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06/07/2015

Guiasparaferramentasespecficas|VidaOrganizadaThaisGodinho

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GUIAS PARA FERRAMENTAS ESPECFICAS


23
OCT2014

GUIA PARA APLICAR O GTD NO TOODLEDO


ToodledoumaferramentafantsticaaminhapreferidaparautilizarjuntocomoGTD.Noseiseovisualretrou
todasasfeaturesenvolvidas,masjutilizoaferramentahmuitosanose,mesmotestandooutras,semprevoltopara
ela.Porisso,resolvicriaresteguiasobrecomoaplicaroGTDnoToodledo.

ThaisGodinhoescritora,palestranteeblogueira.
ApaixonadapelomtodoGTD,criouoblogpara

1Crieumacontanaferramenta.Sim,elatodaemingls,masnadaqueumGoogleTradutornopossateajudar.
Quandovocconfigurla,colocartudoemportugus,entooinglsnodeveserimpeditivoparautilizar.

inspiraraspessoasaseorganizarem.
Saibamais

2Vocpodeseperguntarsobreotipo de contaqueirter.OToodledotem4planos. Apesar de ter utilizado o


gratuitodurantemuitotempoeeleatenderbem,pelaminhaexperincia,oplanoSilver(15dlaresporano)oideal.
Sevocpagarodobrodopreo,podeteroplano GOLD

,quebasicamentetepermiteanexararquivosstarefas.

Eu assinei esse plano para testar e, sinceramente, no uso. Ento, nesse momento, recomendo que voc crie sua
conta Silver (se realmente tiver interesse em implementar o GTD na ferramenta), porque ela te d acesso a muitos
recursosteisparaoGTD,quevoufalarnestepost.
3Depoisdecriarsuaconta,cliqueemSettingsparaconfigurla.Asprimeirasconfiguraessoasbsicasde
senhaeoutrosmecanismosdesegurana(comoautenticaoemduasetapasecriptografia).Novouentrarneste
assuntoagora.Sevocnoentendenadasobreisso,deixecomoest.Nsvamosmexernaterceiraopo,quea
Tasks.

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Nopercamaisnenhumaatualizao!Cadastreseue
mailnocampoabaixoerecebaopostdodianasua
caixadeentrada.
email@site.com

OK

4Editecadaumdoscamposedeixeconfiguradoscomonaimagemacima.Oquevocprecisasabersobreessa
configurao: estamos selecionando os campos que vo aparecer para cada tarefa, o que acontece quando
completamosumatarefa,qualseronossomododevisualizaopadroinicialealgunsoutrospadres.
5Feitasessasconfiguraes,bastaclicarlemcimaemTasks.

6 Desse menu, usaremos amplamente a aba Tasks, ou Tarefas. Em Notes, voc pode inserir informaes que
quiser que auxiliem voc em seus projetos. Quem utiliza outra ferramenta (como o Evernote, por exemplo) pode
acabarnousandoesserecurso.OmesmovaleparaOutlines(referncias)eLists(checklists),masvocpodeficar
vontade para uslos se estiver curioso. Se voc no utiliza nenhuma outra ferramenta de suporte, pode ser
interessantemantertudoaqui.OToodledoforneceumamplomaterialdeorientaoparaquemquiserutilizarqualquer
recursodaferramenta.
7CliqueemOrganizeeemFolders.EmFolders,vamoscolocarnossasreasderesponsabilidade.ODavid
Allendizquecomumtermosdeseteaquinzereasderesponsabilidadenanossavida.Eutenho14.

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8Noexisteumaordemcorreta(oToodledocolocarautomaticamenteemordemalfabtica,masvocpodemudar
atravs das setinhas ao lado esquerdo de cada rea). Eu costumo deixar as reas profissionais primeiro, para ficar
maisfcildeacessaremumdiacomumdetrabalho,masvocpodeorganizarcomoquiser.Criesuasreas,organize
aordememqueficaroecliqueemSavechanges.
9.Depois,cliquenovamenteemOrganizeedepoisemContexts.Aqui,vocdeverinserirtodososcontextosem
quecostumarealizarsuastarefas.Eutenhoumcontextochamado@Anywhere,queachomuitotil,paracoisasque
possoresolveremqualquerlugar(refletirsobreumadeciso,porexemplo,oulerumlivro),eumoutrochamado@
Online,paradiferenciardoqueprecisofazeroffline,nocomputador.Procureinseriromnimopossveldecontextos,
mas no deixe de ser atendido por eles. Se achar que est faltando um, coloque e depois tire, se achar que ficou
demais.ODavidAllenutilizaocaractere@antesdoscontextos,entomantenhoanomenclatura.Eucostumoter
trstiposdecontextos:situaes,pessoascomasquaissempreconversoereuniesperidicas.Parafacilitarnahora
deselecionarcadacontexto,euagrupopelonmerodearrobas,deacordocomotipodecontexto.Assim:

