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Governo, o

scio majoritrio
7 lies matadoras
de administrao por
indicadores tributrios

Vol. 4

Um brinde aos indicadores


Como os indicadores transformaram
uma empresa familiar em uma campe
de crescimento.

Oferecimento:

Nota do editor
Nota do editor
O mestre
Trate o governo
como seu scio
O "Facebook" tributrio
Os radares fiscais
Gesto fiscal proativa
Compras e vendas integradas
A nota eletrnica ... Eletrnica
Um carto, uma nota
Matria
Da conta no caderno s
ferramentas de gesto
Faa como ela

Resumo da pera
Sobre a SAP

Bem-vindo ao nosso e-book sobre indicadores tributrios. Ele rene


uma srie de vdeos do MBA 60 SEGUNDOS com o consultor Roberto
Dias Duarte, especialista no Sistema Pblico de Escriturao Digital
(Sped), e um videocase da srie Pequenos Gigantes com a Portus Cale,
uma das mais tradicionais importadoras e distribuidoras de vinhos do
pas, que abastece os melhores emprios de luxo nacionais, restaurantes
de alta gastronomia e supermercados.
Este e-book o quarto de uma srie de cinco volumes que aborda
diversos aspectos prticos da gesto por indicadores. No primeiro,
apresentamos os fundamentos da administrao sustentada pelo
monitoramento de ndices e mostramos as mtricas-chave que no
podem faltar no painel de controle de uma empresa. No segundo,
demos um mergulho na gesto por indicadores em servios. Agora,
preparamos um curso sob medida para voc que navega no complexo
sistema tributrio brasileiro e precisa de indicadores que sirvam como
bssolas.
As aulas prticas aqui reunidas em sete plulas de 60 segundos so fruto
do conhecimento e da experincia de Roberto Dias Duarte, criador
do segundo melhor blog do Brasil na categoria Economia e Finanas,
segundo o jri acadmico do Top Blog 2012. Administrador de empresas
e professor, Duarte especialista em Sped e nota fiscal eletrnica,
bem como no uso de softwares de gesto para monitoramento de
indicadores tributrios e segurana da informao. Atualmente, o
palestrante mais requisitado do Brasil quando o assunto Sped, com
mais de 380 apresentaes realizadas em mais de cem cidades.

Nota do editor
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Trate o governo
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Resumo da pera
Sobre a SAP

Como mestre do MBA 60 SEGUNDOS, Duarte nos ensina a tratar o


governo como scio, compara a escriturao digital a um Facebook"
tributrio e os controles eletrnicos do fisco, a radares fiscais. Aprenda
com ele os fundamentos de uma gesto fiscal proativa e os segredos
para trabalhar com as notas fiscais eletrnicas de forma segura.
A histria de sucesso que joga luz sobre os desafios da gesto por
indicadores na rea tributria a da importadora de vinhos portugueses
Portus Cale. A empresa tem 28 anos, contados desde que nasceu
como hobby do empresrio Roberto Vilela, ento diretor comercial da
Transportadora Bezerra. Atualmente, est ligada holding da famlia, o
Grupo Sigla, mas tem administrao prpria, a cargo de Karene, uma
das filhas de Vilela.
A Portus Cale hoje fatura R$ 5 milhes por ano. Karene Vilela assumiu a
direo geral h dois anos e apostou de cara em ferramentas de gesto.
Ao implantar na companhia o software Business One, da SAP, passou
a contar com um sistema automtico de auditoria fiscal, tributria
e contbil fundamental para saber se havia passivos tributrios
escondidos pela complexa legislao fiscal brasileira. muito imposto.
s vezes, a gente no sabe de alguma regra nova e corre o risco de
deixar de pagar algum tributo, afirma ela.
O contedo oferecido por Roberto Dias Duarte e as boas prticas da
Portus Cale certamente rendero inspirao e insights para empresas de
qualquer porte ou segmento. Indicadores so indispensveis em todos
os aspectos da gesto. No seria diferente com tributos. Boa leitura!

