s dos nomes dos
arquivos, mas do processo de passagens de documentos. O nome da
passagem est correto: para o arquivo intermedirio chama-se transferncia,
e para o arquivo permanente chama-se recolhimento.
Mas o que est incorreto no item, o nome dado ao arquivo, que, como
visto em questo anterior, deve ser semiativo. O nome inativo dado ao
arquivo permanente.
Gabarito: Errado
(FUB/2008 Cespe/UnB) O documento de arquivo transferido ao
arquivo intermedirio permanece com o acesso restrito unidade
acumuladora, podendo, com autorizao da unidade acumuladora, ser
acessado por outras unidades.
Comentrio: Tambm com base em questo anterior, aprendemos que
os documentos do arquivo intermedirio possuem as mesmas caractersticas
dos documentos do arquivo corrente. Quando no arquivo intermedirio, os
documentos possuem as mesmas prerrogativas e proibies, e uma delas o
acesso liberado. Os documentos no arquivo corrente somente podem ser
consultados por terceiros com a autorizao de seu produtor, e o mesmo vale
para os documentos do arquivo intermedirio.
Gabarito: Certo
(INSS/2008 Cespe/UnB) Os documentos pertencentes ao
arquivo intermedirio devem ser recolhidos ao arquivo permanente o
momento em que desaparecer o valor secundrio desses documentos.
Comentrio: Podem perceber que bem comum a banca tentar
enganar vocs associando o valor secundrio do documento idade
secundria do arquivo. O pensamento seria: valor primrio, arquivo de 1
idade; valor secundrio, arquivo de 2 idade. Ento fiquem espertos nisso, pois
a associao correta a seguinte: valor primrio, 1 e 2 idades; valor
secundrio, 3 idade.
Ento temos dois erros na questo: primeiro, o valor secundrio
definitivo, ou seja, ele nunca desaparece; e segundo, todos os documentos do
arquivo permanente devem possuir valor secundrio, ento no podem ser
recolhidos documentos sem esse valor.
Gabarito: Errado
(MPE-AM/2008 Cespe/UnB) Arquivo intermedirio,
caracterizado como um estgio de evoluo do arquivo de uma
organizao, pode ser corretamente definido como o conjunto de
documentos sujeito a eliminao ou a recolhimento para guarda
permanente.
Comentrio: a principal caracterstica do arquivo intermedirio ser um
arquivo de guarda temporria. Significa que todos os documentos ali esto
aguardando seu fim: eliminao ou guarda permanente.
Gabarito: Certo
(PF/2009 Cespe/UnB) O acesso aos documentos recolhidos ao
arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos
podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os
acumulou.
Comentrio: Outra tentativa de enganar o candidato. Vimos que os
documentos do arquivo corrente e intermedirio possuem as mesmas
caractersticas, e, portanto, somente podem ser consultados com a autorizao
de seu produtor.
Mas vimos tambm, em questo anterior, que o arquivo permanente no
pode guardar documentos com restrio de acesso. Todos os documentos do
arquivo permanente podem ser consultados por qualquer pessoa. Guardar
documentos com restrio de acesso no arquivo corrente vai de encontro ao
seu objetivo, que servir de fonte de informao.
Gabarito: Errado
(ANVISA/2007 Cespe/UnB) Arranjo, descrio, publicao,
preservao, avaliao, criao e referncia so atividades
desenvolvidas nos arquivos correntes.
Comentrio: As atividades citadas acima so algumas das
desenvolvidas tipicamente no arquivo permanente. Este arquivo responsvel
por manter a informao e os documentos sempre acessveis. Deve sempre
dispor de tcnicas de organizao dos documentos (arranjo), de identificao
dos conjuntos (descrio), de divulgao do acervo (publicaes), entre
outras.
Mas o que no pode haver nos arquivos permanentes a avaliao de
documentos. A avaliao de documentos um estudo do mesmo para decidir
se possui ou no o valor secundrio. Quando um documento recolhido,
pressupe-se que j tenha sido avaliado. Alm disso, a avaliao abre a
possibilidade para a eliminao de documentos, e isso tambm no pode haver
no arquivo permanente.
Gabarito: Errado
(MDS/2006 Cespe/UnB) Os documentos do arquivo histrico,
tambm chamado permanente, somente podero ser descartados aps
a autoridade arquivstica competente na esfera de atuao do rgo
que os produziu ou acumulou autorizar a eliminao.
Comentrio: Mais uma pegadinha da banca para enganar os candidatos.
Mas pela explicao da questo anterior, j sabemos que os documentos de
arquivo permanente jamais devem ser eliminados, em hiptese alguma!
Peo ateno e cuidado, pois muito comum esse tipo de confuso.
Gabarito: Errado
Protocolo
(MDS/2010 Cespe/UnB) A legislao determina que cada rgo
tenha um protocolo central, responsvel por realizar exclusivamente
as rotinas de recebimento e registro de documentos, e protocolos
setoriais encarregados do controle de tramitao e da expedio de
documentos de cada rea.
Comentrio: O protocolo, atividade da Gesto de Documentos, na fase
de utilizao, responsvel por controlar todo o trmite (movimentao) do
documento, desde sua produo (ou recepo) at sua destinao (guarda
permanente ou recolhimento).
Por ser uma atividade de Gesto de Documentos, o protocolo no existe
no arquivo permanente, e est ligado diretamente ao arquivo corrente. Deve
haver um setor ou departamento responsvel por realizar esta atividade.
Apesar de tudo isso, no existe uma lei ou qualquer outro tipo de regulamento
(seno o interno de cada instituio) que determine a existncia de protocolos
centrais e setoriais. Essa diviso deve ocorrer por livre deciso das instituies,
de acordo com suas convenincias.
Gabarito: Errado
(ANATEL/2009 Cespe/UnB) O registro dos documentos que
chegam a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e
consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar
a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas
fundamentais aos interessados.