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10 Depois, clique novamente em Organize e, agora, em Goals. Aqui, vamos inserir nossos objetivos de curto
(shortterms goals), mdio (longterm goals) e longo prazo (lifelong goals). No precisa fazer isso com pressa, nem
agora.Aqui,estouapenasensinandocomofazer.Aideiaaseguinte:criarprimeiroosobjetivosdelongoprazo(o
queoDavidAllenchamadenvel50milps)porqueosseguintesestarorelacionadosaosobjetivosmaiores.Toda
vez que voc inserir um objetivo de curto ou de mdio prazo, aparecer uma caixinha chamada Contributes, para
vocselecionarqueobjetivodelongooumdioprazoestrelacionadoaessenovoquevocestinserindo.bem
legal at para o planejamento, para voc ver se est construindo objetivos coerentes. s vezes a gente tem um
objetivo de curto prazo que no contribui para nenhum objetivo de longo prazo. A a gente escolhe entre deixar em
brancomesmoousequestionarseestinvestindootempohojecorretamente(ouno)emalgoquesignificaalgopara
ofuturo.medidaquevocforacrescentandotarefaseprojetosnoseusistema,oToodledovaimostrandoembaixo
decadaobjetivosevocesttrabalhandoneles.bemfantstico.AmooToodledo.<3
11Depois,cliqueemOrganizeeemLocations.Esteumrecursoquevocdeveutilizarsomentesefizersentido
para voc. Quando eu morava em Campinas, passava muitos dias da semana em So Paulo, realizando algumas
atividades. Logo, eu tinha dois locations a, que eram essas duas cidades. No confunda com contextos! para
colocarolugarmesmo,especialmentesevoctrabalhaemumaempresacomfilialemoutrascidades,seviajacom
umafrequnciaperidicaparaoutraseporavai.Sevocnuncaviajaerealizasempresuasatividadesemumnico
lugar,noprecisautilizaresterecurso.
12Acabamosasconfiguraes!AgorahoradeclicaremTasksecomearabrincadeira!CliqueemTaskse,
quandoapginaabrir,selecioneolinkFoldernomenuesquerdo.

13Percebaque,todavezquevocclicaemumdesseslinks,omenuabaixodelemudacompletamente,deacordo
comoquevocclicou.Mainaconfiguraopadro,principal,queagenteconfiguroulnocomeo.Contextlista
todas as suas tarefas por contextos. Duadate lista as tarefas por prazos ou seja, o que para hoje, o que est
atrasado,oqueparaamanhetc.Tagmostraastarefasportags.Falareisobreissoadiante.Sharingmostraas
tarefas compartilhadas. Calendar mostra as tarefas por prazo! Folder mostra as tarefas por reas de
responsabilidade. Goal mostra as tarefas relacionadas por objetivos. Priority mostra as tarefas por prioridade.
Status lista as tarefas de acordo com cada status. Search a busca do Toodledo. Todas essas definies so
feitasquandocriamosumatarefanova.Vamosfazerisso?
14CliqueemAddtask(embaixodeTasks).Abrirumajanelaassim:

15EmTask:,agentevaicolocaratarefaouonomedoprojeto.Oquevaidizersetarefaouprojetosetersub
taks.PorissoainscrioSilverimportante,porqueestenoumrecursodisponvelnacontagratuita.Nasequncia
explicareicomocriarsubtasks.Bem,emFolder,selecionequereaderesponsabilidadeserefereatarefaouprojeto
emquesto.Depois,ocontexto.Depois,sehumobjetivorelacionadonemtodatarefaouprojetoterumobjetivo
relacionado,entovocpodedeixarembranco.EmStartdate,eucostumocolocaradataemqueestouinserindoa
tarefanosistema,apenasparacontrole.SpreenchoDuedateseelarealmentetiverprazo,senodeixoembranco.
Vale lembrar que, para o GTD, qualquer tarefa sem prazo para ser feita o mais rpido possvel, e no ser
esquecidaaliparasempre.EmRepeat,vocpodecolocarrecorrncianatarefa.Ouseja,seforalgoquevocfaz
tododia,umatarefaderotina,vocpodeselecionarafrequnciadaily.DeixeRepeatfrom:Duedatecomopadro.
EmLenght,vocpodecolocaraduraoestimadadatarefa.IssomuitotilparaumrecursoqueoToodledoteme
queexplicareimaisparaafrente,entopodevaleroesforo.EmPriority,vocselecionaaprioridadedatarefa.Em
Tag,podeadicionartags.Eunocostumoadicionarnenhuma,masrecomendoparagestoresquecoordenammuitas
reas diferentes. Em Note, voc pode inserir informaes que ajudem concluir a tarefa. Pode clicar em Save.

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reas diferentes. Em Note, voc pode inserir informaes que ajudem concluir a tarefa. Pode clicar em Save.
Pronto,voccriouasuaprimeiratarefaouprojeto!
16Seforumprojeto,vocpodecolocarsubtarefasdaseguintemaneira:cliquenaflechinhaparaadireitaquefica
aoladodecadatarefa/projeto:

17Aoclicarnela,abrirumajanelacomopes.CliqueemAddsubtask.Aoclicarnessaopo,abrirumajanela
de tarefa semelhante a que mostrei ali em cima. Escreva a prxima ao do projeto e clique em Save. Se voc
seguiuospassosanteriores,provavelmenteteralgoassim:

18 Voc pode inserir quantas subtarefas quiser e tambm pode inserir vrias ao mesmo tempo quando abrir a
janeladenovatarefa,cliqueemMultipletasksnafrentedocampodetarefa.
19 Agora eu gostaria de falar sobre os atributos de status e de prioridade das tarefas e dos projetos, para
demonstrarcomoeufao.AsopesdestatusdoToodledosoasseguintes:

