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PROGRAMA DE PS -GRADUAO EM CINCIA DA INFORMAO

MESTRADO EM CINCIA DA INFORMAO
CONVNIO
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAO SOCIAL
INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAO EM CINCIA E TECNOLOGIA

ALEXANDRE RITA DA CONCEIO

APLICABILIDADE DO GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

GED NO MBITO DA EMB RAPA MEIO AMBIENTE

Niteri
Rio de Janeiro
2007

ALEXANDRE RITA DA CONCEIO

APLICABILIDADE DO GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

GED NO MBITO DA EMBRAPA MEIO AMBIENTE

Dissertao apresentada ao Programa de Ps

Graduao

Strictu

Sensu

em

Cincia

da

Informao da Universidade Federal Fluminense,

como requisito parcial para obteno do Grau de
Mestre em Cincia da Informao.
Linha de Pesquisa: Representao, Gesto e
Tecnologia da Informao.
Orientadora: Professora Dra. Maria Odila K.
Fonseca

Niteri
2007

ALEXANDRE RITA DA CONCEIO

APLICABILIDADE DO GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

GED NO MBITO DA EMBRAPA MEIO AMBIENTE

Dissertao defendida junto ao Programa de PsGraduao

em

Cincia

da

Informao

da

Universidade Federal Fluminense em convnio

com o Instituto Brasileiro de Informao em
Cincia e Tecnologia e aprovada pela banca
examinadora composta por:

BANCA EXAMINADORA:

__________________________________________________________________
Professora Orientadora Dra. Maria Odila K. Fonseca
Universidade Federal Fluminense - UFF
__________________________________________________________________
Professor Dr. Carlos Henrique Marcondes
Universidade Federal Fluminense - UFF
__________________________________________________________________
Professor Dr. Marcos Luiz Cavalcanti de Miranda
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro - UNIRIO

Niteri
2007

025
C744a

CONCEIO, Alexandre Rita da.

Aplicabilidade do gerenciamento eletrnico de documentos
no mbito da Embrapa Meio Ambiente / Alexandre Rita da
Conceio; orientao Prof. Dra. Maria odila K. Fonseca. Rio
de Janeiro, 2007. 137 f.
Dissertao de mestrado em Cincia da Informao
Universidade Federal Fluminense / Instituto Brasileiro de
Informao em Cincia e Tecnologia
Inclui bibliografias
1. Tecnologia da informao. 2. Gerenciamento ele trnico
de documentos. 3. Gesto arquivstica de documentos
eletrnicos. I. Ttulo.

Os homens consideram o que

conhecem, mas no se d conta de que
o conhecimento se desenvolve quando
se estuda o que ainda no se conhece.
Zuangzi (369 286 A C.)

Dedico este trabalho

Fernanda Danielle, minha esposa, que aceitou pacientemente minhas ausncias

em funo da dedicao a este trabalho e para quem uma dissertao uma
homenagem modesta para reconhecer a grandeza das suas virtudes de esposa,
me e companheira dos momentos mais difceis.
minhas filhas Thamara, Thamires e ao meu filho Matheus que juntos com minha
esposa me completam e souberam suportar com pacincia a minha ausncia em
momentos importantes de suas vidas.
Aos meus pais Manoel Orlando e Maria Ignz, que com amor e simplicidade, me
criaram e educaram para caminhar pela vida com dignidade. Obrigado por
estarem sempre presentes.
s minhas irms, Flvia e Alessandra, companheiras de toda vida e fonte
inesgotveis de alegria.
minha sogra, Nilce pela dedicao e assistncia prestada a minha famlia,
sempre, nos momentos de necessidade.

AGRADECIMENTOS

Agradeo a Deus, fonte de toda a vida e guia do melhor caminho.

Aos meus familiares, pelo incentivo e pela compreenso da minha ausncia para
realizao deste trabalho;
minha orientadora, professora Maria Odila K. Fonseca, pela valiosa orientao,
apoio e incentivo, os quais foram indispensveis para a realizao deste trabalho.
A todos os meus amigos da turma de mestrado, em particular a Rafael Nharreluga
pela fora e ateno em todas as horas.
A meus colegas de trabalho da Embrapa Meio Ambiente, em especial a Silvana
Cristina, com quem pude contar em todos os momentos.
A Nilce Chaves Gattaz, pela correo ortogrfica do texto da dissertao.
A todos aqueles que direta ou indiretamente contriburam para realizao deste
trabalho.

RESUMO

O gerenciamento do acervo de documentos tcnicos do Setor de Produo

Grfica a partir do caso de um dos centros de pesquisa (Embrapa Meio Ambiente)
da Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria Embrapa. O gerenciamento de
documentos eletrnicos atravs da aplicao de tecnologia de GED. A evoluo
da tecnologia da Informao e a adoo de novos procedimentos para o
gerenciamento da informao por intermdio da abordagem arquivstica. As
diferentes ferramentas de GED disponveis para um gerenciamento eficaz de
documentos eletrnicos com caractersticas arquivsticas.

Palavras-chave: Gerenciamento Eletrnico de Documentos; Gesto Arquivstica

de Documentos Eletrnicos; Gesto da Informao; Tecnologia da Informao.

ABSTRACTS

The management of the technical collection in the press sector from a case study
in Embrapa Environment a research unit of the Brazilian Agricultural Research
Enterprise - Embrapa. The management of electronical documents through the
application of the EDM. The evolution of information technology and the adoption
of new procedures for the management of the information through an archivist
approach. The availability of different tools of EDM for an efficient management of
electronical documents with archivistic characteristics.
Key-words: Electronic Document Management; Archivistic Electronic Document
Management; Information Management; Information Technology.

10

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Ambiente tecnolgico tpico de uma soluo de GED ........................ 39

Figura 2 - Arquitetura de um sistema ERM ............................................................. 56
Figura 3 - Suportes Magnticos Obsoletos ............................................................. 74
Figura 4 - Ambiente OAIS .......................................................................................... 77
Figura 5 - Diagrama de um ambiente de migrao ............................................... 83
Figura 6 - Diagrama de um ambiente de uma emulao ...................................... 85
Figura 7 - Custo comparativo do armazenamento de documentos..................... 87
Figura 8 - Organograma da unidade de Pesquisa da Embrapa Meio
Ambiente ....................................................................................................................... 93

11

LISTA DE GRFICOS

Grfico 1 - Nmero e participantes conforme a rea que pertencem ................ 106

Grfico 2 - Locais de armazenagem dos documentos eletrnicos ..................... 109
Grfico 3 Condies e critrios para arquivamento de documentos ............... 110
Grfico 4 Facilidades para identificao e recuperao de
documentos eletrnicos ............................................................................................. 111
Grfico 5 Tipo de controle de sistema de informao ....................................... 112
Grfico 6 Existncia de recursos humanos na Embrapa Meio
Ambiente para gerncia dos documentos eletrnicos .......................................... 114
Grfico 7 Existe um local de guarda apropriado paras os
documentos .................................................................................................................. 114

12

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 Comparao entre atividades de recuperao de

documentos .................................................................................................................. 43
Quadro 2 Classificao CENADEM das tecnologias de GED ......................... 50
Quadro 3 Aplicao da tecnologia GED conforme processo de
negcio ......................................................................................................................... 60

13

SUMRIO

1. INTRODUO .................................................................................................................... 16
2. TECNOLOGIA DA INFORMAO.................................................................................. 23
2.1 EVOLUO DO CONCEITO DE TECNOLOGIA DA
INFORMAO (TI) ...................................................................................................... 25
2.2 TECNOLOGIA DA INFORMAO E A ORGANIZAO............................... 28
2.3 TECNOLOGIA DA INFORMAO E O GERENCIAMENTO DA
INFORMAO.............................................................................................................. 32
3. GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED .............................. 37
3.1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS ........................................................................ 37
3.2 TECNOLOGIAS ENVOLVIDAS NO GED ........................................................ 47
3.2.1 Document Imaging - DI ...................................................................... 51
3.2.2 Document Management - DM ........................................................... 52
3.2.3 Workflow Fluxo de Trabalho ......................................................... 53
3.2.4 COLD Computer Output Laser Disc / Enterprise
Report Management - ERM ......................................................................... 54
3.2.5 Form Processing (Processamento de Formulrios)
............................................................................................................................. 56
3.2.6 Records and Information Management - RIM .............................. 57
3.3 APLICABILIDADE GED ....................................................................................... 57
4. PRINCPIOS ARQUIVSTICOS PARA A GESTO DA INFORMAO ................. 62
4.1 PRINCPIOS ARQUIVSTICOS ......................................................................... 62
4.1.1 A Legislao Arquivstica no Brasil ............................................... 64

14

4.2 O DOCUMENTO ELETRNICO E A PRESERVAO DE

DOCUMENTOS DIGITAIS ........................................................................................ 66
4.3 ALGUMAS ESTRATGIAS PARA A PRESERVAO DIGITAL ................ 73
4.3.1 Metadados ............................................................................................. 75
4.3.1.1 O Modelo de Referncia OAIS ............................................ 76
4.3.1.2 OCLC/RLG Working group on Preservation
Metadata ............................................................................................... 78
4.3.1.3 CEDARS (CURL Exemplars in Digital Archives) .............. 79
4.3.2 Migrao ................................................................................................ 82
4.3.3 Emulao ............................................................................................... 84
4.3.4 Conservao da Tecnologia ............................................................. 86
4.3.5 CD-ROM/CD-R/CD-RW/DVD .............................................................. 86
5. EMPRESA BRASILEIRA DE PESQUISA AGROPECURIA EMBRAPA ............................................................................................................................... 91
5.1 EMBRAPA MEIO AMB IENTE ............................................................................ 93
5.2 SETOR DE PRODUO GRFICA ................................................................. 96
5.3 O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS NO SETOR DE
PRODUO GRFICA ............................................................................................. 97
5.3.1 Documentos Administrativos .......................................................... 98
5.3.2 Documentos Tcnicos ....................................................................... 98
5.3.3 Documentos Bibliogrficos .............................................................. 99
5.3.4 Documentos No-Convencionais ou Especiais ......................... 99
6. METODOLOGIA ................................................................................................................. 101
6.1 DELIMITAO DO UNIVERSO DA PESQUISA ............................................ 104
6.2 ELABORAO DA ENTREVISTA .................................................................... 105

15

7. ANLISE, DISCUSSO E RESULTADOS ................................................................... 108

7.1 Conceituao dos Documentos Eletrnicos .................................................... 108
7.2 Condies para garantir a acessibilidade dos documentos
eletrnicos .................................................................................................................... 111
7.3 Recursos humanos qualificados e mecanismos de guarda de
documentos adequados.............................................................................................. 113
7.4 Procedimentos da Gesto Arquivstica de Documentos Digitais ................. 115
7.5 Consideraes sobre os Dados Levantados ................................................... 116
8. CONSIDERAES FINAIS ............................................................................................. 118
REFERNCIAS .................................................................................................................. 126
APNDICES ....................................................................................................................... 138

16

1. Introduo

As mudanas provenientes dos trabalhos realizados atravs das inovaes

tecnolgicas, desde os anos 80, por meio do desenvolvimento da informtica, tm
transformado significativamente as formas de trabalho e o funcionamento das
instituies atravs da utilizao cada vez mais freqente do uso do computador
para

criao

de

documentos,

bem

como

diversificados

suportes

de

armazenamentos. Entre os fatores que tm impulsionado essas mudanas, est a

flexibilidade de uso e a velocidade de transmisso de informaes possibilitadas
pelo uso intensificado da info rmtica. Os impactos que estas mudanas
proporcionam so observados na estrutura das organizaes, no tratamento do
acervo (publicaes eletrnicas), no acesso informao (texto, produtos
multimdia), nas questes mais especficas do acervo (armazenamento e
recuperao), implicando na adoo e reformulao de polticas e diretrizes sobre
o fluxo da informao eletrnica.

Produz-se cada vez mais informao no formato eletrnico, cujo

gerenciamento eficaz s pode ser feito, em alguns casos, no mesmo ambiente
informtico onde foi produzido. Conforme cresce o volume dessas informaes
eletrnicas, o tempo e o esforo despendidos para gerenci-los aumenta na
mesma proporo. Os documentos eletrnicos1 e seus formatos 2 destacam-se
como sendo um dos meios onde se encontram grandes partes das informaes
necessrias para garantir a gesto eficaz dos processos de negcios
organizacionais. Uma das tecnologias que permite alcanar este patamar
1

De acordo com Porto (1999), podemos dizer que, documento eletrnico pode ser toda
informao fornecida e acessvel por meio eletrnico, que pode estar disponvel em programas de
computador, arquivos de texto, pginas da rede Internet, programas para redes de comunicao,
pode ser um grfico, uma figura esttica ou em movimento, sons ou uma combinao deles, estar
armazenado sob diferentes modalidades de apresentao e em diferentes suportes.
2

Os formatos mais comuns de documento eletrnico so: base de dados, monografias,

publicaes seriadas, arquivos variados (imagem, som, texto), mensagens eletrnicas pessoais ou
enviada para lista de discusso, documentos da World Wide Web (WWW), arquivos para File
Transfer Protocol (FTP), disco Zip, disquete, CD-ROM, CDs, fita magntica entre outros.

17

conhecida no Brasil como GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos. Mas,

para as instituies fazerem uso desta tecnologia, no basta saber que ela existe,
necessria a certeza de que a sua utilizao trar benefcios reais.
Os principais benefcios no emprego do GED e de suas ferramentas
dependem da sua rea de utilizao, porm, de forma genrica, consideram-se os
seguintes benefcios como potenciais a todas:

1. Melhoria na qualidade dos processos de negcios;

2. Maior eficincia nos processos de busca e recuperao da informao;
3. Acesso aos documentos em tempo real, independente da localizao fsica
dos usurios;
4. Eliminao dos custos de instalaes fsicas para armazenamento de
cpias impressas.
A Embrapa Meio Ambiente, empresa responsvel por viabilizar solues
para o desenvolvimento sustentvel do espao rural e do agronegcio brasileiro,
iniciou no ano de 2002 uma reestruturao para organizar a produo e o
gerenciamento de todos os documentos tcnicos (livros, folhetos, folderes,
cartazes, trabalhos cientficos apresentados em eventos, publicaes cientficas,
CD-Rom, entre outros), produzidos pelo Setor de Produo Grfica nos mais
diversos

formatos

(eletrnico/papel)

meios

de

disseminao

dessas

informaes. No caso especfico do acervo deste setor, a documentao tcnica

tende a evoluir para um modelo de gerncia automatizada, essencial para a
instituio, para garantir o cumprimento da misso institucional da empresa.
A necessidade de se adotar uma nova forma de gerenciamento desses
documentos, com a utilizao de recursos tecnolgicos atualizados devem-se
principalmente, constatao da ausncia de uma gesto adequada dificuldade
de recuperao de documentos, duplicidade de documentos, armazenamento por
tempo demasiado, perda, indexao errada, arquivamento incorreto e

18

necessidade de adaptao prtica tecnolgica, tendo em vista que a gerao e

tramitao dos documentos tcnicos, tanto internamente na Embrapa quanto nas
empresas contratadas para a arte final dos trabalhos produzidos, d-se a partir de
mdias eletrnicas;
Estes procedimentos equivocados so responsveis por um grande nmero
de problemas como: extravio de arquivos importantes, dificuldade de localizao
dos arquivos, falta de conservao e preservao dos documentos eletrnicos,
entre outros. Todos estes problemas combinados geravam uma enorme
dificuldade para que a qualidade e a produtividade pretendidas, no fossem
alcanadas.

Diante destes fatos, percebemos que o Setor de Produo Grfica da

Embrapa Meio Ambiente necessita de uma nova forma de gesto da informao
para os documentos t cnicos (eletrnicos e papis), onde, os quais so gerados e
no recebem nenhum tipo de tratamento adequado que garanta a sua
conservao e preservao.
A partir destas constataes pressupe -se que:

As tecnologias de GED e suas ferramentas correlatas tragam consigo

algumas mudanas importantes no que diz respeito forma de gerenciar
(criar, armazenar, distribuir e recuperar) documentos, assim como, gerar
um fluxo de trabalho baseando-se em documentos eletrnicos, e
possibilitando um gerenciamento automatizado dos processos e trmites
dos documentos dentro da instituio, os objetivos de um bom programa de
gerncia de documentos englobam o atendimento s necessidades
operacionais e funcionais da empresa, e o uso desta tecnologia pode
aperfeioar a utilizao deles na organizao.

O gerenciamento adequado das informaes contidas nos documentos

tcnicos (eletrnicos e papis) do setor de produo grfica pode facilitar e

19

tornar mais eficiente a disseminao do foco de atuao da Embrapa Meio

Ambiente.
Face ao exposto, foram formuladas as seguintes questes para a pesquisa.

Como a ferramenta GED poder contribuir para um modelo de

gerenciamento eletrnico de documentos do setor de produo grfica da
Embrapa Meio Ambiente?

Que contribuio a Preservao Digital de Documentos Eletrnicos pode

oferecer para o efetivo gerenciamento dos documentos eletrnicos do setor
de produo grfica da Embrapa Meio Ambiente?
Assim, decidiu-se desenvolver um trabalho de investigao objetivando:

Mostrar a importncia do gerenciamento adequado dos documentos

eletrnicos no setor de produo grfica.

Propor diretrizes para aplicao das ferramentas de Gerenciamento

Eletrnico de Documentos;
Estes objetivos propostos poderiam levar a aplicao dos procedimentos

metodolgicos que garantam a melhoria do gerenciamento dos documentos

eletrnicos por meio da aplicabilidade GED no Setor de Produo Grfica,
melhorando assim, o gerenciamento da informao no mbito da Embrapa Meio
Ambiente.

Como toda e qualquer implementao de novas tecnologias, o GED, traz

tona a necessidade de mudana, as quais, cada vez mais, instituies a enfrentam
em um ambiente dinmico. Essas mudanas so consideradas desafios aos quais
a organizao deve responder.

20

Diante desta condio oferecida pela tecnologia da informao, a adoo

de novos procedimentos para o gerenciamento da documentao tcnica, dar
oportunidade ao Setor de Produo Grfica de atuar como um elemento de
mudana organizacional. A idia fazer o uso de uma ferramenta de
gerenciamento eficaz para a utilizao da tecnologia da informao de forma
produtiva, servindo de referncia para os responsveis pela gesto da informao
do Setor de Produo Grfica da Embrapa Meio Ambiente.
Justifica-se, portanto, este trabalho, considerando-se que medida que se
busca retirar a gesto de documentos de um contexto desorganizado e traz-la
para um contexto organizado e especfico, identificando-a, conceituando-a e
validando-a no setor de produo grfica, pode-se melhorar a sua visibilidade e
importncia no mbito da empresa, e, em decorrncia, possa a vir dispor de
recursos tecnolgicos direcionados especificamente para o seu gerenciamento
eficaz.

Este trabalho foi desenvolvido para contribuir com a resoluo e/ou

amenizao dos problemas enfre ntados no dia-a-dia no setor de produo grfica,
buscando a criao de uma nova metodologia de trabalho a partir da aplicao
das novas tecnologias de gerncia da informao.
A insero desta dissertao no mbito da Cincia da Informao fica clara
quando operamos diferentes conceitos sobre Tecnologias da Informao,
Gerenciamento Eletrnico de Documentos - GED e Gesto Arquivstica de
Documentos Eletrnicos, porm, visando evitar confuses terminolgicas entre
campos cientficos distintos, traamos alguns limites para anlise dos mesmos.
Espera -se, tambm, a possibilidade de que os resultados que sero aqui
apresentados, uma vez aplicado no mbito da organizao, possam ter utilidade
significativa, no apenas para o Setor de Produo Grfica, mas para a empresa
em geral.

21

E assim assinala-se que na condio de funcionrio do setor de produo

Grfica da Embrapa Meio Ambiente, o autor acredita que esta pesquisa, no limite
em que explora o grau entre o gerenciamento de documentos, a tecnologia da
informao e a informao eletrnica, possam ressaltar-se de significado tanto
para a Embrapa Meio Ambiente como para outras unidades da Embrapa no Brasil.

Esta dissertao est organizada em oito sees. Aps esta primeira seo
de introduo, a seo 2 apresenta a construo da base conceitual sobre
tecnologias da informao, que envolveu a reviso bibliogrfica, descreveu os
conceitos de sua evoluo, tendo como referencial a informtica. Enfatizou-se a
importncia da tecnologia da informao na organizao e seus principais
impactos sobre ela e o gerenciamento organizacional. Considerou-se dentro desta
abordagem os aspectos do gerenciamento da informao e da tecnologia da
informao como ferramenta gerencial.

Na seo 3 so apresentadas as caractersticas das tecnologias GED e de

suas ferramentas correlatas e as oportunidades para o gerenciamento de
documentos.
A seo 4 segue com a abordagem da gesto arquivstica de documentos
eletrnicos dentro da amplitude da conservao e preservao de documentos
eletrnicos.

Na seo 5 apresentada a Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria

Embrapa e o seu Centro Nacional de Pesquisa de Monitoramento e Avaliao
de Impacto Ambiental (Embrapa Meio Ambiente) caracterizada como o campo
emprico da pesquisa por meio do seu Setor de Produo Grfica responsvel em
desenvolver as principais fontes de comunicao para a transferncia das
tecnologias e de conhecimentos da empresa.

22

Na seo 6 apresenta-se a metodologia utilizada na pesquisa de campo, na

qual inclui u-se a elaborao de um roteiro para entrevista estruturada, delimitao
do universo da pesquisa e aplicao da entrevista.
A seo 7 apresenta os resultados obtidos durante a pesquisa e identificase a importncia de uma gesto favorvel ao gerenciamento dos documentos
(analgicos e eletrnicos) do Setor de Produo Grfica.

Na seo 8 so apresentadas as concluses do trabalho, tecendo as

consideraes finais sobre os objetivos inicialmente propostos e sobre a questo
de pesquisa, alm de recomendaes para trabalhos futuros.

