ASSOCIAO BRASILEIRA DE ENGENHARIA E CINCIAS

MECNICAS - ABCM

GUIA DE ORGANIZAO DE EVENTOS

Dezembro de 2013

Guia de organizao de eventos da ABCM

NDICE

APRESENTAO

1. INFORMAES GERAIS SOBRE A ABCM

1.1.
1.2.
1.3.
1.4.

Nome
Endereo
Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas (CNPJ)
ABCM: Por uma Sociedade Melhor!

2. GUIA PARA A ORGANIZAO DE EVENTOS REGULARES

2.1. poca de Realizao dos Eventos
2.2. Solicitao para Organizar um Evento
2.3. Programao e Formato do Evento
2.4. Comisso Organizadora
2.5. Gerenciamento Financeiro do Evento
2.6. Publicao Digital dos Anais
2.7. Editoria
2.8. Divulgao e Chamada de Trabalhos
2.9. Inscrio no Evento
2.10. Participao da ABCM
2.11. Resultado Financeiro Esperado pela ABCM

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ANEXOS
1. Informaes que Devem Constar da Solicitao para Organizao de
um Evento Regular da ABCM

14

2. Relatrio Tcnico Final

15

3. Instrues para a Contabilidade dos Eventos Promovidos pela ABCM

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Guia de organizao de eventos da ABCM

APRESENTAO

Este Guia a quarta atualizao do Guia de Organizao de Eventos da ABCM,

editado originalmente em dezembro de 1991, revisto pela primeira vez em novembro de 2001, e
novamente revisto em novembro de 2002. Ao contrrio da segunda reviso - que se fez
necessria devido introduo de procedimentos padro de contabilidade financeira na ABCM
visando atender legislao do pas e buscando uniformizar a organizao e a realizao dos
eventos -, a presente reviso refere-se principalmente aos aspectos cientficos e organizacionais
dos eventos. A expectativa de que um documento como o presente contribua com a experincia
acumulada na ABCM ao longo dos anos, garantindo um padro de qualidade mnimo e um
menor custo.
Este documento foi elaborado pelos seguintes membros da Associao:
Joo Luiz Filgueiras de Azevedo (coordenador da comisso),
Francis Henrique Ramos Frana,
Lus Mauro Moura,
em conjunto com as Diretorias da ABCM Binios 2012-2013 e 2014-2015.

Guia de organizao de eventos da ABCM

1. INFORMAES GERAIS SOBRE A ABCM

1.1. NOME
Associao Brasileira de Engenharia e Cincias Mecnicas
(Brazilian Society of Mechanical Sciences and Engineering)
1.2. ENDEREO
Av. Rio Branco, 124 14o andar
20040-001 Rio de Janeiro, RJ
Telefone: (21) 2221-0438 e (21) 2509-7128
Site: http://www.abcm.org.br
E-mail: abcm@abcm.org.br
1.3. CADASTRO NACIONAL DE PESSOAS JURDICAS (CNPJ)
Nmero : 83.431.593/0001-78

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2. GUIA PARA A ORGANIZAO DE EVENTOS REGULARES

Os eventos regulares da ABCM devem ser organizados observando as diretrizes gerais
apresentadas a seguir. Estes eventos regulares so:
1. ABCM International Congress of Mechanical Engineering COBEM,
2. Congresso Nacional de Engenharia Mecnica CONEM (National Congress of
Mechanical Engineering),
3. Congresso Brasileiro de Engenharia e Cincias Trmicas ENCIT (Brazilian Congress of
Thermal Sciences and Engineering),
4. International Symposium on Dynamic Problems of Mechanics DINAME,
5. Congresso Brasileiro de Engenharia de Fabricao COBEF (Brazilian Congress of
Manufacturing Engineering),
6. Escola de Primavera de Transio e Turbulncia EPTT (ABCM Spring School on
Transition and Turbulence),
7. Congresso Nacional de Estudantes de Engenharia Mecnica CREEM,
8. Jornada de Escoamentos Multifsicos JEM (Brazilian Multiphase Flow Week),
9. Encontro Nacional de Engenharia Biomecnica ENEBI (ABCM National Meeting on
Biomechanical Engineering),
10. International Symposium on Solid Mechanics MECSOL,
11. Escola de Combusto EdC (ABCM School on Combustion),
12. Escola de Vero de Refrigerao EVR (ABCM Summer School on Refrigeration),
13. Encontro Nacional dos Coordenadores de Engenharia Mecnica ENACEM,
14. International Symposium on Uncertainty Quantification and Stochastic Modeling
Uncertainties.

2.1. PERODO DE REALIZAO DOS EVENTOS

a)

Com o objetivo de evitar a proximidade dos diversos eventos regulares da ABCM, que pode
prejudicar a presena de participantes e a obteno de apoio financeiro dos rgos de
fomento, os eventos devem ser organizados respeitando-se a Tabela 1.

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Tabela 1. Perodo de realizao dos eventos regulares promovidos pela ABCM.