NoneNuncauso
NextactionPrximasaes.Semprequeforumatarefaetiverumcontextoatreladoaela,usoestestatus.
Active Uso para projetos ativos. Nunca tarefas (supese que uma tarefa uma ao pontual, ento ou ela
estresolvidaouprximaao).
PlanningUsoparaprojetosqueestoudestrinchandoasprximasaes.Ouseja,elesestaroemandamento
nosprximosdias.
DelegatedUsotantoparatarefasquantoparaprojetostocadosporoutraspessoas.Nestecaso,podevalera
penausartagscomonomedasreasoudaspessoasresponsveis.
WaitingUsoparatarefaseprojetosquenodependemdemim,masdeumarespostadealgum.
HoldUsotantoparaprojetosquantoparatarefasqueprecisamqueoutracoisaaconteaparaqueelaspossam
prosseguir. Por exemplo: preciso escrever um relatrio, mas dependo do fim de uma ao para fazer isso. Ele
ficacomstatusholdenquantoisso.
PostponedUsotantoparaprojetosquantoparatarefasqueforamadiados.
SomedayatradicionalatribuiodeAlgumdia/TalvezdoGTD.Usotantoparatarefasquantoprojetosque
eugostariadeexecutar,masnotenhotempopara INVESTIR

nelesagora.

CanceledQuandoumprojetoouumatarefadeletado,mudoostatusparaCanceledantesdetickar,porqueo
Toodledoregistraparaasestatsticaseeupossoterumregistrodoquefoicancelado.
ReferenceSevocgostardeutilizaroToodledoparalembreteseinformaesrpidas,podeusarestestatus.
Euatuso,maspodesersubstitudopelaagenda.Exemplodecomouso:lembrardenuncaenviarosrelatrios
paraoemailXdofulanocomorefernciadentrodeumprojeto.Comonotemdata,nocabenaagendaento
usoaqui.Achoprtico!

20Asopesdeprioridadessoasseguintes:

3TopCoisasurgentes.
2HighCoisasimportantes,deprefernciaparaestasemana(senotiveremdata).
1MediumCoisasimportantes,masmenosrelevantesqueaHigh,podendoserfeitasnasemanaquevem
(senotiveremdata)ouemoutrodia(setiveremprazoflexvel).
0LowParafazerquandodertempo,depoisdetodasasoutras.
1NegativeNemuso.Seforprioridadebaixssimadessejeito,sequermereceestarnaminhalista.

21OToodledotemalgumasopesdevisualizaoqueajudambastantecomastarefaseprojetos.Porexemplo,se

el
ho
ro
fe
rt
a

vocclicaremShow,nomenuazulqueficaabaixodeTasks,apareceroalgumasopes.Eiscomoeudeixo:

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21NodeixoselecionadaacaixinhadeRecentlycompletedtasksporque,sefizerisso,apareceroastarefasque
j tickei. Acho que fica muito poludo visualmente, ento prefiro tirar. Acho importante a configurao das subtaks
comoHidden,porqueissosignificaqueeusvejoastarefasdecadaprojetoseeuclicarparadesmembrlo.Voc
podetestarasoutrasduasconfiguraesparaveroqueteatendemelhor.Euprefiroassim,esteticamentefalando.
22 Vale lembrar que, clicando no nome das colunas, voc filtra as tarefas e projetos de acordo com seu atributo.
Desenvolvido por PhraseFinder

Ento,porexemplo,seeuestouvendotodasasminhastarefaseprojetosnareaderesponsabilidadeCasa,seeu
clicar no ttulo Context da coluna, o Toodledo vai separar todas as tarefas por contextos. Se eu clicar no ttulo da
colunaGoals,mostrarastarefasseparadasporobjetivos,eporavai.Dparairbrincando.Particularmente,gosto
de clicar em Due date no menu lateral esquerdo e ento filtrar por Priority. Ele me mostra todas as tarefas com
prioridadetop,highetcquedevofazernaqueledia,eissomedumaboaorientaodeondedeveestarmeufoco.
23 Outro ponto que importante destacar que o Toodledo permite que voc imprima as suas listas, caso sinta
necessidade.Vocpodeselecionarapginaquequiser,comosfiltrosquequiser,eclicarnoconedaimpressorano
menuazul.Ouentopodeusarumrecursomaisinteressante,clicandoemTools>More>PrintableBooklets.
24 Aproveitando que estou falando dos recursos do Toodledo, vou falar de um dos que eu mais gosto, que o
Scheduler. Voc pode acesslo clicando em Tools > Scheduler (outro recurso disponvel somente a partir da
versoSilver).Esterecursoserveparaoseguinte:sevocestiverseminspirao,podeselecionarquantotempotem
disponvel,areaderesponsabilidadequequertrabalhareocontextoemqueseencontra.BastaclicaremSchedule
mequeoToodledotedarsugestesdoquefazerprimeiro,combasenosatributosquevocespecificouaocriaras
tarefas.Noincrvel?Elemostrainclusivetarefasdentrodeprojetoscomoresultados.Porissolegal INVESTIR
umtempinhocolocandoaduraoestimadaparacadatarefa,porqueaestaferramentaficamaisprecisa.

