Elementos de poltica de indexao em

manuais de indexao de sistemas de

informao especializados.1
Milena Polsinelli Rubi
Mestranda do Curso de Ps-Graduao em Cincia da Informao - UNESP,
Marlia, SP. Bolsista CAPES. (14) 425-7468; mrubi@flash.tv.br.

Maringela Spotti Lopes Fujita

Coordenadora do Projeto Integrado Leitura em anlise documentria
financiado pelo CNPq. Professora Assistente Doutora do Departamento de
Cincia da Informao - UNESP - Marlia, SP. goldstar@flash.tv.br

A poltica de indexao em sistema de informao imprescindvel porque

condiciona os resultados da estratgia de busca. Objetiva identificar elementos
de poltica de indexao analisando os manuais dos centros de informao:
Sub-Rede Nacional de Informao em Cincias da Sade Oral, Centro de
Informaes Nucleares e Coordenao Geral de Documentao em Agricultura.
Resultados obtidos demostraram que os manuais apresentam elementos de
poltica de indexao descritos por Carneiro (1985). Conclui que dois elementos
so imprescindveis: exaustividade e especificidade, pois esto vinculados
leitura documentria e poltica de indexao adotada pelo sistema.

66

Palavras-chave: Poltica de indexao; Sistema de informao; Manual de

indexao.
Recebido em: 18.09.2002 Aceito em: 23.12.2002

Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

Milena Polsinelli Rubi, Maringela Spotti Lopes Fujita

1 Introduo
A indexao deve proporcionar a identificao de conceitos mais
pertinentes ao contedo do documento produzindo uma correspondncia
precisa com o assunto pesquisado em ndices. Dessa maneira, pode-se
considerar a indexao como a parte mais importante dentro de um sistema
de recuperao da informao. a partir da realizao desse processo que os
resultados da questo de busca do usurio estaro condicionados.
Responsvel pela indexao e, portanto, igualmente importante dentro
do sistema de informao, o indexador tem a funo primordial de compreender a
leitura ao realizar uma anlise conceitual que represente, adequadamente, o
contedo de um documento para que ocorra correspondncia com o assunto
pesquisado pelo usurio. No entanto, para que essa correspondncia acontea, a
adoo de uma poltica de indexao torna-se imprescindvel, pois ela ser
norteadora de princpios e critrios que serviro de guia na tomada de decises
para otimizao do servio e racionalizao dos processos. Pode-se dizer ento,
que a poltica de indexao uma deciso administrativa indispensvel a um sistema
de recuperao de informao pois, somente depois de seu estabelecimento,
que o sistema em questo poder definir suas caractersticas principais.
Considerando que a poltica de indexao de um sistema de informao
dever estar descrita formalmente em seus documentos oficiais - neste caso,
em manuais de indexao - interessou-se saber se os sistemas de informao
Sub-Rede Nacional de Informao em Cincias da Sade Oral, Centro de
Informaes Nucleares e Coordenao Geral de Documentao em Agricultura
possuem ou no um manual e, consequentemente, uma poltica de indexao
que norteie esse procedimento to importante e imprescindvel em grandes e
pequenos sistemas. Isso porque o bom ou mal desempenho da indexao
reflete-se na recuperao da informao feita por meio de ndices.
O estudo teve por objetivo analisar a poltica de indexao visando
obter dados comparativos entre os sistemas de informao, assim como
evidenciar suas polticas e observar em que medida elas influenciam na leitura
do indexador. Pretendeu-se conseguir subsdios metodolgicos para a
elaborao de um manual destinado ao programa de orientao formao e
capacitao do indexador em leitura para anlise documentria, que poder
ser utilizado por centros de recuperao de informao na uniformizao dos
procedimentos de indexao.
Como metodologia, foi realizado um estudo terico sobre indexao, a
fim de se obter parmetros para estabelecimento de uma poltica de indexao.
Foram analisados os dados dos diagnsticos de infra-estrutura fsica e
de recursos humanos, bem como das atividades de anlise documentria da
Sub-Rede Nacional de Informao em Cincias da Sade Oral, do Centro de
Informaes Nucleares e da Coordenao Geral de Informao Documental
Agrcola, para avaliao comparativa de funcionamento, atividades e servios.
Os manuais de indexao dos sistemas citados anteriormente tambm
foram analisados comparativamente. Foi levado em considerao seus
contedos, estrutura e poltica de indexao, a partir dos parmetros obtidos
no estudo terico, a fim de se evidenciarem semelhanas e diferenas.
Mediante os resultados da anlise dos manuais, foi feito um estudo da
poltica de indexao dos sistemas de informao para anlise dos procedimentos