23

2. Tecnologia da Informao (TI)

As chamadas tecnologias da informao, tambm agregadas sob o nome

de informtica, se inseriram na vida das pessoas com uma velocidade muito
grande.
Alguns autores consideram a informtica uma tcnica, um produto da unio
de aes e procedimentos que com o uso de diversos instrumentos, sendo o
computador o mais utilizado, tem o objetivo de auxiliar o homem no exerccio de
vrias tarefas dirias. Por outro lado, existem opinies favorveis informtica de
ser encarada como uma cincia, tendo um objetivo e mtodos especficos para
atingir.
A cincia da Computao preocupa-se com o processamento dos
dados, abrangendo a arquitetura das mquinas e as respectivas
engenharias de software, isto , sua programao; a Cincia da
Informao volta-se ao trato da informao, notadamente no tocante a
seu armazenamento e a sua veiculao; a Teoria dos Sistemas sugere a
soluo de problemas a partir da conjugao dos elementos capazes de
leva r a objetivos pretendidos; a Ciberntica preocupa-se com a busca da
eficcia, atravs de aes ordenadas sob convenientes mecanismos de
automao. (VELLOSO, 2003)

Os primeiros computadores surgiram em 1945, sendo que o primeiro

computador de uso geral, o ENIAC, foi apresentado ao pblico em 1946 (LVY,
1999). Durante muito tempo, computadores foram equipamentos enormes e caros,
aos quais apenas uns grupos restritos de profissionais tinha acesso, cenrio que
mudou completamente a partir da dcada de 70.
Conforme Lvy (1999), o surgimento do microprocessador, em 1971,
provocou uma verdadeira revoluo no campo profissional, social e pessoal. Hoje,
o computador est nas casas das pessoas, e um modelo que cabe na palma da
mo tem mais capacidade de processar e armazenar informaes que qualquer
computador de grande porte (mainframe) existente poca de surgimento do
micro -processador.

24

A informtica um produto da unio mquina -homem no tratamento das

informaes, onde a mquina o objeto que pe em prti ca toda a ilimitada
capacidade do homem em descobrir novas formas de crescer social, cultural e
economicamente. Desta forma, a informtica pode ser encarada como a cincia
do tratamento de conjunto de dados, que utiliza um conjunto de tcnicas e
equipamentos

que

possibilitam

sua

transformao

em

informaes

(processamento) e conseqentemente seu armazenamento e transmisso.

Segundo Nascimento (1990):

A informtica uma porta aberta. Ultrapasse-a e veja-se diante de
infinitas possibilidades, o sem-fim das descobertas, onde um ser
humano pode perceber do quanto capaz quando tem nas mos uma
ferramenta criada exatamente para concretizar suas idias.

utilizao

dos

computadores

tambm

foi

simplificada,

com

desenvolvimento de programas (software ) de controle (sistemas operacionais,

como, por exemplo, o Windows), de aplicao (editores de texto, planilhas
eletrnicas etc.), alm de novas interfaces com o usurio, como monitores,
teclados, impressoras etc., e o uso de cones, em vez de comandos complicados,
permitindo seu uso por qualquer pessoa, sem a necessidade de ser um
profissional especializado da rea de informtica (LVY, 1996).
LVY (1998, p.11), ao referir-se modernizao atravs do uso da
informtica, assim se pronuncia:
Mais precisamente, o ideal mobilizador da informtica no mais a
inteligncia artificial (tornar uma mquina to inteligente, mais inteligente
at, quanto um homem), mas sim a inteligncia coletiva, isto , a
valorizao, a utilizao otimizada e a colocao em sinergia das
competncias, imaginaes e energias intelectuais, independentemente
de sua diversidade qualitativa e de sua localizao.

25

2.1 Evoluo do conceito de Tecnologia da Informao (TI)

Nas ltimas dcadas, parece indiscutvel que a Tecnologia da Informao

(TI) tem uma importncia cada vez maior em todos os mbitos da atividade
cotidiana dos seres humanos. Os avanos da tecnologia vm provocando
mudanas em todos os segmentos da sociedade, e os artefatos tecnolgicos
esto desempenhando importante papel nas transformaes sociais e nas prticas
cotidianas. Tal constatao no difcil perceber, basta olhar as coisas que esto
a nossa volta. Tudo que materialmente nos circula diz respeito tecnologia.
(...) revoluo tecnolgica est acontecendo e modificando nossas vidas
revelia de nossa vontade ou participao. E a negao de participar
dessa revoluo significar ser arrastado por seus resultados. Assim,
participar no significa querer barrar ou aderir a esse processo, que
irreversvel, mas entender o que est acontecendo e propor alternativas
que conduzam participao efetiva da sociedade como um todo para
que se consiga interferir diretamente nos possveis rumos futuros dessa
revoluo. (FERRACIOLI, 1993, p. 94 apud CARVALHO, 2001)

Desde o surgimento dos computadores em meados da dcada de 40, as

tecnologias de informao se tornaram uma realidade presente na vida de todos
ns. Desde as grandes empresas multinacionais s pequenas organizaes,
passando pelas instituies pblicas at nossas residncias. Termos como
Informtica, Computador, Internet, Intranet, entre outros, invadiram o nosso
vocabulrio e, acima de tudo, as nossas tarefas dirias, transformando-se em
instrumentos fundamentais de trabalho.
Segundo CRUZ (2001), a TI no era assim denominada no incio de sua
utilizao nas organizaes. Quando esta tecnologia passou a ser utilizada tinha
nomes como computador, sistemas de tratamento de informao, mquinas de
processamento de dados e at mesmo crebro eletrnico.
No decorrer dos tempos, verificou-se uma evoluo de tais sistemas que
passaram a agregar vrias especialidades no uso do computador. Assim, esta

26

tecnologia que j foi chamada de telemtica, informtica entre outras designaes,

hoje conhecida como tecnologia da informao.
Nos ltimos cinqenta anos, uma disciplina se desenvolveu com
extraordinria rapidez: a informtica. A partir dela, e com a unio das
telecomunicaes, apareceram novas tecnologias e novos modos de
transmitir, receber e conservar a informao. Surgiram novos vocbulos,
como telemtica, teledocumentao, teleinformtica ou novas
tecnologias da informao. Esse mundo em transformao influiu
notavelmente na cultura. (RECORDER, 1995)

No entanto, esta multiplicidade de conceitos, tcnicas, equipamentos e

programas que contribuem para formar o conceito de TI.
O

conceito

de

TI

surge

enquanto

conjunto

de

conhecimentos,

referenciados, seja em equipamentos e programas, seja na sua criao e

utilizao em nvel organizacional e pessoal. Das diversas ferramentas, mtodos e
tcnicas que coexistem na instituio atravs do domnio das tecnologias da
informao, a informtica destaca-se na medida em que o elemento em relao
ao qual existe uma maior relao com os componentes humanos das
organizaes.
(...) os recursos informticos mquinas, programas e seus operadores
humanos conformam um conjunto de relaes entre objetos,
indivduos e grupos sociais de grande evidncia em nosso tempo. Estes
recursos esto presentes, em escalas diversas, entre todos os
segmentos da tessitura social e so acreditados pela grande maioria
como essenciais as suas vidas. (LOPES, 2004)

A expresso tecnologias da informao entendida como o conjunto de

tcnicas utilizadas na recuperao, no armazenamento, na organizao, no
tratamento, na produo e na disseminao da informao (MARQUES NETO,
2002, p.51). necessrio chamar a ateno, entretanto, de que no possvel a
um sistema armazenar e processar informao, mas apenas sua representao
em forma de dados, pois a informao envolve um significado pessoal (SETZER,
1999). Assim, expresses mais adequadas seriam tecnologias de dados ou

27

tecnologias da representao e comunicao da informao, mas a expresso

tecnologias da informao j se tornou de uso corrente na sociedade.
A Tecnologia da Informao pode ser definida como um conjunto de todas
as atividades e solues providas por recursos de computao. Na verdade, as
aplicaes para TI so tantas e esto ligadas s mais diversas reas, entre elas, a
Cincia da Informao que facilmente identificada atravs do conceito de
Saracevic onde Cincia da Informao um campo que engloba a pesquisa
cientfica e a prtica profissional, tendo como caracterstica a interdisciplinaridade,
a ligao com a Tecnologia da Informao e uma forte dimenso social e
humana. (SARACEVIC, 1996 apud RONDINELLI, 2004).

Na TI existem vrias definies e nenhuma consegue determin-la por

completo. A seguir, so apresentados alguns conceitos relacionados a TI,
segundo reviso bibliogrfica:
Tecnologia comumente conceituada como o conjunto de
conhecimentos, especial e principalmente cientficos, que se aplicam a
um determinado ramo de atividade; pode tambm ser considerada como
uma cincia que trata da tcnica. (FERREIRA, 1986)
Tecnologia um pacote de informaes organizadas, de diferentes tipos
(cientficas, empricas...), provenientes de vrias fontes (descobertas
cientficas, patentes, livros, manuais, desenhos...), obtidas por diferentes
mtodos (pesquisa, desenvolvimento, cpia, espionagem...), utilizada na
produo de bens e servios. (FLEURY, 1993)
um conjunto de mtodos e ferramentas, mecanizadas ou no, que se
prope a garantir a qualidade das informaes dentro da empresa.
(FOINA, 2001, p. 21)
Conjunto de conhecimentos, pesquisas, equipamentos tcnicos,
recursos e procedimentos relativos aplicao da informtica em todos
os setores da vida social, economia, administrao, entretenimento,
educao e telecomunicaes. (RABACA; BARBOSA, 2001, p. 709)
Um conjunto de conhecimentos prticos ou cientficos aplicados
obteno, distribuio e comercializao de bens e servios. Esses
produtos no s satisfazem desejos e necessidades, como tambm
substituem, aliviam ou simplificam o esforo fsico e mental das pessoas.
(LAUDON apud OLIVEIRA, J. 1999, p. 1)

28

Recursos tecnolgicos e computacionais para gerao e uso da

informao. Esse conceito enquadra-se na viso de gesto da
tecnologia da informao e do conhecimento. (REZENDE; ABREU 2001,
p. 76)
A tecnologia um meio para um fim, isto , uma ferramenta que auxilia
os especialistas em especial, da informao a atingir seus propsitos
e objetivos. (MARCHIORI, 2002)
Tecnologia da informao pode ser entendida como os meios utilizados
pelas empresas produtivas para alavancar e potencializar o processo de
criao e desenvolvimento de capacitao tecnolgica. (VALLE, 1996)

Ainda segundo Brito (1996) tecnologia da informao o complexo

tecnolgico que envolve computadores, software, redes de comunicao, rede
digital de servios, tecnologias de telecomunicaes, protocolos de transmisso
de dados, entre outros.
O computador no nico representante da TI, onde tambm encontramos
o papel, arquivos, fichrios, fax, telefone, livro, jornal, correio, televiso, telex,
copiadoras, projetores (de slides, de transparncias, de filmes e multimdia), mas
pode ser considerado, hoje, o principal deles. Isso talvez se deva sua
possibilidade de utilizao na soluo de diversos tipos de problemas relacionados
informao e de expandir a capacidade humana de armazenar dados
(MARQUES NETO, 2002).

2.2 Tecnologia da Informao e a Organizao

A tecnologia de informao evoluiu e continua a evoluir de forma to rpida

que difcil medir seus impactos quando se est inserido nesta transformao. A
tecnologia mensurou a informao e a comunicao em bits e ao mesmo tempo
no agente modificador da disseminao dos meios de comunicao. Atualmente, a
tecnologia via satlite, celular e sem fio possibilitam comunicaes totalmente
portteis e alcanam virtualmente qualquer ponto do planeta.

29

Um dos grandes vetores das transformaes no cenrio competitivo a

contnua evoluo da tecnologia que, em virtude de sua grande
disseminao, afetou de modo significativo todas as atividades humanas
e fez crescer o grau de incerteza e imprevisibilidade do futuro. Dentre as
novas tecnologias, destaca-se a Tecnologia da Informao (TI), que
passou a ser um importante componente competitivo para as
organizaes. (ALBANO, 2001)

Hoje a utilizao de tec nologias passa a ser vital para uma sociedade
marcada pela necessidade de aquisio de informaes de forma rpida e
precisa. No h como lutar contra essa transformao histrica, contra o processo
que foi ativado e no tem volta.
Desde que a tecnologia foi introduzida no meio social, sistematicamente em
meados da dcada de 50, a forma pela quais as organizaes administram e
gerenciam seus processos e resultados, mudaram radicalmente. Na dcada de
90, a utilizao da TI torna-se um fator essencial para as organizaes, uma vez
que a informao passa a ser tratada como um ativo importante e sua
disseminao e disponibilizao tornam-se um diferencial fundamental nos
mercados competitivos. Por intermdio das chamadas redes de computadores, as
empresas comeam a compartilhar trabalhos, projetos, idias e opinies presentes
em diversos meios e lugares. Assim, o problema das fronteiras geogrficas no
constitui

barreiras

para

comunicao

entre

organizaes.

Portanto,

transformaes no processo de produo, disseminao, armazenamento e

transmisso d a informao sempre aconteceram em toda a trajetria do homem.

Barreto (1998, p. 123) confirma isso quando descreve a mudana estrutural

da comunicao humana.
Podemos, ainda, exemplificar as modificaes estruturais na publicidade
do conhecimento e suas conseqncias atravs dos estgios por que
passou a constituio da comunicao na esfera pblica: a comunicao
oral das culturas tribais, a comunicao escrita da cultura tipogrfica e a
comunicao ciberntica das culturas eletrnicas.

No s mais mudanas esto acontecendo, e mais rpido, mas tambm as

percepes das mudanas se tornam mais intensas pela simultaneidade entre

30

acontecimento e notcia propiciada pela Tecnologia da Informao. A velocidade

com que a tecnologia est presente no mundo chega a ser surpreendente. O
computador porttil, cada vez mais leve e com maior capacidade de processar e
armazenar dados mudou muito a forma de coletar, transmitir e disseminar a
informao. Desta maneira, a tecnologia domina grande parte do sistema de
produo e organizao mundial, impondo-se na sociedade de forma que todos
devem se adaptar a essa nova realidade. A dinmica do cenrio econmico cada
vez mais globalizado, a competitividade e a concorrncia do mercado
impulsionaram as empresas a valorizarem os ativos da informao e do
conhecimento,

mantendo-se atualizadas tecnologicamente e utilizando as

ferramentas da TI.

Por muito tempo, a tecnologia da informao foi considerada um mero item

de suporte instituio, um "centro de custo" que a princpio no gerava qualquer
retorno para as suas atividades. Mas as aplicaes da TI foram crescendo dentro
das organizaes - se antes a tecnologia era usada apenas para automatizar
tarefas e eliminar o trabalho humano, aos poucos ela comeou a enriquecer todos
os processos organizacionais, auxiliando na otimizao das atividades, eliminando
barreiras de comunicao, e assim por diante. E, nesse novo cenrio, a TI
comeou a assumir um papel muito mais importante nas organizaes, que se
reflete em todos os seus nveis, influenciando diretamente suas atividades,
produtividade e a qualidade dos seus produtos ou servios.

Em seu incio, a TI era tida como um mecanismo que tornava possvel

automatizar

determinadas

tarefas

em

grandes

empresas

nos

meios

governamentais. Com o avano tecnolgico, as "mquinas gigantes" comearam a

perder espao para equipamentos cada vez menores e mais poderosos. A
evoluo das telecomunicaes permitiu que, aos poucos, os computadores
passassem a se comunicar. Como conseqncia, tais mquinas deixaram de
simplesmente automatizar tarefas e passaram a lidar com informao.

31

Sabe-se que a evoluo tecnolgica como uma bola de neve, isto ,

cresce a cada dia, e a ausncia desse conhecimento faz-nos distanciar
gradativamente do mundo real. As instituies, por sua vez, tambm tm que se
adaptar. Com o domnio da tecnologia houve a revoluo para a tecnologia da
informao que Castells (2001, p. 67) definiu como novo paradigma tecnolgico.
Na dcada de 90, ocorreu o incio e as prioridades das instituies se voltaram
para os processos de informatizao, ou seja, as Tecnologias da Informao.

A Era da Tecnologia da Informao transformou os recursos tecnolgicos

no centro das atenes por parte das organizaes, sejam elas privadas ou
pblicas, mas importante deixar claro que tecnologia pela tecnologia, por mais
avanada que seja, no nada sem a sua devida aplicao.
Administrar eficazmente os recursos de TI, adaptando custo baixo com
benefcios "eficazes" passou a ser o grande desafio das organizaes,
principalmente pblicas que constantemente necessitam promover reformas
administrativas com o objetivo de otimizar servios para atender com eficincia as
necessidades da comunidade.
As organizaes precisam investir em novas tecnologias de gesto e
produo, particularmente nas tecnologias derivadas do uso da informtica, para
responder

necessidade

de velocidade

na assimilao dos processos

tecnolgicos e da correspondente agilidade decisria.

Diante deste novo contexto, as necessidades que se impem para as

organizaes, devero ser criteriosamente analisadas. Estes requerimentos
incluem mudanas tcnicas, institucionais e organizacionais.
Por sua vez, a prpria TI auxilia neste processo de mudana, pois medida
que as mesmas forem ocorrendo por meio do uso da tecnologia, a organizao vai

32

se ajustando, facilitando a comunicao e o acesso a informaes de uma forma

mais direta e transparente.
Neste novo cenrio, a capacidade de uma organizao rapidamente gerar,
introduzir, adaptar, disseminar e comercializar novas tecnologias ou processos
tecnolgicos se tornou fundamental.

A TI pode ser decisiva para o sucesso de uma organizao, contribuindo

para que ela seja gil, flexvel e robusta. A fim de garantir esse resultado,
necessrio traduzir a viso da organizao e sua estratgia em objetivos menores,
para ento identificar as iniciativas de TI que melhor podem contribuir para
alcan-los. As organizaes que conseguirem criar essa vinculao entre
estratgia e TI, focalizando seus investimentos em tecnologia nas reas mais
importantes para o sucesso da estratgia escolhida, estaro no caminho certo
para obter um excelente desempenho, meta principal de qualquer instituio.

2.3 Tecnologia da Informao e o Gerenciamento da Informao

Em tempos de grandes revolues tecnolgicas, instituies do mundo

inteiro esto sendo desafiadas por profundas mudanas sociais, econmicas e
polticas. Transformaes recentes requerem novos modelos de gerenciamento da
informao, assim como novos instrumentos, procedimentos e formas de ao, a
fim de permitir que os profissionais da informao tratem das mudanas de uma
organizao globalizada. Por um lado , necessrio encontrar respostas e
solues rpidas para problemas cujas causas antes ficavam fora do campo de
influncia do gerenciamento da informao. Por outro lado, essencial explorar e
disponibilizar as oportunidades relacionadas a tais transformaes, em favor tanto
do gerenciamento quanto da pr pria organizao.
Estamos vivendo um momento de transio de profundas mudanas e
transformaes, na qual se opera a mais radical das revolues j

33

experimentada. O ambiente e as formas de gesto das organizaes

vm sendo completamente modificados em decorrncia da
transformao dos valores e das mudanas tecnolgicas e demogrficas
ocorridas nos ltimos anos. (ARAJO, 2006)

Desde o aparecimento dos computadores, o uso da tecnologia da

informao ficou muito claro. Computadores digitais de alta velocidade permitiram
a otimizao das empresas fornecendo informaes precisa, em tempo hbil e no
local adequado. Mas a realizao deste objetivo provou ser muito mais difcil do
que se esperava.
Uma coisa certa, no podemos ignorar as novas tecnologias. [...]
existe mal uso de tecnologia e existe perigos, mas, como pessoas que
trabalham com informao, as novas tecnologias no podem ser
evitadas. (KRAHN, 2002)

Informao e conhecimento so elementos-chave da nova gesto

organizacional, e cabe aos gerentes e dirigentes das organizaes a busca por
formas mais eficazes de obt -los e disponibiliz -los. Da decorre a nsia vivida nos
ltimos anos pela absoro de novas tcnicas e o conseqente aumento na
aquisio de novas tecnologias pelas organizaes (PEREIRA, 2002, p. 158).

necessrio lembrar, entretanto, que, como muitos outros instrumentos

desenvolvidos pelo homem, as tecnologias da informao e comunicao
contribuem para a superao de dificuldades encontradas ao lidar com o mundo,
no caso com o crescimento desenfreado da produo de informao (MARQUES
NETO, 2002).
Sob o enfoque da tecnologia, a gesto da informao vista, ainda que
dentro de um contexto organizacional, como um recurso a ser otimizado
via diferente arquiteturas de hardware, software e de redes de
telecomunicaes. (MARCHIORI, 2002)

Pode-se considerar a gesto como um conjunto de processos que

englobam atividades de planejamento, organizao, direo, distribuio e
controle de recursos de qualquer natureza, visando racionalizao e
efetividade de determinado sistema, produto ou servio (MARCHIORI, 2002). Sob

34

esta perspectiva, a gesto da informao deve incluir, em dimenses estratgicas

e operacionais, mecanismos para obter e utilizar recursos humanos, tecnolgicos,
financeiros, materiais e fsicos para o gerenciamento da prpria informao, que
ento deve ser disponibilizada como insumo til e estratgico para indivduos,
grupos e organizaes (PONJUN DANTE 1998 apud MARCHIORI, 2002).
A gesto da informao engloba a sinergia entre a tecnologia da
informao, comunicao e os recursos/contedos informativos, visando o
desenvolvimento de estratgias e a estruturao de atividades organizacionais.
Portanto, a gesto da informao implica mapear as informaes necessrias,
fazer sua coleta, avaliar sua qualidade, proceder ao seu armazenamento e sua
distribuio e acompanhar os resultados de seu uso (MARCHIORI, 2002).
O termo Gerenciamento da Informao geralmente usado como
sinnimo de Gerenciamento de Recursos Informacionais por muitos autores (por
exemplo, CRONIN & LITLE apud CHIAVEGATTO, 2000).
A Gerncia de Recursos Informacionais GRI fornece auxilio informacional
aos mais variados processos gerenciais da organizao, principalmente aqueles
relacionados ao uso eficaz da informao. Os procedimentos de GRI englobam os
processos de: caracterizao das necessidades e exigncias de informaes,
coleta, armazenamento, recebimento, distribuio e uso das informaes.