25OutrorecursodoToodledoqueachofascinanteoTools>Statistics.Comele,vocpodeanalisarcomoest
investindoseutempoosistemageragrficosdeacordocomasreasderesponsabilidade,oscontextos,osobjetivos
etodososoutrosatributos.Ouseja,vocpodeverificarqueteminvestidopoucoemumadeterminadareadesua
vida,enquantooutraesttomandoquasetodoogrfico.Tambmpodeverseestrealizandomaistarefasurgentes
ouimportantes,seestcumprindoastarefasnoprazoousempreatrasando.Dparafazerumbalanomensaldasua
vidacomesterecurso.
26 O Toodledo tambm tem um sistema de alarmes e lembretes, que eu no utilizo porque fico o dia inteiro
trabalhandonaferramenta.Maseleexiste,casovocgostedeseravisadosemprequeprecisatrabalharemalguma
coisa.Voctambmpodesemprefazerbackupdassuasinformaes(emformatoExcel,olhaquemaravilha),entre
outras possibilidades. Todos esses recursos podem ser encontrados no menu Tools. Vale a pena navegar. Outros
recursosinteressantes:enviartarefasparaoToodledodiretodoseuemail,usarreceitasdoIFTTT,linkartarefascom
oGoogleCalendaretodososaplicativosdisponveisparadispositivosmveis.
27Emtermosdematerialdereferncia,aFAQdoToodledofantsticaevaleapenaoestudoquandocomeara
usar.Esteminglsmas,maisumavez,bastajogarnoGoogleTradutoredtudocerto.Elestambmgerenciamum
frumcomusuriosentusiastasquevivemfalandosobrenovidades,solueserecursos.Hdiversosvdeostutoriais
(emingls),quesobastanteexplicativosedidticos.
28ValelembrarqueoToodledofoiumaferramentaconstrudaparaserutilizadacomoGTD,entoporissoela
toperfeita.Paramim,elatemsomenteumdefeito,queestardisponvelsomenteatravsdoacessoonline,masisso
contornvelatravsdosrecursosdeimpresso.Nooideal,mascontornvel.
Por fim, este foi meu tutorial para aplicar o GTD no Toodledo e eu espero que tenha servido a seu fim. Qualquer
dvida,porgentileza,postemnoscomentrios.Vouadorarmelhorarestetutorialrespondendoasdvidasdevocs.

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ThaisGodinho

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Tags:Toodledo

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GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD NO


EVERNOTE PARTE 10 COMO FUNCIONA A EXECUO DIRIA

HojeoposttrazaParte10doGuiadefinitivodoVidaOrganizadaparausaroGTDnoEvernote.Confiraosposts
anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Chegamos ao nosso ltimo post, quando falaremos sobre a
execuo diria. Ou seja: depois de organizarmos todo o nosso sistema dentro do Evernote e planejarmos a nossa
semana,comodevemosmanusearnossastarefasdiariamente?

SevocnosabeoqueGTD,cliqueaqui.SevocnoconheceoEvernote,cliqueaqui.
Importante:esteguiaparausoavanadodeambos,entonofocareiemprincpiosbsicosnestasrie.
fundamentalconheceromtodoGTDesabermanusearoEvernoteparaacompanhar.

EuutilizocomobaseoguiamostradopeloMattMartin,dositeAfterTheBook.Eleusaumaestruturacomapenasdois
cadernosetodoorestantegerenciadoportags(ouetiquetas).assimquefaotambm.Meu guia baseado no
dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei medida que ia usando) e est em

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O que o GTD fala sobre execuo