Parte integrante do Projeto Integrado Leitura em anlise documentria financiado

pelo CNPq.

67
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

Elementos de poltica de indexao em manuais de indexao de sistemas de informao especializados

e obteno de subsdios metodolgicos. Tais estudos iro contribuir para se

elaborar um manual de indexao para o programa de formao e capacitao
em leitura documentria.

2 Poltica de indexao em sistemas de informao

Torna-se necessrio conceituar poltica de indexao e compreender
sua importncia e da prpria indexao nos de sistemas de informao.
De acordo com Carneiro (1985), uma poltica de indexao,
deve servir como um guia para tomada de decises, deve levar em
conta os seguintes fatores: caractersticas e objetivos da organizao,
determinantes do tipo de servio a ser oferecido; identificao dos
usurios, para atendimento de suas necessidades de informao e
recursos humanos, materiais e financeiros, que delimitam o
funcionamento de um sistema de recuperao de informaes. (p.221)

Cesarino (1985) complementa a constatao de Carneiro explicando

que uma poltica de indexao s pode ser estabelecida depois de observados
alguns aspectos:
- identificao das caractersticas do usurio (reas de interesse, nvel,
experincia, atividades que exercem);
- volume e caractersticas da literatura a ser integrada ao sistema;
- volume e caractersticas das questes propostas pelo usurio;
- nmero e qualidade dos recursos humanos envolvidos;
- determinao dos recursos financeiros disponveis para criao e
manuteno do sistema;
- determinao dos equipamentos disponveis. (p. 165)

Para Carneiro (1985, p.231), os seguintes elementos devem ser

considerados na elaborao de uma poltica de indexao:
 Cobertura de assuntos: assuntos cobertos pelo sistema (centrais e
perifricos);


68

Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

Seleo e aquisio dos documentos-fonte: extenso da cobertura do

sistema em reas de assunto de seu interesse e a qualidade dos
documentos, nessas reas de assunto, includos no sistema;
Processo de indexao:
- Nvel de exaustividade: uma medida de extenso em que todos os
assuntos discutidos em um certo documento so reconhecidos na
operao de indexao e traduzidos na linguagem do sistema
(Lancaster, 1968 apud Carneiro,1985, p.232);
- Nvel de especificidade: a extenso em que o sistema nos permite ser
precisos ao especificarmos o assunto de um documento que estejamos
processando (Foskett, 1973, apud Carneiro, 1985, p.232);
- Escolha da linguagem: a linguagem de indexao afeta o desempenho
de um sistema de recuperao de informao tanto na estratgia de
busca (estabelece a preciso com que o tcnico de busca pode
descrever os interesses do usurio) quanto na indexao (estabelece

Milena Polsinelli Rubi, Maringela Spotti Lopes Fujita

a preciso com que o indexador pode descrever o assunto do

documento). Portanto, a partir de estudos do sistema, deve-se optar
entre linguagem livre ou linguagem controlada e linguagem prcoordenada ou ps-coordenada;
- Capacidade de revocao e preciso do sistema: exaustividade,
revocao e preciso esto relacionadas. Quanto mais exaustivamente
um sistema indexa seus documentos, maior ser a revocao (nmero
de documentos recuperados) na busca e, inversamente proporcional,
a preciso ser menor;


Estratgia de busca: deve-se decidir entre a busca delegada ou no;

Tempo de resposta do sistema;

Forma de sada: o formato em que os resultados da busca so

apresentados. Tem grande influncia sobre a tolerncia do usurio
quanto preciso dos resultados. Deve-se verificar qual a preferncia
do usurio quanto apresentao dos resultados;
Avaliao do sistema: determinar at que ponto o sistema satisfaz as
necessidades dos usurios.

