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CAPTULO I
DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
17
APRESENTAO
Diagnstico Organizacional procura avaliar a existncia e a educao das
estratgias vigentes na organizao em relao ao andamento das transformaes
para a construo de seu futuro (COSTA, 2004, p. 51).
So os levantamentos de dados a respeito de uma organizao, para definir
realmente quais so os problemas e fragilidades que ocorre, para que possam ser
remediados e assim resolvidos.
Este trabalho consiste em apresentar a pesquisa organizacional realizada na
SECRETARIA DE ESTADO DO TRABALHO SETRAB. Onde foi feito um
levantamento de suas atividades que so voltadas para intermediao de emprego,
qualificao profissional, gerao de renda e acesso ao seguro desemprego.
Para a coleta dessas informaes foram utilizadas amostras de trs
colaboradores sendo: um da base, um da mdia e o outro da alta hierarquia, sendo
somente para efeito de laboratrio acadmico, onde foram utilizadas trs tcnicas de
pesquisa: a bibliogrfica, a de campo e a documental. E os resultados obtidos
dessas tcnicas foram atravs de quatro instrumentos de pesquisa: O roteiro de
entrevista, check list de observao direta, check list documental e o questionrio.
A importncia deste diagnstico para a organizao de que a mesma ficar
ciente das fragilidades dos seus ambientes: Interno e Externo. E assim podendo
tomar as devidas providncia quanto a sua melhoria, tornando-se satisfatria para
sua demanda.
Temos como objetivo da pesquisa, diagnosticar toda estrutura fsica e
administrativa e avaliar o conhecimento de seus colaboradores, referente aos
procedimentos. Implantados perante o desenvolvimento da organizao, que busca
moderar o ndice de desemprego no Estado do Amazonas, intermediando a mo-deobra ao mercado de trabalho.
No primeiro captulo trata-se em apresentar a entidade, onde mostrar sua
misso, viso, valores e princpios, polticas organizacionais objetivos e metas.
Apresentando sua razo social, endereo, nome fantasia, natureza do negcio e seu
histrico.
No segundo captulo o perfil da entidade, onde mostrar seus produtos e
servios, porte da empresa e caractersticas das instalaes, principais tecnologias,
quadro funcional e o seu organograma.
18
1 APRESENTAO DA EMPRESA
Esta apresentao mostrar detalhadamente os dados que a entidade possui e
o que ela tem a oferecer.
19
20
1.5 VISO
Para o uso prtico na nossa metodologia, adotaremos a seguinte definio.
um modelo mental de um estado ou situao altamente desejvel, de uma realidade
futura possvel para a organizao. A viso deve ser definida de maneira simples,
objetiva, abrangente, mas compreensvel para todos, tornando-se, assim, til e
funcional para os envolvidos com a organizao. (ELIEZER, 2007, p. 35-36).
Com base nos documentos cedidos pela entidade como site da organizao e
Dirio Oficial da Unio, sua viso : Ser reconhecida como modelo de gesto na
implementao e incrementos de polticas pblicas voltadas para a gerao de
trabalho, emprego e renda dos cidados do Estado do Amazonas.
A viso da organizao que nos foi definida possui coerncia, pois, mostra
aonde a empresa quer chegar, quando demonstra a inteno de onde se deseja
que a organizao esteja amanh em seu ambiente, conforme conceito do autor.
Compreende-se que para que a empresa possa ter sucesso a sua viso deve estar
disponvel de modo que os colaboradores possam ler e vem em um local
adequado.
Portanto sugere-se que a viso seja divulgada em murais, quadros, bem como
todos os setores da organizao para que todos tenham conhecimento sobre a
mesma.
1.6 VALORES
Segundo Chiavenato, (2004, p. 64), valor uma crena bsica sobre o que
pode ou no fazer, sobre o que ou no importante. Os valores constituem crenas
e atitudes que ajudam a determinar o comportamento individual.
Conforme a Lei delegada n. 121, de 18 de MAIO de 2007, seus valores so:
tica, Respeito, Melhoria Contnua e Competncia.
De acordo com o que nos foi definido os valores esto coerentes com o
conceito do autor, pois busca atender com excelncia seus clientes, e seus valores
servem como instrumentos para avaliar e dar significado a misso da mesma.
21
1.7 PRINCPIOS
Costa (2007, p. 38) afirma que:
dos
investimentos
pblicos
de
acordo
com
identificao
das
22
1.10 METAS
De acordo com Costa, (2007, p. 53) metas correspondem aos passos ou
etapas, perfeitamente quantificados e com prazos para alcanar os desafios e
objetivos.
23
Federal,
governamentais.
Estadual
Municipal
com
organizaes
no
24
2 PERFIL DA ORGANIZAO
2.1 PRODUTOS E SERVIOS
25
26
Nvel de Escolaridade
27
40 ~ 50 anos
30 ~ 40 anos
18 ~ 30 anos
20
40
60
Etria
28
anos. Percebe-se ainda que a mesma tem em seu quadro funcional colaboradores
com faixa etria entre quarenta e sessenta anos de empresa mostrando que o
quadro funcional da organizao esta equilibrado em termos de experincia.
Portanto sugere-se que a organizao trabalhe estes colaboradores para que
eles desenvolvam de maneira mais eficaz os processos administrativos da
organizao.
Sexo
97
Femenino
103
Masculino
94
96
98
100
102
104
Quantidade por
Sexo
2.5 ORGANOGRAMA
29
quais esto ligados, isto facilita as tomadas de decises para as aes que
organizao deve seguir.
