ADMINISTRADORA DE CONDOMNIOS

A participao das administradoras e das fornecedoras de mo de

obra e servios especializados em condomnio , hoje em dia, um
elemento essencial na administrao moderna, pois, so empresas
com funes econmicas e relaes jurdicas diferentes.
A Lei permite que o sndico delegue as funes administrativas do
condomnio (no podendo ser transferidas as funes de
representao) pessoa fsica ou jurdica, neste caso, as
administradoras, sob sua responsabilidade, mediante aprovao da
Assemblia Geral, em face da complexidade das obrigaes sociais e
de vrias medidas a serem tomadas para a legalizao do
empreendimento, contratos de manuteno de servios, prestaes
de contas mensais, etc. Porm, compete sempre ao sndico, a
fiscalizao, o controle de todos os atos da empresa contratada, bem
como, caber a ele, o sndico, a administrao interna do prdio,
ficando as demais obrigaes que requerem mais trabalho e
conhecimentos especficos, a cargo da administradora. Estas
empresas tambm podem exercer o cargo de sndico, favorecendo
assim, urna melhor organizao profissional para enfrentar os
problemas sempre ocorrentes em uma comunidade condominial.
Funo Administrativa
Uma eficiente e competente administradora de condomnios executa,
praticamente, todas as atividades do sndico, a exemplo de:
contratao e formao do quadro de pessoal, toda a parte de
encargos sociais trabalhistas (folhas de pagamento, escala de folga e
frias, admisso e demisso, punio, etc.), elaborao da previso
oramentria, prestao de contas, emisso dos boletos para
cobrana das contribuies condominiais, pagamento dos encargos
do condomnio, etc.
O principal trabalho de uma administradora est no suporte
administrativo. Com ela, o sndico recebe um auxlio importante,
evitando, assim, a ocorrncia de erros na administrao. Equvocos na
gerncia do condomnio podem gerar prejuzos financeiros, causando
assim, descontentamento dos condminos e, conseqentemente,
perda de sua credibilidade.
Algumas funes das administradoras de Condomnio:
a) Arrecadao das taxas aprovadas em Assemblias Gerais; inclusive
em juzo, se for o caso;
b) Movimento financeiro do condomnio, inclusive pagamento das
obrigaes, provisionamento, etc.;
c) Elaborao das prestaes de contas;
d) Gerenciamento do departamento pessoal, elaborao das folhas de
pagamento, escala de folgas, encargos sociais, etc.;
f) Assistncia s Assemblias Gerais;

g) Assistncia jurdica;
h) Apoio logstico ao sndico, etc.
Outras funes imprescindveis em uma gesto
administrativa:
Organizao, anlise e administrao da locao de reas comuns
do condomnio como cobertura, lajes, garagens e fachadas;
Checagem das condies das reas comuns, esporadicamente,
relatando todas as irregularidades ao sndico;
Disponibilizao de crachs para prestadores de servio e livro de
controle de visitantes;
Controle do consumo de gua, gs e luz. interessante o
lanamento de comparativos de consumo no quadro de avisos,
incentivando sempre a economia;
Ter algum representante nas assemblias, controlando presena e
apresentando informaes teis aos condminos;
Comparao de oramentos, escolhendo prestadores de servio de
qualidade e idneos;
Verificao das condies de reas como salo de festas, salo de
jogos, quadra, playground, churrasqueira, etc.
Na administrao do condomnio preciso muita organizao,
principalmente no armazenamento de toda documentao. A
administradora deve arquivar, organizar, controlar e atualizar uma
srie de documentos. Os principais so:
Cadastro dos proprietrios e inquilinos;
A Conveno;
CNPJ do condomnio;
Seguro Obrigatrio;
Plantas do edifcio;
O Regulamento Interno;
Livro de Atas;
Livro de presena nas assemblias;
Apurao das contas das administraes anteriores;
Pastas com as despesas e receitas referentes aos ltimos cinco
anos;
Contrato para manuteno e conservao de elevadores, bombas
d'gua, portes automticos, porteiros eletrnicos, antenas coletivas,
aquecimento central, ar-condicionado central, caixas d'gua, rede hidrulica, rede eltrica, jardins, piscinas, etc;
Pastas com contas do condomnio;
Taxa anual de licena para o funcionamento dos elevadores.
Uma boa administradora tambm deve oferecer consultoria na
implantao do sistema de segurana do condomnio. Nesse caso, o
sndico deve acompanhar de perto o seu trabalho, pois a empresa no
deve tomar todas as decises sozinha. O sistema utilizado, os
equipamentos adquiridos e at a disposio de cada cmera do CFTV