No que diz respeito indexao em sistemas de informao, Fujita

(1999) esclarece que ela reconhecida como a parte mais importante do
sistema, porque condiciona os resultados de uma estratgia de busca. Alm
disso, a indexao pode ser observada em dois momentos distintos dentro do
sistema: na entrada - no tratamento temtico da informao - e na sada - na
busca e recuperao da informao.
Chaumier (1988, p.63) confirma esta importncia ao afirmar que a
indexao a parte mais importante da anlise documentria.
Consequentemente, ela que condiciona o valor de um sistema documentrio.
Portanto, observa-se a importncia em se estudar, no s a indexao
isoladamente, mas, tambm, a poltica adotada pelo sistema de informao. Este
influenciar todo o processo de anlise documentria, que resultar na indexao.
De acordo com Van Slype (1977) citado por Chaumier (1988) a
indexao comporta quatro operaes distintas, a saber:



conhecimento do contedo do documento;

escolha dos conceitos a serem representados, baseando-se na aplicao
da regra da seletividade e exaustividade;
traduo dos conceitos selecionados da forma em que aparecem
impressos no documento, para os descritores do thesaurus aplicando a
regra da especificidade;
incorporao dos elementos sintticos.

Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

69

importante observar que o nmero de operaes necessrias para a

realizao do processo de indexao pode variar de acordo com autores. De
acordo com a Norma ISO 5963 (1985), por exemplo, a indexao consiste em
trs fases: exame do documento e estabelecimento do assunto de seu
contedo; identificao dos conceitos presentes no assunto; e traduo desses
conceitos nos termos de uma linguagem de indexao. Entretanto,

Elementos de poltica de indexao em manuais de indexao de sistemas de informao especializados

70

independentemente do nmero de etapas, a indexao ser realizada, basicamente,

com a identificao dos conceitos e sua posterior traduo na linguagem do sistema.
Considerando que a exaustividade e a especificidade so variveis que
interferem na escolha dos termos para indexao, Lancaster (1993) afirma
que a principal deciso poltica diz respeito exaustividade da indexao,
definindo-a como sendo o emprego de termos em nmero suficiente para
abranger o contedo temtico do documento de modo bastante completo
(p.23). Ainda, segundo Lancaster (1993), a especificidade um princpio que,
isoladamente, o mais importante da indexao de assunto sendo aquele
segundo o qual um tpico deve ser indexado sob o termo mais especfico que
o abranja completamente (p. 14).
Carneiro (1985) esclarece que o nvel de especificidade e de exaustividade
uma deciso poltica, que deve ser estabelecida pela administrao do sistema
de recuperao da informao de acordo com sua especializao.
A partir das afirmaes desses dois autores, fica claro que tanto a
exaustividade como a especificidade so elementos que devem estar claramente
definidos na poltica do sistema de informao, pois exercero influncia direta
sobre a indexao realizada.
A observao da exaustividade e da especificidade, alm dos outros
elementos considerados, tambm, como decises polticas, pode ser feita,
principalmente, por meio da documentao oficial do sistema de informao.
Ou seja, aquela produzida e/ou adotada como padro para a realizao de
determinada tarefa ou ao dentro do sistema. O manual de indexao um
exemplo dessa documentao pois, alm de ser produzido dentro dos sistemas
de informao em questo, pressupe-se que a maioria dos elementos
constituintes de uma poltica esteja nele descrita.
O manual de indexao de um sistema de informao constitui tambm
sua documentao oficial, pelo fato de estar descrito em ordem lgica de etapas
a serem seguidas para a anlise de assuntos, por fornecer as regras, diretrizes
e procedimentos para o trabalho do indexador e por conter os elementos
constituintes da poltica de indexao adotada pelo sistema. Dessa maneira,
por meio dos manuais, principalmente, que a poltica de indexao do sistema
poder ser observada.
Em decorrncia do estudo dos manuais de indexao de sistemas de
informaes, torna-se necessrio, tambm, o estudo sobre esses sistemas.
Um sistema de informao formado por um conjunto de centros
referenciais de informao especializada interdependentes, com objetivos
comuns, apresentando, entre outras, as seguintes caractersticas: mbito
informacional definido; informao concentrada e especializada; fornecimento
de produtos informacionais.
Existem vrios sistemas de informao importantes, em diversas reas
do conhecimento, mas h aqueles que merecem destaque, seja pela sua
abrangncia, pelo seu pioneirismo ou por caractersticas peculiares especiais
como, por exemplo o International Information System for Agricultural Sciences
and Technology - AGRIS -, Current Agricultural Research Information System CARIS -, Education Resources Information Center - ERIC -, International
Nuclear Information System - 1N1S -, Medical Literature Analysis and Retrieval
System - MEDLARS -, entre outros.
Esses sistemas permitem o acesso informao mundial produzida
pela rea porque se apoiam na cooperao entre os centros da rea de assunto
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