Secretaria
Secretrio
Executivo
Executivo
Assessoria
Jurdica
Comisso
Estadual
de Emprego
Chefe de
Gabinete
Assessoria de
Comunicao
Depto. de
Administrativo
e financeiro
GRH
GEOF
GEAL
Depto. de
Trabalho
GEINF
GESED
GEPO
GIMO
GQP
Depto. de
Gerao de renda
GEASS
GNDE
CNAT
3 ASPECTOS ORGANIZACIONAIS
30
1.Gesto
Seq
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.9
1.10
Atributos
Gerencia administrativa
Gerncia de sistemas de informao
Gerncia de planejamento
Gerncia setorial (Setores em geral)
Gerencia de Oramentos e finanas
Relacionamento com clientes
Investimentos em tecnologia
Investimentos em recursos humanos
TOTAL
Ponto
Forte
1
1
1
0
1
1
0
0
5
Ponto a
Melhora
r
0
2
1
3
2
1
2
2
13
Ponto
Fraco
2
0
1
0
0
1
1
1
6
31
2. Recursos Humanos
para a organizao.
32
3. Mquinas
Seq
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Atributos
Equipamentos de manuseio
Veculos
Instalaes eltricas
Instalaes hidrulicas
Instalaes de Segurana
Mquinas, equipamentos e sistemas
de produo (Produo Interna)
Redes, intranet, extranet e Internet.
TOTAL
Ponto
Forte
0
0
0
0
0
0
0
0
Ponto a Ponto
Melhorar Fraco
2
1
1
2
1
2
3
0
1
2
2
2
12
1
1
9
Atributos
Ponto Ponto a
Forte Melhor
ar
Conhecimento do mercado e dos
1
2
concorrentes
Flexibilidade e negociaes
1
2
Ponto
Fraco
0
0
4. Marketing
33
4.3
4.4
4.5
0
0
0
2
2
2
0
8
1
1
3
5
5. Materiais
Seq
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
Ponto
Forte
Desenv. de parcerias com fornecedores
0
Cadeia do suprimento, logstica.
0
Controle de estoques em quantidade
0
Controle de estoques em qualidade
0
Registro de entradas de bens
0
patrimoniais
Garantia assegurada da qualidade dos
0
bens patrimoniais
TOTAL
0
Atributos
Ponto a Ponto
Melhorar Fraco
3
0
1
2
2
1
1
2
1
2
1
34
6. Meio Ambiente
Atributos
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
Ponto
Forte
0
0
0
0
1
1
Ponto a Ponto
Melhorar Fraco
0
3
1
2
0
0
3
2
1
3
2
11
TOTAL
Percebe-se no quadro 6 (seis) que a organizao preocupa-se com o meio
ambiente e tem implantado em seu sistema a coleta de lixo seletivo, sendo uma
estratgia positiva para a organizao. Porm percebe-se que os programas de
economia de gua, energia, insumos e telefonia diante de seus colaboradores
precisam ser trabalhados, pois conforme pesquisa feita atravs de questionrios
foram identificados vrias deficincias nessas reas. Portanto sugere-se que a
organizao mantenha um controle mais eficiente desses programas, pois tais
fatores so necessrios para a mesma.
Atributos
Circulao interna
Estacionamentos
35
Iluminao interna
Iluminao externa
Limpeza
e
arrumao
dos
7.5 departamentos
7.6 Infra-estrutura do prdio
7.7 Tcnica de Segurana do Trabalho
7.8 Proteo e segurana pessoal
7.9 Proteo e segurana patrimonial
7.10 Sinalizao visual interna
7.11 Sinalizao visual externa
TOTAL
7. Meio fsico
7.3
7.4
0
0
2
1
1
2
0
0
0
0
0
0
3
3
3
3
3
3
0
0
0
0
0
0
0
0
3
28
0
5
Nota-se que no quadro 7 (sete) a organizao no tem seu meio fsico como
prioridade, pois precisa melhorar os setores de circulao interna, limpeza e
arrumao dos departamentos, infra estrutura do prdio, tcnica de segurana do
trabalho, proteo e segurana pessoal, proteo e segurana patrimonial e
sinalizao visual interna e externa. Quando refere-se aos pontos fracos destacamse os reas de estacionamento e iluminao externa.
Logo nota-se uma necessidade de melhoria no meio fsico da organizao, pois
para exercer e prestar os servios que so oferecidos pela sercretaria com
excelncia necessrio primeiro oferecer uma estrutura que consiga atender a essa
demanda.
Atributos
Comunicao com os fornecedores
Comunicao para imprensa
Comunicao para publico
36
8. Comunicao
8.4
8.5
8.6
8.7
8.8
0
0
0
0
2
2
1
2
1
1
2
1
12
Atributos
Procedimentos Organizacionais
Metodologia para gesto de projetos
Metodologias para desenvolvimento de
servios
37
9.4
9. Procedimentos
9.5
9.6
0
2
3
11
0
5
10. Finanas
Seq
Atributos
elaborao
de
projetos
na
aquisio
de
mercadorias
38
apresenta ponto forte. Portanto sugere-se que a mesma reveja os setores com
deficincia, pois isso poder acarretar problemas futuros.
3.1.2 Grfico de reas crticas
Conforme Costa (2007, p. 122) o grfico radar muito til para mostrar a
evoluo de uma rea crtica ao longo do tempo, [...]. E quanto mais prximo do
centro estiver o atributo, melhor estar a empresa naquele aspecto quanto mais
distante do centro pior.
39
40
acompanhamento
de
processos
trabalhistas
assessoria
aos
departamentos para organizao isso bom, pois demonstra que a parte financeira
da empresa, esto de acordo com o propsito ao qual ela foi criada.
O grfico radar nos mostra que as reas que encontram-se bem desenvolvidas
so Gesto e Marketing, pois estes setores apresentam-se consistentes com suas
atividades desempenhadas. Conforme dados adquiridos atravs de entrevistas este
resultado deve-se ao grande investimento que a empresa vem fazendo nestes
setores. Logo, a organizao dever dar continuidade nesses investimentos com o
objetivo de obter melhorias contnuas.