O mestre
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Resumo da pera
Sobre a SAP

POR QUE ROBERTO DIAS DUARTE A FERA DO SPED


O blog de Roberto Dias Duarte trata de situaes comuns em
nosso cotidiano frente das empresas. Seu tema principal o
Sped (Sistema Pblico de Escriturao Digital). assim tambm
em suas palestras e seus livros. Burocracia, carga tributria e
outros temas espinhosos so discutidos em portugus claro e
esmiuados em dicas preciosas para empreendedores.
Nesta srie de vdeos para o MBA 60 SEGUNDOS, Duarte trata
de Spred, nota fiscal eletrnica, softwares de gesto do tipo ERP,
gesto e tecnologia na Era do Conhecimento. So ensinamentos
preciosos de um especialista que j realizou mais de quatrocentas
palestras nos 26 Estados brasileiros e Distrito Federal e autor de
cinco livros sobre esses temas.
Duarte estudou no Ibmec e j lecionou no MBA em contabilidade
e direito tributrio do Ipog (Instituto de Ps-Graduao). Ele
vive em Belo Horizonte, o palestrante mais requisitado do
pas quando o tema Sped e o autor do segundo melhor blog
do Brasil na categoria Economia e Finanas segundo o jri
acadmico do Top Blog 2012.

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Imagine que o governo seu scio. Na prtica, ele um scio que s


tem participao nos lucros.
Hoje, com o Sped, o Sistema Pblico de Escriturao Digital, ele sabe
tudo o que voc compra, de quem compra e quanto paga. Sabe,
tambm, tudo que voc vende, para quem e por quanto vende.
Se voc no tem essas informaes, no adianta pedir para o contador
inventar. Esse big brother fiscal tambm scio de seus fornecedores e
clientes. Informatizar a rea tributria pode se tornar seu maior custo,
ou uma gigantesca oportunidade para inovar em processos, produtos e
servios. As multas so pesadssimas.
Mas se voc usar a tecnologia a seu favor, sua empresa pode ser mais
gil e gastar menos. O sucesso depende de um trip: software moderno
de apoio gesto, indicadores bem definidos e pessoas capacitadas para
atender seu scio involuntrio.

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Sobre a SAP

A indstria fotogrfica sempre dependeu do filme. Quando a tecnologia


mudou, muitas empresas sumiram, porque demoraram a se adaptar.
A escriturao digital uma mudana parecida: as informaes que
ficavam arquivadas em papel agora tm que ser prestadas em formato
digital. Isso cria um gigantesco Facebook" tributrio.
como se voc fizesse um post numa rede social cada vez que emite
(ou recebe) uma nota. E no d para deletar, porque o fisco acompanha
tudo.
A responsabilidade pelas informaes de todos: do estoquista que
digita o cdigo do produto ao vendedor que emite uma nota. Por isso,
fundamental usar um sistema informatizado que ajude a controlar com
preciso as mercadorias e servios comprados, os estoques, as vendas, a
contabilidade e os impostos.
Mas prepare as pessoas para us-lo. No adianta nada controlar
informaes incompletas e digitadas com erro.

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Resumo da pera
Sobre a SAP

Se todo contribuinte pagasse o que deve ao fisco, sabe quanto o pas


arrecadaria a mais? O equivalente ao PIB da Argentina.
Esta a chamada arrecadao potencial, chegar a ela uma das metas
do governo. Para isso, ele pretende aumentar a nossa percepo de
risco.
Imagine uma rodovia cheia de radares. Mesmo que eles passem parte do
dia desligados, na dvida, os motoristas continuam respeitando o limite
de velocidade. Voc no precisa ser vigiado o tempo todo para ter a
percepo de risco.
Ao passar o controle fiscal do papel para o digital, nossa percepo de
risco aumenta. O governo sabe que algumas empresas escondem parte
do lucro, e agora tem tecnologia para vigi-las mais de perto. Um erro
bsico que empresrios cometem tentar esconder vendas do leo,
declarando uma receita menor que a real.
Nem pense nisso! Cedo ou tarde, voc ser surpreendido pela malha
fina eletrnica.