A amplitude do conceito de GRI pode melhor ser entendida se forem

abordados dentro das duas ticas de definio dos conceitos de gerenciamento da
informao (BERGERON, 1996 apud CHIAVEGATTO, 2000), onde, na primeira se
focaliza o ponto de vista da tecnologia da informao e na segunda, a perspectiva
integrativa.
Na perspectiva da tecnologia da informao (TI), a autora define GRI
como tendo um guia para melhor gerenciar os sistemas de informao
baseados em computador, enfatizando
o aspecto tcnico do
gerenciamento da informao em cinco principais componentes: 1)

35

gerenciamento de recursos (dados, informao, hardwares, software e

pessoal); 2) gerenciamento da tecnologia sob direo de um executivo
controlador da informao [...]; 3) gerenciamento funcional (i.e.,
aplicaes de gerenciamento tcnico dos recursos de sistema de
informao); 4) gerenciamento estratgico de recursos; 5)
gerenciamento distribudo (i.e.; distribuio de responsabilidades para o
desenvolvimento, operao, gerncia de sistemas de informao).
(CHIAVEGATTO, 2000)
Do ponto de vista da perspectiva integrativa, o GRI pode ser visto como
uma abordagem de gerenciamento e funo que procura integrar e
harmonizar as fontes de informao corporativas, [...] Na perspectiva
integrativa, o GRI tambm serve como elo entre os recursos
informacionais da organizao e o planejamento estratgico no uso para
o desenvolvimento estratgico. (CHIAVEGATTO, 2000)

O GRI fornece informaes cruciais para a tomada de deciso das quais as

organizaes necessitam. Assim, quanto maior for sintonia entre a informao
fornecida e as necessidades informativas das instituies, melhores decises
podero ser tomadas.
A informao no mundo atual funciona como insumo para o crescimento
das organizaes e um importante fator no desenvolvimento cientfico e
tecnolgico, dada a sua importncia como um recurso de imenso valor agregado
que servir como estrutura bsica para a sobrevivncia institucional. A informao
tambm o eixo fundamental para diversas atividades e, portanto, de elevada
importncia nos nossos dias.
As informaes obtm valor testemunhal ao serem agregadas e
organizadas especialmente, na entrada e no processamento dos dados
[...] so, ao mesmo tempo, ns das redes que entrelaam os mais
diversos fluxos de informao. (GONZLEZ DE GMEZ, 1999, p.80)

A tecnologia da informao, como ferramenta gerencial, ser utilizada para

anlise de dados, transformando -os em informaes realmente teis aos negcios
das empresas. medida que as empresas converterem dados em informaes,
modificaro necessariamente seus processos de deciso, a sua estrutura
administrativa e a sua maneira de trabalhar, na qual decises financeiras
oportunistas transformar-se-o
(BORGES, 1995)

em

diretrizes

pressupostos

estratgicos.

36

Dentro dessa lgica instrumental, a TI, ao disponibilizar mais informao

sobre o ambiente, tem o poder de melhorar a qualidade da deciso
gerencial aplicada no processo de mudana organizacional e,
conseqentemente, de aceler-la. (PITASSI, 2002)

A TI evoluiu de uma orientao tradicional de suporte administrativo para

um papel estratgico dentro da organizao. A viso da TI como uma ferramenta
de gerncia competitiva tem sido discutida e enfatizada, pois no s sustenta as
operaes organizacionais, como tambm permite que se viabilizem novas
estratgias da aplicao da informao no ambiente institucional.
O uso eficaz da TI e a integrao entre sua estratgia e a estratgia de
gerncia dos recursos informacionais vo alm da idia de uma ferramenta de
produtividade. Hoje, o caminho para este sucesso no est mais relacionado
somente com o hardware e o software utilizados, ou ainda com metodologias de
desenvolvimento, mas com o alinhamento da TI com a estratgia e as
caractersticas da organizao e de sua estrutura organizacional. Apesar de
diferentes i nstituies apresentarem estruturas, culturas e necessidades de
informao extremamente variadas, no existem frmulas prontas de como
administrar os recursos de tecnologias da informao de uma forma estratgica e
lucrativa. Cabe a instituio encontrar uma abordagem adequada s suas
necessidades especficas em gesto da informao e dos recursos de tecnologia
da informao.

37

3. Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED

Para uma melhor compreenso do assunto e o entendimento da relevncia

do tema necessrio o conhecimento de alguns conceitos elementares. Nesta
seo so apresentados os conceitos bsicos para a compreenso do
Gerenciamento Eletrnico de Documento e das suas principais tecnologias
correlatas disponveis nas solues de GED.

3.1 Conceitos Fundamentais

As inovaes tecnolgicas ocorridas no campo da Cincia da Computao

tm causado um impacto direto sobre a forma de pensamento da sociedade.
Ferramentas de software e equipamentos de hardware tm conseguido contrariar
muitos princpios que eram considerados absolutos at a introduo da
informtica. O impacto causado pela Tecnologia da Informao - TI, trouxe
contribuies para praticamente todas as reas do conhecimento humano, a ponto
de que muitas conquistas jamais teriam sido alcanadas sem a utilizao deste
tipo de tecnologia.
Primeiramente, faz-se necessrio considerar que o Gerenciamento
Eletrnico de Documentos surgiu como uma das divises da Tecnologia da
Informao, e que basicamente, visa proceder ao gerenciamento de documentos,
ou como terminologicamente mais conhecido e adotado pela Arquivstica, de
Gesto de Documentos. A caracterstica nova que o GED procede a Gesto de
Documentos de forma eletrnica, e deve -se ressaltar que no somente a gesto
de documentos eletrnicos que so os originalmente produzidos em meio
eletrnico mas sim, que as iniciativas em relao gesto de documentos so
procedidas com o uso da tecnologia, de forma eletrnica, constituindo-se assim no
GED.

38

O GED, na sua concepo original, era o instrumento necessrio

recuperao daquele material digitalizado, constituindo -se no substituto
mais prximo das leitoras/copiadoras de microfilme, sendo utilizado
como soluo total para o gerenciamento de documentos. Em outras
palavras, a digitalizao garantiria o acesso rpido e a preservao dos
documentos. (SANTOS, 2005)

Para se compreender o que realmente significa Gerenciamento Eletrnico

de Documentos fundamental entender o problema que se est tentando
solucionar, isto , o problema do papel nas instituies. Este problema no
manifesto somente no problema fsico de manuseio de grandes quantidades
(arquivos correntes, temporrios e inativos), mas no relacionamento entre o
grande volume de papel e o ciclo de vida de um documento, que, freqentemente,
determinado pelas necessidades do negcio.

Com a crescente relevncia dos sistemas de informaes e de multimdia o

mercado tem solicitado aplicaes que tratem imagens, vdeos, udio, entre
outros, entretanto, a complexidade de sistemas multimdias faz com que seja
muito difcil sua utilizao em sistemas comerciais tradicionais (ENCINAS,
DELLEPIANE, 1999). Deste modo, montar uma estrutura e adquirir tecnologias
para solucionar problemas com grandes volumes documentais uma tarefa
arriscada que requer grande capacidade gerencial em projetos, pacincia e
habilidade de comunicao.
Atualmente, mais e mais instituies tm reconhecido importncia de um
efetivo gerenciamento de suas colees documentais (ROWLEY, 1999). Muitas
organi zaes acham que um sistema de GED , simplesmente, a unio de um
scanner e um computador equipado com um banco de dados com informaes
sobre os documentos armazenados, enquanto outras esto completamente
preocupadas se o sistema GED ir auxiliar na automao dos processos de suas
atividades e respondendo perguntas do tipo: quem pode ver o que, como deve ser
estruturados o fluxo de trabalho e quem ir fazer o qu.

39

A caracterstica do GED varia muito conforme a soluo adotada, mas

basicamente composto por:

unidades de entrada: scanner, cmeras ou computador para o caso de

documento de origem digital;

unidades de processamento: computador servidor de rede;

uma rede de computadores: computadores de cada usurio do sistema;

unidades de sada: vdeo, impressora ou plotter.

Figura 1 - Ambiente tecnolgico tpico de uma soluo de GED

Fonte: Baldam, Valle e Cavalcanti (2002)

Tipicamente as tecnologias de GED tratam com imagens de documentos do

tipo texto, os scanners so utilizados para a digitalizao e os arquivos so
processados em uma unidade servidora. A partir desta unidade se realiza a
distribuio, impresso de cpias e armazenamento. A consulta aos documentos
realizada a partir dos computadores compartilhados em rede, sendo que nesses
tambm feita a criao de documentos de origem digital.

40

Documentos so criados, revisados e, conseqentemente, numerosas

verses e/ou cpias do mesmo documento so produzidas. Deste modo, para
uma instituio, a capacidade de gerenciar seus ativos documentais muito
importante, uma vez que ela deve garantir que quando um determinado
documento est ativo, todos estejam trabalhando com a verso e/ou cpia correta
do documento. Por outro lado, dada a intima relao entre os documentos e os
processos materiais, de informao, torna -se imperativo a compreenso do
impacto da aquisio de tecnologias de GED no fluxo de trabalho.

As tecnologias GED, tomadas no seu conjunto, englobam no s o

processamento como a criao, armazenamento, descarte e recuperao dos
documentos, tornando-as desse modo, mais complexas e difceis de implantao.
Os arquivos podem ser mantidos em meios analgicos como microfilmes ou fichas
ou podem ser guardados em suporte digital para facilitar sua recuperao rpida
atravs de um sistema GED.

Observada estas particularidades do sistema de GED, necessrio deixar

claro que, para as tecnologias de gerenciamento de documentos eletrnicos
atingirem seus objetivos necessrio que sejam atribudos em suas funes
atributos da gesto arquivstica de documentos.
Os GEDs, mais modernamente, vm buscando incorporar os conceitos
arquivsticos, evoluindo de um mero software de digitalizao e acesso
para torna-se um instrumento de apoio dentro de um sistema de
gerenciamento de documentao, seja ele elet rnico ou no. (KOCK,
1998 apud SANTOS, 2005)

KOCH (1998, p.24), estabelece dois macrogrupos de tecnologias de GED

para o ciclo de vida das informaes: gerenciamento de documentos (document
management) e o gerenciamento de imagens (document imaging). De acordo
com KOCH (1998) o gerenciamento eletrnico de documentos procura tratar, dar
acesso informao e armazenar, independentemente do seu suporte fsico,
porm ao estabelecer os macrogrupos, no foram considerados os princpios

41

arquivsticos de provenincia, territorialidade e a teoria das trs idades; mas o

suporte documental, ou seja, o texto e a imagem. Ainda segundo KOCH (1998),
GED a somatria de todas as tecnologias e produtos, isoladamente ou em
conjunto, que visam a gerenciar informaes de forma eletrnica, podendo se
apresentar na forma de voz, texto ou imagem.
Do ponto de vista da Cincia da Informao, o CENADEM (2005a)
apresentou algumas vantagens para aceitao de sistemas GED no Brasil,
levando em considerao os princpios arquivsticos:

Velocidade e preciso na recuperao de documentos. O GED proporciona

respostas precisas e instantneas;

Grande reduo de espao fsico;

Disponibilidade de documentos sem limites fsicos;

Melhor atendimento comunidade;

Impossibilidade de falsificao de documentos;

Ilimitadas possibilidades para a indexao de documentos;

Eliminao de fraudes.
O poder judicirio brasileiro tem dado fortes passos diante da validade

jurdica de todos documentos eletrnicos, incluindo as cpias digitalizadas, desde

que assinadas digitalmente, por meio de certificados baseados em criptografia
assimtrica, que constitui a forma de garantir a autenticidade e integridade de
documentos, com um grau de segurana semelhante e at superior aos
documentos escritos em papel.

Por meio de diversas citaes legais ao reconhecimento em juzo dos

documentos eletrnicos, a legislao brasileira dispe de um regulamento
especfico que decreta as exigncias tecnolgicas para a equivalncia e para
todos os fins legais, entre os documentos escritos em papel e os documentos
eletrnicos, a Medida Provisria n 2.200-2, de 2001, que possui fora de lei:

42

Art. 10. Consideram-se documentos pblicos ou particulares, para todos

os fins legais, os documentos eletrnicos de que trata esta Medida
Provisria.
1 As declaraes constantes dos documentos em forma eletrnica
produzidos com a utilizao de processo de certificao disponibilizado
pela ICP -Brasil presumem-se verdadeiros em relao aos signatrios, na
forma do art. 131 da Lei n 3.071, de 1 de janeiro de 1916 Cdigo
Civil.
2 O disposto nesta Medida Provisria no obsta a utilizao de outro
meio de comprovao da autoria e integridade de documentos em forma
eletrnica, inclusive os que utilizem certificados no emitidos pela
ICPBrasil, desde que admitido pelas partes como vlido ou aceito pela
pessoa a quem for oposto o documento.

Apesar das fraudes e falsificaes existirem desde a produo dos

primeiros documentos (manuscritos), a Diplomtica a disciplina que dispe de
mtodos para provar a autenticidade e a fidedignidade dos documentos suspeitos
de no serem autnticos.
Diplomtica um corpo de conceitos e mtodos, originalmente
desenvolvido nos sculos XVII e XVIII, com o objetivo de provar a
fidedignidade e a autenticidade dos documentos. Ao longo do tempo ela
evoluiu para um sistema sofisticado de idias sobre a natureza dos
documentos, sua origem e composio, suas relaes com as aes e
pessoas a eles conectados e com o seu contexto organizacional, social
e legal. (DURANTI e MAC NEIL 1996 apud RONDINELLI, 2004)

A NBR ISO 9001/2000 juntamente com a Lei n. 8.1593 do as bases para

se dar incio a uma implantao de um gerenciamento de documentos em uma
empresa pblica ou privada, pois indicam o ciclo vital dos documentos onde ela
estabelece que: os documentos aps o seu uso administrativo podem ser
eliminados ou transferidos para arquivamento, a temporalidade de guarda e
destinao fim que seria a sua eliminao ou guarda permanente.
Diante de conceitos, normas e prticas de gerenciamento de arquivos
estabelecidos pela Lei n. 8.159 e NBR ISO 9001/2000, surge um fator primordial
3

Legislao Arquivstica que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e entidades
privadas.

43

para que a gesto documental tenha verdadeiramente xito em sua implantao,

onde tem que se levar em conta o corpo profissional da instituio. Sendo que o
conjunto de pessoas que esto diretamente envolvidas com o uso dirio da
documentao, desde a sua produo at a sua eliminao ou guarda
permanente, tenha plena conscincia de suas responsabilidades fazendo assim
com que suas atitudes espelhem uma gesto documental eficaz.
O uso dos conceitos e prticas arquivsticas pelas empresas d garantias
de que a informao que ali est sendo produzida e utilizada seja bem gerenciada,
alm de outros benefcios como: racionalizar os espaos de guarda de
documento, ter eficincia e rapidez nas suas atividades dirias e atender de forma
mais rpida a sua comunidade.
No entanto, o uso de uma aplicao de GED pode proporcionar incontveis
recursos que promovem qualidade ao tratamento da informao documentada. As
tecnologias de GED proporcionam facilidades e controles que seriam muito
trabalhosos sem o uso de uma ferramenta semelhante. O Quadro 1 apresenta
dados comparativos entre a manipulao de documentos em papel e o uso de
documentos eletrnicos controlados por um sistema de GED.
Atividade

Papel

GED

Capturar um documento

So armazenados em
armrios e
pastas

Documentos so digitalizados
para gerar imagens

Uso de mais de uma forma de

armazenar documentos ou
arquivos setoriais

Cpias so feitas e
armazenadas em diversos
arquivos

Busca por ndice de diferentes

maneiras para localizar o
mesmo documento. Sem limite
fsico.

Recuperao

Exemplo de fcil consulta: ir

at a sala do arquivo,
encontrar o documento
remov-lo, ir at a copiadora,
fazer a cpia, retornar o
original ao local de origem.

Ir ao computador, pesquisar
pelo ndice desejado,
visualizar ou imprimir.

Tempo de recuperao

Desde vrios minutos at

semanas

Segundos

Quadro 1 Comparao entre atividades de recuperao de documentos

44

Atividades de criao, indexao, armazenamento, consulta e controle de

reteno, so realizadas instantaneamente sem a necessidade de acesso fsico
aos originais. O fato de um documento eletrnico no existir fisicamente facilita o
fluxo de informao, evita redundncia de informaes enquanto promove
segurana j que o usurio sempre consulta uma cpia do arquivo original. Uma
cpia pode ser disponibilizada a qualquer momento sem que isto afete em nada o
documento original. O controle de acesso aos contedos pode ser facilmente
aplicado a sistemas de GED por polticas de controle de acesso. O usurio s
consultar aquilo que deve. Tambm possvel evitar o uso no-intencional de
documentos obsoletos, j que estes documentos podem ser controlados e
mantidos fora do alcance do usurio. Cpias de segurana podem ser facilmente
armazenadas em ambientes fsicos distintos, reduzindo custos e aumentando a
segurana para a informao.
Para arquivos de origem digital, as vantagens so ainda maiores atravs da
velocidade de criao e a padronizao, onde documentos podem ser criados
atravs de modelos especficos e campos podem ter preenchimento automtico,
eliminando consultas a cadastros e garantindo padronizao aos documentos.
Arquivos podem ser criados a partir de outros j existentes. ndices de consulta
podem ser gerados automaticamente facilitando consultas posteriores.
O mercado oferece uma infinidade de ferramentas com os mais variados
recursos para o tratamento de documentos. Entretanto, importante que o
responsvel pela escolha de um sistema de GED tenha conhecimento dos
negcios da empresa, pois assim reconhecer os problemas enfrentados e poder
dimensionar adequadamente quais os recursos que um sistema de GED deve ter
para satisfazer as suas necessidades.
Segundo Davenport e Prusak (1998), geralmente as empresas investem
pesadamente em solues antes de saber quais so seus problemas. O que as
conduz freqentemente ao fracasso.

45

A aplicabilidade de um sistema de gerenciamento eletrnico de documentos

representa muitos efeitos sobre a organizao, que sero sentidos pelos usurios
internos e at pelas empresas com que exista algum relacionamento.
Por se tratar de um sistema de gesto da informao, em que todos os
dados relevantes ao funcionamento da empresa so manipulados, deve ser
cuidadosamente trabalhado. O apoio da alta direo essencial e o fornecimento
de recursos necessrios deve estar garantido.

O termo gesto est relacionado administrao, ao ato de gerenciar. Isso

significa que preciso ir alm do ato de registro da informao em um suporte,
preciso tambm que se tenha um planejamento de tal forma, que, mesmo com
uma quantidade exacerbada de documentos gerados diante das ferramentas
tecnolgicas disponveis nos dias atuais, seja possvel localizar e utilizar a
informao no tempo exato e necessrio para uma tomada de deciso
(CALDERON, 2004).

Segundo Calderon (2004), a gesto de documentos pode representar o

desenvolvimento de diversas tarefas, dentre elas:

Informatizao de processos de tramitao documental; Incorporao de

fundos e manuteno da informao atualizada;

Preparao de informaes mediante a solicitao para o estudo de

qualquer tema ou qualquer projeto.

Com o advento da informtica (computadores), um conjunto de novas

tecnologias tem sido desenvolvido na tentativa de transladar a gesto documental
para o mundo digital.

46

Para o (CENADEM, 2005a), a sigla GED representa um conjunto de

tecnologias correlatas que visam o gerenciamento da massa de documentos
analgicos e digitais de uma organizao, desta forma:
Ter um sistema de GED, Gerenciamento Eletrnico de Documentos, em
sua empresa no significa somente guardar arquivos eletrnicos. Ter um
sistema GED significa ter nas mos a capacidade de gerenciar todo o
capital intelectual da empresa.

Sejam empresas pblicas ou privadas, organizaes governamentais ou

no, elas possuem os mesmos tipos de problemas quando se tratam de
documentos, problemas esses agrupados sob a rubrica Gesto de Documentos.
Entreta nto, o termo documento e/ou documentao definido por diversos autores
como:
Briet (1960, p. 11), define o documento como "todo ndice concreto ou
simblico, conservado ou registrado a fim de representar, reconstituir ou
provar um fenmeno fsico ou int electual.
Robredo (1978), descreve o processo da documentao, ou ciclo
documentrio completo, como um sistema ao qual chega uma srie de
elementos para serem tratados e convertidos num produto mais fcil de
difundir ou de ser assimilado pelo usurio.
Smit (1986, p.12) diz que entre a enxurrada de publicaes e as pessoas
que precisam das informaes contidas nestas publicaes, a
necessidade fez surgir uma espcie de filtro, um filtro que seleciona e
organiza informaes, chamando a ateno para as principais. Este filtro
a documentao.
A documentao definida pela Federao Internacional de
Documentao (FID), como o processo de "reunir, classificar e difundir
documentos em todos os campos da atividade humana". Essa definio
clssica, elaborada durante a X Conferncia Internacional de
Bibliografia, data de 1931. (ROBREDO, 1978, p.1)
A exploso e o caos documentrio, to bem configurado por Bradford,
enfocavam e enfocam informao como sinnimo de documento, na
clssica definio de Briet: Toda base de conhecimento, fixada
materialmente, suscetvel de estudo, prova ou confronto. Em uma
abordagem abrangente, Briet uniu, com esse enfoque, entidades ainda
ento separadas em virtude do suporte fsico: o arquivo, a biblioteca e o
museu. Uniu-as pelo conceito de documento. (BRAGA, 1995)

47

Indiferente a definio, o certo que com o uso crescente dos

computadores pessoais, a palavra documento tem sido comumente aplicada para
referenciar dados, de algum modo, organizados e armazenados em um
computador. A ssim, a seguinte classificao pertinente:

Documentos eletrnicos unidade de registro de informaes, acessvel

por meio de um equipamento eletrnico. Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ, 2004 apud
SANTOS, 2005);

Imagem de documentos so os papis ou filmes (o microfilme o mais

comum) que foram convertidos em documentos estticos. Para nossa
definio, documentos estticos so aqueles que no podem ser facilmente
alterados

pelos

processadores/editores

mais

comuns,

embora,

tecnicamente, seja possvel;

Relatrios so os tipos de documentos impressos contendo itens que

sero impressos no papel, mas ao invs disso so impressos em meio
digital e no podem ser alterados, tornando-se, deste modo, documentos
estticos conforme definio do item anterior;

Web sites so tambm referenciados como documentos porque utilizam a

metfora diretrio/pasta/pgina.

3.2 - Tecnologias envolvidas no GED

Recuperando a viso histrica, a tecnologia que antecedeu aos sistemas

GED foi microfilmagem, tecnologia essa que continua sendo ainda hoje muito
utilizada por diversas instituies.

A primeira tecnologia de GED, conhecida por Document Imaging (DI),

enfatizava basicamente, a digitalizao de documentos de origem papel, gerandose imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia tambm possibilitou

48

a digitalizao de documentos em suporte microfilme, justamente para converter

os documentos gerenciados pela tecnologia anterior.
A necessidade de re -processamento de um documento j digitalizado quer
por um processador de textos ou por um sistema de processamento de dados, fez
com que a tecnologia que converte uma imagem digital de um caractere em um
dado passvel de ser tratado por processadores ou editores ganhasse forma. A
essa tecnologia deu-se o nome de Optical Character Recognition (OCR) quando
os caracteres a serem reconhecidos so padronizados, e de Intelligent Character
Recognition (ICR) quando preciso reconhecer textos manuscritos.
O amadurecimento das tecnologias de reconhecimento de caracteres
viabilizou as aplicaes de processamento de campos manuscritos ou impressos
em formulrios. Essa tecnologia ganhou o nome de Forms Processing (FP). Em
vez da utilizao de pessoas (digitadores) para transcrever os dados dos
documentos em suporte papel para os campos de entrada dos sistemas de
informao, a tecnologia FP possibilitou a leitura de partes pr-determinadas
(mscaras) realizando, deste modo, a transferncia do dado diretamente para os
sistemas de informao, sem a interveno humana.
Com os documentos convertidos para imagens, e passveis de serem reprocessados, era necessria uma tecnologia que substitusse o processo humano
de trmite de documentos em papel. Surgiu ento a tecnologia de gesto de fluxos
de trabalho, conhecida como Workflow (WFL), inicialmente tratando somente de
documentos textuais e depois tambm de imagens de documentos.
Num ambiente de escritrio, isso significa a gerao de documentos em
processadores de texto, planilhas eletrnicas e todas as demais ferramentas
dessa natureza. Por esse motivo, a quantidade de documentos digitais gerada
cresce vertiginosamente, exigindo ferramentas para controle de localizao,
atualizao, verses e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos.