Nas reas de Recursos Humanos, Mquinas, Materiais, Comunicao,
Procedimentos e Finanas a Secretaria precisa rever seus processos, suas
metodologias e as suas normas administrativas, pois conforme dados coletados em
questionrios
notou-se
vrias
inconsistncias
em
seus
processos
tanto
41
42
Oliveira (2004, p. 92) A anlise externa tem por finalidade estudar relao
existente entre a empresa e seu ambiente em termos de oportunidades e ameaas,
bem como a sua atual posio produto versus mercado e, prospectiva, quanto a sua
posio produtos versus mercado desejado no futuro.
Representa a anlise dos fatores externos organizao que possam
influenciar na sua atuao.
3.2.1 Oportunidades
De acordo com Costa (2007, p. 386) Oportunidades so situaes externa,
tendncias ou descontinuidade futura, que, se adequadamente aproveitada pela
empresa ou entidade podem influenci-la positivamente de seu propsito.
Conforme questionrio aplicado pelos pesquisadores as oportunidades para
esta organizao so pontos importantes para melhorar os processos da
organizao, bem como abrir um leque de possibilidade no que diz respeito ao
relacionamento com outras empresas para oferecer mais empregos para o
trabalhador.
Percebe-se que a organizao esta comeando a voltar suas atenes para as
oportunidades, uma vez que a procura pelo servio prestado por ela aumenta a cada
dia. Portanto sugere-se que a organizao interaja com os seus colaboradores, para
que eles possam ajudar a instituio a conseguir um grau maior de qualidade nos
processos administrativos e de atendimentos pontos que deveriam ser fortes para a
mesma.
3.2.2 Ameaas
Conforme Costa (2007, p. 285) Mesmo que a organizao esteja promovendo
mudana avanadas em relao ao mercado, a no-mudana poder acarretar,
eventualmente, uma perda de competitividade, com riscos para o bem estar de
todos na empresa.
De acordo com o questionrio aplicado, a secretaria aumenta a preocupao
com as ameaas descritas, pois elas esto diretamente relacionadas com o
oramento do rgo e com o corpo de colaboradores, uma vez que a instituio
deve atender a muitos municpios. Vale salientar que a organizao tambm esta
43
44
os
clientes
da
secretaria
encontram-se:
os
trabalhadores
45
46
CONCLUSO
Neste trabalho foi possvel perceber a importncia de se fazer um Diagnstico
Organizacional, Diagnstico esse que nos mostrou que preciso conhecer o local
antes de mudar. Na elaborao deste Diagnstico foi possvel perceber ainda o
comprometimento e a percepo dos participantes da equipe, mesmo diante de
todos os fatores que influenciaram negativamente para a elaborao deste. Foi feito
a utilizao das bases de conhecimentos cientficos de obras especializadas sempre
aplicando o mtodo de investigao sobre as aes propostas.
Diante do exposto percebe-se que na apresentao da empresa a Misso bem
definida, ficando disponvel no site da organizao, s deixando a desejar a
47
48
49
CAPTULO II
PROPOSTA DE IMPLEMENTAO
4 JUSTIFICATIVA
50
51
5 FORMULAO DA PROBLEMTICA
Em nossa empresa foi identificado que o setor mais relevante e com maiores
ocorrncias de problemas foi o de Gesto de Pessoas, pois conforme os nossos
entrevistados a empresa tem pouca eficincia nessa rea, porm em nosso
demonstrativo do grfico radar pode-se observar que a rea mais problemtica a
de materiais, porm chegamos a concluso que para atingir as reas com mais
ocorrncia de problemas necessrio atingir o marco zero de tudo que de acordo
com o estudo foi o setor de Gesto de Pessoas.
Sabemos que para resolver este problema necessrio atingir o local que
provoca todos os outros problemas. Acreditamos que uma vez resolvido o problema
de gerncia todos os outros se resolvem por conseqncia.
52
6 OBJETIVOS
53
7 FUNDAMENTAO TERICA
7.1 GESTO DE PESSOAS
Chiavenato (2007, p.6.) diz que:
A Gesto de Pessoas uma rea muito sensvel mentalidade que
predomina nas organizaes. Ela contingencial e situacional, pois
depende de vrios aspectos, como a cultura que existe em cada
organizao, da estrutura organizacional, da estrutura organizacional
adotada, das caractersticas do contexto ambiental, do negcio da
organizao, da tecnologia utilizada, dos processos internos e de uma
infinidade de outras variveis importantes.
Gesto de Pessoas tem um papel importante dentro da empresa, uma vez que
atravs dela que possvel identificar os pontos que devem ser trabalhados junto
com seu corpo de funcionrios para que funcione de forma correta. atravs dela
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
8 ORGANIZAO
Federal,
Estadual
Municipal
com
organizaes
governamentais.
Localizada na Avenida Joaquim Nabuco, 1919, Centro - CEP: 69020-030.
Os principais servios oferecidos pela Secretaria so:
1.Servio de intermediao de mo de obra;
2.Servio de qualificao social e profissional; e
3.Seguro desemprego.
no
64
65
Portanto sugere-se que a viso seja divulgada em murais, quadros, bem como
todos os setores da organizao para que todos tenham conhecimento sobre a
mesma.
Buscar Empregos;
clara, para que os colaboradores entendessem o caminho que ela deveria seguir
para atingir suas metas.
66
8.1 ORGANOGRAMA
O organograma de uma organizao amostra clara da posio que
representa cada membro da direo, assim como os departamentos e setores os
quais esto ligados, isto facilita as tomadas de decises para as aes que
organizao deve seguir.
Secretaria
Secretrio
Executivo
Executivo
Assessoria Jurdica
Assessoria
Comunicao
Comisso Estadual
de Emprego
de
Chefe de Gabinete
Depto.Administrativ
o e financeiro
Depto. de Trabalho
GRH
GEOF
GEINF
GEAL
GEPO
GESED
GIMO
GQP
Depto. de Gerao de
renda
GEASS
GNDE
CNAT
67
9 METODOLOGIA
O mtodo um instrumento do conhecimento que proporciona aos
pesquisadores, em qualquer rea de sua formao, orientao geral que facilita
planejar uma pesquisa, formular hipteses, coordenar investigaes, realizar
experincias e interpretar os resultados. Em sentido mais genrico, mtodo, em
pesquisas, seja qual for o tipo, a escolha de procedimentos sistemticos para
descrio e explicao do estudo. No desenrolar da pesquisa, podem aparecer
vrias formas de mtodos. (Fachin, 2005, p. 27).