Gesto fiscal proativa


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Sobre a SAP

Voc vende muito para pessoa fsica? Emite notas altas para clientes que
no tm CNPJ? Talvez voc no saiba, mas eles podem ser revendedores
informais. Cuidado! Seus clientes podem estar cometendo crime fiscal
e, nesse caso, voc cmplice.
Isso aconteceu com uma distribuidora de cerveja que vendia para
perueiros, que, por sua vez, revendiam o produto. Todo mundo foi
multado. O risco fiscal coisa sria. Uma nota emitida com erro hoje
pode dar problema at daqui a cinco anos.
A dica controlar o mesmo indicador que o fisco monitora um jogo
de contrainteligncia.
Acompanhe de perto suas vendas para pessoa fsica. Se existem notas
emitidas para o mesmo CPF em volume e frequncia acima do razovel
para consumo prprio, fique atento. Afinal, ningum compra um carreto
de cerveja por semana para beber com os amigos.

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Resumo da pera
Sobre a SAP

Certa vez, um Estado brasileiro detectou quase mil contribuintes


inscritos no Simples que faziam compras muito superiores ao valor
anual mximo que podiam vender. Essa uma prtica fcil de auditar. A
empresa excluda do Simples e tem que pagar multa sobre as
receitas omitidas.
O volume de compras de toda empresa tem que ser compatvel com o
volume de vendas. Se voc compra cem mil reais em mercadorias todo
ms e vende s dez mil, o fisco vai achar estranho.
Se sua empresa no emite todas as notas relativas s vendas, ela se torna
um alvo fcil para a malha fina digital. Principalmente quando compra
de grandes fornecedores, que vendem tudo com nota. O governo cruza
os dados e descobre a fraude. Para no correr risco desnecessrio,
seus indicadores de compra e venda tm de estar integrados, e devem
ser compatveis com o estoque real. O ideal fazer esse controle
diariamente. Mas um controle mensal j um bom comeo.

A nota eletrnica ... Eletrnica


Nota do editor
O mestre

Quase todas as empresas brasileiras j recebem notas fiscais eletrnicas


dos fornecedores. O que muitas no sabem que o Danfe, que
normalmente impresso, no vale nada sozinho.

Trate o governo
como seu scio

Esse papel fcil de falsificar e s tem valor depois que voc confere o
arquivo digital da nota, que chamamos de XML.

O "Facebook" tributrio

Muitas vezes, o arquivo digital nem enviado. A maioria das empresas


nem confere. E isso quase como comprar produto sem nota. A
soluo conferir a nota eletrnica inteira de toda mercadoria ou
servio adquirido.

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O problema que s os programas de computador conseguem


verificar os dados de um arquivo digital. Por isso, o ideal ter um
sistema que permita conferir em tempo real tanto o Danfe quanto o
XML. De preferncia, um bom software que faa isso automaticamente e
ainda armazene cada nota eletrnica recebida.

Um carto, uma nota


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Receber pagamentos em carto de crdito e no emitir nota um risco


fiscal absurdo. Mesmo assim, uma prtica comum. Meu conselho
acompanhar diariamente o volume de vendas pagas com carto e bater
esse nmero com as notas e cupons fiscais emitidos.
Se o resultado for discrepante, a empresa provavelmente vai ser autuada.
A coisa certa a fazer emitir um documento para cada venda. Vai pagar
muito imposto? Pacincia. Os custos de uma fraude fiscal so muito
maiores. O total de vendas deve ser compatvel com a emisso de notas
nas vendas em dinheiro, cheque ou carto. Cada meio de pagamento
deve ter um controle especfico.
Esse tipo de controle no s uma preveno contra o fisco. Serve
tambm para desestimular fraudes internas. Se o ambiente permissivo,
os funcionrios ficam mais confortveis para cometer o mesmo erro.