49

Para atender a essa necessidade surgiram s ferramentas

para

Gerenciamento de documentos, Document Management (DM).

A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no gerenciamento
de documentos de engenharia e normas tcnicas, sendo, inclusive, uma das
exigncias da ISO 9000. Essa tecnologia permite que sejam rastreadas as
alteraes dos documentos.

Hoje, a grande quantidade de arquivos nos diretrios dos servidores e

computadores pessoais, a necessidade do compartilhamento de documentos
(tanto nas redes internas como na Internet) e o controle das atualizaes em
ambiente distribudo, justificam a implantao de sistemas de DM.
O DM implementa, no mundo digital, muito das funcionalidades j
existentes nas aplicaes de Records Management no mundo do papel.

A tecnologia Computer Output to Laser Disk (COLD) foi inicialmente

introduzida no mercado para substituir a tecnologia Computer Output to Microfilm
(COM), devido reduo de custos quando se armazenam as informaes em
discos pticos comparados ao microfilme.
Essa tecnologia permite o armazenamento e gerenciamento de relatrios
de forma digital. Devido abrangncia dessa tecnologia, em vez de COLD ela
passou a ser chamada de Enterprise Report Management (ERM).
Para o CENADEM, 2004b, as tecnologias relacionadas no quadro a seguir
so partes integrantes do GED.

50

TECNOLOGIA
Document Imaging

Document Management

Workflow

Enterprise Report Management

(Computer Output To laser Disk)

DESCRIO
Utiliza programas de gerenciamento para
arquivar e recuperar documentos digitalizados.
Emprega equipamentos especficos para
captao, armazenamento, distribuio e
impresso.
Permite o controle do acesso aos documentos.
Seu foco o controle de verses, datas das
alteraes feitas pelos usurios e respectivo
histrico da vida do documento. As aplicaes
desta tecnologia esto relacionadas rea de
normas tcnicas, manuais e desenhos de
engenharia,
bem
como
controle
da
documentao
produzida
nas
reas
administrativas
e
operacionais
das
organizaes.
Permite gerenciar de forma pr-ativa qualquer
processo
de
negcio.
Garante
o
acompanhamento constante de todas as
atividades e um aumento da produtividade,
eficcia e segurana. Tambm atua como
tecnologia integradora entre diversos sistemas
e tecnologias como: Enterprise Resourse
Planning (ERP), Suply Chain Management
(SCM), Customer Relationship Management
(CRM) e outras.
Possibilita que os relatrios sejam gerados e
gerenciados em suporte digital.

Gerencia o ciclo de vida do documento

independente do suporte em que ele se
Records Management
encontra. Abrange portanto, a criao, o
armazenamento, manuteno, apresentao e
o descarte dos documentos.
Engloba as tecnologias Optical Character
Recognition (OCR) e Intelligent Character
Recognition (ICR) permitindo o reconhecimento
Forms Processing
das informaes em formulrios e relacion-las
com campos de um banco de dados. Esta
tecnologia que automatiza o processo de
digitao utilizada por bancos e seguradoras.
Conjunto de tecnologias para a criao,
captao, ajustes, distribuio e gerenciamento
Content Management
dos contedos dos documentos que apiam os
processos de negcios da instituio.
Quadro 2 Classificao CENADEM das tecnologias de GED

51

3.2.1 Document Imaging DI

A Tecnologia Imagem ou Document Imaging torna possvel captura

eletrnica, o armazenamento e a recuperao da informao que foi previamente
convertida a partir de papel ou outro tipo de mdia, para a forma digital.
O gerenciamento de imagens de documentos utilizado, geralmente, em
solues que visam o controle de documentos prontos que no sero mais
alterados. Resolve a questo da disponibilizao de documentos para consulta.
Quando introduzido em um sistema de imagem, o objeto se torna uma
imagem, que ento compactada e armazenada permanentemente no sistema,
atravs de discos pticos ou magnticos. As imagens obtidas so armazenadas
como documentos no sistema e podem ser recuperadas, exibidas, impressas,
sofrer anotaes, redirecionadas, enviadas via fax ou simplesmente rearmazenadas.

Document Imaging so produtos que armazenam imagens

documentos em estruturas pr-definidas de ndices. KOCH (1998).

Boa

parte

dos

produtos

reproduz

estruturas

do

de

tipo

pasta/subpasta/documento. Outros indexam documentos diretamente. O foco dos

produtos de Imagem o gerenciamento de documentos estticos, pois ningum
processa e arquiva documentos que no estejam concludos.

KOCH (1998) faz ainda uma comparao deste tipo de soluo com os
tradicionais arquivos de ao, dizendo que esta tecnologia , por exemplo, uma
mera substituio de mdias com alguma sofisticao adicional como mltiplos
ndices.

52

O DI indicado para corporaes de qualquer porte, que pretendem

disponibilizar o fluxo de informaes de uma maneira mais rpida, utilizando um
sistema lgico e inteligente.
A tendncia que sejam gerados, cada vez mais, documentos eletrnicos,
por serem potencialmente mais informativos. Pode-se ainda incorporar a eles
elementos que facilitem a comunicao, resposta e facilidade de uso: fotos,
desenhos, planilhas, imagens de vdeo, som etc. Entretanto, este processo no
dispensa por completo o armazenamento de documentos analgicos. Alguns
documentos em mdia digital ainda no possuem valor legal e outros s tem valor
com assinaturas, vistos ou autenticao originais. H ainda um aspecto de ordem
cultural: o hbito de utilizao do documento analgico.
3.2.2 Document Management DM

Baseado em KOCH (1998), Document Management so sistemas voltados

para o gerenciamento do ciclo de criao/reviso dos documentos, onde dados do
tipo nmero da verso/reviso, data de criao, autor, data de expirao, etc. so
os mais relevantes. KOCH (1998) afirma ainda que, sua definio preferida para
gerenciamento de documentos a de um grande diretrio do DOS que aponta
todas as propriedades do documento .

Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados,

principalmente aqueles com grande quantidade de reviso. O DM controla o
acesso aos documentos, ensejando maior segurana e atribuindo localizadores
lgicos, como a indexao.

A tecnologia DM permite administrar as verses dos documentos, embora

envolva recursos de criao, fluxo da documentao, controle de disponibilizao
e armazenamento, datas das alteraes feitas pelos respectivos usurios e o
histrico da vida do documento.

53

Ao contrrio do D I, o tipo de informao no DM mais dinmico, pois est

em constante processo de alterao. Os produtos de Gerenciamento de
Documentos no gerenciam obrigatoriamente imagens, j que estas so somente
um tipo de documento. Gerenciam arquivos oriundos de editores de texto,
planilhas e outras formas de documentos. Muitas so as reas onde esta
tecnologia pode ser aplicada. Desde a preservao de acervos de documentos,
passando pelo gerenciamento de documentos para efeito de certificao ISO
9000, at o processamento de imagens grficas.
As grandes aplicaes so na rea de normas tcnicas, manuais,
procedimentos e nas aplicaes em que o controle de revises crtico. Muito
utilizado, tambm, para compor solues dedicadas para a automao de
escritrios.
3.2.3 Workflow (Fluxo de Trabalho)

Workflow pode ser definido como um conjunto de tarefas para o controle do

fluxo de processos de forma ordenada na organizao. Corresponde s
ferramentas que gerenciam o fluxo dos documentos, disponibilizando critrios para
o controle desse fluxo, ou seja, oferecendo recursos de incluso, aprovao ou
rejeio de informaes no documento.
O workflow refere-se ao modo como os documentos so processados.
Um sistema de GED integra e define automaticamente o fluxo de
documentos em formato eletrnico de estao de trabalho para estao
de trabalho, ao longo de uma organizao. Os documentos e arquivos
no so simplesmente armazenados e recuperados, mas sim utilizados
na conduo de transaes de negcios. O trabalho processado mais
rapidamente numa LAN, em que todos compartilham de documentos e
arquivos. (AVEDON, 1999)

O workflow orienta o fluxo de documentos e de tarefas para a melhoria

geral da qualidade e produtividade em todos os nveis de uma organizao,
permitindo que vrias pessoas trabalhem com um mesmo documento ou arquivo,
simultaneamente.

54

Com o software de workflow, os usurios podem elaborar programas

(scripts) que detalham para onde cada documento deve seguir numa organizao,
mapeiam e controlam todos os documentos que entram no sistema. Os scripts
podem especificar em quais estaes de trabalho a imagem de um documento
deve aparecer e que outras imagens devem estar junto com ela na tela, em todas
as categorias de documentos.
O software de

workflow controla eletronicamente as imagens de

documentos e automatiza vrias outras tarefas de gerenciamento, como

avaliaes de produtividade, gerao de relatrios, ajustes de cargas de trabalho
e cronogramas de funcionrios. Se a imagem do documento no tiver progressos
numa estao dentro de seu perodo atribudo, ela ser encaminhada
automaticamente ateno de um supervisor. Com isso, eliminam-se gargalos, e
o script tambm pode alertar o supervisor de que um usurio em particular pode
estar precisando de ajuda. Essas informaes contribuem para a criao de
grficos de workflow.
Portanto, o workflow acelera e simplifica todo o processamento de imagens
de documentos, gerando aumentos de produtividade. Segundo Avedon (1999),
aps a implantao da tecnologia, o prximo passo mudar os procedimentos
que j esto enraizados h dcadas para que os funcionrios comecem a se
adaptar ao sistema.
3.2.4 COLD - Computer Output Laser Disc / Enterprise Report
Management - ERM

O Gerenciamento de Relatrios ERM tambm tratado como sinnimo de

Computer Output to Laser Disc (COLD), que o armazenamento de relatrios em
discos ticos. O COLD, por sua vez, o sucessor do Computer Output to Microfilm
(COM), que a transformao de relatrios digitais em microfilme, tendo sido por
muitos anos a tecnologia mais utilizada.

55

Os sistemas COLD se concentram na disponibilizao on-line de relatrios

e outros fluxos de dados originados a partir de aplicaes oriundas de sistemas de
processamento de dados baseadas em mainframes. So usados para capturar
dados formatados provenientes de transaes em sistemas corporativos, tais
como boletos bancrios, extratos de conta corrente, faturas e registros de
transaes. Estas informaes que teriam sido armazenadas em papel ou
microfilme so armazenadas sob a forma de dados em mdia tica, por meio da
tecnologia COLD, para posterior consulta off-line ou on-line atravs da rede.

Estes dados formatados tipicamente consistem de cadastros de clientes,

relatrios dirios, semanais e mensais, tais como balanos, recursos humanos,
histrico de transaes efetuadas ou documentos especficos de clientes como
faturamentos e notas fiscais. Os dados so formatados como formulrios em um
formulrio personalizado e armazenado em um sistema de Imagem.
Atravs da captura de relatrios que pela forma tradicional teriam sido
armazenados off-line e armazenando-os on-line, a tecnologia COLD permite que o
usurio possa eletronicamente pesquisar, visualizar, imprimir e processar a
informao contida em qualquer relatrio.
A tecnologia COLD largamente utilizada em instituies financeiras, tais
como bancos e seguradoras, empresas de telecomunicaes, servios, entre
outros. uma importante ferramenta nas centrais de atendimentos a clientes.
Pode-se estabelecer atravs da hierarquizao, quem dever ter acesso a quais
documentos em que momento, de acordo com as especificidades de cada
organizao. Os relatrios podem ser acessados simultaneamente por vrios
usurios, uma vez que no h edio dos dados, apenas visualizao.

56

Figura 2 Arquitetura de um sistema ERM.

Fonte: CENCI (2002)

Esta tecnologia trata do armazenamento de grandes quantidades de dados em um gerenciador de

rpido acesso. Nele enquadram-se ferramentas que possibilitam a digitalizao de documentos ou
transferncia direta das informaes contidas nos documentos para um banco de dados. Sua
funo consiste em armazenar mscaras especficas dentro de um gerenciador de arquivos
enquanto os dados so armazenados em um banco de dados relacional. Um visualizador fica
responsvel por montar os dados solicitados dentro desta mscara e apresent-los ao usurio.

3.2.5 Form Processing (Processamento de Formulrios)

Esta tecnologia trata da captura de dados de formulrios impressos.

empregado juntamente com recursos de Optical Character Recognition (OCR) ou
o Inteligent Character Recognition (ICR). Consiste em ferramentas que oferecem
recursos para reconhecimento de caracteres em regies determinadas de um
formulrio, transpondo para um banco de dados ou identificando alguma marca
em um formulrio, direcionando-o para uma operao especfica no sistema.
Esses caracteres podem estar impressos ou manuscritos, dependendo do tipo de
documento processado.

57

3.2.6 Records and Information Management RIM (Gerenciamento de

Registros)

O RIM ou simplesmente RM (Records Management) compreende o

gerenciamento do ciclo de vida de todos os registros em todos os tipos de mdias,
desde a criao at a destruio ou arquivo permanente. So sistemas formais de
gerenciamento de registros que incluem polticas e procedimentos para criao,
distribuio, reteno, arquivo e pesquisa de documentos.

Gerenciamento

de

registros,

ou

gesto

documental,

equivale

ao

gerenciamento de registros de todos os tipos de mdia. O gerenciamento da

criao, armazenamento, processamento, manuteno, disponibilizao e at o
descarte dos documentos so controlados pela categorizao de documentos e
tabelas de temporalidade. Com esta tecnologia tem-se o equivalente ao controle
de protocolos, em que um sistema de RIM armazenaria dados de controle da
situao de documentos.

O uso de um recurso de RIM permite o fcil controle de requisitos como o

tipo de mdia, critrios de temporalidade e o atendimento da legislao. muito
utilizado para o acompanhamento do trmite de documentos e garantia de
atendimento de polticas de temporalidade.

3.3 Aplicabilidade GED

Estabelecer uma aplicabilidade para o sistema de GED no tarefa fcil

devido a inmeras abordagens envolvidas. Existe uma grande diversidade de
ferramentas correlatas, cada voltada para o atendimento de determinado
problema. Tambm existem questes prprias de cada instituio que devem ser
consideradas. So questes que fazem com que a conduo do processo de
implantao seja adequada a cada realidade e siga um planejamento prprio para

58

cada organizao. Portanto, para cada empresa deve existir uma abordagem
especfica que melhor atender ao pretendido.
Permeando todas estas tecnologias correlatas apresentadas at agora,
pode-se perceber que a viabilidade do emprego destas tecnologias vai estar
condicionada identificao das oportunidades de aplicao das ferramentas
GED no processo de informao, estudar como essas atividades fluem e como
podem ser usadas para atingir as metas institucionais da organizao. Entretanto
est diretamente relacionada aos investimentos de antemo na anlise dos fundos
documentais e das relaes entre si, de maneira que se possa tomar
conhecimento das caractersticas prprias de cada um, e a partir da, estabelecer
qual o suporte tecnolgico mais adequado para atendimento s necessidades de
gerenciamento dos documentos (analgicos e eletrnicos) e as condies de
aplicabilidade do projeto.
Como podemos perceber, para se implantar o GED necessrio que se
faa um diagnstico da instituio que receber o sistema, pois existe
incontveis tipos de ferramentas e solues no mercado. Este
diagnstico visa definir critrios para escolha de uma ferramenta/soluo
de gerenciamento eletrnico de documentos em uma empresa ou
instituio (CABRINO, 2001, p.10, apud CAMPANERI, 2003).

O gerenciamento eletrnico de documentos, que devido ao seu universo de

tecnologia que envolve equipamentos e programas, est criando uma base para
novos tipos de produtos, servios e relaes entre dados (documentos) e sistemas
de informao nas organizaes. Toda aplicabilidade dos sistemas GED gera um
benefcio para a gesto da informao e no para a tecnologia propriamente dita.
O sucesso da aplicao de um sistema GED est na adoo de uma metodologia
adequada abrangendo etapas especficas para a soluo de determinados
problemas de gerncia da documentao.
Sprague (1995) enfatiza que os benefcios propiciados pelo gerenciamento
eletrnico de documentos envolvem tanto a tecnologia como a capacidade de
utiliz -la. Torna-se necessrio, portanto, que se inicie o processo de construir a

59

infra-estrutura adequada ao gerenciamento de documentos de forma que se possa

tirar proveito dessa tecnologia para melhorar o desempenho da organizao.
Para que esta infra-estrutura possa ser construda, deve -se considerar que
a organizao estabelea os processos de negcios 4 onde sero aplicados os
sistemas utilizando as tecnologias de gerenciamento eletrnico de documentos e a
relao entre eles.

As categorias dos sistemas de gerenciamento eletrnico de documentos

que agregam valores aos processos de negcios, so descritas no quadro a
seguir:

Processos de Negcios um fenmeno que ocorre dentro das empresas. Compreendem um

conjunto de atividades realizadas na empresa, associadas s informaes que manipula, utilizando
os recursos e a organizao da empresa. Forma uma unidade coesa e deve ser focalizado em um
tipo de negcio, que normalmente est direcionado a um determinado mercado/cliente, com
fornecedores bem definidos. Como recursos pode-se entender tcnicas, mtodos, ferramentas,
sistemas de informao, recursos financeiros e todo o conhecimento envolvido na sua utilizao.
(ROZENFELD, 1996)

60

Processos
Negcios

de Aplicao da Tecnologia GED

Processos de publicao

Para as organizaes cuja atividade fim a produo de

documentos ou para as organizaes que produzem documentos
como suporte a um produto, a tecnologia de gerenciamento
eletrnico de documentos permite uma reestruturao no processo
de publicao e distribuio de grande quantidade de documentos no
suporte papel. Os documentos podem ser criados e arquivados
eletronicamente, distribudos atravs de rede de comunicao e
impressos apenas quando venham a serem utilizados. Os principais
benefcios resultam da reduo na obsolescncia de documentos
impressos, eliminao do custo de instalaes fsicas para
armazenamento de cpias impressas e reduo ou at mesmo
eliminao dos custos de distribuio.
Processos
Documento o veculo atravs do qual realizada a maioria dos
organizacionais
processos de negcio. Os documentos so tambm o principal meio
atravs do qual as informaes fluem em uma organizao, onde os
fluxos de trabalhos ainda esto fortemente baseados na circulao
fsica do papel. A utilizao da tecnologia de gerenciamento
eletrnica de documentos e a utilizao da tecnologia de workflow
propiciam valor significativo na reduo de espao fsico para
armazenamento de documentos, na rpida distribuio de
documentos independente da localizao fsica dos usurios e no
acompanhamento e monitoramento no fluxo de informaes e
documentos em todo o processo envolvido. O direcionamento das
organizaes na utilizao das tecnologias de gerenciamento
eletrnico de documentos e workflow esto relacionado a dois
fatores: a melhoria na qualidade dos processos de negcios e a
reengenharia destes processos, ambos fortemente dependente de
documentos.
Criao e manuteno de Um outro nicho da utilizao da tecnologia de gerenciamento
documentos
eletrnico de documentos envolve a criao e manuteno de
documentos que contem polticas, procedimentos, descrio de
produtos e outros. Esta utilizao implica na manuteno da verso
mais recente de documentos que so acessados freqentemente por
uma grande variedade de usurios. Os benefcios do gerenciamento
eletrnico de documentos nesta categoria so: acesso mais rpido
aos documentos, maior eficincia nos processos de busca e
recuperao da informao, acesso simultneo de vrias pessoas
verso mais atualizada do documento e reduo dos custos de
impresso e distribuio de documentos.
Manuteno de relatrios As organizaes precisam manter documentos oficiais e registros
corporativos
referentes as suas obrigaes principalmente para atendimento a
exigncias legais. Os principais benefcios da tecnologia nesta rea
so: a reduo de perda de documentos importantes, recuperao
mais rpida e precisa de informaes, melhor acesso e
compartilhamento dos documentos entre usurios localizados em
diversas regies geogrficas, um melhor controle de verso e a
melhor gerncia do perodo de reteno dos mesmos, conforme
regras de temporalidade.
Quadro 3 Aplicao da tecnologia GED conforme processo de negcio
Fonte: SPRAGUE (1995)

61

O uso das aplicaes de GED pode proporcionar incontveis recursos que

promovem qualidade ao tratamento da informao documentada e/ou registrada.
As tecnologias de GED proporcionam facilidades e controles que seriam muito
trabalhosos sem o uso de uma ferramenta semelhante. Contribuem para
estabelecer um ambiente comum a determinadas tarefas, pois, os usurios
acessam uma base de dados nica, evitando redundncia de informao e
garantindo que esta esteja sempre disponvel e acessvel onde necessria.

A aplicabilidade de uma soluo de GED envolve questes culturais

particulares para cada empresa e a forma de conduo dos processos de
negcios, tambm, devem ser consideradas para se justificar tal aplicao. Estes
fatores interferem com o peso que cada um dos itens anteriormente apresentados
ter. Por se tratar de sistema de informao, o GED orienta e condiciona as
atividades numa organizao e dever atender a problemas prprios de cada
uma. Empresas vivem realidades diferentes e a cada caso deve ser verificada a
forma de seguir um planejamento justificado atravs da previso dos benefcios
proporcionados pelo uso de GED. Como pr -requisito aplicabilidade do sistema
de GED deve ser elaborado um diagnstico da situao da organizao antes do
incio de qualquer atividade. Este diagnstico permitir a identificao dos
diferentes processos do negcio e da dinmica destes processos.

62

4. Gesto Arquivstica e a Gesto da Informao

As questes tratadas nesta seo poderiam inserir-se, dadas a sua

complexidade e pertinncia, numa pesquisa exclusiva. Mas, tendo em vista que
alguns dos documentos envolvidos neste estudo tm caractersticas de
documentos arquivsticos, sero considerados, nesta pesquisa, alguns aspectos
referentes aos princpios arquivsticos, gesto arquivstica dos documentos
eletrnicos e as formas de preservao dos documentos digitais no mbito das
alternativas que buscam garantir a preservao e o acesso informao digital.

4.1 Princpios Arquivsticos

Desde o surgimento da informtica, o desenvolvimento da tecnologia tem

transformado significativamente os modos de trabalhos e o funcionamento das
organizaes atravs do uso mais freqente do computador para a criao de
documentos bem como de novos suportes de armazenamento. Dessa forma
instituies passaram a dispor de vrios tipos de suportes documentais, que de
uma forma geral, dividem-se em documentos eletrnicos e analgicos. Nesses
ambientes hbridos, inmeros so os problemas que as organizaes enfrentam
para recuperar e armazenar as informaes.