TodooGTDexisteparamelhorarnossaexperinciadeexecuo.Noqueremostrabalharapagandoincndios,semo
mnimo de planejamento e perdendo prazos. Queremos saber planejar e fazer a coisa certa na hora certa, sem
dvidas,deixandoanossamentetranquilacomogua.
Nolivro,oDavidAllenfalaqueanossaexecuodeveserpautadapelosseguintescritrios(nessaordem):
1. Contexto
2. Tempodisponvel
3. Nveldeenergia
4. Prioridade
Quando montei a primeira verso do meu sistema no Evernote, eu coloquei tambm nvel de energia dentro dos
parmetros de prximas aes. Como achei que era uma tag a mais para manusear nas notas de tarefas, acabei
tirando.Porm,sevocacharquepodeteajudar,talvezvalhaapenatestar.Eutinhadoiscritrios,queeramEnergia
alta e Energia baixa. Ou seja, aquelas tarefas que demandavam grande ateno da minha parte e aquelas que eu
podiafazermaisoumenosnopilotoautomtico.
Portanto,oqueoDavidestdizendoque,quandoagenteestiverprocurandoalgumacoisaparafazer,paraolhar
nesta ordem: contexto em que est inserido (por exemplo: @ casa), tempo disponvel (ex: 20 minutos), nvel de
energia (estou disposto ou indisposto?) e prioridade (o que for mais importante vem antes). assim que a gente
decideoquedeveserfeitoquandotemtantacoisaparafazeranosabeporondecomear.Essasdecisesagente
tomaemdoismomentos.Primeiro,quandoprocessamosnossastarefas.Segundo,noplanejamentosemanal.
Vocsjdevemterpercebidoquetemosgrandeschancesdedecidirqueumatarefatemprioridadesuperaltaquando
a processamos mas, no planejamento semanal, ao comparla com outras atividades, percebemos que ela tem
prioridademdia,diantedasoutras.Issosupercomum,massmostracomoimportanteagentefazerareviso
semanal. Sem ela, priorizamos de forma equivocada o que precisamos fazer e isso atrapalha a nossa execuo. O
sinaldealertadequeestamosfazendooGTDerradoquandovamosexecutaralgononossodiaadiaepensamos
opa,no,eudeveriaestarfazendoaquelaoutracoisamaisimportante.Masnosecobretanto.Acadaplanejamento
semanal,aprendemosumpoucosobrenossasprioridadesnavida.Eumesma,depoisdemaisdeoitoanosusandoo
GTD,aindaerronaminharevisosemanal.Justamenteporquenoexisteummodelocertoavidamudaotempo
todo.Nossasprioridadesmudam,eaindabem.Ficofascinadacomessaconstruoquefazemosemnossavida.
O David tem trs pontos sobre a execuo. O primeiro, como falei, foi o de definir o que fazer de acordo com o
contexto,tempo,energiaeprioridade.Osegundopontodizrespeitoaoplanejamentoeaosimprevistos.Nonossodia
adia,executamostrstiposdetrabalhos:
1. Trabalhosprdefinidos,queplanejamosemnossarevisosemanal
2. Trabalhosqueaparecemnodia(urgncias,imprevistos)
3. Adefiniodoseutrabalho(ouseja,otempoqueagentelevacoletando,processando,organizando,planejando
etc.)
No post anterior, sobre o planejamento semanal, eu comentei a importncia de a gente deixar perodos do dia para
essestrabalhosquenoforamplanejados,porqueelesinevitavelmenteacontecero.Oqueinteressanteaquique,
quanto mais autonomia voc tem no seu trabalho, mais consegue planejar os seus dias. Cargos mais operacionais
costumamterquedeixarmuitomaishorasdedicadasaessestrabalhosdotipo2.Essessoostrstiposdecoisas
quevocacabafazendonoseudiaadia.Elesservemparavocterumaordemdeexecuosetiverqueescolhero
quefazerprimeiro,deveantesdequalquercoisafazeroquevocsepropsafazernaqueledia(ouseja,olharsua
agenda ou seu calendrio), depois lidar com os imprevistos ou trabalhos que entraram e s ento cuidar da sua
organizaoprocessartarefas,organizarseusistemaeporavai.Eugostodefalarsobreissoporqueeusouaquela
pessoaque,sedeixar,ficoodiainteiroorganizandoomeusistema,porquegostomuitodefazerisso.Seeunotiver
disciplina para fazer o que me propus a fazer (e o GTD todo em cima disso da disciplina), ento milagres no
acontecero. Se eu, no meu planejamento semanal, estabeleci que tal coisa deve ser feita em tal dia, porque
realmente precisa ser feita. No uma lista de desejos. E esse o aprendizado que a gente tira a cada reviso
semanalaprendeadistinguiroquetemprazorealmentedoquesvontade.
O terceiro ponto do David sobre os seis nveis o GTDvertical. Foi como montamos toda a nossa estrutura do
Evernote,porquefazsentido.Esteterceiropontotambmserveparaagentetomardecisesdeexecuo.Veja,se
vocestiveremdvidasedeveounoexecutarumatarefa,ouentodecidirentreduastarefasmuitoimportantes,ou
doisprojetosquesoprioridade,bastadesempatarpelocritriodosseisnveis.Que,relembrando,soosseguintes:
50milps:Valoreseprincpiosdevida
40milps:Visoalongoprazo
30milps:Objetivosde1a2anos
20milps:reasderesponsabilidade
10milps:Projetosemandamento
0ps:Tarefas(prximasaes)

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Suponhamosquevoctenhaapenas1horasobrandonoseudiae2tarefasigualmenteimportantes:mesmocontexto,
mesmo nvel de energia, mesma prioridade. Qual delas voc deve fazer? Basta passar para o nvel seguinte e se
perguntar:algumadelasfazpartedealgumprojeto?Sesim,vocfazessatarefa.Vocpriorizaaqueestumnvel
acimaouseja,noumatarefapontual,masdizrespeitoaumprojetomaior,quetemoutrastarefasdependentes
destaquevocestprestesafazer.
Agora,suponhaqueasduastarefasestejamligadasaprojetos,ounenhumadasduasesteja.Entovocparteparao
prximonvel,queodereasderesponsabilidade.Quandoagenteestudanossasreasderesponsabilidade,pode
perceberquedamosmaisimportnciaparaumaqueparaoutra,gerandoumdesequilbrio.Sevocestiverbuscando
esseequilbrio,deveentoexecutaratarefaqueestejarelacionadaaessareaquevocquerequilibrar.Vejasque
interessante,comooGTDtrazqualidadedevidaempequenasdecisescomoessa.
Maspodeacontecerdeambasastarefasestaremrelacionadasmesmareaderesponsabilidade(trabalho,famlia
ououtra).Entovocseperguntaseelaestligadaaalgumobjetivomaior,de1a2anos.Eporavai,atchegarao
ltimo nvel. No final das contas, pode ser que a tarefa seja decidida por um dilema moral seu, s seu. Ambas as
tarefassoimportantes,estorelacionadasaprojetos,mesmareaderesponsabilidade,correspondemaobjetivosde
curto e longo prazo, mas uma delas no contribui em nada para algo que voc tem como um grande valor seu, ou
princpio.Podeenvolveratmesmoquestesticas.Entovocsaberdecidir.Suadecisonofoitomadascegas,
mascomrespaldo.Vocficacomaconscincialimpa,sabendoqueaescolhaquevocfezcoerente,enoficase
lamentandoporisso.IssooGTD.