Milena Polsinelli Rubi, Maringela Spotti Lopes Fujita

coberta por eles. Assim, os sistemas de informao que contriburam, inclusive

com seus manuais de indexao, por meio de seus centros cooperantes foram:
AGR1S, atravs dos centros de informao Coordenao Geral de
Documentao em Agricultura - CENAGRI -; IN1S, por meio do Centro de
Informaes Nucleares - CIN -; e Centro Latino-Americano e do Caribe de
Informao em Cincias da Sade - BIREME - atravs do centro de informao
Sub-Rede Nacional de Informao em Cincias da Sade Oral.
Esses centros cooperantes so responsveis pela coleta de todo
material bibliogrfico produzido no pas e pelos processamentos tcnicos
necessrios para uma futura recuperao. Neste sentido, imprescindvel a
utilizao de manuais de indexao pelos servios de anlise dos sistemas de
informao, que devem conter os procedimentos para indexao que reflitam
a poltica adotada pelo sistema de informao, tornando-se necessrios para
que uma sistematizao de procedimentos seja garantida entre os centros
cooperantes do sistema de informao.

3 Anlise dos manuais de indexao: metodologia

A poltica de indexao de um sistema de informao pode ser
observada tanto por meio de diagnsticos de infra-estrutura fsica, de servios
e de recursos humanos, quanto por meio de sua documentao oficial, como
o manual de indexao.
Como metodologia para identificao dos elementos de poltica
norteadores dos procedimentos de indexao nos sistemas de informao,
optou-se por analisar, comparativamente, os manuais de indexao dos sistemas
BIREME, INIS e AGRIS.
Realizou-se, tambm, estudo diagnstico de infra-estrutura fsica, de
servios e de recursos humanos dos seus centros cooperantes: Sub-Rede
Nacional de Informao em Cincia da Sade Oral, Centro de Informaes
Nucleares e Coordenao Geral de Documentao em Agricultura.
Para que a anlise pudesse ser realizada, foi solicitada a cada um dos
centros de informao em questo uma cpia do Manual de Indexao utilizado.
A anlise comparativa dos manuais de indexao constituiu-se em trs
etapas:


Anlise do contedo: a fim de se verificar o contedo de cada captulo

dos manuais;
Anlise da estrutura: com o objetivo de verificar qual a seqncia de
apresentao dos contedos dos manuais;

Identificao dos elementos de poltica de indexao presentes nos

manuais de indexao para verificar em que medida eles influenciam a
leitura do indexador,
Essa identificao baseou-se nos parmetros estabelecidos por Carneiro
(1985), citados anteriormente no item 2. Entretanto, dentre os elementos de poltica
de indexao, somente os seis primeiros foram utilizados por estarem presentes nos
manuais de indexao. Os demais no so constituintes de manuais de indexao e
sim de questes de busca feitas por usurios nos sistemas de informao.
No que diz respeito aos diagnsticos, eles contemplaram, principalmente,


71
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

Elementos de poltica de indexao em manuais de indexao de sistemas de informao especializados

os recursos de infra-estrutura, de servios - com nfase no servio de anlise

documentria, que foco desta pesquisa - e de recursos humanos - os indexadores.