Os documentos eletrnicos, por exemplo, geralmente so armazenados em

microcomputadores que so acessados por vrios usurios. A localizao do
arquivo ocorre de forma convencional, onde so estipulados os locais
(pastas/diretrios) em que os mesmos esto armazenados. Este mtodo demanda
tempo na busca do documento, s vezes indeterminado, proporcional estrutura
disponvel e capacidade de assimilao do conhecimento por parte dos
usurios. Gerenciar o contedo informacional produzido e recebido pelas
organizaes na execuo de suas atividades torna-se um desafio, uma vez que
as instituies no esto preparadas para administrar toda a sua massa

63

informacional. Diante desta constatao, infere-se que o uso inadequado de

tecnologias da informao muda o suporte do problema, mas no o elimina.
No entanto, o conhecimento da legislao vigente para tratamento de
arquivos pblicos poderia resultar numa amenizao dos problemas decorrentes
da falta da necessidade de se analisar o contedo informacional dos documentos
antes de serem armazenados ou descartados, por exemplo.

Arquivologia

construiu

alguns

princpios,

como

princpio

da

territorialidade, o princpio da provenincia e da abordagem das trs idades, para

tratamento dos documentos, de modo a contribuir para o acesso informao
arquivstica de forma rpida e precisa.

Conforme Rosseau e Coutre (1998, p. 86):

O princpio da territorialidade reside no fato de que para que os arquivos
permaneam vivos e sejam utilizados e melhor entendido, eles devem o
mais possvel, ser conservados no meio donde emanam ou que
influenciaram a sua produo. Esse princpio aplica-se em trs nveis:
nacional, regional e institucional.

Ainda, conforme Rosseau e Coutre (1998, p. 82), o princpio da

provenincia :
Princpio fundamental segundo o qual arquivos de uma mesma
provenincia, no devem ser misturados com os de outra provenincia
devem ser conservados de acordo com a sua ordem primitiva, caso
exista.

Em sntese, o princpio da provenincia garante a preservao da ordem

administrativa na organizao dos documentos, apresentando como vantagens a
integridade administrativa dos arquivos de uma unidade e o pleno valor de
testemunho dos documentos de um fundo arquivstico, alm de favorecer a
recuperao da informao. Estabelece-se que os documentos de arquivo devem
ser agrupados de acordo com sua origem (entidade geradora).

64

Segundo a abordagem das trs idades, toda a organizao, no

desempenho de suas atividades, cria inmeros documentos de tipos e contedos
variados (PROENA, 2006). Esta abordagem reflete o ciclo de vida dos
documentos dentro das organizaes, e tem como base os valores que os
arquivos tm ou podem ter, quais sejam seu valor administrativo e seu valor de
testemunho.

Dentre as mais variadas ferramentas de gesto da informao que surgem

a partir dos princpios arquivsticos, destaca-se a tabela de temporalidade
documental, o instrumento de descrio documental, o cdigo de classificao de
documentos, inventrios, entre outros, que iro nortear todo o tratamento tcnico
dos documentos, de modo a facilitar a recuperao da informao. Cabe acentuar
que as ferramentas citadas tm os seus usos independentemente do suporte da
informao.
4.1.1 A Legislao Arquivstica no Brasil

No Brasil, a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Dispe sobre a poltica

nacional de arquivos pblicos e entidades privadas e d outras providncias, a
saber:
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico
compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito
Federal e municipais.
1 - So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e
os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So
considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da
Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito
e do Ministrio da Aeronutica.

Ainda a Lei n 8.159/1991, aps declarar em seu art. 1, o dever do poder

pblico quanto gesto documental e a proteo especial documentao de
arquivos, definem: (SANTOS, 2005, p. 79)
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de

65

carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio das

atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos. (grifo nosso)
(SANTOS, 2005, p. 79)

Diante do exposto, rgos da administrao pblica precisam ter uma

poltica de tratamento da informao em consonncia com o exposto na lei,
favorecendo

troca

de

informaes,

bem

como

intercmbio

interoperabilidade de dados de documentos eletrnicos.

Para estabelecer a poltica nacional de tratamento de informaes
arquivsticas, a Lei 8.159, por meio do Art. 26 cria o Conselho Nacional de
Arquivos CONARQ, que dispe:
Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo
vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de
arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos SINAR.

O CONARQ um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa

Civil da Presidncia da Repblica, que tem como misso definir a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de
Arquivos; exercer orientao normativa visando gesto documental e a proteo
especial aos documentos de arquivo. Por ser um rgo colegiado vinculado ao
Arquivo Nacional, tm na sua estrutura cmaras tcnicas e setoriais para
desenvolverem e apresentarem resolues ao plenrio do conselho. Dentre essas
cmaras, h a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE que tem por
objetivo sugerir normas, procedimentos tcnicos e instrumentos legais, para a
gesto arquivstica e a preservao dos documentos digitais das instituies
pblicas e privadas. A Cmara composta por representantes de vrios setores
do governo e da sociedade civil e tem formao multidisciplinar, com profissionais
das reas de Arquivologia, Cincia da Informao, Cincia da Computao, Direito
e Administrao, pois os documentos digitais suscitam problemas extremamente
complexos, que envolvem vrias reas do conhecimento.

66

O CONARQ, por meio da Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004, que

Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto
arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos, em seu Art. 3 determina:
A gesto arquivstica de documentos digitais dever prever a
implantao de um sistema eletrnico de gesto arquivstica de
documentos, que adotar requisitos funcionais, requisitos no funcionais
e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que
visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos
documentos arquivsticos.

O CONARQ , assim, o rgo normalizador das questes arquivsticas

brasileiras. Suas resolues deveriam ser utilizadas pelos arquivos pblicos
brasileiros, seja no mbito federal, estadual ou municipal, com as adaptaes e
regulamentaes necessrias esfera administrativa de competncia, abarcando
os documentos produzidos pelos trs poderes (SANTOS, 2005, p. 99).

Nesse contexto, uma organizao ao decidir desenvolver ou adotar um

sistema de gesto eletrnica de documentos, deve levar em considerao os
princpios arquivsticos de gesto de documentos, a legislao brasileira sobre
arquivos, as resolues do rgo responsvel pela poltica de tratamento da
informao pblica, qual seja o CONARQ, bem como adotar o suporte tecnolgico
adequado s suas necessidades e condies financeiras.

4.2 O Documento Eletrnico e a Preservao de Documentos Digitais

Rondinelli cita em seu artigo o conceito segundo o CIA (2002, p. 475),

documento a informao registrada, independente da forma ou do suporte,
produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituio ou pessoa e
que possui contedo, contexto e estrutura suficientes para servir de testemunho
dessa atividade (INNARELL I, 2006).

67

Inmeras vezes o termo documento eletrnico citado nesta pesquisa. O

termo eletrnico" um adjetivo que qualifica algo "relativo eletrnica".
"Eletrnica", por sua vez, diz respeito "parte da fsica dedicada ao estudo do
comportamento de circuitos eltricos que contenham vlvulas, semicondutores,
transdutores, etc., ou fabricao de tais circuito s" (FERREIRA, 1988). Os
"documentos eletrnicos" so produzidos, manuseados e transmitidos com o
auxlio de mquinas eletrnicas, porm, em si mesmos, tais documentos no so
"eletrnicos", pois no so circuitos eltricos e nem possuem vlvulas,
semicondutores ou qualquer outro dispositivo eletrnico. Neste contexto a
comunidade cientfica entende que: "o documento eletrnico necessita de um
instrumento de criao, conservao, cancelamento e transmisso, constitudo por
aparelhos eletrnicos. Eletrnico, ento, o computador que cria e manipula tal
espcie de documento.
Os "documentos eletrnicos" nada mais so do que informaes
registradas, manipuladas e armazenadas com o uso do computador sendo,
portanto, compostos unicamente por bits. O fato de o bit vir a ser sinnimo de
dgito binrio (MONTEIRO, 1996), permite afirmar que o documento eletrnico
encontra-se sob uma forma digitalizada. O termo "digitalizao" se refere ao
processo de converso que feito para se representar alguma coisa em uma
verso digital, por exemplo, utilizando-se unicamente de bits podemos representar
um documento ou uma imagem (forma digital). Conseqentemente, seria mais
apropriado e especfico denominar o "documento eletrnico" de "documento
digital, porm, ambos abrangem um mesmo sentido, visto que so produzidos
atravs do uso do computador. Mas a fim de seguir o uso mais aceito, neste
trabalho ser usado o termo "documento eletrnico.

A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ, 2004), em seu Glossrio de Documentos Arquivsticos
Digitais, define separadamente documentos eletrnicos e documentos digitais,
respectivamente, a unidade de registro de informaes, acessvel por meio de um

68

equipamento eletrnico e unidade de registro de informaes, codificada por

meio de dgitos binrios. A utilizao do termo binrio estabelece a relao dos
documentos digitais com o computador (SANTOS, 2005, p. 31).
O documento eletrnico ou documento digital de acordo com Porto (1999
apud ALVES, 2004), pode ser toda informao fornecida e acessvel por meio
eletrnico, que pode estar disponvel em programas de computador, arquivos de
texto, pginas de Internet, programas para redes de comunicao, pode ser um
grfico, uma figura esttica ou em movimento, sons ou uma combinao deles,
estar armazenado sob diferentes modalidades de apresentao e em diferentes
suportes (ALVES, 2004, p. 20).
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica define documentao eletrnica
como documentao cujo contedo, registrado em suportes especiais,
acessvel apenas por computador (CAMARGO e BELLOTTO, 1996 apud
SANTOS, 2005, p. 30).
Segundo SantA nna (2001) documento digital ou eletrnico todo registro
gerado ou recebido por uma entidade pblica ou privada, no desempenho de suas
atividades, armazenado e disponibilizado ou no, atravs de algum sistema de
computao.

De acordo com Costa (2005) documento eletrnico , em termos singelos,

aquele gerado por meio eletrnico, e que por esse mesmo meio pode ser
arquivado, recuperado ou transmitido. Ele vem substituir o papel nas construes
realizadas por via eletrnica.
O documento eletrnico apresenta caractersticas especficas que no
esto presentes no documento tradicional em papel. No documento em papel temse acesso direto ao contedo sem auxlio de equipamentos. Os eletrnicos, por

69

sua vez, esto armazenados na forma de um conjunto de bits em algum meio

magntico ou tico.
cada vez mais freqente o uso da informao por meio eletrnico em
nossa sociedade, atravs da popularizao dos microcomputadores e as
facilidades de gerao e aquisio de material digital por intermdio dos sistemas
de computao.

A natureza dos documentos eletrnicos est permitindo ampla produo e

disseminao de informao no mundo atual. Essa revoluo digital est forando
as instituies a repensarem seus mtodos de trabalhos, desenvolverem novas
polticas, tcnicas, alm de investimento em infra-estrutura em tecnologia da
informao. Porm medida que essas novas informaes so geradas, elas
automaticamente esto correndo o risco de desaparecimento. Novos softwares,
formatos, hardware aparecem a cada dia pondo em xeque a criao, o uso e a
preservao desses registros.

As ameaas que os documentos em suporte no eletrnico sofrem,

atuam tambm sobre os documentos digitais. Tal como o papel se
desintegra com o passar dos anos, a informao gravada na superfc ie
metlica magnetizada dos dispositivos de armazenamento mais
largamente utilizados, pode tambm tornar -se irrecupervel. A
temperatura, umidade e nvel de poluio do ar nos ambientes dos
tradicionais arquivos devem ser controlados, assim como nos ambientes
de armazenamento das mdias digitais. Todos os tipos de suporte esto
sujeitos a fungos, traas, ratos e outras ameaas biolgicas. Esto
tambm sujeitos a danos provocados pelo uso indevido e, igualmente,
pelo uso regular. As catstrofes naturais como inundaes, terremotos,
incndios, etc. ameaam qualquer tipo de acervo. (SANTANNA, 2001)
Portanto, as ameaas comuns a todos os tipos de documentos,
independentemente do seu suporte fsico, requerem as mesmas
estratgias de preservao. J as ameaas inerentes somente aos
documentos digitais requerem o uso de estratgias diferenciadas e, na
maioria das vezes, de forma associada. (SANTANNA, 2001)

O uso de documentos em formatos eletrnicos contribui para facilidades e

diferentes possibilidades de armazenamento de grandes volumes de informaes
e reduo de reas de arquivamento; facilidade de acesso e consulta aos

70

documentos em qualquer momento ou lugar; acesso simultneo por diversas

pessoas ao mesmo documento e rapidez para atualizao dos dados; reduo no
tempo de recuperao da informao e a possibilidade de manter cpias de
seguranas.
Estamos acostumados a documentar reunies, seminrios, congressos,
cerimnias, entre outros, com fitas de vdeo, udio, celulares, mquinas digitais ou
fotografias. No entanto, a cada dia esses registros se desgastam e, em alguns
anos, no haver mquinas e ou tecnologias capazes de lerem vdeos ou fitas de
gravao. E isto, infelizmente, j est ocorrendo.
A preservao digital tem sido, nos ltimos anos, uma preocupao
crescente na sociedade da informao, revelando-se um campo privilegiado para
a cooperao entre diferentes reas interdisciplinares e instituies.
A discusso sobre o papel da preservao de documentos, as razes de
sua existncia e a sua abrangncia em relao a todo universo de
documentos apia-se na teoria arquivstica, que tem sido impelida a
buscar adequao nova realidade dos documentos digitais. A
compreenso dos limites e significados de documento digital, de seus
valores, das responsabilidades inerentes aos documentos pblicos e da
conseqente necessidade de preservao pode contribuir para a
ampliao da percepo das dimenses do problema (SANTANNA,
2001)

A preocupao pela preservao dos documentos digitais tambm

relatada por Rondinelli (2002), a qual considera que os documentos eletrnicos
exigem mais, uma vez que so constantemente ameaados pela fragilidade do
suporte e pela obsolescncia tecnolgica. Em seu artigo, tambm leva em
considerao que no meio digital o suporte e o contedo so perfeitamente
separveis, esta separao permite a migrao contnua de mdia, a qual
acontece forosamente devido a fragilidade da mdia e obsolescncia
tecnolgica. Porm esta migrao aumenta a possibilidade de adulterao e a
garantia da fidedignidade e autenticidade torna-se mais complicada (INNARELLI,
2006).

71

O suporte de armazenamento caracterizado por Rondinelli (2002, p. 56)

como:
O carregador fsico do documento e, como tal, imprescindvel, uma vez
que o documento no existe at que seja afixado num suporte. No caso
dos documentos convencionais, o suporte papel e o contedo que
carrega so inseparveis. J em relao ao documento eletrnico, o
suporte (magntico ou tico) a parte fsica separada do contedo.
Trata-se de uma caracterstica diferenciada que, ao contrrio dos
documentos convencionais, no tem no suporte um elemento
significativo, mas um meio carregador fsico. Assim, a cada reproduo
de um documento eletrnico e que o nico elemento que muda o
suporte esse documento continua a ser idntico ao que foi reproduzido.

Miranda (2003, p. 2006) afirma que o importante constatar que h uma

inter-relao entre os elementos da seqncia: tipo contedo formato
suporte, e que a alterao de um deles pressupe alguma modificao nos
demais.
Pode-se definir preservao digital de forma muito prtica como
planejamento, alocao de recursos e aplicao de mtodos e tecnologias para
assegurar que a informao digital de valor contnuo permanea acessvel e
utilizvel (HEDSTRON, 1996).

A preservao digital um assunto complexo e recente e no se atm

somente ao estudo das mdias, tcnica de backup, tcnicas de migrao,
tcnicas de autenticao, entre outros. Este assunto deve ser estudado de forma
interdisciplinar e institucionalmente, cabendo aos profissionais da informao a
garantia da preservao e manuteno do documento digital de forma ntegra e
autntica.

A aplicao de estratgias de preservao para documentos digitais uma

prioridade, pois sem elas no existiria nenhuma garantia de acesso, confiabilidade
e integridade dos documentos a longo prazo (ARELLANO, 2004).

72

Seja qual for estratgia escolhida, o principal objetivo da preservao de

longo prazo assegurar a longevidade, integridade, autenticidade e fidedignidade
dos documentos eletrnicos.
A integridade consiste em preservar a informao contra modificao sem a
permisso do autor. A modificao inclui aes como, alterao de contedo,
escrita, remoo e criao de informaes. Integridade significa garantir que a
informao permanea ntegra, ou seja, que aos dados originais nada foi
acrescentado, retirado ou modificado.
Conforme Dias (2003, p. 24):
A anlise do substrato fsico permite no caso do papel, identificar atravs
da existncia ou no de rasuras, qualquer tentativa de fraude. A
integridade atendida de forma simples e eficaz atravs deste
mecanismo, apresentando ainda uma propriedade interessante, a
capacidade de manuteno da integridade de partes do documento
quando separadas do documento original. Teramos uma integridade
parcial, garantindo a integridade da parte, mas no do documento como
um todo.

A verificao da integridade de um documento diz respeito avaliao que

se faz sobre ter sido modificado ou no, em alguma ocasio aps sua concepo.
A verificao dos documentos eletrnicos determinada pela assinatura digital.
Nesse sentido, tudo que o autor desejou representar deve estar de acordo com o
que foi expresso no documento, sendo, pois, fiel ao fato documentado.
A autenticidade de um documento garante a verificao de sua
procedncia, isso significa que se pode assegurar que a autoria de determinado
documento pertence ao autor. Em se tratando de documento eletrnico, MacNeil
(2000, p. 102 apud RONDINELLI, 2004, p. 67) considera que autenticidade a
capacidade de se provar que um documento arquivstico o que diz ser. A
autenticidade de um documento est diretamente ligada ao modo, forma e ao
status de transmisso desse documento, bem como s condies de sua
preservao e custdia. Isso quer dizer que o conceito de autenticidade refere -se

73

adoo de mtodos que garantam que o documento no foi adulterado aps a

sua criao e que, portanto, continua sendo to fidedigno quanto era no momento
em que foi criado (RONDINELLI, 2004, p. 67).
A autenticao em um sistema deve garantir ao receptor que a mensagem
procedente da origem informada em seu contedo. A verificao da
autenticidade a proteo de um servio ou informao contra um intruso, que
atuar no lugar do usurio legtimo.

Segundo MacNeil (2000, p. 100 apud RONDINELLI, 2004, p. 64), do ponto

de vista diplomtico, fidedignidade a capacidade de um documento arquivstico
sustentar os fatos que atesta. Est relacionada ao momento da criao do
documento e, portanto, refere-se ao grau de completude de sua forma intelectual e
de controle dos seus procedimentos de criao.
A preservao e a conservao dos documentos eletrnicos so, na
verdade, o maior problema em todo o processo de gerenciamento de documentos
eletrnicos. A dificuldade de se lidar com a unicidade e com a autenticidade dos
registros digitalizados relativamente pequena quando se considera o desafio de
preserv-los em um contexto em que a obsolescncia tecnolgica inevitvel e
inescapvel (DOLLAR, 1994 apud SANTOS, 2005). Esta afirmao, usada para
situar a problemtica da recuperao futura dos documentos digitalizados, serve
perfeitamente para os demais arquivos eletrnicos (SANTOS, 2005, p. 58).

4.3 Algumas Estratgias para a Preservao Digital

Os documentos produzidos em suporte papel no cido, com boa qualidade

de tintas vegetais e armazenados em ambiente apropriado (climatizado) podem,
provavelmente, ser preservados durante um longo perodo.

74

Os documentos eletrnicos, arma zenados em qualquer suporte digital ou

magntico, estaro provavelmente inacessveis dentro de 10 anos. O suporte
fsico deteriora-se, o hardware torna -se obsoleto para o mercado, o software fica
ultrapassado e desta forma, comeam a haver perdas sucessivas de informao.
Torna-se, necessrio, transferir regularmente os recursos digitais para novas
plataformas ou suportes.
O rpido avano das tecnologias da informao leva ao problema da
obsolescncia tecnolgica. Os disquetes de oito polegadas utilizados no
incio da penltima dcada do sculo passado, quando as organizaes
brasileiras de mdio porte comearam a utilizar a informtica de forma
mais ampla, atravs de sistemas de oito bits com sistema operacional
CP/M, no mais podem ser lidos. No s pela provvel degradao e
desmagnetizao da mdia, como pela quase inexistncia de
computadores com dispositivos necessrios para a operao. Esse o
problema da obsolescncia tecnolgica inerente ao hardware
(SANTANNA, 2001).

Figura 3 Suportes Magnticos Obsoletos

Fonte: ROTHENBERG, Jeff. Why is it so hard to preserve digital records? 2002.

Todos os materiais se degradam em maior ou menor escala com o

tempo. (...) A problemtica representada por esta afirmao que, enquanto se
falam em dcadas, sculos, e milnios para a preservao de documentos
em suportes tradicionais, para os documentos eletrnicos a unidade de medida de
tempo bem diferente. Alguns suportes eletrnicos tm previso de durabilidade

75

de at duas dcadas, mas os programas e equipamentos utilizados para a

recuperao e o processamento das informaes armazenadas nesses suportes
tm vida til contada em anos e, at meses (SANTOS, 2005, p. 58).
Uma aceitvel poltica de preservao digital implica em observar e
aplicar procedimentos que podem ser inclusive aceitos como estratgias
de preservao. Entre eles esto os relativos tecnologia da
informao, mais especificamente no tocante a compatibilidade de
hardware, software e migrao dos dados (converso para outro formato
fsico ou digital, emulao tecnolgica e espelhamento dos dados);
observao da integridade do contedo intelectual a ser preservado;
anlise dos custos envolvidos no processo; o desenvolvimento de uma
criteriosa poltica de seleo do que ser preservado e, intimamente
atrelado a isto, a observao das questes concernentes ao direito
autoral (BOERES, 2005, p. 11).