Comentrio: O registro, uma das atividades do protocolo, consiste em
capturar o documento para o sistema de controle da instituio. Isso significa
preencher o sistema com os seus dados (destinatrio, nmero, assunto, data,
formato, remetente, procedncia, etc) e atribuir-lhe um nmero de protocolo,
que servir para rastrear sua localizao e movimentao. Consultando esse
nmero de protocolo podemos no s descobrir sua localizao fsica, como
todos os lugares onde esteve e todas as pessoas que o utilizaram.
Muito importante que no confundam o sistema de protocolo com
sistemas de informtica! bvio que as ferramentas de informtica ajudam e
muito nas atividades de arquivo, especialmente pela preciso e velocidade na
recuperao de informaes, mas o sistema de protocolo existe independente
dos avanos tecnolgicos. Tanto que existia muito ante da informtica. No
raro, especialmente em rgos pblicos, a existncia de cadernos de protocolo,
onde so registrados manualmente as movimentaes do documento.
Gabarito: Certo
(TRE-GO/2009 Cespe/UnB) As atividades a seguir so rotinas
de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies;
despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os
documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores
que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para
devoluo do documento; prestar informaes contidas nos
documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas
com relao prtica e tica profissional.
Comentrio: As atividades de protocolo procuram simplesmente
controlar o trmite de documentos. Todas as suas tarefas e ferramentas
procuram apenas localizar o documento. Ento atividades como emprstimo de
documentos e controlar prazos de devoluo so de responsabilidade do
arquivo onde o documento est inserido. Isso por que, quando o documento
est no arquivo, supe-se que j no esteja mais em trmite, e no h razo
para a interveno do protocolo.
Ento as rotinas de protocolo so as seguintes:
Recebimento e Classificao:
Recebe o documento;
Separa os documentos oficiais dos particulares;
Envia os documentos particulares aos seus destinatrios;
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios;
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.
Registro e Movimentao:
Distribuio, redistribuio e entrega dos documentos.
Expedio:
Remessa de documentos para destinatrios externos instituio.
E mais, esta questo pegou bem pesado ao afirmar que o protocolo
define a conduta profissional do arquivista! Ento mesmo que no soubessem
da afirmao acima, j teriam marcado errado por essa afirmativa.
Praticamente um ponto dado pela banca.
Gabarito: Errado
(INSS/2008 Cespe/UnB) A abertura de processo deve ser feita,
exclusivamente, no setor de protocolo.
Comentrio: A abertura de processos, ou autuao de documentos e
correspondncia (mesma coisa), deve ser feita EM REGRA no protocolo. Mas o
protocolo no tem a prerrogativa de abrir o invlucro dos documentos
sigilosos: deve encaminh-los diretamente a seus destinatrios, assim como os
documentos particulares. Neste caso a autuao do documento ou
correspondncia ser feita pelo prprio destinatrio, ou seu superior, ou
algum do mesmo setor e competente para faz-lo. Portanto, em regra a
autuao realizada no protocolo, mas existe a possibilidade, quando tratar de
documento sigiloso, de ser feita por outros departamentos.
Gabarito: Errado
(MCT/2008 Cespe/UnB) A tramitao de documentos o curso
o documento desde sua produo ou recepo at o cumprimento de
sua funo administrativa. uma atividade de protocolo e est
vinculada ao funcionamento dos arquivos correntes.
Comentrio: Pelas questes anteriores j sabemos que protocolo o
responsvel por controlar o trmite dos documentos. E sabemos que o trmite
dos documentos a movimentao e as devidas alteraes e providncias que
o documento sofre at o cumprimento da atividade que o gerou. Aps o
trmite (a movimentao), o documento ser arquivado, sendo extinta a
atividade dos protocolos.
E tambm, pelas suas caractersticas, o protocolo controla os
documentos que esto tramitando na instituio, ou seja, que esto sendo
utilizados com muita freqncia. Ento o protocolo est intimamente ligado ao
arquivo corrente.
Gabarito: Certo
(MS/2008 Cespe/UnB) As atividades de protocolo so de
responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais.
Comentrio: Em questo anterior aprendemos que o protocolo deve ser
de responsabilidade de um departamento ou setor especfico para isso. Por
mais que esteja ligado ao arquivo corrente, o protocolo trabalha com as
atividades de expedio, alm de tratar de correspondncias e documentos
particulares e sigilosos.
Gabarito: Errado
(STJ/2008 Cespe/UnB) Quando entra no rgo/instituio, o
documento deve ser registrado, o que significa identific-lo em um
formulrio prprio ou em um sistema informatizado que deve conter a
origem, a espcie, o destino, o nmero e a data do documento, entre
outros elementos.
Comentrio: Mais uma questo tratando do registro de documentos. E
como podem confirmar, no h dependncia do sistema de protocolo com
sistemas de informtica. A informtica ajuda e muito com suas ferramentas,
mas o protocolo existe autnomo em relao a elas.
Gabarito: Certo
Classificao de Documentos
(STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de
classificao entendida como identificao do assunto no
documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e
anotao do cdigo no documento para posterior recuperao
somente pode ser realizada por arquivistas.
Comentrio: A classificao o ato de atribuir um cdigo ao documento
de acordo com o assunto de que ele trata. Esse cdigo deve existir na
instituio, ser aprovado e estar em vigor. Todos os documentos devem
receber a anotao do cdigo em sua primeira folha, e ser realizada no
protocolo (lembrem-se das rotinas de protocolo), salvo quando se tratar de
documento ou correspondncia sigilosa ou particular.
E esta rotina sendo realizada no protocolo, no h a obrigao de ser
feita por um arquivista. O que h a obrigao de ser feita por colaborador
que trabalhe no protocolo, e que este seja devidamente treinado nas rotinas
de protocolo e especialmente no procedimento de classificao de documentos.