9.1 ANALISE DOCUMENTAL
Os documentos que tivemos acesso nesta autarquia foram:
Dirio Oficial do Estado (DOE): Neste documento tivemos acesso s informaes
sobre todas as decises tomadas pelo poder executivo, essas decises so muito
importantes, pois apenas uma delas capaz de mudar toda rotina e estratgia
adotada por determinada gerncia.
Lei delegada n 121, de 18 de maio de 2007: Neste documento encontramos
informaes sobre competncias e estruturas organizacionais, competncias das
unidades, competncia dos dirigentes e cargos e provimentos em comisso.
Site da secretaria: Aqui obtemos informaes destinadas ao pblico em geral.
So informaes bsicas sobre a SETRAB, como processos e atividades externas,
bem como informaes de como foi criada e outras.
9.2 ENTREVISTA
Nas perguntas feitas ao colaborador da secretaria observamos que em relao
distribuio de departamentos est alocado em diversas reas de atuao que so
administrativos, de trabalho e gerao de renda, o que pode ser observado nas
respostas do entrevistado.
68
Outro ponto importante o fato dos trabalhadores terem benefcios como ticket
alimentao, atendimento a assistncia social ao colaborador conhecido como
(NAS).
Foi possvel observar que a empresa tem projetos voltados para tentativa de
satisfazer o colaborador, a empresa tem conselho de criana que busca interagir o
colaborador com atividades extra, voltados principalmente para o meio social.
O critrio de seleo voltado para obteno de servidores, porm somente
por meio de concurso pblico. A nica seleo de fato se d atravs da contratao
de trabalhadores terceirizados e de estagirios, essa seleo se d atravs da
anlise do currculo e o encaminhamento do funcionrio para o setor relacionado.
Embora as atividades extras sejam voltadas para o meio social, a SETRAB no
trabalha sobre responsabilidades sociais, pois as aes referentes ao (SINE) que
um rgo pertencente secretaria j esto voltadas para a responsabilidade social,
que se d atravs do atendimento ao pblico externo.
Os colaboradores so capacitados com atravs de cursos de qualificao, so
indicados a participarem de palestras e seminrios que so realizados atravs de
empresas renomadas.
As formas de motivao utilizada pela secretaria esta voltado para
agradecimentos publicados em mural e at mesmo no Dirio Oficial do Estado
(DOE), na realizao de datas comemorativas como aniversrios e na elaborao de
cartes de agradecimentos.
9.3 OBSERVAO DIRETA
Foi afirmado em entrevista que a organizao est divida em trs
departamentos: que so; Administrativo, Trabalho e Gerao de Renda, dessa forma
percebe-se que os colaboradores tm uma viso geral da organizao onde atua,
deixando a desejar mais informaes quanto aos detalhes de seus departamentos.
Pois foi observado durante a pesquisa que a mesma dispe de mais setores
inclusos na administrao, isso se torna um ponto negativo para a Organizao.
Quanto aos benefcios a organizao deixa a desejar para os seus colaboradores,
pois o que oferece no o suficiente para a manuteno de seus colaboradores,
onde deixa os mesmos desmotivados para o bom desempenho nas atividades da
69
organizao, pois toda organizao que se preze tende a oferecer benefcios mais
convenientes tais como: Plano de sade vale transporte, ticket alimentao, etc.
Percebe-se que a organizao mostra interesse quanto a capacitar seus
colaboradores, isso um ponto muito importante para a mesma, pois dessa forma
os colaboradores estaro aptos a desempenhar suas atribuies. Outro ponto
importante so os critrios de recrutamento e seleo, pois conforme foi afirmada
em entrevista a organizao busca seus colaboradores por meio de concursos
pblicos sem muitos critrios tanto por conhecimento terico, quanto por
conhecimento pratico. A viso do entrevistado esta totalmente de acordo com o que
foi observado na organizao, visto que esse tipo de seleo embora seja utilizado
com freqncia, at por ser uma instituio pblica, acaba por prejudic-la no fato de
que a seleo se dar de modo incompleto.
Percebe-se que A organizao no tem muito comprometimento com seus
funcionrios, pois a mesma visa somente a sua demanda, isso se torna um ponto
muito negativo para a mesma, pois ela deve ter comprometimento junto aos seus
colaboradores para que eles se sintam aparados pela Organizao.
Quanto ao treinamento foi observado que a organizao percebe que seus
colaboradores precisam ser capacitados para o bom desempenho de suas
atividades, um ponto relevante pelo fato de que toda a organizao tem o dever de
treinar seus colaboradores, caso esses treinamento disponha de pontos positivos
para a organizao.
Percebe-se que a forma que a organizao utiliza para motivar seus
colaboradores no o suficiente, pois h outras formas para se motivar um
colaborador tais como, participao de resultados, reconhecimento do bom
desempenho de seus colaboradores, etc. Portando a organizao deve rever esse
ponto de motivao, pois se considera um ponto a melhorar.