A partir da dcada de 1990, a comunidade arquivstica internacional voltouse para a busca do conhecimento necessrio ao bom gerenciamento arq uivstico
dos documentos gerados pela tecnologia da informao. Nesse sentido, estudos e
projetos tm sido implementados tanto pela comunidade acadmica como pelas
instituies arquivsticas. (RONDINELLI, 2004, p. 77)

Dentro deste contexto, inmeros proje tos em andamento nos Estados

Unidos, Canad, Inglaterra, Austrlia e atravs de consrcios internacionais,
revelam que a necessidade da preservao e o gerenciamento de documentos
so vistos como uma questo prioritria.
4.3.1 Metadados

Para uma adequada compreenso sobre o exposto a seguir primordial a

contextualizao do conceito de Metadado. Metadado significa dado sobre
dado. Numa abordagem mais completa, entende-se como o conjunto de dados
estruturados que identificam os dados de um determinado documento e que
podem fornecer informao sobre o modo de descrio, administrao, requisitos,
utilizao, funcionalidade tcnica e preservao. De uma maneira mais

76

simplificada significa informao estruturada sobre dados para descrever objetos

digitais.
As estratgias operacionais de preservao digital no estabelecimento e
uso de metadados so um fator decisivo, de modo que este processo est
baseado na conservao de tecnologias (software e hardware, migrao ou
emulao) como uma alternativa para garantir a autenticidade dos registros de
colees de dados e para a interao com os recursos de busca e recuperao da
informao digital. Os metadados de preservao asseguram os dados
importantes do documento digital e indicam sua localizao. Visam apoiar,
administrar e a facilitar a conservao a longo prazo da informao digital.
4.3.1.1 O Modelo de Referncia OAIS

O modelo para repositrios de metadados de preservao mais usado

atualmente o modelo de referncia Open Archival Information System (OAIS),
desenvolvido pelo Consultive Committee for Space Data Systems (CCSDS)4.
OAIS uma iniciativa ISO (International Organization for Standardization), desde
junho 2003, que define um alto nvel de modelo de referncia para arquivos que
precisem de uma preservao de longo prazo. (ARELLANO, 2004).
O OAIS uma estrutura conceitual que disciplina e orienta um
sistema encarregado de preservar por um longo prazo e manter o
acesso a informao digital de qualquer natureza (Consultative
Committee for Space Data System CCDS, 2002).

Este modelo descreve o enquadramento conceitual para um repositrio

digital aberto a todas as comunidades com a garantia de confiabilidade. O OAIS
opera em um ambiente constitudo pela interao de produtores, utilizadores,
gesto e o repositrio em si mesmo.

77

Figura 4 - Ambiente OAIS

Fonte: SARAMAGO, [2005]

Toda a informao submetida a um OAIS por um produtor e toda a difuso

estabelecida a partir do OAIS a um utilizador ocorre numa ou5 mais sesses
discretas atravs de pacotes de informao. Um pacote de informao um
envelope conceitual onde esto encapsulados informaes de contedo (recurso
digital e metadados de representao) e metadados de preservao.
No resultado de um trabalho desenvolvido na comunidade OAIS para definir
as obrigaes de um repositrio OAIS, surgiu o seguinte conjunto de propostas
estratgicas:

Negociar a informao a fornecer pelos produtores e detentores de direitos;

Obter controle suficiente de forma a garantir a preservao a longo prazo;

Determinar, por si prprios ou atravs de parcerias quais os utilizadores de

uma dada comunidade que estaro em condies de compreender a
informao disponibilizada;

Assegurar que a informao a ser preservada seja compreensvel por si s

na comunidade designada, ou seja, que a comunidade compreender a
informao sem a necessidade de recorrer assistncia de terceiros;

CONSULTATIVE COMMITTEE FOR SPACE DATA SYSTEMS (2002) Reference Model for an
Open Archive Information System (OAIS), Blue Book

78

Seguir polticas e procedimentos documentados que assegurem que a

informao seja preservada contra quaisquer contingncias e assegurar a
disseminao da informao com cpias autnticas a partir do original ou
similares ao original;

Assegurar que a informao preservada esteja disponvel para a

comunidade designada;

Trabalhar em conjunto com a comunidade do repositrio para conseguir a

utilizao de boas prticas na criao dos recursos digitais;

Verificar

qualidade

dos

metadados:

quaisquer

metadados

que

acompanhem o recurso quando este submetido ao repositrio devem ser

verificados e, se necessrio, melhorados para suportar a manuteno de
longo prazo ao mesmo tempo em que o acesso continuado;

Estabelecer identificadores nicos e persistentes para os recursos.

O modelo OAIS tambm inclui um modelo chamado de informao onde

so descritos os requisitos de metadados de preservao de longo prazo.

Podemos considerar o OAIS um modelo de metadados de aplicao

genrica a partir do momento em que este se encontra inserido numa estrutura de
repositrio digital que independente do recurso digital e da tecnologia usada
para o processo de pre servao.
O modelo de referncia OAIS , hoje, a fonte do trabalho de diversas
instituies de renome internacional na rea da preservao digital, atravs de
projetos como o OCLC/RLG, CEDARS, entre outros.
4.3.1.2 OCLC/RLG Working Group on Preservation Metadata 6
O OCLC/RLG (Online Computer Library Center/ Research Libraries Group),
um consrcio de mais de 160 instituies americanas, constituiu-se em Maro
6

http://www.oclc.org/research/pmwg/

79

de 2000 com o objetivo de colaborar na identificao das melhores prticas para a

preservao de recursos digitais a longo prazo e desenvolver uma estrutura de
metadados de grande aplicao. pioneiro no desenvolvimento de solues
cooperativas para os problemas da gesto de colees, tais como, aquisio,
fornecimento e preservao de informao.
Da mesma maneira que muitos projetos, o OCLC/RLG pretende aplicar o
modelo de referncia OAIS com objetivos reguladores na comunidade que
representa e que so:

Fornecer s instituies que pretendam iniciar atividades de preservao

digital um padro para os requisitos de metadados que assegure que os
recursos digitais so preservados a longo prazo;

Facilitar o consenso numa estrutura de metadados que contribua para a

interoperabilidade entre os repositrios de recursos digitais que facilite a
correspondncia entre metadados e abra caminho para compartilhamento
de recursos;

Propor uma estrutura comum que facilitaria a incluso de informao de

produtores e de outras entidades externas ao repositrio, no incio do
processo de criao dos metadados.
4.3.1.3 CEDARS (CURL Exemplars in Digital Archives)7
O projecto CEDARS desenvolve -se no Reino Unido, patrocinado pelo JISC

(Joint Information System Committee)8 atravs do programa eLib The Electronic

Libraries Programme9 sob proposta do consrcio de bibliotecas universitrias
CURL (Consortium of University Research Libraries 10), que inscreveu a

http://www.leeds.ac.uk/cedars/
http://www.jisc.ac.uk/
9
http://www.ukoln.ac.uk/services/elib/
10
http://www.curl.ac.uk/
8

80

preservao digital como uma das suas misses. O projeto teve incio em 1998
com a durao de trs anos.
O projeto CEDARS manifesta como seus objetivos:

Promover a co nscientizao da importncia da preservao digital no

ambiente das bibliotecas de investigao e acadmicas junto dos seus
utilizadores.

Identificar, documentar e divulgar plataformas estratgicas de gesto de

colees no sentido da preservao de longo prazo dos recursos digitais
nelas includos.

Investigar, documentar e promover mtodos apropriados preservao de

longo prazo para diferentes tipos de recursos digitais existentes nas
colees das bibliotecas e ao mesmo tempo desenvolver modelos
devidamente escalonveis.

O projeto CEDARS coloca fora do seu mbito os recursos digitais que

tenham a forma de som ou vdeo e estabelece como tipos de recursos a
preservar:

Recursos digitais fruto de digitalizao

Conjuntos de dados

Publicaes eletrnicas

Bases de dados em linha

Recursos efmeros pr-impresses, pginas Web, entre outros.

Recursos digitais onde o contedo intelectual se limita a estrutura, forma e

comportamento.
Devido importncia e urgncia cada vez maior atribudas preservao

de documentos eletrnicos a longo prazo, esto em andamento ou finalizados,

inmeros projetos que atendem a esta solicitao, entre eles os projetos

81

acadmicos, como o projeto em conjunto da University of British Columbia e da

InterPARES11 (International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems), subordinado ao ttulo: Preservation of the integrity of
electronic records.
O projeto InterPARES, que publicou os seus resultados, em 2002, em um
relatrio com o ttulo The long term preservation of authentic electronic records
conduzido de 1999 a 2001, baseando-se suas concluses na Diplomtica
Contempornea.
O projeto InterPARES se destina a desenvolver conhecimento terico e
metodolgico essencial para a preservao permanente de registros autnticos
gerados ou mantidos no formato eletrnico. Baseados em conhecimento adquirido
so capazes de formular polticas e estratgias e propor o estabelecimento de
padres capazes de assegurar a preservao digital de longo prazo.
A abordagem metodolgica do projeto eminentemente terica e parte
de um conjunto de premissas gerais sobre o documento arquivstico
tradicional para, ento, verificar se as mesmas se mantm em instncias
particulares, isto , em um ambiente eletrnico. A base terica das
premissas advm da investigao dos princpios e conceitos da
diplomtica e da arquivologia, sendo o cerne da pesquisa os conceitos
de documento arquivstico, fidedignidade e autenticidade (RONDINELLI,
2004, p. 90).

No mbito deste projeto foi estudada a criao de um posicionamento

conceitual para o estabelecimento de requisitos para preservao de recursos
digitais autnticos. Porm ainda existem muitas questes em aberto para
posteriores investigaes.
A necessidade da existncia de boas prticas para se atingir a preservao
e a recuperao da informao impretervel. A inexistncia de uma metodologia
consolidada, tanto em nvel nacional quanto em nvel internacional, para a

11

http://www.interpares.org/book/index.cfm

82

preservao digital, discutem-se as diversas abordagens utilizadas para essa

finalidade.
4.3.2 Migrao

Esta estratgia possibilita a disponibilidade permanente das informaes

eletrnicas. Esta tcnica utilizada para evitar a obsolescncia tecnolgica dos
suportes digitais de armazenamento. Permite transferir a informao de uma
plataforma para outra, adaptando os recursos digitais ao ambiente de chegada
quando o software e/ou hardware se tornam obsoletos ou ainda antes disso
acontecer. Desta forma, preciso planejar a cpia peridica dos arquivos, porm,
impossvel prever o tipo de suporte no quais as cpias ser feita no futuro, tudo
que se sabe que ser necessrio continuar a faz-lo. A grande maioria desses
suportes de armazenamento tem uma durabilidade de algo em torno de cinco
anos, dentro de uma expectativa de condies favorveis de armazenamento
(temperatura, umidade relativa, iluminao ambiente).

necessrio ter em ateno que esta operao pode conduzir a perdas de

informaes ao nvel do contedo dos arquivos digitais, das estruturas, da
aparncia, entre outros. A migrao de arquivos eletrnicos para verses mais
recentes pode ter como conseqncia modificao de algumas caractersticas e
funcionalidades do layout. Em alguns casos a transferncia de formatos raros
torna-se impossvel e pode haver a perda total dos recursos.

83

Figura 5 Diagrama de um ambiente de migrao

Fonte: VIANA, [2006]

A migrao vantajosa na medida em que permite o acesso rpido

informao em qualquer altura. Os utilizadores consideram que, em geral, os
resultados finais da migrao so satisfatrio. Contudo, dificilmente v-se uma
organizao provendo recursos para migrao peridica de seu acervo
documental digital, protegendo-o das mudanas nos mtodos de gravao,
armazenamento e recuperao. No caso das organizaes pblicas de pases em
desenvolvimento como o Brasil, que sobrevivem com recursos cada vez mais
escassos, pode-se esperar quadros mais alarmantes. Como uma organizao
pblica, que convive com uma drstica e contnua reduo de seu oramento
anual, trataria a questo? Certamente, as solues passam, obrigatoriamente,
pela conscientizao da existncia, importncia e abrangncia do problema
(SANTANNA, 2001).

84

4.3.3 Emulao

Consiste no uso de tecnologias atuais e atravs de suas funcionalidades se

reconstri o ambiente tecnolgico das ferramentas tecnolgicas (por exemplo,
hardware) que se tornaram obsoletas.
Os defensores da emulao advogam que talvez seja a nica soluo
capaz de preservar um documento na sua forma original a longo prazo, dadas as
mltiplas atualizaes tecnolgicas a que as instituies inevitavelmente se
submetem.
Outra abordagem que vem ganhando fora, mas que ainda est num
nvel muito terico a de emulao, defendida por Jeff Rothenberg
como o melhor mtodo na busca pela soluo ideal de se preservar,
indefinidamente, um documento digital e suas formas e funcionalidades.
(ROTHENBERG, 1998 apud SANTANNA, 2001)

A execuo deste processo envolveria as seguintes etapas:

Desenvolvimento de tcnicas para especificao de emuladores para rodar

em futuros e desconhecidos computadores e recriar o comportamento de
documentos digitais;

Desenvolvimento de tcnicas para guarda dos metadados necessrios para

encontrar, acessar e recriar documentos digitais;

Desenvolvimento de tcnicas de encapsulamento de documentos, seus

metadados, software, e especificaes do emulador de forma a assegurar
sua coeso e prevenir sua corrupo (ROTHENBERG, 1998 apud
SANTANNA, 2001).
Como pr-requisito de qualquer atividade de preservao por emulao

deve existir uma descrio da tecnologia usada durante a criao do recurso. Por
conseguinte, como boa prtica, devem ser encapsulados:

85

O recurso digital propriamente dito acompanhado pelo software ou

softwares que o contextualizam, incluindo o sistema operacional, as
aplicaes e quaisquer outras informaes consideradas necessrias;

As especificaes sobre o emulador a usar no sistema futuro de forma a

fornecer informao para a recriao da plataforma original. Deve incluir
uma descrio do software, um histrico do ciclo de vida do recurso digital e
quaisquer outros elementos considerados necessrios;

A emulao pode ter lugar a dois nveis, ao nvel do software e ao nvel do

hardware.

Figura 6 Diagrama de um ambiente de uma emulao

Fonte: VIANA, [2006]

A emulao despertou uma ateno especial por se tratar de uma

estratgia de preservao, que reproduz o ambiente fiel onde o documento foi
produzido e a partir do reconhecimento de que alguns objetos digitais que no
servem para migrao devido dependncia de hardware software.

86

4.3.4 Conservao da Tecnologia

Este processo foi um dos primeiros a ser empregado para a preservao

dos meios de acesso aos recursos originais por tanto tempo quanto necessrio.
Consiste em manter disponvel para uso a tecnologia que criou os documentos.
Embora este procedimento obrigue a preservao de hardware e software
para que seja necessrio ter acesso aos recursos criados nesse ambiente, a
conservao da tecnologia mostrou-se dispendiosa e tecnologicamente complexa
devido a espao, descontinuidade do fabricante, suporte tcnico impraticvel e a
prpria operao de sistemas que vo se tornando obsoletos.

Apesar de na prtica ainda ser uma opo utilizada por muitas

organizaes, podemos consider-la em declnio. Na melhor das sugestes, este
processo pode ser uma alternativa passageira, enquanto no se estabelece outra
estratgia mais verstil.

4.3.5 CD-ROM / CD-R / CD-RW / DVD

A busca por solues de preservao digital requer o uso de estratgias

diferenciadas para os suportes de armazenamento das informaes digitais, ou
seja, o uso de mdias estveis com expectativa de vida teis superior s das
mdias magnticas.

Segundo MODESTO (2005),

(...) da mesma forma que o acervo de conhecimento necessita de uma
poltica de gesto para a sua preservao quanto ao uso, os suportes
fsicos, especificamente os CDs e DVDs, precisam ser gerenciados
visando a continuidade do seu bom funcionamento e durabilidade de sua
vida til.

87

Hoje o uso das mdias de armazenamento (CD-ROM/CD-R/CD-RW/DVD)

feito em larga escala para o armazenamento de documentos digitais, em virtude
de sua capacidade de armazenar grandes quantidades de informaes. Um dos
fatores que tem promovido o grande desenvolvimento no uso das mdias , alm
da segurana, a praticidade proporcionada pelo armazenamento digital, que exige
menos espao fsico, a consulta documentao mais rpida e flexvel, pois em
alguns casos, no necessrio o acesso ao documento fsico, garantindo
segurana ao original. Cada vez mais a reduo de preo das mdias de
armazenamento confere vantagens sobre o armazenamento de documentos
fsicos.
Na figura 7 demonstrado o custo comparativo do armazenamento de
documentos na forma tradicional (papel) e na forma eletrnica:

Figura 7 Custo comparativo do armazenamento de documentos

Fonte: RIBEIRO, 2005

Basicamente, as mdias utilizadas so classificadas em dois grupos:

Os CDs (Compact Disc) e suas variantes CD-ROM / CD-R / CD-RW

Os DVDs (Digital Versatile Disc) e suas variantes DVD-R / DVD-RW

88

CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory): so discos pticos gerados

atravs de um processo de masterizao a partir de um original, em instalaes
industriais sofisticadas. Tem, aproximadamente, capacidade de 700 Mb de
informaes, em dados e/ou imagens em suas 43/4 polegadas de dimetro. um
tipo de mdia que permite somente leitura, no podendo ser alterada. So discos
lidos em drives de CD ou em equipamentos que permitem o armazenamento de
uma biblioteca destes. Esta mdia ideal para grandes quantidades de cpias de
informaes estticas como enciclopdias, listas de componentes farmacuticos,
catlogos, entre outros.
A principal aplicao do CD-ROM a publicao, geralmente comercial,
tais como catlogos, softwares, listas, enciclopdias, materiais para consulta, e
outros. Depois de configurado o sistema de rplica, necessrio apenas alguns
segundo para se produzir cada CD-ROM duplicado. A criao do master original
cara e, portanto, s compensa para mais de 50 cpias. Um CD-ROM gravado
em apenas um lado e as informaes so contidas numa nica trilha que segue
em espiral do centro para sua circunferncia. Atravs de uma tcnica chamada
velocidade linear constante (CLV), a unidade de disco varia constantemente a
velocidade com que o disco gira.
CD-R (Compact Disk Recordable ou Writable): so discos pticos com o
mesmo padro de leitura do CD-ROM, mas com a possibilidade de gravao em
instalaes de empresas ou residncias, bastando ter uma unidade de gravao
para esta mdia. Esses discos podem ser lidos com os mesmos perifricos de
leitura do CD-ROM, pois tm o mesmo formato.
Esta mdia utilizada quando o nmero de cpias da mesma informao
baixa e/ou para o armazenamento de informaes dinmicas, onde o tempo
necessrio para a gerao de um CD-ROM as tornaria obsoletas. As informaes
dos CD-R, assim como as dos CD-ROM, so contidas numa nica trilha que

89

segue em espiral do centro do disco para a margem externa. Depois de gravadas,

as informaes no podem ser modificadas ou removidas.
CD-RW (Compact Disk Rewritable) - Estes discos pticos tm o mesmo
padro de leitura do CD -ROM. Porm, a gravao desta mdia pode ser feita nas
instalaes da sua empresa ou casa, bastando para tanto se ter uma unidade de
gravao para esta mdia. A diferena entre o CD-R e o CD-RW que o ltimo
regravvel, enquanto o primeiro no .
DVD (Digital Video Disk ou Digital Versatil Disk) - So os discos pticos
mais recentes que vm sendo apontados como os substitutos do CD. Possuem
exatamente a mesma dimenso do CD (4). A famlia DVD possui os mesmos
membros da famlia CD. Ou seja, DVD-ROM (gerado em linhas industriais), DVDR ("recordable", gravvel em casa) e DVD-RAM (DVD regravvel). Ainda no
existem padres claros para os discos DVD, havendo discusses sobre a
capacidade destes. A capacidade mxima hoje anunciada no mercado de 4,7
GB para uma face, uma camada, 9 GB para uma face, dupla camada, 17 GB para
duas faces, duas camadas.
DVD-R (Digital Video Disk Recordable) - somente permitem uma
gravao e podem ser lidos pela maioria de leitores de DVDs.
DVD-R DL: semelhante ao DVD-R, porm permite a gravao em dupla
camada (DL significa dual layer), aumentando a sua capacidade de
armazenamento.
DVD-RW (Digital Video Disk - Rewritable) permite gravar e apagar
cerca de mil vezes, oferecendo um modo de montagem conhecido como VR.

Atravs das mdias de DVD ficou mais fcil armazenar uma quantidade
maior de informaes no seu corpo (disco) do que em um CD convencional,

90

outrora se tornando mais sensveis a interferncias, como riscos e manchas sobre

a superfcie gravada.
A mdia deve ser armazenada de acordo com os padres nacionais e com
as recomendaes do fabricante, antes e depois da gravao. A taxa de erro de
dados nos discos pticos quase zero, isto , inferior a um em 10-12 bits.
Portanto, dos milhes de documentos de um nico disco contendo milhes de
palavras e dezenas de milhes de caracteres e nmeros, um caracter pode ficar
incompleto ou uma linha pode ser quebrada dentro do contedo de todo o disco.

91

5. Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria EMBRAPA

A Embrapa foi instituda com fundamento na lei n 5.851 de 7 de dezembro

de 1972 e implantada em 26 de abril de 1973. uma empresa pblica com
personalidade jurdica de direito privado, vinculada ao Ministrio da Agricultura,
Pecuria

Abastecimento.

Sua

misso

viabilizar

solues

para

desenvolvimento sustentvel do espao rural, com foco no agronegcio, por meio

da gerao, adaptao e transferncia de conhecimentos e tecnologias, em
benefcio dos diversos segmentos da sociedade brasileira (EMBRAPA, 2004).
A Embrapa constituda de 11 Unidades Centrais, 37 Centros de Pesquisa,
3 Centros de Servios, estando presente em quase todos os Estados da
Federao, nas mais diferentes condies ecolgicas. Coordena o Sistema
Nacional de Pesquisa Agropecuria SNPA, constitudo por instituies pblicas
federais, estaduais, universidades, empresas privadas e fundaes, que, de forma
cooperada, executam pesquisas nas diferentes reas geogrficas e campos do
conhecimento cientfico. As Unidades Centrais so, ao lado da Diretoria Executiva,
rgos integrantes da administrao superior da Empresa, s quais compete
planejar, supervisionar, coordenar e controlar as atividades relacionadas
execuo de pesquisa agropecuria e formulao de polticas agrcolas
(EMBRAPA, 2004).

No decorrer de sua existncia a empresa tem investido fortemente na

capacitao de seus recursos humanos, sendo que 45% de seus pesquisadores,
possuem mestrado e 53% possuem doutorado. Alm dos pesquisadores, os
tcnicos de apoio tambm tm recebido capacitao por meio de cursos de
mestrado e especializao.
A Embrapa uma instituio que atua basicamente em pesquisa e
desenvolvimento de novas tecnologias em agropecuria, que possam facilitar a
vida dos produtores e dos trabalhadores agrcolas do pas. Tem como foco

92

fundamental atender s necessidades da sociedade brasileira, conquistando e

mantendo uma posio de destaque ou mesmo de vanguarda no mbito
internacional, tem liderana mundial em tecnologia para clima tropical, crescente
agregao de competitividade ao agronegcio brasileiro, com contribuio
relevante para a sustentabilidade ambiental, a segurana alimentar e a incluso
social (EMBRAPA, 2004).