Ano Par
Janeiro
Fevereiro
Maro
Abril
Maio
Junho
Julho
Agosto
Setembro
Outubro
Novembro
Dezembro

Uncertainties
JEM

Ano mpar
EVR
DINAME
MECSOL, ENACEM, ENEBI
COBEF

CREEM
CONEM
EPTT

EdC, CREEM

ENCIT

COBEM

b) Para o estabelecimento das datas de realizao dos eventos, deve ser evitada a
proximidade com feriados e outras conferncias internacionais e nacionais,
particularmente aquelas com as quais a associao mantm acordos de cooperao.
c)

O CREEM, por ser um congresso com participao eminentemente estudantil, deve ocorrer
anualmente, de preferncia no 4o bimestre do ano, e realizado atendendo a um Guia de
Organizao especfico.

d) Alteraes do perodo de realizao de um evento em relao ao definido na Tabela 1,

podero ocorrer somente mediante solicitao e aps autorizao da Diretoria da ABCM.
2.2. SOLICITAO PARA ORGANIZAR UM EVENTO
a) A solicitao para organizar um evento regular da ABCM por uma instituio deve ser
formalmente encaminhada Diretoria com, pelo menos, 24 meses de antecedncia,
contendo as informaes constantes do Anexo 1.
b) A Diretoria da ABCM analisar as propostas submetidas para a organizao daquele
evento, baseada nos projetos formais apresentados e com especial nfase no oramento
proposto e na experincia da comisso organizadora, e ter a responsabilidade final de
deciso sobre a escolha da proposta vencedora para a organizao do respectivo evento.

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Na medida do possvel, a resposta da Diretoria da ABCM ao presidente da comisso

organizadora ocorrer em um prazo no superior a sessenta dias.
c) recomendvel que as candidaturas para organizao de um evento regular da ABCM
sejam apresentadas Assembleia daquele evento. A manifestao da Assembleia ser
levada em considerao pela Diretoria como um dos itens de anlise das propostas.

2.3. PROGRAMAO E FORMATO DO EVENTO

A programao cientfica e a formatao dos eventos da ABCM esto baseadas em duas
premissas bsicas: (a) apenas autores que encaminharem seus artigos completos tero
direito de apresentar seus trabalhos no evento, e (b) apenas autores que efetivamente
apresentarem seus trabalhos tero estes artigos publicados nos anais do evento. A
programao especfica dos eventos ABCM de deciso e responsabilidade das comisses
organizadoras, que devero observar as disposies a seguir:
a) Os trabalhos aceitos para os eventos da ABCM devem ser apresentados
preferencialmente na forma oral, sendo que, em circunstncias especiais, admite-se ainda
a apresentao na forma de psteres ou mdia equivalente. Nos casos em que a comisso
organizadora sentir a necessidade de utilizar psteres, a condio desejada aquela em
que a escolha deve ser feita a priori pelos prprios autores dos trabalhos. Em outras
palavras, a chamada de artigos para o evento deve dar a opo dos autores escolherem a
forma de apresentao que desejam para o seu trabalho. Sugere-se, inclusive, que a
comisso d trs opes aos autores: (a) apresentao oral, (b) apresentao por pster, e
(c) indiferente. De qualquer maneira, e qualquer que seja a composio utilizada para
dividir a forma de apresentao dos trabalhos, os autores devero saber de antemo a
forma de apresentao de seus trabalhos antes do vencimento do prazo para pagamento
da taxa de inscrio com o maior desconto;
b) A apresentao oral deve ser realizada com a durao mnima de 15 (quinze) minutos,
incluindo o tempo para perguntas e discusso do trabalho. Entretanto, situaes especiais
podem surgir em que haja interesse em se utilizar apresentaes mais longas;
c) Nas apresentaes orais, o perodo de perguntas e discusso deve ser aberto
participao dos presentes to logo o apresentador termine sua exposio, caso haja
tempo disponvel dentro do perodo estipulado na programao para aquela apresentao.
No se deve deixar as perguntas e a discusso dos artigos apresentados para o fim da
seo, evitando a disperso da plateia e a perda do momento mais adequado para a
discusso;

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d) Os coordenadores de sesses tcnicas com apresentaes orais devem cumprir o horrio

das apresentaes programado pela comisso organizadora. Caso falte algum
apresentador, o coordenador no pode adiantar a apresentao dos trabalhos
subsequentes, a fim de permitir que as apresentaes sejam realizadas no horrio
estipulado. Alm disso, o coordenador no pode trocar a ordem de apresentao dos
trabalhos em relao quilo que est previsto na programao do evento;
e) Quando ocorrerem, as sees de psteres devem durar um mnimo de 2 horas. Os autores
devem permanecer frente de seus trabalhos durante toda a seo, para esclarecimento de
dvidas e discusso com os participantes;
f) A organizao do evento deve incluir, na programao do mesmo, horrios para as
reunies dos comits tcnicos da ABCM em locais apropriados. Estas reunies devem ser
programadas em horrio atrativo para a participao do maior nmero possvel de
presentes e precisa ser destacado que as reunies so abertas a todos os participantes do
evento. Alm disso, no deve haver outras atividades em paralelo com as reunies dos
comits tcnicos.
So sugeridos os seguintes prazos para a organizao de uma conferncia:

Primeira chamada de trabalhos para o evento e disponibilizao da pgina do

mesmo no portal da ABCM: 18 meses antes do evento;
Programao preliminar completa do evento disponvel na pgina: 12 meses antes
do evento;
Submisso de resumos (preferencialmente resumos estendidos): 8 meses antes do
evento;
Comunicao do aceite final dos trabalhos* com indicao do tipo de apresentao
(oral ou pster): 5 meses antes do evento;
Submisso da verso final dos artigos aceitos: 75 dias antes do evento;
Programao final do evento disponvel na pgina eletrnica: 60 dias antes do
evento;
Publicao digital dos Anais na pgina eletrnica: 30 dias antes do evento.