4 Resultados
Os resultados das anlises dos manuais de indexao sero
demonstrados de acordo com o contedo, com a estrutura e com os elementos
de poltica de indexao. Os manuais de cada sistema receberam os nomes
de Manual/Sistema I (Sub-Rede Nacional de Informao em Cincias da Sade
Oral), Manual/Sistema 2 (Centro de Informaes Nucleares) e Manual/Sistema
3 (Coordenao Geral de Documentao em Agricultura).

4.1 Quanto ao contedo dos manuais de indexao

72

Os trs manuais recomendam especificidade na indexao em diversos

momentos, tanto na identificao quanto na seleo de conceitos.
Os Manuais 2 e 3 oferecem explicaes de cada etapa do processo de
indexao, descrevendo at mesmo regras a serem adotadas pelos
indexadores. O Manual 3 apresenta a filosofia a ser seguida pelos indexadores.
Com relao leitura do documento, o Manual 3 prev orientaes
para a leitura tcnica do documento que se referem a um roteiro de partes do
documento a serem examinadas pelo indexador. Em anlise comparativa destas
orientaes com a Norma ISO 5963 Documentation - methods for examining
documents, determining their subjects, and selecting indexing terms, verificouse que o item Leitura tratado de forma parcialmente similar no que se refere
ao exame de partes do documento, destacando-se que a Norma mais sucinta
que o Manual 3, alm de incluir orientaes quanto identificao de conceitos.
O Manual 2 apresenta procedimentos de anlise conceitual para
identificao e seleo de conceitos sem, contudo, indicar procedimentos
especficos para leitura. No existe nenhum item especfico sobre leitura, como
no Manual 1. Visando o desenvolvimento da pesquisa, procedeu-se leitura
do Manual 2 para o reconhecimento e sntese dos aspectos relacionados
leitura do documento. O resultado demonstrou que a leitura tratada de
forma similar ao Manual 2, ou seja, como um roteiro de partes do texto a
serem examinadas.
O Manual 3 contempla a leitura do documento da mesma forma como
nos outros dois manuais, isto , como um roteiro de partes a serem examinadas,
esclarecendo que apesar de no haver necessidade de se ler o documento
todo, algumas partes devem ser examinadas cautelosamente.
Os Manuais I e 2 apresentam instrues sobre como realizar a
identificao de conceitos, porm, sem ligao com a leitura e nem propostas
de procedimentos sobre como realizar a identificao. O Manual 3 apresenta
um roteiro lgico que deve ser seguido para a identificao de conceitos do
documento pertinentes indexao, sugerindo uma srie de questes cujas
respostas devero ser encontradas no texto at serem esgotadas todas as
possibilidades de interrogao. Diferentemente dos outros manuais, o Manual
3 trata, separadamente, como duas operaes distintas, a identificao de
conceitos (de acordo do questionamento sugerido) e a seleo de conceitos
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

Milena Polsinelli Rubi, Maringela Spotti Lopes Fujita

(de acordo com sua pertinncia).

No que diz respeito identificao de conceitos, a Norma ISO considera
esta operao como sendo uma abordagem sistemtica do texto, atravs de
um rol de questes, com a funo de interrogar o texto e identificar conceitos.
Entretanto, a Norma no explicita quais questes seriam mais indicadas para
cada parte do texto e que isto seja considerado estratgia de leitura. Tal como
a Norma, os Manuais tambm no relacionam a identificao de conceitos
com a leitura do documento.
Foi possvel realizar uma comparao dos itens que tratam
especificamente das orientaes relativas identificao de conceitos e da leitura
dos documentos nos trs manuais, ressaltando-se que o Manual 2 no possui
esses itens descritos desta forma e, sim, orientaes durante todo o texto que
foi recolhida e compilada para esta comparao.