Gabarito: Errado
(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A classificao de documentos de
arquivo leva em considerao trs elementos: a ao a que os
documentos se referem; a estrutura do rgo que produz e(ou) recebe
os documentos e o assunto desses documentos.
Comentrio: Um cdigo de classificao nada mais do que uma
relao de critrios para separar e organizar os documentos da forma que mais
convier para os interesses da administrao e para a busca e recuperao da
informao.
Existem muitos critrios para se elaborar um cdigo, e a escolha deles
deve considerar as necessidades da instituio. Mas j devemos saber que os
mais comuns so que separam os documentos de acordo com o assunto ou
ao de que tratam (projetos, compras, recrutamento e seleo, etc.), a
organizao interna da instituio (documentos da presidncia, do
departamento jurdico, da assessoria de comunicao, da logstica, do
transporte, etc.) ou as suas funes (fiscalizao, investigao, licitao, etc.)
Gabarito: Certo
(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao
organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de
acordo com a funo.
Comentrio: Pela resoluo da questo anterior j podemos comear a
deduzir a resposta desta. Vimos, em um breve comentrio, que a um cdigo
de classificao baseado na organizao de uma instituio monta o arquivo de
forma a refletir sua estrutura.
Ento os documentos, neste caso, sero agrupados de acordo com a
unidade administrativa que os produziu. E s uma curiosidade: certo que a
escolha do mtodo deve atender s necessidades da instituio, mas no geral
a classificao funcional apresenta vantagem sobre a organizacional. Isso
porque uma instituio pode sofrer muitas mudanas administrativas (fundir,
criar, eliminar ou expandir rgos), mas as suas funes sero sempre as
mesmas.
Gabarito: Errado
(MS/2010 Cespe/UnB) A adoo de um ou mais critrios de
classificao para uma srie documental permite agilizar a consulta
aos documentos, evitando que seja necessrio consultar dezenas de
documentos com a finalidade de localizar um especfico; os critrios
mais utilizados so o temtico, o alfabtico, o cronolgico e o
numrico.
Comentrio: A adoo de mais de um critrio sempre benfico,
especialmente para as instituies de grande porte, e com muitos documentos.
Quando isso ocorrer, sempre haver um critrio principal, e os demais sero
subcritrios. Exemplo: classificao pela funo, e dentro desta, por
assunto.
E quanto aos mais utilizados, so mesmo os mencionados na questo:
temtico (ou ideogrfico, ou por assunto), alfabtico, cronolgico, e numrico.
Vamos estud-los mais a frente.
Gabarito: Certo
(STJ/2008 Cespe/UnB) A organizao e a classificao dos
documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo
documental.
Comentrio: Dentre os critrio de classificao que estudamos, nenhum
deles se referia ao tipo documental. De fato, seria muito trabalhoso separar
documentos por esse critrio, pois teramos inmeros conjuntos formados por
uma quantidade nfima de documentos. Imaginem se eu tenho um cdigo com
a seguinte classificao: 001 alvars de habite-se, 002 alvars de
funcionamento, 003 relatrios de atividades, 004 pareceres tcnicos de
engenharia, 005 pareceres de medicina, etc. Seria um cdigo para
praticamente cada unidade documental que existisse na instituio.
Gabarito: Errado
(ABIN/2010 Cespe/UnB) O plano de classificao e a tabela de
temporalidade de documentos so instrumentos tcnicos
fundamentais para o gerenciamento da informao dos rgos
pblicos, e a existncia do plano fundamental para a devida
aplicao da tabela.
Comentrio: Tanto o plano ou cdigo de classificao quanto a tabela
de temporalidade so instrumentos bsicos e fundamentais da Gesto de
Documentos. Ambos so fruto do trabalho da Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos, que composta por profissionais de diversas reas
da instituio.
E as duas so irms: devem andar e trabalhar juntas. A tabela de
temporalidade reflete o resultado da anlise da comisso sobre quais
atividades e assuntos so ou no importantes para a instituio. Mas para que
seja aplicada corretamente, necessrio o auxlio do plano de classificao,
pois se a tabela julga, o plano identifica os assuntos e os documentos.
Gabarito: Certo
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A classificao dos documentos deve
refletir a organizao e as funes/atividades do(s) rgo(s) que os
produziram.
Comentrio: Voltando a nossa primeira aula, a funo bsica e razo de
existir do arquivo provar e testemunhar sobre as aes de seu produtor, ou
informar sobre ele. Ento todas as suas atividades e ferramentas devem ser
empregadas para atingir esse objetivo, e com a classificao no diferente.
A classificao deve ser adotada de forma a refletir exatamente as aes
como aconteceram, quando aconteceram, porque aconteceram e onde
aconteceram. No caso de uma classificao estrutural, deve refletir no s a
organizao interna da instituio, mas todas as mudanas estruturais,
ocorridas ou no, desde sua criao at o momento de seu encerramento.
Gabarito: Certo
(ABIN/2010 Cespe/UnB) As classes do Cdigo de Classificao
de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica relativas s
atividades - fim so as de nmero 100 a 800.
Comentrio: Para quem tem agora seu primeiro contato com esta
disciplina, pode estranhar um pouco esta questo. Mas no se preocupem, a
explicao vem agora.
Como vocs sabem, existe em nosso pas a Poltica Nacional de Arquivos,
normatizada pela Lei n 8.159/91 e Decreto 1.799/93. Dentre outras coisas,
essa Lei cria o Sistema Nacional de Arquivos SINAR -, composto por
entidades arquivsticas pblicas, instituies de ensino e associaes de
profissionais na rea, mas as instituies privadas que manifestarem interesse.