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Ao implantar o software Business One, da SAP, a importadora de vinhos


Portus Cale passou a contar com um sistema automtico de auditoria
fiscal e contbil. Alm de resolver seus problemas tributrios, a empresa
hoje sabe o custo real do vinho que vende, a procedncia e o tempo de
entrega de cada garrafa.
Portus Cale era o nome da cidade portuguesa do Porto quando
pertencia provncia romana da Gallaecia. Com a diviso da Pennsula
Ibrica em duas naes, os espanhis ficaram com a atual Galcia, e, a
partir do que era Portus Cale, nasceu um pas chamado Portugal.
No Brasil, desde o incio do sculo 21, Portus Cale tem outro significado,
menos histrico, porm (literalmente) saboroso. Esse o nome de uma
das mais tradicionais importadoras e distribuidoras de vinhos do pas,
que abastece boa parte dos melhores emprios de luxo nacionais,
restaurantes de alta gastronomia e alguns supermercados.
A companhia tem 28 anos, contados desde que nasceu como
um hobby do empresrio Roberto Vilela.
Ex-diretor comercial da Transportadora Bezerra, Vilela o fundador de
outra empresa, a RV Consult, uma companhia de transporte e logstica
de cargas especiais. Desde o incio, a empresa opera nos modais areo,
fluvial e rodovirio. especializada em atender o setor pblico. Trabalha,
por exemplo, na distribuio de remdios para hospitais e postos de
sade. Em novembro de 2010, Vilela comprou a mola Transportes,
tambm especializada em operaes com medicamentos, dando
origem RV mola vencedora do Prmio Sindusfarma de Qualidade
2013 na categoria Transportes de Medicamentos.

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A Portus Cale est ligada a essa estrutura por uma holding, o Grupo Sigla, mas tem
administrao prpria, a cargo de uma das filhas de Vilela, chamada Karene. Sua estrutura
enxuta: s 20 funcionrios contratados e cerca de 20 representantes comerciais espalhados
pelo Brasil. Para manter suas atividades junto empresa-me, aluga parte do espao da RV
mola em Guarulhos, na regio metropolitana de So Paulo, e a contrata para servios de
armazenagem e logstica. J a responsabilidade pelo transporte da prpria Portus Cale, por
uma razo pragmtica: o frete cobrado pela RV mola caro demais para quem vende vinhos,
porque seus veculos so climatizados para transportar medicamentos.
Karene a sucessora de Manuel Garcia, um velho amigo de Vilela que fundou com ele a
Portus Cale e a administrou por mais de 20 anos, depois de se aposentar do Grupo Horsa.
Apaixonado por vinhos, Garcia fez, nos primeiros tempos, uma ponte entre dois grupos
de amigos: donos de vincolas em Portugal e donos de restaurantes no Brasil. Entre eles,
Belarmino Iglesias, criador do Grupo Rubaiyat. No incio, os vinhos importados eram
transportados no porta-malas do carro de Garcia. A demanda cresceu depressa, e ele
comeou a trazer contineres para o pas, junto com Vilela, para os amigos cada vez mais
numerosos.
O mercado era pequeno no incio dos anos 1990, dominado por produtos nacionais de baixa
qualidade e por uma novidade alem de m lembrana: o Liebfraumilch, mais conhecido
como o vinho da garrafa azul. Nesse cenrio desolador, a Portus Cale marcou poca ao
trazer para o Brasil duas marcas portuguesas de renome internacional: Bacalha e Taylors.

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CASA PORTUGUESA
Foco um diferencial histrico da Portus Cale. A ideia sempre foi trazer vinhos portugueses,
diz Karene. De incio, Garcia e Vilela achavam que o produto luso seria mais fcil de vender
pela comodidade da lngua comum. No bem assim, mas at hoje a companhia s trabalha
com vinhos portugueses. Karene assumiu a direo-geral h dois anos e diz que ainda estuda
a possibilidade de abrir espao para outros pases no portflio. A tendncia, segundo ela, que
isso acontea, porm de forma limitada. Quero ter um bom italiano, um bom francs e no
muito mais do que isso, afirma.
A Portus Cale hoje fatura R$ 5 milhes por ano. Sua receita oscila entre R$ 300 mil e R$
500 mil por ms. Segundo Karene, tem sido cada vez mais difcil se manter nesse nvel.
Nos tempos de mercado mais fechado, era possvel atingi-lo trazendo anualmente para o pas
meia dzia de contineres cada um deles com 12 mil garrafas. Hoje, necessrio trazer 35.
A diferena, claro, est no preo. Com a abertura do mercado, vinhos chilenos e argentinos
relativamente baratos caram no gosto do consumidor, e o valor mdio pago por garrafa
caiu. Hoje, diz Karene, quanto mais caro o vinho, mais difcil vend-lo, porque o brasileiro
est viajando muito e compra seus rtulos preferidos fora do pas. Voc tem que ter vinho no
ponto de venda a R$ 35 para competir, afirma ela.
Entrar numa guerra de preos indesejvel para a Portus Cale, que vende, prioritariamente,
para os principais emprios de alto padro do Brasil. A importadora atende tambm
restaurantes em So Paulo e no Rio de Janeiro, com equipes de vendas prprias, alm de
cidades como Braslia, por intermdio de distribuidores. Sua abrangncia nacional.
Se brigar por preo baixo no era uma alternativa, a sada foi apostar tudo na
profissionalizao. Karene publicitria e j trabalhou no setor de autopeas e na agncia Leo
Burnett. Entrou na Portus Cale para administrar a revista Gosto, no perodo em que sua famlia