4.2 Quanto estrutura dos manuais de indexao

Observou-se que todos os manuais contm prefcio (esclarecendo o
propsito do manual) e ndice.
Os Manuais 2 e 3 mostram exemplos de indexao e, ao final, um
resumo das regras para indexao.
O Manual l esclarece de forma sucinta, no que diz respeito aos princpios
gerais, a filosofia de indexao e leitura tcnica de documentos,
apresentando poucos sub-itens para esses aspectos. Ele bem detalhado no
trato das especificaes da literatura da rea e na utilizao dos campos de
preenchimento para indexao, explicando cada item em diversos sub-itens.
Os Manuais 2 e 3 esto descritos em uma ordem lgica, de forma a
contemplar todos os procedimentos constituintes da anlise de assunto, desde
a leitura do documento, at a seleo de descritores. O Manual 2 contm
uma ordem lgica de descrio dos passos a serem seguidos para classificao
de assunto, resumo e anlise de assunto. Na anlise de assunto, traz subitens explicando o tipo de indexao utilizada, a estrutura do tesauro utilizado
pelo sistema e as regras de indexao gerais e especficas.
O Manual 3 apresenta-se tambm de forma lgica relatando, desde
uma breve introduo busca de informao, tipos de linguagens de indexao,
anlise de contedo, utilizao do esquema de categorias de assuntos do
tesauro, at como deve ser feito o registro dos dados de indexao no sistema,
a confeco de resumos, alm de ser o nico a possuir bibliografia. A respeito
da anlise de assunto, o Manual descreve detalhadamente, em vrios subitens especficos, cada passo constituinte desse processo.
Entre os manuais estudados, o terceiro o que tem o maior nmero
de captulos e de sub-captulos, explicando minuciosamente cada sub-item do
manual e, consequentemente, apresentando-se como o mais didtico.

4.3 Quanto aos elementos de poltica de indexao dos manuais

Dentre os trs, apenas o Manual 2 apresenta todos os elementos da
poltica de indexao, incluindo os critrios para seleo e aquisio de
documentos-fonte.
No que diz respeito ao nvel da exaustividade, o Manual 2 recomenda

73
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

Elementos de poltica de indexao em manuais de indexao de sistemas de informao especializados

que o nmero de descritores selecionados deve variar entre 10 e 12, enquanto o

Manual 3 recomenda que este nmero deve estar entre 2 e 20. O Manual I no
fixa um nmero de descritores que devem ser selecionados, recomendando que
seja feita uma indexao mltipla, ou seja, que sejam selecionados tantos termos
quanto forem necessrios para representar o documento.
Confrontando-se os elementos de poltica de indexao com a estrutura
dos manuais, especificamente com os captulos onde foram encontrados,
observa-se que h coerncia entre os ttulos dos captulos e/ou sub-captulos
e os elementos de poltica. Nesse caso, excetuou-se apenas o elemento escolha
da linguagem que, no Manual l, foi encontrado no prefcio, talvez por
no conter um captulo especfico sobre linguagem de indexao.
Todos os manuais atendem aos elementos de poltica de indexao
propostos por Carneiro (l985), autora tomada como referncia para a anlise
comparativa dos 3 manuais.

5 Discusso dos resultados

Tendo em vista as trs etapas de anlise - contedo, estrutura e
identificao dos elementos de poltica de indexao - dos manuais de indexao
dos sistemas de informao, observou-se que o Manual l, embora apresentese como um manual para indexao, muito sucinto no que diz respeito a
este processo, preocupando-se mais com preenchimento de campos especficos
e no propriamente com a indexao.
O Manual 3, apesar de no apresentar um dos elementos de poltica
de indexao, pode ser considerado didtico e completo:


Didtico, porque estruturado de maneira lgica, comeando com introduo

aos sistemas de informao, passando pela indexao, sua importncia para
a recuperao da informao, linguagens de indexao, etapas de anlise
de assunto, entre outros, at a exemplificao, com vrios exerccios de
indexao, como deve ser feita a entrada de dados no sistema e bibliografia;
Completo, porque, apesar de no conter apenas um dos elemento de
poltica de indexao, foi o nico a apresentar um roteiro lgico a ser seguido
para a identificao de conceitos do documento pertinentes indexao,
sugerindo uma srie de questes para tal sendo que nem mesmo a Norma
ISO menciona algo parecido.