devem ser escolhidos atravs de projetos elaborados por empresas

especializadas em segurana, onde a integridade dos moradores
dever estar sempre em primeiro lugar.
Recursos Humanos
Assim como qualquer empresa, o condomnio deve manter o seu
quadro de funcionrios devidamente enquadrado nas exigncias da
legislao trabalhista, onde o registro dos funcionrios, bem como o
recolhimento dos impostos incidentes sobre as folhas de pagamento,
direitos e deveres individuais de cada um deles, escalas de folgas,
etc., devem ser rigorosamente controlados pelo sndico, ou no caso
de haver uma administradora, transferida a ela esta atribuio,
porm, sempre sob a responsabilidade do sndico.
A confeco da Folha de Pagamento
Na gesto dos Recursos Humanos, a administradora deve executar
todos os servios relacionados folha de pagamento dos
empregados, comeando pela sua elaborao.
O controle das horas trabalhadas deve ser feito de forma eficiente,
visando evitar qualquer dvida quando calculadas as horas extras,
caso haja. O adicional noturno, os feriados trabalhados, bem como as
faltas injustificadas tambm devem ser lanados mensalmente, caso
haja.
Vale Transporte, Refeio e Convnios Mdicos.
O controle na aquisio e distribuio de vales-refeio, valesalimentao e cestas bsicas, tambm deve ser feito. Na contratao
de convnios mdicos e odontolgicos, a administradora deve
comparar preos e analisar a qualidade dos servios oferecidos.
Salrio Famlia
Alguns funcionrios tm direito ao salrio farru1ia. De acordo com o
Ministrio da Previdncia Social, o salrio famlia um benefcio pago
aos trabalhadores que recebem at um determinado valor como
salrio mensal (valores alterados anualmente), para auxlio no
sustento dos filhos de at 14 anos incompletos ou aos invlidos.
(Observao: So equiparados aos filhos, os enteados e os tutelados
que no possuem bens suficientes para o prprio sustento). Tm
direito ao salrio- farru1ia os trabalhadores empregados e os avulsos.
Os empregados domsticos, contribuintes individuais, segurados
especiais e facultativos no o recebem. Para a concesso do salriofarru1ia, a Previdncia Social no exige tempo mnimo de
contribuio. Ele fornecido diretamente na folha de pagamento de
cada empregado, e este valor deduzido do montante a ser recolhido
na guia da GPS.

Admisso, Demisso
Os trmites existentes na admisso, manuteno e demisso dos
empregados, tambm devem ser executados pela administradora
que, junto com o sndico no processo de seleo, deve buscar
referncias dos candidatos em seus empregos anteriores. Aps a
constatao de que o trabalhador qualificado, devem ser realizados
todos os procedimentos de registro. Entre eles, o imprescindvel
exame adicional.
A administradora poder propor um contrato de experincia antes da
sua efetivao. Este contrato de experincia considerado pela CLT,
em seu art. 443, como uma das modalidades do contrato de trabalho
a prazo, que no poder exceder os 90 dias.
Os funcionrios que nunca tiveram registro em carteira de trabalho
(CTPS) devem ser cadastrados no Programa de Integrao Social
(PIS), onde recebero um nmero de inscrio que possibilitar
consultas e saques dos benefcios sociais administrados pela Caixa
Econmica Federal. Esse nmero servir para toda a vida deles,
independentemente do seu vnculo empregatcio.
Treinamento
O treinamento dos funcionrios tambm deve ser outro item de
responsabilidade da administradora. Cada funo dever ser
explicada separadamente e eles podero ser avaliados na prtica de
suas atividades. Palestras e cursos de recic1agem so timos para
manter um bom nvel dos empregados. O quadro de horrios e escala
de trabalho sero definidos pela administradora, de acordo com as
necessidades do condomnio e exigncias das leis trabalhistas.
Empregados Terceirizados
Nos condomnios onde existam trabalhadores terceirizados, so
exigidos da empresa contratada, os documentos necessrios para
evitar problemas futuros. Esta modalidade apresenta custos mais
elevados, embora oferea algumas vantagens, tais como:
fardamento, substituio do funcionrio faltoso e menor envolvimento
Sndico x Empregados. Deve-se incluir no contrato que a fatura
mensal s dever ser paga mediante a apresentao da nota fiscal de
servios, cpia de pagamento, encargos sociais, 13 salrio, recibo de
frias, etc. O condomnio poder ser co-responsvel em casos de
aes trabalhistas.
Tambm so atribuies das administradoras na gesto de RH
os seguintes itens:
Preencher o Atestado de Afastamento de Trabalho para solicitao e
concesso do auxlio doena;

 Atualizar as carteiras de trabalho;