E como rgo central desse sistema, a mesma Lei cria o Conselho
Nacional de Arquivos CONARQ -, responsvel por definir a poltica que
dever ser seguida por todos os membros do SINAR. E o CONARQ, atravs da
Resoluo n 14, definiu a Tabela de Temporalidade e o Cdigo de
Classificao dos documentos da Atividade Meio, de observncia obrigatria
para todos os membros do SINAR. Determinou ainda que a tabela e cdigo de
documentos da atividade fim de cada membro deve ser definido com base
nessa Resoluo.
O cdigo determinado pelo CONARQ tem por base a classificao por
assunto. Est dividida em 10 classes, sendo 9 de assuntos determinados e
uma para generalidades. Essas 10 classes so numeradas em: 000, 100, 200,
300 e assim por diante. Segundo a Resoluo, a classe 000 j est reservada
para documentos da atividade meio, relativos administrao; e a classe 900
est reservada a assuntos de interesse geral da instituio.
Sendo assim, restaram as classes de 100 a 800 para que cada instituio
as desenvolva para seus documentos relativos atividade fim. muito
recomendvel que leiam essa Resoluo, que se encontra disponvel no site do
CONARQ.
Gabarito: Certo
(ABIN/2010 Cespe/UnB) As classes do cdigo de classificao
relacionadas s atividades-fim do rgo ou entidade do Poder
Executivo federal devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Comentrio: Ainda tratando da Lei de Arquivos mencionada acima, a
mesma determina que atividades realizadas nos arquivos das instituies
pblicas, como eliminao de documentos, elaborao do plano e da tabela e
outras, devem ser aprovadas pelos arquivos pblicos nas respectivas esferas
de competncia.
No caso do Poder Executivo Federal, essas atividades devem ser
aprovadas pelo Arquivo Nacional. Caso se tratasse de uma instituio estadual
do DF ou municipal, deveria ser aprovado pelo respectivo arquivo pblico
estadual, ArPDF ou municipal.
Gabarito: Certo
(Correios/2011 Cespe/UnB) A classificao, uma das atividades
tratadas no setor de protocolo, realizada no momento do
recebimento dos documentos. Para tanto, necessrio haver um
cdigo de classificao, que deve ser anotado no prprio documento.
Comentrio: Praticamente uma reviso. Vimos que nas rotinas de
protocolo, os servidores devem anotar o cdigo de classificao dos
documentos e correspondncias, desde que no sejam sigilosos ou
particulares. E essa anotao deve ser realizada quando o documento ingressa
na instituio, no momento do seu registro.
E para que isso seja possvel, deve haver, em vigor, um plano de
classificao e uma tabela de temporalidade. A anotao do cdigo deve ser
realizada sempre na primeira folha do documento.
Gabarito: Certo
Arquivamento e Ordenao de Documentos
(DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o
arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a
localizao dos documentos.
Comentrio: O arquivamento de documentos pode ser horizontal, com
os documentos deitados uns sobre os outros, formando uma pilha; ou
vertical, com os documentos uns atrs dos outros, formando uma fileira.
O arquivamento horizontal mais indicado para arquivos permanentes,
ou para documentos com grandes dimenses, como mapas e plantas. J o
arquivamento vertical mais indicado para arquivos correntes, pois mais
fcil de localizar documentos pela maior liberdade no manuseio.
Gabarito: Errado
(FUB/2008 Cespe/UnB) A opo pelo arquivamento em pastas
deve-se ao fato de que o material armazenado enquadrado como
arquivo descartvel.
Comentrio: Essa opo deve-se ao fato de uma busca realizada nesse
arquivo ser feita em menos tempo, e com menos trabalho, uma vez que os
documentos somente estaro prximos uns aos outros, e no apoiados, como
estariam no tipo de arquivamento horizontal.
Gabarito: Errado
(ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos de
arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de
um ndice ou de um cdigo.
Comentrio: Os sistemas de arquivamento esto divididos em direto,
semidireto ou indireto, e referem-se a necessidade ou no de se utilizar uma
ferramenta para auxiliar na busca da informao.
O sistema direto dispensa o uso de ferramentas auxiliares. Por exemplo,
possvel localizar um documento direto em uma gaveta apenas conhecendo o
mtodo adotado. Geralmente quando os documentos esto ordenados
alfabeticamente, ou por assunto.
O sistema indireto necessita do uso de ferramentas auxiliares. Por
exemplo, quando o sistema registra os documentos por algum nmero
atribudo, necessrio o uso de uma tabela para associar o nmero ao
documento. Eu preciso do documento 356.874, mas no sei que documento
esse, nem onde ele est guardado.
O sistema semidireto necessita parcialmente do uso de ferramentas
auxiliares. O nico mtodo de arquivamento que o emprega o alfanumrico,
que utiliza uma combinao de nome e nmeros para o arquivamento. Como o
arquivamento por nomes no precisa de ferramentas, mas o por nmeros
precisa, apareceu essa necessidade parcial. Eu preciso da ferramenta para
localizar o armrio ou a gaveta, mas uma vez ali posso localizar o documento
pelo nome, dispensando a ferramenta.
Gabarito: Errado
(FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem
alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um
sistema numrico.
Comentrio: A organizao pela ordem alfabtica pressupe sua
classificao e ordenao pelo nome do correspondente.
E ainda, no est dentro de um sistema numrico. Sequer existe um
sistema numrico! Conforme acabamos de estudar, os sistemas so direto,
semidireto e indireto. E o mtodo de classificao alfabtica pertence ao
sistema direto, ou seja, dispensa o uso de ferramentas auxiliares.
Muito cuidado para no confundir tipos (horizontal, vertical), sistemas
(direto, semidireto, indireto) e mtodos (alfabtico, geogrfico, numrico e
ideogrfico) de arquivamento!
Gabarito: Errado
(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto
corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Torres, Alisson
Torres, A.