Quanto ao Manual 2, apesar de apresentar todos os elementos da

poltica de indexao, no to didtico quanto o Manual 3.
De acordo com os autores citados no referencial terico, Carneiro
(1985); Foskett (1996); Lancaster (1993) e Van Slype (1977 e 1991), os
elementos de poltica de indexao que influenciam diretamente na leitura do
indexador so: a exaustividade e a especificidade, porque so essas variveis
que interferem na escolha dos termos para indexao.
Quanto exaustividade:

74

Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

Manual 2: recomenda que o nmero de descritores selecionados varie

entre l0 e 12, dependendo do tipo e do assunto do documento, e que

Milena Polsinelli Rubi, Maringela Spotti Lopes Fujita

no se deve determinar um descritor e um de seus termos genricos

para o mesmo documento;


Manual 3: recomenda a identificao de todos os conceitos que

compem o tema do documento, e a seleo de tantos quantos forem
necessrios para uma descrio exaustiva (entre 2 e 20 conceitos).
Quanto especificidade:

Manual I: explica que o indexador tem o compromisso de atingir o

maior grau de especificidade possvel;
Manual 2: recomenda o uso do descritor apropriado mais especfico;
Manual 3: esclarece que a indexao deve refletir o nvel exato de
especificidade do documento.

6 Consideraes finais
Segundo a bibliografia utilizada, esta no apresenta um nmero fixo de
descritores que representaro exaustivamente um documento, pois este nmero
depender do sistema de informao e do tipo de material por ele adquirido.
Assim, de maneira geral, os sistemas de informao apresentam um nmero
mdio de termos a serem selecionados, seja ele restritamente varivel entre l0
e 12, ou amplamente flexvel entre 2 e 20. A exceo em fixar um nmero limite
de termos o Sistema l, que apresenta uma filosofia de exaustividade.
No que diz respeito especificidade, tanto os autores quanto os
sistemas estudados afirmam que a indexao deve ser a mais especfica possvel.
Os subsdios metodolgicos que serviro para a elaborao do manual
e para o programa de orientao formao e capacitao do indexador, no
que diz respeito leitura para anlise documentria, so aqueles que dizem
respeito poltica de indexao, citados por Carneiro (1985), que devem constar
em qualquer manual de indexao, principalmente aqueles que interferiro
na escolha dos descritores pelos indexadores: especificidade e exaustividade.
Tendo em vista a sntese dos resultados, conclui-se que o manual para
o programa de orientao formao e capacitao do indexador em leitura
documentria deve:


Ser didtico: conter o propsito do sistema, a indexao e suas linguagens,

classificao, anlise de assunto (apresentar os procedimentos para
identificao de conceitos, fazer ligao com o processo de leitura e incluir
questionamentos para esta finalidade), procedimentos para resumos e
fornecer exemplos de indexao e resumos;
Conter, de maneira clara e objetiva, os elementos constituintes da
poltica de indexao do sistema: cobertura de assunto, critrios de
seleo e aquisio dos documentos-fonte, nvel de exaustividade, nvel
de especificidade e a escolha da linguagem pelo sistema de informao.

Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

75

Vale ressaltar, no entanto, que, entre estes elementos, dois so

imprescindveis: a exaustividade e a especificidade.

Elementos de poltica de indexao em manuais de indexao de sistemas de informao especializados

No caso da exaustividade, o indexador, no momento da leitura, dever

estar ciente do nmero de descritores que poder extrair de cada documento,
selecionando aqueles que atendam ao critrio da exaustividade.
No caso da especificidade, caso seja recomendao do sistema de
informao que o indexador seja o mais especfico possvel, necessrio que
se leia o documento, tendo em mente o nvel de especificidade exigida.
Finalmente, conclui-se que estes dois elementos esto diretamente
ligados poltica de indexao adotada pelo sistema e leitura documentria e
que influenciaro no desempenho da indexao realizada pelo sistema de
informao, o que refletir na recuperao da informao.