* O aceite final somente poder ser feito com base em pareceres de revisores indicados pelo Comit
Cientfico do evento sobre o resumo estendido ou sobre o trabalho completo.

Observaes:
1. Disponibilizao da pgina do evento significa que deve haver uma pgina do evento com
acesso pelo portal da ABCM, com a chamada de trabalhos para o evento e com as instrues
para os autores sobre a submisso de trabalhos para o mesmo.
2. Da mesma forma, ao disponibilizar a pgina do evento, a comisso organizadora j dever ter
os templates de submisso de artigos disponveis.

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3. Um resumo estendido deve ser entendido como um texto de, pelo menos, 1000 palavras, que
descreva o propsito e o escopo do trabalho, os mtodos usados, os principais resultados, as
contribuies para o estado-da-arte na rea, e referncias a publicaes pertinentes na
literatura. Este resumo estendido tem necessariamente que incluir figuras e/ou dados que
apoiem os resultados e contribuies citados no texto. No deve haver restries de
formatao para o resumo estendido, uma vez que a sua finalidade permitir uma avaliao
da contribuio tcnico-cientfica potencial do artigo proposto (e no uma verificao de
aderncia a formato e/ou template). Em outras palavras, o resumo estendido deve ter formato
livre. Alm disso, deve ser encorajada a submisso de verso preliminar do trabalho
completo (draft paper) no lugar do resumo estendido, a critrio do autor.
4. Ao se fazer a comunicao de aceite do trabalho ao autor, este j deve ser informado se seu
trabalho ser apresentado como pster ou apresentao oral.
5. Ao elaborar a programao preliminar, a comisso organizadora j deve informar a
distribuio de todos os trabalhos nas respectivas sesses.
Os programas preliminar e final devem conter as informaes mais completas possveis
sobre o evento, incluindo:
Programa Preliminar:

Local de realizao do evento e informaes sobre transporte e hospedagem;

Informaes sobre inscrio incluindo preos e formas de pagamento;

Local e horrio das visitas tcnicas e programaes cultural e turstica;

Referncia ABCM como promotora do evento e s instituies e empresas que

patrocinam e apoiam o evento;

Local e horrio das Reunies dos Comits Tcnicos da ABCM;

Local e horrio das cerimnias de premiao da ABCM;

Local e horrio da Assembleia da ABCM do evento; e

Local e horrio da Assembleia Geral da ABCM, caso os eventos sejam o COBEM

ou o CONEM.
Programa Final:

Inclui todas as informaes listadas acima, e;

Local, horrio, ttulo e nome de autores das palestras convidadas (caso definido
prematuramente, pode ser antecipado para o programa preliminar);

Local, horrio, ttulo e professores dos Minicursos (caso definido prematuramente,

pode ser antecipado para o programa preliminar);

Local, horrio, ttulo e nome de autores das apresentaes dos trabalhos;

Coordenadores das sesses tcnicas.

O programa final deve ser distribudo em formato de livreto impresso por ocasio
da inscrio. Alm disso, a Comisso Organizadora deve adotar medidas para permitir que

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inscries sejam pagas por meio de notas de empenho, que so uma realidade em muitas
instituies pblicas brasileiras.
Durante a Assembleia do evento deve ser discutida qual ser a instituio que organizar
sua edio seguinte. Na medida do possvel, a meta deve ser a de trabalhar com a previso das
instituies organizadoras dos prximos dois eventos. Portanto, recomendvel que os
interessados em organizar edies futuras do evento preparem uma apresentao para a
Assembleia.

2.4 COMISSO ORGANIZADORA

A Comisso Organizadora composta de 4 a 7 membros, que devem necessariamente ser
membros adimplentes da ABCM. A comisso dever ter, no mnimo, um presidente, um vicepresidente, um tesoureiro e um editor cientfico. Os requisitos mnimos a serem observados pelos
membros desta comisso so:

Serem associados da ABCM, preferencialmente com pelo menos 3 (trs) anos de afiliao,
com anuidades pagas em dia;
Terem preferencialmente um histrico de participao naquele evento regular da ABCM que
pretende organizar;
Declararem que cumpriro estas instrues.