Torres, Beatriz
Comentrio: A alfabetao de nomes de correspondentes para
arquivamento deve seguir algumas regras. Para responder a esta questo e
mais a algumas pela frente, vamos ter que conhecer estas regras. Quem j fez
este curso na modalidade teoria e exerccios, ou j estudou esta disciplina
antes, pode estar mais familiarizado com elas. Vamos observ-las:
Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas, consideramos o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira
Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga
Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes
Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica considera-se a
ordem do sobrenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que
por sua vez vem antes do O de SOUZA
Exceo: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem
alfabtica do prenome.
Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos
Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo
Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel
Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do
D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.
Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou
ligados por hfen no se separam.
Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique
Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur
Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor
Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no
se separam.
Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney
Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos
Pedro Carlos So Domingos ----------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos
Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.
Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S.
Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro
Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo
Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um e uma NO
SO considerados parte integrante do ltimo nome.
Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d
Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d
Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de
Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto
e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO
considerados na ordenao alfabtica.
Ex: Laura Barros Neto -------------------- BARROS NETO, Laura
Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo
Alencar Manfredo Sobrinho ----------- MANFREDO SOBRINHO, Alencar
Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila
Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na ordenao,
analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim,
ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.
Exceo: Quando no h outro elemento para fazer a ordenao
alfabtica.
Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato
Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato
Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato
Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de FILHO
vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO.
Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles
devem ficar entre parnteses aps o nome completo.
Ex: Ministro Guido Mntega ----------------- MNTEGA, Guido (Ministro)
Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor)
Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel)
Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so
considerados pelo ltimo sobrenome.
Ex: Charles Albert ------------------------------ ALBERT, Charles
John Kenedy -------------------------------- KENEDY, John
Jill Valentine -------------------------------- VALENTINE, Jill
Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser
consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome
quando comeadas com letra maiscula.
Ex: Pepino di Capri ------------------------------- CAPRI, Pepino di
Sandra De Penedo --------------------------- DE PENEDO, Sandra
Antonieta Di Capri --------------------------- DI CAPRI, Antonieta
July OBrien ---------------------------------- OBRIEN, July
Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,
que indica a famlia do pai.
Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches
Maria Diaz Herrera -------------------DIAZ HERRERA, Maria
Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez
Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes)
so registrados exatamente como se apresentam.
Ex: Ali Mohamed ---------------------- ALI MOHAMED
Deng Yutang ---------------------- DENG YUTANG
Omar Saad ------------------------ OMAR SAAD
Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os
ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes
devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao.
Ex: Correio Braziliense ------------------------ CORREIO BRAZILIENSE
Fundao So Martinho ------------------- FUNDAO SO MARTINHO
O Globo ----------------------------------- GLOBO (O)
The New York Times ---------------------- NEW YORK TIMES (The)
El Pas ------------------------------------- PAS (El)
Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e
assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem
aparecer no fim, entre parnteses.
Ex: 3 Congresso de Arquivistas --- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3)
XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII)
Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona)
No caso de pessoas fsicas ou jurdicas, registram-se por seus nomes
mais conhecidos fazendo a devida remissiva.
Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO)
Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL)
Agora que conhecemos as regras, vamos observar a regra n 04 para
descobrir que os nomes esto arquivados incorretamente, pois o segundo
nome deveria estar na primeira posio.
Gabarito: Errado
(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto
corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Jos, Rogrio So
Paulo, Carlos So
Rita, Simone Santa
Comentrio: Mais uma questo que requer o conhecimento das regras
de alfabetao. Na verdade muito bom que vocs as tenham gravadas em
suas mentes, pois podem aparecer questes como essas.
Para responder, basta observar a regra de alfabetao n 03 e descobrir
que os sobrenomes Santo, Santa ou So devem estar juntos (So Jos,
Rogrio; So Paulo, Carlos; Santa Rita, Simone).
Gabarito: Errado
(MCT/2008 Cespe/UnB) Na alfabetao de nomes espanhis, o
registro feito pelo prenome.
Comentrio: As perguntas sobre esse assunto tambm podem aparecer
nesse formato, onde a banca deseja saber do candidato se ele sabe o que
determina cada regra.
Para responder, recorremos regra n 10, e descobrimos que os nomes
espanhis devem ser registrados a partir do primeiro sobrenome, que
tradicionalmente corresponde ao nome da famlia do pai.
Gabarito: Errado
(TST/2008 Cespe/UnB) A sequncia alfabtica a seguir est de
acordo com as regras de alfabetao.
Alencastro, Marcelo Pereira d
Brito, Pedro Paulo de
Castelo Branco, Antnio Barbosa
Moreira, Artur de Azevedo
So Thiago, Vicente de Paula de
Comentrio: Esse tipo de questo mais difcil, pois mescla alguns
tipos de regras. Para responder, devemos aplicar regras diferentes para cada
nome diferente, como a regra das partculas (d, de), a dos sobrenomes
compostos e a do sobrenome comum. Aps fazer as mudanas conforme
mandam as regras, basta ordenar normalmente, conforme o alfabeto; A, B, C,
M e S.
Gabarito: Certo
(TST/2008 Cespe/UnB) A sequncia alfabtica a seguir est de
acordo com as regras de alfabetao.
Bernardes, Ministro Marcus Afonso
Fagundes, Demstenes Farias
Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Queiroz, Juiz Amadeu Antnio de Souza
Comentrio: Nesse caso devemos aplicar a regra do sobrenome comum
e a dos ttulos. Descobrimos que o item est incorreto, pois os ttulos
desembargador e juiz deveriam vir por ltimo, entre parnteses. Alm disso, o
nome Carlos Ferreira deveria estar disposto antes do nome Demstenes Farias.
Um exemplo de erro que seria cometido ao no aplicar corretamente as regras.
Gabarito: Errado
(STJ/2008 Cespe/UnB) O mtodo de ordenao dos
documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado
conhecido como duplex.
Comentrio: Outro mtodo de arquivamento a ser estudado, este
considera o local de origem do documento para sua ordenao. o mtodo
geogrfico.