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teve uma editora em sociedade com o jornalista Jos Antnio Dias Lopes. Na poca, Garcia
ainda administrava a empresa. Quando a idade pesou, Vilela comprou a participao acionria
do amigo, que passou a ser apenas consultor. Quase ao mesmo tempo, o investimento no
ramo editorial provou-se equivocado. Resultado: Karene assumiu o desafio de chefiar a Portus
Cale. Do alto de seus 24 anos. No sabia nada de vinho nem de importao, admite ela.
TBUA DE SALVAO
Apesar de j ter, ento, um quarto de sculo de histria, a Portus Cale era pouco mais que
uma criana em termos gerenciais. Numa empresa familiar, muita coisa feita de forma no
profissional, afirma Karene. Sozinha, fazendo conta no caderno, eu estava ficando louca. A
contabilidade era do sculo passado.
Por no entender bem o mercado e no ter um histrico das importaes da Portus Cale na
fase de empresa-hobby, Karene apostou, de cara, em ferramentas de gesto. Sua tbua de
salvao surgiu com a descoberta de um mundo por trs das siglas SIG (Sistemas Integrados
de Gesto) e ERP (Enterprise Resource Planning).
Ao implantar na Portus Cale o software Business One, da SAP, Karene passou a contar com
um sistema automtico de auditoria fiscal, tributria e contbil fundamental para saber
se havia passivos tributrios escondidos pela complexa legislao fiscal brasileira. muito
imposto. s vezes, a gente no sabe de uma regra nova e corre o risco de deixar de pagar
algum tributo, afirma ela. Eu sabia que tinha coisa errada na nossa contabilidade, porque
j tnhamos sido autuados por deixar de pagar um imposto que nem imaginvamos que
devamos. Hoje, qualquer mudana de norma fiscal informada Portus Cale, ao mesmo
tempo em que a parametrizao do seu sistema de gesto atualizada.

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Antes da implantao do Business One, dado o conhecimento deficiente das alquotas e


normas tributrias vigentes nas 27 unidades da federao, a Portus Cale no sabia o custo real
do vinho que vendia. As pessoas antigas do mercado tm nmeros mgicos para importar
vinho, afirma Karene. Por exemplo, multiplique o valor FOB (preo da mercadoria acrescida do
custo do frete) por seis e, supostamente, voc ter o custo de um vinho portugus no Brasil.
Geralmente d certo, mas hoje dou risada desses mtodos, diz Karene. Com o software
da SAP, sei por quanto cada vinho entrou no sistema, qual foi a taxa de cmbio e todas as
despesas para traz-lo at aqui. Fica mais fcil fixar as margens para cada produto.
QUEM MEDE GERE
Alm de monitorar as variveis que formam o custo do vinho que importa e vende, Karene
mantm olho vivo sobre o que chama de curva de importao de cada SKV. Ou seja, de cada
item do seu portflio de produtos (quase 60 rtulos). At instalar um software de gesto,
a Portus Cale no tinha um indicativo de quanto importava de cada item ao longo do ano.
Perdia, com isso, a possibilidade de administrar bem a sazonalidade do mercado (vendas fortes
em dezembro, seguidas de calmaria em janeiro e fevereiro) e sofria com a chamada ruptura de
estoque (falta de produto) por causa disso.
Hoje, Karene sabe de onde importou cada vinho, quantas garrafas comprou e quanto
tempo demorou a entrega, desde o pedido vincola at a chegada ao estoque. Com isso,
calcula a mdia de tempo necessria para o desembarao aduaneiro (35 dias atualmente) e,
consequentemente, os dias de estoque necessrios para garantir todas as entregas (90 dias
para os vinhos de custo mais baixo e maior giro; 120 dias para os mais caros).
Lembre-se: estoque sempre custo, e a Portus Cale paga pelo espao da RV mola que utiliza.
Mesmo assim, antes de ter esses indicadores na mo, a companhia importava tudo no incio do
ano e deixava no estoque por at 12 meses.