O presidente da comisso organizadora atuar como responsvel pela realizao do evento

junto ABCM. Cabe ao Conselho ou Diretoria homologar esta Comisso, bem como o nome
do seu presidente. A comisso deve manter a Diretoria da ABCM informada sobre o andamento
da organizao do evento e discutir com esta o apoio que a Associao poder dar aos
organizadores.
Comisso Organizadora cabe:
a) A responsabilidade por todas as iniciativas e atividades, incluindo as financeiras, relativas
realizao do evento.
b) Indicar o Editor e a Comisso Editorial (se for o caso). Destaca-se, neste aspecto, que os
eventos da ABCM esto ligados a Comits Tcnicos pertinentes. Portanto, mandatrio
que a Comisso Organizadora entre em contato com os Comits Tcnicos pertinentes de
forma a compor a Comisso Editorial do evento. Compete, por sua vez, aos Secretrios
dos Comits Tcnicos coordenarem as atividades cientficas pertinentes ao seu Comit,
ou indicar explicitamente para a Comisso Organizadora qual membro do Comit
Tcnico desempenhar esta funo.

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c) Assegurar que o nome ABCM Associao Brasileira de Engenharia e Cincias

Mecnicas e o respectivo logotipo, estejam claramente indicados, e em destaque, em
todo material de divulgao.
d) Assegurar que a ABCM aparea de forma clara e inequvoca como Promotora do evento.
Certificar-se que a indicao de eventual patrocnio ou apoio por parte de outras
entidades no descaracterize a ABCM como entidade promotora. Os organizadores locais
e suas instituies devem aparecer como Organizadores.
e) Assegurar que as instituies e empresas que oferecem patrocnio ou outras formas de
apoio relevante tambm tenham seus logotipos devidamente destacados no material do
evento, inclusive atendendo s solicitaes especficas de tais patrocinadores, sempre que
possvel e adequado. Estas instituies sero denominadas Patrocinadores.
f) Assegurar que todas as informaes relativas realizao e divulgao do evento sejam
encaminhadas secretaria da sede da ABCM.
g) Convidar os conferencistas para as palestras temticas do evento, observando que o
nmero de convidados vinculados a instituies brasileiras seja pelo menos igual ao de
convidados vinculados a instituies estrangeiras de forma a valorizar as instituies
nacionais. Encoraja-se que esta escolha de conferencistas seja feita em comum acordo
com os Comits Tcnicos pertinentes.
h) Atuar para que os conferencistas de instituies estrangeiras convidados obtenham, se
possvel, financiamento de seus prprios governos e/ou instituies para cobertura de
suas passagens internacionais e demais despesas.
i) Instruir os participantes estrangeiros de que pode ser necessria a obteno prvia de
visto para entrada no Brasil. Alm disso, proporcionar carta convite a estes participantes
para que os mesmos possam solicitar a devida documentao de viagem nas reparties
diplomticas brasileiras em seus pases de origem. Caso necessrio, a Comisso
Organizadora deve entrar em contato com a sede da ABCM para verificar modelos de
carta convite.
A Comisso Organizadora tambm responsvel por todos os arranjos locais, como por
exemplo:

Reserva do centro de convenes,

Hotis,
Transporte,

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Convites a conferencistas,
Aquisio de passagens,
Captao de recursos,
Prestao de contas aos agentes financiadores.

Finalmente, cabe Comisso Organizadora apresentar ao trmino do evento o Relatrio

Tcnico Final, bem como a Prestao de Contas, conforme os Anexos 2 e 3, e respeitando os
prazos previstos na Seo 2.5 deste documento.
2.5 GERENCIAMENTO FINANCEIRO DO EVENTO
a) O gerenciamento de todos os recursos financeiros envolvidos no evento de total
responsabilidade da Comisso Organizadora, que deve cumprir as Instrues para a
Contabilidade dos Eventos Promovidos pela ABCM, que constituem o Anexo 3. Destaca-se
que, independentemente da forma especfica de gerenciamento adotada pela Comisso
Organizadora, por exemplo, a utilizao de uma fundao de apoio, a responsabilidade
perante a ABCM permanece com a Comisso Organizadora.
b) O Presidente e o Tesoureiro da Comisso Organizadora so os responsveis pelo contato com
a Diretoria da ABCM no que diz respeito gesto dos recursos financeiros do evento. Alm
disso, o Presidente e o Tesoureiro so tambm os responsveis pela prestao de contas do
evento, cumprindo os prazos estabelecidos neste documento.
c) Os recursos devero permanecer aplicados, sempre que possvel. Os rendimentos das
aplicaes financeiras devem ser incorporados aos recursos do evento.
d) A Comisso Organizadora do evento deve obter junto sede da ABCM o instrumento
jurdico necessrio para abertura de conta bancria em nome da ABCM, para o
gerenciamento dos recursos obtidos para o evento. As instrues para abertura desta conta
devem tambm ser obtidas junto sede da ABCM.
e) A Comisso Organizadora deve enviar a Prestao de Contas do Evento Secretaria da
ABCM com a maior brevidade possvel, mas sempre respeitando o prazo mximo de 60 dias
aps o seu trmino. Esta Prestao de Contas deve ser apresentada para aprovao na
primeira reunio do Conselho da ABCM seguinte ao evento, respeitado um intervalo mnimo
de 60 dias.