Gabarito: Errado
(MPE-RR/2008 Cespe/UnB) O mtodo geogrfico de
arquivamento de documentos o mtodo indicado quando o principal
elemento a ser considerado em um documento a procedncia.
Comentrio: O mtodo geogrfico considera a procedncia do
documento para sua ordenao. As formas de ordenao podem ser Cidade
Estado Correspondente; Estado Cidade Correspondente; ou Pas Cidade
Correspondente.
importante saber duas coisas; a primeira que nas duas ltimas
formas apresentadas as capitais devem ter prioridade na ordenao; se fossem
organizar documentos de diversas cidades do Esprito Santo, os de Vitria
viriam na frente, apesar de comear com V. O mesmo vale para o pas; se
fossem organizar documentos de cidades do Brasil, os de Braslia viriam na
frente, apesar de comear com B.
A segunda coisa que o nome do correspondente, a ser colocado depois
da localizao (cidade, estado, pas) seguir as mesmas regras de alfabetao
apresentadas acima.
Gabarito: Certo
(ME/2008 Cespe/UnB) Quando se organiza um arquivo por
estados da Federao, as capitais so ordenadas alfabeticamente como
qualquer outra cidade, mas quando o principal elemento de
identificao a cidade, e no o estado da Federao, as capitais
devem ser alfabetadas em primeiro lugar.
Comentrio: Quando se organiza um arquivo por estados da Federao,
as capitais desses estados tero prioridade e viro frente das demais, que
sero organizadas alfabeticamente. Exemplo:
Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo
Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge
Acre Capixaba SANTANA, Joo
Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas
Bahia Salvador SANGALO, Ivete
Bahia gua Fria AMADEO, Srgio
So Paulo Campinas DOLORES, Maria
Gabarito: Errado
(PGR-DF/2005 Cespe/UnB) Simples e dgito-terminal so
mtodos numricos de arquivamento.
Comentrio: Passando agora ao mtodo numrico, este utiliza sempre
de alguma combinao numrica existente no prprio documento para guarda-
lo. O mtodo numrico simples utiliza o nmero do prprio documento para
indicar a gaveta, pasta, armrio, etc. O mtodo numrico cronolgico utiliza as
datas indicadas no documento (data de produo, de recepo, de registro,
etc.) para indicar sua guarda. O mtodo dgito-terminal utiliza o nmero do
documento, mas fazendo uma combinao dois a dois, sempre do ltimo ao
primeiro, para indicar, respectivamente, gaveta, guia e posio de guarda.
Gabarito: Certo
(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico simples
determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os
nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-
19.
Comentrio: Na verdade este um exemplo de aplicao do mtodo
numrico dgito-terminal. O mtodo numrico simples utiliza o nmero como
se apresenta. No caso dessa questo, poderia ser o ofcio n 526.319, por
exemplo. Por esse mtodo o documento seria guardado numa pasta ou gaveta
com esse nmero.
J o mtodo dgito-terminal faria a decomposio do nmero em grupos
de dois, conforme est na questo, e o documento seria guardado na gaveta
19, dentro da guia 63 na posio 52 (conforme aprendemos na questo
anterior, esse mtodo considera o nmero de trs para frente).
Gabarito: Errado
(Sead-Cepah-PB/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico
cronolgico leva em considerao a ordem numrica e a procedncia
do documento.
Comentrio: O mtodo numrico cronolgico considera a data do
documento. Aplicando esse mtodo, os documentos so ordenados por suas
datas, do mais antigo para o mais recente.
Gabarito: Errado
(ANATEL/2009 Cespe/UnB) O mtodo de arquivamento por
assunto depende da interpretao dos documentos e de um amplo
conhecimento das atividades organizacionais.
Comentrio: O mtodo ideogrfico, ou temtico, ou ainda por assunto,
considera o contedo do documento para a sua ordenao. E como
mencionado na questo, elaborar uma organizao por assuntos no s requer
profundo conhecimento da organizao como uma grande capacidade de
entendimento do documento, para identificar o assunto principal e os
secundrios.
Gabarito: Certo
(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) No arquivamento por assunto, pode
ser adotado o mtodo alfabtico ou o mtodo numrico. O mtodo
alfabtico deve ser aplicando quando o volume e a diversidade de
assuntos da documentao a ser arquivada forem pequenos.
Comentrio: O mtodo ideogrfico divide-se me numrico e alfabtico.
O mtodo ideogrfico alfabtico considera a ordenao alfabtica dos
assuntos, para ento ordenar os documentos. Ele pode dispor os assuntos em
estrita ordem alfabtica (mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio) ou pode
hierarquizar os assuntos, sempre do geral para o particular (mtodo
ideogrfico alfabtico enciclopdico).
O mtodo numrico considera a ordenao dos assuntos. Ele pode dispor
de nmeros frente dos assuntos (mtodo ideogrfico numrico duplex), pode
ordenar a existncia de dez classes diferentes (mtodo ideogrfico numrico
decimal) ou pode utilizar nmeros para associar os documentos aos assuntos a
que se refere (mtodo ideogrfico numrico unitermo).
Gabarito: Certo
(FUB/2008 Cespe/UnB) Considere que uma empresa organiza
seus documentos em pastas, separando-os por assunto em ordem
alfabtica. Caso seja acrescentada, em determinado momento, uma
pasta relativa a nomeaes, essa pasta dever ser colocada no ltimo
item do arquivo, at que nela sejam inseridos todos os documentos
relacionados ao assunto.
Comentrio: Um exemplo de aplicao do mtodo dicionrio, onde
todos os assuntos devem seguir rigorosamente a ordenao alfabtica. No
caso desta questo, a pasta nomeaes seria colocada na letra N
independente de estar com documentos ou no, pois este fato pouco importa
para esta ordenao.