70
10 PROPOSTA DE SOLUO
71
Atividades
Custo
Gesto
Durao
de
Pessoas:
Custos
Liderana/
6 Dias
R$ 4.500,00
Interpessoais/ Qualidade
Material Didtico para o Curso
Almoo (Treinamento)
Sala de Treinamento
Plano de Sade
Auxilio Farmcia
Espao Cultural e Lazer ( Convnio c/ Sesc)
Jornal informativo Interno
TOTAL
6 Dias
6 Dias
6 Dias
-----
(R$750,00 p/ pessoa)
R$ 100,00
R$ 216,00
R$ 0,00
R$ 5.000,00
20% de Desconto
R$ 1.600,00
R$ 2.000,00
R$ 18.416,00
11 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
Quadro 12 Cronograma do Projeto
72
CRONOGRAMA
Itens
1
Atividades
Diagnstico Revisado
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Apresentao
Justificativa
Problemtica
Objetivos (Geral e Especfico)
Fundamentao Terica
Entrevista
Observao Direta
Proposta de soluo
Digitao e Formatao
Apresentao do projeto em Seminrio
Devoluo dos Projetos Corrigidos
AGO
XX
SET
OUT
NOV DEZ 1
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
2
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
73
CAPTULO III
IMPLEMENTAO
12 FUNDAMENTAO TERICA
74
Pessoas fazem parte da razo de ser de uma organizao e por isso precisam
ser desenvolvidos, trabalhados e mantidos, pois elas so o capital intelectual dessas
empresas. A Gesto de pessoas muito importante para esse contexto empresarial,
pois atravs dela que se pode monitorar esses colaboradores para que se
mantenham atualizados constantemente.
12.1.1 Desafios da Gesto de Pessoas
A gesto de pessoas tem como principal propsito o desafio de integrar e
relacionar as necessidades pessoais do colaborador com as necessidades
organizacionais, uma vez que a tendncia dessas necessidades divergirem entre
si, pois de acordo com (CHIAVENATO, 2000, p.84) O homem dotado de
necessidades que se alteram ou se sucedem conjunta ou isoladamente.
Ainda de acordo com (CHIAVENATO, 2000, p. 84) Satisfeita uma necessidade,
surge outra em seu lugar e, assim por diante, contnua e infinitamente.
Portanto para a gesto de pessoas sempre desafiante conciliar as
necessidades de seus colaboradores com as reais necessidades da organizao,
pois ela percebe-se que ela ter que trabalhar tanto a parte organizacional como a
parte pessoal.
75
76
77
78
PDCA a sigla das palavras inglesas PLAN, DO, CHECK e ACTION quando
traduzidas: Planejar, executar, verificar e agir, onde de maneira simples e objetiva
afirma que dentro de uma organizao de fundamental importncia que se faa
primeiramente um planejamento definindo os mtodos, treinar os colaboradores para
que executem o planejado, verificar os resultados do que foi executado e agir de
forma a prevenir os efeitos indesejados adotando como padro aquilo que foi
planejado, para que haja um planejamento contnuo (MARSHAL, 2008).
79
80
12.2.2 Fluxograma
Manganote (2001, p.156), define fluxograma como:
[...] um mtodo para descrever graficamente um processo existente, ou um
novo processo proposto, usando smbolos simples, linhas e palavras, de
forma a apresentar graficamente as atividades e a seqncia do processo.
Esta ferramenta consiste em uma representao grfica de um processo ou
fluxo de trabalho, possibilitando a compreenso adequada do fluxo de
informaes ou documentos que compe o processo de uma atividade
dentro da organizao.
Sua aplicao dentro da organizao importante para a simplificao e
racionalizao do trabalho, permitindo a compreenso e posterior dos
processos desenvolvidos em cada departamento ou rea da organizao,
facilitando a identificao de deficincias uma vez que oferece a
visualizao de todos os passos operacionais.
81
1.
2.
3.
4.
82
83
84
85
86
Inicio
Encaminha o candidato a
exames
clnicos
e
apresentao
dos
documentos.
Acompanhamento
do
candidato at seu local de
trabalho para integrao
Realizao da prova do
Concurso Pblico
Fim
No
Aprovado
Fim
Sim
1
87
Incio
Integrao do Gestor na
Secretaria
Aprovado
?
Verifica a necessidade de
Treinamento do Gestor
No
Sim
No
H
Necessidade
?
Provimento de Cargo em
Comisso
Sim
Programar treinamento
Publicao da Nomeao
conforme a necessidade
Informa ao Gestor o perodo
e local da realizao do
treinamento
Recebimento dos
documentos pessoais do
Nomeado a exercer o cargo
FIM
FIM
Legenda
SIGLA
DAF
NGP
SIGNIFICADO
Departamento Administrativo e
Financeiro
Ncleo de Gesto de Pessoas
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Terminal
Operao
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Deciso
Conector de Rotina
88
14 DESENVOLVIMENTO (DO)
89
90
A importncia da entrevista para o trabalho proposto que por meio dela podese interpretar todas as informaes obtidas, para que se possa organizar e analisar
os dados para assim serem desenvolvidos.
A entrevista realizada foi de extrema importncia, pois foi com base nela que
podemos analisar e montar todo o processo de funcionamento da Secretaria em
relao ao Setor de Gesto de Pessoas, onde elaboramos como funciona o fluxo do
processo. E por fim depois deste processo ser analisado e identificado sua falha
podemos elaborar um fluxograma proposto para a melhoria deste processo.
14.1.3 Observao Direta
Para Lakatos e Marconi (2001, p. 190), a observao direta uma tcnica de
coleta de dados para conseguir informaes e utilizar os sentidos na obteno de
determinados aspectos da realidade. No consiste apenas em ver e ouvir, mas
tambm em examinar fatos ou fenmenos que s deseja estudar.
Esta Observao permite identificar durante a pesquisa todos os aspectos
relacionados aos acontecimentos no dia a dia da Secretaria, de acordo com o
diagnostico levantado e assim promovendo as melhorias nos processos para o bom
desempenho da organizao.
14.1.4 Visita Tcnica I
A primeira Visita Tcnica foi realizada no dia 14 de maro de 2010. A equipe
pesquisadora foi recebida pela Sra. Tlia Rabelo, gerente de Recursos Humanos, e
teve como objetivo coletar e mapear informaes do processo atual da rea de
gesto de pessoas.