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2.6 PUBLICAO DOS ANAIS

Os trabalhos apresentados nos eventos regulares da ABCM devem obrigatoriamente ser
publicados em Anais, que deve estar disposio dos participantes atravs de link na pgina
da ABCM trinta dias antes da realizao do evento.
a) Somente trabalhos completos sero aceitos para apresentao nos eventos regulares da
ABCM;
b) Os trabalhos aceitos para apresentao em eventos da ABCM, cujos autores no submeterem
seus trabalhos completos dentro do prazo estipulado pela Organizao do Evento, sero
retirados da programao do evento na elaborao do programa final;
c) Trabalhos completos submetidos em flagrante desrespeito ao template do evento sero
tambm retirados da programao final;
d) Os trabalhos no apresentados no evento sero retirados dos Anais na elaborao da
verso final dos mesmos;
e) Os Anais sero publicados em formato eletrnico com link de acesso na pgina da ABCM
utilizando o seguinte procedimento:
Os Anais devem ser publicados em formato eletrnico na pgina do evento. Eles tm que
estar disponveis neste formato, 30 dias antes do incio do evento;
Aps o evento e aps retirar dos Anais os trabalhos que no foram apresentados, a
Comisso Organizadora deve encaminhar esta verso final dos Anais, em forma
eletrnica, para a Secretaria da ABCM para que sejam disponibilizados em forma
definitiva. O prazo para este encaminhamento de, no mximo, 15 dias aps o
encerramento do evento;
f) Em funo do especificado no item anterior, a Comisso Organizadora deve implantar um
procedimento de controle dos trabalhos efetivamente apresentados, possivelmente por meio
de um relatrio padro preenchido pelos coordenadores de sesso;
g) O formato dos artigos a serem includos nos anais dos eventos da ABCM no uma deciso
da Comisso Organizadora. O formato dos artigos deve seguir os templates disponveis no
portal da ABCM. Alm disso, sugere-se que no haja limitao estrita de nmero de pginas
nos artigos, embora a recomendao seja de que um artigo tpico publicado em um evento da
ABCM deva ter em torno de 10 pginas, utilizando o formato dos templates disponveis;
h) Os templates disponveis na pgina da ABCM, precisam ser editados para incluir os dados
especficos do evento em questo. Esta edio no pode implicar em alterao do formato

Guia de organizao de eventos da ABCM

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dos mesmos, mas deve se ater apenas incluso dos dados do evento especfico. Alm disso,
a Comisso Organizadora tem necessariamente que disponibilizar, pelo menos, templates
para o editores de uso mais frequente pela comunidade na ocasio (Word e LaTex quando da
elaborao deste guia);
i) Para facilitar a referncia aos artigos dos eventos ABCM, estes devem ser publicados nos
Anais seguindo uma identificao prpria, a ser impressa na primeira pgina do artigo. Esta
identificao deve ter o formato:
AAA-XXXX-YYYY
onde AAA a abreviatura da sigla do evento (ver Tabela 2), XXXX o ano de realizao do
evento e YYYY o nmero do artigo. Por exemplo, o artigo de nmero 978 do COBEM de
2013 deve ser identificado como COB-2013-0978;
j) Os Anais devem obrigatoriamente conter o registro ISSN (International Standard Serial
Number), que deve ser providenciado junto secretaria da Associao.
k) A Comisso Organizadora deve ainda atentar para a importncia de que os autores
preencham um formulrio de cesso de copyright com relao ao seu trabalho. Sugere-se que
estes formulrios sejam exigidos dos autores quando do envio do trabalho completo final. A
situao recomendada aquela em que a pgina do evento estruturada de tal forma que o
autor no consiga fazer a submisso do artigo completo antes de enviar (tambm
eletronicamente) o formulrio de copyright devidamente preenchido. Modelos destes
formulrios foram desenvolvidos pela ABCM e podem ser obtidos junto secretaria da
Associao.
Tabela 2. Abreviaturas das siglas dos eventos ABCM para numerao dos artigos.
Evento

Abreviatura da Sigla

COBEM

COB

CONEM

CON

ENCIT

CIT

DINAME

DIN

COBEF

COF

EPTT

ETT

JEM

JEM

ENEBI

EEB

MECSOL

MSL

EdC

EDC

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EVR

EVR

ENACEM

ENC

Uncertanties

USM

CREEM

CEE

2.7 EDITORIA
O Editor deve ser um membro adimplente da ABCM e atuar como responsvel pelas
publicaes. Ele deve ser um especialista de reconhecida competncia na rea cientfica do
evento.
O Editor, juntamente com a Comisso Organizadora, estabelece a temtica geral do evento,
sendo o responsvel pela redao da parte tcnico-cientfica da primeira chamada de artigos.
O Editor deve obrigatoriamente entrar em contato com os secretrios dos Comits Tcnicos
da ABCM pertinentes ao evento, a quem cabe:
a) Escolher o corpo de revisores da rea para seleo dos trabalhos submetidos;
Juntamente com cada Comit Tcnico cabe ao Editor:
b) Organizar o programa cientfico do evento e sua estruturao em simpsios quando for o
caso ;
c) Escolher os especialistas para ministrar cursos, conferncias e palestras convidadas.
Cabe ao Editor, ainda:
1) Garantir que os Anais estejam disponveis no incio do evento;
2) Obter o ISSN (International Standard Serial Number) para os Anais atravs da Secretaria
da ABCM;
3) Participar da redao do Relatrio Tcnico Final aps a realizao do evento.