Mas para visualizarem melhor, aqui est um exemplo prtico de
ordenao de assuntos pelo alfabeto:
Arquivo Corrente
Arquivo Intermedirio
Arquivo Permanente
Compras
Distribuio
Estoque
Informtica
Livros
Manuais
Manuteno de Computadores
Protocolo
Publicaes
Os assuntos esto dispostos em estrita ordem alfabtica.
Gabarito: Errado
(ANTAQ/2005 Cespe/UnB) No mtodo alfabtico dicionrio, os
temas obedecerem a uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se
de maneira hierarquizada, obedecendo a um ttulo genrico.
Comentrio: No mtodo dicionrio, os assuntos obedecem a uma estrita
ordenao alfabtica, conforme constatamos da questo anterior. J o mtodo
que divide os assuntos de forma hierarquizada o mtodo enciclopdico.
Considerando os mesmos assuntos da questo anterior, sua aplicao seria da
seguinte forma:
ARQUIVO CORRENTE
Protocolos
ARQUIVO INTERMEDIRIO
ARQUIVO PERMANENTE
ESTOQUE
Compras
Distribuio
INFORMTICA
Manuteno de computadores
PUBLICAES
Livros
Manuais
Notem que os assuntos principais foram ordenados alfabeticamente, e
dentro deles, os subassuntos tambm. preciso muita habilidade e
conhecimento da instituio para fazer essa classificao, pois pode ser difcil
identificar os assuntos principais ou associar os assuntos secundrios.
Gabarito: Errado
(Sead-Cepah-PB/2009 Cespe/UnB) O mtodo decimal um
mtodo numrico ideogrfico.
Comentrio: Est corretssimo. Vimos em questo anterior que este
mtodo divide os assuntos me dez grandes classes, sendo uma reservada para
os assuntos gerais, isto , que no cabe em mais nenhuma outra classe.
Quero aproveitar para ressaltar que esse o mtodo adotado por toda a
administrao publica. Podem observar isso ao estudar a Resoluo n 14 do
CONARQ, onde mostra o Cdigo de Classificao das instituies do SINAR:
est dividida em dez classes numeradas de 000 a 900.
Gabarito: Certo
(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas
pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de
classes de documentos.
Comentrio: O mtodo duplex apresenta como caracterstica a
utilizao de ndices numricos para auxiliar na identificao dos assuntos. Um
exemplo de sua adoo seria o seguinte:
1. ARQUIVO CORRENTE
1-1. Protocolos
2. ARQUIVO INTERMEDIRIO
3. ARQUIVO PERMANENTE
4. ESTOQUE
4-1. Compras
4-2. Distribuio
5. INFORMTICA
5-1. Manuteno de computadores
6. PUBLICAES
6-1. Livros
6-2. Manuais
Notem que este mtodo uma combinao de ndices numricos com o
mtodo enciclopdico. Como podem perceber, os nmeros indicam os assuntos
gerais, e caso haja subdivises, tambm devem ser indicadas no ndice
numrico. E como os assuntos podem ser sempre criados, um mtodo
expansvel, ou seja, podemos utilizar quantos ndices forem necessrios.
Gabarito: Certo
(MEC/2009 Cespe/UnB) Quando as pastas que contm
documentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nome
dos correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de
arquivamento do tipo unitermo.
Comentrio: O mtodo unitermo praticamente foi banido dos concursos
pblicos. E isso por que dificilmente existe alguma instituio que o adote para
seus arquivos. Mas ele ainda serve para aparecer em provas, ento vamos a
explicao.
Esse mtodo, tambm chamado de indexao coordenada, utiliza fichas
com dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um
nico termo. Para cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma
descrio minuciosa do documento a que se refere. Vamos a um exemplo
prtico da sua utilizao:
Ele identifica, nessa planilha, os documentos que podem conter mais de
um assunto em seu contedo. No exemplo acima, os documentos 95 e 55
tratam de dois assuntos ao mesmo tempo. Vocs no precisam se aprofundar,
pois se houver algum item sobre esse assunto, ele vai pedir apenas o conceito
do mtodo unitermo, ou fornecer os dados da planilha para que respondam. E
a resposta sero os nmeros que se repetem em mais de um campo.
Gabarito: Errado
Tabela de Temporalidade
(CLDF/2006 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade o
resultado do processo de avaliao e contm a determinao de prazos
para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Para
que uma Tabela de Temporalidade possa ser adotada, ela deve ser
primeiro aprovada por uma autoridade competente.
Comentrio: A tabela de temporalidade, junto com o cdigo de
classificao, so ferramentas bsicas e fundamentais da Gesto de
Documentos. J vimos que as duas so fruto do trabalho da comisso de
avaliao, e que o cdigo necessrio para a aplicao da tabela.
Depois de pronta, a tabela deve ser aprovada ou homologada por
autoridade competente, e ser aplicada em todos os nveis e unidades
administrativas da instituio. Ela deve indicar, com base no cdigo e no
assunto, os prazos de guarda e a destinao dos documentos que passam por
uma instituio.
Gabarito: Certo
(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade um
instrumento de gesto dos prazos de guarda dos documentos aplicada
inicialmente no arquivo intermedirio.
Comentrio: Os prazos da tabela de temporalidade so tambm
aplicados na fase corrente. Podemos perceber por sua estrutura que os prazos
de guarda nessa fase so obrigatrios, ao passo que no arquivo intermedirio
pode no ser.
Alm disso, os prazos descritos na tabela sempre comeam a ser
contados da produo ou recebimento do documento, e sabemos que todo
documento, no momento de sua produo ou recebimento, sempre estar no
arquivo corrente.
Gabarito: Errado
(TRE-MA/2009 Cespe/UnB) As caractersticas provisrias do
arquivamento intermedirio impedem a aplicao da Tabela de
Temporalidade.