Fazer a Comunicao de Acidente do Trabalho (CAT) para solicitao
e concesso do auxlio acidente;
Garantir o 13 salrio;
Definir e controlar o quadro de frias;
Elaborar e recolher as Guias da Previdncia Social (GPS);
Preencher a declarao para concesso de aposentadoria;
Obter Certido Negativa de Dbito com INSS (CND);
Recolher as guias de FGTS;
Escolher e checar os uniformes dos funcionrios;
Homologar as rescises de contrato.
Gesto Financeira
Os critrios atualmente praticados pelas empresas administradoras, e
que devem ser analisados pelo condomnio, at para poder identificar
o que mais conveniente, so:
Optar por manter a conta-corrente do condomnio, chamada
vinculada, ou;
Direcionar a receita para uma conta da administradora, chamada
pool.
Conta vinculada: a conta-corrente aberta e mantida exclusivamente
para o condomnio, com movimentao feita de acordo com as
normas contidas na conveno. Alguns condomnios optam em
atribuir a administradora, atravs de procuraes, a emisso de
cheques desta conta. Porm, para isso, deve-se obter a autorizao
da Assemblia.
Por gerar mais trabalho e despesas bancrias, em geral, a conta
vinculada encarece o contrato com a administradora.
Conta pool: aquela em que administradora arrecada em uma nica
conta corrente a movimentao de vrios condomnios. Ou seja,
concentra os recursos de vrios condomnios da administradora.
uma prtica bastante utilizada, porm, tem um grande risco de
ocorrncia de fraudes, uma vez que o controle financeiro apresentado
pela administradora feito atravs de relatrios, os quais no podem
ser comparados atravs dos extratos bancrios. Mas, tem a vantagem
de se reduzir gastos com taxas bancrias.
Uma vez optando pela conta vinculada para o pagamento das
despesas do condomnio, a administradora deve adotar o seguinte
procedimento: encaminha para o condomnio as notas fiscais, recibos
e/ou solicitaes, juntamente com os cheques j emitidos. Estes
cheques devem ser assinados pelo sndico ou por quem determine a
Conveno de cada condomnio. Deve o responsvel pela assinatura
desses cheques, verificar a autenticidade do pagamento, bem como

se o servio e/ou aquisio realmente foram destinados ao seu

condomnio. Valores tambm devem ser verificados e comparados
com os praticados no mercado.
Previso Oramentria:
Para elaborao da previso oramentria devem ser tomados como
base, gastos anteriores e previses financeiras, como reajuste no
preo dos servios, tarifas pblicas e o piso salarial da categoria, que
muda anualmente. Aps sua elaborao, deve ser apreciado e
aprovado na Assemblia Ordinria, para, posteriormente, serem
emitidos os boletos da taxa condominial, e enviados aos condminos
para pagamento no banco.
Outras obrigaes das administradoras na gesto financeira:
Elaborar a previso de gastos para o ano;
Elaborar um quadro de gastos;
Informar os gastos e receita do condomnio para o condmino que
desejar;
Cobrar os devedores;
Controlar vencimentos das contas;
Prestar contas mensalmente;
Emitir boletos bancrios;
Estabelecer uma meta para reduo de gastos suprfluos.
Assessoria Jurdica:
Este servio muito importante para qualquer condomnio. Ao
analisar as propostas para escolha da administradora, o sndico deve
observar a existncia ou no da assessoria jurdica. H empresas que
j incluem no valor cobrado. Outras cobram parte. Isso deve estar
claramente descriminado.
N a gesto jurdica, as administradoras assessoram o sndico nas
questes relacionadas a contratos e assuntos pertinentes ao Cdigo
Civil, Lei do Condomnio, Conveno, Regulamento Interno, dentre
outras. O departamento jurdico dever estar apto a atender os
condomnios nas aes trabalhistas, fiscais, tributrias e cveis que
possam surgir.
Inadimplncia:
A inadimplncia continua sendo a maior inimiga da estabilidade
financeira dos condomnios. Infelizmente, os condminos caloteiros
oneram os demais, pois estes acabam arcando com o "prejuzo".
Dessa forma, os recursos vo ficando escassos e o sucateamento dos
equipamentos mais um problema que surge. Fora isso, comea a
ficar difcil fazer as reformas, manutenes e pagar os funcionrios. A
dvida acaba se transformando em uma bola de neve sem fim,

levando o condomnio falncia. Por isso, a administradora precisa

"ficar em cima" dos devedores, cobrando e acionando judicialmente
se for necessrio.
A administradora deve acompanhar todas as aes judiciais
relacionadas com o condomnio, sem deixar de lado as cobranas aos
inadimplentes. Ela tambm deve deixar o sndico sempre informado
do andamento das aes.