2.8 DIVULGAO E CHAMADA DE TRABALHOS

To logo seja aprovada pela Diretoria a organizao de um evento, ele deve ser divulgado e
a Chamada de Trabalhos pode ser distribuda. A utilizao de meios eletrnicos de divulgao do

Guia de organizao de eventos da ABCM

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evento deve ter prioridade. To logo esteja disponvel a Chamada de Trabalhos, uma verso
eletrnica deve ser enviada Secretaria da ABCM, que providenciar sua divulgao atravs da
lista de endereos eletrnicos de seus membros. Da mesma forma, a secretaria da ABCM deve
ser informada to logo a pgina do evento esteja disponvel, a fim de que seja divulgado no
portal da ABCM, via link para a pgina do evento.
As informaes indicadas a seguir, alm de outras a critrio dos organizadores, devem fazer
parte da Chamada de Trabalhos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

O smbolo da ABCM em destaque (padro fornecido pela ABCM);

O nome da ABCM;
O ttulo, data e local do evento;
Patrocnios e apoios;
Objetivos do evento;
Histrico do evento;
Informaes sobre submisso de trabalhos;
Calendrio e datas-limite;
Endereo completo para contatos, incluindo o portal do evento.

2.9. INSCRIO NO EVENTO

Os organizadores devem estar atentos para os seguintes pontos relativos inscrio nos
eventos promovidos pela ABCM:
a) As taxas de inscrio dos membros da ABCM devem sofrer um desconto em relao s
taxas praticadas para os no-membros. Este desconto na taxa de inscrio para membros
da ABCM tem necessariamente que ser superior ao valor da anuidade de membro
individual, como uma forma de incentivar o participante a se tornar membro da
Associao. Participantes no-membros, ao efetuarem o pagamento da taxa de inscrio
de no-membros, tornam-se automaticamente membros da Associao, a no ser que se
manifestem explicitamente pelo contrrio (a ficha de inscrio deve deixar clara esta
opo;
b) Alunos de graduao e de ps-graduao devem ter uma taxa de inscrio reduzida. A
taxa de inscrio dos alunos de ps-graduao 50% da taxa de inscrio correspondente
aos membros efetivos ou aos no-membros, conforme o caso. Para os alunos de
graduao, a taxa de inscrio 25% da taxa de inscrio dos profissionais
correspondentes. Para os alunos aplica-se a mesma regra do item (a), ou seja, a taxa de
inscrio de alunos membros da ABCM deve sofrer um desconto em relao taxa de
inscrio de alunos no-membros. Este desconto tem necessariamente que ser superior ao

Guia de organizao de eventos da ABCM

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valor da anuidade de membro estudante da ABCM. Da mesma forma, alunos no

membros se tornam automaticamente alunos membros, a menos que se manifestem
explicitamente contrrios, ao pagar a taxa de inscrio de alunos no-membros;
c) Somente os membros da ABCM adimplentes podem gozar do desconto anteriormente
referido. A Secretaria da ABCM fornecer a listagem dos membros com a informao de
sua situao em relao ao pagamento das anuidades;
d) Membros de entidades com as quais a ABCM mantm acordos gozam dos mesmos
benefcios dos membros da ABCM. Cabe ao interessado mostrar identificao
comprobatria de afiliao para fazer uso destes benefcios;
e) Membros institucionais podem inscrever at 5 (cinco) de seus funcionrios, pagando a
taxa de membro efetivo adimplente com a anuidade do ano corrente para cada um destes
funcionrios. A empresa ou instituio deve, contudo, enviar Comisso Organizadora a
relao nominal dos seus representantes no evento para fazer uso deste benefcio;
f) Somente sero includos nos Anais artigos que possuam pelo menos uma taxa de
inscrio associada.
g) Devem ser criadas taxas de inscrio com valores progressivos, em que aqueles que
paguem as taxas com maior antecedncia tenham um valor de taxa de inscrio menor
que aqueles que deixem para pagar estas taxas mais tarde, desde que respeitados os
limites para os descontos entre membros e no-membros anteriormente mencionados,
incluindo os descontos para os membros estudantes. A data de vencimento do prazo de
pagamento das taxas de valor mais baixo, para todas as categorias de participantes, no
pode ser anterior data de divulgao do aceite final dos trabalhos ou anterior data de
divulgao do programa preliminar do evento, a que for mais tardia.
2.10 DEVERES DA ABCM
No que diz respeito organizao dos eventos patrocinados pela ABCM cabe a esta:
a) Fornecer aos organizadores as informaes e documentos essenciais para viabilizar a
organizao do evento;
b) Apoiar direta ou indiretamente as aes dos organizadores junto s instituies e agncias
financiadoras, nacionais ou internacionais;
c) Fornecer logotipos e listagem dos membros;