Para cumprir sua misso de viabilizar solues para o desenvolvimento

sustentvel do espao rural e do agronegcio brasileiros, a Embrapa prioriza
aes em consonncia com cinco objetivos estratgicos, quais sejam:
1. Consolidar as bases cientficas e tecnolgicas, promover a inovao e os
arranjos institucionais adequados para desenvolver a competitividade e a
sustentabilidade do agronegcio, em benefcio da sociedade brasileira.
2. Ampliar e fortalecer as bases cientficas, promover a inovao tecnolgica e
os arranjos institucionais adequados para desenvolver as capacidades
produtivas

dos

pequenos

produtores

empreendedores,

com

sustentabilidade e competitividade.
3. Fortalecer as bases cientficas, promover a inovao tecnolgica e os
arranjos institucionais adequados que propiciem a segurana alimentar, a
nutrio e a sade da populao.
4. Expandir e fortalecer as bases cientficas e promover a inovao
tecnolgica e os arranjos institucionais adequados que propiciem o uso
sustentvel dos biomas.

5. Promover o avano da fronteira do conhecimento cientfico e tecnolgico

em temas estratgicos para a Embrapa (EMBRAPA, 2004).

93

5.1 Embrapa Meio Ambiente

O Centro Nacional de Pesquisa de Monitoramento e Avaliao de Impacto

Ambiental (CNPMA), que tem como nome sntese Embrapa Meio Ambiente, foi
criado em 1982. Esta unidade um dos 37 Centros de Pesquisa da Embrapa, e
est localizado no municpio de Jaguarina, estado de So Paulo.

A Embrapa Meio Ambiente conta atualmente com um quadro de 172

empregados, sendo 62 pesquisadores, 88% com doutorado em temas
relacionados s Cincias Ambientais. Apresenta ainda uma infra-estrutura de
excelncia para anlises ambientais, com um complexo de mais de 5.000m 2
ocupados por 16 laboratrios. (EMBRAPA MEIO AMBIENTE, 2006).
A estrutura da Embrapa Meio Ambiente est sob a coordenao de uma
Chefia

Geral

organizada

em

trs

Chefias

Adjuntas:

Pesquisa

Desenvolvimento, Comunicao e Negcios, e Administrao. Conta, tambm,

com o auxilio de reas e setores administrativos e de apoio tcnico pesquisa. Tal
estrutura pode ser observada pelo organograma abaixo:

Figura 8 Organograma da unidade de Pesquisa da Embrapa Meio Ambiente

Fonte: Embrapa Meio Ambiente, 2006 .

94

Legenda:

CAE - Comit Assessor Externo

CGE - Chefia Geral
CTI - Comit Tcnico Interno
CLPI - Comit Local de Propriedade Intelectual
CLP - Comit Local de Publicaes
CPD - Chefia Adjunta de Pesquisa e Desenvolvimento
CAA - Chefia Adjunta de Administrao
CCN - Chefia Adjunta de Comunicao e Negcios
CIBio - Comit Interno de Biossegurana
ACE - rea de Comunicao Empresarial
ANT - rea de Negcios para Transferncia de Tecnologia

A Embrapa Meio Ambiente conquistou, ao longo do tempo, a posio de

centro de pesquisa de referncia nacional e internacional em questes
relacionadas gesto ambiental territorial, atuando junto s comunidades rurais e
aos principais componentes das cadeias produtivas.
Conforme o III Plano Diretor (2004-2007) a Embrapa Meio Ambiente tem
como misso viabilizar solues para o desenvolvimento sustentvel do espao
rural

mediante

gerao,

adaptao

transferncia

de

tecnologias

conhecimentos em manejo e gesto ambiental e contribuir para a formulao de

polticas agroambientais.
A viso da Unidade de ser um centro de pesquisa de referncia nacional
e internacional em questes relacionadas gesto ambiental do espao rural,
reconhecido:

Pela abordagem sistmica e integradora das questes ambientais e

qualidade dos produtos agropecurios;

95

Pela gerao de solues adequadas de gesto ambiental ao setor

produtivo e sociedade, respeitando a cultura local e potencialidades do
ambiente;

Pelo compromisso com as polticas pblicas que levam incluso social.

O foco de atuao da Embrapa Meio Ambiente pesquisa e

desenvolvimento, transferncia de tecnologia e de conhecimentos em gesto

ambiental para a sustentabilidade do espao rural brasileiro. Visa-se contribuir
para que todos os segmentos sociais vinculados aos setores agropecurio,
agroindustrial e florestal tenham acesso s tecnologias e aos conhecimentos
gerados pela Unidade, promovendo simultaneamente a conservao dos recursos
naturais, a gerao de renda e a justia social.
Neste sentido, a transferncia de tecnologias e de conhecimentos realiza-se
por meio de diversas fontes, tais como livros, folhetos, flderes, psteres, Dias-deCampo, entre outros, atravs de um efetivo sistema de comunicao e de
distribuio, e define como principais atributos para a realizao da transferncia:

Mercado atua ndo no mercado de conhecimento e de tecnologia em

gesto ambiental, promovendo a sustentabilidade e a cooperao cientficotecnolgica no espao rural brasileiro, de maneira a contribuir para a
incluso social, ao bem-estar da sociedade e competitividade do
agronegcio brasileiro.

Produtos desenvolvendo conhecimentos e tecnologias para a gesto

ambiental capazes de viabilizar solues para o desenvolvimento do
espao rural brasileiro e a sua sustentabilidade.

96

Pblico-alvo considera como seu pblico-alvo o indivduo, grupo ou

entidade, pblica ou privada, cujas atividades dependam dos seus produtos
e servios de natureza econmica, social ou ambiental.

Parceiros considera como parceiro o indivduo ou instituio, pblica ou

privada, que assumir e mantiver, de forma temporria ou permanente, uma
relao de cooperao com a Unidade, compartilhando decises,
iniciativas, riscos, custos e benefcios, para Pesquisa & Desenvolvimento e
Transferncia de Tecnologia.

5.2 Setor de Produo Grfica

O Setor de Produo Grfica (SPG) da Embrapa Meio Ambiente tem um

papel preponderante na atividade de transferncia de conhecimentos, pois neste
setor que se elabora e desenvolve as principais fontes de informao e
comunicao para a transferncia de tecnologias e de conhecimentos. Dessa
forma, necessrio que a gesto de todas as atividades desse setor esteja
encadeada na mais perfeita harmonia.

As atividades de produo grfica correspondem organizao, editorao

e diagramao da maior parte dos materiais impressos e eletrnicos da instituio.

A principal atividade do setor a editorao e diagramao das publicaes

tcnico-cientficas da Embrapa (Srie Documentos, Comunicado Tcnico, Boletim
de Pesquisa, entre outros), de acordo com o Manual de Editorao da Embrapa.
Neste setor tambm so confeccionados cartazes, folders, livros, folhetos,
trabalhos apresentados em eventos, documentos eletrnicos, entre outros, que,
aps realizar a diagramao, so enviados para grficas externas.

97

De modo geral, todo servio grfico da instituio, primeiramente

entregue ao setor, este ao terminar o trabalho o envia a reviso lingstica e
tcnica na ACE; no retorno as correes so efetuadas e por fim, o trabalho
finalizado no formato eletrnico ou enviado a grfica para ser impresso.
No ano de 2002 houve uma tentativa de reestruturar as atividades do Setor
de Produo Grfica, quando novos funcionrios foram lotados no setor. Esta
nova estrutura veio tentar suprir o anseio da instituio e aumentar o fluxo e a
qualidade dos servios.
Entretanto, houve dificuldade de adaptao a esta nova realidade e, assim,
um processo tumultuado foi desencadeado, e os principais resultados foram o
extravio de arquivos importantes, perda de informao entre a sada do material
do setor e a entrada do mesmo material na grfica. Todos estes contratempos
criam muitos prejuzos de tempo e de material para a instituio.

Percebemos, ento, que grande parte destes problemas, poderia ser

resolvida por meio do gerenciamento eletrnico de documentos, utilizando
hardwares e softwares especficos para modernizar e, principalmente, qualificar o
andamento das atividades do setor.
Tendo em vista que o foco desta pesquisa o setor de Produo Grfica da
Embrapa Meio Ambiente, busca-se, a seguir, discorre r sobre os tipos de
documentos gerados no setor a partir do advento do documento eletrnico,
apresentando a sua forma de gesto.

5.3 O Gerenciamento de Documentos no Setor de Produo Grfica

Os documentos gerados na produo grfica compem um acervo

documental com caractersticas especficas, seja em papel, formato eletrnico,

98

imagem, entre outros. Dentre estas caractersticas, cita-se a partir da experincia

de trabalho no dia-a-dia do setor:

5.3.1 Documentos Administrativos

Podemos considerar como administrativos os documentos que aps terem

sido gerados devem permanecer inalterados. Com estas caractersticas podemos
relacionar os seguintes documentos:

Fax Recebidos e Enviados;

Memorandos;

Notas Fiscais de Entrada;

Relatrios;

Folha de ponto.
5.3.2 Documentos Tcnicos

Neste tpico esto os documentos que sofrem alteraes freqentes no

decorrer do seu ciclo de vida. Dizem respeito s atividades do setor e ao produto
da empresa. Tm importncia vital como registro do processo tcnico e histrico
evolutivo dos produtos disseminados pela empresa.
Com estas caractersticas esto os seguintes documentos:

Srie Documentos;

Comunicado Tcnico;

Boletim de Pesquisa;

Cartazes;

Folders;

Folhetos;

Trabalhos apresentados em eventos.

99

5.3.3 Documentos Bibliogrficos

Nesta categoria esto os livros, jornais, estudos tcnicos, que, de modo

geral, relacionam-se ao produto da empresa.

5.3.4 Documentos No-Convencionais ou Especiais

Trata -se de contedo informacional de natureza variada, em mdias

diferenciadas. So microfilmes, mapas, CD, disquetes, fitas de vdeo, fitas
cassetes, etc.

A necessidade de melhorar o gerenciamento dos documentos levou o setor

a optar por uma soluo em termos de gerenciamento eletrnico que atendesse
as necessidades bsicas e que oferecesse algumas vantagens em relao aos
controles que estavam sendo usados at ento. O setor elegeu algumas
necessidades que pretendia obter com a adoo de um novo formato de gesto:

Necessidade de atualizao do contedo dos documentos cada vez que o

ambiente que ele representa muda em virtude de alguma solicitao;

Necessidade de, no processo de criao, reviso e finalizao, estarem

ligados por um fluxo de atividade que contemple a verso inicial do
documento; incorporao de grficos, textos e imagens; reviso; verso
final; aprovao e arquivamento;

Necessidade de pessoal qualificado para exercer as atividades e o

gerenciamento dos documentos;

Padronizao de gerenciamento (um nico produto que atendesse ao setor,

principalmente no que se refere o armazenamento e recuperao dos
trabalhos realizados);

Conservao e preservao de documentos eletrnicos.

100

At a reestruturao do setor de produo grfica, em 2002, todo o ciclo de

vida da documentao eletrnica (tcnica e bibliogrfica) era desconhecido,
atualmente, este material gravado e armazenado em CDs.
Com a popularizao e uso massivo dos documentos eletrnicos, o
processo de editorao e diagramao de materiais tcnicos e bibliogrficos
impactado pelo atual estgio das tecnologias, entretanto, passou a ser necessrio
controlar toda a documentao at ento existente, analgica e eletrnica,
armazenadas ou no em mdias digitais. Um dos maiores problemas passou a ser
o

controle

desses

documentos,

uma

vez

que

no

basta

somente

digitalizar/armazenar em mdias digitais e arquiv -las sem um controle de gesto

adequado.

101

6. Metodologia

Nesta seo apresentaremos a metodologia adotada, compreendendo a

natureza bsica do estudo e a forma de pesquisa, bem como o procedimento da
pesquisa exploratria, estudo de caso, coleta, tratamento e anlise dos dados.
A pesquisa foi realizada com o intuito de responder alguns pontos
propostos na questo deste trabalho. Assim sendo, uma das principais perguntas
que nortearam o trabalho investigativo foi:

Como a ferramenta GED poder contribuir para um modelo de

gerenciamento eletrnico de documentos do setor de produo grfica da
Embrapa Meio Ambiente?

Qual a contribuio que a Preservao Digital de Documentos Eletrnicos

pode oferecer para o efetivo gerenciamento dos documentos eletrnicos do
setor de produo grfica da Embrapa Meio Ambiente?

Foram aplicados, nesta dissertao, os procedimentos metodolgicos que

buscaram garantir a melhoria do gerenciamento da informao atravs do GED,
condizentes com a realidade das atividades tcnicas do setor de produo grfica
da Embrapa Meio Ambiente.
Todo trabalho cientfico lida com a produo do conhecimento e requer
explicitao de mtodos e procedimentos aplicados nesta produo, no sentido de
socializar no apenas o produto, mas os processos de pesquisa.
Conforme Gil (1999), a adoo de um ou de outro mtodo depende de
muitos fatores: da natureza do objeto que se pretende pesquisar, dos recursos
materiais disponveis, do nvel de abrangncia do estudo e, sobretudo, da
inspirao filosfica do pesquisador.

102

Ainda conforme Gil (2002), as pesquisas cientficas podem ser

classificadas em trs grandes grupos conforme seu objetivo: pesquisa
exploratria, pesquisa descritiva e pesquisa explicativa. Este estudo tratou-se de
uma pesquisa exploratria, incluindo o estudo de caso, com o propsito de
proporcionar uma viso geral do assunto abordado, por meio de fundamentao
terica e pesquisa no contexto da instituio que se constituiu em campo de
observao e anlise. A pesquisa do tipo exploratria teve como principal
finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idias, para a
formulao de abordagens mais condizentes com o desenvolvimento de estudos
posteriores. Constituiu a primeira etapa do estudo, pois visou tornar familiar tanto
o assunto, quanto instituio a ser pesquisada.

A pesquisa exploratria destacada por Santos (2000, p. 26):

[...] explorar tipicamente a primeira aproximao de um tema e visa
criar maior familiaridade em relao a um fato ou fenmeno. Quase
sempre busca-se essa familiaridade pela prospeco de materiais que
possam informar ao pesquisador a real importncia do problema, o
estgio em que se encontram as informaes j disponveis a respeito
do assunto, e at mesmo, revelar ao pesquisador novas fontes de
informao. Por isso, a pesquisa exploratria quase sempre feita como
levantamento bibliogrfico, entrevistas com profissionais que estudam ou
atuam na rea, visitas a web sites, etc.

O estudo de caso de acordo com Gil (2002), consiste no estudo profundo

de um ou mais objetos de forma que seja possvel a obteno de um
conhecimento detalhado do mesmo.

Segundo Goldenberg (1997, p. 33), esta no uma tcnica especfica,

mas uma anlise holstica, a mais complexa possvel, que considera a unidade
social estudada como um todo. Pode ser aplicada em estudos exploratrios ou
descritivos, pois sua finalidade compreender melhor o surgimento de um
problema. O estudo de caso supe que se pode adquirir conhecimento do
fenmeno estudado a partir da explorao intensa de um nico caso.

103

Em funo do reduzido nmero de referncias bibliogrficas relacionadas

ao objeto deste estudo, considerou-se o mtodo exploratrio como sendo o mais
apropriado para a inves tigao e a construo do conhecimento pretendido nesta
pesquisa e o estudo de caso como estratgia de pesquisa mais adequada.
Atravs desta metodologia busca-se sistematizar o conhecimento sobre o
gerenciamento da informao e a aplicabilidade do gerenciamento eletrnico de
documentos.

O procedimento utilizado parar realizar a investigao exploratria foi a

reviso de literatura sobre os aspectos da tecnologia GED e de suas ferramentas
correlatas para compreenso e entendimento dos diferentes conceitos envolvidos
nessa tecnologia, pois h pouco conhecimento acumulado e sistematizado sobre a
gerncia de documentos eletrnicos do ponto de vista da Cincia da Informao.
Desta forma busca -se na literatura o entendimento dos conceitos que norteiam o
desenvolvimento desse trabalho.

O estudo de caso desta pesquisa, assentado na pesquisa exploratria, tem

como instrumento a entrevista estruturada. A entrevista, enquanto instrumento de
pesquisa, permite uma relao fixa de perguntas, cuja ordem e redao
permanece invarivel para todos os entrevistados (GIL, 1999, p. 121) e apresentase como adequado a esta pesquisa exploratria. Em funo da facilidade de
atingir a populao do estudo, setor de produo grfica, no tempo disponvel para
a realizao da pesquisa. Assumiu-se, tambm, como vivel a utilizao da
entrevista em funo da familiaridade dos participantes com o tipo de atividade
desenvolvida pelo setor.
A

anlise

documental

da

pesquisa

constituiu-se

pela

seleo

levantamento de documentos tcnicos (manuais, relatrios, planos de atividades,

dados estatsticos) e documentos corporativos (planos diretores e visitas ao site
institucional da Embrapa), que constituem o universo da pesquisa.

104

A partir dos dados levantados atravs da reviso de literatura, foi possvel

compreender o referencial terico-conceitual das funcionalidades que as
tecnologias GED oferecem.
Os dados obtidos na pesquisa documental foram tratados de forma
qualitativa, de modo a interpretar e identificar os aspectos relativos ao
gerenciamento eletrnico de documentos.

A coleta de dados foi feita de forma presencial atravs de visitas Embrapa

Meio Ambiente em intervalos variados e consistiu na aplicao de entrevistas
estruturadas com os gerentes, supervisores e especialistas ligados ao universo da
pesquisa, para coletar dados sobre as funes e atuao do setor na produo e
distribuio de produtos de informao da Embrapa Meio Ambiente.

6.1 Delimitao do Universo da Pesquisa

A pesquisa teve como universo, o setor de Produo Grfica, subordinado a

Chefia Administrativa da Embrapa Meio Ambiente, localizada em Jaguarina-SP.
A escolha deste setor especfico para compor o mbito da pesquisa foi
influenciada pelo aspecto dos documentos produzidos por este setor estarem
distribudos em diferentes formatos de disseminao (livros, folhetos, folder,
cartazes,

trabalhos

apresentados

em

eventos,

documentos

eletrnicos,

publicaes cientficas, entre outros) e por se caracterizarem informaes

arquivsticas, cientficas e tecnolgicas geradas pelo corpo tcnico-cientfico da
Embrapa Meio Ambiente.

105

6.2 Elaborao da entrevista

Para a construo da entrevista (APNDICE A) levou-se em considerao

os seguintes aspetos:

Definio de documento eletrnico;

Estagio atual dos procedimentos para a conservao e preservao dos

documentos eletrnicos;

Aplicao dos princpios arquivsticos nos processos de tratamento dos

documentos.
A partir deste referencial foi estruturada uma entrevista com duas

finalidades:

Identificar a situao atual existente no setor;

Levantar subsdios para traar elementos constitutivos de um novo modelo

de gesto de documentos.

Buscou-se a representatividade na populao da rea de Secretaria de

Informao Tcnica, traduzida na quantidade de pessoas envolvidas diretamente
com o Setor de Produo Grfica da Embrapa Meio Ambiente conforme grfico 1.
Todas as 5 pessoas alinhadas com o foco do estudo foram convidadas a
participar. A entrevista foi composta de 14 perguntas e estruturada em 4 blocos,
cada um com enfoque em um conjunto de interesses relacionado ao tema da
pesquisa. Antecedendo as perguntas, encontram-se itens que visam
caracterizao dos participantes da pesquisa: entrevistado, formao, cargo na
instituio e rea de atuao.

106

Grfico 1 Nmero e participantes conforme a rea que pertencem.

A formao dos blocos foi a seguinte:

Bloco 1

Perguntas de 1 a 5 - Conceituao dos documentos eletrnicos (Questes

voltadas para o conceito, arquivamento e manuteno do documento
eletrnico).
Bloco 2

Perguntas de 6 a 9 Condies para garantir a acessibilidade dos

documentos eletrnicos (Visam investigar a existncia na Embrapa, ou
propriamente, no setor de produo grfica, facilidades necessrias para
possibilitar o acesso aos documentos eletrnicos originrios do setor).
Bloco 3

Perguntas de 10 a 12 Recursos humanos qualificados e mecanismos de

guarda de documentos adequados (Pretende verificar se Embrapa Meio
Ambiente possui recursos humanos qualificados e local de guarda de
documentos apropriados).
Bloco 4

Perguntas 13 e 14 Procedimentos da Gesto Arquivstica de documentos

Digitais

(Visa

investigar

se

Embrapa

Meio

Ambiente

segue

os

107

procedimentos da Gesto Arquivstica de documentos Digitais para

tratamento, conservao e preservao dos documentos eletrnicos).

108

7. Anlise, Discusso e Resultados.

A entrevista revelou-se um instrumento de pesquisa relevante no

levantamento estruturado de informaes, de acordo com as respostas obtidas. A
anlise e a discusso dos resultados obtidos em cada bloco de perguntas so
apresentadas a seguir, bem como as concluses correspondentes a cada um
deles.

7.1 Conceituao dos Documentos Eletrnicos

O incio da entrevista (pergunta 1) teve como objetivo verificar o grau de

conhecimento do pblico entrevistado a cerca do conceito de documentos
eletrnicos. Todos os entrevistados (100%) responderam e demonstraram um
certo grau de conhecimento sobre o conceito de documentos eletrnicos. As
repostas foram relevantes e os funcionrios demonstraram estar ciente sobre o
tipo de documento que fazem parte de suas atividades dirias, dentro de suas
respectivas reas.
A partir da definio de documentos eletrnicos (pergunta 1), buscou-se
identificar quais os tipos de documentos eletrnicos que compe as atividades do
Setor de Produo Grfica (pergunta 2), identificando as respostas que
acrescentaram novos documentos a categoria de documentos eletrnicos do
Setor e Produo Grfica (APNDICE B). Todos os entrevistados (100%)
responderam, sendo que 20% dos participantes acrescentaram um novo tipo de
documento a lista (APNDICE B). Buscou-se com a consolidao das respostas
obtidas,

um

alinhamento

com

categoria

de

documentos

eletrnicos

representados no Apndice B.
A resposta sobre as mdias em que se encontram armazenados os
documentos eletrnicos foi solicitada atravs da pergunta 3. Todos os

109

entrevistados (100%) responderam. A figura abaixo representa as respostas

obtidas.

Grfico 2 - Locais de armazenagem dos documentos eletrnicos.

As perguntas 4 e 5, ltimas perguntas deste primeiro bloco, referem-se a

condies, critrios e prazos para acondicionamento dos documentos eletrnicos
produzidos pelo setor de produo grfica. Oitenta por cento (80%) dos
entrevistados responderam a Pergunta 4, sendo que 20% no respondeu, a
mesma, por motivos de desconhecimento.