Na prtica
Aochegarnotrabalho,aprimeiracoisaquevocdevenoabrirseusemailsnemsualistadetarefas,mas
a sua agenda ou calendrio. Se voc estiver usando a agenda do Google, abra a agenda do Google. Se estiver
fazendoaagendanoEvernote,abraaagendanoEvernote.Seestiverusandoagendadepapel,abrasuaagendade
papel.Omesmovaleparatodasasoutrasagendas.
O que ter ali? Na sua agenda, no dia em questo, ter o que voc priorizou quando montou seu planejamento
semanal. O que est ali o que irremediavelmente deve ser feito, independente das condies. Ah, mas no vou
conseguirfazertudoisso.Sevocachaisso,entovocmentouoseuplanejamentoerrado.Ficacomolioparao
prximo.Coleteessainformaopararelembrarnaprximarevisoecomeceatrabalhar.
Nasuaagenda,vocvertrstiposdetarefas:
1. Compromissoscomdataehora,comoreunies,consultasmdicasejantares
2. Tarefasquedemandamatenooulevammaisdemeiahoraparaseremfeitas
3. Tarefas e lembretes mais rapidinhos, que voc pode fazer encaixando ao longo do dia, nas frestas entre um
trabalhoeoutro
Eu costumo usar duas cores na minha agenda uma cor padro para as tarefas de tipo 1 e uma cor de menos
destaque para as de tipo 2 (clique aqui para ver como fazer). As de tipo 3, eu deixo como compromissos de dia
inteiro, o que significa que elas no ocuparo espao ao longo do meu dia, mas aparecem l em cima, antes dos
horrios.Assim:

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Esse o print de um dia aleatrio pego na minha agenda. Camuflei alguns compromissos para no expr nomes e
lugares,porquestodeprivacidade.Nessedia,eutrabalheiemcasa,oquefoibom.Eucostumotrabalhardas8s
19, porque fao duas horas de almoo para poder levar meu filho na escola, mas isso pode mudar no dia a dia,
dependendo dos compromissos. O que eu sabia, nesse dia, que teria dois compromissos com data e hora: uma
reunio de manh e um almoo combinado. Tive duas tarefas de trabalho mais demoradas (a reviso semanal e a
reviso de um documento grande) e duas tarefas pessoais que precisei bloquear um tempo no meu calendrio
(prepararojantareestudaringls).Sotarefasqueeuseiquevoufazer,seiquelevamtempo,entoachoimportante
colocar na agenda, porque posso dimensionar melhor quanto tempo eu tenho. Percebam que eu inseri tambm o
perodoemtrnsitoataminhacasa,depoisdoalmoo,paranocorreroriscodealgummarcarumareunio,por
exemplo,achandoqueeuestavisselivre.Eutambmseiquevereimeusemailsduasvezesnodia,entoinserias
duasvezesemqueissoaconteceria.
Naprtica,oqueestemazulnopodesermudado,masoqueestemcinza,sim.Issosignificaqueaquilonotem
dataehoracertaparaacontecerpossomanusearvontade.Porexemplo,eupoderiaestudaringlsdas22s23,
se eu quisesse, ou fazer o jantar mais cedo. Tambm poderia checar meus emails em outros horrios, ou trocar a
revisosemanalpelarevisodoebook.Soeventosquepossomanusear.Oqueestemazulno.
Outracoisaaseobservaraliemcima:oslembretesqueaparecemantesdoshorrios.Vocpodeoptarporcolocarna
suaagendaounoseuTickler,noEvernote.Nohcertoouerradovejaoquefacilitaparavoc.Dnamesma.
Porfim,gostariadechamaratenoparaoseguintefato:vocsestovendoperodosvaziosaolongodomeudia?
Significa que eu fiquei sem trabalhar nesses horrios? No no! Significa apenas que no prdeterminei nenhum
trabalho deixei esse tempo para possveis imprevistos. Caso no apaream imprevistos, eu vou ficar sem fazer
nada?bvioqueno.VoutrabalharnospontosdoDavidquediscutiacima:contexto,tempo,energiaeprioridade.E
assimvoosmeusdias.
Issosignificaqueeusigoaseguinteordem,deacordocomoGTD:
1. Faotudooquetemnaminhaagenda,queeuplanejeiparaestedia
2. VejooquetemnomeuTicklerdoEvernote(quenadamaisdoqueumsistemadeagenda,delembretes),que
soastarefasqueprecisoexecutarhoje
3. Trabalhonasminhaslistasdeprximasaesdeacordocomocontexto,tempo,energiaeprioridade

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Sem segredo, assim que a gente vai executando, dentro do GTD. No perdemos prazos, nem prioridades, nem
deixamosdefazeralgumacoisapelosimplesfatodeesqueclaali.No,paraissotemosanossarevisosemanal,
quenosobrigaavertudooqueprecisamosfazerepriorizarsemanalmente.Nenhumveioficaabertodessejeito.

Utilizando atalhos no Evernote


ParafacilitarsuaexperincianoEvernote,vocnoprecisaficarprocurandotagsenquantotrabalha.OEvernotetem
umrecursodeatalhosque,paravisualizar,bastavocclicaremExibir>Painelesquerdo>Mostraratalhos. Ele
ficarnotopodasuabarralateralesquerda.Ali,vocpodecolocaratalhosparanotas,cadernosetagsespecficas.
Recomendoquecoloqueasseguintes:
DiaX(tagdodiaemqueesttrabalhando,queestnoseutickler)
00Ms(tagdomsemquesto,quepodeteraesmensaisrecorrentes)
Diadasemana(tagdodiadasemanaemqueest,pelastarefasrecorrentes)
@Contexto(contextoemqueest,oudeixartodososcontextos,sequiserfacilitar)
DuraoX(tagcomaduraodastarefaseudeixoastrs)
Prioridadealta(mantenhoatagdeprioridadealtaatelazerareasubstituopeladeprioridademdia)
Dessa maneira, tudo o que preciso saber para executar est facilmente acessvel, sem ter que ficar procurando ao
longododia.Casoeuprecisedealgoquenoestejaali,muitofcildeencontrartambmsejapelastagscomo
pelabusca.Porm,comosatalhos,noprecisofazerissootempointeiro.
Paraenviarumanota,tagoucadernoparaosatalhos,bastaclicarcomobotodireitoemcimadelaeemAdicionara
atalhos.