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d) Manter atualizados os templates dos formatos dos artigos completos a serem publicados
nos anais dos eventos da ABCM no portal da Associao. Devem ser mantidos, pelo
menos, templates para os editores mais utilizados pela comunidade na ocasio do evento
(Word e LaTex quando foi elaborado este guia);

e) Montar stand prprio da ABCM no local de inscrio, de forma a prover os servios

necessrios aos membros e divulgar a Associao, sempre que possvel;
f) Divulgar o evento no portal da Associao e no Informativo da ABCM, assim como em
outras mensagens eletrnicas para os associados;
g) Designar um membro da Diretoria para acompanhar todas as etapas de organizao do
evento;
h) Providenciar auxlio financeiro, em carter de adiantamento, Comisso Organizadora
do evento. O valor do auxlio deve ser aprovado em reunio da Diretoria, mediante a
apresentao de um Plano de Aplicao de Recursos, conforme o Anexo 1.

2.11 RESULTADO FINANCEIRO ESPERADO PELA ABCM

H um entendimento na ABCM de que os recursos previstos em seu oramento devem
provir basicamente dos eventos por ela promovidos, de modo a ter anuidades reduzidas para os
associados. Dentro desta perspectiva, a ABCM conta com a compreenso das Comisses
Organizadoras de eventos para que exista um supervit, a ser repassado para a sede, conforme
mencionado no Anexo 1. Este supervit deve ser compatvel com a dimenso do evento e dos
custos correntes da ABCM.
O referido supervit ser repassado ABCM aps o recebimento de todos os crditos e
pagamento de todas as despesas relativas ao congresso, de acordo com o Relatrio de Prestao
de Contas.
A conta bancria em nome da ABCM, aberta para o evento, deve ser encerrada aps a
transferncia do saldo financeiro ABCM. A Diretoria da Associao deve ser formalmente
informada do fechamento desta conta bancria, imediatamente aps a transferncia do saldo
ABCM.

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ANEXO 1
INFORMAES QUE DEVEM CONSTAR DA SOLICITAO PARA
ORGANIZAO DE UM EVENTO REGULAR DA ABCM

A solicitao de organizao de um evento regular da ABCM deve ser formalmente

encaminhada Diretoria com pelo menos 24 meses de antecedncia, contendo as informaes
abaixo.

Nome e escopo do evento;

Local e data;
Membros da Comisso Organizadora;
Presidente da Comisso Organizadora;
Editor do evento;
Nmero esperado de participantes (do pas e do exterior);
Valor aproximado da taxa de inscrio;
Valor dos adiantamentos de recursos financeiros esperados da ABCM e datas
desejadas para as liberaes;
Plano de aplicao dos recursos liberados pela ABCM;
Outras formas de apoio desejadas da ABCM;
Supervit esperado (a ser repassado para a ABCM);
Relao provvel de agncias e empresas financiadoras (patrocnios), os valores a
serem solicitados, e as datas-limite para estas solicitaes;
Oramento detalhado do evento, que um dos itens mais importantes para a
avaliao da proposta por parte da ABCM;
Declarao de leitura e concordncia com o Guia de Organizao de Eventos da
ABCM (presente documento).

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ANEXO 2
RELATRIO TCNICO FINAL
1.

DADOS GERAIS
Evento
Local
Data de Realizao
Objetivos do Evento
Promoo
Entidade Organizadora
Comisso Organizadora
Conselho Editorial
Patrocnios
Apoios
Conferencistas Convidados (nomes, instituies, palestras)
Expositores
Cursos Ministrados (ttulos, docentes, nmero de participantes)
Relao do Material Distribudo

2. ESTATSTICAS DO EVENTO
Nmero de Participantes: Membros e No Membros
Nmero de Estudantes de Graduao, Mestrado e Doutorado: Membros e No Membros
Nmero de Participantes por Instituio
Nmero de Participantes por Pas
Nmero de Trabalhos Publicados por Instituio
3. AVALIAO DO EVENTO
Apreciao da Comisso Organizadora
Apanhado dos comentrios dos participantes, se possvel, em funo de pesquisa de opinio
obtida pela distribuio de formulrios na inscrio (ver sugesto) com perguntas
pertinentes ao evento (opcional)
Recomendaes Gerais da Comisso Organizadora
ANEXOS
Cpia do Material de Divulgao

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Cpia do Programa
Texto de Divulgao para a revista ABCM Engenharia
Relao de Participantes, incluindo instituio, endereo, e-mail e se membro da ABCM
SUGESTO DE CONSULTA AOS PARTICIPANTES
a) Voc considera que os objetivos do evento foram alcanados?
( ) SIM ( ) NO
b) Os contatos entre os participantes permitiram uma troca proveitosa de informaes?
( ) SIM ( ) NO
c) Como foram considerados os locais utilizados para a realizao do evento?
( ) BOM ( ) RUIM ( ) REGULAR ( ) TIMO
d) Como voc considerou o apoio aos participantes no local do evento?
( ) BOM ( ) RUIM ( ) REGULAR ( ) TIMO
e) Como foram considerados os processos de submisso e de avaliao dos trabalhos?
( ) BOM ( ) RUIM ( ) REGULAR ( ) TIMO
f) Os assuntos abordados contribuiro para o desenvolvimento de sua vida profissional?
Quais e porque?
g) Quais os eventos da programao que voc julgou de maior interesse?
h) Que aspectos voc considera que podem ser melhorados na realizao dos prximos
eventos?