14.1.5 Visita Tcnica II
Na segunda visita tcnica, realizada no dia 10 de abril de 2010, Sra. Tlia
Rabelo, gerente de Recursos Humanos recebeu a equipe que teve como objetivo
apresentar aos gestores da organizao as ferramentas a serem aplicadas para a
melhoria no processo de gesto de pessoas, tais como o diagrama de Ishikawa,
5W2H e fluxograma proposto.
14.1.6 Visita Tcnica III
91
92
PLANO DE AO 1
Tipo de
Plano de
Ao
rea:
Data
Elaborao
Responsvel pela
Atualizao
Data da reviso
Mrio Srgio
28/05/2010
Origem da Ao
(Why?)
Como Mtodo
(How?)
Necessidade
da
contratao de tcnicos
especializados
Realizar
um
levantamento
da
necessidade
de
contratao de tcnicos
Atravs da aplicao
de
questionrios
juntos aos gerentes
de setores
Licitar
empresa
qualificada
para
construo
do
auditrio ou de sala
Atravs
de
advogado
especializado
Excesso de reunies
externas
afastando
membros
fixos
do
projeto
Horrios das pessoas
envolvidas na ao no
coincidem
Construir Auditrio ou
sala de reunio no local
Analisar
meios
de
adequar honorrio para
no diferenciarem
Quando
Prazo
(Weh?)
P 30/out
R
01/nov
10/dez
Quem
Responsvel
(Woh?)
Mrio
Onde
Local
(wehre?)
SETRAB
Quanto
despesa
(How much?)
R$ 25,00
CGL
(Comisso
Geral de
Licitao)
Acessria
Jurdica
SETRAB
R$ 8.000,00
SETRAB
R$ 3.000,00
Responsvel pela
Atualizao
Data da reviso
Jos Eduardo
Origem da Ao
(Why?)
Como Mtodo
(How?)
No
h
gestores
qualificados e treinados
para exercer a funo
Aplicar
cursos
especficos para gesto
de pessoal
Terceirizar servios de
empresas
especializadas
em
manuteno
de
computadores
Contratar instrutores
qualificados para a
realizao do curso
05/out
Licitar
Empresas
especializadas
15/nov
No h estrutura no
espao fsico
Redefinir layout
estrutura fsica
da
Licitar
empresa
especializada
No h avaliao para
reclassificar mo de
obra em cargos e
salrios
Elaborar um plano de
avaliao
de
colaboradores
Fazendo
reunio
com a diretoria da
secretaria
20/nov
No h manuteno
peridica
dos
computadores
Quando
Prazo
(Weh?)
P
30/ago
R
-
Quem
Responsvel
(Woh?)
Daniel
Onde
Local
(wehre?)
SEBRAE
Quanto
despesa
(How much?)
R$ 1000,00
Daniel
CGL
(Comisso
Geral de
Licitao)
R$ 4.000,00
CGL
(Comisso
Geral de
Licitao)
SETRAB
R$ 2.000,00
Jos Eduardo
Jos Eduardo
R$ 0,00
93
Tipo de Plano de Ao
rea:
Data Elaborao
Origem da Ao
(Why?)
Falta
de
planejamento
e
mtodos nas aplicaes das
atividades
Falta
de
um
programa
institucional que trabalha o
relacionamento interpessoal
Falta de manual de normas e
procedimentos de gesto de
pessoas
Falta de auditrio e salas
totalmente ocupadas
Como Mtodo
(How?)
Utilizar
formulrios
de
entrevista
e
questionrios
Quando
Prazo
(Weh?)
P 10/out
R -
Buscar
no
mercado novas
tecnologias
P 11/out
Buscar
no
mercado manual
atualizados
Buscar juntos as
imobilirias
P 12/out
R -
R
P 15/out
R
Quem
Responsvel
(Woh?)
Onde
Local
(wehre?)
Quanto
despesa
(How much?)
Walkison
SETRAB
R$ 100,00
Walkison
Biblioteca
cda
Uninorte
R$100,00
Walkison
Livraria
Lira
R$ 400,00
Walkison
Centro de
Manaus
R$ 8.000,00
Realizar um levantamento da
necessidade de contratao de
tcnicos
Mario
Mrio
Mrio
Daniel
Jos
Eduardo
Daniel
Dez
Nov
Out
Set
Ago
Jul
Jun
Mai
Abr
Mar
Respons
vel
Fev
Aes Planejadas
Jan
2010
94
Jos
Eduardo
Walkison
Walkison
Walkison
de
Walkison
95
Meta 01
Horrios
pessoas
envolvidas
ao
coincidem
Excesso
reunies
externas
afastando
membros
do projeto
META 02
Dez.
Nov.
Out.
Set.
Ago.
Jul.
Jun.
Maio
Abr.
Mar.
Fev.
Item de
Verificao
das
na
no
Analisar meios de
adequar honorrio
para
no
diferenciarem
Mario
Relatrio de
Programao
de
Construir Auditrio
ou sala de reunio
no local
Mrio
Planta de
construo do
auditrio
Realizar um
levantamento da
necessidade de
contratao de
tcnicos
Mrio
Relatrio de
Pesquisa
Terceirizar servios
de empresas
especializadas em
manuteno de
computadores
Daniel
Contrato
Elaborar um plano
de avaliao de
colaboradores
Jos
Eduardo
Plano de
Avaliao
Aplicar cursos
especficos para
gesto de pessoal
Daniel
Lista de
Freqncia
Falta de
estruturao no
espao.
Redefinir layout da
estrutura fsica
Jos
Eduardo
Relatrio da
metodologia
Falta de manual
de norma e
procedimento de
gesto de
pessoas.
Aquisio de
material atualizado
sobre gesto de
pessoas
Walkison
Nota Fiscal
Levantar dados
sobre o
funcionamento do
processo gesto
de pessoas
Walkison
Formulrio de
entrevista
Alugar salas e
auditrios
Walkison
Contrato de
Aluguel
Utilizar novos
programas de
integrao
organizacional
Walkison
Programa
Aprovado
fixos
Falta de tcnicos
especializados
na
elaborao
do plano de
ao
Falta de
manuteno dos
computadores e
impressoras.