Encerramento
Pessoal,estouencerrandoaquihojeanossasriesobreoGTDnoEvernote.Estafoiumasrieparaquemjusavao
GTDejconheciaoEvernote,masbuscavaumnorteparaconfigurarosistema.Esperodeverdadequeesteguia
tenhaajudado.Todosospostsdesteguiapodemserencontradosnatag:GuiadefinitivoGTDeEvernote.
Lembrese que, com o tempo, muito saudvel testar o que funciona melhor para voc e ir testando mudanas,
semprenosentidodesimplificaredeixarseusistemamaisprtico.Podeparecerquetemmuitacoisaparamanusear
no comeo, e isso requer disciplina at virar algo natural. Para mim, um modelo que considero simples de seguir,
masnocomeotivequeconferirminhasprpriasorientaesmuitasvezes.Portanto,sevocsvemqueummodelo
que funciona e que pode trazer benefcios para a sua produtividade, peo que testem com carinho durante algum
tempo, porque s assim a gente consegue fazer algo virar hbito mesmo. Se depois de uns dois meses testando
(testando de verdade) voc achar que pode mudar algo, faa! Promova essas mudanas, mas pelo menos voc
promovermudanascombaseemsuaexperinciadoquefuncionamelhorparavoc.
JestoutrabalhandoemummodeloumpoucomaissimplesparaqueminiciantetantonoGTDquantonoEvernotee
pretendopostarembreve.Umaversodestemodeloserapresentadasbado,naturmaabertadaCallDaniel que
ministrarei aqui em So Paulo. Quem tiver interesse, ento, pode se preparar, que o material est ficando muito
bacana.Venhotrabalhandointensamentenele.Restampoucasvagas,entovaleapenaseinscreverlogo.
Alm disso, tambm montei um guia para aplicao do GTD no Toodledo (tambm a pedido de um aluno da Call
Danielqueacompanhaoblog),edevopostarnosprximosdias,poisjestpronto.
E isso! Espero que tenham gostado deste guia. Podem continuar postando perguntas, mesmo nos posts mais
antigos,poisvejotodososcomentrios.
Obrigadaportudopessoal.

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ESCRITOPOR

ThaisGodinho

EMGTD,GUIASPARAFERRAMENTASESPECFICAS

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Tags:Evernote,GuiadefinitivoGTDeEvernote

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Organizadaparausaro
GTDnoEvernoteParte4
Projetos

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GuiadefinitivodoVida
Organizadaparausaro
GTDnoEvernoteParte5
reasde
responsabilidade

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GTDnoEvernoteParte7
Processandonotase
adendosobrecadernos

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Organizadaparausaro
GTDnoEvernoteParte8
Gerenciandonotasna
prtica

GuiadefinitivodoVida
Organizadaparausaro
GTDnoEvernoteParte9
Comofazerareviso
semanaleoplanejamento
dasatividades

GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD NO


EVERNOTE PARTE 9 COMO FAZER A REVISO SEMANAL E O
PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES

HojeoposttrazaParte9doGuiadefinitivodoVidaOrganizadaparausaroGTDnoEvernote.Confiraosposts
anterioresnatagGuiadefinitivoGTDeEvernote.Ospostsataparte8jcorrespondematodasaestruturadoguia.
As partes 9 e 10 falaro mais sobre conceitos do GTD e como eles conversam com a estrutura que montamos no
Evernote. Hoje falaremos sobre como utilizar o Evernote para fazer nosso planejamento semanal de maneira eficaz
parafacilitaraexecuonodiaadiatemadoltimopost.

SevocnosabeoqueGTD,cliqueaqui.SevocnoconheceoEvernote,cliqueaqui.
Importante:esteguiaparausoavanadodeambos,entonofocareiemprincpiosbsicosnestasrie.
fundamentalconheceromtodoGTDesabermanusearoEvernoteparaacompanhar.

EuutilizocomobaseoguiamostradopeloMattMartin,dositeAfterTheBook.Eleusaumaestruturacomapenasdois
cadernosetodoorestantegerenciadoportags(ouetiquetas).assimquefaotambm.Meu guia baseado no
dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei medida que ia usando) e est em
portugus.

O que o planejamento semanal


UmadastcnicasquemaisfazemoGTDdarcertoarevisosemanal.Entendesequeplanejarasemanamais
eficazqueplanejaromsouodia.Emumms,asprioridadesmudammuitorpido,enquantoque,seplanejarmos
todososdias,perderemosmuitotemponissoetenderemosafocarnoqueforurgente,perdendoavisomacro.
Vocdevesepararumpardehorasemalgumdiadasemanaparafazerisso.ODavidAllenrecomendaquevocfaa
nasextafeira,poissuamenteaindaestfresquinhacomosacontecimentosdasemana.Eugostodasextaefaopela
manh,poisaindatenhooperododatardeparalidarcomoutraspendncias.