Indexing policy elements in indexing manuais of special information systems

It is necessary to adopt an indexing policy in information systems since indexing is
an important part of the system as it determines search strategies results. The
paper identifies elements of indexing policies through the use of indexing manuals
of the Sub-Rede Nacional de Informao em Cincias da Sade Oral, Centro de
Informaes Nucleares and of the Coordenao Geral de Documentao em
Agricultura. The results showed that indexing manuals actually reflect the indexing
policy elements described by Carneiro (l985). Specificity and exhaustivity are
considered very important elements because they are related to the documentary
reading and indexing policy adopted by the system.
Keywords: Indexing policy; Information system; Indexing manual

Referncias
BIREME. Manual de indexao para a base de dados LILACS. So Paulo: BIREME, 1998.
BINNICHON, M. Guia de indizacin para AGRIS y CARIS. Roma: FAO, 1994.
BRK, K. et al. INIS : manual for subject analysis. Viena: IAEA - INIS, 1995.
CARNEIRO, M. V. Diretrizes para uma poltica de indexao. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v.14. n.2, p. 221241, set. 1985.
CESARINO, M. A. N. Sistemas de recuperao da informao. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v.14, n.2, p.157168, set. 1985.
FOSKETT, A. C. A abordagem temtica da informao. So Paulo: Polgono, 1973.
FOSKETT, A. C. A abordagem temtica da informao. So Paulo: Polgono, 1973 apud CARNEIRO, M. V. Diretrizes para uma poltica de indexao.
Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v.14, n.2, p. 221-241, set. 1985.
FOSKETT, A. C. The subject approach to information. 5th ed. London: Library Association, 1996.
FUJITA, M. S. L. Leitura em anlise documentria. 1999. 178f. Monografia (Relatrio Parcial de Pesquisa) - Faculdade de Filosofia e Cincias,
Universidade Estadual Paulista; CNPq. Marlia.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STARNDARDIZATION, Genebra. ISO 5963 (E): Documentation - methods for examing documents determinig
their subjects, and selecting indexing terms. Genebra, 1985. 5 p.

76

LANCASTER, F. W. Information retrieval systems: characteristics, testing and evaluation. New York: J. Wiley, 1968 apud CARNEIRO, M. V. Diretrizes
para uma poltica de indexao. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v.14, n.2, p.221-241, set. 1985.
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003

Milena Polsinelli Rubi, Maringela Spotti Lopes Fujita

LANCASTER, F. W. Indexao e resumos : teoria e prtica. Braslia: Briquet de Lemos, 1993.
PIRES, R. A. Estratgias de leitura para indexao: um estudo de observao dos processos de leitura com idexadores em agronomia. 1999.
98f. Monografia (Trabalho de Concluso de Curso) - Faculdade de Filisofia e Cincias, Universidade Estadual Paulista, Marlia.
RUBI, M. P. Estratgias de leitura para indexao em energia nuclear. 1999. 121f. Monografia (Relatrio Parcial de Pesquisa) - Faculdade de
Filosofia e Cincias, Universidade Estadual Paulista; CNPq, Marlia.
RUBI, M. P. Os servios de anlise e sua poltica de indexao. 2000. 80f. Monografia (Trabalho de Concluso de Curso) - Faculdade de
Filosofia e Cincias, Universidade Estadual Paulista; CNPq, Marlia.
VAN SLYPE, G. Conception et gestion des systmes documentaires. Paris: ED. dOrganisation, 1977 apud CHAUMIER, J. Indexao: conceito
etapas e instrumentos. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentao, So Paulo, v.21, n.1/2, p.63-79, jan./jun. 1988.
VAN SLYPE, G. Lenguages de indizacin: concepcin, construccin y utilizacin en los sistemas documentales. Madrid: Fundacin Germn Snchez
Ruiprez, 1991.

77
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p.66-77, jan./jun. 2003