Falta de
avaliao para
reclassificao
de cargos e
salrios.
Falta de
interesse em
qualificar e
treinar os
gestores.
META 03
Jan.
Medidas a Serem
Tomadas
Principais Causas
Resp.
Folha de Verificao
Responsvel pela Atualizao:
Jos Eduardo Ribeiro
Tema do Projeto: Proposta de Implementao de um Sistema Focado na Eficincia do Setor de Gesto de Pessoas da Secretaria de Estado do Trabalho
SETRAB
Grupo: 04
Cronograma
Falta de
planejamento e
metodologia nas
aplicaes das
atividades.
Falta de
auditrio e salas
totalmente
equipadas.
Falta de um
programa
institucional que
trabalha o
relacionamento
interpessoal dos
colaboradores.
16 AO (ACT)
16.1 DIAGRAMA DE ISHIKAWA META 1
96
Mquina
Mtodo
Excesso
de
reunies
externas afastando membros
fixos do projeto
No definio
de ao de
estruturao do
setor de gesto
de pessoas
Mo de Obra
Meio Ambiente
pois
suas
capacidades
tcnicas
so
imprescindveis
para
desenvolvimento do projeto.
Falta de manutenoMquina
dos
computadores e
impressoras.
Falta de interesse em
Mtodo
FaltaFalta
de avaliao
de estruturao
para no
reclassificao
espao.
de
cargos
qualificar e treinar os gestores
e salrios.
Mo de Obra
Meio Ambiente
No aplicar
ferramentas de
estruturao e
estratgia para o
setor de gesto de
pessoas
97
Medio
Falta de auditrio e salas
totalmente equipadas.
Mo de Obra
Falta de manual de norma e
No analisar os
Falta deproblemas
planejamento e
relacionados
a m
metodologia
nas
gesto
aplicaes
das praticada
atividades
pelo setor de gesto
de pessoas
98
CONCLUSO E RECOMENDAES
99
que
ajudam
melhorar
relacionamento
interpessoal
dos
REFERNCIAS
100
101
102
APNDICE
APENDICE I
103
ROTEIRO DE ENTREVISTA I
DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
ROTEIRO DE ENTREVISA
EMPRESA: __________________________________________________
PESQUISADOR: ______________________________________________
104
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
8) Quais so as polticas organizacionais existentes na empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
9) Quais so os objetivos da empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
10) Quais so as metas da empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
11) Qual o histrico da empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
12) Quais so os produtos oferecidos ao cliente?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
105
106
___________________________________________________________________________
22) Quais so as ameaas identificadas para a organizao?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
23) Quais so os aspectos organizacionais que facilitam e melhoram os processos existentes?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
24) Quais so os fatores que podem agredir futuramente a organizao?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
25) Quais so as parte interessadas que esto diretamente envolvidas com a organizao?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
26) Quais so os principais clientes?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
27) Quais so os principais fornecedores?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
28) Qual o principal diferencial competitivo da organizao?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
29) Quais so os principais concorrentes da organizao?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
30) Quais so os principais servios prestados?
___________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
107
APENDICE II
ROTEIRO DE ENTREVISTA II
1 Como esto distribudos os departamentos de empresa?
108
APENDICE III
RELATRIO DE ATIVIDADE COMPLEMENTAR (ESTGIO III)
Curso
Administrao
Professor (a) Christiane Souza de Freitas
Disciplina
Estgio Supervisionado III Implementao
GRUPO N.o.: 04
Tipo
VISITA TCNICA 01 Organizao
SECRETARIA DE ESTADO DO TRABALHO - SETRAB
Data
14/04/2010
Durao: 4 horas
Objetivo
Conhecer e mapear o processo de gesto de pessoas.
RELATO DAS ATIVIDADES
1. Realizar a visita tcnica na Secretaria de Estado de Trabalho para conhecer e
mapear o processo no setor de Gesto de Pessoas;
2. Realizar entrevista com os principais gestores, com o intuito de conhecer o
processo do setor.
3. Verificar o grau de conhecimento dos principais gestores em relao ao
processo;
4. Compilar os dados da entrevista e elaborar o fluxograma;
5. Fotografar o local para registrar o andamento do processo.
RESULTADOS ALCANADOS
Com a realizao das atividades podemos destacar os seguintes resultados
alcanados:
Aps a realizao da visita tcnica na Secretaria do Estado de Trabalho foi possvel
identificar as principais etapas do processo de Gesto de Pessoas;
Com a realizao da entrevista junto aos gestores foi identificado o nvel do
conhecimento destes em relao ao processo de Gesto de Pessoas, que de fato
demonstraram falhas neste quesito;
Aps entrevista realizada, obteve-se dados relativos pesquisa e para que seja feita
a compilao em forma de fluxograma do processo; sendo este possvel atravs da
entrevista com gestores.
A equipe se reuniu para fotografar o ambiente e identificar os principais pontos do
processo, que possvel ver nas fotos em anexo.
RELATRIO DE ATIVIDADE COMPLEMENTAR
COMPONENTES DO GRUPO
MATRCULA
DANIEL NASCIMENTO FERREIRA
JOS EDUARDO ALCON RIBEIRO
MARIO SERGIO MONTEIRO DA SILVA
WALKISON PINHEIRO SOARES
0307730-6
0610875-0
0617313-6
0204613-0
OBSERVAES
ASSINATUR
A
109
DATA
REGISTRO FOTOGRFICO
Foto 1 (fachada)
110
APENDICE IV
Curso
Administrao
Professor
(a)
Disciplina
III
- GRUPO N: 04
VISITA TCNICA 02
Tipo
Organizao
Data
Objetivo
RESULTADOS ALCANADOS
No dia 10/04 realizou-se a visita tcnica, onde a equipe foi recebida pela Sra. Tlia Rabelo, gerente de
Recursos Humanos. Apresentou-se na ocasio as problemticas que atual rea enfrente no seu
processo de trabalho que foram identificadas com a realizao do Diagnstico Organizacional.