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ANEXO 3
INSTRUES PARA A CONTABILIDADE DOS EVENTOS PROMOVIDOS PELA
ABCM
Objetivo:
A presente instruo tem como propsito determinar os procedimentos formais para a gesto
financeira dos fundos destinados a promover eventos do tipo: congresso, simpsio, conferncias,
e cursos ou reunies tcnicas.
O estrito seguimento desses procedimentos condio necessria para a integrao da
contabilidade do evento contabilidade da ABCM e atendimento das exigncias fiscais e
contbeis a que a associao est sujeita.
Abertura de Conta Corrente do Evento:
O presidente e o tesoureiro do evento so os responsveis pela abertura, gerenciamento e
encerramento da conta corrente destinada movimentao de recursos bem como a elaborao
dos demonstrativos financeiros. Eles devem entrar em contato com a Sede da ABCM que
fornecer uma lista de dados e documentos necessrios para a elaborao de um instrumento
jurdico que permitir a abertura de uma conta corrente de pessoa jurdica, com o CNPJ da
Associao, no Banco do Brasil. Uma vez assinado pelo presidente e diretor-tesoureiro da
ABCM, este documento ser remetido para o comit organizador do evento. De posse do
instrumento jurdico, o presidente e tesoureiro do evento entraro em contato com a agncia do
Banco do Brasil de sua preferncia para a abertura de conta-corrente propriamente dita.
Movimentao dos Recursos Financeiros:
O movimento financeiro de um evento da ABCM se d atravs de operaes de receitas e
despesas. Tipicamente, as receitas so geradas atravs de taxas de publicao e inscrio bem
como do apoio que rgos de fomento estatais e privados prestam aos eventos da ABCM. J as
despesas constituem-se em todo e qualquer pagamento necessrio e exclusivamente relacionado
s vrias fases do evento.

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Relatrio Mensal de Movimentao dos Recursos Financeiros:

Como a movimentao dos recursos financeiros se d atravs de operaes bancrias realizadas
com o CNPJ da Associao, torna-se necessrio incluir estes dados na contabilidade geral da
ABCM. Para tanto, necessrio que o presidente e tesoureiro do evento enviem para a Sede e em
prazo no superior ao quinto dia til do ms em curso, um relatrio financeiro com a
movimentao diria detalhada (crditos e dbitos) referente ao ms anterior bem como o extrato
bancrio referente ao ms em anlise acompanhado dos devidos documentos comprobatrios.
Solicita-se que os responsveis pela gesto financeira do evento entrem em contato com a Sede,
para outras instrues quanto ao formato do relatrio mensal.
Emisso de Notas Fiscais Eletrnicas referentes Receita de Eventos ABCM:
As receitas arrecadadas em um evento da ABCM devem ser acompanhadas da emisso de uma
respectiva Nota Fiscal Eletrnica (NFe) que gerada pela Sede e enviada ao destinatrio, atravs
de correio eletrnico. Para que este servio possa ser feito com a devida presteza tendo em vista
a observncia dos preceitos legais, necessrio que haja um fluxo de informaes constante
entre a Sede e a organizao do evento. Desta forma, a Sede repassar aos organizadores dos
eventos ABCM um conjunto de informaes necessrias confeco da NFe. Cabe
exclusivamente aos organizadores do evento, a disponibilizao on-line ou o envio regular
(tipicamente semanal) destes dados para a Sede visando posterior gerao das NFe.
Comprovao de Despesas Realizadas em Eventos ABCM:
As despesas relacionadas aos eventos da ABCM devem ser comprovadas pela respectiva Nota
Fiscal (fsica ou eletrnica). Despesas de pequeno valor podem, alternativamente, ser
comprovadas por cupons fiscais ou em ltima instncia por vale-despesa. Aconselha-se aos
organizadores de eventos que guardem uma cpia de cada documento comprobatrio referente s
despesas e que enviem o documento original por ocasio do relatrio mensal de movimentao
de recursos.
Confeco do Relatrio Final de Movimentao de Recursos:
Por ocasio do encerramento do evento, deve ser elaborado um relatrio financeiro que deve
conter a movimentao mensal de todas as fases do evento e um balancete. Neste balancete, o
movimento total de receitas e despesas deve estar agrupado em itens para que possa ter uma ideia
geral dos elementos que compem os custos e arrecadao de um evento ABCM. Neste
balancete deve ser destacado o supervit do evento que deve ser depositado em uma contacorrente da ABCM no Rio de Janeiro antes do encerramento da conta-corrente do evento.

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Encerramento da Conta-Corrente do Evento:

No havendo mais a necessidade de manuteno de conta-corrente ela deve ser encerrada
formalmente pelo presidente e tesoureiro do evento atravs dos procedimentos solicitados pelo
gerente da agncia bancria. Todos os documentos originais que formalizam o encerramento da
conta devem ser remetidos para a Sede e solicita-se que o comit local do evento fique de posse
de cpias destes documentos.