110

Grfico 3 Condies e critrios para arquivamento de documentos

Concluiu-se, a partir dos resultados alcanados com o primeiro bloco de

perguntas, que apesar da Embrapa Meio Ambiente no utilizar uma definio
padro para documentos eletrnicos, as pessoas envolvidas nas atividades do
setor de produo grfica possuem uma viso, ainda que superficial, do conceito
de documentos eletrnicos, por se tratar de objeto de trabalho das mesmas.
Presume-se que a dificuldade na sua conceituao se deve ao fato de tratar-se de
um conceito novo. Quanto mdia em que se encontram armazenados os
documentos eletrnicos, em sua totalidade, os participantes afirmam que os
documentos se encontram armazenados em CD-R e uma segunda parcela se
encontram na web (site institucional). Convm ressaltar que uma das etapas mais
importantes para os arquivos a escolha do mtodo de arquivamento no arranjo
da documentao. Por existirem documentos que devem ser ordenados de
maneira diferenciada (assunto, nome, nmero, data ou local) pode-se empregar
diferentes mtodos, porm baseados em cuidadosa anlise das atividades
desenvolvidas pela organizao e pela observao das solicitaes dos
documentos nos arquivos. Presume-se que esta ausncia de critrios deve-se ao
fato dos documentos no se encontrarem conceituados, identificados e
registrados.

111

7.2 Condies para garantir a acessibilidade dos documentos eletrnicos

Buscou-se saber, com a pergunta 6, se a Embrapa Meio Ambiente possui

facilidades especficas para a identificao e recuperao dos documentos
eletrnicos. A figura abaixo representa as respostas obtidas.

Grfico 4 Facilidades para identificao e recuperao de documentos eletrnicos.

A pergunta 7 pretendeu levantar na opinio dos participantes sobre que tipo

de gerenciamento um sistema de informaes deve contemplar. Todos os
participantes responderam. Apenas dois entrevistados no tiveram uma opinio
formada sobre o assunto. A figura abaixo representa o resultado.

112

Grfico 5 Tipo de controle de sistema de informao.

O objetivo da pergunta 8 foi levantar se a Embrapa Meio Ambiente dispe

de recursos adequados e disponveis para a manuteno e preservao adequada
dos documentos eletrnicos. Todos os entrevistados (100%) responderam que
No. O que caracteriza risco permanente para o acervo de documentos
eletrnicos do Setor de Produo Grfica.
Na ltima pergunta (n 9) deste bloco, buscou-se conhecer se os
entrevistados possuem conhecimento sobre a ferramenta GED e se a mesma ser
capaz de trazer benfico para suas atividades dirias. Todos os entrevistados
(100%) responderam SIM. Considera-se que esta unanimidade de resposta
positiva deve-se ao fato da tecnologia GED possibilitar aos usurios acessar os
documentos de forma gil e segura, preservando e organizando eletronicamente a
documentao, assegurando a informao necessria, na hora exata, para a
pessoa certa.

Concluiu-se, a partir dos resultados obtidos com este bloco de perguntas

que devem ser possibilitadas a implementao de polticas de preservao e
conservao, atravs de um tipo de sistema, visando a conscientizao da
preservao de informaes, sejam eletrnicas ou no, com o intuito de melhor

113

preservar o suporte onde as informaes esto registradas. E que o sistema GED,

visto como uma ferramenta potencial para a identificao e recuperao dos
documentos eletrnicos, pois, contribuem para a organizao da enorme massa
de documentos gerados pelos processos de trabalhos, permitindo

uma

recuperao eficiente e segura controlando as verses dos documentos em uso.

Esta ferramenta tecnolgica compreende todos os recursos e processos
empregados para o adequado tratamento das informaes. Portanto, no se trata
apenas de um software, mas da aplicao integrada de uma metodologia para o
adequado tratamento dos documentos. Para isso devem ser implementados os
mecanismos necessrios para a identificao e recuperao dos mesmos As
capacidades de acesso propiciadas por esta tecnologia podem atender as
necessidades do setor.

7.3

Recursos

humanos

qualificados

mecanismos

de

guarda

de

documentos adequados

Neste terceiro bloco, buscou-se com a pergunta 10 saber se a empresa

possui recursos humanos para o gerenciamento dos documentos. Todos os
participantes responderam. O grfico abaixo representa as respostas obtidas.

114

Grfico 6 Existncia de recursos humanos na Embrapa Meio Ambiente

para gerncia dos documentos eletrnicos.

Atravs da pergunta 11 pretendeu-se levantar se a Embrapa Meio Ambiente

possui local destinado guarda ordenada de documentos gerados pela instituio,
no decorrer de suas atividades. O grfico abaixo representa as respostas obtidas.

Grfico 7 Existe um local de guarda apropriado paras os documentos.

115

Buscou-se com a pergunta 12 saber se os documentos que nascem digitais

permanecem neste formato ou se eles so impressos. Todos os entrevistados
(100%) responderam que SIM, os documentos so impressos. Considera-se que
esta unanimidade de resposta positiva deve-se a necessidade de atender a
disponibilizao das informaes nos diversos formatos e suportes, e de acordo
com suas caractersticas fsicas e de contedo. Servindo de suporte pesquisa
tcnica e administrativa, estando sempre preparados para o atendimento a
consultas internas e externas de maneira rpida e precisa.
Conforme as respostas deste bloco de perguntas, observou-se que a
empresa no possui os recursos humanos para gerncia dos documentos
eletrnicos, da, torna-se necessria formao de uma equipe com atribuies e
responsabilidades direcionadas especificamente para essa finalidade. Verifica-se,
tambm, a ausncia de um local adequado para guarda de documentos da
empresa. Presume-se que este acontecimento possa estar diretamente ligado ao
fato da ausncia de um profissional qualificado para gerenciar os documentos
institucionais.

7.4 Procedimentos da Gesto Arquivstica de documentos Digitais

Atravs deste ltimo bloco, com as perguntas 13 e 14, buscou-se saber se

a Embrapa Meio Ambiente faz uso das resolues e normas arquivsticas, ou
ainda, se recebe orientaes do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ para aplicao dos princpios arquivsticos de documentos eletrnicos. Todos os
entrevistados (100%) responderam que NO.
Conclui -se que a Embrapa Meio Ambiente deve estar alerta para os
procedimentos e estratgias de gesto arquivstica de documentos quando da
criao, transmisso e preservao de documentos em formatos digitais, com o

116

objetivo de garantir a produo e manuteno de documentos fidedignos,

autnticos, acessveis, compreensveis e preservveis. Para isso, a empresa deve
buscar cooperao junto aos rgos competentes.

7.5 Consideraes sobre os Dados Levantados

Considera-se que o trabalho de campo foi de fundamental importncia na

medida em que forneceu os elementos que justificam uma nova forma de gesto
documental para os documentos eletrnicos produzidos pelo Setor de Produo
Grfica da Embrapa Meio Ambiente. Ressalta-se que este novo referencial se deu
atravs de observaes a partir da entrevista realizada e de uma maneira
compartilhada com os profissionais que participaram da pesquisa.
Constata-se, a partir do levantamento de campo, que o setor de produo
grfica deve adotar uma ao gerencial que vise uma mudana no sentido de
garantir o reconhecimento da importncia dos documentos e a sua visibilidade na
Embrapa Meio Ambiente. Para isso dever criar e manter procedimentos
permanentemente

atualizados

alinhados

com

os

rgos

responsveis

(CONARQ) pela aplicao de polticas voltadas para a preservao do patrimnio

arquivstico digital.

O fato que o modelo, atual, de gerenciamento da informao do Setor de

Produo Grfica no alimentado com informaes relativas aos valores dos
documentos, nem com informaes relativas ao prazo pelo qual eles devam ser
guardados, nem sobre o seu destino final (ele pode ser eliminado? ele deve ser
preservado, considerando-se o seu valor informativo ou probatrio?).
Alm disso, a preocupao de se buscar alternativas que proporcionam a
empresa a obter solues que permitam maior eficincia e segurana nos
processos de acesso, manuteno e principalmente na utilizao de documentos,

117

fazem do GED um caminho para recompor a estrutura organizacional do Setor de

Produo Grfica, uma vez que, este sistema seja adequado s especificidades
da legislao e das prticas arquivsticas brasileiras.

118

8. Consideraes Finais

Este trabalho de pesquisa buscou uma reflexo sobre uma nova forma de
gesto da informao para o setor de Produo Grfica da Embrapa Meio
Ambiente. Para isso, procurou-se por meio da utilizao da Tecnologia da
Informao, por intermdio, das ferramentas GED possibilitar a organizao e o
tratamento da informao com a finalidade de preservar e melhorar as condies
de armazenamento e busca da informao. Assim, foi necessria a busca de um
referencial terico sobre gesto da informao nas organizaes, onde os
conceitos correspondentes foram analisados, buscando-se delinear como as
tecnologias da informao podem ser aplicadas de forma a propiciar que as
organizaes possam dispor da informao necessria, confivel e atualizada
para a tomada de decises relacionadas s suas atividades. Este referencial
permitiu uma melhor compreenso da gesto dos documentos eletrnicos e a
relevncia da tecnologia de GED para a gesto desses documentos.

Buscando garantir a coerncia do estudo realizado, foi feito o resgate dos

objetivos formulados no incio do trabalho e descrito como foram alcanados no
decorrer da pesquisa:

Melhorar o gerenciamento da informao por meio da aplicabilidade

do Gerenciamento Eletrnico de Documentos - GED no mbito da
Embrapa Meio Ambiente.

O trabalho de campo permitiu responder a questo sobre GED e seus

benefcios. Constatou-se a existncia e a importncia de uma nova forma
(modelo) de gesto da informao para o Setor de Produo Grfica. Verificou-se
que esta importncia est embasada na forma de como, atualmente, o setor
exerce a sua gesto documental. A falta de um modelo adequado de
gerenciamento acarreta um desencontro de informaes vitais para o bom
andamento do setor. Busca-se, portanto, melhorar, por meio de tcnicas e

119

processos existentes utilizando os recursos da tecnologia da informao, a

metodologia para o adequado tratamento dos documentos, organizados por meio
das ferramentas GED, sendo assim um modelo de gesto alinhado com a sua
importncia para o setor.
Este tpico foi abordado a partir das reais necessidades do Setor de
Produo Grfica e das perspectivas em vista. A introduo de um novo modelo
de gesto permitir o desenho do gerenciamento que definir as aplicabilidades
corretas das ferramentas GED.
As ferramentas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos devem
considerar os pressupostos tericos e os princpios arquivsticos, contemplando
basicamente as funes arquivsticas em toda a sua amplitude, de forma que seja
efetivada a gesto dos documentos a que se propem.

Aplicar os procedimentos metodolgicos que garantam a melhoria do

gerenciamento da informao com a utilizao do GED.
As tecnologias GED para um bom gerenciamento da informao devem ser

orientadas a atender s demandas das funes arquivsticas. Agora, o mais

relevante na adoo destas funes arquivsticas, no s o fato de contempllas no sistema, mas sim, que o desempenho destas funes seja efetivo e sempre
com a adoo da ferramenta adequada. Deve m ser possibilitadas as
implementaes de polticas de preservao, que sejam disseminadas no mbito
da tecnologia aplicada, visando conscientizao da preservao de mdias,
sejam eletrnicas ou no, promovendo assim a disseminao de informaes.

Propor diretrizes para a aplicao das ferramentas de Gerenciamento

Eletrnico de Documentos.

120

Diversas so as aplicabilidades de GED, porm o Setor de Produo

Grfica possui um problema especfico relacionado gesto de documentos.
importante que se conhea a ferramenta e verifique se esta atende ao problema
que se tenta solucionar. Deve-se verificar que dificilmente uma aplicao de GED
ter sucesso se no for conduzida seguindo um planejamento prvio, gerado a
partir do conhecimento das necessidades prprias do setor de produo grfica.
As solues de GED oferecem recursos de hardware ou software, mas
necessrio identificar qual a melhor soluo para cada problema. O uso de
solues completas, com muitos recursos, pode dificultar o uso para se resolver
questes simples.

Mostrar a importncia do gerenciamento adequado dos documentos

eletrnicos no Setor de Produo Grfica.
A gesto documental, especialmente em relao documentao

eletrnica, uma das grandes preocupaes do setor de produo grfica. Este

fato no facilita a execuo de tarefas pertinentes gesto documental, como o
armazenamento, a recuperao, a indexao, a preservao e conservao dos
documentos, torna -se necessrio o uso de uma ferramenta que estabelea
parmetros para o tratamento adequado do fluxo informacional do setor. Neste
contexto o GED vem dar apoio ao gerenciamento da informao.

Por todo o exposto, o setor depara-se com problemas e dificuldades na

gesto dos documentos tcnicos e no acesso s suas informaes decorrentes
das deficincias das atuais formas de controle eletrnico dos documentos:

Na ausncia de um controle especfico, os documentos decorrentes da

mesma funo e atividade so arquivados de maneiras distintas,
dificultando o acesso e inviabilizando a prtica da avaliao e da
eliminao, acumulando-se desordenadamente nos depsitos que,

121

desprovidos de pessoal tcnico qualificado, no consegue cumprir

adequadamente suas funes de arquivos;

Existe um acentuado descompasso entre a utilizao de tecnologias

modernas e a incorporao de procedimentos arquivsticos;

Submetidas a tratamentos diferenciados, as informaes contidas nos

documentos ficam dispersas e descontextualizadas, armazenadas em CDROM, tornado-se de difcil acesso;

Um dos critrios utilizados para o arquivamento dos documentos o

backup por mquinas (computadores) dos usurios, o que provoca a
mescla de tipos documentais diferentes, tornando difcil a aplicao de
prazos de guarda, uma vez que tais documentos possuem temporalidades
diferentes, que decorrem do valor que cada um apresenta para o setor;

A massa documental produzida , portanto, acumulada nos chamados

arquivos permanentes de forma desordenada e sem tratamento;

Existem dificuldades significativas de acesso aos documentos durante todo

o seu ciclo de vida, e de recuperao das informaes que veiculam.

Especificamente, o setor pesquisado, vem passando por um momento de

transio e aprendizado organizacional e espera-se que este estudo contribua
para observaes que foram essenciais na avaliao dos procedimentos atuais da
gesto da informao que regem o setor. De modo, geral esta pesquisa atenta
para a necessidade de substituio do modelo de gesto de documentos, que
controla o acervo de documentos tcnicos, sem o auxilio dos procedimentos e
tcnicas arquivsticas por outro que controle os documentos durante todo o seu
ciclo de vida, que incorpore seus prazos de guarda, enfim, um modelo que prope
a padronizao dos procedimentos tcnicos relativos classificao, indexao,
ao armazenamento, e ao acesso e recuperao desses documentos por meio da
tecnologia da informao.
Pode-se por meio da aplicabilidade do GED no Setor de Produo Grfica,
estabelecer fluxos que garantam a informao necessria no tempo e no formato

122

adequados, a fim de suportar a gerao de resultados para a tomada de deciso e

soluo de problemas. A contribuio que uma tecnologia GED pode apresentar
para o gerenciamento da informao (gesto de documentos) depende da escolha
da ferramenta GED e de como ela ser utilizada.
Assim, o grande desafio da instituio e do setor analisado passa a ser a
gesto da informao, que englobe o tratamento do documento desde a sua
produo at a sua destinao final, garantindo a sua integridade e acesso para
que a informao esteja disponvel no momento necessrio de sua respectiva
utilizao, produzindo os resultados eficazes e eficientes de uma poltica de
gesto documental e informacional para o setor de produo grfica da Embrapa
Meio Ambiente.
Neste sentido, as tecnologias da informao, por intermdio do GED, esto
sendo

apresentadas,

de

forma

inovadora,

como

ferramentas

para

implementao de poltica de gesto arquivstica de documentos e de informaes

no Setor de Produo Grfica da Embrapa Meio Ambiente.
No entanto, tendo em vista minimizar a situao aqui detectada, sugere-se
a implantao de prticas de arquivsticas, pois se tem como meta aplicabilidade
de um sistema de GED, de forma que seja efetivada a gesto dos documentos a
que se propem, abarcando toda a forma do fazer arquivstico do conhecimento
humano. O que se pretende que os sistemas de GED promovam estas funes
arquivsticas em toda a sua amplitude, de forma originria.
Considera-se que o setor de produo grfica possui fatores potenciais que
podem ser traduzidos em oportunidades, no sentido de direcion-las para a
adoo de um modelo de gesto especfico para seus documentos tcnicos. Um
desses fatores o motivo da construo deste estudo que levou a uma re avaliao da situao atual da gesto documental apresentada pelo setor. Esta
pesquisa poder atender necessidade de reviso gerencial apoiada em

123

tecnologia adequada e padronizada para incluso de funcionalidades que

permitam a indexao e a recuperao dos documentos tcnicos.
Diante desses fatos, o setor de produo grfica teria as seguintes vantagens:
racionalizao do trabalho de arquivamento com aumento de produtividade;
recuperao rpida e precisa dos documentos eletrnicos; impedimento do
acrscimo indiscriminado do volume de documentos e recuperao gil da
informao; otimizao de seus espaos fsicos de trabalho; o controle do trmite
de processos desde sua gerao at a sua destinao final; a facilidade de
transferncia ou eliminao dos documentos; preservao e conservao dos
documentos, e preparo da documentao para a guarda definitiva ou para a
transferncia.
Acredita-se que foi possvel apresentar uma contribuio que permita
avanar no conhecimento relacionado melhoria gerencial na Embrapa Meio
Ambiente, especificamente no Setor de Produo Grfica, na medida em que se
apresenta a oportunidade e a viabilidade de aproveitamento da tecnologia GED
para melhoria nos processos de gesto de documentos, com foco direcionado
para o gerenciamento da informao. Espera-se com isso, que esta dissertao
sirva de referncia para uma melhoria gerencial do setor de produo grfica. O
que fora apresentado aqui, ainda pode ser pouco, mas um comeo de um
grande trabalho que dever ser posto em prtica.

Ao utilizar a gesto arquivstica de documentos como plataforma, a

tecnologia GED apresentada nesta pesquisa, abre, de forma indita, novas
perspectivas para a relao de trs reas do conhecimento, a Cincia da
Informao, a Arquivologia e Cincia da Computao.
Alm de possibilitar uma gama ampla e sofisticada de servios no futuro, a
gesto arquivstica de documentos, realizada por meio de um sistema eletrnico
poder facilitar:

124

A localizao dos documentos nos arquivos;

A agilidade na recuperao das informaes;

A liberao de espao fsico com a eliminao criteriosa de documentos

autorizada pelo sistema; entre outros.
Em funo da vasta abrangncia da tecnologia em estudo, no propsito

da presente pesquisa identificar uma ferramenta especfica de implementao

GED para aplicao no setor de produo grfica, pois cada aplicao de GED
exigir um estudo personalizado. Porm, deve-se limitar observao das
tcnicas e metodologias atualmente utilizadas para a gesto da informao com a
utilizao de ferramentas de GED.
Por no fazer parte dos objetivos finais deste trabalho, no houve um
aprofundamento no estudo dos principais aspectos de projetos, de planejamento e
critrios de avaliao para seleo e contratao de empresas de consultoria. No
houve, tambm, sugestes de solues para GED e indicao de seus respectivos
fabricantes devido grande quantidade de opes no mercado.

Torna -se

necessrio, aps a elaborao do projeto de GED, tendo em mos todas as

atribuies necessrias, analisar as opes disponveis. Alm disso, no foram
considerados alguns pontos relativos a preos de sistemas de gerenciamento
eletrnico de documentos.
Alguns aspectos, que so tambm convenientes, no puderam ser
abordados neste trabalho, tais como os fatores humanos e de cultura
organizacionais envolvidos na implementao de qualquer soluo gerencial, seja
baseada em novas tecnologias ou no. A adoo da tecnologia de gerenciamento
eletrnico de documentos envolve varias mudanas culturais e filosficas,
principalmente no campo de trabalho. Esses tpicos so passveis de estudos
aprofundados, a fim de se diagnosticar os motivos que levam as pessoas a
demonstrarem resistncia quando se trata de novas tecnologias. Esse campo de

125

pesquisa ainda hoje pouco explorado, bem como tambm pouco explorado o
estudo da cultura organizacional e das dificuldades impostas por essa para a
utilizao adequada dos recursos que o GED oferece.

126

REFERNCIAS
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Entrevistado:
Formao:
Cargo na instituio:
rea de atuao:
Entrevista - Roteiro
1) O que voc entende por documento eletrnico?
2) Que documentos compem a categoria de documentos eletrnicos no
setor de produo grfica?
3) Em que tipo de mdia se encontram armazenados os documentos
eletrnicos?
4) Quais as condies e critrios para arquivamento dos documentos?
5) Existem datas (prazos) limites para conservao destes documentos?
6) A Embrapa Meio Ambiente, ou, propriamente, o setor de produo grfica
dispe de facilidades especficas para identificao e recuperao desses
documentos, quando necessrio?
7) Que tipo de controle um sistema de informao deve contemplar para
gerenciar (armazenar, recuperar e atualizar) os documentos eletrnicos e
garantir a acessibilidade e confiabilidade dos mesmos?
8) A Embrapa Meio Ambiente dispe de recursos adequados e disponveis
para a manuteno e preservao de documentos eletrnicos (a longo
prazo)?
9) Voc sabe o que um sistema de Gerenciamento Eletrnico de
Documentos (GED) e quais os benefcios para que ele pode gerar para a
empresa?
10)H arquivista, bibliotecrio (a), historiador (a) ou especialista em gesto de
documentos na empresa?
11) H na empresa um arquivo central?
12) Os documentos que nascem de forma digital so impressos para serem
armazenados no arquivo central?

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13) A empresa solicita ou recebe orientao do Conselho nacional de Arquivos

(CONARQ) sobre os procedimentos da gesto arquivstica de documentos
digitais?
14) A empresa ou setor utiliza-se da aplicao dos princpios arquivsticos nos
processos de tratamento dos documentos convencionais e/ou eletrnicos?

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APNDICE B: Categoria de documentos eletrnicos do Setor de Produo

Grfica
Tipos de documentos que compem a categoria de documentos eletrnicos do
Setor de Produo Grfica da Embrapa Meio Ambiente.
Publicaes Seriadas (cientficas)
Srie Documentos
Boletim de Pesquisa
Comunicado Tcnico
Publicaes Editoriais (cientficas)
Livros
Cartilhas
Folder
Folhetos
Pster

Cartazes

Multimdias

CD-ROM
Pginas HTML (sites)

Documentos (eletrnicos) acrescentados categoria de documentos

eletrnicos do Setor de Produo Grfica da Embrapa Meio Ambiente
segundo pesquisa de campo (entrevista).

Manual de Editorao e Diagramao (formato eletrnico)

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