Foram apresentados os planos de ao, juntamente com uma folha de verificao e um cronograma
das atividades a serem executadas e o fluxograma proposto com o objetivo de melhorar a
performance da rea.
A senhora Tlia Rabelo, reconheceu os problemas expostos que dificultam o fluxo do processo e
mostrou-se interessada nas possveis melhorias.
Segundo a mesma, as propostas apresentadas pela equipe sero encaminhadas a Diretoria da
Organizao, pois as propostas vo de encontro com as necessidades da Organizao.
MATRCULA
ASSINATUR
A
0307730-6
0610875-0
0617311-6
0204613-0
OBSERVAES
DATA
111
APENDICE V
Curso
III
GRUPO N: 04
VISITA TCNICA 03
Tipo
Organizao
Data
Objetivo
MATRCULA
ASSINATU
RA
0307730-6
0610875-0
0617311-6
0204613-0
OBSERVAES
DATA
112
ANEXOS
AUTORIZAA I
113
AUTORIZAO II
114
ANEXO III
1. VISITA DE OBSERVAO
DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
VISITA DE OBSERVAO DIRETA
EMPRESA: _______________________________________
DATA: ____/____/____ Hora de Inicio: ___:___
Pesquisador: ________________________________________________
OBSERVAES
A
R
4.Dirio Oficial do Estado do Amazonas
executivo.
Competncias e estruturas organizacionais, competncias
das unidades, competncia dos dirigentes e cargos e
6.Site da Secretaria
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
OBSERVAES DIVERSAS
provimentos em comisso
Informaes sobre a SETRAB-AM
115
ANEXO IV
2. PESQUISA DE DOCUMENTOS EXISTENTES
DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
PESQUISA EM DOCUMENTOS EXISTENTES
EMPRESA: ________________________________________________________
DATA: ____/____/____ Pesquisador: ___________________________________
M O E
S
S
O
2.Contrato Social
3.Estatuto (se Empresa Pblica)
4.Listagem de funcionrios
5.Manual da Qualidade
6.Site
7.Organograma
8.Histrico da organizao
9.(etc...)
10.
11.
Informaes a coletar
116
OBSERVAES GERAIS
ANEXO V
3. QUESTIONRIO
EMPRESA X
QUESTIONRIO DE AUTO-AVALIAO ORGANIZACIONAL
117
Data: ____/____/____
Nome (opcional): ___________________________________________________________________
Cargo:____________________________________________________________________________
Departamento / rea: _______________________________________________________________
Orientaes:
O Objetivo deste Questionrio obter informaes com a finalidade de melhoria do ambiente
interno organizacional. Para cada atributo relacionado deve-se marcar com um X na posio
correspondente caso represente um ponto forte, fraco ou a melhorar. Se possvel, justifique a opo
com um breve comentrio a respeito da escolha. Para esclarecimento:
Se
Atributos
Ponto
Ponto
Ponto
Forte
Fraco
1.Gesto
Melhorar
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2.1
2.2
2.3
2.4
Comentrio
118
2.5
2.6
2.7
Remunerao
Reconhecimento
Satisfao
3. Mquinas
4. Marketing
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5. Materiais
Seq
5.1
5.2
5.3
5.4
6. Meio Ambiente
5.5
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
Equipamentos de manuseio
Veculos
Instalaes eltricas
Instalaes hidrulicas
Instalaes de Segurana
Mquinas, equipamentos e sistemas de produo
Redes, intranet, extranet e Internet
TOTAL (No Preencher)
Atributos
Conhecimento do mercado e dos concorrentes
Flexibilidade e negociaes
Lanamento de produtos e campanhas
Ps-venda, garantia e assist. tcnica
Tratamento de satisfao dos clientes
TOTAL (No Preencher)
Desenv. De parcerias com fornecedores
Cadeia do suprimento, logstica
Estoques: quantitativos, qualitativos, preservao
Especificaes para aquisio e padronizao e
codificao de materiais
Qualidade assegurada na aquisio
TOTAL (No Preencher)
Gesto de proteo ambiental
Programas de economia de energia eltrica
Programas de economia de gua
Programas de economia de insumos
Coleta de lixo seletiva
Reciclagem de resduos
Procedimento diante de reclamaes de vizinhos, da
imprensa e de autuaes
7. Meio fsico
Circulao interna
Estacionamentos
Iluminao
Limpeza e arrumao.
Infra-estrutura
Ponto
Ponto
Ponto
Forte
a Melhorar
Fraco
Comentrio
119
8. Comunicao
7.6
7.7
7.8
7.9
8.1
8.2
imprensa e pblico
Comunicao
entre
8.3
8.4
8.5
funcionrios
Comunicao escrita, circulares e quadros de avisos
Comunicao verbal
Comunicaes da direo com transparncia e
8.6
integridade
Providncias e respostas s reclamaes e sugestes
8.7
de clientes
Providncias e respostas s reclamaes e sugestes
gerentes,
supervisores,
de funcionrios
10. Finanas
9. Procedimentos
Seq
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Fluxogramas
Metodologia para gesto por projetos
Metodologias para desenvolvimento de produtos
Normas, padres e procedimentos de produo
Normas, padres e procedimentos administrativos
Sistemas de garantia da qualidade
TOTAL (No Preencher)
10.1
Acompanhamento gerencial por centros de resultados
10.2
Fluxo de caixa, contas a pagar e ctas a receber
10.3
Faturamento e recebimento
10.4
Investimentos em tecnologia
10.5
Investimentos em recursos humanos
10.6
Oramento e acompanhamento oramentrio
TOTAL (No Preencher)
Fonte: SILVA, 2009, p. 18
Ponto
Ponto
Ponto
Forte
a Melhorar
Fraco
Comentrio