Comentrio: Muito pelo contrrio, as caractersticas provisrias do
arquivo intermedirio so bastante propcias aplicao da tabela.
Em questo anterior ns vimos alguns nomes que os arquivos podem
receber. Todos os nomes empregados ao arquivo intermedirio do a ideia de
transitoriedade, ou seja, temos certeza que os documentos que ali esto no
ficaro indefinidamente. Tudo o que resta definir ento o prazo em que sero
mantidos ali, e o faremos com a utilizao e aplicao da tabela.
Gabarito: Errado
(TRT-17/2009 Cespe/UnB) Os valores primrio e secundrio
definem, em uma Tabela de Temporalidade, os prazos nas fases
corrente e intermediria e a destinao final dos documentos.
Comentrio: A tabela determina os prazos de guarda e a destinao dos
documentos de acordo com os valores que eles apresentam.
Quando um documento ainda tem valor primrio, ele deve ser mantido
no arquivo corrente.
medida que esse valor vai diminuindo, ele deve ser transferido ao
arquivo intermedirio.
E quando o valor primrio acaba, ser verificada a existncia do valor
secundrio: se existir esse valor, o documento dever ser recolhido ao arquivo
permanente; e se no existir, dever ser eliminado.
Gabarito: Certo
(ME/2008 Cespe/UnB) O cdigo de classificao de
documentos o instrumento de destinao que determina os prazos
em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente.
Comentrio: Uma tentativa, alis, bem frgil, de enganar o candidato.
Ele apenas tentou confundir empregando o conceito de tabela de
temporalidade ao cdigo de classificao.
Mas esse tipo de questo serve para chamar a ateno de vocs: no
confundam o cdigo de classificao com a tabela de temporalidade! As duas
ferramentas so bsicas da Gesto de Documentos, so fruto do trabalho da
comisso de avaliao, e o cdigo necessrio para a aplicao da tabela. Mas
as duas no so a mesma coisa, e possuem conceitos diferentes.
Gabarito: Errado
(MTE/2008 Cespe/UnB) A estrutura bsica de uma Tabela de
Temporalidade deve, necessariamente, contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos, os prazos de guarda nas fases
corrente e intermediria e a destinao final eliminao ou guarda
permanente -, alm de um campo para observaes necessrias sua
compreenso e aplicao.
Comentrio: A tabela de temporalidade deve determinar o que dever
ser feito com os documentos. Para tanto, suas informaes no podem conter
espaos para dvidas ou dar a possibilidade de se cometer erros.
As informaes bsicas e obrigatrias que devem constar em uma tabela
so: assunto, funo ou organizao da instituio (que o conjunto
documental), o respectivo cdigo de classificao (pode vir antes), o prazo de
guarda no arquivo corrente , o prazo de guarda no arquivo intermedirio (se
houver), a destinao (eliminao ou guarda permanente) e um campo para
observaes que se faam necessrias a correta aplicao da tabela (por
exemplo, observar legislao especfica para determinados documentos).
Gabarito: Certo
(TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Cada setor e/ou departamento
deve definir os prazos de guarda para os documentos produzidos
internamente.
Comentrio: A tabela de temporalidade uma ferramenta definida pela
comisso de avaliao e homologada pela autoridade competente, que passa a
ter valor e aplicabilidade em todos os nveis da instituio.
Portanto as unidades administrativas no tm autonomia para
determinarem os prazos de guarda nem as destinaes de seus documentos.
Ao contrrio, devem observar o que determina a tabela, e seguir fielmente
suas normas.
Gabarito: Errado
(FUB/2004 Cespe/UnB) O perodo de guarda dos documentos
definido pelo arquivista, aps pronunciamento da chefia.
Comentrio: O perodo de guarda dos documentos, assim como a
destinao que devem sofrer, definido pela Comisso Permanente aps o
processo de avaliao de documentos e sua regular determinao na tabela de
temporalidade.
Gabarito: Errado
(Hemopa-PA/2004 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade dos
arquivos do setor deve ser definida somente pelo responsvel pela
unidade.
Comentrio: A tabela de temporalidade, que j estudamos antes, uma
ferramenta bsica da Gesto de Documentos, assim como o cdigo de
classificao.
Essas duas ferramentas so resultado do trabalho da Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos. Sendo a comisso multidisciplinar,
isto , composta por profissionais das diversas reas, ela no definida por
uma s pessoa, mas sim por um grupo formado especialmente para este fim.
Alm disso, a tabela e o cdigo devem ser de observncia obrigatria por
todas as unidades da instituio. Portanto no h uma tabela ou cdigo
particular para cada unidade: todos devem adotar as mesmas ferramentas em
todos os nveis da instituio.
Gabarito: Errado
Ento chegamos ao fim de mais uma bateria de exerccios, e espero que
seja de muita ajuda a vocs!
Mais uma vez reforo que a didtica do curso mesmo um pouco
acelerada, ento perguntem sempre que tiverem dvidas! No deixem de
resolv-las, ou elas os acompanharo para a prova!
Quero aproveitar este final de aula para desculpar-me pelo atraso. Como
j tinha dito a vocs. O ritmo de trabalho aumentou muito com a criao de
turmas em massa. Particularmente fico feliz, pois todo esse trabalho significa
que a Arquivologia est ganhando espao nos principais concursos, e mais, que
o interesse de vocs est indo alm do contedo para provas.
Mas agora estamos de volta com o mesmo empenho e dedicao! Nossas
aulas voltaram seguiro o ritmo normal, e espero que ainda estejam
animados. Mesmo assim, peo muitas desculpas pelos contratempos e pelo
atraso! Estou a disposio de vocs para ajudar no que for preciso.
Espero as dvidas, crticas e sugestes de todos vocs frum do curso e
no email: mayko@pontodosconcursos.com.br.
Forte abrao a todos!
Bons estudos e at a prxima aula!
Prof. Mayko Gomes
Abril/2013

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