Como fazer
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Aideiaquevocanaliseasemanaquevemaseguir,todososseuscompromissos,parasaberondeinvestiroseu
tempoecomoencaixarastarefasrelacionadasaprojetos.
ArevisopassoapassonoEvernoteaseguinte:
1. Verifiquesuaagendaparaasemanaseguinte,nodispositivoquefor(agendadepapel,doGoogle,doOutlookoua
agendamontadanoEvernote).Vejasetodososcompromissosdasemanaquevemestoinseridosl(reunies,
consultas, deslocamentos, encontros, jantares, almoos com pessoas, festinhas e tudo o mais que tiver data e
hora).Feitoisso,verifiquequantotempovoctemdisponvelemcadadia,tantonohorriocomercialquantonas
outrashoras.Garantaquecadadiatenhaumtemporeservadoparaimprevistosde2a3horas,pelomenos.Ou
seja,cadadia,dentrodohorriodetrabalho,deveterde2a3horaslivresparaatenderdemandasdeltimahorae
imprevistos.claroque,sevoctiverumdiacheiodereunies,nohoquefazer.Porm,sevoctemosdias
livres,lembresededeixarsempreessamargemparaimprevistos.
2. Dumaolhadanosseusobjetivosdecursoprazoevejasetodoselestmprojetosemandamento.Sealgum
notiver,questioneoobjetivooupenseemprojetos(ousimplesmentedesigneumaaochamadaDefinirprojetos
paraoobjetivoX,parafazerdepoisdoseuplanejamento).
3. Abra a sua lista de Projetos em andamento. O que voc precisar analisar aqui: se todos os projetos em
andamentotmumaprximaaorelacionada.Seumprojetonotiverprximaaodefinida,eledeveteroutro
status que no em andamento (aguardando, delegado, algum dia / talvez, adiado, cancelado e por a vai). Todo
projetoemandamentodeveterumaprximaaoparaserconsideradoumprojetoemandamento.
4. Veja o seu Tickler no Evernote. Veja primeira se tem alguma ao que ficou atrasada da semana que est
acabando.Seestatrasada,ouprecisaserfeitaaindahoje(nasexta)oudeveserpriorizadanasemanaseguinte.
Logo, voc pode atribuir as tags dos dias novos a elas. Aqui fica uma dica legal: se a tarefa levar mais de 25
minutos para ser realizada ou demandar muita ateno de sua parte, vale a pena encaixar um espao na sua
agenda, ou no seu calendrio, mas somente depois de ter colocado tudo o que tem prazo (item 1). Tambm no
Tickler, verifique o que est programado para a semana que vir e faa o mesmo procedimento da
agenda/calendrio.Issotedarumadimensomelhordequantotempotemdisponvel(ousenotem,precisando
rearranjarsuasprioridades).Lembresedemanterashorasparaimprevistoslivres.
5. Eu tenho um hack para a agenda que serve para colocar essas tarefas que podem ser flexibilizadas (eu sei que
precisareidemeiahoraparatarefaXnaprximasemana,masnoseiemquedia).Issoajudaaverificaroque
podeseralteradoodiaehorrioouno.Vejaaqui.
6. DepoisdeverificarseuTickler,verifiqueastarefasqueestonatagPrioridadealtaouseja,aquelasquevoc
precisa fazer esta semana. O procedimento o mesmo do item 2, com relao ao calendrio/agenda. Se forem
tarefasmaisrpidas,demenosdemeiahora,ouquenodemandemtantaateno,deixesomentecomatagde
Prioridadealtamesmo.
7. Nasequncia,vejaastarefasqueestonatagPrioridademdia.Essassoastarefasquevocdesignouparaa
semana que vem a semana que estamos planejando. Logo, devem ser vistas agora. Talvez algumas virem
Prioridadealta.Esteomomentodeanalisarealterarastags,almdeinserirnocalendrio/agenda,seforocaso
(explicadonoitem2).
8. medida que for revisando as tarefas e projetos, altere as tags para concludos, cancelados, adiados etc, de
acordocomostatusatual.
9. Reviseastarefaseprojetosqueestodelegados a outras pessoas para verificar se precisa fazer algum tipo de
cobranaouacompanhamentomaisprximo.Seprecisar,coletecomoaoparafazerdepoisdoplanejamento.
10. VerifiquetambmsualistadeAlgumdia/Talvezparaversehalgumprojetooutarefaquevocpodeincorporar
suavidanestemomento.
Muitas pessoas que comeam no GTD dizem que demoram muito para montar o planejamento semanal, mas eu
aprendi (tambm demorando para fazer) que, quando demora, porque comeamos a executar coisas enquanto
fazemos o planejamento. Por isso, se identificar alguma ao enquanto estiver montando seu planejamento, colete
paraprocessardepoisnofaanomeiodoplanejamento,interrompendoodesnecessariamente.
No precisa complicar muito a reviso. Procure, sempre que possvel, ter processado toda a sua caixa de entrada
(inclusive as de emails e papis digitalizados) para fazer essa reviso, porque a voc ter todas as informaes
possveisparamontarseuplanejamento.Porisso,valeapenairprocessandotodososdias,aospoucos,aolongodo
dia,naspequenasjanelasdetempo,porqueissoajudaanoacumular.
Feitoseuplanejamento,encerresuasemanacomacabeatranquilasabendoqueconseguiuanalisarseusprojetose
priorizartarefasparaasemanaquevem.E,quandoasemanaquevemchegar,bastarchegareexecutar.Aordem
daexecuovocsveronoltimopostdanossasrie,quepostareinosprximosdias.
Dvidas,favordeixarcomentrios!Obrigada.

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ThaisGodinho

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