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Sobre a SAP

Igualmente importantes so os indicadores de vendas. A gesto de garrafas comercializadas


de cada item do portflio hoje mais relevante para a Portus Cale do que o monitoramento
do faturamento. Quando tinha estoque para um ano, essa no era uma mtrica estratgica.
Agora, ela crtica. Hoje, consigo saber a margem de contribuio de cada item para o nosso
lucro lquido, diz Karene.
Seu carro-chefe, atualmente, o vinho Quinta da Bacalha. um produto de valor unitrio
relativamente alto, que custa R$ 115 na gndola, mas tem tido giro rpido. Ao mesmo tempo,
os rtulos JP Azeito e Serras de Azeito, os mais baratos entre os trazidos pela Portus Cale,
compensam no volume de vendas o valor unitrio mais baixo, na casa dos R$ 35.
Karene diz que o prximo desafio dar autonomia aos vendedores. Cada um deles dever
portar um iPad nos pontos de venda, com as mtricas de vendas e faturamento mo. Assim,
saber, em tempo real, quanto pode dar de desconto para cada cliente. O trabalho [de gesto
por indicadores] comeou em casa, afirma Karene. Hoje no tenho um vinho que saia daqui
sem nota. Mesmo aqueles para consumo da famlia s saem do estoque registrados, seno o
estoque fsico no bate com o virtual, e temos problema com o Fisco.
No incio, segundo ela, a equipe no entendia o quo srio usar um sistema de gesto
integrada (ERP). Houve uma fase dura de adaptao a uma rigidez que, no fundo, imposta
pelas prprias normas fiscais e contbeis contemporneas. O uso do software da SAP ensinou
minha equipe a trabalhar, afirma Karene. As pessoas se viram obrigadas a parar para pensar
em diversos procedimentos. E a empresa ficou melhor graas a isso.

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O que a teoria da Gesto por Indicadores - e a prtica de uma


empresa vencedora - nos ensinam sobre o poder das mtricas?

"O governo sabe tudo porque seu scio, de seus clientes e


fornecedores."

O "Facebook" tributrio
Os radares fiscais
Gesto fiscal proativa

"Cada vez que voc emite uma nota fiscal como se colocasse
um post numa rede social."

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"Para aumentar a arrecadao, o governo aumenta a nossa


percepo de risco."

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"Cuidado! Seus clientes podem estar cometendo crime fiscal, e


voc sendo cmplice, sem saber."

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"O volume de compras de uma empresa tem que ser compatvel


com o volume de vendas."

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"O ideal ter um software que armazene cada nota fiscal


eletrnica recebida."

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"Receber com carto e no emitir nota fiscal um risco fiscal


absurdo."

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A SAP lder no mercado mundial de aplicaes de software empresarial


e ajuda empresas de todos os tamanhos, inclusive pequenas, a funcionar
melhor. Os servios e aplicativos da SAP do a clientes em todo o
mundo condies para operar, decidir, adaptar e colaborar melhor, alm
de permitir crescer com sustentabilidade. Setenta por cento dos clientes
SAP so PMEs.
Desenvolvido especialmente para pequenas empresas, o SAP Business
One um software de gesto que permite otimizar as operaes de
uma empresa de ponta a ponta e obter acesso imediato e completo s
informaes.
O SAP Business One oferece funes completas de gesto empresarial,
incluindo todos os processos necessrios para eliminar a lacuna
existente entre estratgia e execuo, melhorando a administrao da
empresa.

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